CONFIPETROL

HSEQ-GCA2-P-3
PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO MEDICIÓN ANÁLISIS
Y EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DEL SIG
Documento No Controlado
RUC 20357259976

1. OBJETIVO
Hacer el seguimiento y medición sistemática al desempeño del Sistema Integrado de Gestión de
CONFIPETROL.

2. ALCANCE
Aplica a todos los procesos del SIG de CONFIPETROL y a las actividades derivadas de su desarrollo y
aplicación.

3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
3.1. SIG
Sistema Integrado de Gestión
3.2. Desempeño
Permite saber si se alcanza o no el resultado descrito frente a un elemento de competencia.
3.3. Indicador
Relación entre variables que mide la situación y las tendencias de cambio generadas en el objeto o
fenómeno observado respecto de objetivos y metas previstos. El indicador es una herramienta que nos
permite conocer el estado y/o evolución de una organización, objeto, situación, etc., en un momento
determinado, proveyendo la información necesaria para la toma de decisiones.
3.4. Meta:
Expresa el nivel de desempeño a evaluar.

4. RESPONSABILIDADES
4.1. Presidente
Generar estrategias frente al resultado de los indicadores del sistema integrado de gestión.
4.2. Gerente
Velar con el cumplimiento de la medición de los indicadores del sistema integrado de gestión.
4.3. Representante a la Presidencia ante el SIG
Validar la veracidad de la información entregada por cada proceso en la medición de los indicadores
del sistema integrado de gestión.
Entregar el consolidado del BSC a la presidencia / Gerente General
4.4. Responsables proceso (Gerentes /Líderes de Proceso)
Medir y entregar oportunamente la medición de los indicadores de gestión relacionadas a su
proceso de acuerdo a lo establecido por la compañía y en los tiempos solicitados.
Entregar las fichas de los indicadores totalmente diligenciada y analizadas, con sus respectivos
planes de acción.
4.5. Profesional HSEQ- Calidad
Consolidar y revisar la información entregada de los indicadores por cada proceso.
Tener al día el consolidado del BSC.

5. HERRAMIENTAS Y EQUIPOS
BSC
CAS

Fecha de Revisión: 09-abr-2019 Página 1 de 6 Revisión 3

 CONFIPETROL
HSEQ-GCA2-P-3
PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO MEDICIÓN ANÁLISIS
Y EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DEL SIG
Documento No Controlado
RUC 20357259976

6. PRECAUCIONES DE SALUD Y SEGURIDAD

Aplicar las recomendaciones de ergonomía de puesto de trabajo con video Terminal.
Asegurar el adecuado nivel de iluminación en la oficina.
Realizar pausas activas para propender por la mitigación del estrés laboral, traumas acumulativos a
nivel osteomuscular como el síndrome del túnel del carpo y la exposición a radiaciones lumínicas
generados por el uso de computador y demás equipos electrónicos en sus actividades cotidianas
que generan fatiga visual.
Participar en los programas de Seguridad y Salud Ocupacional que la empresa implemente.

7. ASPECTOS AMBIENTALES
El reciclaje, manejo y desecho de papel, carpetas y objetos de almacenamiento magnético utilizados en el
desarrollo de las actividades definidas en este procedimiento seguirán las actividades definidas en el
procedimiento de manejo de residuos sólidos establecido en la Compañía.

Fecha de Revisión: 09-abr-2019 Página 2 de 6 Revisión 3

 CONFIPETROL
HSEQ-GCA2-P-3
PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO MEDICIÓN ANÁLISIS
Y EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DEL SIG
RUC 20357259976 Documento No Controlado

8. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Para el sistema de gestión en seguridad y salud ocupacional la medición y seguimiento a los objetivos ,
programas, indicadores se hace a través de los formatos de soporte objetivos y metas, ejecución de
programas y medición y análisis de indicadores respectivamente.
Para el seguimiento a la eficacia de los controles de S &SO se realizará con la herramienta oficial de la
empresa CAS.
A los controles operacionales del sistema de gestión ambiental se les realizará seguimiento a través del
formato seguimiento de controles operacionales HSEQ-GAM-F-17. A los objetivos y metas con el formato
soporte medición y análisis de indicadores, a los programas se les realizará con la tabla de programas
HSEQ-GAM-F-10 y con el formato de avance de ejecución de programas.
La Medición y Seguimiento al desempeño del Sistema Integrado de Gestión (SIG) de CONFIPETROL esta
determinado por los siguientes mecanismos:
8.1. Métodos de Medición al Desempeño del SIG.
Como métodos de Medición al desempeño del SIG se encuentran definidos los indicadores por procesos.
Los indicadores están dirigidos hacia el cumplimiento del objetivo del proceso y así mismo al cumplimiento
de los objetivos del sistema integrado de gestión de CONFIPETROL y su resultado final refleja el grado de
cumplimiento de la política de HSE&Q. Dicha descripción se encuentra detallada en BSC.
Nota 1. Los líderes de proceso deben enviar al área HSEQ los indicadores medidos y analizados en un plazo
no mayor a los diez (10) primeros días de cada mes.
8.2. Métodos de Seguimiento al Desempeño del SIG
Como métodos de Seguimiento al desempeño del SIG se encuentran estipulados los siguientes
mecanismos: CAS, Auditorías internas, revisión por la dirección, comités, presentación de informes,
evaluaciones de desempeño de personal, Inspección de S &SO y Ambiental, medición de la satisfacción del
cliente, seguimiento y medición del producto y el control de los equipos de seguimiento y medición.
8.2.1. CAS. El CAS es la herramienta oficial de CONFIPETROL para realizar seguimiento y control sobre
las acciones que se generen en la organización, el cual está constituido por varios aspectos
importantes que aseguran la cobertura de los ítems a tener en cuenta al momento de realizar un
plan de acción con responsables y fechas de entregables.
8.2.2. Auditorias Internas.
Las auditorias internas en CONFIPETROL se hacen conforme a lo estipulado en el procedimiento
HSEQ-AUD1-P-1. La cual asegura la evaluación periódica del efectivo cumplimiento de los requisitos
establecidos, buscando detectar si los sistemas son conformes con las disposiciones planificadas y evaluar
si se han implementado y se mantienen de una forma eficaz.
8.2.3. Revisión por la Dirección
Las revisiones por la dirección son efectuadas conforme al procedimiento GG -GEN1-P-2, con el objetivo de
revisar la conveniencia, adecuación y eficacia continua del Sistema Integrado de Gestión.
8.2.4. Comités
Los comités son fuente de información y aseguramiento del cumplimiento de acciones y compromisos
adquiridos, en los cuales se pueden discutir temas relevantes y encontrar soluciones en grupo. En
CONFIPETROL existen varios Comités, entre ellos el Comité de HSEQ el cual tiene como fin ser un
organismo de promoción y vigilancia de la aplicación y libre desarrollo del SIG. El Comité paritario de
seguridad y salud en el trabajo, el cual tiene como fin ser un organismo de promoción y vigilancia de las
normas y reglamentos de Salud Ocupacional dentro de la Empresa, con miras a prevenir los accidentes y
las enfermedades profesionales que podrían generar las actividades propias de la empresa (Ver
procedimiento HSEQ-S&SO1-P-7, Para Perú HSEQ-S&SO1-P-13).
Adicionalmente se tienen los comités por procesos en los cuales se debaten temas que requieren especial
tratamiento.
8.2.5. Presentación de Informes

Fecha de Revisión: 09-abr-2019 Página 3 de 6 Revisión 3

 CONFIPETROL
HSEQ-GCA2-P-3
PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO MEDICIÓN ANÁLISIS
Y EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DEL SIG
Documento No Controlado
RUC 20357259976

La presentación de Informes se realiza de acuerdo a los requerimientos de cada proceso y son

fundamentales para evidenciar las actividades ejecutadas en un periodo definido.
8.2.6. Evaluaciones de Desempeño de Personal.
Las evaluaciones de desempeño del personal se realizan de acuerdo al procedimiento TH -PE3-P-2 con el
objetivo de conocer el grado rendimiento laboral de los colaboradores en forma integral y sistemática
realizada por parte de los jefes inmediatos; se valora el conjunto de actitudes, rendimientos y
comportamiento laboral del colaborador en el desempeño de su cargo y cumplimiento de sus funciones, en
términos de Trabajo en equipo, HSEQ, productividad, competencias personales, asistencia / cumplimiento,
desempeño según el cargo y eficacia de las capacitaciones recibidas.
8.2.7. Inspección de S&SO y Ambiental
Las inspecciones de S&SO y Ambiental se realizan teniendo en cuenta el programa de inspecciones
HSEQ-S&SO1-PR-5, el cual facilita la identificación y control de los factores de riesgos, aspectos
ambientales o desviaciones en los controles de calidad presentes en las áreas, equipos y materiales que
puedan generar accidentes de trabajo, enfermedades profesionales, daños a la propiedad o contiminación al
medio ambiente.
8.2.8. Medición de la Satisfaccion del Cliente.
Esta medición se efectúa con el fin de conocer la percepción del cliente, respecto al cumplimiento de sus
requisitos, la organización establece llevar a cabo la medición de la satisfacción del cliente mediante el
formato de evaluación de satisfacción del cliente GG -GEN1-F-2 , cuya frecuencia de aplicación será durante
el contrato en la fase intermedia y al finalizar el proyecto, tal como lo establece el procedimiento de medición
de análisis de la satisfacción del cliente GG-GEN1-P-3.
8.2.9. Seguimiento y Medición del Producto.
El seguimiento y medición del producto en CONFIPETROL se realiza a través de la medición y análisis de
los indicadores contractuales; ya que los resultados dependen de la gestión del servicio que ofrecemos de
Operación y Mantenimiento; otro de los métodos también es el reporte y seguimiento del producto no
conforme. Este se realiza de acuerdo al procedimiento de Manejo de salidas no conformidades, no
conformidades, oportunidades de mejora y tratamiento de acciones HSEQ -GCA2-P-1; Además se ejecuta la
atención y seguimiento a las quejas y reclamos de los clientes, este se realiza teniendo en cuenta las
disposiciones fijadas en el procedimiento para el tratamiento de quejas y reclamos GG-GEN1-P-4
8.3. SEGUIMIENTO DE LOS PROGRAMAS
A los programas del sistema de gestión se les realizará seguimiento a través de los cuadros de seguimiento
a programas de gestión (HSEQ-S&SO1-F-243)
Medidas proactivas de desempeño del SIG se encuentran ligadas al seguimiento y cumplimiento de los
programas de S&SO, Ambiental y Calidad. A los cuales se le pueden medir su grado implementación
mediante los resultados de la medición de los indicadores propuestos para tal fin (Ver matriz de Indicadores
de S&SO y Ambiental),
Además se realiza la identificación de Peligros, valoración y control de Riesgos. Para lo cual se tiene
definido el procedimiento HSEQ-S&SO1-P-1 y en Perú el HSEQ-S&SO1-P-19, La identificación de aspectos
e impactos ambientales se realiza conforme el procedimiento HSEQ -GAM1-P-10 . Otra forma de evidenciar
las medidas proactivas son los reportes de incidentes y fallas de control (Formato HSEQ-S&SO1-F-9) y el
reporte de No conformidades (Formato HSEQ-GCA2-F-3).
Inclusión Perú. Así mismo para registrar y reportar en forma estandarizada la estadística de
acontecimientos laborales / tránsito y registro de indicadores HSEQ en Perú se cuenta con el formato
[HSEQ-S&SO1-F -75 Datos para Registro Estadísticas de Seguridad y Salud en el Trabajo .
8.4. Como medidas reactivas de desempeño se tiene definido el procedimiento para reporte e
investigación de incidentes HSEQ-S&SO1-P-4, y el reporte de no conformidades correctivas
(Formato HSEQ-GCA2-F-3).
8.5. El registro suficiente de los datos para establecer acciones correctivas & preventivas se encuentran
definidos en el procedimiento de Manejo de salidas no conformidades, no conformidades ,
oportunidades de mejora y tratamiento de acciones HSEQ-GCA2-P-1.

Fecha de Revisión: 09-abr-2019 Página 4 de 6 Revisión 3

 CONFIPETROL
HSEQ-GCA2-P-3
PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO MEDICIÓN ANÁLISIS
Y EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DEL SIG
RUC 20357259976 Documento No Controlado

8.6. Para la evaluación de la conformidad con la legislación se tiene definido el procedimiento para la
identificación y acceso a requisitos legales y de otra índole otros HSEQ -S&SO1 -P-3.
HSEQ-GEN1-P-1
Para una efectiva comunicación de los métodos de Medición y Seguimiento al desempeño del Sistema
Integrado de Gestión (SIG) de CONFIPETROL se deben cumplir con los requerimientos del procedimiento de
comunicaciones internas y externas RH-GEN1-P-1. Cuando Aplique.
8.7. Ficha técnica de indicador
La ficha técnica de los indicadores se realiza con el fin de obtener la medición de acuerdo a la frecuencia
de cada indicador por procesos, para lo cual se definen los siguientes parámetros:
Nombre macro del proceso: se debe determinar si el indicador corresponde al proceso estratégico ,
negocio o de apoyo de acuerdo a lo establecido en el mapa de procesos.
Nombre del proceso: Se debe determinar el nombre del proceso al cual se le está realizando la
medición.
Objetivo de la caracterización: Cada indicador esta relacionada con la caracterización del proceso ,
por lo cual se debe de indicar el objetivo de la misma.
Objetivo estratégico: Los indicadores tiene como fin dar cumplimiento a los objetivos estratégicos de
la compañía, para medir el desempeño del SIG, por lo tanto es importante identificar a que objetivo
pertenece.
Fuente de información del proceso: La medición del indicador debe de tener una fuente de obtención
de los datos oficiales con los cuales se garantiza la veracidad de la información.
Documento soporte para la medición: Se debe definir qué documento se puede consultar para
verificar la medición del indicador.
Fórmula para el cálculo del indicador: Definir la forma como se mide el indicador, el numerador y su
denominador, teniendo en cuenta su meta, su frecuencia, su unidad de medida, responsable, año
evaluado, periodo evaluado.
Análisis y observaciones: En esta casilla se debe de realizar un análisis detallado del cumplimiento
del indicador de acuerdo a su frecuencia de medición y según lo establecido en cada contrato.
Acciones de mejora: Si el indicador se incumple o está próximo a incumplirse, se debe de realizar
su respetivo plan de acción, y llevar las acciones al respetivo CAS, de acuerdo a lo definido por la
compañía.

9. CRITERIOS DE ACEPTACION
La aplicación eficaz de cada método de Medición y Seguimiento.

10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

NTC ISO 9001 Versión vigente
NTC ISO 14001 versión vigente
NTC ISO 45001 versión vigente
Programa de salud ocupacional
Procedimiento para la Gestión de Auditorias (HSEQ-AUD1-P-1).
Procedimiento de Revisión por la Dirección (GG-GEN1-P-2)
Procedimiento de Evaluación de Desempeño (TH-PE3-P-2)
Procedimiento de Manejo de salidas no conformidades, no conformidades, oportunidades de mejora
y tratamiento de acciones (HSEQ-GCA2-P-1)
Programa de Inspecciones (HSEQ-S&SO1-PR-5)
Procedimiento para el tratamiento de quejas y reclamos (GG-GEN1-P-4)
Procedimiento para la identificación y acceso a requisitos legales y de otra índole .
(HSEQ-GEN1-P-1)
Procedimiento de comunicación participación y consulta (HSEQ-GEN1 -P-2)
Fecha de Revisión: 09-abr-2019 Página 5 de 6 Revisión 3
 CONFIPETROL
HSEQ-GCA2-P-3
PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO MEDICIÓN ANÁLISIS
Y EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DEL SIG
RUC 20357259976 Documento No Controlado

11. ANEXOS
HSEQ-GCA2-F-1. Control de Acciones y Seguimiento CAS
HSEQ-S&SO1-F -75. Datos para Registro Estadísticas de SST

12. REGISTRO DE APROBACION

Elaboró Fecha Revisó Fecha de Aprobó Fecha de Custodio

elaboración Revisión Aprobación
Lider de 2-oct-08 Representante 13-abr-09 Comité de 13-abr-09 Soporte de
Proceso HSEQ Sistemas de Gestión
Gestión Documental
Lider de 2-oct-08 Representante 25-jul-16 Comité de 25-jul-16 Soporte de
Proceso HSEQ Sistemas de Gestión
Gestión Documental
Lider de 2-oct-08 Representante 9-abr-19 Comité de 9-abr-19 Soporte de
Proceso HSEQ Sistemas de Gestión
Gestión Documental

Fecha de Revisión: 09-abr-2019 Página 6 de 6 Revisión 3