Manual de Procedimiento Control de Registros

CÓDIGO: MP-GM-01
MANUAL DE PROCEDIMIENTO
VERSIÓN: 01
FECHA ELABORACIÓN: julio 03 de 2018
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
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CONTROL DE DOCUMENTOS
Y REGISTROS
ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR
Gerencia de Procesos
Jose Fernando Ospina G. – Vicepresidente de Auditoria y Procesos Representante Legal

Este documento es propiedad exclusiva de COPSERVIR LTDA. Está prohibida su reproducción total o parcial, inclusión, transmisión o almacenamiento a través de medios
analógicos, digitales o de cualquier otro sistema o tecnología creada o por crearse, sin autorización previa y escrita de COPSERVIR LTDA.
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVOS ............................................................................................................................. 4
2. ALCANCE................................................................................................................................. 4
3. TERMINOS Y DEFINICIONES ................................................................................................. 4
3.1. Actividades de Control ............................................................................................. 4
3.2. Actualización de un Documento .............................................................................. 4
3.3. Aprobación ................................................................................................................ 4
3.4. Diagrama de Flujo ó Flujograma .............................................................................. 4
3.5. Documentos Controlados ......................................................................................... 5
3.6. Documento Obsoleto ................................................................................................ 5
3.7. Equipo de Mejoramiento ........................................................................................... 5
3.8. Estandarización ......................................................................................................... 6
3.9. Instructivo .................................................................................................................. 6
3.10. Listado Maestro de Documentos ............................................................................. 6
3.11. Manual de Operaciones ............................................................................................ 6
3.12. Manual de Procedimientos ....................................................................................... 6
3.13. Manual de Usuario .................................................................................................... 6
3.14. Procedimiento ........................................................................................................... 7
3.15. Proceso ...................................................................................................................... 7
3.16. Registro...................................................................................................................... 7
3.17. Revisión ..................................................................................................................... 7
4. NORMAS Y CONDICIONES GENERALES ............................................................................. 7
4.1. Ámbito de Responsabilidad ..................................................................................... 7
4.2. Estructura Documental ............................................................................................. 8
4.3. Codificación de Procesos y Tipos de Documentos ................................................ 8
4.4. Identificación de los Documentos ........................................................................... 9
4.5. Presentación de los Documentos ............................................................................ 9
4.5.1. Encabezado ......................................................................................................... 9
4.5.2. Pie de Página .................................................................................................... 10

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4.6. Contenido de los Documentos ............................................................................... 11

4.7. Revisión de los Documentos.................................................................................. 12
4.8. Control de los Documentos .................................................................................... 13
4.8.1. Aprobación ........................................................................................................ 13
4.8.2. Cambios ............................................................................................................ 13
4.8.3. Obsoletos .......................................................................................................... 13
4.9. Distribución y Difusión ........................................................................................... 13
4.10. Archivo de la Documentación ................................................................................ 14
4.11. Mantenimiento de los Manuales............................................................................. 14
5. PROCEDIMIENTOS ............................................................................................................... 14
6. AREAS INVOLUCRADAS ...................................................................................................... 14
7. SEGURIDAD........................................................................................................................... 14
8. REGISTROS ........................................................................................................................... 14
9. DOCUMENTOS RELACIONADOS ........................................................................................ 15
10. DOCUMENTOS MARCO LEGAL .......................................................................................... 15
11. CONTROL DE CAMBIOS ...................................................................................................... 15
12. ANEXOS ................................................................................................................................. 15

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1. OBJETIVOS
 Establecer y especificar de forma detallada la metodología para identificar y describir los

procesos y procedimientos de la Cooperativa.
 Asegurar que los documentos que se manejan en la Cooperativa, se preparan, revisan,

aprueban, publican, distribuyen y administran de acuerdo a lo especificado en este manual.
2. ALCANCE
Involucra a todas las dependencias de la Cooperativa y aplica para la administración y control

de la documentación.
Comprende desde la solicitud para la elaboración o actualización de un documento, hasta su

distribución y control.
3. TERMINOS Y DEFINICIONES
3.1. Actividades de Control

Permiten ejercer control sobre toda la operación de la Cooperativa, se da para todos los
procesos, interviene todas las funciones y compromete todos los niveles de
responsabilidad.
3.2. Actualización de un Documento

Introducción de todos los cambios que se consideren necesarios en cuanto al fondo y
forma de un documento.
3.3. Aprobación
Autorización para la aplicación institucional de un documento (manual de procedimientos,
diagrama de flujo, formatos, instructivos, manuales).
3.4. Diagrama de Flujo ó Flujograma

Consiste en expresar gráficamente las distintas operaciones que componen un
procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica.
Los diagramas de flujo se dibujan generalmente usando algunos símbolos estándares;

algunos de esos símbolos estándares, que se requieren con frecuencia para diagramar
se muestran a continuación:

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TABLA 1. SÍMBOLOS ESTÁNDARES PARA DIAGRAMAS DE FLUJO

Símbolos Representa
Terminal. Indica el inicio o la terminación del flujo, puede ser
acción o lugar.
Operación. Representa la realización de una operación o
actividad relativas a un procedimiento.
Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en
que son posibles varios caminos alternativos
Conector. Representa una conexión o enlace de una parte
del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.
Conector de página. Representa una conexión o enlace con
otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.
Documento. Representa cualquier tipo de documento que

entra, se utilice, se genere o salga del procedimiento.
Multidocumentos. Representa la entrada, generación o

salida de varios documentos.
Cinta magnética. Representa cualquier tipo de cinta

magnética que se utilice en el procedimiento
Líneas de flujo
3.5. Documentos Controlados

Son aquellos documentos aprobados de origen interno, sobre los cuales existe control y
responsabilidad para informar y suministrar las actualizaciones que se realicen y cuya
reproducción y uso inadecuado por parte de los trabajadores y/o contratistas se considera
como una Copia No Controlada.
3.6. Documento Obsoleto

Es un documento que por emitirse una nueva versión hace que la anterior no sea
aplicable total o parcialmente a las actividades que se realizan. Las normas como Leyes,
Decretos, Resoluciones, no se consideran documentos obsoletos.
3.7. Equipo de Mejoramiento

Conjunto de personas que tiene como objetivo elaborar el borrador de los documentos
resultantes de la estandarización y coordinar su implantación.
El equipo de mejoramiento esta conformado por:

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 Un líder: persona responsable por el procedimiento, operación o actividad a

estandarizar.
 El personal que realiza el procedimiento, operación o actividad; o un grupo
representativo de ellos.
 El área Procesos, quien cumple tareas de apoyo y orientación en la metodología de
trabajo.
 Un integrante del área de Tecnología (en el caso que amerite); con el fin de aplicar la
automatización de los procedimientos.
 Un integrante del departamento de Auditoria; con el fin de establecer los controles
necesarios a los procesos y/o procedimientos.
3.8. Estandarización
Actividad que establece, con relación a problemas reales o potenciales, soluciones para
aplicaciones repetitivas y comunes, con el objeto de lograr un grado óptimo de orden en
un contexto dado.
3.9. Instructivo
Describen las tareas específicas dentro de un procedimiento y las condiciones que se
tienen que seguir para conseguir un fin. Ejemplo: actividades especificas para diligenciar
un formato.
3.10. Listado Maestro de Documentos

Relación ordenada de los documentos internos y externos, el cual sirve para controlar el
estado, la fecha de vigencia, el tipo de conservación y la última versión aprobada de un
documento.
3.11. Manual de Operaciones

Documento que se emplea cuando se requiere ampliar la información de un tema
especifico. Por sus características o la normatividad que lo rige no permite tener la
estructura de un manual de procedimientos. Ejemplo: Manuales de Salud Ocupacional
(Bioseguridad, PGIRH, etc.).
3.12. Manual de Procedimientos

Documento generado dentro del proceso de estandarización de una organización, que
presenta la mejor forma de realizar procedimientos o actividades y que se obtiene a
través del consenso entre los responsables del mismo. Describe los procedimientos
secuencialmente.
3.13. Manual de Usuario

Documento que se emplea únicamente para explicar de manera detallada la operación de
un software o aplicativo.

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3.14. Procedimiento
Manera especificada de realizar un proceso. Secuencia de pasos para realizar una
actividad de rutina.
3.15. Proceso
Conjunto de actividades relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales
transforman elementos de entrada en resultados. Define el que se hace al interior de la
Cooperativa para cumplir con los requerimientos de los usuarios.
3.16. Registro
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de una actividad
realizada. Formato diligenciado. Ejemplo: una orden de compra.
3.17. Revisión
Verificación de un documento para verificar si se aprueba, se cambia o se anula.
4. NORMAS Y CONDICIONES GENERALES
4.1. Ámbito de Responsabilidad
 La administración y control de la documentación de procesos de la cooperativa a

excepción de los “Otros Documentos de Apoyo para los Procesos” es responsabilidad del
área de Procesos.
 La solicitud para la elaboración, actualización o dada de baja de documentos (manuales

de procedimiento, de operación, de usuario, procedimientos, instructivos, etc.) debe ser
aprobada por el responsable del proceso establecido en la caracterización del mismo.
 Toda solicitud para crear un nuevo documento, modificar o dar de baja uno ya existente
debe ser registrar por correo electrónico dirigido al líder del área de Procesos.
 El Área de Procesos evaluará la viabilidad de la solicitud y procederá a realizar o apoyar

(según el caso) la elaboración, actualización o dada de baja del documento
correspondiente.
 La elaboración de los manuales de procedimiento, operación, usuario o instructivos en la

Cooperativa deben realizarse bajo los siguientes métodos de operación:
- Método de Equipo de Mejoramiento: cuando se convoca al equipo de mejoramiento

para elaborar los documentos.

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- Método de Consulta: cuando se realizan entrevistas a los usuarios directos por

personal del área de Procesos.
 La elaboración de los manuales de procedimiento son responsabilidad del área de

Procesos.
 La elaboración de los manuales de operación o usuario y los instructivos son

responsabilidad del usuario con el soporte del área de Procesos.
4.2. Estructura Documental
 La estructura de la documentación de procesos de la Cooperativa esta definida por la

siguiente pirámide documental:
MAPA DE
PROCESOS
CARACTERIZACIÓN
DE PROCESOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Y MANUAL DE OPERACIONES
INSTRUCTIVOS
FORMATOS
OTROS DOCUMENTOS DE APOYO PARA LOS PROCESOS: FICHAS

TÉCNICAS, GUÍAS, MANUALES DE USUARIO, CIRCULARES,
EXTERNOS
4.3. Codificación de Procesos y Tipos de Documentos
CÓDIGO DE PROCESOS Y TIPO DE DOCUMENTOS

PROCESOS TIPO DE DOCUMENTO
Gestión Estratégica - GE CP – Caracterización de Procesos
Gestión Logística e Inventarios - GL MP- Manual de Procedimiento
Gestión Comercial y de Mercadeo – GC MO - Manual de Operaciones
Gestión al Asociado – GA IN - Instructivo
Gestión Financiera - GF F - Formatos y Registros
Gestión de Talento Humano – GTH MU - Manual de Usuario

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CÓDIGO DE PROCESOS Y TIPO DE DOCUMENTOS

PROCESOS TIPO DE DOCUMENTO
Gestión de Tecnología – GT
Gestión de Servicios Administrativos - GSA
Gestión de Mejoramiento - GM
4.4. Identificación de los Documentos
TIPO DE CÓDIGO DEL

DEFINICIÓN
DOCUMENTO DOCUMENTO
MP: indica que el documento es un manual de procedimiento
Manual de
MP- XX- XX XX: Iniciales de identificación del proceso
Procedimiento
XX: número consecutivo del manual de procedimiento
MO: indica que el documento es un manual de operación

Manual de
MO-XX-XX XX: Iniciales de identificación del proceso
Operación
XX: número consecutivo del manual de operación
IN: indica que el documento es un instructivo

XX: número consecutivo del instructivo dentro del manual de
Instructivo de IT-XX- MP-XX-
procedimiento
Trabajo XX
MP-XX-XX: código del manual de procedimiento al que
corresponde
F: indica que el documento es un instructivo
XX: número consecutivo del formato dentro del manual de
F-XX-MP-XX-
Formato procedimiento
XX
MP-XX-XX: código del manual de procedimiento al que
corresponde
MU: indica que el documento es un manual de usuario
Manual de
MU-XX-XX XX: Iniciales de identificación del proceso
Usuario
XX: número consecutivo del manual de usuario
4.5. Presentación de los Documentos
 El diseño del encabezado y pie de página para los manuales de procedimientos,

operación, instructivos y usuario en todas sus hojas es el siguiente:
4.5.1. Encabezado
CÓDIGO: XX-XX-XX
2
VERSIÓN: XX
1
FECHA ELABORACIÓN: XX-XX-XX
3
PÁGINA XX de XX

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PÁGINA 10 de 15
1. Logotipo de la empresa
2. Tipo de Documento
3. Nombre del Documento
4. Código del Documento
5. Versión: indica el número de veces que el documento ha tenido modificaciones. La
versión de todo documento, comenzara con el número uno (01). A medida que se
realicen modificaciones, este número incrementará consecutivamente en forma
ascendente.
6. Fecha de Elaboración: fecha en la cual se realiza el documento
7. Paginación: indica la numeración consecutiva y total del documento desarrollado.
 Los cambios o modificaciones menores realizados a los documentos no generan cambio

de versión debido a que no afectan el buen funcionamiento del Sistema de Gestión, sin
embargo el registro de la fecha, el responsable de su aprobación y el detalle de la mejora
realizada, siempre deberán registrarse en el control de cambios del documento. Los
cambios menores son:
- Cambios en ortografía.
- Adecuación de contenido que facilite la visualización y uso.
- Mejoramiento en la redacción de párrafos.
- Re direccionamiento de Hipervínculos.
- Cambio en el nombre de un cargo.
4.5.2. Pie de Página
2
1
2 3
4 Este documento es propiedad exclusiva de COPSERVIR LTDA. Está prohibida su reproducción total o parcial, inclusión, transmisión o almacenamiento a través de medios
1. Elaborado por: presenta el nombre del área que genero el documento

2. Revisado por: presenta el nombre, el cargo y la firma de la(s) persona(s) encargadas
de revisar el documento.
3. Aprobado por: presenta el nombre, el cargo y la firma de la persona encargada de
aprobar el documento.
4. Nota de seguridad de propiedad exclusiva de la Cooperativa.
 Los formatos serán elaborados por los responsables de los procedimientos, asesorados
por el facilitador del Área de Procesos, cumpliendo con los estándares definidos a
continuación.

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SOLICITUD PARA ELABORAR, ACTUALIZAR O 3

AUDITORIA Y PROCESOS DAR DE BAJA DOCUMENTOS
1 Área de Procesos 2
No. 000 4
Fecha Día Mes Año

5
Elaborado por: Área de Procesos 7

9 F-01-GP-MP-01
Versión: 01 8
1. Logotipo de la empresa
2. Nombre del departamento y del área que generó el formato
3. Nombre del Formato
4. Si el formato requiere consecutivo de numeración
5. Si el campo fecha se requiere.
6. Contenido del formato
7. Nombre del área de Procesos encargada del control de los registros
8. Versión del formato
9. Codificación del formato
4.6. Contenido de los Documentos
 El contenido de los documentos en mención debe ser breve, claro y preciso; se deben
incluir solo las explicaciones estrictamente necesarias.
DOCUMENTO CONTENIDO
Portada
Tabla de Contenido
Objetivo
Alcance
Manual de
Definiciones y Abreviaturas
Procedimiento
Normas y condiciones generales
Procedimientos
Áreas involucradas
Seguridad

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PÁGINA 12 de 15
DOCUMENTO CONTENIDO
Registros
Documentos Relacionados
Documentos Marco Legal
Control de Cambios
Anexos
Portada
Tabla de Contenido
Introducción
Manual de
Objetivo
Operación y
Alcance
Manual de
Definiciones y Abreviaturas
Usuario
Desarrollo del Documento
Control de Cambios
Anexos
Portada
Objetivo
Alcance
Instructivo Definiciones y Abreviaturas
Desarrollo del Documento
Control de Cambios
Anexos
4.7. Revisión de los Documentos
 Todos los manuales de la Cooperativa que sean elaborados deben ser revisados por el
Área de Procesos, con el fin de verificar que se cumpla con los parámetros definidos.
 Los manuales de procedimiento, operación e instructivos nuevos o actualizados deben

ser revisados por el Líder del proceso y el área de Auditoria; posteriormente, el área de
Procesos debe enviarlos al responsable por la ejecución del mismo, para su revisión y
comentarios. El plazo para revisar estos documentos es de cinco (5) días hábiles, si
pasado este tiempo no se recibe respuesta, el área de Procesos procederá a solicitar la
aprobación del documento.
 El líder del proceso y el área de Procesos junto con el equipo de mejoramiento (cuando
aplique) contará con 10 días hábiles para evaluar, modificar y revisar los documentos de
acuerdo a las sugerencias recibidas.
 La revisión final de los manuales de procedimiento y operación debe ser realizada por el
responsable del proceso y el Vicepresidente de Auditora, quienes deben firmar el
documento como constancia de la misma.

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PÁGINA 13 de 15
 La revisión y aprobación de los manuales de usuario e instructivos debe ser realizada por
el responsable del proceso, quien debe firmar el documento como constancia de la
misma.
4.8. Control de los Documentos
4.8.1. Aprobación
 La aprobación de los manuales de procedimiento y operación se realiza mediante circular

reglamentaria del Representante Legal, una vez se tienen revisados los documentos por
el responsable del proceso y la Vicepresidencia de Auditoria y Procesos.
 Las copias controladas de los manuales de procedimiento, operación y usuario se

encontraran únicamente en el área de Procesos, las demás impresiones serán copias “no
controladas”.
4.8.2. Cambios
 Los cambios presentados en los manuales deben ser revisados y aprobados por los
mismos cargos encargados de las aprobaciones originales, salvo que se indique lo
contrario.
 Todos los cambios que se efectúen en los procedimientos debido a normatividad,

implantación de sistemas de información o mejoramiento de procedimientos deben ser
comunicados por escrito al Área de Procesos para realizar los cambios pertinentes en los
manuales e instructivos y facilitar la socialización a los involucrados.
4.8.3. Obsoletos
 La disposición de los documentos obsoletos se realiza cuando se hace la distribución de

nuevas versiones recogiendo las copias controlada de la anterior, se destruyen todas las
copias excepto el original que se archiva en el área de Procesos.
4.9. Distribución y Difusión
 Los Manuales de Procedimientos, de Operación y Usuario e Instructivos deben difundirse

en todas las áreas en donde son esenciales para el adecuado funcionamiento del proceso
o procedimiento descrito.
 Todas los manuales deben estar disponibles para todo el personal de la Cooperativa en la
Intranet siguiendo las políticas de seguridad establecidas; y podrán ser consultadas una
vez se haya definido la autorización para su acceso.

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PÁGINA 14 de 15
 Todo el personal que tenga responsabilidad en la elaboración y manejo de los manuales

debe ser capacitado en su acceso.
 El responsable de la publicación de los documentos es el Área de Procesos.
 El líder del proceso al que pertenece el documento es el responsable de su difusión e

implementación con la colaboración del Área de Procesos. Es responsabilidad del líder
dejar registro de la difusión al grupo de trabajo.
4.10. Archivo de la Documentación
 Los originales de los manuales de procedimientos deben archivarse únicamente en el

área de Procesos.
 Se hace necesario revisar la página web: http://www.copservir.com por lo menos una vez
a la semana para informarse de la publicación de nuevos manuales y los cambios que
han sufrido los manuales ya elaborados.
4.11. Mantenimiento de los Manuales
 Todos los manuales que no hayan tenido actualizaciones en un período de dos años,
deben tener una revisión automática. El Área de Procesos realizará la programación
semestralmente de revisión de Manuales y concertará con el responsable del proceso la
fecha de revisión por manual.
5. PROCEDIMIENTOS
No Aplica.
6. AREAS INVOLUCRADAS
Todas las dependencias que conforman la Cooperativa.
7. SEGURIDAD
Todo el personal de la Cooperativa tiene acceso a la consulta del presente manual.
8. REGISTROS
No Aplica.

CÓDIGO: MP-GM-01
VERSIÓN: 01
PÁGINA 15 de 15
9. DOCUMENTOS RELACIONADOS
No aplica
10. DOCUMENTOS MARCO LEGAL
No aplica
11. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN VERSIÓN
(DD-MM-AAAA)
03 - 07 - 2018 Versión Inicial 01
12. ANEXOS
No aplica


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4.6. Contenido de los Documentos ............................................................................... 11

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

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 Establecer y especificar de forma detallada la metodología para identificar y describir los

 Asegurar que los documentos que se manejan en la Cooperativa, se preparan, revisan,

Involucra a todas las dependencias de la Cooperativa y aplica para la administración y control

Comprende desde la solicitud para la elaboración o actualización de un documento, hasta su

3.1. Actividades de Control

3.2. Actualización de un Documento

3.4. Diagrama de Flujo ó Flujograma

Los diagramas de flujo se dibujan generalmente usando algunos símbolos estándares;

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TABLA 1. SÍMBOLOS ESTÁNDARES PARA DIAGRAMAS DE FLUJO

Documento. Representa cualquier tipo de documento que

Multidocumentos. Representa la entrada, generación o

Cinta magnética. Representa cualquier tipo de cinta

3.5. Documentos Controlados

3.6. Documento Obsoleto

3.7. Equipo de Mejoramiento

El equipo de mejoramiento esta conformado por:

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 Un líder: persona responsable por el procedimiento, operación o actividad a

3.10. Listado Maestro de Documentos

3.11. Manual de Operaciones

3.12. Manual de Procedimientos

3.13. Manual de Usuario

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

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4. NORMAS Y CONDICIONES GENERALES

4.1. Ámbito de Responsabilidad

 La administración y control de la documentación de procesos de la cooperativa a

 La solicitud para la elaboración, actualización o dada de baja de documentos (manuales

 El Área de Procesos evaluará la viabilidad de la solicitud y procederá a realizar o apoyar

 La elaboración de los manuales de procedimiento, operación, usuario o instructivos en la

- Método de Equipo de Mejoramiento: cuando se convoca al equipo de mejoramiento

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- Método de Consulta: cuando se realizan entrevistas a los usuarios directos por

 La elaboración de los manuales de procedimiento son responsabilidad del área de

 La elaboración de los manuales de operación o usuario y los instructivos son

4.2. Estructura Documental

 La estructura de la documentación de procesos de la Cooperativa esta definida por la

OTROS DOCUMENTOS DE APOYO PARA LOS PROCESOS: FICHAS

4.3. Codificación de Procesos y Tipos de Documentos

CÓDIGO DE PROCESOS Y TIPO DE DOCUMENTOS

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CÓDIGO DE PROCESOS Y TIPO DE DOCUMENTOS

4.4. Identificación de los Documentos

TIPO DE CÓDIGO DEL

MO: indica que el documento es un manual de operación

IN: indica que el documento es un instructivo

4.5. Presentación de los Documentos

 El diseño del encabezado y pie de página para los manuales de procedimientos,

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