PROCEDIMIENTO Código CPS-PY-PR-004

Versión 1
MONITOREO, MEDICION Y MEJORA Fecha 15/07/2014
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PROCEDIMIENTO
MONITOREO, MEDICION Y MEJORA CONTINUA

Nombre Cargo Firma Fecha

Elaborado por: Sergio Estrada Jefe de Proyectos 15/07/14

Gerente de
Gestión y
Revisado por: Alejandro Flores
Desarrollo
15/07/14
Humano
Gerente
Aprobado por: Reynaldo Garcés
General
15/07/14

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1.- OBJETIVO
Describir el procedimiento adecuado para garantizar, la medición, análisis y mejora
continua de los procesos implementados en la empresa.

2.- ALCANCE
Se aplica a todos los procesos inmiscuidos en el SGCS de la empresa.

3.- RESPONSABILIDADES
3.1 Jefe de Proyectos es responsable de hacer cumplir y supervisar el desarrollo
del presente procedimiento.
3.2 El Equipo BASC es responsable de contribuir al desarrollo adecuado del
presente procedimiento y mantener actualizados los registros generados.
3.3 El Representante BASC es responsable de revisar este documento.
3.4 El Representante SGC es responsable de revisar este documento.
3.5 El Gerente General es responsables de aprobar este documento y ordenar su
implementación.

4.- DEFINICIONES
4.1 Medición: Información numérica que cuantifica los recursos, procesos,
servicios, desempeño y resultados de la organización a un tiempo determinado.
4.2 Análisis: Es la distinción y la separación de las partes de un todo hasta llegar a
conocer sus principios o elemento.
4.3 Mejora continua: Incrementar el desarrollo y ejecución de actividades de
control y seguridad dentro de los procesos al interior de la Organización
tendientes a asegurar los diferentes actores de la cadena del comercio
internacional.
4.4 SGCS: Sistema de Gestión en control y seguridad.
4.5 SGC: Sistema de Gestión de la Calidad.

5.- NORMATIVA
5.1 Norma BASC (versión 4): 4.5.1 y 4.6.1
5.2 Norma ISO 2008: 8.5.1
6.- ENTRADAS Y SALIDAS
 Entrada: Procesos
 Salida: Mejora continua

7.- INDICADORES
7.1 % de Indicadores de gestión que llegaron a su meta
7.2 Formula: Nro. Total de indicadores de gestión que llegaron a su meta /Nro.
Total indicadores de gestión X 100
7.3 Meta: 90%
7.4 Frecuencia: Anual

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7.5 Responsable: Jefe de Proyectos

8.- DESCRIPCIÓN
8.1 Monitoreo y medición
8.1.1 Definición de indicadores
8.1.1.1 Cada responsable de proceso evalúa y define el o los indicadores
de gestión de su proceso.

8.1.1.2 El Gerente General y/o el Jefe de Proyectos revisa y aprueba el o

los indicadores de referidos a los objetivos para el cumplimiento de
la Política del SGCS y SGC.

8.1.1.3 De estar conforme y viable el indicador de medición definido, los

responsables de los procesos lo registran en sus documentos y el
Jefe de Proyectos lo registra en el:
 “Plan de monitoreo de los objetivos: CPS-GG-FR-002”

8.1.1.4 Todo indicador de medición debe tener: nombre, forma de

medición, frecuencia de medición, meta y responsable de
medición.

8.1.2 Medición de los indicadores

8.1.2.4 El responsable de medición, mide el indicador de gestión
relacionado a su proceso de acuerdo a la frecuencia establecida,
sin embargo reportan avances del indicador siempre que exista
información para su elaboración y lo reporta directamente al Jefe
de Proyectos, para que sea informado y evaluado en la reunión de
la “Revisión por parte de la Gerencia” para la toma de acciones
correspondientes.

8.1.2.5 Todos los responsables deben reportar la medición de sus

indicadores mediante el formato “Reporte de indicador de
Medición” CPS-PY-RE-006, y cuando se realice la reunión de
Revisión por parte de la Gerencia General deben reportar el
avance de dichos indicadores.

8.1.2.6 Asimismo, cualquier incidente o situación crítica que se presente

en la organización y pueda ser afectado directamente a la
organización, debe ser reportado en forma inmediata a la Gerencia
General y al Jefe de Proyectos para registro y evaluación de toma
de acciones inmediatas y correctivas con la finalidad de mejorar los
procesos y el Sistema de Gestión implementado en la
organización.

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8.1.3 Seguimiento al desempeño de los procesos

8.3.1.1. Los resultados de los indicadores de medición son monitoreados
por el Jefe de Proyectos o el Coordinador BASC para el análisis y
evaluación de mejoras y acciones correctivas del Sistema de
Gestión.

8.3.1.2. El desempeño de los indicadores de gestión de un determinado

periodo es registrado en el “Acta de la Revisión por parte de la
Gerencia” CPS-GG-FR-003.

8.3.1.3. De acuerdo al “Programa Anual de Auditorías” CPS-PY-FR-002,

se realiza auditorías como parte del seguimiento del desempeño
de los procesos y del Sistema de Gestión en Control y Seguridad
BASC y el Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001
implementado en la organización.

8.3.1.4. En las reuniones destinadas a la revisión del Sistema de Gestión

en Control y Seguridad BASC y el Sistema de Gestión de Calidad
de la organización, la Gerencia General evalúa, mínimo una vez al
año (Cada sistema en forma independiente), el desempeño de
cada sistema y de cada uno de los procesos.

8.3.1.5. La Gerencia General, en base a los resultados de los indicadores

de gestión, toma las acciones correctivas y preventivas que sean
necesarias.

8.2 Mejora Continua

8.2.1 La empresa en su labor de mejora continua del servicio como transporte

analiza anualmente, los diferentes resultados que obtienen de sus
procesos tanto para el SGCS y del SGC en la reunión de “Revisión por
parte de la Gerencia” y a partir de la misma y siempre que se considere
procedente, establece acciones para corregirlos y propuestas para su
mejora. La información a analizar procede de los resultados de:

 Información de situaciones existentes que identifiquen áreas y/o

procesos para la mejora descritas en un Reporte de indicador de
Medición (Lo proporcionan los responsables de los procesos)
 Las auditorias. (Lo proporciona el auditor interno BASC y/o ISO 9001)
 La Revisión del Sistema de Gestión pueden asimismo utilizarse para
identificar oportunidades para la mejora. (Lo proporciona el Gerente
General /Representante BASC /Representante SGC/Jefe de
Proyectos)

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8.2.2 El responsable del proceso identificado BASC o SGC puede reportar

oportunidades de mejoras al Representante BASC e SGC y Coordinador
BASC o al Jefe de Proyectos antes del año para su revisión y es
presentado a la Gerencia General para que se realice siempre y cuando
sea de inversión.

9.- REGISTROS

 Plan de Monitoreo de los Objetivos CPS-GG-FR-002

 Acta de la Revisión por parte de la Gerencia CPS-GG-FR-003

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