Determinar los pasos para el manejo de las comunicaciones internas y externas

1. OBJETIVO en los diferentes niveles de la organización y la comunicación con partes

interesadas del Sistema de Gestión Salud y Seguridad en el Trabajo en
Aplica para todas las comunicaciones internas y externas realizadas por la
2. ALCANCE
compañía, en el Sistema de Gestión en Salud y Seguridad en el Trabajo.
Parte interesada: Persona u organización que puede afectar, verse afectada, o
percibirse como afectada por una decisión o actividad. De acuerdo al contexto
3. DEFINICIONES Y
de XXXX, las partes interesadas externas de acuerdo al análisis y contexto de la
ABREVIATURAS empresa, actualmente se podrían relacionar con clientes, proveedores,
contratistas, visitantes, ARL y entidades del gobierno.
SG-SST: Sistema de Gestión de Salud, Seguridad en el Trabajo.
4. RESPONSABILIDADES Ver matriz de comunicación

5. HERRAMIENTAS Y EQUIPO Herramientas de comunicación definidas en matriz de comunicación

Ver matriz de métodos de comunicación

 Comunicaciones internas: Al interior de XXXXX, deben ser comunicadas

6. DESCRIPCIÓN Y ACTIVIDADES
las responsabilidades de los trabajadores con el sistema de gestión SST, los
objetivos en SST, los peligros identificados y las medidas de control, los
requisitos legales que apliquen, los peligros prioritarios y sus medidas de
control, el desempeño del sistema de SST, entre otros, tanto a
trabajadores como a contratistas (según aplique). Se deberá Disponer de
canales que permitan recolectar inquietudes, ideas y aportes de los
trabajadores en materia de seguridad y salud en el trabajo, para que sean
consideradas y atendidas por la empresa.

 Comunicaciones externas: Las partes interesadas externas de XXXX son

actualmente clientes, proveedores, contratistas y visitantes. La
comunicación con ellos se realiza a través de correo electrónico.

7. DOCUMENTOS DE
REFERENCIA Correos electrónicos, cartas, carteleras, actas.

8. ANEXOS
Matriz de Comunicación en SST
 MATRIZ DE COMUNICACIÓN EN SST
ESTRATEGIAS,
ASPECTO A ¿A QUIEN LE RESPONSABLE DE LA ¿CUÁNDO
HERRAMIENTA Y ¿COMO COMUNICA?
COMUNICAR COMUNICA? COMUNICACIÓN COMUNICA?
MEDIOS
Reuniones,
Comunicación verbal
Asuntos sensibilizaciones,
clara, precisa y
organizacionales en Todo el personal Responsable SST Cuando se requiera capacitaciones,
utilizar un lenguaje
relación a SST carteleras, Boletín,
fácil de entender.
correo electrónico
Comunicación verbal
Inducción y
Políticas del Sistema Todo el personal Carteleras, clara, precisa y
Responsable SST reinducción SST o
de Gestión SST COPASST capacitaciones utilizar un lenguaje
cuando se modifiquen
fácil de entender
Comunicación verbal
Objetivos del Sistema Inducción y Carteleras, clara, precisa y
Todo el personal Responsable SST
de Gestión SST reinducción capacitaciones utilizar un lenguaje
fácil de entender
Cada vez que se
Todo el personal Comunicación verbal
Funciones y modifiquen o surjan
COPASST, Brigada de Correo electrónico, clara, precisa y
Responsabilidades en Responsable SST nuevos requisitos
Emergencias, Comité Capacitaciones utilizar un lenguaje
SST Inducción y
Convivencia fácil de entender
Reinducción
Inducción, reinducción correos electrónicos, Comunicación verbal
Peligros Prioritarios y Todo el personal SST o cuando se capacitaciones, clara, precisa y
COMUNICACIONES INTERNAS

Responsable SST
medidas de control COPASST actualice la matriz de reuniones de utilizar un lenguaje
peligros COPASST o con fácil de entender
Verbalmente,
telefónicamente
Inmediatamente se
COPASST correo electrónico,
Actos y condiciones identifique un acto o Comunicación clara y
Responsable SST, Todo el personal herramienta para
inseguras condición insegura, o precisa
Jefe Directo reporte de actos y
condición de salud
condiciones
inseguras (si aplica)
Reuniones,
Reglamento de
En la inducción y Capacitación Comunicación verbal
higiene y seguridad Todo el personal Responsable SST
reinducción carteleras (al menos y escrita
industrial
2 lugares)
Comunicación verbal
Integrantes del
Responsable SST En la inducción y Capacitaciones y escrita –
COPASST / Comité de Todo el personal
COPASST) reinducción SST Reuniones, carteleras Identificación clara
convivencia laboral
de los integrantes
Capacitaciones
Capacitaciones, en la Comunicación verbal
Todo el personal Responsable SST Reuniones,
Plan de emergencias inducción y y escrita, clara y
Brigadistas Líder de la Brigada carteleras, planos de
reinducción precisa
evacuación
Lecciones por
Cada vez que se
aprender de
presente el evento y/o Reuniones, Comunicación verbal
accidentes de trabajo Responsable SST /
Todo el personal de acuerdo al plan de Carteleras, por y escrita, clara y
e incidentes COPASST
acción establecido en correo electrónico precisa
(si aplican dentro del
investigaciones
plan de acción)
Requisitos legales Alta Dirección y Responsable SST o Cuando haya cambios Correo electrónico Comunicación escrita
personal que le quien identifique el en la legislación o
competa el requisito requisito nuevos requisitos
legal en relación a legales identificados
SST
 ESTRATEGIAS,
ASPECTO A ¿A QUIEN LE RESPONSABLE DE LA ¿CUÁNDO
COMUNICACION
ES INTERNAS HERRAMIENTA Y ¿COMO COMUNICA?
COMUNICAR COMUNICA? COMUNICACIÓN COMUNICA?
MEDIOS
Revisiones Gerenciales
Desempeño del Reuniones, cartelera, Comunicación clara,
Alta Dirección y cada vez que la alta
Sistema de Gestión Responsable SST reinducción, correo precisa, indicadores
COPASST dirección y/o COPASST
SST electrónico SST, interpretación
lo requiera
Plan de Auditorias y Plan de auditorías
Cada vez que se Correo electrónico,
Términos de Alta Dirección Auditor, Responsable con responsable,
planeen y se realicen Plan de auditoria en
referencia de COPASST SST fechas, horarios,
auditorías de SST físico, reunión
auditorías alcance
Plan de
Cada año durante la Plan de
capacitaciones y Alta Dirección Correo electrónico,
Responsable SST planificación de capacitaciones en
Formación con COPASST reuniones
capacitaciones SST
relación a SST
Alta Dirección
Auditor, Responsable Después de cada Correo electrónico
Informe de auditorías COPASST y áreas Informe de Auditoria
SST auditoria interna Reuniones
involucradas
Revisiones Gerenciales
Acciones correctivas Auditor, Responsable y cada vez que la alta Correo electrónico, Seguimiento de
Alta Dirección
y preventivas SST dirección y/o COPASST reuniones acciones
lo requiera
Cambios que puedan Cuando aplique y/o se
Alta Dirección Administradores Correo electrónico,
tener impacto en el identifiquen Comunicación clara y
Responsable SST Auxiliares reuniones, revisiones
Sistema de Gestión potenciales cambios precisa
COPASST Responsables de área gerenciales
SST internos o externos
Resultados de la Cada vez que se realiza
Comunicación clara,
revisión del Sistema Alta Dirección la revisión del SG-SST Reuniones, correo
Responsable SST precisa / acta de
de Gestión por la alta COPASST por parte de la alta electrónico
revisión del SG-SST
dirección gerencia
Directorio telefónico
en caso de Responsable SST En la inducción y Correo electrónico, Comunicación clara,
Todo el personal
emergencias (brigada Líder Brigada reinducción cartelera, reuniones precisa
/ personal)
Resultados de las
evaluaciones de los
ambientes de trabajo
(higiene industrial,
Cada vez que se Reuniones, Correo Comunicación clara,
Diagnostico de las COPASST Responsable SST
realicen electrónico precisa
condiciones de salud
de los trabajadores y
otros estudios
relacionados a SST
 ESTRATEGIAS,
ASPECTO A ¿A QUIEN LE RESPONSABLE DE LA ¿CUÁNDO ¿COMO
HERRAMIENTAS Y
COMUNICAR COMUNICA? COMUNICACIÓN COMUNICA? COMUNICA?
MEDIOS
Administrador del
Cuando se solicita
Requerimientos SST contrato que realiza Correos electrónicos, Mensajes claros y
un requerimiento /
Peligros de la Contratistas seguimiento a Inducción, formales, deben
al inicio de la
actividad y medidas Proveedores Contratistas y correspondencia, realizarse de manera
relación
de control proveedores folletos corta y precisa
contractual
Responsable de SST
Identificación de
Inmediatamente se
Actos y condiciones Responsable SST Partes interesadas,
identifique un acto Verbalmente, correos Comunicación clara y
inseguras / Administrador del contratistas y
o condición electrónicos precisa
Accidentes de trabajo contrato proveedores
insegura
e Incidentes
Cuando se
Sugerencias y Responsable SST Partes interesadas, presente una
verbalmente, correos Comunicación clara y
Comunicaciones Externas

participación en Administrador del contratistas y queja, reclamo o

electrónicos precisa
relación a SST contrato proveedores sugerencia en
relación a SST
Peligros relevantes,
medidas de
Al ingresar a las
seguridad y controles Responsable de SST
instalaciones y/o Cartelera, Folletos, Comunicación clara y
establecidos, Visitantes Brigada de
lugares de trabajo Inducción precisa
generalidades sobre emergencia
(proyectos)
el plan de
emergencias
Reporte mediante
Oficina Territorial Formato único de
Cuando se
Reporte / del Ministerio del reporte de accidente
presenten
investigación de trabajo de trabajo / Comunicación clara y
Responsable de SST accidentes de
accidentes de trabajo EPS del trabajador Investigación de precisa
trabajo graves y/o
graves y/o fatales accidentado accidente de trabajo
fatales
ARL en formato definido
por la ARL
Solicitudes de las Gestionar, dar
entidades externas trámite y/o
relacionadas con SST responder correos electrónicos, Comunicación clara y
Responsable SST Responsable SST
como ARL, entidades cualquier carta precisa
del gobierno, comunicación
clientes, proveedores relacionada a SST