Manual de Procesos y Procedimientos Administrativos 2016 1

MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Armenia (Quindío), Enero de 2016

Código: M – GPI – 001
MANUAL DE PROCESOS Y Fecha: 27/01/2016
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Versión: 002
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TABLA DE CONTENIDO
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS………………………..…………..……..10
CARACTERISTICAS…………………………………………………………………..…….......11
NORMALIZACIÓN DE DOCUMENTOS………………………………………….................12
APLICACIONES…………………………………………………...….……………...................15
MODELO DEL MANUAL………………………………………….….……….………………...16
1. PROCESOS ESTRATEGICOS.……………………………….………….…………..……..19
1.1 GESTION PLANEACIÓN INSTITUCIONAL.………………….…..….………………..…20
1.1.1 PROCEDIMIENTO: GPI – 1. Plan estratégico……………………………………..….. 20
1.1.2 PROCEDIMIENTO: GPI – 2. Plan de Acción…..…………………….………………... 22
1.1.3 PROCEDIMIENTO: GPI – 3. Informe de Gestión…..…………………….…………... 25
1.1.4 PROCEDIMIENTO: GPI – 4. Apoyo Interinstitucional...…………………………...…. 27
1.2 GESTIÓN DE RECURSOS FISICOS………………………………….…………...…….. 29
1.2.1 PROCEDIMIENTO: GRF – 1. Formulación Plan Anual de Adquisiciones………..…29
1.2.2 PROCEDIMIENTO: GRF – 2. ADMINISTRACION DEL SERVIDOR: Ejecutar

mantenimiento preventivo y correctico del servidor de la entidad……………………..……31
1.2.3 PROCEDIMIENTO: GRF – 3. ASISTENCIA TECNICA: Brindar asistencia técnica en

sistemas y redes a las diferentes dependencias cuando la entidad lo
requiera……………………………………………………………………………………………34
1.2.4 PROCEDIMIENTO: GRF – 4. ASISTENCIA TECNICA: Realizar la actualización de

las Hojas de vida de los equipos………………………………………………………………..36
1.2.5 PROCEDIMIENTO: GRF – 5. ASISTENCIA TECNICA: Capacitar a los funcionarios

en el manejo de sistemas de los programas acordes a su trabajo………………………….38
1.3 GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN E IMAGEN INSTITUCIONAL………………..…40
1.3.1 PROCEDIMIENTO: COM –1. Boletines………………………………………………....40
Calle 23 Nº 12 – 56 Ed. Palacio Episcopal. Teléfonos 7443283 / 7413474 – Armenia, Quindío

www.personeriarmenia.gov.co
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1.3.2 PROCEDIMIENTO: COM – 2. Publicaciones en la Web…………………………..….43
1.3.3 PROCEDIMIENTO: COM – 3. Diseños publicitarios…………………………………..46
1.3.4 PROCEDIMIENTO: COM – 4. Administración de Sistema de PQRS

Virtual…………………………………………………………………………………………….49
1.3.5 PROCEDIMIENTO: COM – 5. Documentación Fotográfica…………….…………....52
1.3.6 PROCEDIMIENTO: COM – 6. Elaboración de discursos……………………………..55
1.3.7 PROCEDIMIENTO: COM – 7. Apoyar al comité en la revisión de los elementos

faltantes de acuerdo al manual 3.1 del GEL (Gobierno en Línea) y efectuar el
correspondiente dictamen para su implementación, incluyendo estas recomendaciones en
el acta mensual del Comité de Gobierno en Línea………………………………………...…58
1.3.8 PROCEDIMIENTO: COM – 8. Publicar la información legalmente requerida de la

contratación que realice la entidad (en los portales de SECOP Y COVI)………………….60
1.4 GESTIÓN DE ATENCIÓN AL CIUDADANO………..………………………………....63
1.4.1 PROCEDIMIENTO: GAC – 1. VENTANILLA UNICA VIRTUAL - ATENCION AL

USUARIO……………………………………………………………………………………..…63
1.4.2 PROCEDIMIENTO: GAC – 2. VENTANILLA UNICA VIRTUAL Recepción y

radicación de comunicaciones oficiales externas recibidas…………………………………66

radicación de comunicaciones oficiales externas despachadas…………………………….68
1.4.4 PROCEDIMIENTO: GAC – 4. MANTENIMIENTO VENTANILLA UNICA VIRTUAL:

Ejecutar el mantenimiento del aplicativo de la ventanilla única virtual en la Personería
Municipal de Armenia…………………………………………………………………………...70
1.4.5 PROCEDIMIENTO: GAC – 5. IMPLEMENTACIÓN VENTANILLA UNICA VIRTUAL:

Ejecutar la Implementación del aplicativo de la ventanilla única virtual en la Personería
Municipal de Armenia…………………………………………………………………………….72
2. PROCESOS MISIONALES……………………………………...………………………….74
2.1 DIVISIÓN DERECHOS FUNDAMENTALES Y VICTIMAS………………....………...75
2.1.1 PROCEDIMIENTO: DDF – 1. Acción de Tutela (Salud, Pensión, Educación, Adulto

Mayor, Tutelas Generales)………………………………………………………………………75
2.1.2 PROCEDIMIENTO: DDF – 2. Derecho de Petición (Servicios Públicos domiciliarios,

Sisben, Pensión, Educación, Salud, Derechos generales)…….........................................78

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2.1.3 PROCEDIMIENTO: DDF – 3. Incidentes de Desacato…………………….………….82
2.1.4 PROCEDIMIENTO: DDF – 4. Amparo de Pobreza (mediadores)…………….……..85
2.1.5 PROCEDIMIENTO: DDF – 5. Impugnación Acciones de Tutela (falla)…………..…88
2.1.6 PROCEDIMIENTO: DDF – 6. Seguimiento derecho de petición………………….....91
2.1.7 PROCEDIMIENTO: DDF – 7. Recursos en Reposición en Subsidio de

Apelación…………………………………………………………………………………….….…94
2.1.8 PROCEDIMIENTO: DDF – 8. Asesorías Jurídicas……………………………….…....97
2.1.9 PROCEDIMIENTO: DDF – 9. Manuales de Convivencia……………………….…..100
2.1.10 PROCEDIMIENTO: DDF – 10. Capacitaciones…………………………………….103
2.1.11 PROCEDIMIENTO: DDF – 11. Diplomado Personeros Estudiantiles……………106
2.1.12 PROCEDIMIENTO: DDF – 12. Elección de Junta Directiva Personero

estudiantil…………………………………………………………………………………….…..109
2.1.13 PROCEDIMIENTO: DDF – 13. Atención a victimas……………………………..…112
2.1.14 PROCEDIMIENTO: DDF – 14. Información externa con entidades SNARIV

(sistema Nacional de atención y reparación integral a las victimas) y no SNARIV de
acuerdo la ruta establecida entre las entidades y conforme a los acuerdos de cooficialidad
suscrito……………………………………………………………………………………..……115
2.1.15 PROCEDIMIENTO: DDF – 15. Participación efectiva de las víctimas…………..117
2.1.16 PROCEDIMIENTO: DDF – 16. Participación de los subcomités de justicia

transicional………………………………………………………………………………………120
2.2 DIVISIÓN PENAL……………………………………………………….…………………122
2.2.1 PROCEDIMIENTO: DP – 1. Allanamiento y Registro………………………………..122
2.2.2 PROCEDIMIENTO: DP – 2. Imputación de cargos………………………..…………125
2.2.3 PROCEDIMIENTO: DP – 3. Medida de Aseguramiento…………………….………127
2.2.4 PROCEDIMIENTO: DP – 4. Legalización……………………………………………129
2.2.5 PROCEDIMIENTO: DP – 5. Acusación…………………………………………...…132
2.2.6 PROCEDIMIENTO: DP – 6. Preparatorio…………………………………….…..…..135

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2.2.7 PROCEDIMIENTO: DP – 7. Juicio Oral y público……………………….……….….137
2.2.8 PROCEDIMIENTO: DP – 8. Preclusión………………………………………..…..…140
2.2.9 PROCEDIMIENTO: DP – 9. Preacuerdo……………………………………..….…...142
2.2.10 PROCEDIMIENTO: DP – 10. Principio de oportunidad…………………...………..144
2.2.11 PROCEDIMIENTO: DP – 11. Asistencias a las audiencias, allanamientos,

legalización, imputación y solicitud de internamiento………………………................……146
2.2.12 PROCEDIMIENTO: DP – 12. Realización del respectivo documento al usuario en la

solución del problema (Amparo de pobreza, Derecho de Petición, Acción de Tutela,
Recursos, Etc.)…………………………………………………………………..…………...…148
2.2.13 PROCEDIMIENTO: DP – 13. Asistir como Ministerio Público a los reconocimientos

fotográficos y en filas de personas llevadas a cabo por el CTI y
SIJIN……………………………………………………………………………………….…….150
2.2.14 PROCEDIMIENTO: DP – 14. Asistir como Ministerio Público en la destrucción y

pesaje de sustancias alucinógenas incautadas por el CTI, SIJIN y Fiscalía. Estipulado por
la Ley 906 del 2004…………………………………………………………………………….152
2.2.15 PROCEDIMIENTO: DP – 15. Revisar y firmar los procesos que cursan en las
Fiscalías locales para Archivo. Estipulados en la Ley 906 del 2004…………………..…..155
2.2.16 PROCEDIMIENTO: DP – 16. Revisar y firmar las Tutelas que cursan en los
juzgados penales de garantía, jueces penales de adolescentes y juzgados penales
municipales. Estipulados en la ley 906 del 2004……………………………………..……..157
2.2.17 PROCEDIMIENTO: DP – 17. Asistir como Ministerio Público a los consejos de

Disciplina que se realizan en las Cárceles de Armenia. Ley 1709 del 20 enero 2014) ley
65 93……………………………………………………………………………………….……..159
2.3 DIVISIÓN VIGILANCIA ADMINISTRATIVA Y JUDICIAL……………………..…..…162
2.3.1 PROCEDIMIENTO: DVAJ – 1. Proceso Disciplinario Etapa I…………...…………162
2.3.2 PROCEDIMIENTO: DVAJ – 2. Proceso Disciplinario Etapa II………………...……166
2.3.3 PROCEDIMIENTO: DVAJ – 3. Proceso Disciplinario Etapa III……………………..170
2.3.4 PROCEDIMIENTO: DVAJ – 4. Auto Aceptado recurso de Apelación....................174
2.3.5 PROCEDIMIENTO: DVAJ – 5. Despacho Comisorio…………………………..…...176
2.4 CONCILIACION……………………………..………………………..…………..….….…179
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2.4.1 PROCEDIMIENTO: CC – 1. Centro de Conciliaciones (Civil, Familia, Penal y

comercial)…………………………………………………………………………………..…….179
3. PROCESO DE APOYO…………………………….……………………………..……..…184
3.1 DIRECCION FINANCIERA…………………………………….………..…………...…..185
3.1.1 PROCEDIMIENTO: PDF – 1. Elaboración de proyecto de

presupuesto……………………………………………..………………………………….…...185
3.1.2 PROCEDIMIENTO: PDF – 2. Movimiento presupuestal mensual………………….187
3.1.3 PROCEDIMIENTO: PDF – 3. Modificación Presupuestal………………….……….189
3.1.4 PROCEDIMIENTO: PDF – 4. Plan Anual Mensualizado de Caja PAC…………....191
3.1.5 PROCEDIMIENTO: PDF – 5. Elaboración y pago de nómina personal de

planta………………………………………………………………………………………...…...193
3.1.6 PROCEDIMIENTO: PDF – 6. Pago a Contratistas.……………………………..…..195
3.1.7 PROCEDIMIENTO: PDF – 7. Pago Proveedores……………………….…………..197
3.1.8 PROCEDIMIENTO: PDF – 8. Pago de servicios públicos…………………..……...199
3.1.9 PROCEDIMIENTO: PDF – 9. Certificado de Disponibilidad

Presupuestal………………………………………………………………………….…………201
3.1.10 PROCEDIMIENTO: PDF – 10. Registro Presupuestal en Contratos………….…203
3.1.11 PROCEDIMIENTO: PDF – 11. Registro Presupuestal cuentas en general

(Proveedores bienes y servicios, servicios públicos, Arrendamientos, Caja menor,
Viáticos, Nomina, Prestaciones, Seguridad Social etc.)………………………………..…..205
3.1.12 PROCEDIMIENTO: PDF – 12. Comisión de Estudios………………………….…..207
3.1.13 PROCEDIMIENTO: PDF – 13. Presentación de Informes trimestrales al Ente de

Control…………………………………………………………………………………………..209
3.1.14 PROCEDIMIENTO: PDF – 14. Presentación de Informes trimestrales contaduría

general de la Nación y copia para el Ente de Control……………………………………….211
3.1.15 PROCEDIMIENTO: PDF – 15. Presentación de Informes trimestrales contaduría

general de la Nación y copia para el Ente de Control……………………………………….213
3.1.16 PROCEDIMIENTO: PDF – 16. Información Medios Magnéticos

DIAN………………………………………………………………………………….………….215
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3.1.17 PROCEDIMIENTO: PDF – 17. Presentación oportuna y con información fidedigna

que permita su verificación por el Ente de Control…………………………………..……...217
3.1.18 PROCEDIMIENTO: PDF – 18. Giro Recaudo Estampillas……………………..….219
3.1.19 PROCEDIMIENTO: PDF – 19. Giro Retenciones en la fuente por concepto de

Renta, IVA y CREE y retenciones de Industria y Comercio ICA……………………….….221
3.1.20 PROCEDIMIENTO: PDF – 20. Causación Prestaciones sociales y Seguridad

Social…………………………………………………………………………………….……...223
3.1.21 PROCEDIMIENTO: PDF – 21. Calculo y registro Depreciación

Acumulada……………………………………………………………………………………...225
3.1.22 PROCEDIMIENTO: PDF – 22. Consignación de Cesantías al Fondo Nacional del

Ahorro……………………………………………………………………………………….…..227
3.1.23 PROCEDIMIENTO: PDF – 23. Reporte Anual Consolidado de Cesantías al Fondo

Nacional del Ahorro……………………………………………………..…………………..…229
3.1.24 PROCEDIMIENTO: PDF – 24. Consignación de Cesantías a Fondos

Privados………………………………………………………………………………………....231
3.1.25 PROCEDIMIENTO: PDF – 25. Liquidación y pago periodo

vacacional………………………………………………………………………………………233
3.1.26 PROCEDIMIENTO: PDF – 26. Pago Seguridad Social……………………..……236
3.1.27 PROCEDIMIENTO: PDF – 27. Apertura Caja Menor de la vigencia………….....238
3.1.28 PROCEDIMIENTO: PDF – 28. Manejo de la caja menor…………………..…….240
3.2 ARCHIVO GESTIÓN DOCUMENTAL……………………………………..............…242
3.2.1 PROCEDIMIENTO: PGD – 1. CONSULTA DE DOCUMENTOS……………..…242
3.2.2 PROCEDIMIENTO: PGD – 2. CAPACITACIÓN A PRODUCTORES

DOCUMENTALES……………………………………………………………………..…..…..245
3.2.3 PROCEDIMIENTO: PGD – 3. TRANSFERENCIAS PRIMARIAS…………….......251
3.2.4 PROCEDIMIENTO: PGD – 4. INVENTARIOS DOCUMENTALES……….……….254
3.2.5 PROCEDIMIENTO: PGD – 5. ELIMINACION DOCUMENTAL…………………...257
3.2.6 PROCEDIMIENTO: PGD – 6. TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL…………………………………………………………………………………260
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3.3 GESTIÓN TALENTO HUMANO…………………….…………………………………..263
3.3.1 PROCEDIMIENTO: PTH – 1. VINCULACION DEL PERSONAL Nombramiento

Ordinario……………………………………………………………………………..………….263
3.3.2 PROCEDIMIENTO: PTH – 2. VINCULACION DEL PERSONAL Nombramiento

Provisional………………………………………………………………………………………..268
3.3.3 PROCEDIMIENTO: PTH – 3. DESARROLLO DE TALENTO HUMANO

Administración del talento humano (Realización de Encargos)……………………………273

Administración del talento humano (Realización de Traslados)……………………….…..276

Administración del talento humano (Comisión de servicios)…………………………….…279

Administración del talento humano (Comisión para adelantar estudios)………………....282

Administración del talento humano (Concesión de permisos)………………………..……286

Administración del talento humano (Licencia Ordinaria)……………………………….…..289

Administración del talento humano (Manejo de hojas de vida)…………………………...292

Administración del talento humano (Capacitación de Funcionarios)…………………..….296

Administración del talento humano (Expedición de Certificados)……………………..…..300
3.3.12 PROCEDIMIENTO: PTH – 12. DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO

Administración del talento humano (Bienestar Familiar)………………………………..….303
3.5 GESTIÓN DE CONTRATACIÓN ..…………………………………………………..…..306
3.5.1 PROCEDIMIENTO: PGC – 1. CONTRATACIÓN DIRECTA – SERVICIOS

PROFESIONALES Y DE APOYO…………………...........................................................306
3.5.2 PROCEDIMIENTO: PGC – 2. CONTRATACIÓN DE MÍNIMA

CUANTÍA……………………………………………………………………………................312
3.5.3 PROCEDIMIENTO: PGC – 3. Adquisición de Bienes……………….………….…324

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4. PROCESOS DE EVALUACIÓN………………………………………..………….…..…340
4.1 CONTROL INTERNO…………………………………………………………………….341
4.1.1 PROCEDIMIENTO: PCI – 1. AUDITORIAS - Plan anual de

Auditorias………………………………………………………………………………….…….341
4.1.2 PROCEDIMIENTO: PCI – 2. AUDITORIAS INTERNAS……………………………344
4.1.3 PROCEDIMIENTO: PCI – 3. PLAN DE MEJORAMIENTO……………………….348
4.1.4 PROCEDIMIENTO: PCI – 4. GESTION DE LA OFICINA ASESORA DE CONTROL

INTERNO. Procedimiento de identificación, análisis y valoración de
riesgos……………………………………………………………………………….…………..351
4.1.5 PROCEDIMIENTO: PCI – 5. GESTION DE LA OFICINA ASESORA DE CONTROL

INTERNO. Procedimiento relación con los entes de control………………………...…….354

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA

PERSONERIA MUNICIPAL DE ARMENIA
Los manuales de procedimientos son un compendio de acciones documentadas

que contienen en esencia la descripción de las actividades que se realizan
producto de las funciones de una unidad administrativa; dichas funciones se
traducen en lo que denominamos procesos y que entregan como resultado un
producto o servicio específico, el cual se alcanza más eficientemente cuando las
actividades y recursos relacionados se gestionan como un proceso. A su vez el
Decreto No. 1537 de 2001 los define como el instrumento que garantiza el
cumplimiento del control interno en las organizaciones públicas, razón por la cual
la Personería Municipal de Armenia Quindío decide elaborar, adoptar y aplicar los
presentes manuales, a través de los cuales se documentan y formalizan los
procedimientos a partir de la identificación de los procesos institucionales
enmarcados en el Mapa de Operación por Procesos.
El manual de procesos y procedimientos es más importante de lo que aparenta

ser, ya que no es simplemente una recopilación de procesos, sino también incluye
una serie de estamentos, políticas, normas y condiciones que permiten el correcto
funcionamiento de la empresa. Los manuales de procedimientos, son comparables
con la constitución Política de nuestro país, que al igual que en esta, el manual de
procedimientos reúne las normas básicas y no tan básicas de funcionamiento de
la empresa, es decir el reglamento, las condiciones, normas, sanciones, políticas y
todo aquello en lo que se basa la gestión de la organización.
Para hablar de manera concreta, podríamos decir que una empresa en donde no
se aplique correctamente o para nada el uso de los manuales de procesos y
procedimientos, se presentaran seguramente uno o varios síntomas mencionados
adelante como los más comunes.
Confusión en las responsabilidades: Al no existir una definición y

delimitación clara de las responsabilidades de cada departamento, nos
enfrentaremos a serios problemas de abuso de autoridad, irresponsabilidad
e inclusive hostilidad entre departamentos y trabajadores, ya que si no hay
nada definido, todo el mundo buscara el máximo de provecho con el
mínimo esfuerzo (simulacro de trabajo por ejemplo) y al momento de
reclamos por incompetencia, todo el mundo le echara la culpa al vecino.

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No habrá normas establecidas: Lo cual representa una grave desventaja

en el uso de la autoridad frente a la incompetencia o irresponsabilidad de
los trabajadores. Por ejemplo, el trabajador que llegue tarde, y si el
reglamento no especifica la hora de la llegada y sanción por retrasos, el
seguramente alegar falta de reglas, y dirá que el no sabía.
No hay un control eficaz de las actividades: El manual de
procedimientos permite controlar de manera ágil todos los procesos y
procedimientos que se llevan a cabo en la empresa, lo cual facilita la toma
de correctivos en el momento de presentarse una falla, porque enumera
uno a uno los pasos que se realizan lo cual simplifica al máximo el proceso
de búsqueda del factor deficiente (el que causa la falla) y corregirlo. Cuando
este no es aplicado, los procesos son vistos como un solo paso, y si algo
“sale mal” seguramente deberá optarse por cambiar todo el proceso.
No hay un procedimiento establecido: Podríamos referirnos a la
administración científica de Taylor que en resumidas cuentas dice que el
analizar el proceso de producción y aplicar la administración científica, se
puede obtener el máximo de bienestar. Al no existir un procedimiento pre-
establecido, (es decir al concepto de cada trabajador) habrá un gran
desperdicio de recursos (unos trabajadores usaran demasiados y otros muy
pocos) y una gran deficiencia en cuanto a efectividad (los distintos métodos
utilizados por cada trabajador pueden no ser los más efectivos).
CARACTERISTICAS DEL MANUAL:
Estos manuales se encuentran escritos en lenguaje sencillo, preciso y lógico que

permite garantizar su aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador. Están
elaborados mediante una metodología conocida que permite flexibilidad para su
modificación y/o actualización de acuerdo con las políticas que emita la
organización.
Cuando el proceso de actualización se hace en forma automatizada, se debe dejar

registrada la fecha, tipo de novedad, contenido y descripción del cambio, versión,
el funcionario que lo aprobó y el del que lo administra, entre otros aspectos.
Los manuales deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados
con el proceso, para su apropiación, uso y operación. Las dependencias de la
organización deben contar con mecanismos que garanticen su adecuada difusión.
Los manuales deben cumplir con la función para la cual fueron creados; y se debe
evaluar su aplicación, permitiendo así posibles cambios o ajustes. Cuando se
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evalué su aplicabilidad se debe establecer el grado de efectividad de los manuales

en las dependencias de la organización.
NORMALIZACIÓN DE DOCUMENTOS:
Por medio de las siguientes instrucciones se busca normalizar y estandarizar la

producción y elaboración de documentos y formatos de uso general en la
Personería de Municipal de Armenia Quindío, los cuales se ajustan a los
parámetros establecidos de imagen corporativa consignados en el Manual de
identidad corporativa, cuyo propósito es contar con una herramienta que permita el
manejo adecuado de la imagen institucional.
Los formatos de uso general se elaboran preferiblemente con letra tipo

Arial, a un tamaño de texto en 12 puntos para el cuerpo del documento y
con interlineado sencillo, tablas o cuadros incluidos en los documentos se
debe utilizar el mismo tipo de fuente, su tamaño puede estar entre 8 y 12
puntos.
Los títulos van centrados y en negrilla, los subtítulos y numerales de las

secciones del documento se alinean al lado izquierdo sin negrilla. Los
títulos en mayúscula fija, los subtítulos y numerales en mayúscula inicial.
Se emplean márgenes de cuatro (4) cm. en el nivel superior y tres (3) cm en

las partes izquierda, inferior y derecha.
Para las citas bibliográficas se emplean números consecutivos en formato

de superíndice al final del texto y el documento que se referencia se coloca
en el pie de página en un tamaño de texto de ocho (8) puntos.
La redacción del texto sebe ser clara, simple, completa y precisa.

Adicionalmente debe redactarse en infinitivo o en tiempo presente y en
forma impersonal, evitando el uso de términos en idioma extranjero,
excepto cuando corresponda al lenguaje común de uso técnico.
La fecha en los documentos emplea el formato DD/MM/AAAA.
A lo largo de los textos se debe garantizar uniformidad en la terminología y

en la redacción, empleando un mismo término para designar cada
concepto.

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El texto debe estar libre de términos subjetivos como suficientemente,

generalmente, adecuadamente, apropiadamente o similares.
Los párrafos que conforman el documento deben escribirse a una interlinea

(espacio sencillo) y justificarse en la hoja.
En la redacción del texto se deben usar frases cortas para facilitar el

entendimiento, se deben construir en orden directa: sujeto, verbo y
complemento.
Para la versión de los documentos se utilizan tres números ordinales desde

el 001 y avanzando consecutivamente con cada modificación
Encabezado
Todo formato de uso general debe cumplir con la estructura relacionada a

continuación, excepto las comunicaciones oficiales definidas en la Guía de
Gestión Documental y Comunicaciones Oficiales.
a) Bloque Izquierdo: Logo y Eslogán
b) Bloque central: TIPO Y NOMBRE DEL DOCUMENTO.
c) Bloque Derecho: 4 filas con los siguientes campos:
Código: Los procesos y sus caracterizaciones tienen la finalidad de

identificar y controlar los documentos que se desprendan de estos, como
son los procedimientos, instructivos, y formatos especialmente, los cuales
se codifican mediante una combinación de letras y números separados por
guiones (-) de la siguiente forma:
La letra inicial que indica el tipo de documento; Instructivo o Guía (I),

Manual (M) y Formato (F).
El segundo grupo conformado por letras se relaciona con la identificación

del proceso para el cual aplica el documento.
CÓDIGO NOMBRE
PROCESOS ESTRATEGICOS
GPI GESTIÓN PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
GRF GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS
COM GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN E IMAGEN
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INSTITUCIONAL
PROCESOS MISIONALES
DDF DIVISIÓN FUNDAMENTALES - VICTIMAS
DP DIVISIÓN PENAL
DVAJ DIVISIÓN VIGILANCIA ADMINISTRATIVA Y JUDICIAL
CC CONCILIACIÓN
PROCESOS DE APOYO
PDF DIRECCIÓN FINANCIERA
PGD GESTIÓN DOCUMENTAL- ARCHIVO
PTH GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
JUR JURIDICO
PGC GESTIÓN DE CONTRATACIÓN
PROCESOS DE EVALUACIÓN
PCI CONTROL INTERNO
La numeración consecutiva está dada por los tres números finales.
Ejemplo: I – PGD – 001
Fecha: corresponde a la de creación del formato, debe ir compuesta por 8

dígitos, día, mes, año (DD/MM/AAAA).
Versión: es el número correspondiente a la adopción y/o posibles cambios

del formato.
Página: Número de página y total de páginas del formato.
Esquema del Encabezado Formatos de uso general:
Código:
TIPO Y NOMBRE DEL DOCUMENTO Fecha: DD/MM/AAAA
Versión: xxx
DEPENDENCIA O AREA
Página x de y
Pie de página
Como se ilustra a continuación, tipo y tamaño de fuente Arial 10:


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NOTA: Se sugiere COPIAR el encabezado y pie de página, seleccionando la tabla

y llevarla al documento debidamente ajustada a la ventana, según la orientación
(vertical, horizontal) y tamaño del documento (oficio, carta).
APLICACIÓN DE LOS MANUALES:
La existencia del manual de procesos en la configuración de la organización

permite facilitar la adaptación de cada factor de la empresa (tanto de planeación
como de gestión) a los intereses primarios de la organización. Identificamos las
siguientes funciones básicas del manual de procesos:
El establecimiento de objetivos
La definición de políticas, guías, procedimientos y normas
La evaluación del sistema de organización
Las limitaciones de autoridad y responsabilidad
Las normas de protección y utilización de recursos
La aplicación de un sistema de méritos y sanciones para la
administración de personal
La generación de recomendaciones
La creación de sistemas de información eficaces
El establecimiento de procedimientos y normas
La institución de métodos de control y evaluación de la gestión
El establecimiento de programas de inducción y capacitación del
personal
La elaboración de sistemas de normas y trámites de los procedimientos.
Como podemos ver, los factores en los que influye el manual son de máxima
importancia en la entidad, y son fundamentales para la correcta gestión. Teniendo
en cuenta lo anterior podemos determinar que cada procedimiento está
desarrollado según el siguiente modelo:
LOS PRINCIPIOS:
Enfoque al cliente: Las dependencias y organismos auxiliares deben

captar y comprender las necesidades y expectativas de sus usuarios para
satisfacer sus demandas.

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Liderazgo: La dirección debe orientar la organización al logro de sus

objetivos con latos niveles de calidad.
Participación del personal: Se requiere el involucramiento y compromiso
del personal en todos los niveles de la organización.
Enfoque basado en procesos: La organización debe estructurarse
mediante procesos, a fin de mejorar el uso de los recursos y generar
resultados de valor para los usuarios.
Enfoque de sistema para la gestión: Implica entender las relaciones de
procesos como un sistema en el que se identifican insumos, transformación
y resultados. Procesos para elaborar el mejor desempeño de la
organización.
Enfoque basado en hechos para la toma de decisión: Implica el análisis
de información documentada para la adecuada toma de decisiones.
MODELO DEL MANUAL
PROCESO
Denominación del proceso de acuerdo con los determinados en el Mapa de
Procesos y su correspondiente clasificación en Procesos Estratégicos, Procesos
Misionales y Procesos de Apoyo
PROCEDIMIENTO
La forma en que se realizan las actividades que recibe uno o más pasos creando
un producto de valor para otro usuario, formando una cadena orientada a obtener
un resultado final. Especifica las actividades para la provisión de los servicios que
muestra la manera como debe ofrecerse el servicio. Algunos criterios de proceso
son la precisión, la oportunidad, la comunicación, aplicación de procedimientos.
Es “la gestión del proceso” corresponde a la tipificación del procedimiento

administrativo que parte del proceso general utilizando un esquema alfanumérico
estructurado así:
Código del proceso base de acuerdo a Tabla Codificación Procesos.
El número de orden y nombre que identifica el procedimiento específico.
Ejemplo: PGC-1. Contratación directa
A. OBJETIVO
Enuncia lo que se proyecta alcanzar con el procedimiento en un periodo de tiempo
determinado.

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B. DEPENDENCIA
Es la unidad administrativa dentro de la estructura organizacional en la cual se
centraliza parte de la realización y responsabilidad del procedimiento.
C. RELACIONES
Debido a que la mayor parte de los procedimientos tienen un carácter horizontal,
los cuales involucran la participación de varias dependencias, en cada uno se
presentan unas relaciones de entrada y salida en cuanto a dependencia o persona
y una necesidad propia del procedimiento.
D. FORMATOS
Concierne a la estandarización de los contenidos mínimos de cada uno de los
documentos que se elaboran en desarrollo de cada procedimiento, incluyendo el
responsable de su diligenciamiento y la dependencia.
E. INFORMES
Se refieren a los diferentes soportes administrativos como medios de registro y
transferencia de información que se deben elaborar en desarrollo del
procedimiento especificando sus objetivos, finalidades, periodicidad y destino del
mismo.
F. RIESGOS Y CONTROLES
En este aspecto se consideran los inconvenientes que puedan surgir en desarrollo
del procedimiento y las formas de evitarlos o solucionarlos.
G. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Se hace una descripción detallada del desarrollo que sigue el procedimiento para
lo cual se emplean los siguientes items.
 DEPENDENCIA: Señala del área administrativa al cual esta adscrito el

Responsable y dentro del cual se realiza la actividad.
 RESPONSABLE: Identifica el cargo de la persona que es el encargado de
realizar la actividad.
 NUMERO DE ORDEN: Corresponde a la ubicación de la actividad dentro
del desarrollo del procedimiento.
 ACTIVIDAD: Se relaciona con el conjunto de acciones que integran los
diferentes pasos que desarrollan los procedimientos.
H. DIAGRAMA DE FLUJO
Es la representación gráfica del proceso se convierte en un instrumento muy

importante para guiar su ejecución en forma ordenada; busca mostrar en forma
dinámica y lógica la secuencia del trabajo, permitiendo conocer y comprender el
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proceso que se describe, a través de los elementos como los pasos, los
documentos y las unidades administrativas y cargos que intervienen en él, los
símbolos utilizados en la diagramación son los siguientes:
SIMBOLO REPRESENTA
TERMINAL. Indica la iniciación ó la terminación del
procedimiento pude ser acción o lugar. Además se usa para
indicar una unidad administrativa o persona que reciba o
proporciona información.
OPERACIÓN. Representa la acción necesaria para
transformar una información recibida o crear una nueva. Se
usa para describir el trabajo de añadir información a cualquier
documento o registro existente.
DECISIÓN O ALTERNATIVA. Indica un punto dentro del flujo
¿ en que son posibles caminos alternativos.
DOCUMENTO. Representa cualquier tipo de documento que

se utilice en el proceso y aporte información para que este se
pueda desarrollar. Cuando el documento tiene copias se
ubica el original en primera instancia, luego el número de
copias a utilizar.
ARCHIVO. Representa el almacenamiento o la acción de
archivar documento tanto en forma temporal como definitiva
en las unidades administrativas.
CONECTOR. Es un símbolo que facilita la continuidad de las
rutinas de trabajo, evitando la intersección de líneas.
1 Normalmente se indica la continuidad de un paso con otro a
través de números insertos en el símbolo.
SENTIDO DE CIRCULACIÓN DEL FLUJO DE TRABAJO.
Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben
ejecutar los distintos pasos, definiendo de esta manera la
secuencia del proceso.

Página 19 de 356
El Direccionamiento Estratégico de la Personería Municipal de Armenia, involucra

la elaboración del Plan Estratégico y su operacionalización a través de la
formulación de los planes de acción por dependencia.
Con base en los lineamientos del Direccionamiento Estratégico de la Personería
Municipal de Armenia, se contribuirá a la guarda y promoción de los Derechos
Humanos, la protección del interés común, la vigilancia de la conducta oficial y la
solución alternativa de conflictos.
Para la Personería Municipal de Armenia es indispensable la existencia de
concordancia institucional en la ejecución de todos los procesos de la entidad, por
tanto, la consideración de las mismas serán razonadas como un insumo
fundamental en la proyección estratégica de la organización.
La formulación de acciones correctivas y preventivas frente a las evaluaciones de
los Sistemas de Control Interno, serán consideradas como estratégicas en el éxito
de la gestión de la organización, por tanto, el nivel directivo asumirá con
compromiso y responsabilidad la ejecución eficaz, eficiente y oportuna de las
mismas.
Incluyen los relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de
objetivos, comunicación, disposición de recursos necesarios y revisiones por la
Dirección. Incluye las acciones correspondientes a formular y evaluar el plan
Estratégico y el Plan de Acción.

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1.1 PROCESO: GESTIÓN DE PLANEACIÓN INSTITIUCIONAL
1.1.1 PROCEDIMIENTO: GPI – 1. Plan estratégico
A. OBJETIVO: Dar cumplimiento a los propósitos de la entidad por medio de

lineamientos de políticas institucionales.
B. DEPENDENCIA: Despacho del Personero
C. RELACIONES: Procedencia: se definen las líneas y los objetivos

estratégicos para el cuatrienio de acuerdo a la misionalidad de la Entidad.
Salida: documento
D. FORMATOS: No existen formatos para este procedimiento.
E. INFORMES: Se rinde un informe de gestión anual sobre la

operacionalizacion del Plan Estratégico contenido en el plan de acción de
la vigencia al Concejo Municipal.
F. RIESGOS Y CONTROLES:
Riesgos:
Que no se prevea el presupuesto necesario para ejecutarlo.
No se cuente con el personal idóneo para ejecutar las acciones que se
proyectan.
Controles:
Análisis del comportamiento de ingresos de la q entidad para presupuestal
en base real el plan estratégico.
Revisión y ajuste de la planta de personal necesaria con respecto al
presupuesto.
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
Se definen las líneas y los objetivos estratégicos

1 Personero para el cuatrienio, con respecto a la misionalidad
de la institución.
2 Se Elabora el documento.
3 Se Aprueba y se adopta el respectivo plan.
4 se socializa y se publica en la página web

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5 Se hace seguimiento del Plan Estratégico.
6 Se evalúa semestralmente
H. FLUJOGRAMA
PERSONERO
INICIO
Definir las líneas y los

objetivos estratégicos
Elaborar el
Documento
Se Adopta el
plan
Socializarlo y publicarlo
en la página web
Seguimiento del
Plan Estratégico
Se evalúa el
plan
FIN

Página 22 de 356
1.1 PROCESO: PROCESO GESTIÓN DE PLANEACIÓN INSTITIUCIONAL:
1.1.2 PROCEDIMIENTO: GPI – 2. Plan de Acción
A. OBJETIVO: Operacionalizar el plan estratégico en anualidades, teniendo

en cuenta las necesidades identificadas de la comunidad.
B. DEPENDENCIA: Todas las dependencias
C. RELACIONES: Procedencia: Recolección de las actividades por áreas

(plan operativo de cada área)
Salida: documento plan de acción anual
D. FORMATOS: No existen formaros para este procedimiento.
E. INFORMES: Informe de gestión anual al Concejo de las actividades

desarrolladas por cada dependencia.
Riesgos:
Las actividades que se proyecten no se puedan llevar a cabo o por que la
normatividad cambie o por que las personas involucradas en le proceso no
dispongan de los recursos o de la capacidad para ejecutarlos
Controles:
Revisión semestral al cumplimiento de metas y objetivos
Definir las actividades que se van a ejecutar

respecto a los procesos de cada área para alcanzar
1
Personero las metas propuestas, en concordancia con la
identificación de las necesidades de la comunidad.
Se definen y consolidan los compromisos de cada

área y se escribe el documento institucional donde
2
se recoge el plan operativo por dependencia para la
respectiva anualidad.
3 Se define cronograma de trabajo.

Página 23 de 356
Se establecen los indicadores de cumplimiento del

4
plan de acción.
5 Aprueba y adopta el respectivo plan.
6 se socializa y se publica en la página web.
7 Se hace seguimiento.
8 Se evalúa el Plan de acción.
H. FLUJOGRAMA
PERSONERO
INICIO
Definir las actividades de

los procesos de las áreas
Se definen y consolidan
los compromisos
Escribir el documento
Institucional
Definir cronograma de
trabajo
Establecer indicadores de
cumplimiento del plan de acción
Se Adopta el plan

Página 24 de 356
Socializarlo y publicarlo
en la página web
Seguimiento del
Plan Estratégico
Se evalúa el Plan
FIN

Página 25 de 356
1.1 PROCESO: PROCESO GESTIÓN DE PLANEACIÓN INSTITIUCIONAL
1.1.3 PROCEDIMIENTO: GPI – 3. Informe de Gestión
A. OBJETIVO: cumplir con el mandamiento de ley 136 del 1994 Artículo 178
numeral 9 a los Personeros Municipales.
B. DEPENDENCIA: Todas las dependencias
C. RELACIONES: Procedencia: recolección de información.

Salida: Presentación ante el concejo.
E. INFORMES: No se rinde informe en este procedimiento.
Riesgos:
Que no se pueda recoger la información a tiempo.
Que los datos registrados no sean coherentes a la realidad.
Que se pierda información por que no se registra adecuadamente.
Controles:
Cronograma de trabajo
Verificando la información solicitada
Tener mecanismos de control en la recolección de los estadísticos.
Semestralmente se recolecta la información,

estadísticos de atención de cada una de las
dependencias, paralelamente el comunicador va
1
Personero registrando en un archivo virtual las intervenciones
del personero municipal en los diferentes ámbitos
de su competencia.
Igualmente se incluye la información financiera, la

2 información de talento humano y la información de
control interno de la vigencia de informe.

Página 26 de 356
Se escribe el documento y se complementa con

3 una presentación virtual que puede ser un video de
las actividades realizadas.
Se envía el informe al concejo municipal y se

4
espera citación para sustentarlo.
5 El Personero sustenta el Informe ante el Concejo.
6 Se evalúa
H. FLUJOGRAMA
PERSONERO OTRAS DEPENDECIAS
INICIO
Información Financiera,
Recolectar información y
Talento Humano y
los estadísticos
Control Interno
Escribir el Documento y
presentación Virtual de las
Actividades realizadas
Enviar el Informe
(Concejo Municipal)
Sustentación del
Informe
Se Evalúa
FIN

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1.1 PROCESO: PROCESO GESTIÓN DE PLANEACIÓN INSTITIUCIONAL
1.1.5 PROCEDIMIENTO: GPI – 4. Apoyo Interinstitucional
A. OBJETIVO: Incluye las acciones correspondientes al desarrollo y

participación en los comités municipales, el trámite y envío de comisiones y
al apoyo a otras instituciones en el desarrollo de sus labores misionales.
B. DEPENDENCIA: Despacho del Personero, División Derechos

Fundamentales, División Penal.
C. RELACIONES: Procedencia: citaciones, requerimientos, solicitudes de

acompañamiento.
Salida: asistencia o delegación
E. INFORMES: los de ley
Riesgos:
Que no se agenden adecuadamente los compromisos
Que se crucen fechas de participación o asistencia a comités
indelegables.
Controles:
Llevar un cronograma de compromisos
Identificar los compromisos indelegables
1
Personero

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H. FLUJOGRAMA
PERSONERO DIRECCION FINANCIERA

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1.2 PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS
1.2.1 PROCEDIMIENTO: GRF – 1. Formulación Plan Anual de Adquisiciones
A. OBJETIVO: Dirigir y proyectar todas las acciones de las diferentes

dependencias encaminadas a la consecución de la misión de la Personería
de Armenia, en especial ejercer las funciones de ordenador del gasto del
presupuesto de la entidad, la competencia nominadora, art. 168 ley 136 de
1994, y dando cumplimiento a la Resolución No. 145 del 01 de octubre de
2015 por medio de la cual se ajusta y actualiza el Manual de Contratación
de la Personería Municipal de Armenia
B. DEPENDENCIA: Despacho del Personero, Dirección Financiera
C. RELACIONES: Procedencia: Recolección de información.

Salida: Presentación ante el concejo.
D. FORMATOS:
E. INFORMES:
Riesgos:
no hacer una evaluación objetiva de las necesidades
no cumplir con los cronogramas de trabajo
que se presente una contingencia que no se había presupuestado
Controles:
seguimiento al cumplimiento de los cronogramas de trabajo
hacer una lista de chequeo de necesidades
1 Todas las Áreas Reporte de necesidades a la Dirección Financiera

de la Entidad.
2 Coordinadores Reporte de necesidades a la Personería Auxiliar
de Área

Página 30 de 356
3 Dirección Consolidación de las necesidades e inscripción en

Financiera el Plan Anual de adquisiciones
Dirección Una vez identificada la necesidad, cuando se
Financiera conozca el bien, obra o servicio que la va a
4 satisfacer, se debe identificar, usando el
Clasificador de Bienes y Servicios de Colombia
Compra.
Dirección Indicar el valor estimado del contrato, y el tipo de
5 Financiera recursos con cargo a los cuales la entidad los
pagará.
Dirección Establecer la modalidad de selección del contratista

6 Financiera y la fecha aproximada en la cual la Entidad Estatal
iniciará el proceso de contratación
Dirección Realizar las reuniones necesarias para la
Financiera implementación del Plan Anual de Adquisición,
7 dejando evidencias por medio de actas u otros
documentos que sirvan para evidenciar la
planeación del mismo.
Se solicita por Solicitud del certificado de disponibilidad

parte del presupuestal – CDP-
8 PERSONERO
(A) Municipal de
Armenia, al área
financiera.
Expedido por Expedición del certificado de disponibilidad
9 parte de la presupuestal - CDP
Dirección
Financiera
Asesor Jurídico Elaboración de Estudios Previos, de acuerdo a las
10 si existiere en la especificaciones recibidas de cada área solicitante.
Entidad.

Página 31 de 356
1.2.2 PROCEDIMIENTO: GRF – 2. ADMINISTRACION DEL SERVIDOR: Ejecutar

mantenimiento preventivo y correctico del servidor de la entidad.
A. OBJETIVO: Garantizar el correcto funcionamiento del servidor de la

entidad.
B. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar - SISTEMAS
C. RELACIONES: Procedencia: Determinar los posibles riesgos y fallas.

Salida: Aplicar las respectivas correcciones.
D. FORMATOS: No existe formato algún para este procedimiento.
E. INFORMES: se rinde un informe mensual al supervisor del contrato y a la

dependencia de personería auxiliar, de las actividades desarrolladas.
Riesgos:
Trasmitir la energía estática a los diferentes dispositivos internos del
servidor.
Controles:
Usar como medida de prevención manilla antiestática.
Ingeniero de Se apaga el equipo.

1
Sistemas
2 Se procede a destapar y extraer las partes internas.
Se utiliza el líquido limpiador de contactos y se usa

3 el blower para expulsar el polvo y otras suciedades
del interior de equipo.
4 Se ensamblan las partes internas y se tapa el

Página 32 de 356
equipo.
5 Se enciende el equipo.
Una vez encendido el equipo se verifica el correcto

6
funcionamiento del sistema.
Se utiliza el software para la eliminación de

archivos innecesarios como archivo temporales,
7
prefetch y se diagnostica el funcionamiento del
registro de Windows.
Se verifica el funcionamiento de las aplicaciones

8 instaladas, se actualizan componentes y se hace el
escaneo con el software antivirus.
Supervisor y Entrega de informe del mantenimiento realizado

9 Personería con soportes.
auxiliar
H. FLUJOGRAMA
SISTEMAS PERSONERIA AUXILIAR

Página 33 de 356
INICIO
Se apaga el equipo
Se utiliza el líquido
limpiador de contactos
Usa el blower para

expulsar suciedades
Se ensamblan las partes

internas
Prender equipo
Verificar correcto
funcionamiento del sistema
Se utiliza el software
(eliminación de archivos)
Verificación y
actualización
Se escanea (software Entrega de informe del

antivirus) mantenimiento
realizado
FIN

Página 34 de 356
1.2.3 PROCEDIMIENTO: GRF – 3. ASISTENCIA TECNICA: Brindar asistencia

técnica en sistemas y redes a las diferentes dependencias cuando la entidad lo
requiera.
1. OBJETIVO: Permitir el correcto funcionamiento de los equipos de cómputo

y la red de la entidad.
2. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar - SISTEMAS
3. RELACIONES: Procedencia: solicitud de alguna dependencia.

Salida: Asistencia, diagnóstico y corrección de la falla.
4. FORMATOS: No existe formato alguno.
5. INFORMES: se rinde un informe al supervisor del contrato y a la

dependencia de personería auxiliar, de la actividad desarrollada.
6. RIESGOS Y CONTROLES:
Riesgos:
Que no exista inventario como plan de contingencia.
Controles:
Crear el plan de contingencia de la entidad.
7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
Ingeniero de Solicitud verbal o virtual para acudir a la

1
Sistemas dependencia solicitante.
Revisión, adecuación, diagnostico, corrección y

2
recomendaciones de la falla.
Si hubo un daño de hardware y/o software que

3
requiera cambio.
Secretaria de Solicitad el insumo requerido.

4
despacho.

Página 35 de 356
Ingeniero de Si no requiere cambio ni de hardware y/o software

5
sistemas se aplica la corrección necesaria.
Supervisor y Informe del proceso que se realizó.

6 Personería
auxiliar
FLUJOGRAMA
INICIO
Solicitud de asistencia
técnica (verbal o virtual)
Revisión, adecuación,
diagnostico, corrección y
recomendaciones de la falla
Capacitaciones
Informes
pertinentes del uso del
mensuales de las
aplicativo.
actividades
FIN

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1.2.4 PROCEDIMIENTO: GRF – 4. ASISTENCIA TECNICA: Realizar la

actualización de las Hojas de vida de los equipos.
A. OBJETIVO: tener actualizados el inventario de equipos de cómputo de la

entidad.
B. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar – SISTEMAS.
C. RELACIONES: Procedencia: control de inventario.

Salida: crear y actualizar las hojas de vida de cada equipo.
D. FORMATOS: No existe formato alguno.
E. INFORMES: se rinde un informe al supervisor del contrato y a la

Riesgos:
Que se presente falla en alguno de los equipos y no permita realizar su
inventario.
Controles:
Se hace un listado de insumos necesarios para reparación de los equipos
que fallen.
Ingeniero de Instalación del software PC auditor y el software

1
Sistemas produtc key.
Guardar los datos arrojados por estos programas

2
en formato Pdf.
3 Imprimir el formato Pdf en cada equipo.
4 Supervisor y Informe de las actividades que se llevan a cabo.

Personería

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auxiliar
H. FLUJOGRAMA
INICIO
Instalación del software PC

auditor y el software produtc
key
Guardar los datos

arrojados por estos
programas en formato Pdf
Informe de las
Imprimir el formato Pdf
actividades que
en cada equipo.
se llevan a cabo
FIN

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1.2.5 PROCEDIMIENTO: GRF – 5. ASISTENCIA TECNICA: Capacitar a los

funcionarios en el manejo de sistemas de los programas acordes a su trabajo.
A. OBJETIVO: Capacitación para suplir las necesidades de los funcionarios.
B. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar – SISTEMAS.
C. RELACIONES: Procedencia: diseñar temas y modelos de capacitación.

Salida: Métodos de capacitación.
D. FORMATOS: formato pertinente sobre el cual se va dar la capacitación.

Riesgos:
No exista disposición y conocimientos necesarios para brindar
capacitaciones requeridas por el personal.
Controles:
Personal competente y dispuesto a brindar las capacitaciones.
Ingeniero de Preparación de temas a exponer.

1
Sistemas
2 Acordar fecha y hora para la capacitación.
Se cumple con el proceso de capacitación a los

3
funcionarios de la entidad.
4 Se debaten ideas y se resuelven dudas.
5 Supervisor y Informe de la actividad desarrollada.

Personería

Página 39 de 356
auxiliar
H. FLUJOGRAMA
INICIO
Preparación de temas a
exponer
Capacitación a los
funcionarios de la entidad
Informe de la
Se debaten ideas y se actividad
resuelven dudas. desarrollada
FIN

Página 40 de 356
1.3. PROCESO: GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN E IMAGEN INSTITUCIONAL
1.3.1 PROCEDIMIENTO: COM –1. Boletines
A. OBJETIVO: Realizar un boletín de prensa que permita difundir las

actividades más importantes de la instituciones a los diferentes públicos.
B. DEPENDENCIA: Despacho del Personero
C. RELACIONES: Procedencia: Dependencias de la Personería

Salida: Envío de boletines por diferentes canales.
D. FORMATOS: Digital Correo electrónico. Digital aplicativo e-mail. Digital

Página Web. Digital redes Sociales
E. INFORMES: se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las

actividades desarrolladas las cuales se soportan con los diferentes formatos
Riesgos:
Falta de información de las dependencias hacia la oficina de
comunicaciones para difundir la información
Poca claridad en los beneficios de informar a la comunidad
Falta de criterio para emitir información de las actividades relevantes
Ausencia de actividades por parte de las dependencias
Controles:
Permanente requerimiento de información a las dependencias relacionadas
con sus actividades
Socializar constantemente los beneficios de la información oportuna
Difusión oportuna de la información para incentivar la cultura de la misma
Direccionamiento de información de las

1 Dependencias actividades a realizar por parte de la
dependencia para ser difundidas

Página 41 de 356
Recepción de la información a difundir. Se da a

través de diálogo con el funcionario/contratista
2 Comunicaciones de la dependencia y se establecen las
preguntas base de la información: Qué – Cómo
– Cuándo – Dónde – Quién – Por qué
A partir de esto se elabora una nota periodística

3 con los elementos distinguibles de la
información. Se utiliza un procesador de texto.
Se redacta toda la noticia con su respectivo

4 título. Luego se le pone el número del boletín, la
fecha y el año del consecutivo.
Se envía a la base de datos de correos

electrónicos de los Medios de Comunicación. Se
5
utiliza el correo
comunicaciones@personeriarmenia.gov.co
Se envía a la base de datos de correos

electrónicos de los usuarios de la entidad. Se
6 utiliza el aplicativo “emailing” instalado en
servidor de la página
Se publica en la página web

7 www.personeriarmenia.gov.co sección
“noticias”.
Se publica el enlace de la noticia de la página

8 web en las redes sociales de la Entidad:
Facebook y Twitter
Personería Se imprimen pantallazos de estos envíos y se

9
auxiliar presentan en informe mensual.

Página 42 de 356
H. FLUJOGRAMA
COMUNICACIONES PERSONERIA AUXILIAR
INICIO
Actividades a realizar
(DEPENDECIAS)
Recepción de la
Información a Difundir
Elaboración de nota
Periodística
Redactar la noticia
observando las Políticas de
Comunicación
Enviar correos Electrónicos

(Entidad y Usuarios)
Publicar en la Página Web, Pantallazos e informe

Redes sociales “Noticias” mensual
FIN

Página 43 de 356
1.3 PROCESO: GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN E IMAGEN INSTITUCIONAL
1.3.2 PROCEDIMIENTO: COM – 2. Publicaciones en la Web
A. OBJETIVO: Publicar la información básica de la entidad en la página

B. DEPENDENCIA: Despacho del Personero - Comunicaciones.

Salida: Publicación en la Página Web.
D. FORMATOS: Información con formato HTML de la página web

Riesgos:
Poca claridad en los beneficios de informar a la comunidad
Falta de criterio para emitir información de las actividades relevantes
Controles:
con sus actividades
Socializar constantemente los beneficios de la información oportuna
Direccionamiento de información de las actividades

a realizar por parte de la dependencia para ser
1 Dependencias
difundidas con el requerimiento específico de en
dónde debe ser publicada.

Página 44 de 356
Recepción de la información a difundir. Se recibe

2 Comunicaciones en formato digital (correo electrónico o en medio
magnético).
A partir de esto se abre el administrador de

contenidos de la página web
(www.personeriarmenia.gov.co/usuario-admin), se
3
busca la sección en donde debe ser publicada la
información y luego se convierte la información al
formato html requerido.
Se publica la información y luego se abre la página

4 www.personeriarmenia.gov.co para verificar que la
información fue subida correctamente
Se toma pantallazo de la publicación y se envía por

5
correo electrónico o se imprime.
Luego se remite la prueba (virtual o física) a la

6
Dependencia
Personería Se imprimen pantallazos de estos envíos y se

7
auxiliar presentan en informe mensual.

Página 45 de 356
H. FLUJOGRAMA
INICIO
Actividades a realizar
(DEPENDECIAS)
Recepción de la
Información a Difundir
Convertir la información en
formato HTML requerido
Tomar pantallazo de la
publicación
Enviar correo Electrónico e

Imprimir
Remitir la prueba a la Pantallazos e informe

Dependencia mensual
FIN

Página 46 de 356
1.3.3 PROCEDIMIENTO: COM – 3. Diseños publicitarios
A. OBJETIVO: Realizar diseños publicitarios de acuerdo a las actividades

trazadas dentro del Plan de Acción de la personería de Armenia
B. DEPENDENCIA: Despacho del Personero - Comunicaciones.

Salida: Diseños para imprimir.
D. FORMATOS: Diseños en PDF y Adobe Ilustrator

Riesgos:
Falta de rubros dentro del presupuesto para impresos publicitarios
Controles:
con sus actividades
Acordar en cada periodo las acciones de difusión requeridas por la Entidad
1 Dependencias Direccionamiento de información básica.
Recepción de la información a diseñar. Se recibe

2 Comunicaciones en formato digital (correo electrónico o en medio
magnético).
3 Se realiza propuesta de diseño utilizando la

información básica suministrada por la
Página 47 de 356
dependencia.
Los diseños se realizan teniendo en cuenta la

4
imagen corporativa de la Entidad.
Se realiza un borrador que será revisado por el

5
Personero y por el encargado de la dependencia.
Después de esto se harán las modificaciones

6 respectivas y se pasa para aprobación final del
diseño.
Se utiliza la opción de “convertir a curvas” o “definir

7 contorno” para que no sea modificado al enviar
impresión.
Se envía por correo electrónico a la Empresa

8
encargada de imprimir los artes finales.
Al recepcionar los impresos se hace un proceso de

9 verificación para garantizar el cumplimiento de lo
requerido.
Después de esto se entregará a la dependencia los

10 impresos, o se administrarán para las diferentes
actividades.
Personería Se pasan muestras de los impresos en el informe

11
auxiliar mensual.

Página 48 de 356
H. FLUJOGRAMA
INICIO
Direccionamiento de
información básica
(DEPENDECIAS)
Recepción de la
Información a Diseñar
Realizar propuesta de
diseño
Realizar un borrador para

revisión del Personero
Modificar el diseño
Enviar por correo

electrónico para Imprimir
Verificar los impresos
Entregar los Impresos Informe mensual de los

a la Dependencia impresos
FIN

Página 49 de 356
1.3.4 PROCEDIMIENTO: COM – 4. Administración de Sistema de PQRS Virtual
A. OBJETIVO: Administrar el sistema de PQRS de la página

www.personeriarmenia.gov.co disponible para los usuarios de la Entidad.
B. DEPENDENCIA: Despacho del Personero – Comunicaciones, Personería

Auxiliar.
C. RELACIONES: Procedencia: Página Web, Enlace de Servicios al

Ciudadano
Salida: Respuesta al ciudadano.
D. FORMATOS: Información publicada en página web

Riesgos:
Falta de uso de los ciudadanos de este servicio web
Digitación incorrecta de datos personales por parte de los ciudadanos
(nombres, correo electrónico, teléfonos, etc.)
Demora en las respuestas a los ciudadanos por parte de la Entidad
Controles:
Permanente socialización a los ciudadanos del servicio de PQRS Web con
el que cuenta la Entidad
Claridad en las instrucciones de uso para que los ciudadanos eviten
cometer errores de digitación
Clarificación de los plazos de respuesta a cada una de las solicitudes
enviadas
Envío de Peticiones, quejas, reclamos y/o

1 Ciudadanos solicitudes por parte de los ciudadanos a través
de la página www.personeriarmenia.gov.co ,
Página 50 de 356
Sección “Servicio al Ciudadano”
Recepción de la PQRS a través del

2 Comunicaciones
Administrador de la Página Web
3 Impresión de la PQRS
Direccionamiento de la PQRS a la Secretaria

4
Ejecutiva
Secretaria Recepción de la PQRS por parte de

5
Ejecutiva Comunicaciones
Direccionamiento de la PQRS a la Dependencia

6
correspondiente
Recepción de la PQRS y su debida tramitación

7 Dependencias
(respuesta al ciudadano)
Personería Se imprime el Formulario de Reporte de las

8
auxiliar PQRS y se entrega en el informe mensual

Página 51 de 356
H. FLUJOGRAMA
PERSONERIA
COMUNICACIONES SECRETARIA
AUXILIAR
INICIO
Recepción e Impresión de
las PQRS
Direccionamiento de las Recepción de las

PQRS PQRS
Direccionamiento de
las PQRS a la
Dependencia
correspondiente
Informe mensual de
las PQRS
FIN

Página 52 de 356
1.3.5 PROCEDIMIENTO: COM – 5. Documentación Fotográfica
A. OBJETIVO: Realizar cubrimiento fotográfico de las actividades realizadas

en la Entidad
B. DEPENDENCIA: Comunicaciones.

Salida: Tomar fotografías.
D. FORMATOS: Fotografías tomadas por cámara digital en formato jpg

Riesgos:
Falta de equipos para realizar fotografías y edición de las mismas
Controles:
Equipos específicos para la captura de imágenes
Solicitud de cubrimiento fotográfico de las

1 Dependencias
actividades realizadas por la dependencia
Recepción de la solicitud de cubrimiento fotográfico

2 Comunicaciones con la información básica (lugar, fecha, tipo de
actividad). Se hace de manera digital o verbal.
Realización de las fotografías de acuerdo a los

3
datos suministrados por la entidad.

Página 53 de 356
Edición de las fotografías tomadas. Elección de las

4 mejores capturas.
Almacenamiento en el archivo digital de

5
comunicaciones
Publicación en la página web de las mejores

6
fotografías al igual que en redes sociales
Impresión de dos fotografías como evidencia del

Personería
7 cubrimiento de la actividad para anexar al informe
auxiliar
mensual.

Página 54 de 356
H. FLUJOGRAMA
INICIO
Solicitud de cubrimiento
fotográfico (DEPENDECIAS)
Recepción de la solicitud
de cubrimiento fotográfico
Realización de las
fotografías
Edición de las fotografías

tomadas
Almacenamiento en el
archivo digital
Publicación en la página Informe mensual de los

web de las fotografías impresos
FIN

Página 55 de 356
1.3.6 PROCEDIMIENTO: COM – 6. Elaboración de discursos
A. OBJETIVO: Redactar discursos protocolarios para representar a la Entidad

en eventos y actividades
B. DEPENDENCIA: Comunicaciones.
C. RELACIONES: Procedencia: Personero

Salida: Discurso impreso.
D. FORMATOS: Escrito impreso en hojas tamaño carta

Riesgos:
Falta de claridad sobre los propósitos de la actividad o evento
Controles:
Documentación precisa sobre los objetivos y temáticas de la actividad o
evento
Solicitud verbal para la realización de un discurso

1 Personero
protocolario
Recepción de la información básica para la

2 Comunicaciones elaboración del documento (nombre del evento,
propósito, lugar, invitados, etc)
Investigación documental para profundizar en el

3
tema a tratar.

Página 56 de 356
4 Realización de borrador del discurso
Impresión del borrador del discurso para

5
aprobación del Personero
6 Personero Lectura del documento y observaciones
Inclusión de las observaciones realizadas.

7 Comunicaciones
Impresión del discurso final para el Personero
Personería Se imprime copia del discurso y se anexa al

8
auxiliar informe mensual.

Página 57 de 356
H. FLUJOGRAMA
INICIO
Solicitud verbal para realzar discurso

protocolario (DEPENDECIAS)
Recepción de la
información básica
Investigación documental para

profundizar en el tema
Borrador del Discurso
Aprobación del Discurso

PERSONERO
Publicación en la página
web de las fotografías
Impresión del Discurso Informe mensual de los

final impresos
FIN

Página 58 de 356

- ESTRATEGIA GOBIERNO EN LINEA
1.3.7 PROCEDIMIENTO: COM – 7. Apoyar al comité en la revisión de los

elementos faltantes de acuerdo al manual 3.1 del GEL (Gobierno en Línea) y
efectuar el correspondiente dictamen para su implementación, incluyendo estas
recomendaciones en el acta mensual del Comité de Gobierno en Línea.
A. OBJETIVO: Dar cumplimiento a la directriz de gobierno en línea.
B. DEPENDENCIA: Despacho Personero – Sistemas
C. RELACIONES: Procedencia: revisar los elementos faltantes de la directriz

de acuerdo al manual.
Salida: Efectuar el adecuado funcionamiento de cada fase.
D. FORMATOS: No existe formato alguno.

Riesgos: no existen riesgos en la ejecución de este proceso.
Ingeniero de Analizar las seis bases que componen el manual de

1
Sistemas gobierno en línea.
Se empezara a ejecutar la implementación de la

2 información de cada fase del manual del gobierno
en línea.
Se toman como modelos entidades que están más

3
avanzadas en el tema.
4 Supervisor y Informe del proceso que se realizó.

Personería

Página 59 de 356
auxiliar
H. FLUJOGRAMA
INICIO
Analizar las seis bases que

componen el manual de
gobierno en línea
Implementación de la
información de cada fase
del manual del gobierno
en línea.
Toman como modelos Informe del proceso

entidades que están que se realizó
más avanzadas en el
tema
FIN

Página 60 de 356

- ESTRATEGIA GOBIERNO EN LINEA
1.3.8 PROCEDIMIENTO: COM – 8. Publicar la información legalmente requerida

de la contratación que realice la entidad (en los portales de SECOP Y COVI).
A. OBJETIVO: Cumplir con los lineamientos de ley para publicar la

información de la contratación realizada en la entidad.
B. DEPENDENCIA: Despacho del Personero – Sistemas.
C. RELACIONES: Procedencia: recepción de los contratos en medio físico.

Salida: Escaneo y publicación de los contratos.
D. FORMATOS: formato SECOP y COVI.

Riesgos:
Que los portales SECOP y COVI estén inaccesibles.
Que el servicio de internet no esté funcionando en la entidad.
Escáner fuera de servicio.
Controles:
Se acude a las líneas de soporte técnico del SECOP y COVI.
Se solicitad soporte técnico a las líneas telefónica del proveedor del servicio
de internet de lo contrario se debe buscar la alternativa de acceso a
internet por otros medios.
Se obtiene otro medio de escaneo.
Ingeniero de Verificar la información del contrato.

1
Sistemas

Página 61 de 356
Escanear el total de páginas que conforman el

2
contrato.
Ingresar a los respectivos portales con los datos de

3
acceso de la entidad.
Diligenciar el formato que se encuentra en la

4
página de ambos portales.
5 Adjunto el contrato previamente escaneado.
Supervisor y Informe del proceso de publicación en el SECOP y

6 Personería COVI.
auxiliar

Página 62 de 356
FLUJOGRAMA
INICIO
Verificar la información del

contrato
Escanear el total de páginas

que conforman el contrato en
línea.
Ingresar a los respectivos

portales tema
Diligenciar el formato que se

encuentra en la página de
ambos portales
Informe del
Adjunto el contrato proceso que se
previamente escaneado realizó
FIN

Página 63 de 356
1.4 PROCESO: GESTIÓN DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
1.4.1 PROCEDIMIENTO: GAC – 1. VENTANILLA UNICA VIRTUAL - ATENCION

AL USUARIO
A. OBJETIVO: Realizar la creación y/o el registro de los usuarios que soliciten

el servicio de la Personería Municipal de Armenia, en la Ventanilla Única
Virtual siguiendo las instrucciones de la Resolución 100 del 03 de junio de
2015, por medio de la cual se establecen las normas generales para la
administración de las comunicaciones oficiales y gestión del servicio al
ciudadano a través de la Ventanilla Única.
B. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar
C. RELACIONES: Procedencia: solicitud del usuario

Salida: remisión al funcionario responsable.
D. FORMATOS: El registro de los usuarios se realiza mediante un aplicativo

obtenido por la entidad para el manejo de los mismo, y/o en caso de
emergencia se utiliza una guía de atención que es diligenciada de forma
manual
E. INFORMES: Se rinde un informe mensual a la personería auxiliar, de las

actividades desarrolladas las cuales están consignadas en la ventanilla
Riesgos:
Falla en la creación del usuario por digitación errónea de sus datos
personales, lo que no permita la identificación plena del solicitante.
Falla en el servicio de energía de la entidad que no permita el registro en el
aplicativo
Falta de mantenimiento en las redes de la entidad que provoquen perdida
de información.
Controles:
Verificación por medio del funcionario de los datos consignados en la
ventanilla única virtual.
Utilización de las guías para la recolección de los datos de los usuarios.
Realizar las copias de seguridad del aplicativo que permitan la recuperación
de la documentación en caso de fallas.

Página 64 de 356
Ventanilla única Solicitud de atención del Usuario.

1
virtual
Escucha la necesidad del usuario para determinar

2 si es competencia o no de la personería municipal
de armenia.
En caso de no ser competencia de la personería

municipal se le explica por qué no es competencia
3
de la entidad y se le indica a que ente se debe
dirigir.
En caso de ser competente se diligencia en el

4 aplicativo los datos personales pertenecientes al
usuario (nombre, cedula, dirección y teléfono).
Se remite a la dependencia y funcionario

5
responsable la solicitud del usuario.
Rinde un informe mensual sobre los registros de

6
atención a Personería Auxiliar.

Página 65 de 356
H. FLUJOGRAMA
VENTANILLA UNICA
INICIO
Escuchar la necesidad del

usuario
SI
Determinar si es
competencia de Indicar a que ente
la entidad se debe dirigir
Diligenciar en el NO
aplicativo los datos
personales del usuario
Remitir a la Dependencia y
funcionario correspondiente
Informe mensual
(personería Auxiliar)
FIN

Página 66 de 356

radicación de comunicaciones oficiales externas recibidas
A. OBJETIVO: Radicar la correspondencia recibida y direccionarla al

funcionario y/o dependencia correspondiente siguiendo las instrucciones de
la Resolución 100 del 03 de junio de 2015 y la Guía de Gestión Documental
y Comunicaciones Oficiales (I – PGD – 001).
C. RELACIONES: Procedencia: entrega de correspondencia

D. FORMATOS: aplicativo ventanilla única virtual

única virtual.
Riesgos:
Falla en el servicio de energía de la entidad que no permita el registro en el
aplicativo
Falta de mantenimiento en las redes de la entidad que provoquen perdida
de información
Controles:
Utilización de las guías para la recolección de los datos de los usuarios.
Realizar las copias de seguridad del aplicativo que permitan la recuperación
de la documentación en caso de fallas.
Ventanilla única Recibir la correspondencia.

1
virtual
2 Escanear la correspondencia para su respectiva

Página 67 de 356
digitalización.
3 Radicación de la correspondencia
Remisión de la correspondencia al funcionario y/o

4
dependencia responsable de esta.
Personería Se rinde un informe mensual de la

5
Auxiliar correspondencia.
H. FLUJOGRAMA
VENTANILLA UNICA
INICIO
Recibo de la
correspondencia
Escaneo de la
correspondencia
Radicación de la
correspondencia
Remisión de la
correspondencia al funcionario
Informe mensual de la
correspondencia
FIN

Página 68 de 356

radicación de comunicaciones oficiales externas despachadas
A. OBJETIVO: Realizar un manejo ordenado y sistemático de la

correspondencia recibida y despachada a entidades externas siguiendo las
instrucciones de la Resolución 100 del 03 de junio de 2015, y la Guía de
Gestión Documental y Comunicaciones Oficiales.
C. RELACIONES: Procedencia: entrega de correspondencia
D. FORMATOS: aplicativo ventanilla única virtual.
Correspondencia Despachada: Contiene la siguiente información: fecha
y hora de recibida y despachada, remitente, destinatario, numero de
radicación interna, número de antecedente que la genero si existiere,
dependencia de origen y firma del secretaria ejecutivo o de quien hace
la entrega.
única virtual.
Riesgos:
Extraviar o refundir correspondencia.
No contestar o dar respuesta en forma incorrecta o inoportuna.
Controles:
Estricta radicación de toda la correspondencia despachada.
Analizar y determinar el grado de importancia o de urgencia que se debe
dar respuesta de la correspondencia para ser entregada de inmediato.

Allega la correspondencia a la ventanilla única para
1 Funcionario que sea remitida a la entidad o usuario
correspondiente.
Ventanilla Única Escanear la documentación que se va a despachar
Virtual para que quede como registro de correspondencia.
Radicar la correspondencia que se va a despachar
2
que contenga (fecha, destinatario, dependencia de

Página 69 de 356
origen, número de radicación original y copia de la

comunicación).
Finalizando el día laboral se entrega la
correspondencia a la auxiliar administrativa para
3
que haga su correspondiente reparto del recibido a
cada dependencia.
H. FLUJOGRAMA
VENTANILLA UNICA
INICIO
Recibo de la
correspondencia
Escaneo de la
correspondencia
Radicación de la
correspondencia
Entregar la correspondencia a
la auxiliar administrativa para
su reparto
Informe mensual de la
correspondencia
FIN

Página 70 de 356
1.4.4 PROCEDIMIENTO: GAC – 4. MANTENIMIENTO VENTANILLA UNICA

VIRTUAL: Ejecutar el mantenimiento del aplicativo de la ventanilla única virtual en
la Personería Municipal de Armenia.
A. OBJETIVO: asegurar el correcto funcionamiento del aplicativo de la

ventanilla única virtual de la entidad.
B. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar - SISTEMAS
C. RELACIONES: Procedencia: determinar las necesidades para el

mantenimiento.
Salida: Efectuar los procedimientos de mantenimiento de la ventanilla única
virtual.
D. FORMATOS: Formato virtual de ventanilla única.
E. INFORMES: Se rinde un informe mensual al supervisor del contrato y a la

dependencia de personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las
cuales están consignadas en la ventanilla virtual.
Riesgos:
Que falle el equipo servidor donde está alojado el aplicativo.
Que falle la red de datos por la cual se comparte la información de la
aplicación.
Que se estropee los archivos de la aplicación como tal.
Controles:
Se realizan los correspondientes Back Ups o copias de seguridad.
Verificar el funcionamiento de los nodos de la red.
Se realizan los correspondientes Back y se cuenta con el apoyo de los
diseñadores de la aplicación.

Página 71 de 356
Semanalmente se realiza una copia de seguridad

Ingeniero de
1 del aplicativo en el servidor y en el disco duro
Sistemas
externo.
Se actualiza la base de datos de usuarios del

2
aplicativo.
Supervisor y Se hace entrega mensual de los informes propios a

3 Personería la actividad.
Auxiliar
H. FLUJOGRAMA
INICIO
Se realiza copia de
seguridad semanal
(servidor y disco duro
externo)
Actualización de base Informes

de datos mensuales de las
actividades
FIN

Página 72 de 356
1.4.5 PROCEDIMIENTO: GAC – 5. IMPLEMENTACIÓN VENTANILLA UNICA

VIRTUAL: Ejecutar la Implementación del aplicativo de la ventanilla única virtual
en la Personería Municipal de Armenia.
A. OBJETIVO: asegurar el correcto funcionamiento del aplicativo de la

ventanilla única virtual de la entidad.
B. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar - Sistemas
C. RELACIONES: Procedencia: Determinar las necesidades para la
implementación.
Salida: Efectuar los procedimientos de implementación de la ventanilla
única virtual.
D. FORMATOS: Formato virtual de ventanilla única.
E. INFORMES: se rinde un informe mensual al supervisor del contrato y a la
dependencia de personería auxiliar, de las actividades desarrolladas las
cuales están consignadas en la ventanilla virtual.
Riesgos:
Que falle el equipo servidor donde está alojado el aplicativo.
Que falle la red de datos por la cual se comparte la información de la
aplicación.
Que se estropee los archivos de la aplicación como tal.
Controles:
Se realizan los correspondientes Back Ups o copias de seguridad.
Verificar el funcionamiento de los nodos de la red.
Se realizan los correspondientes Back y se cuenta con el apoyo de los
diseñadores de la aplicación.
Creación, actualización y eliminación de

Ingeniero de
1 (Dependencias, Cargos, Usuarios y Grupos de
Sistemas
Trabajo de la aplicación)
Designar los roles de las dependencias dentro del

2
aplicativo.

Página 73 de 356
Se coordina y se brindan capacitaciones

3
pertinentes al uso del aplicativo.
Supervisor y Informe de las actividades que se llevan a cabo.

4 Personería
auxiliar
H. FLUJOGRAMA
INICIO
Creación, actualización y
eliminación, aplicativo
ventanilla única virtual.
Designar los roles de

las dependencias
Capacitaciones Informes
pertinentes del uso del mensuales de las
aplicativo. actividades
FIN

Página 74 de 356
Los procesos misionales de la Personería Municipal de Armenia, buscan generar

dinámicas con las organizaciones sociales para enfatizar en lo preventivo, la
construcción de conocimiento, el manejo de instrumentos de alerta, defensa y
protección, en un lenguaje comunitario y participativo.
La Personería Municipal de Armenia, promoverá el mejoramiento de sus procesos
misionales, con base en la modernización institucional con la aplicación de nuevos
modelos administrativos, organizacionales y comunicacionales y el apoyo de
tecnologías de información de actualidad.
Se promoverá en Armenia el fortalecimiento de la cultura ciudadana mediante la
capacitación en derechos fundamentales, mecanismos de participación y en
aspectos básicos del derecho.
En el acompañamiento y/o intervención en las actuaciones administrativas y
judiciales, se procurará el respeto de los derechos individuales y colectivos.

Página 75 de 356
2.1 PROCESO: DIVISIÓN FUNDAMENTALES - ATENCION AL CIUDADANO
2.1.1 PROCEDIMIENTO: DDF – 1. Acción de Tutela (Salud, Pensión, Educación,

Adulto Mayor, Tutelas Generales)
A. OBJETIVO: Realizar un documento de acción de tutela que permita

proteger los derechos fundamentales vulnerados o en amenaza.
B. DEPENDENCIA: División Derechos Fundamentales.
C. RELACIONES: Procedencia: ventanilla única por parte del usuario que lo
solicite.
Salida: elaboración de la demanda de acción de tutela.
D. FORMATOS: Registro de atención en el aplicativo de Ventanilla Única
Virtual.
Riesgos:
Cuando no hay continuidad en la contratación de los profesionales para
prestar la asesoría en la división de los derechos fundamentales.
Veedores o líderes comunitarios están cobrando por los servicios prestados
en la dependencia de los derechos fundamentales, conociendo de que la
atención en la personería es totalmente gratuita para la comunidad.
No existe control de vigilancia de las personas que acuden a la división de
derechos fundamentales.
Usuarios que obligan al funcionario a realizar procesos que no tienen
ningún sustento jurídico y son reiterativos en las solicitudes.
Controles:
Personal encargado de la vigilancia de los usuarios que acuden a la entidad
que nos permitan brindar seguridad a los funcionarios de la división.
Difundir por los medios de comunicación de la entidad que los servicio
que presta la personería Municipal son gratuitos y no se requiere de
intermediarios.
El personal contratado sea idóneo y tenga pleno conocimiento de todos los
servicios prestados en esta agencia del Ministerio Público.
Exista una directriz de control frente a los usuarios que son reiterativos y
que no tienen el sustento jurídico para tramitarles la respectiva queja,
solicitud o reclamo.

Página 76 de 356
Ventanilla única Direccionamiento de usuarios a la Dependencia de

1
virtual Derechos Fundamentales.
Entrega de pruebas ( fotocopias, cedula, derecho

Derechos
2 de petición, tarjeta de identidad en caso de menor
Fundamentales
de edad)
Revisión de documentos, que cumplan con los

3
requisitos.
A partir de esto se elabora la Acción de Tutela de

acuerdo a los Artículos 23 (Derecho a la
información), 29 (debido proceso), 44 (Violación a
los niños), 67,68 de la constitución política de
4
Colombia, código de infancia y adolescencia y la
1620 Ley de convivencia escolar, el Decreto 2591
de 1991, Articulo 86 de la Constitución Política de
Colombia.
Informar al usuario que la acción de tutela se debe

5 llevar al palacio de justicia, debe esperar diez días
hábiles para que el juez pronuncie el fallo.
Después del fallo, siempre el juez concede 6 días,

para que si la entidad demandada no se ha
pronunciado o dado solución; deba acudir
6
nuevamente a la Personería Municipal con copia
del fallo de la tutela, para dar realización al
incidente de desacato a la tutela.
Si no sale a favor debe presentarse en 3 días

7 hábiles después del fallo para impugnar la acción
de tutela.
Personería Constancia del proceso que se llevó a cabo.

8
Auxiliar
H. FLUJOGRAMA

Página 77 de 356
PERSONERIA
DERECHOS FUNDAMENTALES USUARIO
AUXILIAR
INICIO
Direccionamiento de todos los Entrega de

usuarios (ventanilla única)
pruebas
Revisión de la
Documentación
(Requisitos)
Llevar al palacio de
Elaboración de Acción
justicia (10 días
de Tutela hábiles-fallo del Juez)
Si la parte
demandada no se
pronuncia
Incidente de Copia del

Desacato fallo de la
tutela
Informe del
proceso (mensual)
FIN

Página 78 de 356
2.1.2 PROCEDIMIENTO: DDF – 2. Derecho de Petición (Servicios Públicos

domiciliarios, Sisben, Pensión, Educación, Salud, Derechos generales).
A. OBJETIVO: proteger el derecho a la información.

solicite.
Salida: Elaboración del Derecho de Petición.

Virtual.

virtual.
Riesgos:
Controles:


Página 79 de 356

intermediarios.

1
Entrega de pruebas (fotocopias, cedula, tarjeta de

Derechos
2 identidad en caso de menor de edad, documentos,
fundamentales
recibos).
Revisión de documentos, que cumplan con los

3
requisitos.
A partir de esto se elabora el derecho de petición,

4 para ello se aplica el articulo 23 derecho a la
información de la constitución política de Colombia.
El derecho de petición se realiza con el nombre

completo de la entidad donde se va a dirigir,
5 dirección, narración de los hechos, hacer bien la
pretensión, notificaciones detalladas, anexos y
firma del solicitante.
Se le informa al usuario que debe enviarlo a la

entidad correspondiente, debe esperar 15 días
hábiles la respuesta, en caso de no obtener su
6 respectiva respuesta debe acercase nuevamente a
la Personería Municipal para la elaboración de la
acción de tutela, para proteger el derecho
fundamental a la información.

Página 80 de 356
Personería Entrega de la constancia del proceso que se llevó a

7
auxiliar cabo.
LEYES QUE LOS RIGEN

Servicios públicos domiciliarios: ley 142 del 1094, ley 1480 del 2011 y
estatuto de protección al consumidor.
Sisben: Artículo 23 de la Constitución Política de Colombia.
Pensión: Articulo 11-13-2346-48-49-50 de la Constitución Política de
Colombia.
Educación: La Ley general de Educación 115 de 1994, el Código de
Infancia y Adolescencia Ley 1098 del 2006, Ley 1620 convivencia Escolar y
Articulo 44 de la Constitución Política de Colombia.
Salud: La Constitución Política de Colombia, Decretos Reglamentarios, la
Ley 1616 Salud mental. La Ley 1618 Estatutaria de Policita Publica de
personas en condiciones de discapacidad.
Derechos generales: Constitución Política de Colombia y el Código
Contencioso Administrativo

Página 81 de 356
H. LUJOGRAMA
DERECHOS PERSONERIA
USUARIO
FUNDAMENTALES AUXILIAR
INICIO
Direccionamiento de todos los Entrega de

pruebas
Revisión de la
Documentación
(Requisitos)
Enviarlo a la
Elaboración Derecho entidad
de Petición correspondiente (15
días hábiles)
Si no responden-
Dirigirse nuevamente
a la Personería
Elaboración Acción de
Tutela
Constancia del
proceso que se
llevó a cabo

Página 82 de 356
2.1.3 PROCEDIMIENTO: DDF – 3. Incidentes de Desacato
A. OBJETIVO: Proteger al usuario de que se Garanticen sus derechos

Fundamentales al fallo dado por el Juez de Tutela.
B. DEPENDENCIA: División Derechos fundamentales.

solicite.
Salida: Elaboración del incidente de Desacato.

Virtual.

virtual.
Riesgos:
Controles:

intermediarios.
Página 83 de 356

Ventanilla Única Direccionamiento de usuarios a la Dependencia

1
virtual de Derechos Fundamentales.
Debe traer el fallo de la tutela para determinar el

2 Usuario
incumplimiento del mismo.
Revisión de documentos, se procede a elaborar el

Derechos
3 documento de acuerdo al Decreto 25 91, Articulo
Fundamentales
52-53.
En el documento a realizar debe contener el

nombre del juzgado al que va dirigido, nombre del
usuario, cedula, dirección, teléfono; colocar en el
4
oficio textualmente el fallo que dio el juez y firma
del usuario y por ultimo definir qué es lo que se
está incumpliendo.
Personería
5 Constancia del proceso que se llevó a cabo.
auxiliar

Página 84 de 356
H. FLUJOGRAMA
DERECHOS PERSONERIA
USUARIO
FUNDAMENTALES AUXILIAR
INICIO
Direccionamiento de todos los

Fallo de la
Tutela
Revisión de la
Documentación
Elaborar documento
Constancia del
de acuerdo al Decreto
Proceso
25 91, Art 52-53
FIN

Página 85 de 356
2.1.4 PROCEDIMIENTO: DDF – 4. Amparo de Pobreza (mediadores)
A. OBJETIVO: Asignar un abogado para que los represente ante un juzgado,

para inicio de demanda.
C. RELACIONES: Procedencia: Ventanilla única por parte del usuario que lo

solicite.
Salida: Elaboración del documento de Amparo de pobreza.

Virtual.

virtual.
Riesgos:
Controles:

intermediarios.

Página 86 de 356

Ventanilla única Direccionamiento de usuarios a la Dependencia

1
Derechos Primero debe verificar que la persona sea nivel

2
Fundamentales 1-2 máximo 3 en el Sisben
Debe traer dos testigos por escrito con dirección,

3 Usuario
teléfono, numero de la cedula.
Se elabora el documento basándose en el

Derechos artículo 160-161 código procedimiento civil
4
Fundamentales haciendo referencia al juzgado correspondiente
(laboral, reparto, familia reparto y civil reparto).
Se informa que debe llevarlo al palacio de

5
justicia
Personería
auxiliar

Página 87 de 356
H. FLUJOGRAMA
PERSONERIA
AUXILIAR
INICIO

Traer dos testigos por

Verificar que el usuario sea
escrito con dirección,
nivel 1,2 máximo 3 en el teléfono, numero de
Sisben la cedula.
Se elabora el documento
basándose en el Art 160-
161 C.P.C haciendo
referencia al juzgado
correspondiente
Información al usuario Constancia del

referente al documento Proceso
FIN

Página 88 de 356
2.1.5 PROCEDIMIENTO: DDF – 5. Impugnación Acciones de Tutela (falla)
A. OBJETIVO: Proteger los Derechos Fundamentales en caso de que la

Tutela sea negada.

solicite.
Salida: Elaboración de la Impugnación de Tutela.

Virtual.

virtual.
Riesgos:
Controles:

intermediarios.
Página 89 de 356

Direccionamiento de usuarios a la Dependencia de

1 Ventanilla única Derechos Fundamentales.
virtual
Derechos Revisar copia del fallo de la tutela y que cumplan

2
fundamentales con todos los documentos.
Realizar la impugnación a ese fallo, con su

3
respectiva documentación e información.
Hacerle saber al usuario que debe llevar el

4
documento al juzgado donde fallo la tutela.
Personería
auxiliar

Página 90 de 356
H. FLUJOGRAMA
PERSONERIA
AUXILIAR
INICIO
Direccionamiento de todos los Fallo de la

usuarios (ventanilla única) Tutela
Revisar el fallo de
la Acción de Tutela
Realización de
Impugnación del fallo
Información al Constancia del

usuario referente al Proceso
Documento
FIN

Página 91 de 356
2.1. PROCESO: DIVISIÓN FUNDAMENTALES - ATENCION AL CIUDADANO
2.1.6 PROCEDIMIENTO: DDF – 6. Seguimiento derecho de petición
A. OBJETIVO: Derecho a la información.

solicite.
Salida: Se remite con oficio de la personería a la entidad correspondiente.

Virtual.

virtual.
Riesgos:
ningún sustento jurídico y son reiterativos en las solicitudes
Controles:

intermediarios.

Página 92 de 356


1
Seguimiento al derecho de petición, remitiendo a la

entidad correspondiente con papelería membretada
Derechos
2 de la oficina, numero consecutivo, departamento
fundamentales
división fundamental 302 y el numero consecutivo
correspondiente, firmado por el funcionario
Informamos al usuario que ya se dio trámite a la

3
queja o reclamo a la entidad.
4 Una vez recibe la respuesta se le notificara.
Personería
auxiliar

Página 93 de 356
H. FLUJOGRAMA
DERECHOS FUNDAMENTALES PERSONERIA AUXILIAR
INICIO

Seguimiento al Derecho
de Petición
Remitiendo a la
entidad
correspondiente
Se informa al usuario
que ya se dio trámite
a la queja
Notifica la
Respuesta
Constancia del
proceso
FIN

Página 94 de 356
2.1.7 PROCEDIMIENTO: DDF – 7. Recursos en Reposición en Subsidio de

Apelación.
A. OBJETIVO: Proteger el derecho fundamental a un debido proceso.

solicite.
Salida: Elaboración del documento final.

Virtual.

virtual.
Riesgos:
Controles:

intermediarios.
Página 95 de 356


1
Derechos Revisar las pruebas de la respuesta negativa del

2
fundamentales usuario.
Se realiza un breve resumen de los hechos, se

explica por qué no está de acuerdo con la
3
determinación dada, basándose en el artículo 50 de
código contencioso administrativo.
4 Interponer el derecho a la defensa.
Informar al usuario que debe remitir el documento a

5
la entidad correspondiente.

6
auxiliar

Página 96 de 356
H. FLUJOGRAMA
DERECHOS FUNDAMENTALES PERSONERIA AUXILIAR
INICIO

Revisar las pruebas de la

respuesta negativa del
usuario
Se realiza un breve resumen

de los hechos, se explica por
qué no está de acuerdo
Informar al usuario que Constancia del

debe remitir el documento Proceso
a la entidad
FIN

Página 97 de 356
2.1.8 PROCEDIMIENTO: DDF – 8. Asesorías Jurídicas
A. OBJETIVO: Asesorar a la personas dependiendo de su necesidad (Familia,

Civil, Comercial, Laboral, Salud, Sisben, Pensión, Adulto Mayor).

solicite.
Salida: Indicar al usuario donde debe dirigirse.

Virtual.

virtual.
Riesgos:
Controles:


Página 98 de 356

intermediarios.

Ventanilla única Direccionamiento de usuarios a la Dependencia

1
No genera documento ya sea porque se

Derechos soluciona el problema por diferentes medios o
2
fundamentales porque no es competencia, entonces se remite
al área correspondiente.

Página 99 de 356
H. FLUJOGRAMA
DERECHOS FUNDAMENTALES
INICIO

SI
No es Atención Solucionar el
competencia al Usuario problema por
(se Remite) diferentes
NO
medios
FIN

Página 100 de 356
2.1 PROCESO: DIVISIÓN FUNDAMENTALES - RELACIONES CON OTRAS

ENTIDADES
2.1.9 PROCEDIMIENTO: DDF – 9. Manuales de Convivencia
A. OBJETIVO: Revisar todos los manuales de las instituciones públicas y

privadas de la ciudad.

solicite.
Salida: Institución Educativa correspondiente.

Virtual.

virtual.
Riesgos:
Controles:


Página 101 de 356

intermediarios.

Solicita a las instituciones educativas, allegar los

Derechos manuales de convivencia con el fin de verificar que
fundamentales si están cumpliendo con la ley general de
1
educación 115 de 1994 con la constitución política
de Colombia, el código de infancia, adolescentes y
el reglamento 1620 ley de convivencia escolar.
2 Estudiar y dar sugerencias para tomar en cuenta.
En caso de no estar al día se devuelve para sus

3
respectivas correcciones.
Se mira que cumplan con la reglamentación actual,

que se respete un debido proceso, defensa de los
4
derechos fundamentales de la constitución política
de Colombia.
Cuando el manual de convivencia este corregido se

5 le da la aprobación de este, por el ministerio
público.
Personería
auxiliar

Página 102 de 356
H. FLUJOGRAMA
INICIO
Solicitar a las Instituciones Educativas,

allegar los manuales de convivencia
Verificar que cumplan

con la Ley estipulada
Estudiarlos y dar
sugerencias de mejora
NO
Reglamentación
Se devuelve
Se aprueba Actual
para sus
Correcciones
SI
Constancia de la
Revisión y
corrección de los
Manuales
FIN

Página 103 de 356

ENTIDADES
2.1.10 PROCEDIMIENTO: DDF – 10. Capacitaciones
A. OBJETIVO: Capacitar a la comunidad en protección, promoción de los

Derechos Fundamentales.

solicite.
Salida: Capacitaciones a la Comunidad en general.
D. FORMATOS:
Listado de Asistencia (F – PGD – 002).

virtual.
Riesgos:
Controles:


Página 104 de 356

intermediarios.


1
Derechos Elaboración de oficios para la convocaría de las

2
fundamentales diferentes capacitaciones a realizar.
Realización de los talleres, diapositivas y folletos

3
del tema a socializar.
Acudir a la entidad o comunidad convocada para el

4
desarrollo de la actividad programada.

5
auxiliar

Página 105 de 356
H. FLUJOGRAMA
INICIO

Elaboración de oficios para la

convocaría de las diferentes
capacitaciones a realizar
Realizar (talleres,
diapositivas y folletos del
tema a socializar)
Acudir a la entidad
convocada para el desarrollo
de la actividad
Constancia de
Asistencia
FIN

Página 106 de 356
2.1 PROCESO: DIVISIÓN FUNDAMENTALES – RELACIONES CON OTRAS

ETRAS ENTIDADES
2.1.11 PROCEDIMIENTO: DDF – 11. Diplomado Personeros Estudiantiles
A. OBJETIVO: Capacitar a los personeros estudiantiles en Derechos

Humanos, para que ejerzan una buena labor.
C. RELACIONES: Procedencia: Convocatoria de los estudiantes.

Salida: Graduación de los estudiantes.
D. FORMATOS:
Listado de Asistencia (F – PGD – 002).

virtual.
Riesgos:
Controles:

intermediarios.

Página 107 de 356

Una vez elegidos los personeros estudiantiles, se

Derechos convocan para informales del diplomado, convenio
1 fundamentales con la Secretaria de Educación, la Edeq y la
Universidad la Gran Colombia esta última certifica
el diplomado.
2 Agenda de trabajos a realizaren, temas, asistencia.
Personería
auxiliar

Página 108 de 356
H. FLUJOGRAMA
INICIO
Cuando los Personeros

Estudiantiles ya están Ejercidos
Se convocan para el Diplomado
Cronograma de trabajo
Constancia del
Proceso
FIN

Página 109 de 356

ENTIDADES
2.1.12 PROCEDIMIENTO: DDF – 12. Elección de Junta Directiva Personero

estudiantil.
A. OBJETIVO: Elegir la Junta Directiva Personero estudiantil.
C. RELACIONES: Procedencia: convocatoria de los Personero Estudiantiles.

Salida: Elección de la junta Directiva.
D. FORMATOS:
Listado de Asistencia (F – PGD – 002)
Conformación de la Junta Directiva.

virtual.
Riesgos:
Controles:
encargado de la vigilancia de los usuarios que acuden a la entidad que nos

permitan brindar seguridad a los funcionarios de la división.

Página 110 de 356

intermediarios.

Una vez que son elegidos se convocan y se hace

una integración, para informarles que deben de
Derechos
1 tener propuestas para ser elegidos en los cargos
Fundamentales
de presidente, vicepresidente, secretario, fiscal y
vocal
Personería
auxiliar

Página 111 de 356
H. FLUJOGRAMA
INICIO
Se convocan a los
Personeros Elegidos
Se les hace una

Integración
Informarles que deben de tener

propuestas para ser elegidos
(presidente, vicepresidente,
secretario, fiscal y vocal)
Constancia del
FIN
Proceso

Página 112 de 356
2.1 PROCESO: DIVISIÓN FUNDAMENTALES-VICTIMAS
2.1.13 PROCEDIMIENTO: DDF – 13. Atención a victimas
A. OBJETIVO: Asistir a las víctimas en cumplimiento en lo estipulado en la

Ley 1448 de 2011 y sus Decretos reglamentarios.
B. DEPENDENCIA: División Derechos Fundamentales
C. RELACIONES: Procedencia: declaración

Salida: Entrega de la declaración a la unidad Victimas (UARIV)
D. FORMATOS: FUD (Formulario Único Declaración de solicitud de

inscripción en el registro único de Victimas RUV)
E. INFORMES: Se rinde informe mensual a la personería Auxiliar de las

actividades desarrolladas.
Riesgos:
No existe privacidad que garantice la confidencialidad de los usuarios.
Controles:
Ambiente privado.
intermediarios.

Página 113 de 356

Ventanilla única
1 Direccionamiento de los usuarios a la dependencia.
virtual
Victimas Entrevista previa para conocer la situación del
2
usuario y orientarlo sobre el proceso.
3 Identifican los hechos victimizantes a declarar.
4 Se rinde la declaración
Se entrega comprobante de la solicitud con su
5
respectivo consecutivo FUD.
Después se envían las Declaraciones de solicitud
de inscripción en el registro único de victimas
6
(RUV), después se entrega las declaraciones a la
unidad de victimas (UARIV).
Se hace remisión al ente territorial de la solicitud de
ayuda inmediata que manifiesta requerir el
7 declarante siempre y cuando se encuentre en las
condiciones de la Ley para acceder a esta ayuda y
la alcaldía, determina si la entregan o no.
UARIV Ellos deciden si la solicitud de registro es aceptada
8
o no.
Si la solicitud es aceptada y el ministerio público
conoce de este acto administrativo y considera que
9 Victimas la inclusión no se ajustó a lo establecido en la Ley
podrá recurrir la resolución y solicitar que no se
incluya a esa persona en el RUD.
10 Se archivan los procesos realizados.

Página 114 de 356
H. FLUJOGRAMA
VICTIMAS UARIV
INICIO
Direccionamiento del Usuario

(Ventanilla Única)
Entrevista previa con el

usuario
Identificar los hechos

victimizantes a declarar
Enviar declaraciones de Aceptar solicitud

solicitud en el RUV
Se Oponer si no cree
necesario
Se archivan
los
procesos
FIN

Página 115 de 356
2.1.14 PROCEDIMIENTO: DDF – 14. Información externa con entidades SNARIV

(sistema Nacional de atención y reparación integral a las victimas) y no SNARIV
de acuerdo la ruta establecida entre las entidades y conforme a los acuerdos de
cooficialidad suscrito.
A. OBJETIVO: Fortalecer y complementar los procedimientos de otras

entidades y los de la misma entidad.
B. DEPENDENCIA: División Derechos Fundamentales
C. RELACIONES: Procedencia: Solicitud verbal o escrita

Salida: Brindar la información por el medio más idóneo.
E. INFORMES: Se rinde informe a la entidad SNARIV cuando lo requieran.
Riesgos:
Violar acuerdos de confidencialidad y violar la privacidad e intimidad de las
víctimas.
Dejar de proporcionar la información necesaria y de beneficio para la
victima por garantizar la reserva.
Controles:
Tener un soporte que sustente la necesidad de brindar la información.

Victimas Solicitar y/o suministrar información para dar
1
trámite a otro procedimiento.
Se utiliza la información para lo requerido.
2
Se archivan los procesos de la información
3
solicitada.

Página 116 de 356
H. FLUJOGRAMA
VICTIMAS
INICIO
Solicitar información para dar

trámite a otro procedimiento
Utilizar la Información
requerida
Se archivan
los
procesos
FIN

Página 117 de 356
2.1.15 PROCEDIMIENTO: DDF – 15. Participación efectiva de las víctimas.
A. OBJETIVO: Ejercer la secretaria técnica de la mesa Municipal de víctimas.
B. DEPENDENCIA: División Derechos Fundamentales, División Penal
C. RELACIONES: Procedencia: Ley 1448 y el Decreto 4800 del 2011

Salida: conformación de la mesa Municipal de Victimas
D. FORMATOS: Inscripción de las organizaciones de victimas

Formato Acta de Reunión y/o Comitè (F - PGD – 001)
Listado de Asistencia (F – PGD – 002)
E. INFORMES: Se rinde informe en la mesa de justicia transicional y cuando

alguna entidad SNARIV lo requiera.
Riesgos:
No dar cumplimiento a las disposiciones legales frente a la participación
efectiva de las víctimas.
Controles:
Garantizar la participación efectiva de las victimas dando cumplimento a las
leyes que regulan el tema y a las directrices de entidades relacionadas.
intermediarios.

Página 118 de 356


Victimas Realizar las inscripciones de las organizaciones
1
de víctimas del nivel municipal.
Realizar las elecciones de los representantes de
2
las víctimas de la mesa Municipal.
3 Conformar la mesa municipal de víctimas
Convocar a las reuniones de la mesa de
4
víctimas y levantar la respectiva acta.
Ejercer la secretaria técnica de la mesa de
5
justicia transicional.
Fortalecer las organizaciones de víctimas por
6 medio de capacitaciones, acompañamientos
entre otros.
7 Archivar los procesos realizados.

Página 119 de 356
H. FLUJOGRAMA
VICTIMAS
INICIO
Realizar las Inscripciones de las

organizaciones de Victimas
Realizar las Elecciones de los

representantes
Conformar la Mesa Municipal
Realizar Acta de la
reunión
Ejercer la secretaria técnica de la

mesa de justicia transicional
Fortalecer las organizaciones de

victimas
Se archivan
los
procesos
FIN

Página 120 de 356
2.1.16 PROCEDIMIENTO: DDF – 16. Participación de los subcomités de justicia

transicional.
A. OBJETIVO: Asistir a las víctimas en cumplimiento en lo estipulado en la

Ley 1448 de 2011 y sus Decretos reglamentarios.
B. DEPENDENCIA: División Derechos Fundamentales, División Penal
C. RELACIONES: Procedencia: ley 1448 y el decreto 4800 del 2011

Salida: Asistencia al comité
E. INFORMES: No existen informes para este procedimiento.
Riesgos:
Inasistencia por la parte de la personería Municipal con un funcionario
idóneo.
Controles:
Agendar y cumplir con las fechas de los comités.
intermediarios.

Página 121 de 356

Victimas Invitación de la entidad que convoca el
1
subcomité.
Confirmar asistencia y asistir en la fecha, hora y
2 lugar programado.
3 Se archiva de acuerdo a la normatividad.
FLUJOGRAMA
VICTIMAS
INICIO
Invitación de la entidad que

convoca el subcomité
Confirmar asistencia
Se archiva de
acuerdo a la
normatividad
FIN

Página 122 de 356
2.2 PROCESO: DIVISIÓN PENAL – Asistencia del Ministerio Público en el

Sistema Penal Acusatorio (Ley 906 del 2004, Constitución Política de Colombia)
2.2.1 PROCEDIMIENTO: DP – 1. Allanamiento y Registro
A. OBJETIVO: Velar en cuanto no se vulnere ningún Derecho Fundamental en

esta diligencia.
B. DEPENDENCIA: División Penal
C. RELACIONES: Procedencia: Fiscalía, CTI y SIJIN.

Salida: Posesión del cargo.
D. FORMATOS: No existe formato alguno para este procedimiento.
E. INFORMES:
Durante el proceso de hace un acta de todo lo que se hace y se encuentre
y la firma todos los interesados.
se rinde un informe mensual dirigido a la personería auxiliar.
Riesgos:
Que se presente un riesgo para la vida de las personas que participan en el
allanamiento por la peligrosidad que representa las personas que se les
hace este, además el sitio por ser alejados del perímetro de la urbano de la
cuidad y zonas de alta criminalidad.
Que el funcionario que asista a esas audiencias tenga la capacidad para
intervenir como Ministerio Publico en este Sistema.
Controles:
Que el funcionario del Ministerio Público cuando asista a estos registros y
allanamientos se le debe brindar seguridad.
Hacer capacitaciones para preparar al funcionario correspondiente.
Ventanilla única Direccionamiento a la Dependencia de División

1
virtual Penal.

Página 123 de 356
Se hace la Revisión en el Allanamiento de Bienes

inmuebles, que este acorde a lo estipulo en los
Artículos 220 y 221 y siguientes del código de
2
División Penal procedimiento penal, para que no se vulnere ningún
Derecho Fundamental de las personas
perjudicadas con este Allanamiento.
cualquier irregularidad que se encuentre la debe de

3 manifestar el funcionario del ministerio público ante
el juez de control de garantía
La participación del Ministerio Público queda en

4 audios en la misma audiencia en la oficina Judicial
del sistema penal acusatorio
Personería Paso Final Acta de Asistencia a las audiencias y

5
Auxiliar Personería Auxiliar.

Página 124 de 356
H. FLUJOGRAMA
DIVISION PENAL JUEZ PERSONERÍA

AUXILIAR
INICIO
Ventanilla Única
virtual
Si
Revisión
Allanamiento Juez de control de
de Bienes garantía
Inmuebles (Irregularidades)
NO
Audios en la misma
audiencia en la oficina
judicial del sistema
penal acusatorio
Acta de Asistencia a
las audiencias
FIN

Página 125 de 356

2.2.2 PROCEDIMIENTO: DP – 2. Imputación de cargos
A. OBJETIVO: Vigilar que la imputación realizada por la fiscalía sea la acorde

al factor factico del hecho.
C. RELACIONES: Procedencia: la Fiscalía.

Salida: Termina con una sanción o una preclusión.
D. FORMATOS: Estadística de audiencias del nuevo Sistema penal acusatorio

(Ley 906 del 2004).
E. INFORMES: Se rinde un informe mensual dirigido a la personería auxiliar.
Riesgos:
La enemistad que se puede causar por la intervención del Ministerio Público
a la parte afectada (indiciado, imputado o acusado), cuando el concepto es
desfavorable a ellos.
Controles:
Protección policial.

1
virtual Penal.
El Funcionario del Ministerio Público debe estar

2 atento a la imputación que haga el fiscal
División Penal basándose en el delito del indiciado.

Página 126 de 356
Revisar que esté acorde con las circunstancias

de tiempo modo y lugar en el que se produjo el
3
hecho, tal como lo estipulan los artículos 286 y
siguientes del código de procedimiento penal
Paso final acta de asistencia a la Imputación de

Personería cargos.
5
Auxiliar
H. FLUJOGRAMA
DIVISION PENAL PERSONERÍA AUXILIAR
INICIO
Ventanilla Única virtual
Revisar la imputación que haga

el fiscal basándose en el delito
del indiciado
Revisar que esté acorde Acta de Asistencia a

(tiempo modo y lugar) en el la imputación de
que se produjo el hecho cargos
FIN

Página 127 de 356

2.2.3 PROCEDIMIENTO: DP – 3. Medida de Aseguramiento
A. OBJETIVO: Privar de la libertad a la persona que no puede vivir en

sociedad.
C. RELACIONES: Procedencia: la Fiscalía.

Salida: Abalando o no abalando la decisión de la Fiscalía.

(Ley 906 del 2004)
Riesgos:
La enemistad que se puede causar por la intervención del Ministerio Público
a la parte afectada (indiciado, imputado o acusado), cuando el concepto es
desfavorable a ellos.
La falta de funcionarios para que haga cobertura a todas las Audiencias del
Sistema Penal Acusatorio.
Controles:
Nombramiento de uno o dos funcionarios más para el Sistema Penal
Acusatorio.

1
virtual Penal.

Página 128 de 356
Es la solicitud que hace el fiscal o el representante

de las victimas solicitando medida de
2 aseguramiento en sitio carcelario en contra del
División Penal indiciado tal como lo estipula el artículo 306 y 308
y siguientes del código de procedimiento penal.
El ministerio público avala o no la solicitud de

3
medida de aseguramiento del fiscal.
Personería Paso final acta de asistencia.

4
Auxiliar
H. FLUJOGRAMA
INICIO
Ventanilla Única
virtual
Avala o no la solicitud de Acta de

medida de asistencia
aseguramiento
FIN

Página 129 de 356

2.2.4 PROCEDIMIENTO: DP – 4. Legalización
A. OBJETIVO: Vigilar que la persona privada de la libertad no se le haya

vulnerado ningún derecho Fundamental y Constitucional.
C. RELACIONES: Procedencia: Fiscalía


(Ley 906 del 2004)
Riesgos:
La enemistad que se puede causar por la intervención del Ministerio
Público a la parte afectada (indiciado, imputado o acusado), cuando el
concepto es desfavorable a ellos.
Controles:
Acusatorio.

1
virtual Penal.

Página 130 de 356
Es cuando se captura a la persona en la comisión

de un hecho ilícito tal como lo establece el artículo
301 del código de procedimiento penal y el agente
2 de ministerio público debe velar por el
División Penal procedimiento de esta captura tal como reza en el
artículo 302 y 303 del código de procedimiento
penal
Si nota alguna irregularidad en una vulneración de

un derecho fundamental debe de manifestarla en
3 forma verbal en la audiencia ante el juez de
control de garantía e interponer en la misma
audiencia los recursos de ley.

4
Auxiliar

Página 131 de 356
H. FLUJOGRAMA

AUXILIAR
INICIO
Ventanilla Única
virtual
Velar por el procedimiento de

la captura tal como reza en el
artículo 302 y 303 del código
de procedimiento penal
Si
Irregularidad
(vulneración Juez de control de
de los garantía (Verbal)
Derechos
Fundamental
es)
NO
Acta de asistencia FIN

Página 132 de 356

2.2.5 PROCEDIMIENTO: DP – 5. Acusación
A. OBJETIVO: Vigilar que la persona (Indiciada, Imputada y Acusada) no se le

haya vulnerado ningún derecho Fundamental y Constitucional.

D. FORMATOS:
Escrito de Acusación
Estadística de audiencias del nuevo Sistema penal acusatorio (Ley 906 del
2004).
Riesgos:
Controles:
Acusatorio.

Página 133 de 356

1
virtual Penal.
Es aquella audiencia en la cual el fiscal acusa

formalmente al imputado de la comisión de un
2 hecho delictivo tal como se estipulo en los
División Penal artículos 336 y siguientes del código de
procedimiento penal
Aquí en esta audiencia el agente del Ministerio

Público debe de manifestar la incompetencia el
3
impedimento, recusación y posibles nulidades que
afecten el desarrollo normal de la audiencia
Personería Paso final Acta de asistencia.

4
Auxiliar

Página 134 de 356
H. FLUJOGRAMA

AUXILIAR
INICIO
Ventanilla Única
virtual
Acompañamiento en la
acusación formal al
imputado de la comisión
de un hecho delictivo.
Si
Manifestar la
incompetencia,
impedimento, Juez de control de
recusación y garantía (Verbal)
posibles
nulidades
NO
Acta de asistencia FIN

Página 135 de 356

Sistema Penal Acusatorio (Ley 906 del 2004, Constitución Política de Colombia).
2.2.6 PROCEDIMIENTO: DP – 6. Preparatorio

haya vulnerado ningún Derecho Fundamental y Constitucional.
C. RELACIONES: Procedencia: Fiscalía.


(Ley 906 del 2004).
E. INFORMES: Se rinde un informe mensual dirigido a la Personería Auxiliar.
Riesgos:
Controles:
Acusatorio.

1
virtual Penal.
2 División Penal Esta audiencia tiene por objetivo principal

descubrir y anunciar todas las pruebas de la
Página 136 de 356
fiscalía y de la defensa que se van a desarrollar y

practicar en el juicio oral tal como lo estipulan los
artículos 355 y siguientes del código de
procedimiento penal
El ministerio público si tiene alguna prueba la

3 puede solicitar, su función principal es garantizar
el debido proceso de las partes.

4
Auxiliar
H. FLUJOGRAMA
VENTANILLA PERSONERIA
DIVISION PENAL
UNICA AUXILAR
INICIO
Ventanilla Única Asistir a la

virtual Audiencia
Puede solicitar
pruebas
Garantizar el Acta de
debido proceso
Asistencia
de las partes
FIN

Página 137 de 356
2.2 PROCESO: DIVISIÓN PENAL – Asistencia del ministerio público en el sistema

penal acusatorio (ley 906 del 2004, constitución política de Colombia).
2.2.7 PROCEDIMIENTO: DP – 7. Juicio Oral y público.
A. OBJETIVO: Intervenir en forma activa en el análisis de las pruebas

practicadas en el Juicio para dar el respectivo concepto.

Salida: Cuando se da el concepto por parte del Ministerio Público en el
juicio Oral solicitando al Juez absolución o Condena al acusado.

(Ley 906 del 2004).
Riesgos:
Controles:
Acusatorio.
1 Ventanilla única Direccionamiento a la Dependencia de División

Página 138 de 356
virtual Penal.
Es aquella audiencia en la cual se decide la suerte

del acusado es decir, donde se le va a condenar o
2 División Penal se le va a absolver de lo que se le acusa, allí se
practicara y decepcionarán todos los testigos de la
fiscalía y de la defensa
El funcionario debe de estar atento a cada una de

esas pruebas y debe de interrogar a los testigos
de lo que dejo de preguntar algunas de las partes
3 y debe presentar en forma oral sus alegatos de
conclusión, está estipulado en el artículo 366 y
siguientes de la ley 906 de 2004.

4
Auxiliar

Página 139 de 356
H. FLUJOGRAMA
INICIO
Ventanilla Única
virtual
El funcionario debe de
estar atento a cada una de
las pruebas
Interrogar a los
testigos
Presentar en forma Acta de asistencia

oral sus alegatos de
conclusión
FIN

Página 140 de 356

2.2.8 PROCEDIMIENTO: DP – 8. Preclusión

haya vulnerado ningún derecho Fundamental y Constitucional.


(Ley 906 del 2004).
Riesgos:
Controles:
Acusatorio.

1
virtual Penal.

Página 141 de 356
En esta audiencia el fiscal solicita al juez de

conocimiento la preclusión de la investigación o
2 del proceso tal como lo estipula los artículos
División Penal 331 y siguientes del código de procedimiento
penal.
El ministerio publico avala o no la solicitud de

3
preclusión (oponer).

4
Auxiliar
H. FLUJOGRAMA
PERSONERIA
DIVISION PENAL FISCAL
AUXILIAR
INICIO
Ventanilla Única
Virtual
Asistencia Solicita al juez de

conocimiento la
Ministerio Público
preclusión de la
investigación
SI
Avala o se
opone
NO Acta de
Asistencia
FIN

Página 142 de 356

2.2.9 PROCEDIMIENTO: DP – 9. Preacuerdo
A. OBJETIVO: Vigilar que la persona (Indiciada, Imputada, Acusada y Victima)

no se le haya vulnerado ningún derecho Fundamental y Constitucional.


(Ley 906 del 2004).
Riesgos:
Controles:
Acusatorio.

1
virtual Penal.

Página 143 de 356
Es aquella audiencia en la cual se hace un

preacuerdo entre el fiscal y la defensa para minorar
la pena tal como lo estipula el artículo 348 del
2 código de procedimiento penal. El funcionario del
División Penal ministerio público debe de vigilar que ese
preacuerdo no vulnere el principio de legalidad del
debido proceso

3
Auxiliar
H. FLUJOGRAMA
INICIO
Ventanilla Única
virtual
Debe de vigilar que los Acta de

preacuerdos no vulnere el
asistencia
principio de legalidad del
debido proceso.
FIN

Página 144 de 356

2.2.10 PROCEDIMIENTO: DP – 10. Principio de oportunidad
A. OBJETIVO: Vigilar que la persona (Indiciada, Imputada, Acusada y Victima)

no se le haya vulnerado ningún derecho Fundamental y Constitucional.


(Ley 906 del 2004).
Riesgos:
Controles:
Acusatorio.

Página 145 de 356
virtual Penal.
En esta audiencia el fiscal renuncia a la

investigación y se suspende e interpone a la
2
División Penal persecución penal tal como lo estipula el artículo
321 y siguientes del código de procedimiento pena
El funcionario del ministerio público debe de estar

3 atento para que no se vulnere el debido proceso del
principio de legalidad.

4
Auxiliar
H. FLUJOGRAMA
INICIO
Ventanilla Única
virtual
Debe de estar atento a

que no se vulnere el Acta de
debido proceso del
asistencia
principio de legalidad.
FIN

Página 146 de 356
2.2 PROCESO: DIVISIÓN PENAL – Asistencia del Funcionario del ministerio

público a las audiencias realizadas en el sistema de responsabilidad penal para
adolescentes (ley 1098 2006).
2.2.11 PROCEDIMIENTO: DP – 11. Asistencias a las audiencias, allanamientos,

legalización, imputación y solicitud de internamiento.
A. OBJETIVO: Vigilar que la persona menor infractor o víctima no se le haya

vulnerado ningún derecho Fundamental y Constitucional.


(Ley 906 del 2004).
Riesgos:
Controles:
Acusatorio.

Página 147 de 356

1
virtual Penal.
se debe tener en cuenta la legalización de la

2 captura, imputación e internamiento preventivo,
División Penal que no se vulnere el debido proceso
El funcionario del ministerio público debe de

3
tener conocimiento de la ley 1098 2006.

4
Auxiliar
H. FLUJOGRAMA
INICIO
Ventanilla Única
Virtual
Vigilar que no se vulnere el

debido proceso (legalización Acta de
de la captura, imputación e asistencia
internamiento preventivo)
FIN

Página 148 de 356
2.2 PROCESO: DIVISIÓN PENAL – Asesorar y orientar a los usuarios que llegan
a la personería en materia penal
2.2.12 PROCEDIMIENTO: DP – 12. Realización del respectivo documento al

usuario en la solución del problema (Amparo de pobreza, Derecho de Petición,
Acción de Tutela, Recursos, Etc.).
A. OBJETIVO: Saber orientar Jurídicamente al usuario.
C. RELACIONES: Procedencia: Ventanilla Única

Salida: Orientación y la documentación realizada.

Virtual.
Riesgos:
Que no exista personal preparado para brindar una buena asesoría y
orientación al usuario.
La falta de funcionarios para asesorar a los usuarios.
Controles:
Estudiar y actualizarse en base de la normatividad vigente.
Acusatorio.

1
virtual Penal.
Orientar y asesorar a los usuarios de algún

2 División Penal
problema penal que tengan.

Página 149 de 356
Si es necesaria la realización de un oficio o

3
derecho de petición se le elabora.
Personería Constancia del proceso.

4
Auxiliar
H. FLUJOGRAMA
INICIO
Ventanilla Única
Virtual
Orientar y asesorar a
los usuarios de algún
problema penal.
Si es necesario se
realiza (oficio o derecho Constancia del
de petición). proceso
FIN

Página 150 de 356
2.2 PROCESO: DIVISIÓN PENAL – ASISTENCIA MINISTERIO PUBLICO
2.2.13 PROCEDIMIENTO: DP – 13. Asistir como Ministerio Público a los

reconocimientos fotográficos y en filas de personas llevadas a cabo por el CTI y
SIJIN.
A. OBJETIVO: velar que la víctima en forma voluntaria y libre señale a la

persona correcta.
C. RELACIONES: Procedencia: CTI y SIJIN.
Salida: Firma del acta.
D. FORMATOS:
Acta de reconocimiento fotográfico
Acta de reconocimiento en fila de personas.
Riesgos:
Controles:
Acusatorio.
Ventanilla Única Direccionamiento a la Dependencia de División

1
Virtual Penal.
Es aquella actividad en la cual la victima señala en

2 forma voluntaria y libre a la persona que cometió un
División Penal hecho delictivo. Estipulado en el artículo 252 del

Página 151 de 356
código de procedimientos penales
El funcionario del ministerio público debe velar por

que la persona que vaya a señalar al indiciado
3
acusado no esté presionada por ninguna de las
partes.
4 Firma del Acta.

5
Auxiliar
H. FLUJOGRAMA
INICIO
Ventanilla Única
Virtual
Velar por que la persona

que vaya a señalar al
indiciado acusado no esté
presionada
Firma del Acta Constancia del

proceso
FIN

Página 152 de 356
2.2 PROCESO: DIVISIÓN PENAL – ASISTENCIA MINISTERIO PUBLICO
2.2.14 PROCEDIMIENTO: DP – 14. Asistir como Ministerio Público en la

destrucción y pesaje de sustancias alucinógenas incautadas por el CTI, SIJIN y
Fiscalía. Estipulado por la Ley 906 del 2004.
A. OBJETIVO: Velar por que la sustancia destruida sea la que

verdaderamente se incautó.
C. RELACIONES: Procedencia: CTI O SIGIN.

D. FORMATOS: Acta de destrucción de sustancias alucinógenas.
Riesgos:
Falta de ética del funcionario en caso de pérdida o extravío de los
elementos incautados.
Controles:
Acusatorio.
Tener idoneidad y responsabilidad de sus funciones a cargo.

Página 153 de 356

1
virtual Penal.
Esta actividad de pesaje y sustancias

alucinógenas se da cuando la SIJIN o el CTI y la
2 fiscalía incauta gran cantidad de sustancias, este
División Penal pesaje debe de hacerse en presencia del indiciado
y del ministerio público
pesar la droga para saber qué cantidad da y se

3 hace la respectiva acta que es remitida a la
fiscalía
Debemos de estar atentos que la sustancia

4
incautada sea la misma que se va a pesar.
Se debe de destruir una vez pesada la sustancia y

legalizada por la fiscalía se destruye en presencia
5
del funcionario del ministerio público es decir se
quema.

6
Auxiliar

Página 154 de 356
H. FLUJOGRAMA
INICIO
Ventanilla Única
Virtual
Estar atentos que la

sustancia incautada sea
la misma que se va a
pesar
Estar presente en el
momento de la quema de
la droga incautada
Constancia del
Firma del Acta proceso
FIN

Página 155 de 356
2.2 PROCESO: DIVISIÓN PENAL – Vigilar el debido proceso.
2.2.15 PROCEDIMIENTO: DP – 15. Revisar y firmar los procesos que cursan en

las Fiscalías locales para Archivo. Estipulados en la Ley 906 del 2004
A. OBJETIVO: Intervenir cuando sea necesario en defensa del Principio de

Legalidad.
C. RELACIONES: Procedencia: Fiscalía.
Salida: Firma del Archivo
Riesgos:
Controles:
Acusatorio.

1
virtual Penal.
La notificación de archivo se hace por los

fiscales locales cuando no haya mérito para
seguir con la investigación o cuando se concilia
2 División Penal
o se desiste, el fiscal profiere una resolución de
archivo el cual es notificada a la víctima o
denunciante y ministerio público
Si el funcionario está de acuerdo con el

3 argumento del archivo lo firma o si no se utiliza
el recurso contra el archivo.

Página 156 de 356

4
Auxiliar
H. FLUJOGRAMA
PERSONERIA
DIVISION PENAL
AUXILIAR
INICIO
Ventanilla Única
Virtual
Notificación de
Archivo (Fiscal)
SI
Avala el
argumento
del Archivo
NO
Firma Recurso contra

el Archivo
Constancia del
Proceso
FIN

Página 157 de 356
2.2.16 PROCEDIMIENTO: DP – 16. Revisar y firmar las Tutelas que cursan en los
juzgados penales de garantía, jueces penales de adolescentes y juzgados penales
municipales. Estipulados en la ley 906 del 2004
A. OBJETIVO: Interponer los recursos cuando sea necesario la para vigilancia

del Principio de Legalidad.
C. RELACIONES: Procedencia: Los juzgados penales de garantía, Jueces

Penales de adolescentes, Juzgados penales municipales.
Salida: Firma del Documento.
D. FORMATOS: Proceso de tutela.
Riesgos:
Controles:
Acusatorio.

Página 158 de 356
virtual Penal.
Son aquellas tutelas que son asignadas por

reparto a los jueces penales de garantía, a los
municipales y a los de infancia y adolescencia,
2
División Penal una vez la fallan esa sentencia es notificada al
ministerio público y contra esta sentencia
proceden los recursos.

3
Auxiliar
H. FLUJOGRAMA
DIVISION PENAL PERSONERIA AUXILIAR
INICIO
Ventanilla Única
Virtual
Fallan la sentencia es
notificada (juez)
Proceden los Constancia del

recursos Proceso
FIN

Página 159 de 356
2.2.17 PROCEDIMIENTO: DP – 17. Asistir como Ministerio Público a los consejos

de Disciplina que se realizan en las Cárceles de Armenia. Ley 1709 del 20 enero
2014) ley 65 93.
A. OBJETIVO: Intervenir cuando sea necesario interponiendo los recursos y

las constancias que sean necesarios para vigilar el Principio de Legalidad.
C. RELACIONES: Procedencia: Las Cárceles (INPEC)

D. FORMATOS: Acta del consejo de Disciplina.
Riesgos:
La falta de funcionarios para asistir al consejo de Disciplina que se realizan
en las Cárceles de Armenia
Controles:
Acusatorio.

1
virtual Penal.
El Funcionario del Ministerio Público acude a los

consejos de disciplina que se programan en las
2 División Penal
cárceles de Armenia, las cuales son celebradas
cada 15 días.
3 allí se califica la conducta de los internos que se

da en mala, buena, regular y ejemplar de

Página 160 de 356
acuerdo sus comportamientos
se avala las solicitudes de traslado que hacen los

internos, permiso de 72 horas si se cumple con la
4
tercera parte de la pena impuesta, se sancionan
a los internos que han cometido alguna falta
Se resuelven los recursos que se han

5 interpuesto, todo esto de acuerdo a la ley 65 93 y
la ley 1709 del 2014.
Cada consejo está integrado por 6 personas y se

6 toman las decisiones finales de acuerdo a la
mayoría de ellas.

7
Auxiliar
H. FLUJOGRAMA
DIVISION PENAL PERSONERIA AUXILIAR

Página 161 de 356
INICIO
Ventanilla Única
Virtual
Acudir a los consejos de

disciplina (cada 15 días)
Calificar la conducta de
los Internos
NO
Abalar la
solicitud de
traslados y
Permisos
SI
Cumple con la Sancionar a

tercera parte los internos
de la pena que han
impuesta cometido
alguna falta
Constancia del
Resolver los recursos que Proceso
se han interpuesto
FIN
Tomar las decisiones
finales de acuerdo a la
mayoría de ellas (consejo)

Página 162 de 356
2.3 PROCESO: DIVISIÓN VIGILANCIA ADMINISTRATIVA Y JUDICIAL -

DISCIPLINARIO
2.3.1 PROCEDIMIENTO: DVAJ – 1. Proceso Disciplinario Etapa I
A. OBJETIVO: Verificar la ocurrencia de la conducta, si es o no constitutiva

de falta Disciplinaria y el posible o los posibles autores.
B. DEPENDENCIA: División Vigilancia Administrativa y Judicial.
C. RELACIONES: Procedencia: La instalación de la queja.

Salida: La providencia que decide la indagación preliminar.
D. FORMATOS: Auto (auto administrativo), Declaraciones, Citaciones.
E. INFORMES: Se rinde un informe trimestral a la Personería Auxiliar y se

rinde un informe anual a la Contraloría Municipal, adicionalmente a la
Procuraduría cuando sea requerido.
Riesgos:
Vencimiento de los términos por acumulación de Funciones.
El Funcionario que instruye el proceso sea objeto de corrupción interna o
externa.
La falta de personal.
Controles:
Un software que sistematice todos los procesos.
Auditorias de control interno.
Contratar el personal suficiente.

Recepción de la Queja:
Vigilancia Se recibe la queja por escrito o de forma verbal.
1 Administrativa y Viene del usuario, de oficio por remisiones de otras
Judicial entidades.
Sale con el reparto.
Radicación Quejas Disciplinarias:
2
Se radica la queja de forma manual en el libro
Página 163 de 356
radicador de los procesos disciplinarios.

Cuando es por remisión proviene del despacho del
Personero y cuando es verbal proviene del
funcionario que recibió la queja.
Estudio Previo:
Análisis y/o requerimientos de información de ser
necesario. Puede suceder:
Auto Inhibitorio: cuando los hechos son
presentados de manera inconcreta, difusa,
irrelevantes y de imposible ocurrencia.
Auto Remisorio por Competencia: cuando no es
Competencia de la Personería se remite a la
3
entidad competente.
Auto avocando el conocimiento y/o Auto
Apertura de indagación preliminar: Actuación por
medio de la cual se asume la competencia para
adelantar el proceso.
En los dos primeros se comunica al quejoso y en el
último caso además se notifica al implicado si
existiere.
Citaciones para la Declaración Testimonial: son
4 enviadas al quejoso o testigo del hecho.
Declaración Testimonial: Declaración bajo juramento
5 acerca de la verificación de ciertos hechos, se hace de
forma escrita, se recepciona por el funcionario instructor.
6 Citación Versión Libre: son enviadas al implicado.
Versión Libre y Espontánea: la versión de los hechos del
7 implicado, se puede hacer en forma verbal ante el
funcionario instructor o en forma escrita.
Solicitud de Documentos o de Información: Producción
8 intelectual y Digitación del escrito.
Visita especial o inspección: Esta visita se realiza
9 de forma eventual según la necesidad de dicha
prueba dentro del proceso.
Solicitud de Peritaje: Esta prueba se realiza de
10 forma eventual y de ser requerida dentro del
proceso.
Análisis de las pruebas en la indagación preliminar:
Evaluación de pruebas del proceso.
Si con el análisis de la pruebas se determina que
11
amerita continuar con el proceso sigue en la etapa
2, en caso de que no lo amerite se proyecta un
Auto de Archivo Definitivo.

Página 164 de 356
H. FLUJOGRAMA
INICIO
ETAPA I
Recepción de la Queja por

escrito o verbal
Radicación de la Queja
Disciplinaria
Auto Inhibitorio
Auto Remisorio Estudios Previos
Entidad
competente Auto Apertura de
indagación preliminar Comunica al
Quejoso
Comunica al
Comisiones y
Quejoso
Notificaciones
FIN
FIN

Página 165 de 356
H. FLUJOGRAMA
ETAPA I
1
Citaciones para la Citación Versión Solicitud de Visita especial o Solicitud de

Declaración Libre Documentos o de inspección peritaje
Testimonial Información
Declaración Versión Libre y

Testimonial Espontánea
SI
Auto de
Análisis
ETAPA II Archivo FIN
de las
Definitivo
pruebas
NO

Página 166 de 356

DISCIPLINARIO
2.3.2 PROCEDIMIENTO: DVAJ – 2. Proceso Disciplinario Etapa II
A. OBJETIVO: Verificar la ocurrencia de la conducta, si es o no

constitutiva de falta disciplinaria, si el grado de responsabilidad del
presunto autor y las circunstancias de modo, tiempo y lugar en que se
dieron los hechos.
B. DEPENDENCIA: División Vigilancia Administrativa y Judicial
C. RELACIONES: Procedencia: Auto de Apertura de investigación

Disciplinaria.
Salida: Providencia de fondo que resuelve la investigación.

Riesgos:
El funcionario que instruye el proceso sea objeto de corrupción interna o
externa.
Controles:

Auto de Apertura de investigación Disciplinario:
1 Elaboración de providencia para indicar el inicio de
la investigación Disciplinaria.
Notificaciones y Comunicaciones: Elaboración de
2 documento de notificación al implicado y comunica
la quejoso y al procurador general de la nación.

Página 167 de 356

4 enviadas al quejoso o testigo del hecho.
Declaración Testimonial: Declaración bajo
5 juramento acerca de la verificación de ciertos
hechos, se hace de forma escrita.
Citación Versión Libre: son enviadas al implicado.
6
Versión Libre y Espontánea: la versión de los
7
hechos del implicado, se hace de forma escrita.
Solicitud de Documentos o de Información:
8
Producción intelectual y Digitación del escrito.
9
de forma eventual según la necesidad del caso.
Solicitud de Peritaje: Esta visita se realiza de forma
10
eventual según la solicitud del caso.
Prorroga: se realiza en caso de práctica de pruebas
11
por la mitad del término (eventual).
Auto Cerrando investigación: Es una providencia
12 que determina el Cierre de la Etapa probatoria de la
Investigación.
Evaluación de la Investigación Disciplinaria:
examinar las pruebas del proceso.
Si se determina que el material probatorio no
es suficiente para formular pliego de cargos
o que el mismo se demuestra que se emite
13
Auto de Archivo definitivo.
Si se determina que el material es suficiente
para generar pliego de cargos se realiza esta
acción como lo indica la etapa III A
continuación

Página 168 de 356
H. FLUJOGRAMA
ETAPA II Auto De Apertura de
INICIO Investigación Disciplinario
Comunicaciones y
Notificaciones
Citaciones para la Citación Versión Solicitud de Visita especial o Solicitud de

Declaración Libre Documentos o de inspección peritaje
Testimonial Información (Eventual) (Eventual)
Declaración Versión Libre y

Testimonial Espontánea
Prorroga de Investigación (por

falta de práctica de pruebas)
Eventual
1 Auto de Cierre
Investigación

Página 169 de 356
H. FLUJOGRAMA
ETAPA II
1
SI
Auto de
Evaluación de Comunicación y
ETAPA III Archivo
la investigación Notificación FIN
Definitivo
Disciplinaria
NO

Página 170 de 356

DISCIPLINARIO
2.3.3 PROCEDIMIENTO: DVAJ – 3. Proceso Disciplinario Etapa III
A. OBJETIVO: Buscar una responsabilidad disciplinaria por la comisión de

una falta de objeto de reproche disciplinario.
B. DEPENDENCIA: División Vigilancia Administrativa y Judicial.
C. RELACIONES: Procedencia: formulación de pliegos de cargos

Salida: el fallo de primera instancia

Riesgos:
externa.
Controles:

Proyecto Formulación pliego de Cargos:
Elaboración de Acto Administrativo que Precede la
1
Imposición de sanciones mediante resolución
Independiente.
Citación para Notificación personal: Se Elabora un
2
Oficio Citando al Implicado.
Notificación Personal: poner en conocimiento del
3
Implicado la Providencia respectiva.
5 Auto Decretando pruebas en los descargos: Es una
Página 171 de 356
providencia que ordena la práctica de las pruebas

solicitadas por los implicados o de oficio
6
enviadas al quejoso o testigo del hecho.
8
9
Solicitud de Peritaje: Esta visita se realiza de forma
10
eventual según la solicitud del caso.
Auto Cerrando Etapa probatoria en descargos y
11 corriendo traslado para presentar alegatos de
conclusión.
Comunicación al Implicado del traslado para
12
alegatos de conclusión.
Constancia de Remisión expediente a despacho
para Fallo de primera instancia.
13 -providencia por la cual se profiere fallo de primera
instancia
14 Comunicación al Quejoso y Procurador.

Notificación personal al implicado del fallo del
15
primera Instancia.

Página 172 de 356
H. FLUJOGRAMA INICIO
ETAPA III
Proyecto Formulación
pliegos de Cargos
Citación para Notificación

Personal
Notificación Personal
Auto Decretando
Pruebas y Descargos
Citación para Solicitud información Visita Especial o Solicitud de Peritaje

Declaración Testimonial Inspección

Página 173 de 356
H. FLUJOGRAMA
ETAPA III 1
Auto Cerrando Etapa Probatoria en

Descargos y corriendo Traslado para
presentar alegatos de conclusión
Comunicación al Implicado del

Traslado para alegatos de
conclusión
Constancia de Remisión
Expediente a Despacho para Fallo
primera Instancia
Proyecto primera Instancia
Notificación Personal del FIN

Comunicación al Quejoso y
Fallo de primera Instancia
Procurador

Página 174 de 356

DISCIPLINARIO
2.3.4 PROCEDIMIENTO: DVAJ – 4. Auto Aceptado recurso de Apelación.
A. OBJETIVO: Dar trámite al recurso.
B. DEPENDENCIA: Vigilancia Administrativa y Judicial.
C. RELACIONES: Procedencia: Auto.

Salida: remisión del expediente a la segunda instancia.
D. FORMATOS: Auto, Oficio, Comunicación y Remisión.
E. INFORMES: Se rinde un informe de forma periódica en donde se

manifiestan la cantidad de procesos que se han adelantado.
Riesgos:
externa.
Controles:

Vigilancia Auto aceptando Recurso de Apelación: Elaboración
Administrativa y de providencia aceptando recurso de Apelación
1
Judicial presentado bien sea por el quejoso o por el
implicado.
Oficio remisorio del expediente: Realización de
documento que remite el expediente al despacho
2
del Personero Municipal para que se surta
segunda instancia.

Página 175 de 356
H. FLUJOGRAMA
VIGILANCIA ADMINISTRATIVA Y JUDICIAL
INICIO
Auto aceptando Recurso

de Apelación
Oficio Remisorio del

expediente
FIN

Página 176 de 356
2.3 PROCESO: DIVISIÓN VIGILANCIA ADMINISTRATIVA Y JUIDICIAL -

DISCIPLINARIO
2.3.5 PROCEDIMIENTO: DVAJ – 5. Despacho Comisorio
A. OBJETIVO: Apoyo en la práctica de pruebas a oficinas de control

disciplinario interno de diferentes sedes.
B. DEPENDENCIA: Vigilancia Administrativa y Judicial
C. RELACIONES: Procedencia: La comisión ordenada por la oficina de

control interno de otras entidades.
Salida: La Remisión de actuaciones realizadas.
D. FORMATOS:
Citaciones, notificación personal y oficios de diferente índole
dependiendo del caso en particular.
Actas de conciliación, constancias de no conciliación y constancia de
archivo.
E. INFORMES: Se rinde un informe de forma periódica en donde se

Riesgos:
Controles:

Práctica de pruebas por funcionario comisionado:
Vigilancia Se realizan las prácticas de las pruebas cuando se
1 Administrativa y comisiona al Personero Municipal otra Oficina de
Judicial Control Disciplinario Interno o la Procuraduría
General de la Nación.
Radicación del despacho comisorio en forma
2
manual
3
enviadas al quejoso o testigo del hecho.
Página 177 de 356

5 Citación Versión Libre: son enviadas al implicado.
Versión Libre y Espontánea: la versión de los

6
hechos del implicado, se hace de forma escrita.
7
8
9 Citación de Notificación: son enviadas al Implicado
Diligencia de Notificación: cuando el implicado

10 asiste a la personería y se realiza un oficio o
constancia de que fue notificado.
Oficio remisorio de las pruebas practicadas a la
11
oficina de origen

Página 178 de 356
H. FLUJOGRAMA INICIO
Práctica de pruebas por

funcionario comisionado
Oficio Remisorio del

expediente
Citación para Citación Versión Libre Solicitud información Visita Especial o Citación de
Declaración Testimonial Inspección Notificación
Espontanea
Declaración
Versión Libre y
Testimonial
Espontánea
Oficio Remisorio de las

pruebas practicadas

Código:
Fecha: 12/07/2012
PROCEDIMIENTOS DE LA PERSONERIA
Versión: 001
MUNICIPAL DE ARMENIA Página 179 de 356
2.4 PROCESO: CONCILIACIÓN
2.4.1 PROCEDIMIENTO: CC – 1. Centro de Conciliaciones (Civil, Familia,

Penal y comercial)
A. OBJETIVO: solucionar conflictos, conciliar y agotar el requisito de

procedibilidad de la ley 640 de 2001.
B. DEPENDENCIA: Derechos Fundamentales.
C. RELACIONES: Procedencia: solicitud de audiencia

Salida: por acta de conciliación, constancia de no conciliación o archivo.
D. FORMATOS:
Formato solicitud conciliación (F - CC – 001)
Citaciones, notificación personal y oficios de diferente índole
dependiendo del caso en particular.
Actas de conciliación, constancias de no conciliación y constancia de
archivo.
E. INFORMES: se rinde un informe de forma periódica en donde se

Riesgos:
Que el solicitante abandone el proceso sin presentar desistimiento
alguno por escrito, ya que genera un desgaste por parte de la
dependencia y dificulta el normal desarrollo y la secuencia con la que se
llevan a cabo los demás procesos.
Controles:
Después de varias citaciones y oficios dirigidos al solicitante, si este
hace caso omiso a los diferentes requerimientos por parte de la
dependencia se procede a enviar un último documento en donde se le
manifiesta que deben presentarse dentro de los 5 días siguientes al
recibo de la misma, o se entenderá que desiste de la solicitud y se
procede al archivo.
1 Direccionamiento de usuarios a la Dependencia de Centro

Ventanilla única

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
virtual de Conciliaciones.
Centro de Se asesora el usuario con el fin de establecer si el asunto

2
Conciliaciones por el que se acude es objeto de audiencia de conciliación.
Una vez se establece que el asunto por el cual se consulta

si se pueda adelantar por este despacho, se procede a
3
hacer la entrega de la correspondiente solicitud, cuyo
formato es único de solicitud (F - CC – 001).
Cuando el usuario allega a la personería la solicitud en

4 mención se realiza la correspondiente radicación y se le
asigna el número de proceso.
Posteriormente se le realiza una llamada telefónica al

solicitante con el fin de darle a conocer por este medio la
posible fecha de la celebración de la audiencia y si está de
5
acuerdo se deja esta fecha como definitiva. Se avisa que
se debe acercar a las instalaciones tanto por su citación
como la del solicitado con su respectivo traslado.
Cuando la persona se encuentra en la entidad recogiendo

Usurario y centro de los documentos enunciados anteriormente, se realiza la
6
conciliaciones. respectiva notificación personal la cual debe firmar tanto el
usuario como la persona que hizo entrega de él.
Cuando el usuario se acerca por la citación se le hace

7 entrega del traslado del solicitado para que lo envíe por
correo certificado.
Al solicitado se le hace llegar por correo certificado con no

8 menos de 8 días de antelación, el correspondiente traslado
Centro de del proceso con su citación.
conciliaciones
9 Día de la audiencia.
Si solo viene una de las partes se procede a realizar la

Solicitante o
correspondiente constancia de no realización de audiencia
10 solicitado y centro
que ira firmada por la parte asistida y el abogado
de conciliaciones
conciliador.
Centro de Si no asiste ninguno la constancia ira firmada solo por la

12
Conciliaciones conciliadora.
Se le concede un término de 3 días hábiles a la parte que

13
no asistió para que presente excusa.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
Solicitado o Si presenta la escusa dentro del término se procede a fijar

14
solicitante nueva fecha para lo cual se citan nuevamente las partes.
Si en la segunda citación tampoco asiste y no presenta

15
escusa se realizara la constancia de no comparecencia.
16 Si no presenta escusa
Solicitante y centro Si fue la parte solicitante quien no allego excusa, se

17
de Concitaciones. entiende que no está interesado en seguir con el proceso.
Centro de Se archiva
18
Conciliaciones.
Si es la parte solicitada quien no asistió y no allego excusa

Centro de
se realiza una constancia de no comparecencia, la cual se
19 Conciliaciones y
entrega a la parte solicitante en aras de que pueda iniciar
solicitada
su proceso judicial ante la justicia ordinaria y se archiva
Si llega la fecha de la audiencia y no asiste la parte

Centro de convocada se procede a hacer la respectiva constancia de
20
Conciliaciones. no realización de la audiencia, la cual se le entregaría a la
parte asistida
Centro de Si concilian, se levanta un acta de conciliación la cual

21
Conciliaciones presta merito ejecutivo y hace tránsito a cosa juzgada
Si no concilian se levanta una constancia de conciliación

con la cual podrán acudir a la jurisdicción ordinaria en el
22
caso que la solicitud de audiencia haya sido para agotar el
requisito de procedibilidad de la ley 640 del 2001
23 En ambos casos se archiva y se registra en internet

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA
VENTANILLA USUARIOS (SOLICITANTE,

CENTRO DE CONCILIACIONES
UNICA SOLICITADO)
F
INICIO
Recepción de Asesoramiento al usuario Formato Único de

usuario esclarecer si es objeto de Solicitud
Audiencia
Radica y se asigna
número de proceso
Fecha celebración de Notificación

Audiencia (Telefónica)
Elaboración de
Citación
Enviar al Solicitante
(correo Certificado)
AUDIENCIA
NO
Asistencia Constancia de no
completa Realización
SI
NO
Presentación
escusa
SI
Constancia de no
Comparecencia
2
1
3

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
CENTRO DE USUARIOS (SOLICITANTE,

VENTANILLA UNICA
CONCILIACIONES SOLICITADO)
1 2 3
AUDIENCIA 2
NO
Asistencia Constancia de no
completa Realización
SI
SI
Presentación
escusa
NO
Constancia de no
Comparecencia
CONCILIACION
NO
Hay Constancia de no
conciliación Conciliación
SI
Acta de Conciliación la cual

presta merito ejecutivo y
hace tránsito a cosa juzgada
Archiva y
registra en
internet
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
El proceso de Gestión Contable y Financiera se desarrollara bajo el principio de

eficiencia, permitiendo garantizar los ingresos y racionalizar los gastos, sin
reducir los niveles de calidad de los servicios prestados.
Será de vital importancia la administración financiera la cual debe garantizar la
disponibilidad de recursos para el cumplimiento de las metas trazadas.
El Presupuesto de la Personería Municipal de Armenia será generado
manteniendo todos los parámetros y condiciones establecidas en la
normatividad que lo rige, igualmente el proceso de Gestión de Recursos a
cargo de la Dirección Financiera estará enmarcado en los principios de eficacia,
eficiencia y economía, garantizando la disponibilidad de los bienes y servicios
que permitan mejorar el desempeño de los procesos de la entidad.
La Gestión Contable de la Personería Municipal estará enmarcada en las normas
y disposiciones legales vigentes, en especial las expedidas por la Contaduría
General de la Nación.
Los procesos de contratación de la entidad estará enmarcado en el
cumplimiento de las normas constitucionales, legales y reglamentarias vigentes
y se desarrollará de conformidad con lo establecido en el Manual de
Contratación que la entidad adopte.
El proceso de talento humano de la entidad deberá lograr que los procesos
cuenten con personal competente, con base en la educación, formación,
habilidades y experiencia apropiadas.
El proceso de gestión documental será el soporte del Sistema de Gestión de
Calidad y será un proceso transversal a la organización que se implementara
acorde con las disposiciones legales vigentes así como también en lo
relacionado con la ley general de archivo.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
3.1 PROCESO: DIRECCION FINANCIERA
3.1.1 PROCEDIMIENTO: PDF – 1. Elaboración de proyecto de presupuesto
A. OBJETIVO: Aprobación del Presupuesto de gastos de Funcionamiento

de la Entidad para cada Vigencia.
B. DEPENDENCIA: Dirección Financiera
C. RELACIONES: Procedencia: Secretaria de Haciendo Municipio
D. FORMATOS: No se han establecido formatos estandarizados en el

desarrollo de este procedimiento.
Riesgos:
Que no se apruebe el presupuesto para la vigencia
Controles:
Realización del reporte
G. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

Secretaria de Reporte presupuestal secretaria de hacienda
1
hacienda
Concejo Determinar aumento salarial de la planta de
2
municipal personal
División Proyectar prestaciones sociales y seguridad social
3
financiera
Proyección demás gastos de servicios personales
4
indirectos
5 Proyección de gastos generales
Envió de este documento a la secretaria para
6
inclusión en el proyecto de acuerdo
Alcaldía de Socialización n el concejo municipal del proyecto
7
armenia
Concejo Asistencia a debates
8
municipal
Dirección Una vez aprobado liquidarlo a través de acto
9
financiera administrativo
Implementación del plan de anual mensualizado de
10
caja
Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA
DIRECCION FINANCIERA ALCALDIA DE ARMENIA
INICIO
Reporte Presupuestal Secretaria de Hacienda

Municipal
Proyectar prestaciones sociales y Determinar aumento salarial de

seguridad social la planta de personal (concejo
municipal)
Proyectar demás gasto de

servicios personales indirectos
Proyectar gastos generales
Enviar documento a la secretaria

Socialización en el concejo
de hacienda para inclusión en el
municipal del proyecto
proyecto
Liquidación a través de acto Asistencia a debates

administrativo
Implementación del plan anual

mensualizado de caja
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
3.1.2 PROCEDIMIENTO: PDF – 2. Movimiento presupuestal mensual.
A. OBJETIVO: Ejecución presupuestal mensual de gastos para el

Funcionamiento de la Entidad mensual.
D. FORMATOS: Ejecución del presupuesto de la entidad (formato creado

en Excel).
E. INFORMES: No se rinde informes en este procedimiento.
RIESGOS:
Que no sea ejecutado el presupuesto mensual

CONTROLES:
Formatos de ejecución de presupuesto de la entidad

Dirección Crear hoja de trabajo de rubro presupuestal
1
Financiera liquidado por el acto administrativo
Apropiación de los recursos mediante los
2
certificados de disponibilidad.
Mitigar gastos que inciden en la entidad por cada
3
rubro.
Cierre mensual mediante el cual se determina valor
4
ejecutado, saldo disponible y comprometido
Control de formatos de la ejecución del presupuesto
5
de la entidad mediante formato diseñado en Excel.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA
DIRECCION FINANCIERA
INICIO
Crear hoja de trabajo de rubro

presupuestal liquidado
Apropiar recursos mediante los

certificados de disponibilidad
Mitigar gastos que inciden en la

entidad por cada rubro
Cierre mensual
Control de formatos de la ejecución

del presupuesto de la entidad
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
3.1.3 PROCEDIMIENTO: PDF – 3. Modificación Presupuestal.
A. OBJETIVO: Realizar Ejecuciones mensuales, Base de datos

Presupuestal en Programa Excel, visto bueno personero a través de
acto administrativo.

E. INFORMES: No se rinde informes en este procedimiento.

Riesgos:
Que no se apruebe el presupuesto para la vigencia
Controles:
Realización del reporte

División Análisis de rubros que requieren traslados
1
financiera presupuestales
Verificación de excedentes presupuestales
2
disponibles en cada rubro.
Despacho Acto administrativo donde se formaliza los
3
Personero traslados (créditos y contra créditos)
Dirección Aplicación de traslados en las hojas de trabajo,
4
Financiera aplicando a cada rubro afectado.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA
DIRECCION FINANCIERA DESPACHO PERSONERO
INICIO
Analizar los rubros
Verificar los excedentes Formalizar los traslados

presupuestales disponibles (créditos y contra créditos)
Aplicación de traslados
en las hojas de trabajo
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
3.1.4 PROCEDIMIENTO: PDF – 4. Plan Anual Mensualizado de Caja PAC
A. OBJETIVO: Contar con los recursos económicos para los gastos de

funcionamiento de la Entidad.
C. RELACIONES: Procedencia: dirección financiera


Riesgos:
Que nos e cumpla a cabalidad el plan mensualizado de caja
Controles:
Plan anual mensualizado de caja

Durante los Primeros días del mes de Enero se
Despacho
1 envía a la Secretaría de Hacienda el Plan Anual
Personero
Mensualizado de Caja para cada vigencia.
Durante los Primeros tres días de cada mes se
envía un oficio a la Secretaría de Hacienda,
2
solicitando la transferencia del PAC programado
del mes.
Se consulta telefónicamente el número de cuenta
Dirección asignada en el área de Presupuesto y Contabilidad
3
Financiera del Municipio. Y posteriormente a la tesorería para
constatar el giro del cheque
Se retira el cheque por parte de un funcionario de
Tesorería
4 la Entidad, el cual debe llevar copia de la Cedula
Municipal
de Ciudadanía y sello de la Entidad.
Se consigna el Cheque en INDEQUI y expiden una
5 INDEQUI
nota crédito a favor de la Entidad.
Dirección Se efectúa el registro contable y presupuestal de
6
Financiera dicho ingreso.
Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA
DIRECCION FINANCIERA OTRAS DEPENDENCIAS

INICIO
Enviar a la Secretaría de Hacienda

el Plan Anual Mensualizado
(Despacho Personero)
Se consulta el número de cuenta Oficio solicitando la

asignada y a la tesorería para transferencia del PAC
constatar el giro del cheque
Retirar el cheque por parte de un

funcionario de la Entidad
(Tesorería Municipal)
Efectuar el registro contable

y presupuestal de dicho Se consigna el Cheque en INDEQUI
ingreso
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
3.1.5 PROCEDIMIENTO: PDF – 5. Elaboración y pago de nómina personal de

planta.
A. OBJETIVO: Ejecución presupuestal para el pago oportuno del personal

de planta.
C. RELACIONES: Procedencia: Secretaria de Haciendo Municipio.

E. INFORMES: No se rinde informe para este procedimiento.
Riesgos:
Que no sea realice el pago al personal
Controles:
Soporte del formato de pago de nomina
Registro de comprobante de egreso

Personería Admisión de Novedades de Personal en
Auxiliar, materia de vacaciones, ingresos, retiros,
Entidades incapacidades, suspensiones, descuentos de
1
Crediticias, nómina, embargos etc.
Cooperativas,
Juzgados.
Dirección Elaboración e impresión de la nómina
2
Financiera aplicando las deducciones requeridas.
Despacho de Revisión y visto bueno por parte del ordenador
3
Personero del gasto
Dirección Expedición de Disponibilidad, registro
4
Financiera presupuestal y Orden de pago.
Despacho Oficio Ordenando transferencia.
5
Personero
Dirección Recepción y revisión de cheques solicitados.
6
Financiera
7 Elaboración, registro e impresión del
Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
Comprobante de Egreso en el Programa

Contable.
Pago y firma del formato de nómina manejado
8
por la Entidad.
Registro Presupuestal del gasto en hojas de
9
trabajo de los rubros afectados.
H. FLUJOGRAMA
DIRECCION FINANCIERA PERSONERO
INICIO
Elaboración de nómina aplicando Revisión por parte del

las deducciones requeridas ordenador del gasto
Expedición de Disponibilidad,
registro presupuestal y Orden de
pago.
Oficio Ordenando
transferencia
Recepción y revisión de cheques

solicitados
Elaboración, registro e impresión

del Comprobante de Egreso
Pagar y firmar el formato de

nómina
Registro Presupuestal del

gasto
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
3.1.6 PROCEDIMIENTO: PDF – 6. Pago a Contratistas
A. OBJETIVO: Pagos Oportunos a Contratista
C. RELACIONES: Procedencia: Dirección Financiera

E. INFORMES:
Riesgos:
Que no se realice el pago a contratista
Que se realicen desembolso indebidos
Controles:
Conciliaciones bancarias
Desprendibles de pago

Recepción de actas de Vigilancia y Control, dentro
Personaría
1 de los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del
Auxiliar
mes.
Despacho Liquidación de honorarios o servicios de cada
2
Personero Contratista.
Dirección Orden de giro por parte del ordenador del gasto.
3
Financiera
Elaboración, registro e impresión del Comprobante
4
de Egreso en el Programa Contable.
Registro Presupuestal del gasto en la hoja de
5
trabajo del rubro afectado.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA

INICIO
Recepción de actas de Vigilancia y

Control (Personería Auxiliar)
Orden de giro por parte del Liquidación de honorarios o

ordenador del gasto (Despacho servicios (Personero)
Personero)
Elaboración, registro e impresión

del Comprobante de Egreso
Registro Presupuestal del gasto

en la hoja de trabajo del rubro
afectado
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
3.1.7 PROCEDIMIENTO: PDF – 7. Pago Proveedores
A. OBJETIVO: Pagos oportunos a Proveedores

Riesgos:
Que no se realice el pago a contratista
Que se realicen desembolso indebidos
Controles:
Conciliaciones bancarias
Desprendibles de pago

Proveedor de Contar con factura o cuenta de cobro que
1
bienes y servicios cumpla con los requisitos de ley.
Dirección Adjuntar al Contrato con todos sus anexos.
2
Financiera
Solicitar recibido a satisfacción del bien o
3 servicio, por parte del funcionario que ejerce la
vigilancia y control.
Liquidar el valor a pagar aplicando los
4
descuentos de Ley y Expedir la Orden de pago.
5 Revisión y visto bueno ordenador del gasto
6 Elaboración del cheque.
7 Elaboración y registro Comprobante de Egreso
8 Entrega de cheque

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA
INICIO
Factura o cuenta de cobro que

Adjuntar al Contrato con todos cumpla con los requisitos de ley.
sus anexos (Proveedor d Bienes y servicios)
Solicitar recibido a
satisfacción del bien o
Servicio
Liquidar el valor a pagar
Revisión y visto bueno

ordenador del gasto
Elaboración del cheque
Elaboración y registro
Comprobante de Egreso
Entrega de cheque
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
3.1.8 PROCEDIMIENTO: PDF – 8. Pago de servicios públicos.
A. OBJETIVO: Realizar el pago oportuno de los servicios públicos de la

entidad.
C. RELACIONES: Procedencia: Secretaria de Haciendo Municipio.

Riesgos:
Que no se realice el pago oportuno de cada servicio publico
Controles:
Registro de pago de factura

Recepción de Recepción y revisión facturas
Servicios
1
documentos Público
Dirección Expedición de Certificado de Disponibilidad,
2
Financiera Registro Presupuestal y Orden de pago
3 Elaboración de Cheque
4 Elaboración Comprobante de Egreso
5 Cancelación de la obligación

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA
INICIO
Recepción y revisión facturas

Servicios Público
Expedición de Certificado de
Disponibilidad, Registro
Presupuestal y Orden de pago.
Elaboración de Cheque
Elaboración
Cancelación de los servicios

públicos.
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
3.1.9 PROCEDIMIENTO: PDF – 9. Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
A. OBJETIVO: Expedir Certificados de Disponibilidad Presupuestal

confiables y oportunos.

E. INFORMES:
Riesgos:
Que se modifiquen los montos en beneficios de terceros
Controles:
Registro en libros de las solicitudes y de las expediciones

Despacho Solicitud de Disponibilidad por parte del Ordenador
1
Personero del gasto.
Dirección Verificación de Disponible Presupuestal en el rubro
2
Financiera a afectar.
Si no hay disponible presupuestal, se procede a
3 efectuar análisis de excedentes y se efectúan
traslados a través de acto administrativo.
Registro en hojas de trabajo de acto administrativo
4
(Traslados presupuestales)
Si hay disponible Presupuestal, se procede a
asignar un consecutivo en el libro de control de
5
disponibilidades.(Teniendo en cuenta Fecha, rubro
y valor)
Se elabora e imprime El CDP (Certificado de
6
Disponibilidad Presupuestal)
Registro de Disponibilidad Presupuestal en hojas
7
de trabajo por rubro.
Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
8 Entrega del CDP
H. FLUJOGRAMA

INICIO
Efectuar análisis de
excedentes y traslados
NO
Solicitud de
Registro en hojas de trabajo
Disponibilidad
(Traslados presupuestales)
Asignar un consecutivo en el SI
libro de control de
disponibilidades
Se elabora e imprime El CDP

(Certificado de Disponibilidad
Presupuestal)
Registro de Disponibilidad
Entrega del CDP
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
3.1.10 PROCEDIMIENTO: PDF – 10. Registro Presupuestal en Contratos.
A. OBJETIVO: Expedición de registros Oportunos
C. RELACIONES: Procedencia: DIRECCION FINANCIERA

E. INFORMES:
Riesgos:
Controles:

Personería Solicitud de Registro Presupuestal con su soporte
1 Auxiliar (Contrato firmado y legalizado, con información
datos personales del Contratista.
Asignación de Consecutivo en libro de Control de
Dirección
2 Registros (Teniendo en cuenta rubro, fecha de
Financiera
inicio, información personal y valor).
3 Elaboración e impresión de Registro Presupuestal.
Entrega del Registro Presupuestal junto con el
4
Contrato.
Registro de documento en las hojas de trabajo y
5
base datos de Contratistas.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA
DIRECCION FINANCIERA PERSONERIA AUXILIAR
INICIO
Asignación de Consecutivo en Solicitud de Registro

libro de Control de Registros Presupuestal
Elaboración e impresión
de Registro Presupuestal
Entregar el Registro
Presupuestal junto con
el Contrato
Registro de documento en
las hojas de trabajo
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
3.1.11 PROCEDIMIENTO: PDF – 11. Registro Presupuestal cuentas en

general (Proveedores bienes y servicios, servicios públicos, Arrendamientos,
Caja menor, Viáticos, Nomina, Prestaciones, Seguridad Social etc.)
A. OBJETIVO: Expedición de registros Oportunos

E. INFORMES:
Riesgos:
Controles:

Una vez expedido el CDP (Certificado de
Dirección Disponibilidad Presupuestal), se procede a la
1
Financiera asignación del consecutivo en el libro de Control de
Registros.
2 Elaboración e impresión de Registro Presupuestal.
Registro de documento en las hojas de trabajo por
3
rubro.
4 Se adjunta a la cuenta cancelada.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA
INICIO
Una vez expedido el CDP se

asigna del consecutivo en el
libro de Control de Registros.
Elaboración e impresión de
Registro Presupuestal.
Registro de documento en las

hojas de trabajo por rubro.
Se adjunta a la cuenta
cancelada.
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
3.1.12 PROCEDIMIENTO: PDF – 12. Comisión de Estudios
A. OBJETIVO: Pago oportuno de la inscripción o matrícula del Programa

Académico.

E. INFORMES:
Riesgos:
Controles:
Revisión a los registros de inscripción de los programas académicos

Personería Recepción de Acta del Comité de capacitación
1 Auxiliar-talento donde se aprueba la Comisión de estudios.
humano
Dirección Expedición de Certificado de Disponibilidad y
2
Financiera Registro Presupuestal
Despacho Acto administrativo donde se ordena el gasto
3
Personero
Dirección Inscripción del Servidor Público al Programa
4
Financiera académico.
institución Expedición de factura y documentos legales por
5
Educativa parte de la Institución educativa.
Dirección Liquidación del pago aplicando los descuentos de
6
Financiera Ley.
7 Giro Institución Educativa o capacitadora.
8 Elaboración de Comprobante de Egreso.
9 Pago o Consignación a la Institución Educativa.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA
DIRECCION FINANCIERA PERSNERO
INICIO
Recepción de Acta del Comité de

capacitación (Personería Auxiliar)
Acto administrativo donde se

Expedición de Certificado de
ordena el gasto
Disponibilidad y Registro
Presupuestal
Inscripción del servidor Público
Liquidación del pago aplicando

los descuentos de Ley
Elaboración de Comprobante de
Egreso
Pago o Consignación a la
Institución Educativa
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
3.1.13 PROCEDIMIENTO: PDF – 13. Presentación de Informes trimestrales al

Ente de Control
A. OBJETIVO: Presentación oportuna de la Rendición de la cuenta.

E. INFORMES:
Informe CGN (Contaduría General de la Nación)
Informe de ejecución presupuestal ingresos Contraloría Municipal
Riesgos:
Que se presenten a destiempo
Controles:
Revisión de las fechas de presentación de los informes

Dirección Cierre presupuestal del mes.
1
Financiera
2 Extracción de saldos de cada rubro presupuestal.
Traslado de saldos de ejecución, compromisos,
3 modificaciones presupuestales al formato de
Ejecución presupuestal.
4 Actualización de la Ejecución de ingresos del mes.
5 Diligenciamiento de formatos.
Impresión de los informes (Ejecución Presupuestal
6
de gastos y Ejecución de ingresos)
7 Revisión informe Señor Personero Municipal.
Despacho Enviar el Informe al Ente de Control.
8
Personero

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA

INICIO
Cierre presupuestal del mes
Extracción de saldos de cada

rubro presupuestal.
Traslado de saldos de ejecución,

compromisos, modificaciones
Presupuestales
Actualización de la Ejecución de
ingresos del mes
Diligenciamiento de formatos
Revisar el informe
Impresión de los informes
Enviar el informe al Ente de

control
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
3.1.14 PROCEDIMIENTO: PDF – 14. Presentación de Informes trimestrales

contaduría general de la Nación y copia para el Ente de Control.

E. INFORMES:
Riesgos:
Controles:

Dirección Cierres contables del mes
1
Financiera
2 Impresión Balance de Prueba del trimestre.
Elaboración de formatos CGN2005,01 Y
3 CGN2005,02, de notas contables y del FUT
(Formato Único Territorial).
Diligenciamiento de formatos CGN2005,01 Y
4
CGN2005,02, FUT (Formato Único Territorial)
5 Validación de la información en el CHIP
6 Impresión de formatos.
Despacho Revisión y firma del Representante Legal y
7
Personero Financiero.
Presentación Informe en medio impreso y
Dirección
8 magnético a la Secretaria de Hacienda del
Financiera
Municipio para la consolidación.
Se envía copia a la Contraloría Municipal de
9
Armenia.
Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA

INICIO
Cierres contables del mes
Impresión Balance de Prueba del

trimestre
Elaboración de formatos y
Diligenciarlos
Validación de la información en
el CHIP
Revisión y firma del

Impresión de formatos Representante Legal y
Presentación Informe en
medio impreso y
magnético (Contraloría)
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
3.1.15 PROCEDIMIENTO: PDF – 15. Presentación de Informes trimestrales

contaduría general de la Nación y copia para el Ente de Control.

E. INFORMES:
Riesgos:
Controles:

Dirección Cierres contables del mes
1
Financiera
Establecer costos de Personal de cada trimestre de
2 acuerdo a formato e Ítems establecidos por la
Contraloría General.
Diligenciar formatos de Personal y costos con la
3
información extraída (Trimestral)
Elaborar Ejecución Presupuestal de gastos
4
(mensual)
Elaborar Ejecución Presupuestal de ingresos
5
(mensual)
Impresión de los tres reportes y grabar en medio
6
magnético
Oficio Remisorio a la División de Presupuesto del
7
Municipio.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA
INICIO
Cierres Presupuestales del mes
Establecer costos de Personal
Diligenciar formatos de Personal y

costos con la información extraída
Elaborar Ejecución Presupuestal

de gastos y de ingresos
Impresión de los tres reportes y grabar

en medio magnético consolidación.
Oficio Remisorio a la División de

Presupuesto del Municipio
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
3.1.16 PROCEDIMIENTO: PDF – 16. Información Medios Magnéticos DIAN
A. OBJETIVO: Presentación oportuna Información medios magnéticos.

E. INFORMES: Medios Magnéticos DIAN
RIESGOS:
CONTROLES:
Revisión de Presentación de los Medios magnéticos de la entidad

Impresión libros auxiliares de las cuentas de
Dirección
1 retención en la fuente del año inmediatamente
Financiera
anterior. Con información de terceros.
Verificar si la información en el sistema de cada
tercero se encuentra completa para diligenciar el
2
formato de medios magnéticos (No Cedula, RUT,
Dirección)
Si no está completa se debe acudir a los Contratos
3
para extractar la información.
Solicitar a la DIAN o en la página WEB de la DIAN
4
el formato actualizado
5 Diligenciar el formato y validarlo.
Presentación del Informe en formato electrónico a
6
través del MUISCA.
Expedición de acuse de recibo por parte de la
7 DIAN
DIAN.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA
INICIO
Impresión libros auxiliares de las

cuentas de retención en la fuente
Verificar si la información se
encuentra completa para diligenciar
el Formato
Acudir a los Contratos para extractar

a información.
Solicitar a la DIAN el formato

actualizado
Diligenciar el formato y validarlo
Presentación del
Informe
Expedición de recibo por

parte de la DIAN
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
3.1 PROCESO: DIRECCION FINANCIERA - PRESENTACIÓN INFORME

ANUAL DE RENDICIÓN DE LA CUENTA
3.1.17 PROCEDIMIENTO: PDF – 17. Presentación oportuna y con información

fidedigna que permita su verificación por el Ente de Control.

E. INFORMES: Informe de rendición de la cuenta
Riesgos:
Controles:

Dirección Cierres del año (Contables y Presupuestales)
1
Financiera
Diligenciamiento de Formatos establecidos por el
2 Ente de Control relacionados con la División
Financiera.
Elaboración reportes anexos a la rendición de la
cuenta según Resolución 048 de 2002 (Estados
3
Contables, Notas a los Estados Financieros, Plan
de Compras y su ejecución
Coordinación con el Despacho y Personería
4
Auxiliar para consolidar la información.
Despacho Firma de los Formatos por parte del Representante
5
Personero Legal.
Envío de la Información en medio impreso y
6
Magnético al Ente de Control.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA
DIRECCION FINANCIERA PERSONERO

INICIO
Cierres del año (Contables

y Presupuestales)
Diligenciamiento de
Formatos
Elaboración reportes anexos a la

rendición de la cuenta
Coordinación con el Despacho y Personería

Firmar los Formatos
Auxiliar para consolidar la información
Envío de la Información en
medio impreso y Magnético
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
3.1.18 PROCEDIMIENTO: PDF – 18. Giro Recaudo Estampillas

E. INFORMES: No hay Informes
Riesgos:
Que no se realice el giro
Controles:
Revisión de giros
Conciliación bancaria

Al finalizar el mes imprimir libros auxiliares de las
Dirección
1 cuentas donde se registra las retenciones por
Financiera
concepto de estampillas.
Efectuar revisión de terceros y valores retenidos
2
para conciliar su correspondencia.
3 Giro de cheque.
4 Elaboración de Comprobante de Egreso
Elaboración relación de estampillas que contenga
5 (Fecha, No Comprobante, Nombre Sujeto
Retención, Concepto, valor bruto, valor retenido)
Consignación a la Entidad recaudadora y
reclamación de la Estampilla si la Entidad es
6 Hospital Departamental o Gobernación del Quindio
y recibo de consignación cuando se trate de
recaudos para el Municipio de Armenia.
7 Se adhiere estampilla a la relación y se perfora.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA
INICIO
Imprimir libros auxiliares de las

cuentas
Efectuar revisión de terceros y valores

retenidos
Giro de cheque
Elaboración de Comprobante de
Egreso
Elaboración relación de estampillas
Consignación a la Entidad
recaudadora y reclamación de la
Estampilla
Se adhiere estampilla a la relación

y se perfora
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
3.1.19 PROCEDIMIENTO: PDF – 19. Giro Retenciones en la fuente por

concepto de Renta, IVA y CREE y retenciones de Industria y Comercio ICA
A. OBJETIVO: Declaraciones y Pagos oportunos obligaciones tributarias
D. FORMATOS: Formato de la DIAN
Riesgos:
Que no se realice el giro
Controles:
Revisión de giros
Conciliación bancaria

Dirección Cierre del mes.
1
Financiera
Impresión de libro auxiliar de las cuentas donde se
2 registran los descuentos por retenciones en la
fuente.
Conciliación de valores retenidos y terceros para
3
verificar su correspondencia.
Elaboración de Declaración tributaria mensual sea
4 de retenciones en la fuente o de Retenciones por
Industria y Comercio
Firmas de las Declaraciones por parte del
5
Representante Legal.
6 Giro de cheque o pago electrónico
8 Presentación y pago Declaraciones Tributarias.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA
INICIO
Cierre del mes
Impresión de libro auxiliar de

las cuentas
Conciliación de valores retenidos y

terceros para verificar su
correspondencia
Elaboración de Declaración
tributaria mensual
Firmas de las Declaraciones
Giro de cheque o pago electrónico
Se Elaboración de
Presentación y pago
Declaraciones Tributarias
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
3.1.20 PROCEDIMIENTO: PDF – 20. Causación Prestaciones sociales y

Seguridad Social.
A. OBJETIVO: Contar con unas obligaciones y balances ajustados a la

realidad.
D. FORMATOS:
Riesgos:
Controles:
Revisión de Causaciones y registros contables

Al finalizar el mes se calcula las prestaciones y la
Dirección
1 seguridad social del mes inmediatamente anterior,
Financiera
con base en la nómina cancelada.
Se imprime las liquidaciones las cuales se
2
encuentran en archivos de Excel.
Se registra la provisión en el Sistema a través de
3
notas Contables.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA
INICIO
Calcular las prestaciones y la

seguridad social
Se imprime las liquidaciones
Se registra la provisión en el
Sistema
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
3.1.21 PROCEDIMIENTO: PDF – 21. Calculo y registro Depreciación

Acumulada.
A. OBJETIVO: Activos llevados a su valor real y Balances ajustados a la

Realidad.
D. FORMATOS:
Riesgos:
Llevar la depreciación de forma incorrecta
Controles:
Revisión de causación y registros contables

Dirección Actualizar cada mes Cedula de Activos de la
1
Financiera Entidad la cual se encuentra en archivo de Excel.
Verificar activos comprados en el mes para su
2
inclusión en la Cedula de Activos de la Entidad.
Calculo de Depreciaciones de cada activo
3
utilizando el método de línea recta.
4 Impresión de Cedula de activos.
Registro contable del cálculo de la Depreciación a
través de nota contable

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA
INICIO
Actualizar cada mes Cedula de

Activos de la Entidad
Verificar activos comprados en

el mes
Calculo de Depreciaciones
de cada activo
Impresión de Cedula de activos
Registro contable del

cálculo de la Depreciación
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
3.1.22 PROCEDIMIENTO: PDF – 22. Consignación de Cesantías al Fondo

Nacional del Ahorro
A. OBJETIVO Efectuar consignaciones de las doceavas de Cesantías

dentro de los términos que dicta la ley.
D. FORMATOS:
Riesgos:
No realizar las consignaciones de las cesantías
Controles:
Consignaciones

Al iniciar cada vigencia se calcula el valor por
Dirección
1 concepto de cesantías de los funcionarios que se
Financiera
encuentren afiliados al Fondo Nacional del Ahorro.
Se establece la Doceava Mensual a girar al Fondo
2
Nacional
Se Expide El certificado de disponibilidad
3 Presupuestal, el registro presupuestal y la orden de
pago.
4 Giro de Cheque.
Se consigna la doceava en el formato de
6
Consignación dado por el Fondo Nacional
Se envía reporte de la consignación al Fondo
7 Nacional del Ahorro en Bogotá para que sea
cargado al Sistema.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA
INICIO
Calcular el valor por concepto de

cesantías de los funcionarios
Se establece la Doceava Mensual a

girar al Fondo Nacional.
Se Expide El certificado de
disponibilidad Presupuestal
Giro de Cheque
Elaboración de Comprobante
de Egreso
Se consigna la doceava en el formato

de Consignación dado por el Fondo
Nacional
Se envía reporte de la consignación

al Fondo Nacional del Ahorro
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
3.1.23 PROCEDIMIENTO: PDF – 23. Reporte Anual Consolidado de

Cesantías al Fondo Nacional del Ahorro.
A. OBJETIVO Que el Fondo Nacional del Ahorro cuente con la información

necesaria para cargar al sistema las Cesantías de cada afiliado
D. FORMATOS:
E. INFORMES: No se rinde informes para este procedimiento.
Riesgos:
Controles:
Consignaciones

Una vez finalizada la vigencia se realiza un informe
Dirección consolidado que contiene relación de giros con
1
Financiera fecha de consignación, valor y periodo al que
corresponde.
Se realiza un reporte que contiene Numero de
Cedula de Ciudadanía de cada afiliado, nombre y
2 valor consignado por cada uno de ellos, este debe
ir firmado por la persona que tiene la Firma
Registrada en el Fondo.
Se envían estos dos reportes al Fondo Nacional a
Personería
3 través de un oficio que también debe estar firmado
Auxiliar
por la Personera Auxiliar.
Se espera el reporte por escrito del fondo, donde
4 Fondo Nacional informan que las Cesantías de cada funcionario
han sido cargadas satisfactoriamente al Sistema.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA

INICIO
Se realiza un informe
consolidado
Se envían estos dos

Se realiza el reporte reportes al Fondo
Nacional
Se espera el reporte por

escrito del fondo Nacional
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
3.1.24 PROCEDIMIENTO: PDF – 24. Consignación de Cesantías a Fondos

Privados
A. OBJETIVO Que el Fondo Nacional del Ahorro cuente con la información

necesaria para cargar al sistema las Cesantías de cada afiliado.
D. FORMATOS: Estipulados por los fondos privados
Riesgos:
Controles:
Consignaciones

Dirección Liquidar el valor de las Cesantías que le
1
Financiera corresponden a cada empleado.
Expedir el Certificado de Disponibilidad
2
Presupuestal y Registro Presupuestal.
Establecer a que fondo de Cesantías se encuentra
3
afiliado cada empleado.
Diligenciar formatos de pago de cada Fondo y
4 tomar firma de Representante Legal, Jefe de
Personal o Director Financiero.
5 Giro de cheque para cada Fondo de Cesantías.
6 Elaboración Comprobante de Egreso
7 Se realiza la cancelación
Una vez realizada la Consignación se envía reporte
8
a cada funcionario.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA
INICIO
Liquidar el valor de las

Cesantías
Expedir el Certificado de Disponibilidad

Presupuestal y Registro Presupuestal
Establecer a que fondo de Cesantías se

encuentra afiliado cada empleado
Diligenciar formatos de
pago de cada Fondo
Giro de cheque
Elaboración Comprobante
de Egreso
Se realiza la cancelación
Enviar reporte a cada funcionario
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
3.1.25 PROCEDIMIENTO: PDF – 25. Liquidación y pago periodo vacacional
A. OBJETIVO Cumplir con el Plan de Vacaciones programado al iniciar la

vigencia.
D. FORMATOS:
Solicitud del funcionario
Certificado disponibilidad presupuestal
Registro presupuestal
Orden del día
Riesgos:
Que no se haga efectiva la solicitud
Controles:
Revisión del tiempo laborado

Se allega a la División Financiera oficio del
Despacho
1 funcionario solicitante con el visto bueno del Señor
Personero
Personero.
Dirección Se liquida el valor de las Vacaciones y Prima de
2
Financiera Vacaciones.
3 Presupuestal, el registro presupuestal y la Orden
de pago.
Se elabora resolución autorizando el disfrute del
4
Periodo Vacacional.
Se pasa al Despacho para firma del Señor
5
Personero Municipal.
6 Giro de cheque
7 Elaboración del Comprobante de Egreso.
Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
Se archiva Resolución original en carpeta de

8
Resoluciones de la vigencia.
Se archiva copia de la Resolución y la liquidación
9
en la hoja de vida del Funcionario

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA

INICIO
Se allega oficio del

Se liquida el valor de las funcionario solicitante con el
Vacaciones y Prima de Vacaciones visto bueno

Presupuestal, el registro presupuestal y
la Orden de pago
Se elabora resolución
Se pasa al Despacho para firma

del Personero Municipal
Giro de cheque
Elaboración del
Comprobante de
Egreso
Se notifica la Resolución
al Funcionario
Resolución
original y
copia
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
3.1.26 PROCEDIMIENTO: PDF – 26. Pago Seguridad Social
A. OBJETIVO Realizar Pagos oportunos de la Seguridad Social y aportes

parafiscales mensuales.
D. FORMATOS:
Riesgos:
Que son se efectué el pago
Controles:
Registro de pago de la seguridad social

Al finalizar cada mes se recepcionan las
Personería novedades en materia de Personal que afecten la
1
Auxiliar liquidación de la Seguridad Social (Incapacidades,
Licencias, Vacaciones, etc.).
Dirección Se reportan dichas novedades en el SOI y se
2
Financiera efectúa la liquidación de aportes mensuales.
Se efectúa revisión de cada aporte y cada fondo o
3
EPS.
Se expide el Certificado de Disponibilidad
4
Presupuestal, Registro y Orden de pago.
5 Orden de Transferencia electrónica.
Se ingresa al Sistema del SOI se recupera la
6
planilla liquidada.
7 Se efectúa el pago a través del SOI.
Una vez llevada a cabo la transacción se imprime
8
el reporte de pago exitoso.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA

INICIO
Se reportan novedades en el SOI y

Recepcionar las novedades
se efectúa la liquidación de aportes
en materia de Personal
mensuales
Efectuar revisión de cada aporte y

cada fondo o EPS
expedir Certificado de
Disponibilidad Presupuestal,
Registro y Orden de pago.
Orden de Transferencia electrónica
Ingresar al Sistema del SOI,

recuperar la planilla liquidada
Se efectúa el pago
Imprimir el reporte de pago
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
3.1.27 PROCEDIMIENTO: PDF – 27. Apertura Caja Menor de la vigencia.
A. OBJETIVO Efectuar una regulación y manejo de estos fondos de

acuerdo a la Ley.
D. FORMATOS:
Riesgos:
Que no se cumpla con lo pactado en la planeación
Controles:
Resolución

Al iniciar vigencia se expide un acto administrativo
Despacho
1 que autoriza la apertura de la caja menor, el cual
Personero
establece las directrices para su manejo.
Se verifica que el Funcionario designado cuente
Dirección
2 con su respectiva póliza de manejo de recursos
Financiera
públicos.
Se efectúa apertura de las hojas de trabajo por
3 rubro y monto autorizado para el año, los cuales
pueden sufrir modificaciones.
Se efectúa el giro para alimentar el fondo fijo de
4
caja menor.
5 Elaboración del Comprobante de Egreso.
6 Se inicia ejecución de gastos

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA

INICIO
Verificar que el Funcionario Expedir el acto administrativo que

cuente con su r póliza de manejo autoriza la apertura de la caja
de recursos públicos menor
Efectuar apertura de las

hojas de trabajo
Efectuar el giro
Elaboración del
Se inicia ejecución de gastos
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
3.1.28 PROCEDIMIENTO: PDF – 28. Manejo de la caja menor.
A. OBJETIVO: cancelar los gastos de ocurrencia esporádica según lo

establecido en el Manual de Caja Menor, vigilando que no se sobrepase
el mínimo determinado.
B. DEPENDENCIA: Despacho del Personero - SECRETARIA
C. RELACIONES: Procedencia: Solicitud por parte del empleado

Salida: Efectivo
D. FORMATOS: Vale y recibo de caja

actividades desarrolladas.
Arqueos esporádicos por parte de Control Interno
Arqueo y verificación por parte de la Contraloría Municipal.
Riesgos:
Que se sobrepase el tope estipulado para la vigencia.
Que se utilice los fondos de caja menor para compras que deben ser
objeto de contratación.
Que no se de apertura de forma legal: Resolución
Que la persona encargada del manejo de caja menor no tenga la póliza
de manejo obligatoria para tal fin.
Controles:
Arqueos sorpresa por parte de la Oficina de Control Interno, que
verifiquen topes de gasto y clase de gasto.
Verificación de la Legalidad de la existencia de Caja Menor a cargo de
la División Financiera.
Control de Formatos por parte de Control Interno

1 Funcionario Solicitud verbal o escrita de un gasto inmediato.
2 Secretaria Realizar un vale para la entrega del efectivo.
3 Funcionario Entrega los soporte de la compra.
Hacer un recibo de caja para legalizar el gasto y
4 Secretaria
debe ir firmado por el funcionario que solicito el
Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
efectivo.
Se registra en el libro de control de gastos de caja
5
menor.
Cuando se agote el efectivo (70%), se solicita el
6 reembolso a la dirección Financiera con sus
debidos soportes.
Personería Se rinde un informe trimestral de registro de
7
auxiliar gastos.
H. FLUJOGRAMA
FUNCIONARIO SECRETARIA PERSONERIA AUXILIAR
INICIO
Solicitud gasto Realizar un vale

inmediato
Entrega soporte
de la compra
Recibo de caja
Registrar en el
libro de control Informe trimestral
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
3.2 PROCESO: ARCHIVO: GESTION DOCUMENTAL
3.2.1 PROCEDIMIENTO: PGD – 1. CONSULTA DE DOCUMENTOS:

Facilitar el acceso y consulta de los Documentos custodiados en el Archivo
Central, así como expedientes y unidades documentales.
A. OBJETIVO: Prestar el servicio de consulta y préstamo de documentos

que reposan en el archivo central, a usuarios internos y externos, con
base en las normas establecidas para tal fin
B. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar - Archivo Central
C. RELACIONES: Procedencia: A través de una solicitud verbal, o escrita.

Salida: Oficio de respuesta o documento fotocopiado.
D. FORMATOS: Formato de Préstamo de Documentos (F – PGD – 003)
E. INFORMES: Se rinde un informe mensual dirigido a la Personería

Auxiliar de las actividades desarrolladas.
Riesgos:
El funcionario no entienda la importancia de cumplir con la entrega
adecuada y oportuna de los archivos. El usuario en la solicitud no
suministre datos precisos que faciliten la búsqueda de la información.
La respuesta enviada por correo, no llegue al usuario
Controles:
Dar cumplimiento a las disposiciones de la Resolución No. 119 de 2015
Reglamento General de Archivos de la Entidad, sobre el particular.
Establecer un cronograma de trabajo.
Solicitud consulta documental, de usuario interno o

1 Archivo
externo, de manera verbal o escrita.
Se inicia la búsqueda de información en el Archivo

Central, con base en los datos suministrados por el
2 solicitante tales como: Fechas, Número de
radicación, Número de expediente, Nombre de
persona jurídica o natural, Nombre del documento,
Dependencia responsable y funcionario que
Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
atendió.
Se revisa y verifica en los inventarios documentales

(impreso o base de datos), en aras de confirmar la
3
existencia e identificar la ubicación del documento
en el archivo central.
Encontrado el documento se entrega de una copia

al solicitante o se le envía respuesta a través de un
4
oficio, observando que esta información no sea de
carácter confidencial.
En caso de no encontrase el documento en la base

de datos o físico, se notifica al peticionario
5
mediante llamada telefónica, email o
personalmente.
Si el documento o expediente, es solicitado para

consulta al interior de la institución: se diligencia el
formato “Control Préstamo de Documentos con
firma del funcionario de archivo y del peticionario.
Si es para préstamo y/o consulta fuera de la
6
institución: se solicitará autorización ante el
Personero Municipal, para el retiro del mismo,
diligenciándose el formato “Control Préstamo de
Documentos” se tomara copia del documento
original, y se entregara al peticionario.
Se rinde informe mensual de las solicitudes y

Personería
7 respuestas dadas a los usuarios internos o
Auxiliar
externos.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA
PERSONERIA
ARCHIVO SOLICITANTE
AUXILIAR
INICIO
Búsqueda de información Solicitud de consulta

(oral o escrita)
SI
Información
solicitada Oficio
(información)
NO
Informe mensual
No se halló el (solicitudes y
documento respuestas)
(escrito)
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
3.2 PROCESO: GESTION DOCUMENTAL
3.2.2 PROCEDIMIENTO: PGD – 2. CAPACITACIÓN A PRODUCTORES

DOCUMENTALES:
Prestar asesorías en los procesos técnicos de organización de archivos de
gestión, siguiendo los lineamientos de la Resolución No. 119 del 21 de julio de
2015 por la cual se adopta el Reglamento General de Archivos de la
Personería Municipal de Armenia y la Guía de Gestión Documental y
Comunicaciones oficiales (I – PGD – 001).
A. OBJETIVO: Mejorar la organización documental en las diferentes

Dependencias de la Personería Municipal. Promover en los funcionarios
de la personería, la adquisición de conocimientos, y el desarrollo de
habilidades que les permitan ejecutar con eficiencia, los procesos de
organización documental en los archivos de gestión
B. DEPENDENCIA: Archivo Central.
C. RELACIONES: Procedencia: Cronograma de capacitaciones

Salida: realización de la asesoría.
D. FORMATOS: Formato de asesorías en gestión documental (F - PGD -

009)
E. INFORMES: Se un rinde informe a la Personería Auxiliar de las

capacitaciones impartidas.
Riesgos:
Que los funcionarios no cumplan con las fechas establecidas en el
cronograma de las capacitaciones.
Falta de compromiso y disposición en los funcionarios para recibir las
diferentes asesorías.
Controles:
Informar a la personería auxiliar de la inasistencia a las capacitaciones
asignadas.
Charlas motivacionales por parte de talento humano donde sientan
comprometidos con su trabajo.
1 Cada vez que ingresa un nuevo funcionario o contratista

a la entidad se le asigna una fecha con el fin explicarle
Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
Archivo el proceso técnico y administrativo de archivo de los

documentos que producen en el ejercicio de sus
funciones.
Se toma como referencia las tablas de retención

documental de la oficina productora de documentos
donde prestarán el servicio, y de acuerdo a las series y
2 subseries documentales que tramita, se identifican las
series y subseries les explican los procesos técnicos y
administrativos de organización documental, que son los
siguientes:
1.- Clasificación documental: se tiene en cuenta el

“principio de procedencia”, en el cual los documentos
producidos por una dependencia, no deben mezclarse
con los de otra. Luego, se agrupan los documentos que
tratan de un mismo asunto, que son los que forman las
3 series.
Para identificar series y subseries se agrupan los

documentos que tratan de un mismo asunto y se
archivan dentro de la carpeta. Las subseries forman
parte de las series. Ejem. Serie ACTAS.- Subserie:
Actas de Comité de Archivo.
2.- Ordenación documental: se basa en el “Principio

de Orden Original”; en el cual los documentos se
4 organizan atendiendo la secuencia propia de su
producción o tramite. Es decir, se archivan de acuerdo
con el orden cronológico. Ejem. de enero a diciembre.
3. Foliación documental: foliar cada una de las series y

subseries documentales, en la parte superior derecha
de la hoja, en forma legible, sin enmendaduras,
empezando por el documento más antiguo hasta el más
reciente que debe encontrarse al final de la carpeta y así
sucesivamente.
5
Numerar los folios solo por la cara recta, cada carpeta
no debe sobrepasar los 200 folios.
Si detecta algún error en la foliación esta debe

corregirse trazando una línea oblicua (/) sobre la
numeración anterior y colocando nuevamente el numero
correcto.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
4. Depuración y limpieza documental: consiste en

retirar del legajo, material metálico, como ganchos de
6
cosedora cintas adhesivas, revistas, folletos copias,
papel fax y duplicados.
En la organización del archivo debe hacerse una clara

7 separación entre los documentos de gestión y los
documentos de apoyo.
5.- Identificación de unidades documentales: las

carpetas y las cajas se deben rotular de la siguiente
manera: (fondo: nombre de la Dependencia, Código:
código, de la dependencia. Nombre de la Serie y Código
8
Nombre de la subserie (si Hay) y código de la misma,
Fechas Extremas: la primera y la última de cada
carpeta. No. de Folios, No. de tomo (si es tomo), No. de
Carpeta y No. de Caja.
6. Ubicación de unidades documentales dentro de los

archivadores: se archiva en orden alfabético por nombre
de series, de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo,
iniciando siempre por el espacio superior de cada
estante, o archivador.
Para identificar cada una de las series y subseries

documentales dentro de las respectivas gavetas del
9
archivador, son necesarias las guías separadoras.
Se debe realizar una distribución secuencial de las

gavetas de cada archivador o de las bandejas de
estantería, enumerando de uno (1) hasta el final, de
arriba abajo. Los medios de almacenamiento de
documentación deben ser solamente en carpetas. No se
debe utilizar AZ o fólderes.
Finalmente para realizar la retroalimentación, se aplica

la teoría a la práctica, es decir, se archivan los
10 documentos que los funcionarios o contratistas, tienen
sin archivar, teniendo en cuenta los conocimientos
adquiridos.
Personería Presentación de informe de cada capacitación realizada.

11
Auxiliar

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA
FUNCIONARIO O PERSONERIA AUXILIAR

ARCHIVO
CONTRATISTA
INICIO
Proceso técnico y
administrativo de archivo
de los documentos
Nuevo Personal
(Asesoría)
Se toma como base las

tablas de retención
Documental
Clasificación Documentos
(identificar series y
subseries)
Ordenación
Documental Orden
Cronológico. Conserva la
secuencia propia de su
producción.
Simultáneamente con la
ordenación de los
documentos, se separan
las copias, duplicados
idénticos, documentos en
blanco, documentos sin
firma y en general todos
aquellos sin valor, o que
hagan parte de los
documentos de apoyo

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001

ARCHIVO
CONTRATISTA
Numeración de Folios Se
numeran las hojas de los
documentos contenidos en la
carpeta. En la esquina
superior derecha, preferible/te
con lápiz, sin repetir
Números, ni usar A, B, C, o
Bis. Máximo 200 folios y solo
en la cara recta de la hoja.
En caso de error se debe

trazar una línea oblicua (/) y
sobre la numeración anterior,
y colocar nuevamente el
número correcto.
El orden de la foliación, se
debe corresponder con el
orden cronológico, de los
documentos contenidos en la
carpeta
Rotulación de las carpetas: El

nombre dado a la carpeta debe
indicar de forma clara y en
letra imprenta, la serie y
subserie documental, el año de
apertura

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001

ARCHIVO
CONTRATISTA
Se archiva en orden alfabético

por nombre de series, de
izquierda a derecha.
Realizar una distribución

secuencial de las gavetas de Informe de las
cada archivador, capacitaciones
enumerando de uno (1) realizadas.
hasta el final, de arriba
abajo
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
3.2.3 PROCEDIMIENTO: PGD – 3. TRANSFERENCIAS PRIMARIAS:

Recibir, confrontar, corregir y descongestionar los archivos de gestión
siguiendo los lineamientos de la Resolución No. 119 del 21 de julio de 2015,
por la cual se adopta el Reglamento General de Archivos de la Personería
Municipal de Armenia, y la Guía de Gestión Documental y Comunicaciones
oficiales (I – PGD – 001).
A. OBJETIVO: Definir la metodología y herramientas necesarias para

realizar el proceso de transferencia documental primaria, de acuerdo con
los tiempos de retención establecidos en las T.R.D.
B. DEPENDENCIA: Personería Auxiliar – Archivo Central
C. RELACIONES: Procedencia: Cronograma de transferencias

documentales.
Salida: Recibo de los documentos en el Archivo central.
D. FORMATOS:
Formato Único de inventario documental (F – PGD – 004)
Hoja Control Unidad Documental y Expedientes (F – PGD – 005)
Formato Rotulo Caja de Archivo (F – PGD – 006).
E. INFORMES: Se un rinde informe cada 2 años a la Personería Auxiliar de

las transferencias primarias.
Riesgos:
No se presentan las transferencias en las fechas estipuladas en el
cronograma.
No existe mobiliario y espacio adecuado para el recibo de las
transferencias en el Archivo Central.
Controles:
A través de una circular recordarles las fechas de entrega de las
transferencias.
Adquisición de nueva estantería para el almacenamiento de los
documentos.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
Elaborar cronograma Trasferencias documentales

1 Archivo
y comunicarlo a las oficinas productoras.
Cuando se reciben las trasferencias se hace una

verificación de que las series y las subseries
2
transferidas concuerden con el inventario que las
relaciona.
Si se detecta errores en las transferencias esta

3 será devuelta a respectiva dependencia para su
corrección oportuna.
Se hace nuevamente la revisión y si las

transferencias están corregidas, se ingresan al
4
sistema quedando como evidencia del inventario de
archivo documental.
Se rotula nuevamente las cajas con el número

5 consecutivo que cada dependencia tiene en el
archivo central.
Se procede a incorporarlas en los módulos

6 correspondientes de acuerdo al cuadro de
clasificación documental de cada dependencia.
Presentación de informe mensual de las

7
actividades realizadas.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA
PERSONERIA
ARCHIVO FUNCIONARIOS
AUXILIAR
INICIO
Cronograma de CRONOGRAMA
Transferencias Documentales (Fechas)
Se hace verificación de que

las series y las subseries que Envío de las
concuerden con el inventario transferencias
documentales
SI
Posibles
errores o
Corregir las
correcciones
transferencias
sugeridas
NO
Se ingresan al sistema
quedando como evidencia
del inventario de archivo
Se rotula nuevamente las

cajas (# consecutivo)
Se procede a incorporarlas en Informe mensual

los módulos de acuerdo al de las actividades
cuadro de clasificación realizadas
documental

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
3.2.4 PROCEDIMIENTO: PGD – 4. INVENTARIOS DOCUMENTALES

Revisión y corrección de los inventarios documentales de los archivos de
gestión.
A. OBJETIVO: asegurar el control de los documentos en sus diferentes

fases (Archivo de gestión, Archivo Central y Archivo Histórico)
C. RELACIONES: Procedencia: desplazamiento a las diferentes

dependencias.
Salida: Formato de inventario Único Documental diligenciado.
D. FORMATOS: Formato de inventario Único Documental (F – PGD – 004)
E. INFORMES: se rinde un informe semestral a la personería auxiliar de los

inventarios Documentales.
Riesgos:
No dar cumplimiento a la fecha establecida para la entrega de los
inventarios de archivo.
Controles:
Los inventarios documentales de cada dependencia deben estar
permanentemente actualizados.
Informando a la personería auxiliar el incumplimiento de los funcionarios
con la entrega del inventario.
Comunicar por medio de circular, a los productores

documentales, la fecha establecida para que
1 Archivo
elaboren los inventarios documentales de cada
dependencia.
Verificar que los documentos a inventariar estén

2 correctamente clasificados, ordenados y foliados y
que la información anotada en el formato, se
encuentre acorde con la información que contiene
Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
cada una de las carpetas que se encuentran en las

cajas.
Realizar las correcciones respectivas y enviarlas a

3 través de oficio al funcionario responsable del
inventario.
Se levanta el inventario documental, diligenciando

para tal fin el Formato único de inventario
Documental el cual se encuentra en cada uno de
4
sus computadores, siguiendo las instrucciones de
la Guía de Gestión Documental y Comunicaciones
Oficiales (I – PGD – 001).
Firmar El inventario: se firma por quien elaboro,

5 reviso, entrego recibió y se devuelve a la oficina
productora de los documentos.
Los funcionarios de oficinas productoras de

6 documentos deben actualizar periódicamente, sus
inventarios documentales.
Se rinde informe anual de la revisión de los

Personería
7 inventarios de todas las dependencias de la
Auxiliar
entidad.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA
PERSONERIA
AUXILIAR
INICIO
Cronograma para la entrega CRONOGRAMA

de Inventario (Fechas)
Verificar que la información

del formato único de Entrega de
inventario documental este inventario
acorde a la de las carpetas
SI Oficio (errores
Posibles en el inventario)
errores o
correcciones
NO
Se firma el inventario y se
devuelve a la oficina
productora de los documentos
Informe Anual de
los inventarios de
las dependencias

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
3.2.5 PROCEDIMIENTO: PGD – 5. ELIMINACION DOCUMENTAL

Realizar el proceso de Eliminación Documental siguiendo los lineamientos de la
Resolución No. 119 del 21 de julio de 2015, por la cual se adopta el
Reglamento General de Archivos de la Personería Municipal de Armenia, la
Guía de Gestión Documental y Comunicaciones Oficiales (I – PGD – 001) y el
Programa de Gestión Documental.
A. OBJETIVO: Eliminar técnicamente los documentos del archivo central

que se han destinado en las T.R.D.
C. RELACIONES: Procedencia: Cronograma de eliminación Documental

Salida: Acta de eliminación Documental firmada por el comité de Archivo
de la entidad.
D. FORMATOS: Formato de Eliminación Documental (F – PGD – 007)
E. INFORMES: Se rinde un informe anual a la Personería Auxiliar de las

eliminaciones Documentales.
Riesgos:
La documentación eliminada Todavía este vigente y no se haya
cumplido con el tiempo de reserva.
Controles:
Conociendo el procedimiento y el tiempo de permanencia de cada
documento, crear una hoja de ruta para la eliminación.
Revisar anualmente las Tablas de Retención

documental, para determinar las series que han
cumplido el tiempo de permanencia en el archivo
1 Archivo central, y elaborar el cronograma anual de
eliminaciones
2 Informar a las oficinas productoras sobre el

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
vencimiento de los tiempos de retención de series

de su T.R.D. que deben eliminarse. teniendo en
cuenta la norma legal y los criterios institucionales
Reunirse con los productores documentales y

Archivo y revisar de nuevo la valoración documental,
3
Dependencias presentar la propuesta ante el Comité de Archivo,
este será quien apruebe las eliminaciones.
Levantar un acta firmada por los integrantes del

comité de archivo, con su correspondiente
5
inventario el cual es diligenciado en el formato que
para tal fin ha establecido el A.G.N.
Una vez aprobada su destrucción, por el jefe o

6 productor de la división y el comité de Archivo, se
deben picar y eliminar los Documentos.
Personería Se rinde informe anual de la eliminación de archivo

7
Auxiliar de las dependencias de la entidad.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA
PERSONERIA
AUXILIAR
INICIO
CRONOGRAMA
Establecer cronograma de (Fechas)
Eliminación, previa revisión de las
TRD
Informar a los productores sobre el

vencimiento de los tiempos de
Entrega de
retención, fijados para cada serie.
Reunirse con el productor inventario
documental revisar la valoración y
presentar la propuesta ante el
Comité de Archivo
SI
Oficio (errores
Posibles en el inventario)
errores o
correcciones
NO
Levantar acta con los

requerimientos establecidos en el
artículo 2 del acuerdo 46/2000
del A.G.N: y firmada por el
Comité.
Informe Anual
Eliminación de
Archivos

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
3.2.6 PROCEDIMIENTO: PGD – 6. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Actualización y seguimiento a las Tablas de Retención Documental.
A. OBJETIVO: Elaborar una herramienta para normalizar los procesos de

Gestión Documental.
C. RELACIONES: Procedencia: compilación de la información institucional.

Salida: Tablas de Retención Documental aprobadas por el Comité de
Archivo.
D. FORMATOS: Tabla de Retención Documental (F - PGD - 008)
E. INFORMES: Cada dos años se rinde un informe a la Personería Auxiliar.
Riesgos:
Que no se cumpla con los procedimientos establecidos, por
desconocimiento.
Controles:
Capacitación y cronograma de trabajo de las tablas de retención.
Si se han presentado cambios en la estructura

orgánica o funcional de una dependencia o por
requerimientos de la misma gestión documental
1 Archivo (homologación de series) se procede a actualizar la
Tabla de Retención (suprimir o adicionar series,
subseries o tipos documentales, modificar tiempos
de retención o la disposición final).
Estos ajustes se pueden realizar porque la Unidad

de Archivo los detecte, o porque la oficina
2 productora lo solicite. La solicitud se hará de forma
escrita y corresponde a la Unidad de Archivo o
quien haga sus veces realizar el estudio
Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
correspondiente y la propuesta de actualización de

la Tabla de Retención.
La propuesta de TRD será presentada a los

3 respectivos productores de la documentación para
su revisión, sugerencias de ajuste y validación.
La propuesta de actualización de la Tabla de

Retención se sustenta ante el Comité de Archivo
4 correspondiente, quien dará su aprobación, La
fecha de aprobación de la actualización se registra
en el encabezado de la Tabla.
Aprobadas las Tablas de Retención Documental por

la instancia competente, el representante legal
5 expedirá el acto administrativo correspondiente,
que ordene su difusión ante los servidores públicos
de la Entidad, para garantizar su aplicación.
La unidad de Archivo capacitara a todos los

servidores públicos de le entidad, para la aplicación
de las TRD, así mismo elaborará los instructivos que
6
refuercen y normalicen la organización de los
documentos y archivos de gestión y la preparación
de las transferencias documentales.
Cada año se hace seguimiento en las dependencias

7
o divisiones, para verificar la aplicación de las TRD.
La organización de los documentos en las diferentes

fases de archivo: gestión, central e histórico se hará
8
con fundamento en las Tablas de Retención
Documental.
Personería Se rinde informe de actualización y seguimiento a

9
auxiliar las Tablas de Retención Documental.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA
PERSONERIA
ARCHIVO COMITÉ DE ARCHIVO
AUXILIAR
INICIO
Actualizar la Tabla de
Retención documental,
atendiendo cambios en la
gestión documental Aprobación de las
Tablas de
Retención
Detectar los ajustes necesarios
Expedir acto
como: suprimir o adicionar
administrativo
series, subseries o tipos
que ordene su
documentales, modificar
tiempos de retención o la difusión ante los
disposición final. servidores
públicos de la
Entidad, para
garantizar su
Presentar la propuesta de
aplicación.
actualización, a los
productores documentales y al
comité, para su revisión,
sugerencias de ajuste,
validación y aprobación.
Capacitar a los funcionarios Informe de

sobre el manejo de las TRD, y capacitación,
hacerles el seguimiento seguimiento y
respectivo, verificando su verificación de las
aplicación en cada una de las TRD.
divisiones.
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
3.3 PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
3.3.1 PROCEDIMIENTO: PTH – 1. VINCULACION DEL PERSONAL

Nombramiento Ordinario
A. OBJETIVO: Proveer empleos públicos de libre nombramiento y

remoción con vacancia definitiva, que ha sido sometido a concurso.
C. RELACIONES: Procedencia: Vacante definitiva

Salida: Provisión del empleo
D. FORMATOS:
Formato único de hoja de vida: Se adoptará el formato establecido por el
Gobierno Nacional para el efecto según mandato legal. Este debe ser
diligenciado por el nuevo funcionario como requisito para el ingreso (solo
original).
Requisitos generales para la vinculación: contiene la información sobre
los requisitos necesarios para tomar posesión que será entregada por el
Personero Auxiliar al aspirante como guía para la consecución de los
mismos (solo original).
Declaración juramentada de bienes y rentas: en esta debe constar la
identificación de sus bienes y rentas esta debe ser actualizada cada año
y, en todo caso, al momento de su retiro.
Acta de Posesión: Formato único en que se resumen los aspectos
tomados en cuenta al tomar posesión de un cargo al nuevo funcionario.
Será firmado por el Personero, el posesionado y el Personero Auxiliar o
el encargado del área Administrativa. Se diligencia en original y copia.
E. INFORMES: Se rinde un informe anual de gestión de la contratación

dirigido a los entes (contraloría municipal, consejo municipal).
Riesgos:
se posesione una persona que no cumpla con todos los requisitos
exigidos.
Provisión sin existir recursos presupuéstales.
Controles:
Verificación de datos reportados en la hoja de vida por parte el
profesional universitario del área administrativa y financiera
Aplicación de régimen disciplinario y contencioso y/o penal según el
caso para quien posesione sin el lleno de requisitos.
Formato de control de requisitos.
Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
Expedir el Certificado de disponibilidad Presupuestal antes de abrir

cualquier vacante para los cargos a ocupar.

Detectar las vacantes definitivas que se
presenten en Cargos de libre nombramiento y
Personaría
1 remoción; Y comunica a la comisión nacional
Auxiliar
del servicio civil para que esta dependencia
convoque a concurso.
La comisión Notifica a la entidad la terna de los posibles
2 Nacional de funcionarios seleccionados para el cargo.
servicio civil
Identifica al seleccionado y comunica al
3 Personería Solicitar certificado de disponibilidad
auxiliar presupuestal, proyectar la resolución del
nombramiento ordinario y coordinar su
digitación.
Digitar proyecto de resolución en original y dos
Secretaria copias y pasar al Personero para revisión, en
4
Ejecutiva considerarse necesario, pasar a asesoría y
revisión jurídica.
5 Personero Revisar, firmar y pasar a la secretaria ejecutiva.
Secretaria Numerar y fechar la resolución, asentar en el
6
Ejecutiva consecutivo respectivo, archivar copia.
Notificar la resolución haciendo firmar y
entregando copia de la misma. En el mismo
acto se le hará saber al designado que tiene
Personería
7 diez (10) días hábiles a partir de la notificación
Auxiliar
para comunicar por escrito la aceptación o
rechazo del nombramiento, de lo contrario se
entenderá rechazada.
Recibir el oficio de aceptación por parte del
interesado y comunicarle los requisitos que
debe allegar para tomar posesión del cargo. En
8
caso de no producirse respuesta alguna o de
ser ésta negativa se comunicara al Personero
para que designe una nueva persona.
Verificar el cumplimiento de todos los requisitos
establecidos por las normas vigentes y
concertar con el Personero la posesión del
9
asignado cuando éste haya acreditado la
totalidad de requisitos exigidos y diligenciar el
formato del acta respectiva.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
Tomar juramento y dar posesión al designado,

10 Personero
firmar el acta, hacerla firmar del posesionado.
Secretaria Numerar, fechar y radicar el acta. Archivar una
11
Ejecutiva copia de la misma.
Entregar copia del acta de posesión al
Personero
12 interesado y disponer el archivo del original en
Auxiliar
la hoja de vida del nuevo funcionario.
Coordinar proceso de inducción general y
dando información sobre estatutos,
13 reglamentos, dependencias y funcionarios y
relacionarlo con el jefe inmediato para que éste
realice la inducción especifica del cargo.
Realizar inducción especifica de la funciones a
14 Jefe Inmediato
realizar por el nuevo funcionario.
Disponer la apertura de carpeta para el nuevo
Personero funcionario anexando el formato único de hoja
15
Auxiliar de vida y sus respectivos soportes, original de
resolución de nombramiento y acta de posesión.
Adelantar los trámites necesarios para el
manejo de pensión, salud, caja de
compensación familiar, cesantías y demás
prestaciones a que tenga derecho de
conformidad con las disposiciones legales y
16 reglamentarias vigentes y según la elección
realizada por el funcionario, así como la
actualización de la nómina, expedición del carné
y presentación oficial al funcionario en caso de
ser necesario por relacionarse con otras
entidades.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA
PERSONERO AUXILIAR. GERENCIA (PERSONERO) SECRETARIA

INICIO
Detectar vacantes
definitivas
Analizar posibilidades de Consultar hojas de vida y

provisión decidir
Solicitar certificado de
disponibilidad presupuestal y
proyectar nombramiento ordinario
Digitar resolución de
nombramiento
Revisar y Firmar
Numera, fecha, y
archiva copia de la
resolución
Notificar la resolución del

nombramiento
Recibir aceptación del cargo

y comunicar los requisitos
Numerar,
Verificar el cumplimiento de Tomar Juramento y fechar y
los requisitos posesionar al designado archivar el
acta.
Entregar copia y archivar

original de acta en hoja de vida
del nuevo funcionario FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
Realizar inducción especifica
Apertura carpeta del

nuevo funcionario
Adelantar trámites
prestaciones y seguridad
social
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
3.3 PROCESO: GESTIÓN TALENTO HUMANO
3.3.2 PROCEDIMIENTO: PTH – 2. VINCULACION DEL PERSONAL

Nombramiento Provisional
A. OBJETIVO: Proveer empleos públicos de libre nombramiento y

remoción con vacancia definitiva.
C. RELACIONES: Procedencia: Vacante definitiva

Salida: Provisión del empleo
D. FORMATOS:
Formato único de hoja de vida: Se adoptará el formato establecido por el
Gobierno Nacional que se encuentra disponible Para el público en la
página del DAFP, según mandato legal. Este debe ser diligenciado por
el nuevo funcionario como requisito para el ingreso (solo original).
Requisitos generales para la vinculación: se le entrega al nuevo
funcionario la lista de chequeo que contiene la información sobre los
requisitos necesarios para tomar posesión que será entregada por el
Personero Auxiliar al aspirante como guía para la consecución de los
mismos (solo original).
Declaración juramentada de bienes y rentas: igualmente el funcionario
debe diligenciar el formato que se encuentra en la página del DAFP
donde consta la identificación de sus bienes y rentas esta debe ser
actualizada cada año y, en todo caso, al momento de su retiro.
Acta de Posesión: Formato único en que se resumen los aspectos
tomados en cuenta al tomar posesión de un cargo al nuevo funcionario.
Será firmado por el Personero, el posesionado y el Personero Auxiliar o
el encargado del área Administrativa. Se diligencia en original y copia.

Riesgos:
se vincule una persona que no cumpla con todos los requisitos exigidos.
Provisión sin existir recursos presupuéstales.
Controles:
Verificación por parte de la entidad de datos reportados en la hoja de
vida por parte el profesional universitario del área administrativa y
financiera.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
Aplicación de régimen disciplinario y contencioso y/o penal según el

caso para quien posesione sin el lleno de requisitos.
Formato de control de requisitos
Expedir el Certificado de disponibilidad Presupuestal antes de abrir
cualquier vacante para los cargos a ocupar.

Detectar las vacantes definitivas que se presenten
1
en Cargos de libre nombramiento y remoción.
Analizar las formas posibles de provisión, bien sea
Personaría
2 mediante nombramiento en provisionalidad u
Auxiliar
ordinario.
Comunicar al Personero o quien haga sus veces
3
sobre la vacante y las posibilidades de provisión.
Solicitar Autorización para nombrar en
Comisión provisionalidad, cuando se vence el plazo de
Nacional del autorización nuevamente se hace el trámite de
servicio civil solicitud tantas veces sea necesario y antes de
cumplirse el vencimiento del tiempo estipulado.
Consultar las hojas de vida de los aspirantes a
ocupar el cargo, decidir la forma de provisión y
4 Personero
designar la persona seleccionada para provisión del
mismo.
Solicitar certificado de disponibilidad presupuestal,
Personería
5 coordinar la proyección y digitación con la
Auxiliar
secretaria ejecutiva.
Digita y proyectar la resolución en original y dos
Secretaria copias y pasa al Personero para su revisión, de
6
Ejecutiva considerarse necesario y si existe el funcionario de
la dependencia se pasa a la revisión jurídica.
7 Personero Revisar, firmar y pasar a la secretaria ejecutiva.
Secretaria Numerar y fechar la resolución, asentar en el
8
Ejecutiva consecutivo respectivo, archivar copia.
Notificar la resolución haciendo firmar y entregando
copia de la misma. En el mismo acto se le hará
Personero saber al designado que tiene diez (10) días hábiles
9
Auxiliar a partir de la notificación para comunicar por escrito
la aceptación o rechazo del nombramiento, de lo
contrario se entenderá rechazada.
Recibir el oficio de aceptación por parte del
interesado y comunicarle los requisitos que debe
10 allegar para tomar posesión del cargo. En caso de
no producirse respuesta alguna o de ser ésta
negativa se comunicara al Personero para que
Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
designe una nueva persona.

Verificar el cumplimiento de todos los requisitos
establecidos por las normas vigentes y concertar
11 con el Personero la posesión del asignado cuando
éste haya acreditado la totalidad de requisitos
exigidos y diligenciar el formato del acta respectiva.
Tomar juramento y dar posesión al designado,
12 Personero
firmar el acta, hacerla firmar del posesionado.
Secretaria Numerar, fechar y radicar el acta. Archivar una
13
Ejecutiva copia de la misma.
Entregar copia del acta de posesión al interesado y
Personero
14 disponer el archivo del original en la hoja de vida
Auxiliar
del nuevo funcionario.
Coordinar proceso de inducción general y dando
información sobre estatutos, reglamentos, misión,
visión, código de ética, código de buen gobierno,
15 plan de acción, evaluación del desempeño,
dependencias, funcionarios y relacionarlo con el
jefe inmediato para que éste realice la inducción
específica del cargo.
Realizar inducción especifica de la funciones a
16 Jefe Inmediato
realizar por el nuevo funcionario.
Disponer la apertura de carpeta para el nuevo
Personero funcionario anexando el formato único de hoja de
17
Auxiliar vida y sus respectivos soportes, original de
resolución de nombramiento y acta de posesión.
Adelantar los trámites necesarios para el manejo de
pensión, salud, caja de compensación familiar,
cesantías y demás prestaciones a que tenga
derecho de conformidad con las disposiciones
18 legales y reglamentarias vigentes y según la
elección realizada por el funcionario, así como la
actualización de la nómina, expedición del carné y
presentación oficial al funcionario en caso de ser
necesario por relacionarse con otras entidades.
19 Verificación por parte de la entidad de la
información del funcionario radicada en el SIGEP.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA
PERSONERIA AUXILIAR GERENCIA (PERSONERO) SECRETARIA

INICIO
Detectar vacantes
definitivas
Solicitar Autorización para

Analizar posibilidades de nombrar en provisionalidad
provisión (Comisión nacional del
servicio civil)
Solicitar certificado de Consultar hojas de vida y

disponibilidad presupuestal y decidir
proyectar nombramiento ordinario
Digitar resolución de
nombramiento
Revisar y Firmar
Numera, fecha, y
archiva copia de la
resolución
Notificar la resolución del

nombramiento
Recibir aceptación del cargo

y comunicar los requisitos
Numerar,
Verificar el cumplimiento de Tomar Juramento y
fechar y
los requisitos posesionar al designado
archivar el
acta.
Entregar copia y archivar

original de acta en hoja de vida
del nuevo funcionario FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
Realizar inducción especifica
Apertura carpeta del

nuevo funcionario
Adelantar trámites
prestaciones y seguridad
social
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
3.3 PROCESO: GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Administración del talento humano (Realización de Encargos)
A. OBJETIVO: Proveer temporalmente vacante definitiva o temporal de

empleo público con un funcionario vinculado a la entidad como titular de
otro empleo.
C. RELACIONES: Procedencia: Vacante temporal o definitiva

D. FORMATOS: Acta de Posesión: Formato único en que se resumen los

aspectos tomados en cuenta al tomar posesión de un cargo al nuevo
funcionario. Será firmado por el Personero, el posesionado y el
profesional universitario encargado del área Administrativa y Financiera.
Se diligencia en original y copia.
E. INFORMES: No existen informes especiales fuera de las

comunicaciones establecidas en el procedimiento.
Riesgos:
Que el funcionario no cumpla con los requisitos para ocupar el nuevo
cargo.
Desmejorar al encargo.
Exceder los términos legales del encargo.
Controles:
Verificación exacta del sueldo y nivel so pena de incurrir en
responsabilidades disciplinaria y civil.
Verificación puntual de novedades en liquidación de nómina.

Detectar y prever las vacancias definitivas o
temporales que se presenten o pudiesen
Personaría
1 presentarse tomando en cuenta la programación
Auxiliar
de vacaciones, licencias de maternidad,
comisiones de estudio, entre otras.
Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
Identificar el tipo de vacante, el periodo de la

misma, las funciones y requisitos del encargo y los
2
empleados que pudiesen tener derecho a ocuparla
y que reúnan los requisitos.
Comunicar al Personero o quien haga sus veces
3 sobre la posibilidad de encargar a otro funcionario,
obteniendo su aceptación.
Proyectar la resolución realizando el encargo
tomando en cuenta:
Que el empleado designado cumpla con los
requisitos establecidos para el empleo
objeto del encargo.
Que tratándose de una vacancia temporal
el encargo se hará hasta por el término de
ésta, tratándose de vacante definitiva en un
4
empleo, será hasta por tres (3) meses
término máximo tanto para vacantes
temporales como para las definitivas.
Que en el acto debe quedar claro si el
funcionario ejercerá plenamente las
funciones del cargo y si deberá o no
desligarse del cargo del cual es titular o
ejercerá simultáneamente las dos.
Salario a devengar: se devengará el salario del
nuevo cargo, en los casos en que este sea mayor
Dirección al del cargo del cual es titular el encargado;
5
Financiera siempre y cuando el sueldo del cargo objeto de
encargo no esté siendo devengado por el titular y
el encargo de funciones esa plena.
Digitar y proyectar la resolución en original y
Personaría copia, pasar al Personero para revisión, de
6
Auxiliar considerarse necesario y si existe el funcionario
de la dependencia se pasa a la revisión jurídica.
Disponer lo necesario para adelantar los procesos
de comunicación de la decisión,
perfeccionamiento de la resolución y toma de
7
posesión de manera análoga a lo contemplando
en los pasos 4 al 12 del procedimiento de
realización de traslados.
Introducir novedad a la nómina en los casos que el
encargo implique asumir el salario del cargo objeto
del mismo por cumplir las siguientes condiciones:
Dirección
8 no ser devengado por su titular, ser mayor al del
Financiera
empleado del cual es titular el encargado y ser
realizado para asumir las funciones plenas del
nuevo cargo.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA
PERSONERIA AUXILIAR DIRECCION FINANCIERA PERSONERO
INICIO
Detectar vacantes
definitivas o temporales
Identificar el tipo de
vacante
Comunicar la posibilidad
de encargo (Personero)
Proyectar la resolución
realizando el encargo
Firma de la
Digitar proyecto de
Resolución
resolución
Introducir novedades a
la nomina
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001

Administración del talento humano (Realización de Traslados).
A. OBJETIVO: Rotar el personal de la entidad como mecanismo de

capacitación, de mejoramiento del clima organizacional y/o para
aprovechar las cualidades de un funcionario para desempeñarse en otra
área. Igualmente a solicitud del personal interesado y siempre que el
movimiento no cause perjuicios al servicio.
C. RELACIONES: Procedencia: Vacantes definitivas o disposición de

organización interna. Salida: Registros de Novedades
D. FORMATOS: Acta de Posesión: Formato único en que se resumen los

aspectos tomados en cuenta al tomar posesión de un cargo al nuevo
funcionario. Será firmado por el Personero, el posesionado y el
profesional universitario encargado del área Administrativa y Financiera.
Se diligencia en original y dos (2) copias.
E. INFORMES: No existen informes específicos fuera de las

comunicaciones contempladas en el procedimiento.
Riesgos:
Posesionar sin el lleno de requisitos.
Realizaciones de traslado en vacantes temporal.
Desmejorar al trasladado.
Controles:
Verificación previa de condiciones de los cargos y hoja de vida del
trasladado y aplicación del régimen disciplinario y contencioso
administrativo para quien se posesione en estas condiciones.
Verificación de vacancia definitiva o aplicación del procedimiento de
encargo.
Verificación exacta de sueldo y nivel so pena de incurrir en
responsabilidades disciplinarias y civiles

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001

Detectar posibles rotaciones de personal o
Personero vacantes definitivas que puedan ser cubiertas con
1 Auxiliar otras personas ya vinculadas a la entidad y
consultar con la gerencia sobre conveniencia y
procedencia.
Verificar que las funciones y requisitos de los
cargos ocupados y a ocupar por el funcionario
2
objeto de traslado sean iguales o similares y el nivel
salarial y jerárquico sea el mismo.
Coordinar la resolución de traslado, con la
secretaria ejecutiva, en la cual debe estipularse la
4 fecha a partir de la cual se hará efectivo el traslado
y toma de posesión del nuevo cargo, coordinar su
digitación en original y dos (2) copias.
Revisar, firmar y disponer que se radique, feche y
5 Personero
numere.
Secretaria Fechar, radicar y numerar en forma consecutiva.
6
Ejecutiva
Personero Notificar la resolución entregando copia al
7 Auxiliar interesado y disponer archivo de original firmado en
hoja de vida del funcionario.
Coordinar con el Personero la posesión del
8 funcionario en el nuevo cargo y diligenciar los datos
básicos del acta en original y copia.
Posesionar en el nuevo cargo al funcionario objeto
9 Personero del traslado, tomando juramento y firmando el acta
respectiva.
Personero Numerar, fechar, radicar acta y archivar una(1)
10 Auxiliar. copia de la misma
Archivar original del acta en hoja de vida y entregar

11
copia al funcionario.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA
PERSONERO AUXILIAR PERSONERO
INICIO
Detectar vacantes definitivas

o rotación del personal
Verificar las funciones y que los

requisitos, nivel salarial sean
iguales y similares
Revisar y firmar la
Proyectar resolución de resolución
traslado
Notificar resolución al
interesado y coordinar
posesión
Acta en la
hoja de
vida
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001

Administración del talento humano (Comisión de servicios).
A. OBJETIVO: Disponer que un funcionario de la entidad, ejerza las

funciones propias del empleo en un lugar diferente al de la sede del
cargo, cumplir misiones especiales, asistir a conferencias o seminarios,
o realizar visitas de observación que interesen a la entidad y que se
relacionen con la naturaleza del cargo del comisionado.
C. RELACIONES: Procedencia: determinación de la necesidad.

Salida: Legalización del gasto.
D. FORMATOS: No se establecen formatos estandarizados en el desarrollo

de este procedimiento.
E. INFORMES: Informe de resultados de la comisión: Una vez terminada la

comisión, especialmente las que tiene por objeto programas de
capacitación, el funcionario comisionado presentará informe al
Personero sobre los logros y conocimientos adquiridos para que en
Coordinación con éste se programe la difusión de los mismos.
Riesgos:
Parcialización de recursos de capacitación.
No re vinculación del funcionario una vez vencida la comisión.
No difusión de los conocimientos adquiridos.
Controles:
Verificación de que la comisión se encuentre dentro del plan institucional
de capacitación de la entidad.
Evaluación costo-beneficio de la misma.
Acciones según el régimen contencioso administrativo y disciplinario y
declaratorio de abandono del cargo.
Generación de mecanismos de retroalimentación y trabajo colectivo que
permita el fácil intercambio de información.

1 Personero o Detectar la necesidad de hacer presencia
Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
funcionario desarrollando funciones en lugar diferente al

interesado habitual de trabajo, en reunión o eventos de
capacitación, entre otros, por parte de uno o varios
funcionarios de la entidad y comunicar al
Personero.
Analizar la solicitud, observar su concordancia con
Personería los programas de capacitación u otros programas
2 Auxiliar aprobados y determinar los costos en que incurrirá
la entidad (viáticos, gastos de viaje, inscripciones,
etc.) y si presupuestalmente es viable.
Emite el certificado de Disponibilidad presupuestal
Dirección
3 de acuerdo al presupuesto asignado al rubro de
Financiera
capacitación.
Verificar todas las variables de análisis y presentar
4 al Personero la solicitud con los datos investigados
y corroborados.
Decidir sobre la solicitud, dando instrucciones a la
secretaria ejecutiva para proyectar la resolución de
5 Personero
comisión incluyendo los aspectos relacionados con
avances si los hubiere, por concepto de viáticos.
Realizar el trámite de perfeccionamiento de
resolución (en forma análoga a las expedidas en
otros procedimientos de personal), así mismo
Personería
coordinar la consecución de pasajes, realización de
6 Auxiliar
inscripciones, presentaciones oficiales. Para la
consecución de pasajes se guiará por el
procedimiento de contratación directa sin
formalidades plenas.
Comunicar al funcionario comisionado, entregando
copia de la resolución de comisión, archivando
7 original en la hoja de vida y enviando copia a la
secretaria ejecutiva con la cual se procederá a
ordenar el gasto.
Coordinar con el Personero la forma de sustituirlo
8 temporalmente si es necesario y proyectar los actos
administrativos respectivos.
Verificar junto con el Personero que el comisionado
se reintegre al finalizar el periodo de la comisión y
9
que presente los informes respectivos de las
gestiones realizadas.
Coordinar con el funcionario comisionado la
legalización de avances y/o el pago de viáticos,
10
gastos de viaje y otros conceptos que le pudiese
generar la comisión.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA
PERSONERO PERSONERO FUNCIONARIO DIRECCION

AUXILIAR INTERESADO FINANCIERA
INICIO
Determinar necesidad Determinar necesidad

de comisión de comisión
Analizar la solicitud y
determinar su viabilidad
Emite el
certificado
presupuestal
Verificar todas las

variables de
análisis
Notificar y archivar. NO
Decidir Presentar la
sobre la
Realizar tramite de solicitud con los
solicitud
perfeccionamiento de datos investigados
resolución SI
Notificar, archivar
en hoja de vida y
coordinar el pago
Verificar reintegro
oportuno del comisionado
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001

Administración del talento humano (Comisión para adelantar estudios).
A. OBJETIVO: Brindar al funcionario la posibilidad de realizar estudios

dentro o fuera del país los cuales pueda revertir en beneficio de la
entidad.
C. RELACIONES: Procedencia: Solicitud del funcionario o planes de

capacitación.
Salida: Reincorporación al servicio.

E. INFORMES:
Informe de evolución de la comisión: Presentado trimestral, o
semestralmente según el caso, en que se informe al Personero sobre la
evolución de sus estudios. Así mismo al finalizar el periodo de la
comisión anexando los comprobantes (certificados o diplomas)
expedidos por la entidad educativa respectiva.
Informe de interventoría: El interventor designado presentará trimestral o
semestralmente según el caso, al Personero los informes producto del
seguimiento realizado al desarrollo de la comisión.
Riesgos:
Parcialización de recursos de capacitación.
Incumplimiento del convenio.
Controles:
Verificación de que la comisión se encuentre dentro del Plan Institucional
de Capacitación de la entidad.
Evaluación costo-beneficio de la misma.
Acciones según el régimen contencioso, disciplinario y fiscal.

Elevar solicitud dirigida al Personero, para que se
Funcionario
1 autorice realizar los trámites de inscripción,
interesado
adjuntando la información necesaria para tomar la
Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
decisión.
Consultar la hoja de vida del funcionario solicitante
verificando su antigüedad (mayor a un año) su
Personería
comportamiento laboral (ninguna falta disciplinaria
2 Auxiliar
en el último año) y su buen desempeño (evaluación
de desempeño satisfactorio), capacitación recibida,
entre otros aspectos.
Emite el certificado de Disponibilidad presupuestal
Dirección
3 de acuerdo al presupuesto asignado al rubro de
Financiera
capacitación.
Presentar al Personero el expediente con los datos
4
fundamentales del funcionario para su análisis.
Estudiar la solicitud y determinar su aceptación o
5 Personero
negativa a la misma.
Comunicar la decisión tomada sobre la comisión al
Secretaria
6 director del área administrativa y financiera y al
Ejecutiva
interesado.
Realizar los trámites de inscripción, una vez
Funcionario obtenida la autorización y presentar las constancias
7
interesado respectivas de la entidad educativa ante el director
del área administrativa y financiera.
Coordinar la Proyección de la resolución con la
secretaria ejecutiva, otorgando la comisión en los
Personería términos y condiciones establecidas por las normas
8 Auxiliar legales vigentes sobre el tema y hacerla digitar en
original y dos (2) copias. Así mismo coordinará con
la secretaria ejecutiva la elaboración del proyecto
del convenio realizado.
Proyectar el convenio entre la Personería y el
funcionario beneficiado, en el que el segundo se
comprometa para con la entidad a prestar sus
9 servicios a la misma, en el cargo del cual es titular o
en otro de superior jerarquía al terminar la comisión
y al menos por el tiempo de ésta y pasar al
Personero para su análisis.
Revisar, firmar la resolución y el convenio, pasar a
10 Personero
la secretaria ejecutiva.
Secretaria Fechar, numerar y radicar resolución y convenio,
11
Ejecutiva pasar al director del área administrativa y financiera.
Disponer archivo de originales en la hoja de vida,
coordinar con la secretaria ejecutiva a efectos de
Personería
realizar la orden de pago respectiva y de expedir su
12 Auxiliar
pago como mínimo con cinco (5) días de antelación
a la fecha de iniciar la comisión para adelantar
estudios.
Notificar al interesado y coordinar el reemplazo del
13
funcionario en caso de que éste deba desligarse
Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
total o parcialmente de las funciones del cargo.

Verificar el cumplimiento de la comisión y analizar la
viabilidad de prorrogar la misma en los casos
14 contemplados por las normas vigentes. En este
caso, comunicará al Personero para que él decida
en última instancia.
Coordinar el reintegro del funcionario al mismo
cargo o a otro de superior jerarquía y verificar que
15 Personero se cumplan los términos de convenios o promover
las acciones disciplinarias, penales y/o civiles a que
haya lugar por incumplimiento del mismo.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA
PERSONERO AUXILIAR PERSONERO SECRETARIA DIRECCION

FINANCIERA
INICIO
Solicitar comisión al
Personero (Funcionario)
Revisar la hoja de vida y Emite el certificado

organizar el expediente presupuestal
Revisar solicitud
Notificar
y NO
archivar Aprobación
Proyectar SI
resolución de
comisión
Fechar, numerar y
Revisar y firmar la radicar la resolución
Proyectar convenio
resolución y convenio y convenio
Entidad-
funcionario
Notificar al interesado
Verificar el cumplimiento
de la comisión
Reintegrar al
funcionario al finalizar
la comisión
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001

Administración del talento humano (Concesión de permisos).
A. OBJETIVO: Reconocer a los funcionarios el derecho a ausentarse del

trabajo hasta por tres (3) días, mediando justa causa y percibiendo la
remuneración normal del empleo.
C. RELACIONES: Procedencia: Solicitud del funcionario

Salida: Archivo de novedad en hoja de vida.
D. FORMATOS: Registro de ausentismo laboral – permisos (F - PTH –

001). Se diligenciará en original y copia.
E. INFORMES: No existen informes estandarizados fuera de las

comunicaciones contempladas en el procedimiento
Riesgos:
Proliferación de permisos.
No reintegro oportuno del funcionario a su puesto de trabajo.
Controles:
Verificación de justa causa, con los comprobantes requeridos.
Verificación periódica de hoja de vida.
Aplicar régimen disciplinario y declaratoria de abandono del cargo.

Solicitar el permiso en el formato establecido para
el efecto (o por escrito en original y copia),
indicando el tiempo solicitado y el motivo, con los
Funcionario soportes requeridos. Dirigido así:
1
interesado  Menor a un (1) día al director del área
administrativa y financiera.
 Entre 1 y 3 días al Personero.
Personería Analizar la solicitud y ver si media justa causa

2
Auxiliar (hechos ciertos y comprobables)
Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
Si el permiso solicitado es inferior a un día otorgar o

negar firmando original y copia de la solicitud y
3
disponer su comunicación al interesado y archivar
para control en la hoja de vida del funcionario.
Decidir sobre la razón del permiso, autorizando o
negándolo, cuando es mayos a un día, firmando el
4 Personero original y copia de la solicitud y disponer su
comunicación al Personero Auxiliar para el control en
la hoja de vida del funcionario.
Verificar que el permiso se haya concebido en los
Personería
términos legales y reglamentarios vigentes y
5 Auxiliar
disponer archivo en la hoja de vida del funcionario
respectivo.
Verificar que el funcionario se reintegre
inmediatamente termine el permiso. Si éste no se
6 presenta notificará para proceder a declarar el
abandono del cargo sin perjuicio de la investigación
respectiva.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA
FUNCIONARIO PERSONERIA AUXILIAR PERSONERO

INTERESADO
INICIO
Analizar solicitud y Analizar solicitud y

Solicitar permiso verificar causas (1 día) verificar causas (entre 1
y 3 días)
Firmar original y Firmar original y

copia de la solicitud copia de la solicitud
Verificar el permiso
(Términos Legales y
vigentes)
Notificar al
Funcionario
Archivar en
hoja de
vida
Verificar el reintegro
inmediatamente termine
el permiso
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001

Administración del talento humano (Licencia Ordinaria).
A. OBJETIVO: Garantizar a los funcionarios el derecho de ausentarse del

trabajo hasta por sesenta (60) días al año, prorrogables treinta (30) días
más, cuando medie justa causa, sin percibir el salario correspondiente
durante este periodo.
C. RELACIONES: Procedencia: solicitud por parte del empleado o

trabajador.
Salida: : Resolución autorizando la licencia.

E. INFORMES: No existen informes específicos fuera de las

comunicaciones contempladas en el procedimiento.
Riesgos:
Proliferación de licencias y dificultades de reemplazo.
No reintegro oportuno.
Controles:
Verificación de justa causa con comprobantes de ser necesario,
especialmente para prorrogar el término de la licencia.
Rotación permanente de empleados y trabajadores como mecanismo de
capacitación y para así mantener personal idóneo para suplir posibles
vacancias temporales.
Régimen disciplinario y declaratoria de abandono del cargo.

Redactar comunicación dirigida al Personero con
Funcionario
1 copia a la personería auxiliar, solicitando la licencia y
interesado
señalando el periodo de la misma, suscribirla y
Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
radicarla en la ventanilla única.

Verificar que la solicitud sea justa y clara y que el
término se encuentre dentro de los limites
permitidos por la ley, sesenta (60) días continuos o
Personería
discontinuos al año, prorrogables treinta (30) días
2 Auxiliar
más cuando medie justa causa, para lo cual
consultará la hoja de vida del funcionario, pasar al
Personero con recomendación en caso de ser
necesario.
Decidir sobre el otorgamiento de la licencia, si la
decisión es positiva visar y pasar comunicación al
Personero Auxiliar, si es negativa así lo consignará y
3 Personero
pasara a este mismo funcionario quien comunicará al
interesado y archivará la solicitud en la hoja de vida
respectiva.
Personero Auxiliar Coordinar la proyección y digitación de la resolución
4
concediendo la licencia, con la secretaria ejecutiva.
Digitar proyecto de resolución en original y dos
Secretaria copias y pasar al Personero para revisión, en
5
Ejecutiva considerarse necesario, pasar a asesoría y revisión
jurídica
Revisar, firmar la resolución y pasar a la secretaria
6 Personero
ejecutiva.
Secretaria Fechar, numerar y radicar resolución, archivar
7
Ejecutiva copia.
Personería Archivar original y solicitud en hoja de vida,
8 Auxiliar comunicar al interesado entregando copia de la
resolución.
Dirección Disponer de la modificación al programa de nómina
9
Financiera de los periodos respectivos.
10 Personería Verificar que el funcionario se reintegre
Auxiliar oportunamente, vencido el término de la licencia.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA
PERSONERIA PERSONERO SECRETARIA DIRECCION

AUXILIAR FINANCIERA
INICIO
Solicitud de
Licencia
Verificar la (tiempo)
solicitud, que
cumpla con los
términos de la ley
NO
Comunicar
Archivar Otorgar
hoja de
vida
la
Licencia
Comunicar al SI
Funcionario
Coordinar la Digitar e imprimir

proyección y la la resolución
digitación de la
resolución
Revisar y firmar la
Archivar
resolución
hoja de
vida
Modificación al
programa de
Verificar que el
nomina
reintegro del
funcionario
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001

Administración del talento humano (Manejo de hojas de vida).
A. OBJETIVO: Administrar y mantener actualizada la información laboral y

personal de quienes presten sus servicios como servidores pública de la
entidad.
C. RELACIONES: Procedencia: Documentación personal del nuevo

personal relacionadas con la hoja de vida y novedades de personal.
Salida: Actualización de hojas de vida.
D. FORMATOS:
Formato único de hoja de vida: Es el instrumento fijado por el Gobierno
Nacional para la obtención estandarizada de datos sobre el personal
que presta sus servicios a las entidades y organismos del sector público.
Este debe ser diligenciado por el nuevo funcionario como requisito para
el ingreso (solo original).
Declaración juramentada de bienes y rentas: formato desarrollado para
obtener la información de bienes del nuevo funcionario según lo
dispuesto en la Constitución Nacional y la Ley 190 de 1995. Será
presentado por el nuevo funcionario (solo original).
E. INFORMES: Informe de dictamen médico: Contiene los datos del

funcionario, el tiempo, motivos de incapacidad y persona responsable
del dictamen médico.
Riesgos:
Que se posesione a una persona que no cumpla requisitos o que haya
presentado documentación falsificada para posesionarse.
Controles:
Formato guía de control de requisitos.
Verificación de datos reportados en hoja de vida, por parte del director
del área administrativa y financiera.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001

Exigir el diligenciamiento y presentación del formato
único de hoja de vida a los empleados públicos que
Personería
1 se encuentren vinculados con la entidad o que se
Auxiliar
vinculen posteriormente en el momento previo a la
posesión
Diligenciar y presentar el formato único de hoja de
vida, junto con la declaración juramentada de
Empleado
2 bienes y rentas. En caso de nuevos funcionarios
público
anexar copia de todos los certificados y constancias
que soportan la información suministrada.
Verificar que el formato único de hoja de vida haya
sido diligenciado completamente y de manera clara,
Personería que los datos consignados en el mismo sobre
3
Auxiliar estudios y experiencia estén debidamente
soportados con los respectivos documentos y
refrendarlos con su firma.
Mantener actualizado el registro de las hojas de
vida con las anotaciones sucesivas que se
produzcan hasta el momento del retiro.
Las siguientes novedades deben ser llevadas a las
respectivas hojas de vida.
 Situaciones administrativas: licencias,
permisos, comisiones, encargos, prestación
del servicio militar, vacaciones y
suspensiones en el ejercicio de las
funciones.
 Asensos
Personería
4  Embargos y desembargos de salario.
Auxiliar
 Autorizaciones para descuentos de salarios.
 Fallos absolutorios o sancionatorios
resultantes de procesos disciplinarios.
 Accidentes de trabajo y enfermedades
profesionales.
 Copia de liquidación y pago de prestaciones
económicas y sociales e indemnizaciones.
 Resultado de las evaluaciones de
desempeño.
 Reconocimiento y demás novedades que
tengan carácter individual.
Facilitar la consulta de las hojas de vida cuando la
5 requiera el Personero o los organismos de
inspección, control y vigilancia.
Suministrar la información en los términos que
establezca el Departamento Administrativo de la
6
Función Pública, con el fin de mantener actualizado
el Sistema Único de Información de Personal.
Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
Expedir los certificados y constancias solicitadas

por los funcionarios sobre la información que
reposa en las respectivas hojas de vida y que no
7
corresponda su expedición a otro funcionario de
acuerdo con los diferentes procedimientos de la
entidad.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA
PERSONERO AUXILIAR FUNCIONARIO INTERESADO
INICIO
Exigir presentación del

formato único de hoja de
vida
Diligenciar y presentar el
formato único de hoja de
Verificar diligenciamiento vida y anexos
del formato, revisar
anexos y refrendar su
firma
Anexar documentación
exigida para el ingreso.
Actualizar hoja de vida

con novedades
presentadas
Facilitar consultas o
accesos a hoja de vida.
Suministrar información
a DAFP para
actualización del sistema
único
Expedir certificados y
constancias solicitadas
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001

Administración del talento humano (Capacitación de Funcionarios).
A. OBJETIVO: Son objetivos de la capacitación:

a) Contribuir con el mejoramiento institucional fortaleciendo el
desarrollo del talento humano de los funcionarios de la personería
municipal.
b) Promover el desarrollo integral del personal, además de crear un
afianzamiento en la ética del servidor público.
c) Elevar el nivel de compromiso del personal con respecto a las
políticas, planes, programas, proyectos y objetivos de la entidad.
d) Fortalecer la capacidad, tanto individual como colectiva, de aportar
conocimientos, habilidades y actitudes para el mejor desempeño
laboral y para el logro de los objetivos institucionales.
e) Facilitar la preparación permanente de los funcionarios con el fin de
elevar sus niveles de satisfacción.
B. DEPENDENCIA: Personero Auxiliar y Comité de capacitación.
C. RELACIONES: Procedencia: Necesidades de actualización y/o

complementación. Salida: Funcionarios más idóneos y
comprometidos con la entidad.
D. FORMATOS: PIC (Plan Institucional de capacitación).
E. INFORMES:
Informes de actividades programadas o por desarrollar:
mensualmente o con la periodicidad u ocasión requerida, el Personero
Auxiliar, comunicará al personero, las actividades programadas en el
mes o periodo respectivo, tomando en cuenta presentarlo con la debida
oportunidad a efectos de designar las posibles asistencias organizando
el trabajo de cada una de las dependencias y contar con la respectiva
disponibilidad presupuestal si fuera necesario.
Informes de evaluación: como mínimo trimestralmente el Personero
Auxiliar presentara al Personero un informe de evaluación de los
programas y eventos de capacitación desarrollados en el periodo, junto
con las sugerencias para su mejoramiento.
Informe de resultados de los eventos de capacitación externos: Una
vez terminados los eventos de capacitación programados por otras
entidades a los que asistan delegados de la Personería, presentarán
informe al Personero Auxiliar sobre los conocimientos adquiridos para

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
que en coordinación con este se programe la difusión de los mismos al

resto.
Riesgos:
Dirigir recursos de capacitación hacia un solo grupo de funcionarios.
No se realice la correspondiente retroalimentación al resto del
personal.
No se presenten a la capacitación los funcionarios designados.
Controles:
Elaboración del plan institucional de capacitación (PIC) en el cual se
debe concebir la integralidad de funcionarios de la entidad,
consultando las reales necesidades de cada una de las áreas y
funcionarios.
Registro y control de los asistentes a los eventos de capacitación
programados y constancia de las asistencias en las hojas de vida de
los funcionarios.
Aplicación y cumplimiento a las jornadas de capacitación que se
programen para la óptima retroalimentación de la entidad

Personería Identificar las falencias en cada una de las áreas
1 Auxiliar y comité buscando la necesidad de realizar capacitaciones
de capacitación. para suplir cada una de estas.
Consultar los lugares o entidades en las cuales se
2 puede apoyar para la realización de la capacitación
teniendo en cuenta el costo de la misma.
Informar al personero sobre la necesidad de realizar
3
las capacitaciones para su aprobación.
Verificar la sustentación de la capacitación su costo
4 Personero
y alcance para su aprobación.
Personería Informar al personal designado para la capacitación
5 Auxiliar y comité con sus correspondientes viáticos o material de
de capacitación. apoyo si esto diera lugar.
Realizar la correspondiente inscripción a la entidad
que realizara la capacitación o si la realizara la
6
misma Personería delegar las funciones para la
realización de la misma.
Expedir los certificados y constancias solicitadas
por los funcionarios sobre la capacitación realizada,
7
guardando copia en la correspondiente hoja de
vida.
Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
Si la capacitación se realiza en entidades externas

Empleado se debe entregar al personal auxiliar y a la dirección
8
Publico financiera todos los soportes necesarios que
justifique su presencia en la misma.
Personería Coordinar con el asignado para realizar la
9 Auxiliar y comité retroalimentación con el resto de la entidad e
de capacitación informar la fecha y el lugar donde se llevara a cabo.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA
PERSONERO AUXILIAR GERENCIA FUNCIONARIO

(PERSONERO) INTERESADO
INICIO
Identificar la necesidad
de capacitación en cada
área de la entidad
Consultar las entidades Autorizar la capacitación

que pueden proporcionar para los funcionarios de
la capacitación la entidad.
Revisar y gestionar la
capacitación
Informar al personal
designado (comité de
capacitación)
Realizar la inscripción y
diferentes documentos
que se requieran
Guardar en la hoja de
vida los certificados de
la capacitación
Verificar la asistencia
oportuna del funcionario
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001

Administración del talento humano (Expedición de Certificados).
A. OBJETIVO: Atender de manera oportuna y eficiente, las solicitudes de

expedición de certificados presentadas por los usuarios frente a la
funcionalidad de la entidad.
C. RELACIONES: Procedencia: Presentación de la solicitud por parte del

interesado. Salida: Expedición de correspondiente certificado.

E. INFORMES: No existen informes especiales establecidos para el

procedimiento.
Riesgos:
No expedir oportunamente el certificado requerido por el usuario.
Suministrar información incompleta, con inconsistencias o erróneas.
Controles:
Mantener estricto control en la entrada y salida de información

controlando los lapsos de tiempo entre una operación y otra para una
oportuna entrega.
Auditoria selectiva sobre la información manejada.
Archivo temporal de las solicitudes recibidas para ser resueltas.
Revisión minuciosa del documento al ser diligenciado e impreso
verificando la concordancia de la información del mismo.

Solicitar por escrito la respectiva constancia o
Interesado o certificación deseada, especificando el tipo de
1 usuario de la constancia y certificado, nombre del solicitante,
información fecha, destino del documento solicitado. Si es
contratista enunciar el tipo y numero de contrato
Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
que tiene con la entidad. En caso de que lo

solicitado sea una certificación, el solicitante de este
documento debe traer las estampillas de ley
exigidas en la institución y estas deben quedar
anexas en la copia que reposa en la carpeta de
certificaciones de la personería auxiliar.
Recibir las solicitudes en original y copia

devolviendo la copia al interesado con el recibido:
2 Ventanilla única
firma, fecha y hora.
Radicar la solicitud y la clasifica según corresponda,

3 disponiendo el envío a la dependencia respectiva.
Elabora y firma el documento solicitado en original y

copia, verificando que sea competencia del área o
dependencia y que los datos concuerden entre el
Personería solicitante y la que reposa en la dependencia, de no
5
Auxiliar corresponder los datos requeridos por el usuario o
peticionario se debe contestar mediante oficio los
motivos de la negativa.
Registrar la fecha de la respuesta en el libro

radicador y disponer lo necesario para entregar la
constancia o certificado al interesado teniendo en
personería presente que él debe firmar ya sea el libro radicador
8
Auxiliar dando constancia de la entrega del documento o la
copia correspondiente del mismo, la cual
posteriormente se entrega para ser archivada.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA
VENTANILLA UNICA PERSONERIA AUXILIAR
INICIO
Solicitar por escrito el

certificado o constancia
(Interesado)
Recepción de la solicitud y
devolver copia
Radicar y clasificar la Revisar la solicitud

solicitud para su posterior
respuesta
Elabora y Firma el
Documento solicitado
NO
Datos
requeridos
Motivos de la SI
negativa
Oficio
Registrar la respuesta y
disponer para su entrega
Se
Archiva
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
3.3.12 PROCEDIMIENTO: PTH – 12. DESARROLLO DEL TALENTO

HUMANO Administración del talento humano (Bienestar Familiar).
A. OBJETIVO: Programar actividades de bienestar social orientados a crear,

mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral
del empleado, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia; así
mismo deben permitir elevar los niveles de satisfacción, eficacia,
eficiencia, efectividad e identificación del empleado con la entidad.
C. RELACIONES: Procedencia: Identificación de las necesidades de

Bienestar social en la entidad.
Salida: Satisfacción de estímulo efectuado por la entidad de acuerdo al
cronograma establecido.
E. INFORMES:
Plan anual de Bienestar Social: Debe contener el cronograma de
actividades a seguir durante el año y su correspondiente seguimiento e
información de elaboración de las mismas.
Acta de aprobación del comité: La aprobación del acta está a cargo del
Personero con la participación del comité en pleno, el cual a principio de
año aprueba el cronograma de actividades a seguir presentado por la
personería auxiliar e igualmente solicita la información a la dirección
financiera del presupuesto asignado para tal fin.
Riesgos:
Mala planeación y programación de las actividades a realizar.
No contar con el presupuesto necesario para realizar las actividades
programadas.
Controles:
Analizar minuciosamente las fechas importantes para programar

oportunamente las actividades.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
Realizar reuniones que permitan la coordinación y cumplimiento de las

actividades a programar.
Revisión con el director financiero de la disponibilidad presupuestal para
la realización de las diferentes actividades a realizar durante el año.

Realizar un estudio de las necesidades de los
empleados y de sus familias, con el fin de
personería establecer prioridades y seleccionar alternativas,
1
Auxiliar de acuerdo con los lineamientos señalados en las
estrategias de desarrollo institucional y en las
políticas del Gobierno Nacional.
Diseñar programas y proyectos para atender las
necesidades detectadas, que tengan amplia
2
cobertura institucional y que incluyan recursos
internos e interinstitucionales disponibles.
Analizar los programas y proyectos con su
3 Personero correspondiente cronograma de actividades para
su aprobación.
Ejecutar los programas y actividades en forma
Dirección directa o mediante contratación con personas
financiera, naturales o jurídicas, o a través de los organismos
4
personería encargados de la protección, la seguridad social y
Auxiliar. los servicios sociales, según sea la necesidad o la
problemática a resolver.
Realizar una evaluación y seguimiento a los
personería programas adelantados, para verificar la eficacia de
5
Auxiliar los mismos y decidir sobre su modificación o
continuidad.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA
PERSONERO AUXILIAR GERENCIA (PERSONERO)
INICIO
Realizar un estudio de las

necesidades de los empleados y
de sus familias
Revisar y aprobar mediante

Diseñar programas y proyectos acta la consecución del
para atender las necesidades
cronograma de actividades
detectadas
Ejecutar los programas y

actividades en forma directa o
mediante contratación.
Realizar una evaluación y

seguimiento a los programas
adelantados
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
3.5 PROCESO: GESTIÓN DE CONTRATACIÓN
3.5.1 PROCEDIMIENTO: PGC – 1. CONTRATACIÓN DIRECTA – SERVICIOS

PROFESIONALES Y DE APOYO
A. OBJETIVO: Proveer personal de forma temporal dando cumplimiento a

la Resolución No. 145 del 01 de octubre de 2015 por medio de la cual se
ajusta y actualiza el Manual de Contratación de la Personería Municipal
de Armenia
C. RELACIONES: Procedencia: necesidad de la dependencia

Salida: contrato suscrito
D. FORMATOS: Formato Solicitud Personal de Apoyo (F - PGC - 001),

Solicitud Disponibilidad Presupuestal (F – PGC – 002), Estudios Previos
(F - PGC - 003), Planeación de la contratación, Solicitud Registro
Presupuestal (F – PGC – 004), Lista de chequeo contratos (F - PGC -
005), Hoja de vida, Lista de chequeos de hoja de vida de contratistas (F
- PGC – 006), Acta de socialización (F - PGD - 001), Acta de Inicio (F -
PGC - 007), Informe de Actividades (F - PGC – 008), Informe de
Supervisor (F - PGC – 009), Solicitud de Modificación Contractual (F -
PGC – 010), Acta de Liquidación (F – PGC – 011).

Riesgos:
Que no se contrate el perfil del profesional que se necesita.
Que la documentación de la hoja de vida del contratista este adulterado
o estén incompletos los requisitos.
Contratista no cumpla con el objeto del contrato
Controles:
Planeación acorde a las necesidades profesionales de la entidad.
Tener una lista de chequeo y de verificación de la legalidad de los
documentos aportados en la entidad
Supervisión

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
Verificar la inclusión del requerimiento en el

1 Personería Auxiliar Plan Anual de Adquisiciones previamente.
Aprobado por la Alta Dirección.
Área o dependencia Elaborar las necesidades de contratación de

2 que requiere la cada dependencia.
Contratación
1. Recepciona las necesidades de las

Dependencias, contenidas en el formato”
solicitud de personal de apoyo” y estudia con
el Sr Personero la priorización de
necesidades y el Presupuesto existente en
3 Personería Auxiliar conjunto con Dirección Financiera.
2. En base a las líneas estratégicas y de

acuerdo al Plan de Acción de la vigencia, se
estudian los perfiles y se definen los
nombres del personal que coadyuvaran en el
cumplimiento de las metas misionales.
Solicitar documentos a potencial contratista,

verificando el cumplimiento de requisitos, la
4 Personería Auxiliar experiencia e idoneidad. Igualmente el pago
de seguridad social confrontándola contra
los originales de pago.
Solicitar el Certificado de Disponibilidad

5 Personería Auxiliar Presupuestal y obtener aprobación del
Expedir el certificado de disponibilidad

6 Dirección Financiera
presupuestal.
Enviar al Área Jurídica o al profesional que

ejerza estas funciones, el formato de
solicitud de personal de apoyo realizada por
la Dependencia con la Hoja de vida y el CDP
7 Personería Auxiliar
para la realización de los estudios previos, e
igualmente adjuntar la certificación en
donde se exprese la ausencia de personal
de planta suficiente.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
Elaborar los estudios previos, de acuerdo a

la información suministrada por Personería
Auxiliar en cuanto a la insuficiencia de
El Profesional que personal para desarrollar la actividad, de
8 cumpla funciones de acuerdo a la normatividad y la justificación
Asesor Jurídico de cada contrato.
Se envía para firma del Sr Personero (a)

Municipal
El Profesional que Elaboración del Contrato

9 cumpla funciones de
Asesor Jurídico
El contrato elaborado y debidamente

revisado por el Jurídico se recibe por parte
10 Personería auxiliar de Talento Humano y se hace firmar por el
contratista para ser remitido al Personero
Municipal para su firma
11 Personería Auxiliar Solicitar registro presupuestal.
12 Dirección Financiera Expedir registro presupuestal.
Elaboración del Oficio suscrito por el

Personero(a) Municipal por medio del cual
13 Personería Auxiliar designa el Supervisor y le informa las
actividades que deberán surtirse dentro de la
ejecución del contrato
Requerir al contratista y entregar copia de

contrato.
15 Supervisor Suscribir acta de inicio.
Personería Auxiliar con Publicación en el SIA. REGISTRA EN EL

apoyo de sistemas en SIA los documentos exigidos, en relación
16 caso de que la entidad con el proceso contractual, y en el tiempo
cuente con este estipulado por el aplicativo.
profesional.
Personería Auxiliar con Publicación SECOP en los tres días

17 apoyo de sistemas en posteriores a la expedición del contrato
caso de que la entidad

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
cuente con este

profesional
Supervisar la ejecución y cumplimiento del

18 Supervisor
objeto y obligaciones contractuales
Entregar a Personería Auxiliar los informes

mensuales que conforman el contrato, con
19 Supervisor
los documentos anexos debidamente
revisados
El supervisor con el Realizar la solicitud de modificación o

acompañamiento de la adición cuando la ejecución del objeto
Oficina Jurídica (en la contractual lo requiera
parte normativa)
realiza la solicitud de
20
modificación
debidamente
sustentada para la
aprobación del
Personero(a) Municipal
El Asesor Jurídico en Otro si al contrato. EL Supervisor envía al Sr

caso de que la entidad Personero municipal la solicitud
cuente con este debidamente sustentada para su aprobación.
profesional, lo proyecta
para la firma del Sr
Personero Municipal,
21
DE LO CONTRARIO,
esta responsabilidad
queda a cargo de la
dependencia que lidera
el proceso de
contratación directa.
Personería Auxiliar con Publicación SECOP en los tres días

apoyo de sistemas en posteriores a la expedición del contrato
22 caso de que la entidad
cuente con este
profesional
23 El Supervisor informa al Liquidación del contrato

Personero Municipal
Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
de las causas para la

liquidación del contrato.
El Asesor Jurídico en Revisar y ajustar el proyecto de liquidación y

caso de que la entidad efectuar los trámites pertinentes para su
cuente con este Formalización CUANDO HAYA LUGAR)
profesional, lo
proyecta para la firma
del Sr Personero
24
Municipal, DE LO
CONTRARIO, este
responsabilidad queda
a cargo de la
el proceso.
El Asesor Jurídico en Cuando el contratista no atienda la solicitud

caso de que la entidad para liquidar por mutuo acuerdo el contrato,
cuente con este proyectar resolución de liquidación unilateral
profesional, lo proyecta y enviar al Personero Municipal para su
para la firma del Sr firma con los soportes respectivos.
25 Personero Municipal, .(CUANDO HAYA LUGAR)
DE LO CONTRARIO,
este responsabilidad
queda a cargo de la
el proceso.
Personero Municipal y Notificación al contratista del acto

acompañamiento del administrativo de liquidación unilateral.
26 Asesor Jurídico, si la
Entidad cuenta con
este profesional
El Supervisor debe Cumplimiento a la LEY 1712 DE 2014:..

escanear los informes Artículo 11... g) Sus procedimientos,
de supervisión a su lineamientos, políticas en materia de
27 cargo y remitirlos a adquisiciones y compras, así como todos
través del Servidor en los datos de adjudicación y ejecución de
la carpeta denominada contratos, incluidos concursos y
informes de licitaciones;…
Supervisión 2015 a

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
más tardar en el primer

día hábil siguiente, a la
suscripción del acta de
supervisión respectiva.
La Dependencia
encargada del proceso
de contratación, hará
entrega al Área de
Comunicaciones de la
mencionada carpeta,
para que sea publicada
en la página web en el
link de transparencia y
acceso a la información
pública en el ítem
denominado
supervisión.
Al término del contrato se efectúa la foliación

del mismo.
Establecimiento de puntos de control al

proceso

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
3.5.2 PROCEDIMIENTO: PGC – 2. CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA
A. OBJETIVO: Reglamenta las adquisiciones de bienes, servicios y obras

cuyo valor no exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la
entidad contratante, independientemente de su objeto, cuyas reglas se
determinan exclusivamente en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011,
dando cumplimiento a la Resolución No. 145 del 01 de octubre de 2015
por medio de la cual se ajusta y actualiza el Manual de Contratación de
la Personería Municipal de Armenia
B. DEPENDENCIA: Área o dependencia que requiere la contratación.
C. RELACIONES: Procedencia: necesidad de la dependencia

Salida: contrato suscrito
D. FORMATOS: Estudios Previos (F - PGC – 003), Planeación de la

contratación, Invitación Pública, Aviso de Convocatoria, Pliegos de
Condiciones, Lista de chequeo contratos (F - PGC – 005), Acta de Inicio
(F - PGC – 007), Acta de Liquidación (F - PGC - 011).

Riesgos:
Que no se contrate los bienes, servicios y obras que se necesita.
Que la documentación del contratista este adulterado o estén
incompletos los requisitos.
Contratista no cumpla con el objeto del contrato
Controles:
Planeación acorde a las necesidades de bienes, servicios y obras de la
entidad.
Tener una lista de chequeo y de verificación de la legalidad de los
documentos aportados en la entidad
Supervisión

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
MINIMA CUANTIA ORDINARIO
Área o dependencia Verificar la inclusión del requerimiento en el

1 que requiere la Plan Anual de Adquisiciones previamente
contratación aprobado.
Dirección Financiera Realizar el estudio de mercado, de sector,

con el acompañamiento de riesgos y de requisitos habilitantes.
del Asesor Jurídico en
caso de que la entidad
cuente con este
2
profesional o por quien
la Dirección lo estime
conveniente (AREA
SOLICITANTE o
comité.)
Personero Municipal Solicitar el Certificado de Disponibilidad

3
Presupuestal
Dirección Financiera Expedir el certificado de disponibilidad

4
presupuestal
Asesor jurídico o Elaborar los estudios previos, incluyendo el

5 profesional que ejerza Número de CDP.
estas funciones
Dependencia que lidera Elaboración de la respectiva Invitación

el proceso Pública (En la misma se deben tener en
cuenta los requisitos mencionados en el
literal a) del artículo 94 de la ley 1474 de
2011 y en el Artículo 2.2.1.2.1.5.2 del
6
Decreto 1082 de 2015 (Decreto 1510 de
2013, artículo 85). La designación del comité
evaluador y asesor se realizara en el
documento de invitación
Dependencia que lidera Publicar:

7 el proceso 1- la invitación pública a contratar
2- los estudios previos efectuados
Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
3- Aviso de Convocatoria y
4-Proyecto de Pliego de Condiciones, por
un término no inferior a un (1) día hábil.
Dirección Financiera Observaciones al Proyecto de Pliego de

Condiciones: plazo es de cinco (5) días
hábiles contados a partir de la fecha de
publicación de lo anterior; si las
8
observaciones no son procedentes se
responden, si son procedentes se cambia el
Pliego de Condiciones en el asunto causa de
observaciones.
Dirección Financiera Elaboración y publicación Acto

9 Administrativo de Apertura y publicación del
Pliego de Condiciones Definitivo
Dependencia que lidera Recibir las ofertas presentadas por todos y

el proceso, con el cada uno de los interesados.
acompañamiento del
10 Asesor Jurídico en
caso de que la Entidad
cuente con este
profesional.
Comité, con el Realizar la verificación de las propuestas

acompañamiento del determinando la más económica a la cual se
Asesor Jurídico en le verificarán los requisitos, en caso de que
11 no cumpla se continuará con la verificación a
la propuesta en el segundo lugar y así
cuente con este sucesivamente.
profesional.
La Dependencia que Publicación de la verificación de los

lidera el proceso con el requisitos habilitantes y de la evaluación del
apoyo del Ingeniero de menor precio
12
Sistemas en caso de
que la Entidad cuente
con este profesional
Proponentes y la Formulación de observaciones por parte de

Dependencia que lidera los proponentes durante un (1) día hábil y
13 publicación de las respuestas a las
el proceso con el
observaciones en la página Web de la
acompañamiento del
entidad y en www.colombiacompra.gov.co.
Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
Asesor Jurídico, en
cuente con este
profesional.
Personero Municipal Elaboración y publicación de la

en acompañamiento comunicación de aceptación de la oferta o
del Asesor Jurídico en declaratoria de desierto debidamente
14 motivada y de las respuestas a las
observaciones al informe de verificación si a
cuente con este ello hubiera lugar.
profesional.
Comité en En caso de empate a menor precio, se

acompañamiento del adjudicará a quien haya entregado primero
Asesor Jurídico en la oferta.
15
cuente con este
profesional.
Personero Municipal La comunicación de aceptación y la oferta

con el acompañamiento constituyen para todos los efectos el
del Asesor Jurídico, en contrato celebrado. (Numeral 7 del Artículo
16 85 Decreto 1510 de 2013)
cuente con este
profesional.
Dependencia que lidere Solicitar registro presupuestal : Contrato

17 el proceso firmado y legalizado, con información datos
personales del Contratista
18 Dirección financiera Expedir registro presupuestal
Personero Municipal En el evento en que la Entidad lo considere

con el acompañamiento pertinente, requerir al contratista para la
del Asesor Jurídico en constitución de la garantía. (No es
19
caso de que la Entidad obligatoria la constitución de garantías en
cuente con este este procedimiento)
profesional.
Personero Municipal Aprobar garantía (si se ha solicitado) y

20 con el acompañamiento remitir designación de supervisor

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
cuente con este

profesional.
21 Supervisor y contratista Suscribir acta de inicio
Supervisor con el Realizar la solicitud de modificación o

acompañamiento del adición cuando la ejecución del objeto
Asesor Jurídico en contractual lo requiera.
22
cuente con este
profesional.
Supervisor con el Una vez vencido el plazo de ejecución,

acompañamiento del proyectar acta de liquidación bilateral o de
Asesor Jurídico en común acuerdo, si fuere necesario.
23 caso de que la Entidad
cuente con este
profesional.
Supervisor con el Revisar y ajustar el proyecto de liquidación y

24 acompañamiento del efectuar los trámites pertinentes para la
Asesor Jurídico. formalización de la misma.
Supervisor con el Proyectar Acta de liquidación de mutuo

25 acompañamiento del acuerdo para firma del Personero Municipal
Asesor Jurídico. y convocar al contratista para su suscripción.
Asesor Jurídico y en Cuando el contratista no atienda la solicitud

caso de no contarse para liquidar por mutuo acuerdo el contrato,
26 con este profesional lo proyectar resolución de liquidación unilateral
y enviar al Personero Municipal para firma.
hará el área que lidera
el proceso.
Personero Municipal Notificación al contratista del acto

con el acompañamiento administrativo de liquidación unilateral.
27
cuente con este
profesional.
MINIMA CUANTIA COMPRA EN GRANDES SUPERFICIES

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
Dirección financiera Verificar la inclusión del requerimiento en el

1 Plan Anual de Adquisiciones previamente
aprobado por la Alta Dirección.
Dirección Financiera Realizar el estudio de mercado, de sector,

con el acompañamiento de riesgos y de requisitos habilitantes.
cuente con este
profesional y Área de
2 Almacén en caso de
bienes consumibles y
en caso de requerirse
estudios más
especializados podrá
contratarse concepto
técnico con tercero.
Personero Municipal Solicitud del Certificado de Disponibilidad

3
Presupuestal
4 Dirección financiera Expedir el certificado de disponibilidad
Dirección Financiera Elaboración de los estudios previos

con el acompañamiento
cuente con este
estudios más
Dirección Financiera Elaboración de la respectiva Invitación

6 con el acompañamiento Pública debe estar dirigida a por lo menos
del Asesor Jurídico en dos (2) Grandes Superficies y debe

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
caso de que la Entidad contener: a) la descripción técnica, detallada

cuente con este y completa del bien, identificado con el
profesional y Área de cuarto nivel del Clasificador de Bienes y
Almacén en caso de Servicios; b) la forma de pago; c) el lugar de
bienes consumibles y entrega; d) el plazo para la entrega de la
en caso de requerirse cotización que debe ser de un (1) día hábil;
estudios más d) la forma y el lugar de presentación de la
especializados podrá cotización, y e) la disponibilidad
contratarse concepto presupuestal
Dirección Financiera La Personería debe evaluar las cotizaciones

con el acompañamiento presentadas y seleccionar a quien con las
del Asesor Jurídico en condiciones requeridas, ofrezca el menor
7 caso de que la Entidad precio del mercado y aceptar la mejor oferta.
cuente con este En caso de empate, la Entidad aceptará la
profesional. oferta que haya sido presentada primero en
el tiempo
Dirección Financiera Elaboración y publicación de la

con el acompañamiento comunicación de aceptación de la oferta o
del Asesor Jurídico en declaratoria de desierto debidamente
8
caso de que la Entidad motivada y de las respuestas a las
cuente con este observaciones al informe de verificación si a
profesional. ello hubiera lugar
Dirección Financiera a Recepción de Observaciones a la Invitación

9 través de correo Pública
institucional
Dirección Financiera en Respuesta a observaciones
coordinación con el
10 asesor jurídico si se
cuenta con este
profesional.
Dirección Financiera en Elaboración de adendas modificatorias a la
coordinación con el Invitación cuando procedan
11 asesor jurídico si se
cuenta con este
profesional
12 Secretaria del Acto administrativo de designación de
Despacho Comité de Evaluación
13 Dirección Financiera Recepción de ofertas
14 Comité evaluador Cierre Ofertas

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
Dirección Financiera Publicación Acta de Cierre en el SECOP

con Apoyo área de
15 sistemas en caso que
se cuente con este
profesional.
Secretaria de La comunicación de aceptación y la oferta
Despacho constituyen para todos los efectos el
contrato celebrado. (Numeral 8 del Artículo
16
2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015
(Decreto 1510 de 2013, artículo 85 numeral
7))
Dirección Financiera Elaboración del registro presupuestal

17
Dirección Financiera Publicación de carta de aceptación en el

con Apoyo área de SECOP
18
sistemas en caso que
se cuente con este.
Secretaria del Elaboración oficio y Notificación de

19
despacho Supervisión del Contrato
20 Supervisor del Contrato Elaboración de Acta de Inicio
Supervisor del Contrato Elaboración Actas de Supervisión con

21
anexos y/o recibidos a satisfacción
Supervisor previa Realizar la solicitud de modificación o

aprobación del adición cuando la ejecución del objeto
Personero mpal, con el contractual lo requiera.
acompañamiento del
22
Asesor Jurídico en
cuente con este
profesional.
23 Dirección Financiera Pagos de adquisición de bienes y servicios
Supervisor del Acta de Liquidación de Contrato en caso que

Contrato, con el aplique.
24 acompañamiento del
Asesor Jurídico en
Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
cuente con este

profesional.
Dirección Financiera En el evento en que la Entidad lo considere

con el acompañamiento pertinente, requerir al contratista para la
del Asesor Jurídico en constitución de la garantía. (No es
caso de que la Entidad obligatoria la constitución de garantías en
cuente con este este procedimiento), No obstante si del
profesional. análisis previo se desprende la necesidad, la
25
Personería Municipal podrá exigirla, caso en
el cual, la Dirección Financiera analizará la
pertinencia o no de su exigencia y dejará
constancia escrita en el documento de
estudios previos explicando las razones que
conducen a esta decisión.
Personero en Aprobar garantía (si se ha solicitado) y

acompañamiento de la remitir designación de supervisor.
26 Oficina Asesora
Jurídica y Dirección
Financiera
27 Supervisor y contratista Suscribir acta de inicio
Supervisor previa Realizar la solicitud de modificación o

aprobación del adición cuando la ejecución del objeto
Perspnero Municipal contractual lo requiera
28
cuente con este
profesional.
Supervisor con el Una vez vencido el plazo de ejecución,

acompañamiento del proyectar acta de liquidación bilateral o de
Asesor Jurídico en común acuerdo y enviar con el estado
29
caso de que la Entidad financiero Oficina Asesora Jurídica por
cuente con este medio físico y electrónico
profesional.
Dirección Financiera en Revisar y ajustar el proyecto de liquidación y

30 acompañamiento de la efectuar los trámites pertinentes para la
Oficina Asesora formalización de la misma cuando haya
Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
Jurídica lugar.
Dirección Financiera Enviar Acta de liquidación de mutuo acuerdo

31 con el acompañamiento para firma del Personero Municipal y
del Asesor Jurídico en convocar al contratista para su suscripción.
cuente con este Cuando el contratista no atienda la solicitud
profesional. para liquidar por mutuo acuerdo el contrato,
32
proyectar resolución de liquidación unilateral
y enviar al Personero Municipal para firma
Notificación al contratista del acto

33 administrativo de liquidación unilateral.
Cuando haya lugar
MINIMA CUANTIA
1 Dirección Financiera- Verificación del bien o servicio en el Plan

Control Interno Anual de adquisiciones
2 Dirección Financiera Estudio de mercado.
3 Personero Municipal. Solicitud de Disponibilidad Presupuestal
4 Dirección Financiera. Expedición Certificado de Disponibilidad

Presupuestal
Dirección Financiera Formulación Estudios Previos
cuente con este
estudios más
Dirección Financiera en Elaboración de invitación pública.
6 coordinación con el
asesor jurídico, si se
cuenta con este.
7 Dirección Financiera o Publicación en el SECOP de estudios
Apoyo área de previos e Invitación Pública.
Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001

se cuente con este.
Dirección Financiera a Recepción de Observaciones a la Invitación
8 través de correo Pública
institucional
Dirección Financiera en Respuesta a observaciones
9 coordinación con el
asesor jurídico si se
cuenta con este.
Dirección Financiera en Elaboración de adendas modificatorias a la
10 coordinación con el Invitación cuando procedan
asesor jurídico si se
cuenta con este.
11 Secretaria del Acto administrativo de designación de
Despacho Comité de Evaluación
12 Dirección Financiera Recepción de ofertas
13 Comité evaluador Cierre Ofertas
Dirección Financiera o Publicación Acta de Cierre en el SECOP

14 Apoyo área de
se cuente con este.
15 Comité evaluador Evaluación de las ofertas y Elaboración de
Acta.
Dirección Financiera Publicación Acta de Evaluación en el
16 con Apoyo área de SECOP
se cuente con este.
17 Dirección financiera Elaboración de carta de aceptación oferta.
18 Dirección Financiera Elaboración del Registro Presupuestal
Dirección Financiera o Publicación de carta de aceptación en el

Apoyo área de SECOP
19
se cuente con este.
Secretaria del Elaboración oficio y Notificación de

20
despacho Supervisión del Contrato
21 Supervisor del Contrato Elaboración de Acta de Inicio
Supervisor del Contrato Elaboración Actas de Supervisión con

22
anexos y/o recibidos a satisfacción

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
23 Dirección Financiera Pagos de adquisición de bienes y servicios
Supervisor del Acta de Liquidación de Contrato en caso que

24
Contrato. aplique.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
3.5.3 PROCEDIMIENTO: PGC – 3. Adquisición de Bienes
A. OBJETIVO: Adquirir bienes y servicios favorables y de calidad para la

Entidad, dando especial cumplimiento a las determinaciones y
recomendaciones contenidas el Manual de Contratación de la
Personería Municipal de Armenia, CAPITULO II DEL PROCESO
CONTRACTUAL (pág. 16 a 88), el cual fue ajustado y actualizado por
la Resolución No. 145 del 01 de octubre de 2015.
D. FORMATOS: Todos los formatos establecidos en el Manual de

Contratación de la Personería Municipal de Armenia.
E. INFORMES:
Riesgos:
Controles:
LICITACIÓN PÚBLICA
No PROCEDIMIENTO OBSERVACIONES FORMATO
ETAPA PRECONTRACTUAL
Dentro de los diez (10) a veinte (20) avisos

días calendario anteriores a la
apertura de la licitación se publicarán
Elaborar y publicar hasta tres (3) avisos con intervalos
1 Aviso de entre dos (2) y cinco (5) días
Convocatoria calendario, según lo exija la
naturaleza, objeto y cuantía del
contrato, en la página Web de la
entidad y en

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
www.colombiacompra.gov.co.
Elaboración y Se publican en la página Web de la Estudios previos

Publicación de los entidad y en
2 Estudios Previos y www.colombiacompra.gov.co, por
Proyecto de Pliego diez (10) días hábiles antes de la
de Condiciones Resolución de Apertura
Se dará un plazo para la Oficio

presentación de las mismas de diez
(10) días hábiles; si las
Observaciones al
observaciones no se encuentran
3 Proyecto de Pliego
procedentes se responden, si son
de Condiciones
procedentes se cambia el Pliego de
Condiciones, en la parte que se
efectuaron las observaciones.
Se publicaran en la página Web de la Pliego de

entidad y en condiciones
www.colombiacompra.gov.co, definitivo y acto
Elaboración y después de vencido el plazo para la administrativo
Publicación del presentación de las observaciones.
Pliego de
4 Condiciones El Decreto 1510 y 1082 no
Definitivo y Acto establecieron plazos para la
Administrativo de publicación del Pliego de
Apertura Condiciones, se tendrá presente
los tiempos que se deben respetar
para realizar la Audiencia de Riesgos
y las Adendas.
El Decreto 1510 y 1082 no

Observaciones al establecieron plazos, pero la Entidad
5 Pliego de establecerá dos (2) días hábiles Oficio
Condiciones contados a partir de la publicación
del Pliego de Condiciones.
Respuesta a las Se realizará en la misma Audiencia Oficio

Observaciones del de Riesgos, se publicarán en la
6
Pliego de página Web de la entidad y en
Condiciones www.colombiacompra.gov.co
La Entidad la realizará dentro de los Acta de Audiencia

Audiencia de tres (3) días hábiles siguientes a la
7 publicación del Pliego de
Riesgos
Condiciones, en la página Web de la
entidad y en
Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
www.colombiacompra.gov.co se
publicará el acta de la Audiencia.
Se realizarán tres (3) días hábiles, Adendas

8 Adendas antes del vencimiento del plazo para
la presentación de las propuestas
Se establecerá en el cronograma el
Presentación de plazo, teniendo en cuenta los
9
ofertas tiempos para la Audiencia de
Riesgos y las Adendas.
En el momento que se vence el plazo Acta de cierre

para la presentación de las
10 Acta de Cierre propuestas, se publicará en la página
Web de la entidad y en
www.colombiacompra.gov.co,
Puede ser de uno (1) o dos (2) días

Evaluación de las
11 hábiles después de realizada el Acta
ofertas
de Cierre.
Después de realizada la evaluación informe

Elaboración y
de las ofertas y se publicara durante
Publicación del
12 de cinco (5) días hábiles para que los
informe de
proponentes presenten
evaluación
observaciones.
Se realiza después de vencido el

plazo para la presentación de las
Audiencia pública observaciones y dentro de la
de adjudicación o Audiencia se procederá de acuerdo a
13 lo establecido en el artículo
declaratoria de
desierta 2.2.1.2.1.1.2. Audiencias en la
licitación del Decreto 1082 de
2015 (Decreto 1510 de 2013, artículo 39).
Acto Administrativo El resultado de la Audiencia de Acto

de Adjudicación o Adjudicación, se publicara en la administrativo con
14
declaratoria de página Web de la entidad y en el resultado de
desierto www.colombiacompra.gov.co, adjudicación
ETAPA CONTRACTUAL
Suscripción del Dentro del tiempo establecido en el contrato

15
contrato Cronograma

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
Se envía Acto Administrativo de RP

Registro
16 Adjudicación al Área de Financiera
Presupuestal
para su expedición
Según la etapa contractual en donde Garantías

sean exigibles, si hay lugar a ellas constituidas
el Contratista las constituirá a favor
17 Otorgar Garantías
de la Entidad, debiéndoselas
entregar al área respectiva de
Contratación
Después de recibidas las garantías, Garantias

el área de contratación con el
acompañamiento del Asesor Jurídico
Aprobación de las
18 de la Entidad, verificará que dichas
Garantías
pólizas se hayan constituido
conforme a lo establecido en el
Contrato
Comunicación al Oficio firmado por el Personero en Oficio

Supervisor o donde se comunica su designación y
19
Interventor del las actividades que deberán surtirse
Contrato dentro de la ejecución del contrato
ETAPA POSCONTRACTUAL
Después de Comienza con la Acta de Inicio o con ACTA DE INICIO

perfección comienza la suscripción del Contrato, de O CONTRATO
20
la ejecución del acuerdo con lo establecido en el SUSCRITO
contrato Pliego de Condiciones
21 En caso de ser necesario la Acta de

liquidación del contrato por la Liquidación si
Liquidación del tipificación del mismo (contratos de fuere pertinente.
Contrato tracto sucesivo) o por la terminación
del contrato de forma atípica será el
Supervisor quien solicite y
especifique las circunstancias que
ameritan la liquidación del mismo,
dentro del tiempo establecido en el
Pliego de Condiciones o si no hubo
acuerdo dentro de los cuatro (4)
meses después de terminado el
contrato, como lo establece la ley 80
de 1993. El acta de liquidación del
contrato será firmada por el

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
Contratista y el Representante Legal

de la Personería Municipal de
Armenia.
SELECCIÓN ABREVIADA
No PROCEDIMIENTO OBSERVACIONES formato

1 Elaboración y Deben publicarse en la página Web de la Avisos-
Publicación de Estudios entidad y en www.colombiacompra.gov.co, Estudios
Previos, Aviso de Previos y
Convocatoria y Proyecto Pliego.
de Pliego de
Condiciones
2 Observaciones al Plazo es de cinco (5) días hábiles contados Oficio
Proyecto de Pliego de a partir de la fecha de publicación de lo
Condiciones anterior; si las observaciones no son
Condiciones, en la parte que se efectuaron
las observaciones
3 Acto Administrativo de Se publicarán durante tres (3) días hábiles, Acto
Apertura y publicación en la página Web de la entidad y en administrativo
del Pliego de www.colombiacompra.gov.co,
Condiciones Definitivo
4 Observaciones al Pliego Se dará traslado por dos (2) días hábiles Oficio
de Condiciones
5 Respuesta a las Se realizarán después de vencido el plazo Oficio
Observaciones al Pliego para la presentación de las observaciones,
de Condiciones publicándose en la página Web de la
entidad y en www.colombiacompra.gov.co,
6 Adendas Se pueden realizar un (1) día antes de la Adendas
presentación de las propuestas
7 Presentación de las Se presentarán vencido el plazo de la
propuestas técnica y publicación del Pliego de Condiciones
económica. Definitivo.
8 Acta de Cierre Inmediatamente termina el plazo para la Acta
presentación de las propuestas,
publicándose en la página Web de la
entidad y en www.colombiacompra.gov.co,
9 Evaluación de las Se evalúa los requisitos habilitantes y el Acta
propuestas cumplimiento de la ficha técnica, sin abrir la
propuesta económica, ya que esta se abre
en la Audiencia de Subasta Inversa
10 Informe de Evaluación Se publica después de terminada la Informe
de las propuestas evaluación de las propuestas, debiéndose
publicar en la página Web de la entidad y
en www.colombiacompra.gov.co, durante
tres (3) días hábiles.
11 Observaciones al Los proponentes tendrán tres (3) días
Informe de Evaluación hábiles para presentar las observaciones
después de publicado el Informe de
Evaluación.
12 Respuestas de las Un (1) día después de vencido el plazo Oficio
Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
Observaciones del para la presentación de las observaciones

Informe de Evaluación
13 Audiencia de Subasta Se efectuara un (1) día hábil después de Acta
Inversa. (Artículo 41 delpublicadas las respuestas a las
Decreto 1510 de 2013) Observaciones al Informe de Evaluación,
en este momento donde se abren los
sobres que contienen las propuestas
económicas de los proponentes
14 Acto Administrativo de Publicar en la página Web de la entidad y Acto
Adjudicación en www.colombiacompra.gov.co administrativo
ETAPA CONTRACTUAL
15 Suscripción del contrato Dentro del tiempo establecido en el Contrato
Cronograma, su elaboración se realizará
por el Asesor Jurídico de la Entidad o el
profesional que ejerza esta funciones.
16 Registro Presupuestal Se envía Acto Administrativo de RP
Adjudicación al Área de Financiera para su
expedición.
17 Garantías Después de suscrito el Contrato, si hay Garantías
lugar a ellas el Contratista las constituirá a
favor de la Entidad, debiéndoselas entregar
a los responsables de cada proceso de
Contratación.
18 Aprobación de Pólizas Después de recibidas las garantías, los Pólizas
responsables de cada proceso de
Contratación, con el acompañamiento del
Asesor Jurídico de la Entidad, verificarán
que dichas pólizas se hayan constituido
conforme a lo establecido en el Contrato
19 Comunicación al El Personero Municipal por medio de oficio Oficio
Supervisor o Interventor designa el Supervisor y le informa las
del Contrato actividades que deberán surtirse dentro de
la ejecución del contrato
20 Después de perfección Comienza con el Acta de Inicio o con la Acta de inicio
comienza la ejecución suscripción del Contrato, de acuerdo con lo
del contrato establecido en el Pliego de Condiciones
21 Liquidación del Contrato En caso de ser necesario la liquidación del Acta de
contrato por la tipificación del mismo liquidación si
(contratos de tracto sucesivo ó aquellos que fuere
se prolonguen en el tiempo. No será necesario.
OBLIGATORIA LA LIQUIDACION para
aquellos contratos de ejecución
instantánea, ello se determinará por la
Personería de Armenia dentro del proyecto
y Pliego de Condiciones e Invitación
Pública). Igualmente si se presenta la
terminación del contrato de forma atípica,
será el Supervisor quien solicite y
especifique las circunstancias que
ameritan la liquidación del mismo, dentro
del tiempo establecido en el Pliego de
Condiciones o si no hubo acuerdo, dentro
de los cuatro (4) meses después de
terminado el contrato, como lo establece la
ley 80 de 1993. El acta de liquidación del

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
contrato será firmada por el Contratista y el

Representante Legal de la Personería
Municipal de Armenia.
MENOR CUANTÍA
No ETAPA O OBSERVACIONES FORMATO

PROCEDIMIENTO
1 Elaboración y Deben publicarse en la página Web de la Avisos,
publicación de los entidad y en www.colombiacompra.gov.co estudios
Estudios Previos,
Aviso de
previos
Convocatoria y
Proyecto de Pliego de
Condiciones
2 Observaciones al Plazo es de cinco (5) días hábiles contados a Oficio
Proyecto de Pliego de partir de la fecha de publicación de lo
Condiciones anterior; si las observaciones no son
Condiciones en el asunto causa de
observaciones.
3 Elaboración y Se publicaran por el tiempo que se Acto
publicación Acto establezca en el cronograma de cada administrativo
Administrativo de proceso de selección, en la página Web de la
Apertura y publicación entidad y en www.colombiacompra.gov.co.
del Pliego de
Condiciones Definitivo
4 Manifestación de En un término no mayor a tres (3) días
Interés hábiles contados a partir de la Apertura
5 Observaciones al Dentro de los (3) días hábiles después de
Pliego de publicado el Pliego de Condiciones
Condiciones
6 Respuesta a las Cuarto (4) día hábil después de publicado el Oficio
Observaciones al pliego de Condiciones
Pliego de
Condiciones
7 Audiencia Pública de Potestativa de la Entidad, procede cuando se
Sorteo de presentan más de diez (10) manifestaciones
Consolidación de interés
8 Presentación de Un (1) día hábil después de: a) Realizada la
ofertas Audiencia de Sorteo de Consolidación, o b)
publicada las respuestas a las
observaciones.
9 Acta de Cierre Inmediatamente se vence el plazo para la acta
presentación de las propuestas, es para dejar
constancia de los oferentes que presentaron
propuestas y posteriormente en la evaluación
se deja constancia el proponente que
cumplió con los requisitos habilitantes y
especificaciones del objeto a ejecutar
10 Evaluación de las Se evalúan los requisitos habilitantes,
Propuestas especificaciones técnicas y propuesta
económica.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
11 Publicación del Durante tres (3) días hábiles después de Informe

informe de evaluación publicado el Informe de Evaluación.
12 Observaciones al Dentro de los tres (3) días de traslado del
Informe de Informe Preliminar
Evaluación
13 Elaboración y Después de vencido el plazo para la Oficio
Publicación de las presentación de las Observaciones
Respuesta a las
Observaciones del
Informe de
Evaluación
14 Acto administrativo de Un (1) día después de vencido el plazo para Acto
Adjudicación las respuestas de las observaciones. administrativo
15 Comunicación de El Personero Municipal por medio de oficio Oficio
Supervisión o designa el Supervisor y le informa las
Interventoría actividades que deberán surtirse dentro de la
ETAPA CONTRACTUAL
16 Suscripción del Dentro del tiempo establecido en el Contrato
contrato Cronograma, su elaboración se realizará
después de expedido el Registro
Presupuestal
17 Registro Presupuestal Se envía el Acto Administrativo de RP
Adjudicación al Área de Financiera
18 Garantías Después de suscrito el Contrato, si hay lugar Pólizas
a ellas el Contratista las constituirá a favor de
la Entidad, debiéndoselas entregar a los
Asesores en Contratación
19 Aprobación de Después de entregas las garantías, los
Pólizas Asesores en Contratación verificarán que
dichas pólizas se hayan constituido conforme
a lo establecido en el Contrato
20 Comunicación de El Personero Municipal por medio de oficio Oficio
Supervisión o designa el Supervisor y le informa las
21 Ejecución de Contrato Comienza con el Acta de Inicio o con la
suscripción del Contrato, de acuerdo con lo
establecido en el Pliego de Condiciones
22 Liquidación del En caso de ser necesario la liquidación del Acta de
contrato contrato por la tipificación del mismo liquidacion
(contratos de tracto sucesivo ó aquellos que
se prolonguen en el tiempo. No será
OBLIGATORIA LA LIQUIDACION para
aquellos contratos de ejecución instantánea,
ello se determinará por la Personería de
Armenia dentro del proyecto y Pliego de
Condiciones e Invitación Pública).
Igualmente si se presenta la terminación del
contrato de forma atípica, será el Supervisor
quien solicite y especifique las circunstancias
que ameritan la liquidación del mismo, dentro
del tiempo establecido en el Pliego de
Condiciones o si no hubo acuerdo, dentro de
Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
los cuatro (4) meses después de terminado el

contrato, como lo establece la ley 80 de
1993. El acta de liquidación del contrato será
firmada por el Contratista y el Representante
Legal de la Personería Municipal de Armenia.
MINIMA CUANTÍA:
ETAPA O FORMATO
No OBSERVACIONES
PROCEDIMIENTO
Elaboración y Estudios
Publicará durante tres días (3) hábiles
publicación de previos e
1 después de publicada la invitación
Estudios Previos e invitación
pública
Invitación Pública
Dentro de los dos (2) días hábiles

Observaciones a la
2 después de publicada la Invitación
Invitación
Pública
Respuesta a las Un (1) hábil después de vencido el plazo Oficio

3 observaciones de la para la presentación de las
Invitación Pública observaciones
Presentación de las Un (1) día después de vencido el plazo

4
propuestas para la respuesta de las observaciones.
5 Inmediatamente después de vencido el Acta

Acta de Cierre plazo para la presentación de las
propuestas
6 La Entidad Estatal puede solicitar a los Oficio

proponentes subsanar inconsistencias o
Solicitud para
errores, siempre y cuando la corrección
subsanar
de las inconsistencias o de los errores no
documentos
represente una reformulación de la
oferta.
Elaboración y iNFORME
publicación del El mismo día del vencimiento de la
7
Informe de presentación de las propuestas
Evaluación
8 Observaciones al Un (1) día hábil después de publicado el

Informe de
Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
Evaluación Informe de Evaluación
Respuesta a las Se realizará el día hábil siguiente a la Oficio

9 observaciones del publicación del Informe de Evaluación
Informe
ETAPA CONTRACTUAL
Envía el Informe de Evaluación al Área RP

de Financiera para su expedición ó
Registro Oficio de solicitud suscrita por el
10
Presupuestal Personero Municipal requiriendo la
expedición del RP a la Dirección
Financiera
Se realiza en la fecha establecida en el Acto

Cronograma, aceptando la oferta del administrativo
oferente que haya cumplido con los
Comunicación de
requisitos establecidos en la invitación y
aceptación o
10 que haya ofrecido el precio más bajo
declaratoria de
mediante documento electrónico o físico.
desierto
En el documento de aceptación, la
Entidad Estatal debe indicar el supervisor
del contrato.
La oferta y la comunicación de Secop

aceptación de la misma conforman el
contrato y los dos documentos deben ser
publicados en el SECOP en la fecha
Publicación en el establecida en el Cronograma y si esta
11
SECOP no fue establecida se recomienda
publicar el día hábil siguiente a la
adjudicación. La comunicación de
aceptación de la oferta es el acto de
adjudicación.
ETAPA POSTCONTRACTUAL
Comienza con el Acta de Inicio o con la Acta de inicio

comunicación de la aceptación de la
13 Ejecución
oferta, de acuerdo con lo establecido en
la Invitación Pública
Solo aplica en dicho proceso cuando el Acta de

14 Liquidación objeto es de tracto sucesivo o perdura en Liquidación
el tiempo, o cuando la entidad lo

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
requiera.
CONCURSO DE MERITOS ABIERTO
No ETAPA O OBSERVACIONES FORMATO

PROCEDIMIENTO
Elaboración y Aviso, Estudios Previos

publicación de Aviso y Proyecto de Pliegos
Se publica durante (5) días
de Convocatoria,
hábiles en la página Web de la
1 Estudios Previos y
Entidad, y
Proyecto de Pliegos
www.colombiacompra.gov.co
de Condiciones,
Anexo Técnico.
2 Observaciones al
proyecto de pliegos Cinco (5) días hábiles
de condiciones.
Un (1) día hábil después del Oficio

Respuestas a las vencimiento del término para
3
observaciones. la presentación de las
observaciones
Acto Administrativo Acto adfministrativo

Un (1) día hábil después de
de Apertura y
publicadas las respuestas a
4 Publicación del Pliego
las observaciones al Proyecto
de Condiciones
de Pliego.
Definitivo.
Observaciones al Tres (3) días hábiles después

5 Pliego de de publicado el Pliego de
Condiciones Condiciones
Respuesta a las Oficio

Un (1) hábil después de
Observaciones
6 publicada las respuestas a las
presentadas al Pliego
Observaciones
de Condiciones
Un (1) día después de

Presentación de las
7 publicada las respuestas a las
propuestas
observaciones

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
Inmediatamente después de Acta

vencido el plazo para la
8 Acta de Cierre
presentación de las
propuestas
Verificación de informe
Requisitos
Un (1) día hábil después de
9 Habilitantes e
publicada el Acta de Cierre
Informe de
Evaluación
Observaciones al Durante tres (3) días hábiles

10 Informe de después de publicado el
Evaluación informe de evaluación
Respuesta a las Un (1) día después de Oficio

observaciones del vencido el plazo para la
11 Informe Preliminar presentación de las
Observaciones del Informe de
Evaluación
Un (1) día hábil después de la Acta

publicación de las respuestas
a las observaciones y si no se
Revisión entre la
llega a ningún acuerdo se
Entidad Pública y el
12 realizará con el oferente que
Oferente en el primer
se encuentra en el segundo
lugar de elegibilidad
orden de elegibilidad y si no
se declara desierto el proceso
de selección
ETAPA CONTRACTUAL
Dentro del tiempo establecido Contrato

Elaboración del en el Cronograma, su
13
Contrato elaboración se realizará por el
Asesor Jurídico
Registro Con el acuerdo realizado entre RP

14
Presupuestal la Entidad y el oferente
Después de suscrito el Garantías

Contrato, si hay lugar a ellas
15 Garantías el Contratista las constituirá a
favor de la Entidad,
debiéndoselas entregar al

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
área financiera
Después de recibidas las pólizas

garantías, la Dirección
Financiera con el
acompañamiento del Asesor
Aprobación de Jurídico o del profesional que
16
Pólizas haga sus veces en la Entidad,
verificarán que dichas pólizas
se hayan constituido
conforme a lo establecido en
el Contrato
El Personero Municipal por Oficio

medio de oficio designa el
Comunicación de
Supervisor y le informa las
17 Supervisión o
actividades que deberán
Interventoría
surtirse dentro de la ejecución
del contrato
Comienza con el Acta de Acta de Inicio

Ejecución del Inicio o con la suscripción del
15
Contrato Contrato, según lo establecido
en el Pliego de Condiciones
Solo aplica en dicho proceso Acta de liquidación

cuando el objeto es de tracto
Liquidación del
16 sucesivo o perdura en el
Contrato
tiempo, o cuando la entidad lo
requiera
CONCURSO DE MERITOS PRECALIFICACIÓN
No ETAPA O PROCEDIMIENTO OBSERVACIONES
Publicar: i) El aviso de
convocatoria pública, ii) El En la página www.colombiacompra.gov.co y
1 proyecto de pliego de la página Web de la Entidad
condiciones y iii) Los estudios
previos.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
Recibir las observaciones

realizadas al proyecto de pliego. Cinco (5) días hábiles contados a partir de la
2 publicación del Proyecto de Pliego de
Condiciones
Un (1) días hábil después de vencido el

3 Respuesta a las Observaciones plazo para la presentación de las
observaciones al proyecto de pliego
Dentro de los tres (3) días hábiles contados a

4 Manifestación de Interés partir de la publicación del proyecto de pliego
de condiciones
Entrega de los requisitos

habilitantes de experiencia,
Un (1) día después de vencido el plazo para
formación, publicaciones y la
5 las respuestas a las observaciones del
capacidad de organización del
proyecto de pliego de condiciones
interesado y su equipo de
trabajo.
Después de vencido el plazo para la

6 Acta de Cierre
presentación de los requisitos habilitantes
Evaluación de los requisitos

7 En la fecha establecida en el cronograma
habilitantes
El resultado de la evaluación realizada por el

Publicación del Informe de
8 Comité Evaluador, se publicará por el término
precalificación
de dos (2) días hábiles
Observaciones al Informe de Durante los dos (2) días hábiles siguientes a

9
Precalificación la publicación del Informe de Evaluación
Un (1) día después de vencido el plazo para la

10 Audiencia de Precalificación
presentación de las observación.
Publicar la conformación de lista Después de terminada la Audiencia de

11
de precalificación Precalificación
Acto Administrativo de Apertura Se publicarán por el término de tres (3) días

y Publicación del Pliego de hábiles después de que la entidad decida abrir
12
Condiciones Definitivo. el proceso de selección, una vez haya
conformado la lista de precalificación
Observaciones al pliego de Dentro de los dos (2) días siguientes a la

13
condiciones publicación del Pliego de Condiciones

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
Elaboración y publicación
Respuestas a las Un (1) después de vencido el plazo para la
14
Observaciones del Pliego de presentación de las Observaciones
Condiciones
Entrega de propuestas Un (1) día hábil después de las respuestas a

15
las observaciones
Acta de Cierre Inmediatamente se vence el plazo para la

16
presentación de las propuestas
Evaluación de propuestas Después de entregadas las propuestas, en la

17
fecha establecida en el cronograma
Elaboración y publicación al Después de la verificación de los requisitos

18
Informe de Evaluación habilitantes, se publicara por tres (3) días
Observaciones al Informe de
19 Efectúa traslado durante (2) días
Evaluación
Respuesta a las observaciones Un (1) día después de vendió el plazo para la

20 del Informe Preliminar presentación de las observaciones a Informe
de Evaluación
Un (1) día hábil después de la publicación de

las respuestas a las observaciones y si no se
Revisión entre la Entidad
llega a ningún acuerdo se realizará con el
21 Pública y el Oferente en el
oferente que se encuentra en el segundo
primer lugar de elegibilidad
orden de elegibilidad y si no se declara
desierto el proceso de selección
ETAPA CONTRACTUAL
Dentro del tiempo establecido en el

22 Contrato Cronograma, su elaboración estará a cargo
del área jurídica.
Se envía el acuerdo realizado entre la Entidad

23 Registro Presupuestal y el oferente para su expedición a Dirección
Financiera
Después de suscrito el Contrato, si hay lugar

a ellas el Contratista las constituirá a favor de
24 Garantías
la Entidad, debiéndoselas entregar al área
financiera.
25 Aprobación de Pólizas Después de entregas las garantías, la

Direccion financiera con el acompañamiento

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
del área jurídica verificarán que dichas

pólizas se hayan constituido conforme a lo
establecido en el Contrato
El Personero Municipal por medio de oficio

Comunicación de Supervisión o designa el Supervisor y le informa las
26
Comienza con el Acta de Inicio o con la

27 Ejecución del Contrato suscripción del Contrato, según lo establecido
en el Pliego de Condiciones
Solo aplica en dicho proceso cuando el objeto

28 Liquidación del Contrato es de tracto sucesivo o perdura en el tiempo,
o cuando la entidad lo requiera

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
Los procesos de evaluación y control comprenden las actividades de

verificación, monitoreo y mejoramiento del estado de avance de los Sistemas
de Gestión y de Control Interno y para tal fin se hará uso de herramientas
administrativas que permitan ejecutarlos con objetividad y oportunidad.
La entidad implementará mecanismos de autoevaluación de la gestión y del
control interno, los cuales permitirán a las áreas organizacionales tomar
acciones de mejoramiento de manera oportuna y eficaz.
La Oficina de Control Interno será la dependencia responsable del proceso de
evaluación independiente del Sistema de Control Interno de la entidad y de la
verificación de la implementación del MECI 1000:2005.
El Sistema de Control Interno deberá ser implementado en todos los procesos,
y áreas organizacionales de la entidad y en todos sus niveles jerárquicos.
El proceso de Control Interno Disciplinario será responsabilidad de la
Personería Auxiliar y deberá estar enmarcado en la Ley 734 de 2002 y demás
normas legales vigentes en esta materia.
La evaluación del Sistema de Control Interno permitirá verificar la calidad y
efectividad de los controles en los procesos de cada área organizacional
responsable, permitiendo emprender las acciones de mejoramiento del control
requeridas.
La entidad realizará seguimiento al Plan Estratégico, los planes de acción y los
planes de mejoramiento producto de las auditorias de gestión.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
4.1 PROCESO: CONTROL INTERNO
4.1.1 PROCEDIMIENTO: PCI – 1. AUDITORIAS - Plan anual de Auditorias
A. OBJETIVO: Elaborar el plan anual de auditorías.
B. DEPENDENCIA: Oficina Asesora de Control Interno
C. RELACIONES: Procedencia: Ley 87 de 1993.

Salida: Auditoria interna.
D. FORMATOS: Plan anual de auditorias
E. INFORMES: No existen informes para este procedimiento
Riesgos:
Mal manejo de las dependencias auditar.
Controles:
Verificación por parte del jefe de la oficina de control interno el plan de

auditorías del año, así como la revisión del Personero Municipal de dicho
plan.

Identificación de Dependencias o Procesos a
Auditar Para identificar dependencias o procesos
a auditar se analizaran o tendrán en cuenta
Auditorías realizadas durante la vigencia
anterior
Jefe de Oficina
Solicitudes hechas por los jefes de
Asesora de
1 dependencia
Control Interno
Informes anteriores de órganos de control
Planes de mejoramiento
Aquellas que son recurrentes en cada
vigencia
Los aspectos estratégicos de la vigencia
actual
Elaboración del Plan Anual de Auditoria Se
elabora con la siguiente información.
2
Introducción
Objetivo general
Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
Objetivos específicos
Metodologías y técnicas de auditoria
Programación
Auditado
Dependencias o Proceso Correlacionados
Carácter
Objetivo
Elementos de control interno a auditar
Cronograma de auditorías
Cronograma de Seguimiento y Entrega
Aprobación del Plan Anual Revisa y aprueba lo
contenido en el plan y en Reunión del Comité de
3
Control Interno se le socializa a los miembros para
que estos a su vez lo revisen y aprueben.
Comunicación del Plan Anual Una vez aprobado
4 por el Comité de Coordinación de Control Interno
se les informa a los jefes de dependencia.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA
CONTROL INTERNO
INICIO
Identificación de
Dependencias o
Procesos a Auditar
Elaboración del Plan

Anual de Auditoria
Aprobación del Plan

Anual
Comunicación del
Plan Anual
FIN

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
4.1.2 PROCEDIMIENTO: PCI – 2. AUDITORIAS INTERNAS
A. OBJETIVO: Vigilar el buen funcionamiento de la entidad y de sus

operaciones.

Salida: Auditoria interna.
D. FORMATOS:
Hoja de verificación o lista de chequeo (F – PCI – 001)
Informe de auditoria (F – PCI – 002)
E. INFORMES: Informe de auditoria
Riesgos:
No cumplimiento del plan de auditorias

Manejo de intereses individuales
Controles:
Revisión del plan anual de auditorias

Lista de chequeo aprobada por el auditor líder

Elaborar Programa Anual de Auditorías
Jefe de Oficina Define el Programa Anual de auditorías
Asesora de determinando el número, objetivo, alcance,
1
Control Interno frecuencia y duración de las auditorías. Para ello
utiliza el formato Programa Anual de Auditorías
Internas.
Designar Equipo Auditor: Designa el equipo
Jefe de Oficina auditor según el perfil establecido para cada
Asesora de auditoría establecida en el Programa Anual de
2
Control Interno Auditorías, especificando Auditor Líder y
Auditores Acompañantes y notifica al personal
designado aplicando el instructivo.
3 Jefe de Oficina Elaborar Plan de auditoría: Con base en los
Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
Asesora de documentos del MECI aplicados a los procesos

Control Interno o requisitos a auditar, el Auditor Líder y los
Auditores Acompañantes designados, realizan
las siguientes actividades, utilizando el formato
Plan de Auditorías Internas, donde establece
entre otros: Objetivo, alcance, criterios; así
como la agenda detallada con fecha, hora,
funcionario a entrevistar y lugar de la auditoría a
realizar; lo cual se envía al Líder del Proceso a
auditar para su aprobación.
Elaborar listas de chequeo: Revisa la
documentación y elabora la lista de verificación,
Equipo Auditor utilizando el formato Listado de Verificación de
4
Auditorías Internas, registrando aquí: Requisito
ó Documento de Referencia, Aspecto a Verificar
en la auditoría y Nombre del Auditado.
Realizar reunión de Apertura: Explica la
metodología a utilizar para el desarrollo del Plan
de la Auditoría, presenta los miembros del
Auditor Líder
5 equipo auditor, los canales de comunicación,
confirma la disponibilidad del personal auditado,
y aclara las inquietudes que presenten los
auditados.
Ejecutar agenda: Analiza las evidencias
objetivas que avalan las actividades verificadas
y registra los resultados que se vayan
obteniendo en el formato Listado de verificación
de auditorías internas. Señala con una “X”,
según corresponda una de las siguientes
casillas de hallazgo: C (Conformidad), NC (No
Conformidad) ú O (Observación) y en caso de
que aplique anota el ítem de la norma. Cuando
Equipo Auditor
6 las evidencias objetivas no sean suficientes para
definir una No Conformidad ú Observación, los
auditores deben indagar más o pedir otras
evidencias. Durante la realización del trabajo de
campo, el equipo auditor debe realizar como
mínimo una reunión de enlace, en la que se
analicen las evidencias y se consoliden los
hallazgos de no conformidad y las
observaciones; lo anterior deberá quedar fijado
en el formato Plan de Auditorías Internas.
Realizar reunión de cierre: Comunica las
principales fortalezas y debilidades del proceso
Auditor Líder
7 o requisitos auditados y procede a dar a conocer
los hallazgos encontrados, registrados en el
formato Listado de verificación de auditorías
Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
internas.
Elaborar Informe de Auditoría: Elabora
Informe de Auditoría que debe presentar en la
Equipo Auditor fecha fijada en el plan de la auditoría. Los
8
auditores diligencian y redactan en forma clara,
sencilla y concisa el informe empleando el
formato Informe General de auditorías internas.
Entregar informe: El Auditor Líder hace
Auditor Líder entrega del informe original al Representante de
9
la Dirección para el MECI, y copias simples al
Líder del proceso y al Jefe de Control Interno.
Jefe de Oficina Informar: al Personero Municipal el resultado
10 Asesora de de la Auditoria
Control Interno

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA
CONTROL INTERNO EQUIPO AUDITOR AUDITOR LIDER
Elaborar Programa
Anual de Auditorías
Designar Equipo
Auditor
Elaborar Plan de Elaborar listas de Realizar reunión

auditoría chequeo de Apertura
Realizar reunión
Ejecutar agenda
de cierre
Elaborar Informe
Entregar informe
de Auditoría
Informar
(Personero
Municipal)

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
4.1.3 PROCEDIMIENTO: PCI – 3. PLAN DE MEJORAMIENTO
A. OBJETIVO: Elaborar el plan de mejoramiento
C. RELACIONES: Procedencia: Auditoria interna.

Salida: plan de mejoramiento.
D. FORMATOS: Plan mejoramiento (F – PCI – 003)
E. INFORMES: no existen informes para este procedimiento
Riesgos:
No suscripción del plan de mejoramiento
Controles:
Seguimiento al plan de mejoramiento suscrito

Identificación de Necesidades Se recogen las
recomendaciones y análisis generados en
Auditorías internas por proceso o
dependencia
Evaluación del Sistema de Control Interno
Jefe de Oficina
teniendo en
Asesora de
1 cuenta los resultados de la encuesta por proceso
Control Interno
o dependencia
Instrumentos de evaluación por
desempeño.
Haciendo énfasis en la respuesta o gestión

individual
Elaboración y Consolidación del Plan Se debe
consignar en los compromisos asumidos por el
2 servidor para mejorar aquellas actitudes o
conductas laborales que inciden en su
desempeño. Los parámetros de referencia del

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
desempeño esperado están definidos de acuerdo

con las funciones o actividades y competencias de
cada cargo. En el plan debe quedar claro el
compromiso del servidor de recibir la capacitación
que brinda la Entidad a través del plan de
capacitación establecido por la Oficina de
Recursos Humanos.
Ejecución del Plan Llevar a cabo los
compromisos asumidos, con el fin de mejorar su
3
capacidad individual para el desempeño de su
cargo.
Seguimiento y Evaluación del Plan Se
desarrollan teniendo en cuenta las fechas
establecidas por el jefe inmediato, con el fin de
4
determinar el estado de avance en la capacidad
individual de desempeño del servidor.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA
CONTROL INTERNO
Identificación de
la Necesidad
Elaboración y Consolidación
del Plan
Ejecución del Plan
Seguimiento y Evaluación
del Plan

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
4.1.4 PROCEDIMIENTO: PCI – 4. GESTION DE LA OFICINA ASESORA DE

CONTROL INTERNO. Procedimiento de identificación, análisis y valoración de
riesgos.
A. OBJETIVO: Evaluar y verificar la implementación y desarrollo de la

política de la administración del riesgo a través del adecuado tratamiento
de los riesgos para garantizar el cumplimiento de la Misión y Objetivos
Institucionales.
B. DEPENDENCIA: Oficina Asesora de Control Interno.

Salida: todas las dependencias
D. FORMATOS: Formato único de hoja de vida: Se adoptará el formato

establecido por el Gobierno Nacional para el efecto según mandato
legal. Este debe ser diligenciado por el nuevo funcionario como requisito
para el ingreso (solo original).
E. INFORMES: No existen informes específicos en el procedimiento.
Riesgos:
Es la posibilidad de que ocurra algo que tendrá un impacto negativo
sobre los objetivos. Se mide en términos de consecuencias y
probabilidades.
Controles:
Elemento de Control, conformado por el conjunto de acciones o
mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos
que ponen en riesgo la adecuada ejecución de los procesos, requeridos
para el logro de los objetivos de la Entidad Pública.

Realizar Sensibilización A través de
Equipo diferentes estrategias se busca que los
Dependencia servidores tomen conciencia de la
1
/ Oficina de importancia de la administración del riesgo a
Control través del cuestionario.
Interno .
Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
Realizar Capacitación Realizar a los

servidores con responsabilidad de mando y
otros un refuerzo y actualización de
conocimientos, destrezas y aptitudes
2
necesarias requeridas para administrar los
riesgos. Preparación para conocimiento y
aplicación en la metodología.
Valoración del Riesgo

Identificar Riesgos Posibilita conocer los
eventos potenciales, estén o no bajo el control
Jefe de Dependencia
de la Entidad, que ponen en riesgo el logro de
/ Todas las
3 su Misión, estableciendo los agentes
Dependencias
generadores, las causas y los efectos de su
ocurrencia
Analizar los Riesgos Permite establecer la

probabilidad de ocurrencia de los eventos
positivos y/o negativos y el impacto de sus
4 consecuencias, calificándolos y evaluándolos a
fin de determinar la capacidad de la Entidad
para su aceptación y manejo.
Identificar Controles Existentes Identificar

aquellas medidas preventivas y correctivas que
se vienen aplicando para evitar, reducir,
5
dispersar y atomizar, transferir y/o asumir el
riesgo.
Determinar el Nivel del Riesgo Resultado de

confrontar el impacto y la probabilidad con los
Jefe / Oficina de controles existentes al interior de los
6 Control Interno diferentes procesos y procedimientos que se
realizan, con el fin de determinar si las acciones
a tomar deben hacerse a corto, mediano o
largo plazo con respecto a la vigencia.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA
CONTROL INTERNO TODAS LAS DEPENDECIAS
Realizar
Sensibilización
Realizar Identificar
Capacitación Riesgos
Analizar los
Riesgos
Determinar el Nivel Identificar Controles

del Riesgo Existentes

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
4.1.5 PROCEDIMIENTO: PCI – 5. GESTION DE LA OFICINA ASESORA DE

CONTROL INTERNO. Procedimiento relación con los entes de control.
A. OBJETIVO: Servir como enlace entre los entes externos y la entidad,

identificando previamente la información relevante y pertinente que estos
requieran, así como los funcionarios responsables para diligenciar estos
requerimientos.
B. DEPENDENCIA: Oficina Asesora de Control Interno.

Salida: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencias de actividades desempeñadas
D. FORMATOS: Formatos de solicitud de información por parte de los

entes de control.
E. INFORMES: No existen informes específicos en el procedimiento.
Riesgos:
Es la posibilidad de que ocurra algo que tendrá un impacto negativo

sobre los objetivos. Se mide en términos de consecuencias y
probabilidades.
Controles:

Realizar seguimiento.
Jefe de Se recibe copia de los requerimientos
1 Oficina allegados a las diferentes dependencias con
Asesora de el fin de hacer seguimiento a su oportuna
Control Interno contestación.
Seguimiento a acciones de mejora.
Realizar el seguimiento a los hallazgos
2
realizados por el ente de control en las distintas
dependencias
Recepcionar las respuestas y armar
informe.
3 Con todas las respuestas recibidas, se
diligencia la información según los formatos o
metodología que cada ente maneje.
Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
Revisar el informe.
Con los responsables de los hallazgos, el Jefe
4 de la Oficina Asesora de Control Interno revisa
cada uno de los documentos diligenciados para
corregir o mejorar el informe final.
Organizar la información para la aprobación
del personero municipal y/o personera
auxiliar
El funcionario designado se encarga de
5 organizar toda la información requerida con sus
adjuntos y con el oficio
remisorio al ente o División respectivo y se lo
envía al Personero Municipal y/o Personera
Auxiliar
Enviar el Informe.
6 Una vez firmado la información se envía al ente
de control.

Código:
Fecha: 12/07/2012
Versión: 001
H. FLUJOGRAMA
CONTROL INTERNO
Realizar Solicitud del

Seguimiento ente de control
Seguimiento de
Acción de mejora
Recepcionar las Formato de

respuestas y armar informe
informe
Revisar el
informe
Organizar la
Oficio remisorio
información Para
aprobación
Enviar el
informe


Manual de Procesos y Procedimientos Administrativos 2016 1

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Manual de Procesos y Procedimientos Administrativos 2016 1

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MANUAL DE PROCESOS Y

Armenia (Quindío), Enero de 2016

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS………………………..…………..……..10

MODELO DEL MANUAL………………………………………….….……….………………...16

1.1 GESTION PLANEACIÓN INSTITUCIONAL.………………….…..….………………..…20

1.1.1 PROCEDIMIENTO: GPI – 1. Plan estratégico……………………………………..….. 20

1.1.2 PROCEDIMIENTO: GPI – 2. Plan de Acción…..…………………….………………... 22

1.1.3 PROCEDIMIENTO: GPI – 3. Informe de Gestión…..…………………….…………... 25

1.1.4 PROCEDIMIENTO: GPI – 4. Apoyo Interinstitucional...…………………………...…. 27

1.2 GESTIÓN DE RECURSOS FISICOS………………………………….…………...…….. 29

1.2.1 PROCEDIMIENTO: GRF – 1. Formulación Plan Anual de Adquisiciones………..…29

1.2.2 PROCEDIMIENTO: GRF – 2. ADMINISTRACION DEL SERVIDOR: Ejecutar

1.2.3 PROCEDIMIENTO: GRF – 3. ASISTENCIA TECNICA: Brindar asistencia técnica en

1.2.4 PROCEDIMIENTO: GRF – 4. ASISTENCIA TECNICA: Realizar la actualización de

1.2.5 PROCEDIMIENTO: GRF – 5. ASISTENCIA TECNICA: Capacitar a los funcionarios

1.3 GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN E IMAGEN INSTITUCIONAL………………..…40

1.3.1 PROCEDIMIENTO: COM –1. Boletines………………………………………………....40

Calle 23 Nº 12 – 56 Ed. Palacio Episcopal. Teléfonos 7443283 / 7413474 – Armenia, Quindío

1.3.2 PROCEDIMIENTO: COM – 2. Publicaciones en la Web…………………………..….43

1.3.3 PROCEDIMIENTO: COM – 3. Diseños publicitarios…………………………………..46

1.3.4 PROCEDIMIENTO: COM – 4. Administración de Sistema de PQRS

1.3.5 PROCEDIMIENTO: COM – 5. Documentación Fotográfica…………….…………....52

1.3.6 PROCEDIMIENTO: COM – 6. Elaboración de discursos……………………………..55

1.3.7 PROCEDIMIENTO: COM – 7. Apoyar al comité en la revisión de los elementos

1.3.8 PROCEDIMIENTO: COM – 8. Publicar la información legalmente requerida de la

1.4 GESTIÓN DE ATENCIÓN AL CIUDADANO………..………………………………....63

1.4.1 PROCEDIMIENTO: GAC – 1. VENTANILLA UNICA VIRTUAL - ATENCION AL

1.4.2 PROCEDIMIENTO: GAC – 2. VENTANILLA UNICA VIRTUAL Recepción y

1.4.3 PROCEDIMIENTO: GAC – 3. VENTANILLA UNICA VIRTUAL Recepción y

1.4.4 PROCEDIMIENTO: GAC – 4. MANTENIMIENTO VENTANILLA UNICA VIRTUAL:

1.4.5 PROCEDIMIENTO: GAC – 5. IMPLEMENTACIÓN VENTANILLA UNICA VIRTUAL:

2.1 DIVISIÓN DERECHOS FUNDAMENTALES Y VICTIMAS………………....………...75

2.1.1 PROCEDIMIENTO: DDF – 1. Acción de Tutela (Salud, Pensión, Educación, Adulto

2.1.2 PROCEDIMIENTO: DDF – 2. Derecho de Petición (Servicios Públicos domiciliarios,

Calle 23 Nº 12 – 56 Ed. Palacio Episcopal. Teléfonos 7443283 / 7413474 – Armenia, Quindío

2.1.3 PROCEDIMIENTO: DDF – 3. Incidentes de Desacato…………………….………….82

2.1.4 PROCEDIMIENTO: DDF – 4. Amparo de Pobreza (mediadores)…………….……..85

2.1.5 PROCEDIMIENTO: DDF – 5. Impugnación Acciones de Tutela (falla)…………..…88

2.1.6 PROCEDIMIENTO: DDF – 6. Seguimiento derecho de petición………………….....91

2.1.7 PROCEDIMIENTO: DDF – 7. Recursos en Reposición en Subsidio de

2.1.8 PROCEDIMIENTO: DDF – 8. Asesorías Jurídicas……………………………….…....97

2.1.9 PROCEDIMIENTO: DDF – 9. Manuales de Convivencia……………………….…..100

2.1.10 PROCEDIMIENTO: DDF – 10. Capacitaciones…………………………………….103

2.1.11 PROCEDIMIENTO: DDF – 11. Diplomado Personeros Estudiantiles……………106

2.1.12 PROCEDIMIENTO: DDF – 12. Elección de Junta Directiva Personero

2.1.13 PROCEDIMIENTO: DDF – 13. Atención a victimas……………………………..…112

2.1.14 PROCEDIMIENTO: DDF – 14. Información externa con entidades SNARIV

2.1.15 PROCEDIMIENTO: DDF – 15. Participación efectiva de las víctimas…………..117

2.1.16 PROCEDIMIENTO: DDF – 16. Participación de los subcomités de justicia

2.2 DIVISIÓN PENAL……………………………………………………….…………………122

2.2.1 PROCEDIMIENTO: DP – 1. Allanamiento y Registro………………………………..122

2.2.2 PROCEDIMIENTO: DP – 2. Imputación de cargos………………………..…………125

2.2.3 PROCEDIMIENTO: DP – 3. Medida de Aseguramiento…………………….………127

2.2.4 PROCEDIMIENTO: DP – 4. Legalización……………………………………………129

2.2.5 PROCEDIMIENTO: DP – 5. Acusación…………………………………………...…132

2.2.6 PROCEDIMIENTO: DP – 6. Preparatorio…………………………………….…..…..135

2.2.7 PROCEDIMIENTO: DP – 7. Juicio Oral y público……………………….……….….137

2.2.8 PROCEDIMIENTO: DP – 8. Preclusión………………………………………..…..…140

2.2.9 PROCEDIMIENTO: DP – 9. Preacuerdo……………………………………..….…...142

2.2.10 PROCEDIMIENTO: DP – 10. Principio de oportunidad…………………...………..144

2.2.11 PROCEDIMIENTO: DP – 11. Asistencias a las audiencias, allanamientos,

2.2.12 PROCEDIMIENTO: DP – 12. Realización del respectivo documento al usuario en la

2.2.13 PROCEDIMIENTO: DP – 13. Asistir como Ministerio Público a los reconocimientos