EMPRESA PARA EL DESARROLLO TERRITORIAL

ACTA DE REUNIÓN
Código: Versión: Vigente: Página: DOCUMENTO
SG-P-01-R-04 04 03/11/2022 1 de 2 CONTROLADO

Fecha: 20/02/2024
Acta No. 02 Hora: 10:00 am
Sitio de la reunión: Oficina administrativa –Proyecta
Objetivo de la reunión: Realizar mesa de trabajo del área administrativa
Nombre de quien convoca: Manuel Alejandro Patiño Buitrago Cargo: Profesional administrativo
1. Asistentes:

Firma
Nombres y apellidos Cargo
Manuel Alejandro Patiño Buitrago Profesional administrativo
Clara Inés Rivera Contratista
Cristian Andrés Arias Contratista
Sandra Cruz Guevara Contratista
Nicolle Martínez Zapata Contratista
SE ANEXA LISTADO DE
Adriana Patricia Benítez Contratista ASISTENCIA DE
Héctor Fabio Cantor Contratista ACTIVIDADES INTERNAS

Michell Alejandro Rodríguez Rendón Contratista

Angélica María Cabrera Gamboa Contratista
Angie Licet Correa Granda Contratista
César Guejía Contratista
Juan David Hincapié Contratista
2. Desarrollo de los temas

1. Se da la bienvenida a dos nuevas compañeras al equipo de trabajo: Angie Correa comunicadora social
que viene a apoyar el área de comunicaciones y Angélica Cabrera Técnica en seguridad y salud en el
trabajo quién va a realizar todo el seguimiento de SST en las obras. Se realiza presentación de cada
una de las áreas y las labores que en ellas se manejan.

2. Se realiza revisión de los compromisos pendientes del acta anterior:

 Crear el comité de archivo por acto administrativo: Se realiza aclaración por parte de César que el
comité de archivo fue absuelto por el comité de gestión y desempeño, quién debe crear el equipo
interdisciplinario para la creación de las tablas de retención documental. Se realiza revisión del
cronograma de comités 2024 y se observa reunión del comité de gestión y desempeño para el mes de
febrero, por lo cual se debe presentar ante el comité la propuesta del equipo interdisciplinario.

 Revisar los documentos del sistema de gestión de calidad que se van a compartir con todas las áreas
de la empresa: ya fueron revisados los documentos, se deben definir y entregar los documentos a
cargar antes de la fecha de la inducción el próximo viernes 1 de marzo.

 Realizar informe semanal de la ventanilla única: se presenta informe por parte de Cristhian pero
presentó algunos inconvenientes con la generación del informe por tanto se programa reunión con el
Ing. Julián Buitrago para aclaración de dudas con respecto al manejo de la ventanilla única.
 Organizar la inducción de todo el personal de la empresa: se informa la fecha programada de
 EMPRESA PARA EL DESARROLLO TERRITORIAL

ACTA DE REUNIÓN
Código: Versión: Vigente: Página: DOCUMENTO
SG-P-01-R-04 04 03/11/2022 2 de 2 CONTROLADO

inducción para el día viernes 1 de marzo en la jornada de la mañana en el Salón Bolívar de la

Gobernación del Quindío. Se define la estrategia para la socialización

Proposiciones y varios:

3. Compromisos:
Actividad: Responsable: Fecha de entrega
Realizar mesa de trabajo para la creación César Guejia
23/02/2024
del equipo interdisciplinar de archivo para Clara Inés Rivera Salgado
9:00 am
presentar ante el comité Manuel Alejandro Patiño
Clara Inés Rivera Salgado
Realizar el plan de trabajo de MIPG 22/02/2024
Nicolle Martínez Zapata
Manuel Alejandro Patiño
Realizar la reunión para revisión del plan de 23/02/2024
Clara Inés Rivera Salgado
trabajo de MIPG 10:00 am
Nicolle Martínez Zapata
Revisar los documentos del sistema de
Clara Inés Rivera Salgado
gestión de calidad que se van a compartir 28/02/2024
Juan David Hincapié
con todas las áreas de la empresa
Realizar circular informativa que establezca
los lineamientos establecidos en el manejo Clara Inés Rivera Salgado
28/02/2024
de los documentos de la carpeta compartida
de calidad
Realizar la matriz de reportes del SGC y
Clara Inés Rivera Salgado
definir las personas que se les va a 22/02/2024
Nicolle Martínez Zapata
compartir
Hacer seguimiento con respecto al
Julián Alberto Buitrago 21/02/2024
cronograma de cargue de la página web
Programar la reunión del comité de bajas Julián Alberto Buitrago 29/02/2024
Actualizar las fotos del personal de planta
Héctor Cantor 21/02/2024
en la página web.
Realizar informe semanal de la ventanilla
Cristhian Andrés Arias 22/02/2024
única
Realizar reunión para capacitación en el Julián Alberto Buitrago 21/02/2024
informe de ventanilla única Cristhian Andrés Arias 9:00 am
Realizar actividad de pausas activas el día
Angélica María Cabrera 01/03/2024
de la inducción
Sacar el formato de préstamo de
documentos y entregarlo por medio de César Guejia 09/02/2024
circular a los líderes de área.