Gestión de las comunicaciones del Proyecto

GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO–

Objetivo de la sesión

Al finalizar la sesión habrás aprendido los

siguientes conceptos:
1.Planificar las comunicaciones
2.Modelos de comunicación
3.Métodos de comunicación
4.Canales de comunicación
5.Dimensiones de la comunicación
6.Gestionar las comunicaciones
7.Monitorear las comunicaciones
 GESTION DE LAS COMUNICACIONES
DEL PROYECTO
Es el proceso de transferir información de una persona a otra. Es una
herramienta para ayudarnos a hacer negocios, administrar relaciones, redes.

✓ Todo el tiempo comunicándose, dentro y

¿Qué es la Comunicación? fuera del entorno del proyecto
✓ Comunicación eficaz genera puentes
 GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Antes
Story telling de un dia en la
mañana

Negociar
Administrar,
resolver
Dar conflictos
Instrucciones
Controlar Motiva
coordinar a otros
Dar esfuerzos
puntos
de vista
Da y Persuadir
reúne
iideas
GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Nueva Normalidad
 CONCEPTOS CLAVES PARA LA GESTION DE LAS
COMUNICACIONES DEL PROYECTO

La información que se intercambia puede ser de forma de

ideas, instrucciones o emociones. Los mecanismos del
intercambios pueden ser:

Es forma escrita Hablados Formales o informales

A través de gestos A través de los medios Elección de palabras

 CONCEPTOS CLAVES PARA LA GESTION DE LAS
COMUNICACIONES DEL PROYECTO

Las comunicaciones describen los medios posibles donde se

puede enviar o recibir información ya sea en reuniones,
presentaciones, objetivos, emails, medios sociales, informes
de desempeño. Las dimensiones de las actividades pueden
ser:

Internas y Externas Formales e Informales Verticales y Horizontales

Oficiales y No Oficiales Escritas y Orales Verbales y No Verbales

Ejercicio 1
GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Habilidades
Escucha activa y efectiva
Cuestionamiento, prueba de ideas y
situaciones
Educación al equipo de proyecto
Determinación objetiva de los hechos
Fijar y gestionar expectativas
Persuasión
Negociación
Solución de conflictos.
Resumir, recapitular, e identificar
siguientes pasos
Actividades
Internas (dentro del proyecto) y Externas
(proveedores, clientes, etc)
Formales (informes, actas) e
Informales (emails, memos)
Verticales (jefes, gtes) y Horizontales
(pared)
Oficiales (boletin, informe anual) y No
Oficiales (extraoficiales)
Escritas y Orales
Verbales y No Verbales (lenguaje
corporal)
Comunicación eficaz y comunicación eficiente

EFICAZ EFICIENTE

La información se da La comunicación eficiente implica dar

en el formato correcto exclusivamente la información
En el momento preciso necesaria
A la audiencia correcta
Con el impacto deseado
 Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

GRUPOS DE PROCESOS
ÁREA DE
INICIO PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN MONITOREO Y CIERRE
CONOCIMIENTO
CONTROL
Gestión de las ❖ Planificar la Gestión
de las
❖ Gestionar
Comunicaciones
las ❖ Controlar
Comunicaciones
las

Comunicaciones Comunicaciones
Planificar

Planificar la Gestión de las

Comunicaciones
GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Planificar la Gestión de las Comunicaciones

Proceso de desarrollar un enfoque y un plan

adecuados para las comunicaciones del
proyecto sobre la base de las necesidades y
los requisitos de información de los interesados
y de los activos de la organización disponibles.

El beneficio clave de este proceso es que

identifica y documenta el enfoque a utilizar
para comunicarse con los interesados de la
manera más eficaz y eficiente.

Hacerla de forma temprana. Durante el plan

del proyecto
GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Planificar las Comunicaciones
GESTION DE LAS COMUNICACIONES
DEL PROYECTO Entradas

Plan para dirección del Proyecto

Como se ejecuratá monitoreara controlará y cerrará

Registro de Interesados
Información
Nombre Pocisión Rol Requerimientos Expectativas Influencia Clasificacición
Contacto

STAKEHOLDER REGISTER
Project Title: Date Prepared:
GESTION DE LAS COMUNICACIONES
Entrada Entradas
Factores ambientales de la empresa
GESTION DE LAS COMUNICACIONES
Entrada Entradas

Activos de los procesos de la organización

 GESTION DE LAS COMUNICACIONES
DEL PROYECTO Herramientas
Análisis de Requisitos de Comunicación (determina la
necesidad de información que los interesados requieren).

Canales Potenciales de
comunicación =
n(n-1)/2
N= Interesados

Esto se convierte en una complejidad para la

comunicación. Aspecto Clave: Determinar y
delimitar quien se comunicaría con quien y de
quien recibirá la comunicación.

Fuentes para identificar Interesados

➢Organigramas
➢Relación de Responsabilidad
➢Departamentos, disciplinas
➢No. personas del Proyecto
➢Necesidad Info Externa, Interna
➢Requisitos de interesados que
quieren recibir en comunicación

Si tengo 5 interesados, cuantos canals potenciales tendría mi comunicación?

5x (5-1)/2=20/2=10 canales potenciales

GESTION DE LAS COMUNICACIONES
DEL PROYECTO Herramientas
Tecnología de la Comunicación

➢ Urgencias de necesidad de info

➢ Disponibilidad de Tecnología
➢ Facilidad de Uso
➢ Entorno del Proyecto (cara a
cara, virtual, diferentes idiomas)
➢ Sensibilidad y Confidencialidad
 GESTION DE LAS COMUNICACIONES
DEL PROYECTO Herramientas
Modelos de comunicación
Modelo básico emisor/receptor:
Ruido:
•Distancia
•Infraestructura no adecuada
•Diferencia cultural
•Falta inf. contextual
 GESTION DE LAS COMUNICACIONES
DEL PROYECTO Herramientas
Modelos de comunicación. Modelo iterativo: Este modelo se preocupa que al
momento de entregar el mensaje, haya sido comprendido
Escucha activa: Trata de:
captar
aclarar y confirmar
Comprender y eliminar
barreras

Los Desafios de este

modelo de comunicación
a consider para asegurar
la buena comunicación
pueden ser:
Los diferentes Métodos de
trabajo
Edad
Nacionalidad
Disciplina profesional
Etnia
Raza
Género
EJERCICIO NO. 2

https://youtu.be/8Ox5LhIJSBE
 EJERCICIO NO. 2

Parte 1 Herramientas Sobre los Modelo de Comunicación (En base al video

visto)

1.Graficar el modelo de comunicación que correspondiente al video

1.Identificar si se da y el momento de la escucha activa.

1.¿Cuáles son los elementos humanos (emociones, cultura, etc) del emisor
? Incluirlo en el gráfico de la pregunta 1

2.¿Cuáles son los elementos humanos (emociones, cultura, etc) del

receptor?. Incluirlo en el gráfico de la pregunta 1

3.¿Existe una comunicación intercultural? ¿Cuál es?

4.¿Qué diferencia se encuentra en los estilos de comunicación?

5.¿Cuál es el ruido en la comunicación de estas dos personas?, incluirlo en

el grafico de la pregunta 1
Ejercicio No. 2 Una mala comunicación

Transmitir el
mensaje

Codificar Decodificar
Ruido

Ruido Confirmar el
mensaje

Emisor Receptor

Decodificar Codificar

Mensaje de
Ruido
retroalimentación
 GESTION DE LAS COMUNICACIONES
DEL PROYECTO Herramientas
Métodos de Comunicación

La comunicación Iterativa Es distintas alternativas

para compartir la información entre los interesados.
Por ejemplo, realizar una reunión interactiva o bi-
direccional en tiempo real
La comunicación de tipo Push -> enviada a alguien
específico pero sin saber si se entendió
La comunicación de tipo Pull→ audiencias grandes
(intranet, e-learning)
GESTION DE LAS COMUNICACIONES
DEL PROYECTO Herramientas
Habilidades interpersonales y de equipo

Evaluación de estilo de comunicación: Es una técnica para evaluar los estilos de

comunicación e identificar el método, formato y contenido de la comunicación
cuando se esta planificando. Se usa con personas poco colaboradores y detectar
la brecha en la comunicación.

Conciencia política: ver los estilos de poder, reconocerlos cuales son formales y
cuales informales. Es involucrarse con interesados que tienen poder.

Conciencia cultural. Esta relacionada a la comprensión de las diferencias entre los

individuos, grupos y organizaciones. Esta conciencia evita los malos entendidos.
 GESTION DE LAS COMUNICACIONES
DEL PROYECTO Herramientas
Representación de datos.

En esta herramienta se revisa la matriz de involucramiento de interesados y su grado de

interes hacia el proyecto a fin de identificar necesidades de comunicación hacia los
interesados sobre el proyecto.

Interesados Desconocedor Reticente Neutral De Apoyo Líder

GR D
RGL CD
TR C
PYL C
MCC CD
ME D
EL C
FV C
C= Representa el nivel de participación actual de cada interesado
D= Nivel deseado de involucramiento del interesado que se requiere para el éxito del
trabajo
GESTION DE LAS COMUNICACIONES
DEL PROYECTO Herramientas
Reuniones: debate con el equipo

Contar variación
de reuniones
GESTION DE LAS COMUNICACIONES
DEL PROYECTO Salidas
Plan de Gestión de las
Comunicaciones (que incluye)
➢Requisitos de interesados Actualización a los
➢Que info se comunicará documentos del proyecto
➢Xq distribuyo esta comunicación? ➢El cronograma
➢El plazo, frecuencia ➢El registro de interesados
➢La persona responsable de
comunicar
➢La persona que autoriza la
divulgación de info confidencial
➢Persona que recibirá info
➢Métodos a usar para enviar info
(memo, email)
➢El proceso de escalamiento
➢El glosario de terminología
➢Diagrama de flujo de la info
➢Guías plantillas
GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
–Plan de Comunicaciones (que incluye)
Interesados Información Método Frecuencia Envío

¿Quién la necesita? ¿Dónde se Iterativa Cuándo la email

debe necesitan?
almacenar?
¿Quién esta autorizado a Tipo carta
tenerla? Push
Tipo Pull pdf

Asupciones (supuestos) Restricciones

Los informes de performance

diferencias horarias con miembros de equipo
serán enviados sólo por el PM
El control de cambios será
comunicaciones restringidas por horarios→
aprobado por cómite en
campamento minero
caso afecte la ruta critica
Ejercicio No. 2 2da Parte

Parte II Plan de comunicaciones

1.Describir la estrategia de comunicación que debería de plantearse entre

estas dos personas del video

2.Desarrollar un plan de comunicaciones para las dos personas que aparecen

en el video
 Interesados Información Método Frecuencia Envío

¿Quién la necesita? ¿Dónde se Iterativa Cuándo la

debe necesitan?
almacenar?

¿Quién esta autorizado a

tenerla?

Asupciones (supuestos) Restricciones

Ejecutar

Gestionar las
Comunicaciones
GESTION DE LAS COMUNICACIONES
DEL PROYECTO Gestionar las Comunicaciones

Es el proceso de crear, recopilar,

distribuir, almacenar, recuperar, y
realizar la disposición final de la
información del proyecto de acuerdo
con el plan de gestión de las
comunicaciones.

El beneficio clave de este proceso es

que permite un flujo de
comunicaciones eficaz y eficiente
entre los interesados del proyecto.
GESTION DE LAS COMUNICACIONES
DEL PROYECTO Gestionar las Comunicaciones

Modelos Emisor – receptor: Son ciclos de poder

garantizar interacción/participación y eliminar barreras

Elección del medio: una situación donde una

Este proceso va comunicación oral o escrita es mejor
más allá de sólo
una distribución Estilos de redacción: Comunicación por escrito dando el
de las uso correcto.
comunicaciones.
Técnicas de gestión de reuniones: Con agenda, abordar
En este proceso conflictos
podemos ver
técnicas para
Técnicas de presentación: Impacto corporal y ayuda
conseguir una
visual con ppt, videos, etc, etc,
comunicación
eficaz
Técnicas de facilitación: Construir consenso y superar
obstáculos.
Técnicas de escucha: Escucha activa, no permitir el
ruido
GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Gestionar las Comunicaciones
GESTION DE LAS COMUNICACIONES
DEL PROYECTO Gestionar las Comunicaciones Entradas

Plan de Gestión de las Informes del desempeño del trabajo

comunicaciones es la forma de
planificar, estructurar, monitorear
y controlar las comunicaciones
(se recopila info del proyecto que se
usa para generar comunicación,
discusión).
Deben de estar oportunamente
Deben de ser exactos
GESTION DE LAS COMUNICACIONES
DEL PROYECTO Gestionar las Comunicaciones Herramientas
Tecnología de la Comunicación

Se centra en asegurar que la

tecnología elegida es la correcta
para la comunicación que se
requiere comunicar
GESTION DE LAS COMUNICACIONES
DEL PROYECTO Gestionar las Comunicaciones Herramientas
Métodos de Comunicación: La info fue recibida
y comprendida para tener una respuesta?
GESTION DE LAS COMUNICACIONES
DEL PROYECTO Gestionar las Comunicaciones Herramientas

Habilidades de comunicación. Las técnicas que pueden usarse son:

Competencia de comunicación: Claridad en el propósito en los mensajes

claves, intercambio de comunicación eficaz y los comportamientos de
liderazgo

Retroalimentación: Es la información sobre la reacción a la comunicación

No verbal: Lenguaje corporal vía gestos, tono de voz y expresiones faciales

Presentaciones: Entrega formal de la información del proyecto

GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Gestionar las Comunicaciones Herramientas

Sistemas de gestión de la información

GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Gestionar las Comunicaciones Herramientas
Generación de informes del proyecto
➢Tener datos reales comparar con la línea base y ver el avance para comunicarlos
➢La info debe de estar de acuerdo al nivel que se quiere comunicar (Analisis de
desempeño pasado, proyecciones, riesgos, resumen de los cambios, otra info relevante)
GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Gestionar las Comunicaciones Herramientas

Habilidades interpersonales y de equipo

Escucha de forma activa

Gestión de conflictos
Conciencia cultural
Gestión de reuniones
Creación de relaciones de trabajo
Conciencia política
GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Gestionar las Comunicaciones Herramientas

Reuniones: Apoyan a la estrategia de comunicación

GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Gestionar las Comunicaciones Salidas
➢ Informes del Desempeño
Comunicaciones del ➢ Estado de entregables
Proyecto ➢ Cronogramas
➢ Costos incurridoS

➢ Registros de incidentes
Actualización a los ➢ Registro de lecciones aprendidas
documentos del ➢ Cronograma del proyecto
proyecto ➢ Registro de riesgos
➢ Registro de interesados

➢ Notificaciones a los Interesados

➢ Presentaciones del proyecto
Actualización a los ➢ Registros del proyecto
archivos de los procesos ➢ Retroalimentación de los
de la organización interesados
➢ Lecciones aprendidas
Controlar y Monitorear

Controlar las
Comunicaciones
GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Monitorear las Comunicaciones

Proceso de monitorear y controlar las

comunicaciones a lo largo de todo el ciclo
de vida del proyecto para asegurar que se
satisfagan las necesidades de información
de los interesados del proyecto.

El beneficio clave de este proceso es que

asegura, en cualquier momento, un flujo
óptimo de información entre todos los
participantes de la comunicación
GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Monitorear las Comunicaciones
GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Monitorear las Comunicaciones Entradas

Plan para dirección del proyecto

➢Plan para la gestión de Recursos
➢Plan de gestión de comunicaciones
➢Plan de involucramiento de interesados

Documentos del proyecto ➢ Registros de incidentes

➢ Registro de lecciones aprendidas
➢ Comunicaciones del proyecto

Datos del desempeño del

trabajo
GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Monitorear las Comunicaciones Herramientas

Juicios de Experto
Cuando hay temas técnicos específicos
Consultores
Grupos industriales
Expertos en la materia

Sistemas de gestión de la información

 GESTION DE LAS COMUNICACIONES
DEL PROYECTO Monitorear la comunicacion Herramientas
Representación de datos.

En esta herramienta se revisa la matriz de involucramiento de interesados y su grado de

interés hacia el proyecto a fin de identificar necesidades de comunicación hacia los
interesados sobre el proyecto.

Interesados Desconocedor Reticente Neutral De Apoyo Líder

GR D
RGL CD
TR C
PYL C
MCC CD
ME D
EL C
FV C
C= Representa el nivel de participación actual de cada interesado
D= Nivel deseado de involucramiento del interesado que se requiere para el éxito del
trabajo
Estas gestionando un Proyecto que es
importante para la empresa. Durante el
desarrollo del proyecto, empiezas a revisar el
status de la Matriz de involucramiento de los
interesados. Se ha identificado a un interesado
que es clave para las aprobaciones de tu Gestión
del cambio que es reticente al proyecto.

¿Cúal sería tu estrategia para atraerlo y que

logre entender y enamorarse del proyecto?
GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Monitorear las Comunicaciones Herramientas
Habilidades interpersonales y de equipo

Escucha de forma activa

Gestión de conflictos
Conciencia cultural
Gestión de reuniones
Creación de relaciones de trabajo
Conciencia política

Reuniones donde se genera debate, dialogo

Informes del desempeño del trabajo

GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Monitorear las Comunicaciones Salidas

➢ Ajustes al plan
➢ Estimaciones de costos
Solicitud de Cambio ➢ Recomendación de acciones correctivas
➢ Recomendación de acciones preventivas

Actualización al plan
para la dirección del ➢ Plan de gestión de comunicaciones
proyecto ➢ Plan de involucramiento de interesados

Actualización a los ➢ Registro de incidentes (log de polémicas)

documentos del ➢ Informes de desempeño
Proyecto ➢ Pronósticos

➢ Formatos de informe
Actualización a los
➢ Lecciones aprendidas que será parte de la base de datos
archivos de los
histórica del proyecto y de la organización. (causas de los
procesos de la
incidentes, razones de las acciones correctivas).
organización
Integración de las comunicaciones