Comunicaciones internas y externas de SG-SST

Procedimiento

Establecer un procedimiento en el que se establezcan los mecanismos y direcciones de comunicaciones entre los actores de
Objetivo Seguridad y Salud en el Trabajo para la Empresa y terceros externos, con el fin de garantizar el uso correcto de los canales de
comunicación.
Área Gestora Capital Estratégico
Procesos
Capital Estratégico- Todos los procesos.
Asociados

Directrices/Generalidades

1. Las comunicaciones internas asociadas al SG-SST, se regirán por las directrices establecidas en la compañía para las comunicaciones.
2. Todo documento que se genere para comunicar a un grupo objetivo debe ser envidado a Mercadeo para su revisión, diseño y publicación si esta se
realizará por correo corporativo, igualmente si es en papel, se solicitará la asesoría de Mercadeo en el diseño con el fin de garantizar la imagen
visual corporativa.
3. Los comunicados del SG-SST hacen parte integral del SG, por eso se conservara constancia de su publicación , si son folletos, se custodiaran en una
carpeta de publicaciones, igualmente se conservan escaneados en medio digital junto con los correos o publicaciones por o la plataforma de la ARL,
igualmente para garantizar la conservación en medio magnético se deberá solicitar al área de Tecnología la realización de back ups de acuerdo con
los lineamientos establecidos por el área de Tecnología.
4. Cada vez que se requiera comunicar cualquier contenido relacionado con el SG- SST a colaboradores, proveedores, contratistas, clientes (que visitan
las instalaciones) y/o entes externos (ARL, EPS, asesores externos se deberán generar el documento por parte del responsable del SST y validar
con el área de mercadeo para su diseño y publicación.
5. Los programas de comunicaciones de SG-SST, tienen como objetivo mantener informado a los colaboradores y usuarios sobre el sistema dando
cumplimiento a la normatividad vigente y contribuir a generar una cultura de autocuidado.
6. Para el diseño y ejecución de las estrategias y programas de comunicación es necesario tener como elemento primordial el Plan anual del SG-SST
que ha sido revisado por el Comité Paritario de seguridad y Salud en el trabajo -Copasst y el Comité De Convivencia Laboral, además de contar con
la asesoría técnica de la ARL.
7. Los mecanismos y medios de comunicación se decidirán con todos los actores del SG-SST, buscando generar mayor impacto y recordación en los
colaboradores y usuarios, la mezcla apropiada de las herramientas de comunicación a utilizar en cada programa la definen las características de la
audiencia, el tipo de respuesta que se quiera lograr y el mensaje que se quiere transmitir.
8. Estas herramientas de comunicación para la empresa son entre otras las siguientes:

Correo electrónico

Correo Bienestar

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Reuniones de grupos primarios

Comité Paritario de seguridad y

Salud en el trabajo

Comité de Convivencia Laboral

Cartelera

Folletos Impresos

9. Igualmente se contara con la plataforma electrónica de la ARL, como herramienta de comunicación con colaboradores y Contratistas , a través de
estas y de los canales de comunicación definidos se dará a conocer a todo el personal el SG-SST de la compañía.
10. Las comunicaciones externas con entidades del gobierno, EPS, ARL, se regirán por los lineamientos establecidos en la compañía con respecto a la
correspondencia externa, una vez recibidos en el área de capital estratégico, estos deberán archivarse en las carpetas correspondientes, igualmente
las respuesta o le envió de nueva correspondencia, que deberá quedar registrada también en la planilla de envió de correspondencia del área.
11. Todas las comunicaciones están alineadas con los diferentes procedimientos y procesos que hacen parte del SG-SST, que a su vez cumplen con
todos los preceptos establecidos en la normatividad vigente.
12. Todas las actividades y programas de comunicación dirigidas a los clientes y usuarios deben realizarse en coordinación con la Gerencia de Mercadeo.
13. Las estrategias a seguir para establecer las comunicaciones del SG-SST deben contar con la aprobación de la Capital estratégico

Definiciones
 Comunicación: Acción y efecto de comunicar o comunicarse mediante un código común que comparte el emisor y el receptor, se entiende
como el proceso por el que se transmite y recibe información.
 Comunicación Organizacional: Es una herramienta de la alta importancia en las empresas, da lugar a la transmisión de información para

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identificar los requerimientos, logros, necesidades y alinear los objetivos con cada uno de los colaboradores de la empresa.
 Comunicación Interna: Son las actividades realizadas por la organización para crear y mantener relaciones entre sus miembros a través del
uso eficiente de los medios de comunicación existentes en las empresas.
 Comunicación Externa: son todas las actividades realizadas por la organización cuyo propósito es mantener relaciones con los entes
externos a esta.

Normatividad
NOMBRE TITULO
Decreto 1072 de 2015

Descripción detallada del procedimiento

Ítem Actividad Descripción Responsable Control
Teniendo en cuenta el plan anual y sus anexos, el jefe
Identificar las de selección y Bienestar Identifica la comunicación y la
1 comunicaciones a comparte con los otros actores del SG-SST, para su Jefe de capital estratégico X
realizar revisión y aportes.

Una vez revisada la comunicación con las personas

Jefe de capital estratégico y
2 Revisión de la involucradas y se define grupo objetivo y la X
otros actores del SG-SST
comunicación herramienta de comunicación
Se envía al profesional de mercado para su revisión,
diseño y divulgación.
Revisión y Diseño por
3 Profesional de Mercadeo. X
parte de Mercadeo Una vez realiza el diseño se envía a la jefe de capital
estratégico para su validación y aprobación de
divulgación.
El responsable del SG-SST, recibe el diseño comparte Jefe de capital estratégico y
4 Aprobación. X
don los otros responsables y aprueba su publicación. /otros actores.
5 Divulgación Una vez se tiene el V.B vía correo de parte del Jefe de capital estratégico; x
responsable del SG-SST, Mercadeo realiza su profesional de Mercado y
divulgación a través del correo de comunicaciones y administración.
hace su publicación por Intranet.

El responsable del SG-SST define el mecanismo por el

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cual se realiza la divulgación cuando se necesite dejar

el registro personalizado.

Si la publicación debe ser preimpresa, se valida el

presupuesto y se coordina con administración la
impresión.
Teniendo en cuenta lo dispuesto en la norma se dejara
constancia de todas las comunicaciones realizadas,
conservando en una carpeta los folletos cuando son
Conservación de impresos y en medio magnético los correos, publicación
6 Jefe de capital estratégico
documentos en portales y las constancias de divulgación
personalizadas cuando se requieran, se solicitarán back
ups al área de tecnología de acuerdo con los tiempos
establecidos por ellos, mínimo 1 vez al año.

Diagrama de flujo

Control de Cambios
Fecha Descripción del cambio Revisado por Aprobado por Versión

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