Manual Participante

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

PROGRAMA FÓRMATE PARA EL

TRABAJO
 ÍNDICE

MÓDULO 1: PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA DE UN EVENTO/ EVALUACIÓN

TÉCNICA Y ECONÓMICA DE UN EVENTO .......................................................................... 2

MÓDULO 2: ELABORACIÓN DE PROPUESTA ECONÓMICA Y PRESUPUESTARIA DE UN

EVENTO.......................................................................................................................... 52

MÓDULO 3: COORDINACIÓN GENERAL DE PRE-PRODUCCIÓN DE UN EVENTO ............. 64

MÓDULO 4: DIRECCIÓN, MONTAJE, PRODUCCIÓN Y EVALUACIÓN DE UN EVENTO ...... 78

MÓDULO 5: EVALUACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA DE UN EVENTO .............................. 86

MÓDULO 6: INGLÉS TÉCNICO BÁSICO............................................................................ 95

MÓDULO 7: NOCIONES DE INGLÉS COMUNICATIVO APLICADO A SITUACIONES

LABORALES .................................................................................................................. 125

Este manual corresponde a una recopilación bibliográfica para uso pedagógico

exclusivo.

1
El objetivo de este manual es ofrecer los contenidos requeridos para que el participante pueda
planificar, coordinar y gestionar la producción de un evento corporativo o institucional ya sea público o
privado de acuerdo a las necesidades propias del evento y los requerimientos de calidad propios del
sector.
Adicionalmente, este manual contempla un módulo de inglés técnico básico que permitan al
participante comunicarse oralmente y por escrito a nivel elemental en sus funciones laborales y en la
producción de diversos eventos.

MÓDULO 1: PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA DE UN EVENTO/

EVALUACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA DE UN EVENTO

El presente módulo comprende los contenidos necesarios que le permitan al participante “realizar
actividades de planificación económica y técnica respecto a la producción y montaje de un evento
corporativo o institucional de acuerdo a las necesidades específicas y requerimientos del cliente”.
Para ello, se espera que el participante logre los siguientes aprendizajes:

 Identificar los fundamentos generales y normativos para la planificación de un evento

corporativo o institucional de acuerdo a criterios propios del sector productivo
 Aplicar técnicas de atención al cliente respecto de la organización de un evento de acuerdo a
requerimientos y necesidades propuestas.
 Describir los criterios técnicos y económicos necesarios para la planificación de un evento de
acuerdo a las necesidades del cliente y protocolos de atención.

2
Introducción

Evento: “La palabra evento se origina en Inglaterra como consecuencia de la iniciación de actividades
de los clubes y casinos. Esta significa la celebración de un acontecimiento específico llevado a cabo por
la asociación de individuos en forma periódica con el propósito de lograr sus objetivos de naturaleza
social, científica, cultural, cívica, profesional, etc. “(Bellon B., 1989).

Un evento que ha sido preparado a un alto nivel antes de su

comienzo es un evento que, presumiblemente, necesitará
menos nivel organizativo durante el desarrollo del mismo.
Esto se puede lograr a través de frecuentes reuniones con el
personal encargado de las distintas áreas y marcando un
calendario de realización de las diversas fases
programadas.
Una persona debe ser responsable de cada parte de la
organización desde el principio hasta el final del desarrollo
del proyecto.
Se recomienda encarecidamente no desviar ninguna
responsabilidad de un miembro a otro del Comité
Organizador justo antes del comienzo del evento ya que no
podrá dominar la nueva faceta con las garantías necesarias
para el buen fin de la actividad programada.

Los eventos responden a situaciones de grupo y se realizan en espacios y tiempos determinados.

Tienen objetivos pre fijados, cuidadosamente desarrollados y seguidos a conciencia durante todas las
etapas de su planificación.
La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de congresos, festivales,
ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener
diferentes finalidades.
Algunas de las tareas que incluye la organización de un evento son desarrollo del presupuesto y el
cronograma, la selección y reserva del espacio en el que se desarrollará el encuentro, la tramitación de
permisos y autorizaciones, la supervisión de los servicios de transporte, los servicios gastronómicos o
catering, la coordinación logística integral, entre otros.
Entre las diversas tareas que engloba la organización de un evento podemos destacar la realización de
presupuestos, la selección y reserva del espacio en el que se desarrollará el acto, la tramitación de
3
permisos y/o autorizaciones, la supervisión de las tareas, la coordinación logística interna o los
servicios gastronómicos, entre otros.
El campo de estudio de la organización de eventos es relativamente nuevo. Actualmente existen
diferentes instituciones especializadas en la formación de los futuros profesionales del sector, en
algunos casos universitarias, que imparten esta materia.
Detrás de cada evento existe un gran equipo de proveedores que cada uno añade su servicio
profesional y juntos logran contribuir al cumplimiento de un evento según el estilo emitido, Equipo de
Decoración, Equipos de Montaje de sonido y tarimas, Wedding y Event Planner, Repostero, salones de
Fiestas y entre otros que dan harmonía a cada proceso creativo que muy poco se ve pero que logran
resultados extraordinarios.

Clasificación de los Eventos

De acuerdo a la Naturaleza del evento:

 Culturales  Educativos

 Sociales  Tecnológicos

 Comerciales  Políticos

 Deportivos  Científicos

De acuerdo al Grado de Exclusividad:

 Públicos  Privados

De acuerdo con el Alcance y Magnitud del Evento:

 Mundial  Internacional
 Regional  Local
 Nacional

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Tipos de Eventos

Eventos Corporativos o Empresariales:

A) Eventos Externos: Son dirigidos al segmento de mercado buscado por la empresa. Se puede realizar
para clientes (reales o potenciales), distribuidores del producto o servicio, proveedores, franquiciados.

Estos tienen las siguientes modalidades:

 Lanzamiento de productos o servicios: Su objetivo es presentar al mercado un nuevo producto

o servicio, o el relanzar otro que ya existía. Un buen ejemplo son las empresas de autos, que
constantemente están renovando los modelos de autos a cada año, y la mejor forma que los
clientes conozcan sus características es presencialmente.
 Activaciones de marca: El objetivo es recordar al público la existencia de una marca. En el
mercado existen infinidad de marcas para el mismo producto, y es vital mantenerse en la
mente del cliente, por lo que el fin de este tipo de eventos es recordarles que existen. Buenos
ejemplos son las empresas de cervezas o bebidas que realizan activaciones en bares u otros
lugares ofreciendo el producto gratuitamente a través de modelos.
 Actividades académicas: Se hacen con el fin de formar, capacitar y actualizar al personal de las
diferentes áreas de la empresa o de fuera de ella que sea relevante para la misma. De esta
manera se obtiene mayor competitividad y mantenerse en el mercado. Se dividen en:

o Congreso: Reúne a un grupo de personas, usualmente profesionales de algún área, para

tratar sobre un tema específico. Puede durar de uno a varios días según la amplitud del
programa y se hace a la par de otras actividades como talleres, cocteles, cenas o
temáticas, etc.
o Seminario: Tiene como objetivo investigar o estudiar a fondo un tema en reuniones de
trabajo. Usualmente los participantes tienen conocimientos sobre el tema y se
desempeñan en un área de interés común. Pueden durar varios días.
o Convención: Es una reunión formal, similar a una asamblea de personas, que
pertenecen a varios grupos sociales, políticos, económicos o empresariales, destinadas a
suministrar información sobre una situación en particular, intercambiar ideas, dar a
conocer nuevos sistemas o métodos de trabajo. Su duración depende del objetivo que
se persigue.
o Promociones: Su objetivo principal es conseguir la venta de un producto o servicio. El
marketing promocional es la herramienta ideal para marcar diferencias con la cantidad
de marcas y productos que saturan el mercado. De esta manera las empresas enfrentan

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 la dura competencia ya existente. Se ofertan tarjetas de descuento, productos
especiales para alguna festividad, tarjetas de puntos, etc.
o Patrocinios (Potenciación): Consiste en una empresa que hace presencia en algún
evento, no necesariamente impulsado por ellos con el fin de generar un impacto en los
asistentes. Ellos dan un aporte económico al evento, ofertan su producto o negocian un
canje para estar presentes como marca. Un buen ejemplo son los conciertos o partidos
en los cuales se presentan pancartas, vallas, pendones, balones, etc.

B) Eventos Internos: Son aquellos que se desarrollan hacia el interior de una empresa y con varios
objetivos:

 Bienestar del personal: Dentro de este tipo se encuentran las celebraciones de aniversario de la
empresa, fiesta de fin de año, día de integración, jornadas deportivas. El objetivo es motivar a
los trabajadores y permiten la integración entre todos los departamentos. Asisten desde los
altos ejecutivos, empleados y algunas veces también sus familias.
 Integración por fusión o adquisiciones empresariales: Cuando una empresa es comprada por
otra, o existe una fusión, es natural la resistencia al cambio y a los nuevos compañeros. Por lo
cual se acostumbra realizar un evento de integración organizado por los mismos ejecutivos.
 Direccionamiento y planeación de actividades (workshop): El objetivo es alinear las estrategias
de la empresa o de un departamento a través de esta reunión.

PASOS PARA LA PLANIFICACIÓN

Se debe tener claro el objetivo qué se quiere conseguir en el evento. Con esto definido se puede
empezar con la planeación:

Generación del Concepto:

El concepto es la idea que se crea para apoyar el significado del producto; es decir, el mensaje que se
quiere transmitir a los asistentes al evento. El mismo debe ser creado para que genere alto impacto y
sea recordado por los clientes. Para esto se debe tener claro lo que se quiere mostrar.

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Desarrollo Creativo de la Propuesta

Una vez el concepto claro se desarrolla la propuesta del evento. Se define donde se hará, que se hará,
cómo se transmitirá el mensaje, cuando, los elementos que se usarán, etc.

Mientras más original sea la propuesta más impacto se tiene sobre los asistentes.

Diseño de Pautas

Lo primero es poder plantear junto con todo el equipo de organizadores o proveedores de la misma,
las pautas necesarias para la realización de cada proceso creativo que es de suma importancia para dar
inicio a la primera etapa de elaboración, se dividen labores y se hacen planos de los parámetros que el
evento necesita.

Se define donde se hará, que se hará, como se transmitirá el mensaje, cuando, los elementos que se
usarán, etc. Mientras más original sea la propuesta más impacto se tiene sobre los asistentes. Es
importante recordar que la forma como se presente la propuesta debe estar alineada con la marca y la
imagen de la empresa o del cliente final.

Junta de Pre Producción

Es necesario que todas las personas involucradas en el evento estén alineadas con el mismo objetivo,
se deben exponer puntos de vista, aclarar dudas, definir el guion del evento, todo lo necesario para
que no se dé lugar a errores. Se podría realizar la primera con un mes de anticipación o más si es
factible y si es necesario una segunda faltando unos pocos días.

El recurso humano es de vital importancia para llevar a cabo los objetivos de trabajo lo tanto la
comunicación interna es vital para su cumplimiento, se puede generar a través de mails, teléfono o
reuniones.

Algunos puntos que se deben tomar en cuenta al convocar a una reunión

• Objetivo.
• Fecha.
• Lugar.
• Orden del día.

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 • Duración Estimada.
• Seguimiento a Acuerdos anteriores.
• Nuevos planteamientos.
• Tabla de control de avances futuros.
• Conclusiones.

Producción

El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunión y que tienen como objetivo principal la
preparación de los recursos y equipos que componen el evento.

En la producción del evento se deben seguir los siguientes pasos:

1. Definir el objetivo del evento

2. Nombrar un comité organizador
3. Establecer fechas
4. Determinar el número de asistentes al evento
5. Seleccionar el lugar de realización
6. Elaborar un cronograma de las actividades
7. Realizar una estimación de los recursos
8. Elaborar el presupuesto y determinar las fuentes de financiación
9. Promoción del evento
10. Selección del personal
11. Adquisición o contratación de materiales, equipos y servicios3

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Montaje

El montaje engloba, por un lado, la disposición del equipo y los recursos técnicos, humanos y
materiales que se utilizaran en el lugar donde se realizará el evento. Por otro, constituye las bases
estéticas, estructurales y funcionales sobre las que se desarrolla el evento.

Preparar la puesta en escena es fundamental en la organización.

Existen diversas modalidades de montaje a la hora de realizar un evento. La elección de una u otra
depende de las características y las necesidades del acto particular. Estas modalidades son las
siguientes:

 Montaje auditorio
 Montaje tipo escuela
 Mesa ejecutiva
 Mesa rusa
 Montaje en forma de U
 Mesa imperial
 Montaje tipo banquete o mesas redondas
 Montaje tipo cóctel

Ejecución

Estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las
actividades planificadas.

Desmontaje

Orden del equipo para retiro de los materiales y elementos que fueron utilizados en el evento.

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Evaluación de Resultados

Hace referencia al momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos

establecidos y la eficiencia de las prestaciones. La Evaluación de resultados es una de las partes más
importante del postevento. Conocer si se han cumplido, como mínimo, los objetivos previstos y el
rendimiento producido con ellos.

Se debe realizar una evaluación del proceso de creación y del desarrollo. Esta evaluación permitirá a
los organizadores ser conscientes del funcionamiento del evento en cuestión y se podrá tomar como
punto de partida para futuros actos mediante la redacción de un informe final que incluya datos tanto
cualitativos como cuantitativos.

Post-evento

Recopilación de todas las acciones realizadas en el evento. Seguimiento que ayudan a la evaluación del
mismo. En esta fase se incluirá la documentación gráfica del mismo; Fotografías, montajes de videos,
clipping de prensa, seguimientos 2.0, etc.

Checklist

Lista de acciones a seguir en la planificación de un evento.

Los eventos requieren mucho trabajo de planificación y es mejor estar seguros de tenerlo todo bajo
control antes de ponerse a trabajar. 9 elementos que influyen en la organización de eventos y su
relación entre sí.
 Segmento de clientes: El target o público al que pretendes dirigirte.
 Propuesta de valor: ¿Qué es exactamente lo que le vas a ofrecer al público? Aquí deberías
empezar a esbozar tu evento en términos de qué, cómo, dónde y cuándo tendrá lugar.
 Distribución: Canales de venta de entradas para tu evento.
 Relación con los clientes (marketing): Tendrás que enumerar las actividades de marketing y
comunicación que mejor encajen para informar y persuadir a tu target.
 Fuente de ingresos: Es importante diseñar una estrategia de precios, así como identificar todas
las fuentes de ingresos.

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  Actividades clave: La organización de eventos es, en gran parte, el arte de saber coordinar
muchas y variadas actividades: booking de artistas o ponentes, producción técnica del
evento. Es necesario que identifiques cada una de ellas y, si tienes equipo, que designes
personas responsables de cada tarea.
 Recursos clave: Comenzar de cero un evento es muy complicado. En este apartado es
recomendable que enumeres todos los activos con los que cuentas antes de empezar:
presupuesto inicial, si tienes base de datos, la fortaleza de tu marca, tu equipo.

 Alianzas: Puede que cuentes con el apoyo de otras empresas o personas para la organización
de eventos. Enuméralos y tenlos bien presentes, porque nunca sabes cómo te pueden ayudar.
 Estructura de costos: Tan importante es saber los ingresos que puedes generar, como los
costes a los que vas a tener que hacer frente: salarios, coste de producción, alquileres varios.

Pasos para Planificar un Evento

La planificación constituye un proceso que se organiza, se dirige y se controla. Es considerada la

función más importante del sistema ya que ya que conduce actividades organizativas, de dirección y de
control. Consiste en determinar la anticipación de los objetivos y a satisfacer necesidades definidas, así
como también señalar las actividades o tareas que deben realizarse y los recursos que se requieran
para poder alcanzar los objetivos propuestos en un tiempo determinado. Es decir, establecer metas
concretas y elegir los medios correctos para alcanzarlas.

La planificación minimiza la falta de información. Cuando todos los que están involucrados saben lo
que tienen que hacer y para donde deben dirigirse, se lograra una realización exitosa del evento que se
planifica. Donde todos pueden cooperar y trabajar en equipo. Esto ayuda a que se puedan anticipar a
posibles cambios, considerar el impacto de ellos y desarrollar las respuestas adecuadas.

Una correcta planificación de un evento permite obtener objetivos claros y concisos, reducir la

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incertidumbre, posibilitar la operación económica, controlar y anticipar, y proporcionar orientación a
los organizadores.

Figura: El Proceso de Planificación de Eventos.

Fuente: Masterman 2004

a. Desarrolle Objetivos del Evento

El primer paso es establecer una meta y objetivos tangibles. (por ejemplo, ¿Por qué organiza este
evento y qué espera lograr?)

Esta regla de oro, es una necesidad para aquellos que quieren tener un gran comienzo e incluso un
cierre mayor para el evento. Para simplificar el proceso, se debe dividir los objetivos en categorías. De
esta manera, podrá abordar varios temas a la vez.

b. Organizar un Equipo

Las tareas compartidas son tareas más fáciles. No dude en asignar responsabilidades a los miembros
de su equipo. Nuestra sugerencia es esbozar los aspectos claves que tienen que ser atendidos como
entretenimiento, gestión de locales, patrocinadores.

Además, hacer que alguien del equipo sea el responsable de cada uno de ellos. De hecho, si todo el
mundo se esfuerza por ser la mejor pieza del rompecabezas, imagínese el magnífico resultado que
obtendrá al final.

Cualquier evento requiere un esfuerzo conjunto del equipo para manejar todos los detalles. Considere
la posibilidad de identificar a un director de eventos clave, así como a planificadores individuales para
subcomités, tales como:

 Gestión de locales;
 Sonido;
 Entretenimiento;
 Publicidad y marketing;
 Patrocinadores;
 Gestión de voluntarios

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 c. Establecer Plazos

Dese el tiempo suficiente para la preparación y conseguir que pueda cumplir con todos los
requerimientos del evento.

Establecer plazos para mejorar el rendimiento del equipo y dejar que comience la cuenta regresiva.

Se debe preparar un calendario para toda la planificación del evento. Elaborar el programa en
términos generales para cada paso y cada aspecto de la organización (incluidas las ceremonias).
Establecer las fechas específicas en que determinadas materias deben estar preparadas.

d. Crear un Plan Maestro

Construya su propio manual de planificación de eventos a partir de cero, estableciendo una solución de
trabajo (además de una solución de copia de seguridad) para el lugar / registro / entretenimiento /
promoción / gestión de voluntarios y otro aspecto relevante.

Una vez más, no se olvide de comprobar si tiene al menos un miembro del equipo dedicado detrás de
cada una de estas esferas de responsabilidad. ¡Siga su plan de negocios de evento como la única guía y
no permita que nadie se salga de él!

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Este plan debe abarcar todos los aspectos del evento, incluyendo:

 Gestión de lugares, logística y catering (contratos, permisos, seguros, etc.)

 Ponentes / presentadores (identificación, confirmación, logística y gestión)
 Actividades / entretenimiento
 Publicidad y promoción (on y offline, por ejemplo: Página web y promoción en línea,
calendarios de eventos, programas impresos, relaciones con los medios de comunicación,
señalización, medios de comunicación social, etc.)
 Registro (inscripción online, pago y seguimiento, inscripción en el sitio, etc.)
 Gestión de patrocinadores / socios
 Gestión de voluntarios

e. Determinar los Procesos Administrativos

Definir los procesos administrativos necesarios para cumplir las diferentes tareas que se deben
desempeñar antes, durante y post evento.

f. Crear un Plan de Publicidad y Marketing

El marketing del evento es la tarea más importante y con frecuencia, la más desafiante en la
organización de eventos y suele considerarse como el factor más importante del éxito de un evento.

Que el evento logre su objetivo o no depende en gran medida de la comerciabilidad de dicho evento.
Esto significa que deben adaptarse al posicionamiento adecuado del seminario y la estrategia correcta
de marketing para conseguir el número deseado de asistentes al evento.

La promoción del evento comienza con la notificación o página inicial de su sitio web, anote en su
boletín de noticias o correo electrónico para guardar la fecha, y luego se construye para incluir la
publicidad on y offline, las relaciones con los medios de comunicación y la divulgación en curso para
fomentar el registro.

g. Establecer un Presupuesto

“En esencia, un presupuesto es un instrumento

administrativo de uso amplio que define y
cuantifica las fuentes de ingreso y de gasto en
cualquier actividad que se planifique”
(Gherardi, 2004).
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Con el concepto definido y lo que se quiere hacer y tener en el evento, se debe definir cómo se va a
financiar. Es necesario tener presente si el evento dará ganancias a corto o largo plazo. Es decir, puede
ser un seminario en el que se cobre inscripciones, un patrocinio, o simplemente un evento con
invitados que no entregan dinero para el ingreso; cualquiera que fuese el caso se debe tener claro que
los costos del evento son una inversión a largo plazo.

Su presupuesto debe incorporar estimaciones para todos los ítems clave identificados en su Plan
Maestro de Eventos. No se olvide de incluir los gastos de viaje o alojamiento para los ponentes,
presentadores, etc. de ser necesario.

La elaboración de este presupuesto debe ser organizada y cercana a la realidad. Se debe cotizar entre
varios proveedores para poder elegir la mejor opción. Cada gasto para el evento debe ser analizado
por los organizadores, para tratar de conseguir el mayor beneficio con la inversión planeada.

h. Elección y Negociación con Proveedores

Se debe elegir proveedores de confianza, la cual surge por la experiencia y relación que se tiene con el
mismo.

En caso de ser la primera vez que se va a contratar un proveedor, es importante tener una
recomendación previa del mismo por alguien de confianza que haya trabajado con él. Siempre es
importante pedir tres o más cotizaciones para poder elegir la mejor opción.

Teniendo elegido los proveedores y cual será nuestro presupuesto, debemos ajustar (negociar) las
condiciones para la contratación. Se define un contrato, el cual debe indicar la responsabilidad de cada
parte del contrato, obligaciones, forma de pago, entrega de garantías de cumplimiento, penalidades
por cancelación o incumplimiento de ambas partes, etc.

i. Visita de Inspección

Consiste en ir a conocer el lugar donde se va a llevar a cabo el evento, revisar si es lo que uno desea, si
tiene las condiciones necesarias para el montaje de luces, sonido, efectos, escenografía, mesas, buffet,
etc.

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 j. Junta de Pre Producción

Es necesario que todas las personas involucradas en el evento estén alineadas con el mismo objetivo,
se deben exponer puntos de vista, aclarar dudas, definir el guion del evento, todo lo necesario para
que no se dé lugar a errores. Se podría realizar la primera al menos con un mes de anticipación y si es
necesario una segunda faltando unos días.

k. Desarrollo del Evento

La etapa de desarrollo va desde el día de montaje del evento, que puede ser el mismo día o algunos
días anteriores al mismo, hasta el total desmontaje.

l. Ejecución del Evento

Este es el momento cumbre, en el que todo lo que se planificó se materializa. Es importante mantener
la calma, y en caso de alguna eventualidad es importante resolverlo de la manera más tranquila y
rápida posible, dejando pasar si fuese el caso ciertos detalles obvios.

Lo importante es preparase y prestar el mejor servicio posible, ya que esta será la razón por la cual el
cliente nos vuelva a escoger para un futuro evento.

m. Desmontaje

Ya concluido el evento se procede a desmontar luces, sonido, escenografía y todo lo demás que se
haya utilizado. El espacio debe entregarse tal cual fue recibido por el organizador: limpio y completo.

n. Cierre y análisis

Desarrollo del informe final. Es importante entregar un informe sobre lo desarrollado en el evento y
los resultados. Esto servirá de base para eventos que se realizarán a futuro, así como se podrá analizar
qué tan rentable fue la inversión realizada. Este informe debe ser breve, específico, exacto, lenguaje
claro e ilustrado.

Seguimiento de relaciones públicas. Al finalizar el evento y observar la reacción de los asistentes, es

buen momento para hacer el seguimiento.

o. Pago de Proveedores

Terminado el evento y después de evaluar el desarrollo del mismo, se debe de realizar el pago a
proveedores según el contrato firmado. Es importante se respeten las fechas pactadas para mantener
la buena relación.

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 p. Determinar el Proceso de Evaluación

Cuando establezca sus metas y objetivos iníciales del evento, también debe considerar cómo evaluará
el evento para determinar su éxito.

Si el objetivo de su evento es aumentar la conciencia, tendrá que comparar y recopilar datos sobre las
actividades de las redes sociales en línea / menciones, etc. y la publicidad offline, de nuevo basándose
en sus objetivos iníciales.

MODELOS DEL PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

MODELO EMBOK:

El Modelo Internacional de Embok (2005) realizado para explicar el proceso de organización de un

evento, va a permitir delimitar y definir la disciplina de la organización de eventos.

Es un modelo tridimensional, que permite descomponer el modelo en sus componentes individuales, e

ilustra las relaciones lógicas entre estas variables en cada momento.

Además, debería facilitar un mayor entendimiento, una infraestructura de la información y la

posibilidad de mejorar.

Los dominios de conocimiento y las áreas de la organización están agrupados en las tareas y
responsabilidades de la organización de eventos.

Este Modelo está basado en las experiencias y estudios de varios expertos en organización de eventos
(Bowdin, González, Landey, Nelson, Silvers, Goldblatt y O´Toole).

Dentro de cada “Dominio hay diferentes “Clases”. Y dentro de cada “Clase”, hay un numerosos
“Elementos”. Por ejemplo, en Administración (Dominio): recursos humanos (Clase): voluntarios
(Elemento).

Cada “Elemento” estará sujeto a diferentes “Objetivos”, “procedimientos” e involucrado en diferentes

“Fases del Proceso”.

Los “Dominios” que EMBOK plantea en el proceso son.” Organización”, “Análisis”, “Comunicación”,
Decisión-optimización”, “Programación” y “Análisis de riesgo”.

Después de mucha deliberación, los expertos de EMBOK se decidieron por enumerar las diferentes
fases del proceso: “Iniciación”, “Planificación”, “Implementación”, “Evento” y “Clausura”.

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Durante cada fase, el equipo del evento se responsabilizará de diferentes tareas. La combinación de
conocimientos, capacidades y procedimientos, debe ser diferente en cada etapa. Por ejemplo, en la
“iniciación”, el organizador debe analizar la viabilidad del evento.

Una vez que se decide que el evento es viable, empieza la fase de “Planificación”.

Las fases de “Evento” y de “Clausura”, deben ser consideradas dentro de la etapa de Implementación.

Figura: Modelo EMBOK

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 EL MODELO DEL PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS GOLDBLATT

GOLDBLATT considera que todos los eventos tienen en común cinco etapas claves en su organización:
“Investigación”, “Diseño”, “Planificación”, “Coordinación” y “Evaluación”. Y analiza cómo debe ser cada
una de estas etapas para que el evento sea un éxito. (Goldblatt, 2005).

La primera fase es la Etapa de “Investigación”. En ella, el organizador debe realizar un análisis de la

situación exhaustivo. Este análisis debe permitir responder a seis preguntas claves: ¿por qué debemos
hacer el evento?; ¿Quiénes van a ser los implicados al evento? (tanto los organizadores,
patrocinadores, colaboradores, y por supuesto los invitados); ¿cuándo tiene que ser el evento? (las
fechas ideales y el tiempo necesario para su organización); ¿dónde se debe desarrollar el evento?;
¿qué es lo que tiene que producir el evento? (para ello habría que conocer las necesidades, deseos y
expectativas de los asistentes).

Además, Goldblatt propone que en esta investigación hay que encontrar las oportunidades y
amenazas; así como las debilidades y fortalezas de evento.

La segunda fase es la de “Diseño”. El autor considera, que una vez realizado el análisis de la situación y
determina su viabilidad, queda establecido el punto de partida del proceso y se puede pasar a la
siguiente fase que es el Diseño.

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La fase de Diseño consiste en utilizar la capacidad creativa de los organizadores, para dar forma al
evento.

Los mejores diseñadores de eventos tienen que estar constantemente buscando información, para
mantener la inspiración.

Consiste en poner la creatividad al servicio de objetivos. Y diseñar todos los recursos de que se
dispone, para materializar el evento.

En esta fase, también se debe establecer la viabilidad del evento diseñado.

En la siguiente fase se realiza la “Planificación”. Es el periodo más largo del proceso de organización de
eventos.

Es el periodo más largo del proceso de organización del evento.

Es necesario desarrollar un proceso de planificación detallado, a partir de la investigación realizada y

del diseño planteado. Para ello se ejecutará un calendario de acción y un detalle de los espacios
necesarios.

En esta etapa se detallarán todos los pasos a seguir para organizar el evento, con los tiempos y los
recursos necesarios.

En la etapa de “Coordinación”, en la que el evento, ya está comenzando, los organizadores tienen que
coordinar todas las acciones que se planificaron en la etapa anterior.

Finalmente, en la etapa de Evaluación”, se deberá analizar el resultado del evento. Se debe evaluar,
cada parte del proceso para saber en cuál de ellas está los errores o los aciertos.

Debe ser el organizador y otras partes interesadas, los que decidan qué aspectos del evento van a ser
evaluados, en función de los objetivos propuestos.

Hay que decidir qué información se requiere para mejorar la planificación y así implementar mejor
futuras estrategias. (Goldblatt 2005).

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EL MODELO DEL PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS SALEN, JONES Y MORGAN

El modelo propuesto por Salen, Jones y Morgan (2004) describe fases clave en el proceso.

Es un modelo que dibuja un marco para la identificación y la construcción del proceso de Organización
de un Evento.

Las cuatro etapas del modelo son: Decisión, Planificación, Implementación y Evaluación.

La fase de “Decisión” inicia el proceso y determina que objetivos del evento se pueden conseguir y
cuáles no. Puede ser una etapa relativamente fácil para un evento recurrente y sencillo. Pero puede
ser muy compleja para un evento nuevo y de gran envergadura.

Esta etapa comprende cinco actividades diferentes: catálisis (desarrollo de la idea del evento);
especificación de objetivos; establecimiento del punto de partida del evento); especificación de
objetivos; establecimiento del punto de partida del evento; estudio de viabilidad, incluida la
investigación de mercado y un análisis financiero inicial; y toma de decisiones.

La Fase de “Planificación” continua el proceso, y parte de una “Definición del evento”, que permite
realizar un “Análisis Financiero” más detallado. El resto de las áreas que se contemplan en esta etapa
son: “El Plan Operativo”, “La Programación” (incluyendo un timing detallado del evento), el “Plan de
Recursos Humanos” y el “Plan de Marketing” del evento.

En etapa se deben considerar tres acciones fundamentales: La “Monitorización” del progreso del
evento, la “atención a contingencias” y el “Cierre del evento” que se encargará que todo se quede igual
que antes de comenzar y que todos los materiales e instalaciones queden en su lugar y en perfecto
estado.

La última etapa de “Evaluación” tiene el propósito de aprender del evento.

Se trata de obtener respuesta de cómo ha funcionado y de que se puede mejorar.

Hay que analizar los resultados del evento desde diferentes perspectivas; la de los sponsors,
comunidad, organizadores, clientes, entorno y equipo de trabajo.

21
 Figura: Modelo SALEN, JONES Y MORGAN

Otros Aspectos de Interés: Patrocinio

¿Cómo Recaudar Fondos para Realizar Eventos a través del Patrocinio?

Celebrar un taller, seminario, una conferencia o un evento especial puede ser una tarea costosa.
Gastos en aspectos tales como salones, servicios de coffee break o restaurant, traslados, equipos,
piezas gráficas pueden superar fácilmente los ingresos obtenidos por las cuotas de inscripción o
registro. Por ello, muchos organizadores buscan un apoyo financiero adicional para sus eventos a
través del patrocinio.

Para conseguir un buen patrocinio, se debe comprender en primer lugar el interés de una empresa en
el evento. Los eventos ofrecen a las empresas oportunidades únicas para sacar provecho de sus
intereses ante un público clave. Dado que estos eventos reúnen a un gran número de personas de un
sector, profesión o comunidad específicos, permiten que las empresas patrocinadoras comuniquen

22
mensajes importantes o entablen negocios con numerosos clientes o posibles clientes, en un momento
y una ubicación determinados.

Para atraer a posibles patrocinadores se deberá determinar los elementos que el evento ofrece,
asignar valores a cada uno y enumerarlos de forma clara y concisa. Un evento bien planificado ofrece
una serie de elementos que pueden compilarse y venderse a empresas interesadas como posibles
patrocinadores. Se debe plantear el evento como si fuera una tienda y realizar un inventario de todos
los elementos que pueden ser valiosos para los patrocinadores. Este inventario puede incluir artículos
de obsequios tangibles y una variedad de otras oportunidades de reconocimiento, antes y durante el
transcurso del evento. Entre los posibles elementos que podrían patrocinarse asociados con el evento
se pueden incluir:

 Servicios de restaurant
o Desayunos continentales
o Descansos con refrigerios.
o Almuerzos.
o Recepciones y cenas.

Si la conectividad de internet es necesaria en el evento, se puede contar con un patrocinador que

financie el costo u ofrezca acceso como una contribución “en especie”. Las mesas o los stands de
exposición suelen ser muy populares entre los patrocinadores, ya que permiten a las empresas conocer
personalmente a los asistentes, compartir información y desarrollar iniciativas empresariales.

 Reconocimiento de medios:
o Información promocional impresa (folletos, carteles, panfletos).
o Página web del evento y RR.SS, Landing page.
o Boletines electrónicos
o Programa in situ
o Señales, carteles, telones de fondo.

Si el evento es una comida servida en mesas, se puede contemplar la opción de invitar al patrocinador
a un asiento reservado en la mesa de la presidencia del evento.

Cotización del Evento

Una cotización es un documento o información que se usa en una negociación. Es informativo y no

genera un registro contable. La acción de “cotizar” es poner precio a algo, estimar a alguien o algo en

23
relación con un fin, pagar una cuota. El término suele utilizarse para nombrar al documento que
informa y establece el valor de productos o servicios.

En eventos, cotizar implica crear un presupuesto informativo, tomando los requerimientos que nos
transmite el cliente, dándoles el valor establecido según el mercado y plasmarlos en un documento
donde se informen los valores individuales, la sumatoria total y se ofertan otros servicios adicionales.

Saber escuchar las necesidades del cliente es la pieza clave para elaborar una excelente cotización. El
cliente muchas veces no tiene claro que es lo que necesita para su evento, por lo cual es importante
que el planificador sirva de un asesor en este proceso, dando las pautas necesarias para que la acción
de cotizar se vuelva lo más simple posible.

Los datos necesarios que se necesitan para cotizar un evento son:

a. Datos de la empresa o persona: Se toman datos como nombre, número cédula o RUC,
dirección, teléfono, correo electrónico. Esto nos servirá para crear el encabezado de la
cotización y para contactar posteriormente al cliente, y de esta manera saber su decisión de
escoger o no los servicios para ejecución de su evento. Estos datos también servirán para crear
estadísticas para el departamento de ventas.
b. Fecha: Es importante conocer la fecha cuando el cliente desea organizar el evento para conocer
la disponibilidad del día.
c. Hora del evento: Es importante conocer el horario en que el cliente necesita ejecutar su evento
para poder revisar la disponibilidad de los salones, proveedores y otros que se requiere
contratar.
d. Tipo de evento: Además del horario es importante saber qué tipo de evento desea realizar para
poderle ofrecer alternativas acordes a éste y que cumplan los requerimientos del cliente.
e. Cantidad de asistentes: La cantidad de asistentes es necesario para revisar la disponibilidad de
un salón adecuado y suficiente espacio para lo que se planea realizar.
f. Tipo de montaje: El tipo de montaje también es un factor importante a considerar para revisar
disponibilidad de salones o espacios que cumplan con las características de infraestructura que
se requiere para el evento.
g. Forma de pago: Todo evento requiere que se precancele, o que se abone al menos el 50% del
valor total antes al momento de la contratación y el saldo se cancela unos días antes del
evento. Esto debido a que, al existir una logística previa de contratación de personal, compra de
insumos, alquiler de equipos, etc., es necesario su respectivo pago. Dependiendo del tipo de
cliente el planificador de eventos analiza la forma de pago, pudiendo escoger entre efectivo,
cheque, tarjeta de crédito o cuentas por cobrar.

24
La cotización debe ser clara, detallar los precios individuales y en conjunto, especificando también los
impuestos de ley que se cargan por cada rubro.

Una cotización no muy clara puede provocar confusión en el cliente, pudiendo este asumir que el valor
sobrepasa su presupuesto o simplemente elegir otra cotización de la competencia más fácil de
entender.

La cotización debe ser detallada, indicando todos los datos previamente indicados por el cliente, para
que este pueda revisar y sentirse seguro que es lo que está buscando en cuanto a servicios.

Al momento de la entrega de la cotización al cliente se debe explicar todas las partes de ésta y se debe
verificar que los datos y demás detalles sean los correctos.

Contratación de los Servicios de Producción del Evento

Una vez que el cliente analiza la propuesta, y ésta le parece satisfactoria tanto en requerimientos como
en su presupuesto toma la decisión de la contratación del evento.

Luego se procede a firmar un contrato legal por estos servicios.

El contrato es el respaldo del cliente y del productor que se aceptaron los términos por ambas partes,
en él se detallarán todas las cláusulas legales y los detalles del evento. Cada parte está comprometida a
cumplirlas, y en el mismo contrato se detallan las penalidades en caso de incumplimiento.

Con la firma del contrato debe también abonarse un valor inicial como anticipo.

Este contrato será la base para empezar a preparar toda la logística del evento.

Confirmación de los Requerimientos por parte del Cliente

La confirmación de los requerimientos por parte del cliente es importante porque establece los
parámetros para empezar a organizar el evento. Es necesario que el planificador del evento consulte
todo lo que necesita saber, y comprenda entre líneas que es lo que el cliente busca y necesita; no debe
omitirse ningún detalle.

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Creatividad en el Diseño de Eventos:
La creatividad se ha convertido en un factor clave en el diseño y la organización de eventos, y es la
característica que suelen exigir la mayoría de las empresas cuando contratan a una empresa
proveedora o a un organizador de eventos.

La creatividad es la facultad para crear y la capacidad creativa de una persona, entendida como la
capacidad para encontrar procedimientos, técnicas y elementos para desarrollar labores y tareas de
una manera distinta a la tradicional, con la intención de conseguir unos determinados objetivos.

Gracias a la creatividad se consiguen soluciones innovadoras, más rápidas, más sencillas, más eficaces,
más eficientes o más económicas. La capacidad de generar ideas y de impulsar propuestas novedosas
también se conoce como capacidad de inventiva, pensamiento original, pensamiento divergente o
imaginación constructiva.

Lo importante del concepto es entender que se trata de la capacidad para buscar soluciones, diseños o
elementos distintos a los tradicionales y que marcan una importante diferencia, ya sea solo por su
aspecto exterior, por introducir algún tipo de mejora, por ahorrar costos o por cualquier otra ventaja
añadida. Y en la organización de eventos, marca la diferencia. Un evento puede estar perfectamente
organizado y contar con una puesta en escena sin errores, pero si no hay creatividad en sus contenidos
o en su línea argumental, es posible que no cause ningún impacto o se diferencie de los demás
eventos, ya que es gracias a la creatividad como conseguimos que un evento sea excepcional y pueda
cumplir con sus objetivos.

La creatividad que apliquemos a un evento debe ser posible y realizable. Es justo en este punto
donde toman especial importancia las labores de producción del evento, ya que habrá que aportar
soluciones para el desarrollo de las ideas creativas que componen el evento, para hacer posible su
puesta en escena sin perder de vista los criterios de efectividad, eficiencia y de rentabilidad, ya sea
económica o no económica.

La creatividad es el factor más valorado y demandado por las empresas a la hora de organizar sus
eventos. Las empresas o clientes quieren contar con ideas originales e innovadoras que sean capaces
de generar un gran impacto, pero es importante saber que tienen que contar con el adecuado diseño y
contenido. Las empresas, organizaciones o instituciones que organizan los eventos buscan fidelizar al
público a través de sus eventos, emocionarles, aportar tecnologías de vanguardia, lograr eficacia en sus
resultados y una comunicación eficaz.

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La creatividad no sólo consiste en encontrar un gran espectáculo, fuegos de artificio o grandes
decoraciones. Es más difícil encontrar una idea sencilla que sea capaz de dar coherencia a un
programa y sus objetivos. Además, la creatividad debe ir en consonancia con el tipo de evento que
estamos organizando, sus términos de referencia, el tipo de comunicación que realiza la empresa y,
sobre todo, qué quiere comunicar con su evento.
Habitualmente en los eventos protocolares como los de los organismos públicos, la creatividad suele
enfocarse de una manera discreta, no permitiéndose grandes e innovadores diseños. Sin embargo, en
el mundo del evento empresarial, especialmente cuando el objetivo del evento es sacar nuevos
productos, crear imagen de marca, “impresionar” al público; las compañías reservan importantes
presupuestos para invertir en eventos creativos con grandes diseños e importantes costos en
estructuras.

Recursos Digitales en la Experiencia durante un Evento:

Se pueden utilizar algunos recursos digitales durante el evento.

Por un lado, puede servir para mejorar la experiencia de las personas que han asistido al evento.

Por otra parte, puede servir, para que otras personas que no han podido asistir al evento de forma
presencial, puedan tomar contacto on-line, con algunas partes del evento. Por ejemplo, podrán asistir
a una conferencia de presentación, pero no podrán tomar el coctel, ni conversar con las personas que
asistan.

Algunos de los recursos digitales, que pueden servir para diseñar la fase de la experiencia durante el
evento son:

a. El Bluetooth Marketing: Es un sistema que permite el envío gratuito de mensajes a móviles que
se encuentren en el alcance. También se denomina Marketing de Proximidad.

Este recurso, puede ser utilizado durante la experiencia de un evento. Para ello hay que diseñar
un envío programado de un determinado contenido; y los dispositivos móviles al alcance del
sistema, que decidan aceptar la información recibirán el contenido.

Se puede programar el envío de textos, imágenes, videos y todo tipo de contenidos multimedia.

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 b. Transmisión en directo de un Evento “In Streaming”: Este es otro recurso digital, que consiste
en la transmisión en directo “in streaming” de un evento físico. Para transmitir “in streaming” el
evento completo o parte de él, tiene que ser grabado en directo. Para ello, es necesario contar
con un equipo audiovisual técnico y humano que se encargue de la realización y transmisión on
line del evento.

c. “Simulcasting”: Es un evento virtual, transmitido en paralelo y a tiempo real. Consiste en

reproducir virtualmente el mismo evento (stands, decoraciones, sonidos, presentaciones), en
tiempo real en una sede virtual. Se puede interactuar con asistentes virtuales, presentadores,
otros asistentes, etc. Lo que se pretende, es acercar la experiencia real, lo más posible a la
experiencia virtual.

d. Chats y Foros Digitales durante el Evento: Consiste en la participación directa de personas, que
no han asistido físicamente al evento, a través de foros on line.

En conclusión, los recursos digitales, sirven para diseñar la experiencia durante el evento. Pueden
servir, tanto para mejorar las experiencias de los asistentes físicos al evento; como para hacer que,
parte de la experiencia del evento, pueda llegar a otras personas.

Recursos Digitales en la Difusión de un Evento:

En la etapa de difusión de un evento, el diseño se debe dirigir a mantener el evento en la mente de los
asistentes. Así como, a transmitir la experiencia vivida en el evento, a otras personas que no asistieron
de forma presencial.

Para ello se cuenta con una serie de recursos digitales, que le pueden ayudar a conseguir estos
objetivos.

Algunos de estos recursos son:

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 a) Web del evento: El realizar una web del evento, puede tener muchas aplicaciones en la
difusión. Puede servir para que los asistentes al evento descarguen contenidos relacionados,
imágenes, ponencias, videos, etc. También, puede servir, para que los participantes hagan
networking con otros invitados, con algún ponencista, etc. En algunos casos, en la web del
evento, se pueden descargar partes del evento o el evento completo. En estos casos, el evento
tiene que grabarse en directo, y se retoca en post producción. Esto permite mejorarlo para ser
difundido on line.

b) Presencia en Redes: Por ejemplo, el evento completo, o un montaje del evento, se puede
colgar en Youtube, y darle presencia en redes y buscadores. Además, hay que animar a los
“fans” a que lo comuniquen viralmente.

c) Email: Se puede enviar emails a los asistentes, animándoles a que transmitan a otros cómo ha
sido su experiencia y dándoles facilidades para ello.

Ley del Consumidor en Chile

En Chile, la relación entre los proveedores de bienes o servicios y los consumidores está regulada por la
Ley N° 19.496 de protección de los derechos de los consumidores.

Este cuerpo legal establece derechos y obligaciones para consumidores y empresas y entre los temas
principales que regula están:

 El derecho a contar con información veraz y oportuna sobre los bienes y servicios ofrecidos, su
precio, condiciones de contratación, etc., a la garantía de los productos, a retractarse de una
compra y a respetar lo establecido en los contratos.
 La no discriminación arbitraria por parte de empresas proveedoras de bienes o servicios.
 La regulación de la publicidad engañosa y la eliminación de la llamada "letra chica" en los
contratos.
 Facilitar la formación de las asociaciones de consumidores.
 Y favorecer las acciones colectivas cuando se vulneran los derechos de los consumidores.

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En diciembre de 2011, el Congreso chileno amplió las atribuciones del Sernac en materias financieras
con la Ley N° 20.555.

En septiembre del 2018, se publica la Ley N° 21.081, que fortalece la protección de los consumidores,
dotando al Servicio con facultad para fiscalizar y mejorando diversos procesos.

Técnicas de Atención al Cliente respecto de la Organización de un Evento

Calidad del Servicio y la Atención al Cliente

Las empresas se deben caracterizar por el altísimo nivel en la calidad de los servicios que entrega a los
clientes que nos compran o contratan. La calidad de los servicios depende de las actitudes de todo el
personal de la empresa. El servicio es la solución de un problema o la satisfacción de una necesidad. El
personal en todos los niveles y áreas debe ser consciente de que el éxito de las relaciones entre la
empresa y cada uno de los clientes depende de las actitudes y conductas que observen en la atención
de las demandas de las personas que son o representan al cliente.

La calidad en el servicio se puede definir como: “Satisfacer, de conformidad con los requerimientos de
cada cliente, las distintas necesidades que tienen y por la que se nos contrató. La calidad se logra a
través de todo el proceso de compra, operación y evaluación de los servicios que entregamos. El grado
de satisfacción que experimenta el cliente por todas las acciones en las que consiste el mantenimiento
en sus diferentes niveles y alcances”.

La mejor estrategia para conseguir la fidelización de los clientes se logra evitando sorpresas
desagradables a los clientes por fallos en el servicio y sorprendiéndolos favorablemente cuando una
situación imprevista exija nuestra intervención para superar sus expectativas.

Es recomendable, que la a empresa desarrolle un proceso para el seguimiento y medición de las

percepciones del cliente. Se puede realizar mediante la elaboración de cuestionarios que midan la
satisfacción del cliente en diferentes áreas y atributos del servicio prestado. También se ha de tener en
cuenta otra información proveniente de las quejas, de las entrevistas directas con el cliente.

El profesional que atiende a los clientes debe estar siempre muy cualificado y preparado para realizar
su tarea, hay que evitar en la medida de lo posible la improvisación.

30
Es muy importante que el profesional de atención al cliente, conozca el producto, la competencia, el
mercado, etc.

No todas las personas sirven para atender a los clientes, se necesitan unas ciertas características
personales que no se requieren en otros trabajos. En primer lugar debe gustarle la relación con otras
personas. Debe ser comunicativo, extrovertido, amable, educado, etc.

En segundo lugar, debe tener una capacidad de autocontrol fuera de lo normal que le ayude a superan
situaciones críticas, de reclamaciones y problemas con proveedores y clientes.
Adicionalmente debe contar con habilidades de comunicación necesarias para desarrollar el trabajo
satisfactoriamente.

Se ha demostrado sucesivamente en diversos estudios que el ambiente o clima humano en que se

desarrolla la atención de clientes es determinante para la calidad y la evaluación que el cliente hace de
toda la organización. Este clima se encuentra definido por la calidad de las relaciones interpersonales y
por la actitud con que el funcionario procede frente a situaciones difíciles y de potencial conflicto con
el usuario-cliente.

Servicio al Cliente

Es el conjunto de actividades interrelacionadas que ofrece un suministrador con el fin de que el cliente
obtenga el producto (servicio) en el momento y lugar adecuado y se asegure un uso correcto del
mismo.

Todos los integrantes de una organización laboral en alguna ocasión deben atender clientes. Tal
actividad es esencial para alcanzar los objetivos y metas propuestas por la empresa, no podemos
perder de vista que estamos al servicio del cliente y por tanto, debemos tener siempre presente como
meta satisfacer las solicitudes de éste.

Un buen servicio al cliente puede llegar a ser un elemento promocional para las ventas tan poderosas
como los descuentos, la publicidad o la venta personal.

Todas las personas que entran en contacto con el cliente proyectan actitudes que afectan a éste el
representante de ventas al llamarle por teléfono, la recepcionista en la puerta, el servicio técnico al
llamar para instalar un nuevo equipo o servicio en las dependencias, y el personal de las ventas que
finalmente, logra el pedido. Consciente o inconsciente, el comprador siempre está evaluando la forma
como la empresa hace negocios, cómo trata a los otros clientes y cómo esperaría que le trataran a él.

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Elementos para Lograr una Atención de Excelencia

Actitud del Personal Positiva: La buena voluntad y las ganas de servir que tenga el personal, ayudarán
a mantener un ambiente positivo en su organización. Por ejemplo, al momento de recibir alguna queja
o reclamo, se pueden buscar soluciones en un clima positivo, de tal forma que los clientes se sentirán
tomados en cuenta.

Atender con Cortesía: Es uno de los aspectos fundamentales del negocio, que le permitirán
diferenciarse del resto de sus competidores. El momento crucial en que el trato debe ser amistoso, es
cuando el cliente entra en contacto con el personal de servicio.

El respeto y la cortesía cobran real importancia, ya que es la primera impresión que se llevará el
cliente de su negocio. Por ejemplo, dar la bienvenida, saludar, atender al cliente en sus necesidades y
deseos o despedirle de forma alegre, forman parte de las acciones habituales que se debieran reforzar.

Preocuparse de la Comunicación no verbal: Cuando hablamos de comunicación no verbal nos

referimos a todos los gestos corporales que sirven para expresar un mensaje. Es por esto que es
importante cuidar la forma en que se para, los gestos de la cara, si sonríe o no, el movimiento de sus
manos, entre otras gesticulaciones y posturas corporales que deben ser amables. Por ejemplo, si un
cliente llega a la recepción de una empresa y ve a la recepcionista agachada y seria, la impresión que
dará al cliente será de desgano y pocos deseos de atenderlo. Por lo tanto, una buena sonrisa y postura
ayudarán a crear lazos de confianza con el cliente.

Trato personalizado: Llamar al cliente por su nombre demuestra un reconocimiento e identificación de

cada cliente, lo cual lo hará sentir más cercano y acogido por parte de los empleados.

Dar Recomendaciones: Muchas veces los clientes están indecisos al momento de elegir cierto servicio
o producto, por lo cual es importante conocer para poder sugerirle, determinados servicios que les
podrían ser útiles. Al realizar esto demostramos una vez más preocupación por el cliente.

Personal bien informado: Es necesario que el personal esté bien informado con respecto a todos los
servicios o productos que ofrecemos, ya que así estarán capacitados para responder cualquier duda o
consulta de los clientes.

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Clasificación de Algunos Tipos de Clientes

Al hablar del Cliente, debemos necesariamente ampliar el tradicional concepto de Cliente,

entendiendo como aquel que compra algo al proveedor, e introducir a esta definición un concepto
importantísimo, que es la calidad de Cliente "interno" y "externo" que este pueda revestir.

A partir de este último concepto emergen básicamente dos tipos de Clientes a los cuales la
organización debe prestar atención.

Cliente Externo:

Es el Cliente final de la Empresa, el que esta fuera de ella y el que compra los productos o adquiere los
servicios que la Empresa genera.

Cliente Interno:

Es quien, dentro de la Empresa, por su ubicación en el puesto de trabajo, sea operativo, administrativo
o ejecutivo, recibe de otros algún producto o servicio, que debe utilizar para alguna de sus labores.

Tipos de Clientes y su Manejo

Tipos de Clientes Características Tácticas

Rutinario Acapara mucho tiempo Una forma de mejorar el trato
con él
Escéptico Tiene respuestas negativas para Reaccionar de manera similar
todo
Prevenido Exigir lo contrario de lo que Aconsejarlos contrario para
realmente quiere hacer venderle otro producto o
servicio.
Prudente Es racional quiere estar seguro Hay que ser puntual y satisfacer
al cliente.
Terco Una vez que afirma algo no lo Mantener el dialogo con lo
rectifica dicho.
Tímido Le da vergüenza pedir algo Entérese de lo que desea.
Variable No sabe lo que quiere Debe tener paciencia.
Inseguro Es alguien tímido Inseguro o poco decidido
Indeciso Es el mejor para hacer negocios Sea claro.

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 Tipos de Clientes Características Tácticas
Narcisista Aprovecha la presencia del Pregúntele para que pueda
vendedor para hacer alarde de demostrar aquello de lo que
su propia importancia presume.
Negativo Requiere cuidadosa atención Dele su mejor servicio
controlando su temperamento.
Pragmático Solo le interesan aspectos Hay que atacarle con cifras
prácticos, va al grano concretas.
Amistoso Es una persona feliz, paciente Trátelo con extremo cuidado y
amabilidad.
Afable Es muy conservador Muchas veces nos exige tiempo
para poder tratarlo.
Agresivo Nunca va a aceptar a la primera La postura a adoptar tendrá la
la solución que se le dé. forma del cliente
Altivo Mantiene un aire de Durante la conversación se le
superioridad. debe presentar los argumentos
como si él fuese el elegido.
Autoritario Es aquel que al momento de la Ser claros y sinceros.
compra llega a imponer todo.
Callado Es silencioso Muestre su interés sobre lo que
él piensa de su propuesta.
Cauto Receloso y desconfiando Tratar de demostrar que le
comprende.
Charlatán Habla de todo Mirar el reloj.
Decidido Es el mejor para concluir Hazle creer que es el único. Se
negocios claro con él.
Desconfiado Es escéptico Actuar con paciencia.
Descontento Es una situación desagradable Escucharlo y la voz más baja.
Dominante Es lo que él diga Mantén la calma.
Especulador Va al grano Recuerda precios y descuentos
obtenidos
Exigente Exige cosas muy concretas Sus opiniones deben ser
escuchadas con atención e
interés.
Grosero Discute con facilidad Ser cortés diga lo que diga.

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 Tipos de Clientes Características Tácticas

Huraño Incompleta preparación técnica Cuando llegue el momento se

debe argumentar con
delicadeza.
Impulsivo Cambia continuamente de Demostrar firmeza.
opinión.

Los Mandamientos de la Atención al Cliente

Las empresas, dentro de su plan estratégico, posicionan a sus clientes por encima de todo,
muchas veces esta sentencia no se cumple.

1. El cliente por encima de todo:

Es el cliente a quien debemos tener presente, antes de nada.
2. No hay nada imposible cuando se quiere:
A veces los clientes solicitan cosas casi imposibles, con un poco de esfuerzo y ganas, se puede
conseguirlo lo que él desea.
3. Cumpla todo lo que prometa:
Son muchas las empresas que tratan, a partir de engaños, de efectuar ventas o retener clientes,
pero ¿qué pasa cuando el cliente se da cuenta?
Solo hay una forma de satisfacer al cliente, darle más de lo que espera:
Cuando el cliente se siente satisfecho al recibir más de los esperado ¿Cómo lograrlo?
Conociendo muy bien a nuestros clientes enfocándonos en sus necesidades y deseos.
4. Para el cliente Ud. marca la diferencia:
Las personas que tiene contacto directo con los clientes tienen un gran compromiso, pueden
hacer que un cliente regrese o que jamás quiera volver. Eso hace la diferencia.
5. Fallar en un punto significa fallar en todo:
Puede que todo funcione a la perfección, que tengamos controlado todo, pero que pasa si
fallamos en el tiempo de entrega, si la mercancía llega accidentada o si en el momento de
empacar el par de zapatos nos equivocamos y le damos un número diferente, todo se va al
piso.

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 6. Un empleado insatisfecho genera clientes insatisfechos:
Los empleados propios son " el primer cliente" de una empresa, si no se les satisface a ellos
como pretendemos satisfacer a los clientes externos, por ello las políticas de recursos deben ir
de la mano de las estrategias de marketing.
7. El juicio sobre la calidad de servicio lo hace el cliente:
La única verdad es que son los clientes son quienes, en su mente y su sentir lo califican, si es
bueno vuelven y de lo contrario no regresan.
8. Por muy bueno que sea un servicio siempre se puede mejorar:
Si se logró alcanzar las metas propuestas de servicio y satisfacción del consumidor, es necesario
plantear nuevos objetivos, " la competencia no da tregua".

Los Componentes Básicos de un Buen Servicio

a. Si no se cuida lo básico, de nada servirán los detalles y los extras

b. Credibilidad: Hay que demostrar seguridad absoluta para crear un ambiente de confianza,
además hay que ser veraces y modestos, no sobre prometer o mentir.
c. Comunicación: Se debe mantener bien informado al cliente utilizando un lenguaje oral y
corporal sencillo que pueda entender.

d. Comprensión del Cliente: No se trata de sonreírle en todo momento a los clientes sino de
mantener una buena comunicación que permita saber que desea, cuando lo desea y como lo
desea.
e. Compromiso con un servicio de calidad: Cada persona en la empresa tiene que crear una
experiencia positiva para los clientes. Siempre trate de ir por encima y más allá de sus
expectativas.
f. Accesibilidad: Para dar un excelente servicio debemos tener varias vías de contacto con el
cliente, buzones de sugerencias, quejas y reclamos, tanto físicamente en sitio, hay que establecer
un conducto regular dentro de la organización para este tipo de observaciones, no se trata de crear
burocracia sino de establecer acciones reales que permitan sácales provecho a las fallas que
nuestros clientes han detectado.
g. Cortesía, tensión, simpatía, respecto y amabilidad del personal: Como dicen por ahí, la
educación y las buenas maneras no pelean con nadie. Es más fácil cautivar a nuestros clientes si les
damos un excelente trato y brindarlos una gran atención. Recuerde que cada contacto con el
cliente —sea por correo electrónico, teléfono, correspondencia escrita o cara a cara— deja una

36
 impresión. Emplear expresiones como “perdone por hacerle esperar”, “gracias por su orden”, “de
nada” y “ha sido un placer ayudarle”.
h. Profesionalismo: Pertenencias de las destrezas necesarias y conocimiento de la ejecución del
servicio, de parte de todos los miembros de la organización, recuerde que no solo las personas que
se encuentran en el frente hacen el servicio si no todos.
i. Capacidad de Respuesta: Disposición de ayudar a los clientes y proveerlos de un servicio rápido
y oportuno.
j. Fiabilidad: Es la capacidad de nuestra organización de ejecutar el servicio de forma fiable, sin
contraer problemas. Este componente se relaciona directamente a la credibilidad.

k. Elementos Tangibles: Se trata de mantener en buenas condiciones las instalaciones físicas, los
equipos, contar con el personal adecuada y los materiales de comunicación que permitan
acércanos al cliente.

El Proceso de Comunicación

Proceso dinámico en que se intercambia información entre un emisor y un receptor que interactúan
recíprocamente.

La comunicación es una actividad que realizan muchos seres vivos para entenderse y poder convivir
mejor. Por lo tanto, no sólo los humanos nos comunicamos, también en la naturaleza observamos
distintos comportamientos que sin comunicación no serían posibles, como por ejemplo las bandadas
de aves migratorias, las abejas que construyen sus panales, los sonidos de los delfines, etc.

A pesar de que la comunicación no es una cualidad sólo de los seres humanos, debemos reconocer que
somos nosotros como seres inteligentes los que hemos desarrollado las más variadas formas y técnicas
de comunicación, es así como en cada región o país del mundo las personas se comunican a través de
idiomas, gestos y costumbres propias del lugar en que se encuentran, respetando siempre las normas
o reglas de comportamiento aceptadas en cada lugar, a este conjunto de reglas y costumbres le
llamamos Contexto o Situación Cultural.

En la vida diaria de las personas existen distintos contextos o situaciones a los que nos debemos
adecuar, es así como actuamos y nos comunicamos de manera diferente si es que estamos en la casa o
con los amigos, o en el trabajo, pues cada lugar tiene reglas y normas propias que respetar.

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La comunicación es el medio principal por el cual los sujetos muestran sus frustraciones y
satisfacciones, por lo tanto, propicia un alivio a la expresión emocional.

La comunicación es un proceso de transmisión de mensajes, las señales del mensaje van del emisor al
receptor y las respuestas dadas por el receptor constituyen a su vez un mensaje para el receptor
(retroalimentación) que le indica cómo ha llegado su mensaje. El receptor también puede emitir
mensajes hacia el emisor igual o distinto a los recibidos. Por lo tanto, la comunicación es una
interacción constante entre los componentes, siendo activa y dinámica.

El proceso de comunicación es dinámico, continuo, irreversible y contextual. No es posible participar

en ningún elemento del proceso sin reconocer la existencia y el funcionamiento de los otros
elementos.

La Comunicación Verbal: La constituyen los mensajes que se emiten a través del lenguaje, esto es
mediante las palabras.

La Comunicación No Verbal: Está compuesta por aquellas señales que son emitidas por el cuerpo
como son: un gesto, una sonrisa, una mirada, tono de voz, una postura del cuerpo, movimientos, la
expresión facial, etc.

Siempre estamos comunicando algo, aunque no lo digamos verbalmente, lo hacemos a través de

nuestros gestos, posturas, por ejemplo: La persona que se encuentra en silencio en una sala de clases y
está mirando al profesor comunica a éste que le está prestando atención en la materia que está
exponiendo.

Cuando usted se encuentra en un viaje en bus y va mirando por la ventanilla, con la vista fija en un
punto, no habla, se muestra inmutable y permanece en una postura rígida hasta que debe bajarse;
usted comunica a la persona que está sentada a su lado o quienes lo rodean que no desea hablar con
nadie o no quiere que le hablen.

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 ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN

Imagen: Fuente Lifeder.com

Los elementos de la comunicación son el receptor, emisor, mensaje, contexto, código y canal. Además,
hay que tener en cuenta que en la comunicación se puede dar un «ruido», por lo que algunos autores
añaden este séptimo elemento.

El Emisor: Se define al emisor como el sujeto o fuente que comparte la información o mensaje.
Este sujeto puede ser un ente animado o inanimado, ya que la única cualidad que necesita para
transmitir un mensaje es la capacidad de suministrar algún tipo de información al receptor valiéndose
del uso de un canal.

El Receptor: Se entiende por receptor al individuo o artefacto encargado de recibir el mensaje com-
partido por el emisor. Es la persona, ser o máquina que descodifica o recibe el mensaje.

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El receptor es el responsable de decodificar el mensaje enviado por el emisor. Este mensaje
únicamente podrá ser entendido si el emisor y el receptor comparten el mismo marco de referencia,
contexto o códigos.

El Mensaje: El mensaje es definido como la información que se pretende comunicar entre el emisor
y el receptor. Presenta ideas, sentimientos o datos que el emisor codifica y el receptor debe
decodificar para que el proceso de comunicación sea exitoso.

El Contexto: Es el entorno que rodea al emisor y al receptor, es decir, el ambiente donde se realiza el
intercambio de información.

El contexto puede ser cualquier lugar común al emisor y al receptor. Las condiciones del mismo harán
más fácil o difícil el proceso de comunicación.

El Código: Son los signos y normas que al combinarlos estructuran el mensaje; el lenguaje hablado
o escrito, sonidos, símbolos, señas, avisos, etc.

El código se crea a partir de un proceso de codificación. Durante este proceso el mensaje es

construido, teniendo en cuenta los elementos comunes para emisor y receptor que hacen posible el
proceso de comunicación.

El código debe pasar por un proceso de decodificación para ser entendido. Durante este proceso, el
receptor debe extraer el código del mensaje entregado por el emisor, interpretando su significado.

El proceso de comunicación únicamente puede ser exitoso cuando el emisor y el receptor comparten el
mismo código.

Es así como se entiende que las personas tendrán más éxito en el proceso de comunicación, en la
medida en la que puedan comprender el código inscrito en un mensaje.

El Canal: El canal es definido como el medio por el cual es transmitido un mensaje. La información
siempre requiere viajar por un canal para ser emitida o recibida.

Existen diferentes tipos de canales: personales, impersonales, verbales, no verbales, escritos, entre
otros. Los canales más comúnmente utilizados son el papel, la televisión, los medios digitales, y la
radio, entre otros.

El Ruido: Se entiende por ruido a cualquier señal que interfiere con la transmisión regular de un
mensaje entre emisor y receptor.

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El ruido es cualquier factor que impide que el mensaje llegue correctamente a su receptor. Es decir,
cualquier cosa que obstaculice la recepción, interpretación y respuesta al mensaje. El ruido puede ser
interno o externo.

El ruido puede ser causado por diversos factores. Los más comunes son fallas en componentes
electrónicos e interferencias de señales que vienen del exterior.

En este sentido, una persona que interfiere en una conversación entre dos personas, puede ser
considerada como ruido, ya que es un agente externo que está interrumpiendo el proceso de
transmisión de un mensaje.

El ruido aumenta considerablemente las probabilidades de que un mensaje no sea transmitido de

forma exitosa.

Es el causante de que muchos canales hayan sido perfeccionados a lo largo del tiempo, con el objetivo
de garantizar que los mensajes puedan ser transmitidos entre el emisor y el receptor.

Retroalimentación: La retroalimentación es la respuesta que el receptor da al emisor después de

haber recibido un mensaje de manera exitosa. Es el elemento que permite que una conversación sea
fluida entre dos o más partes.

El emisor siempre cambiará el mensaje de acuerdo a la retroalimentación que reciba por parte del
receptor.

Habilidades de Comunicación

La comunicación con nuestros usuarios-clientes se inicia cuando demostramos un Interés real de tomar
un contacto con la persona y nuestro comportamiento le indica claramente al otro que estamos
dispuestos a escuchar sus necesidades:

Cuando nuestro usuario-cliente tiene un problema lo que necesita en primera instancia es que lo
escuchemos y luego proporcionarle una solución o bien en conjunto con él buscar la solución.

Saber escuchar significa simpatizar y empatizar activamente con la otra persona. Es necesario hacer
una pausa con respecto a las propias reacciones, dejándolas de lado por un momento, mientras se
intenta sinceramente experimentar los sentimientos y puntos de vista del otro. Escuchar es centrarse
en la otra persona y no en el propio punto de vista.

41
PAUTAS PARA ESCUCHAR AL OTRO

¿Cuándo utilizar esta habilidad?

Cuando su cliente tiene un problema que requiere ser resuelto

¿Qué debo hacer?

 Centre su atención en el otro. Establezca contacto visual.

 Haga una pausa en lo que está haciendo.
 Concéntrese en el tono y volumen de la voz, posición corporal,
expresión facial, mirada, etc.
 Utilice las siguientes formas de escuchar:
 Escuche en silencio, sin emitir palabra.
 Emplee gruñidos empáticos, sin decir palabras, sólo emita sonidos
como: mh, ahá, asentir con cabeza, etc. Que le indican al otro que usted
lo escucha.
 Con abrepuertas: Cuénteme, Dígame, En qué puedo ayudarle, Lo noto
preocupado, Una mirada, un gesto de interés, una sonrisa.
 Activamente: usted debe retroalimentar y decirle al otro que
comprendió sus necesidades y sentimientos: “veo que necesita un
cambio urgente en la planificación de su evento empresarial”, “usted
está preocupado y necesita tener información sobre la hora de llegada
de los músicos”.

42
Estilos Básicos de Comunicación

Imagen: Fuente aulafacil.com

Estilo Asertivo de Comunicación

La comunicación asertiva es aquella que logra expresar de forma simple, oportuna y clara lo que se
desea a otro individuo. La comunicación asertiva es el equilibrio entre una comunicación agresiva y una
comunicación pasiva. Se trata de una habilidad social importante asociada a la inteligencia emocional y
a la comunicación no verbal.

Creencias:

 Se cree que valioso/a al igual que los demás.

 Sabe que asertividad no significa que uno siempre gana.
 Tiene derechos al igual que los demás.

Estilo de comunicación:

 Efectivo, sabe escuchar.

 Establece límites.
 Clarifica expectativas
 Establece observaciones, no juicios.
 Se expresa de manera directa, honesta acerca de sus sentimientos y de lo que quiere.
 Considera los sentimientos de los demás.

43
Ser asertivo es decir lo que realmente queremos decir, ser claro y concreto en las ideas para que los
otros nos entiendan por completo, lo que no significa que seamos bruscos o groseros, si no sólo que no
nos vayamos por las ramas cuando estemos hablando.

Para lograr ser asertivo es importante:

 Escuchar y observar el contexto o situación y a las personas que se encuentran en el lugar.
 Pensar lo que se va a decir.
 Ordenar las ideas para tener claro nuestro mensaje.
 Luego hablar clara y lentamente, sin atropellarse y apoyándose con nuestros propios gestos.

Estilo Agresivo de Comunicación

Creencias:

 “La gente debería ser como yo.”

 “No cometo errores”.
 “Yo tengo derechos, pero usted no”.

Estilo de Comunicación:

 Cerrado
 No escucha
 Con dificultad para ver el punto de los demás.
 Interrumpe
 Monopoliza la conversación.

Estilo Pasivo de Comunicación

Creencias:

 “No expresa los sentimientos verdaderos”.

 “No expresa desacuerdos”.
 “Los demás tienen más derechos que yo”.

Estilo de Comunicación:
 Indirecto
 Siempre de acuerdo
 No habla

44
Relaciones Humanas y Manejo de Conflictos
Relaciones humanas son aquellas en que, a pesar de las divergencias lógicas entre las personas, hay un
esfuerzo por lograr una atmósfera de comprensión y sincero interés en el bien común.

Relaciones Humanas forman parte de un proceso administrativo y por lo tanto se ubican en esa
función, y que las Relaciones Públicas buscan desarrollar, mantener e incrementar la confianza de su
"público" hacia la Organización.

Los beneficios que se obtienen con relaciones humanas satisfactorias son múltiples, pero entre los más
importantes podemos mencionar los siguientes:
 mayor eficiencia en el trabajo.
 ahorro de tiempo.
 mayor satisfacción y motivación del personal.
 mejor integración del personal.
 mejor ambiente de trabajo.
 mayor coordinación y cooperación entre los miembros del equipo.

Conflicto
Los conflictos existen cuando y donde quiera que las personas tengan contactos. Ya que las personas
estamos organizadas dentro de los grupos, para buscar una meta común, la probabilidad de conflicto
aumenta grandemente. Los conflictos tienen una connotación negativa para muchas personas.

Criterios para Determinar un Conflicto

- Cliente molesto por mala resolución.

- Por no tener los documentos inscrito en el tiempo establecido.
- Por haber recibido información incorrecta de los trámites.
- Por fallas en los equipos informáticos o por caídas en el sistema.
- Por trato preferencial.
- Entre otros que se puedan presentar.

Marco Conceptual

Identificar, y delimitar el Formularlo de manera clara y precisa, de forma que

conflicto las partes afectadas entiendan lo mismo.

Valorar colectivamente la Causas y consecuencias, la disposición o actitud que

importancia del conflicto. se tiene para resolverlo. Un conflicto se resuelve
pensando/entendiendo y escuchando en forma
45
 objetiva sobre lo que se necesita hacer. Nunca se
debe suponer nada, ni comprometerse a ciegas.

Identificar y analizar todos los Todas las soluciones posibles y su coste. Asumir una
afectados solución significa dejar otras de lado con sus
consecuencias. - Tomar una decisión por negociación o
por mayoría. - Aplicar y evaluar colectivamente la
decisión tomada.

Descubrir el problema En el equipo surgen conflictos que se basan en malos

entendidos que son fácilmente solucionables. Sin
embargo, si se deja que pasen sin resolverse se pone
en peligro el logro de los objetivos. En ocasiones, el
conflicto se origina en la misma persona generándole:
prejuicios, estereotipos, cansancio, problemas
familiares, etc. situaciones que llevan a exteriorizar en
forma negativa la confrontación de problemas.

Las Objeciones

Son una parte importante en las ventas, puesto que consiste en declaraciones de los clientes a los
argumentos y propuestas del vendedor. Una objeción nace, en líneas generales, por un móvil de
compra insatisfecho.

Las Objeciones son un tipo de argumentación del cliente que surge durante la fase de Presentación y
Demostración de los productos y servicios.

A menudo los clientes pueden presentar objeciones o hacer preguntas en el transcurso de la

argumentación. El vendedor deberá encontrar la verdadera razón para cada objeción, que puede ser
distinta en cada caso.

Existen Objeciones que son Sinceras y las

que solamente son Pretextos o Excusas. El
vendedor o el personal de asistencia al
cliente deberá estar preparado para
determinar en cada caso de qué tipo se trata
la objeción que el cliente está planteando.

Objeciones Sinceras: El cliente tiene

realmente dudas sobre si el producto o
46
servicio es ideal para él. El cliente en realidad está preocupado o temeroso de realizar la compra,
porque cree que “algo no anda bien”.

Objeciones Pretextos: Otras veces las objeciones son excusas o intentos de evadir el compromiso de
compra. En estos casos el cliente no siente temor, pero se expresa como si lo sintiera.

Cómo Responder a las Objeciones:

PRECIO No es una objeción negativa porque indica que existe un interés real por el
producto.
Es bueno empezar con preguntas: “¿A qué se refiere con que nuestro
precio es excesivamente alto?”, “¿En cuánto sobrepasa vuestro
presupuesto?”, “¿Cuál sería un precio razonable?” Una vez recabada la
información sobre la banda de precios en la que se maneja el cliente es el
momento de contra argumentar, insistiendo en el valor absoluto del
producto o servicio.
Justifíquelo con los beneficios.

EL PLAZO DE ENTREGA Las preguntas son importantes: ¿A qué te refieres con un plazo de entrega
ES MUY LARGO largo? ¿Qué sería para ti un plazo razonable? Y una vez obtenida la
información, es importante contra argumentar.

Puede apelar a las razones por las que tu plazo de entrega es más largo,
incidiendo en las ventajas de un servicio casi on demand: “Trabajamos bajo
pedido y así puedes tener el producto actualizado” También funciona la
estrategia del condicional: “Si resolvemos la entrega, ¿habría acuerdo?

DESCONFIANZA Si la objeción se relaciona con la empresa es importante hacer referencia a

la seriedad/reputación/ experiencia de la misma o la satisfacción obtenida
por otros clientes, y destacar los rasgos diferenciales de la marca, creando
un clima de confianza”
Demuestre la validez de sus argumentos.
FIDELIDAD ACTUAL Reduzca riesgos del cambio

47
CAUSAS ECONOMICAS Sugiera alternativas

LA DECISION NO Es muy típico que el cliente o comprador apele a un jefe, un comité, un

DEPENDE DE MI asesor o cualquier otro superior que es responsable de tomar la decisión.
Un antídoto que funciona bien en estos casos es intentar desconectar esa
autoridad superior desde el principio: “¿Hay alguna circunstancia que nos
impida tomar la decisión hoy? ¿Es posible que pueda tomar la decisión
sólo?”

LA COMPETENCIA ME Ésta suele ser una objeción habitual, pero es importante anticiparse a ella.
OFRECE X “Tiene que ser un partner o un socio, de manera que le pueda ayudar a
crear valor. La mejor manera de bloquearla es conocer los puntos fuertes
de la competencia y preparar alternativas reales”.

El anticiparte le da poder y le permite tener ventaja. “Soy consciente de

que sí tiene alternativas, tráelas y le ayudaré a tomar la mejor decisión”.
“Mire le he preparado un cuadro comparativo con las propuestas de la
competencia”.

 Ver la objeción como una oportunidad.

 Anticiparse y prepararse.
 Escuchar atentamente.
 Aceptarla de buen grado.
 No evadirla sino enfrentarla. Hacer preguntas.
 Sé proactivo. La apatía no es buena vendedora.
 Tener calma. No apresurarse a contestar. Aún cuando el cliente adopte una postura
impertinente, injusta o incluso abusiva. . . es cuando más debemos dominarnos. El papel del
vendedor es el de persuadir sin imponer, convencer sin vencer, ganarse al cliente sin discutir.
 Buscar puntos de común acuerdo. Resaltar los puntos más importantes en los que esté de
acuerdo el cliente y Ud. antes de tratar las posibles diferencias. Enuméralos ante el cliente,
resáltalos conjuntamente con él. Este hecho puede predisponerle muy favorablemente.
 Ser sincero si se tienen dudas. Si le falta experiencia sobre un determinado tema, o no puedes
dar una respuesta exacta, es preferible que se lo diga al cliente antes de improvisar, inventar y
mucho menos engañar. Diga algo así como. . .– En estos momentos no dispongo de los datos
exactos para responder a su pregunta. Si me lo permite tomaré nota de ella y lo consultaré en
cuanto me sea posible, haciéndole llegar la solución a su cuestión.

48
  Separar la objeción del resto de la oferta.
 Identificar el motivo real.
 Mostrar seguridad sin temor. Si el cliente se da cuenta de su miedo a que tome una decisión
adversa a sus intereses, es decir, vender, intentará aprovecharse de esta situación intentando
sacarte condiciones especiales de pago, descuentos adicionales, etc.

La Negociación

La negociación es un esfuerzo de interacción orientado a generar beneficios.

Sus objetivos pueden ser resolver puntos de diferencia, ganar ventajas para una persona o grupo,
diseñar resultados para satisfacer varios intereses, mejorar situaciones actuales, resolver conflictos o
llegar a un punto neutral de la información.

Formas de Negociar

Existen varias formas de negociar, entre ellas se encuentran:

 El compromiso simple, que es una solución dada entre ambas partes para no obtener
satisfacción total de los objetivos.
 Concesiones mutuas, que son muy comunes en las empresas, suelen tener un equilibrio entre
ambas partes para que ambos terminen siendo beneficiados. Es importante que en este tipo de
negociaciones exista una propuesta creativa.
 A partir de la negociación inicial, parten otro tipo de elementos que entran en juego con la
decisión final de la misma.
 Se crean nuevas alternativas al problema entre ambas partes para solucionar la negociación.

Gestión de Quejas/Sugerencias

Muchas empresas de servicios están definiendo procesos de identificación y gestión de quejas porque
se han dado cuenta de la importancia que tienen estas quejas para conocer la opinión y el grado de
satisfacción de los clientes.

El hecho de que los clientes no se quejen directamente a la empresa no quiere decir que no tengan
ninguna queja. Además, es posible que manifiesten estas quejas en otros ambientes. Las estadísticas
más recientes también dicen que los clientes insatisfechos se lo comunicarán a unas 8 o 10 personas, y
que uno de cada cinco clientes se lo comunicará a 20 personas.
49
Para gestionar correctamente las quejas o sugerencias de los clientes, identificamos algunas fases
fundamentales:

1. Crear una actitud positiva hacia las quejas. El concepto de “queja” tiene una
connotación negativa para la mayoría de nosotros, ya que a nadie le gusta oír lo que hacemos
mal. Lo primero que hay que hacer para aplicar una política de gestión de las quejas, es crear
una actitud positiva hacia las mismas en todos los miembros de la empresa. Las personas tienen
que ser capaces de separar el mensaje de la queja de la emoción de ser culpabilizado. Toda la
organización debe comprender que las quejas son un elemento imprescindible para la mejora
continuada del servicio.

2. Crear los canales de comunicación entre cliente y empresa. El objetivo es establecer un

canal de comunicación directo que vaya desde la mente del cliente a los oídos de la
empresa. Para esto se pueden usar algunos de los métodos siguientes:
 Reuniones periódicas entre el personal de contacto y mandos intermedios y/o equipo
directivo: el personal que está en contacto directo con el cliente (recepcionistas,
instructores, entrenadores personales, etc.) recoge a diario mucha información sobre
sugerencias y aspectos a mejorar.

 Encuestas a una muestra significativa de clientes: se puede hacer una pequeña encuesta
cada 6 meses con el objetivo de conocer su nivel de satisfacción sobre los diferentes
servicios y/o productos.
 “Workshops” periódicos con clientes: son sesiones de aproximadamente una hora con 8-
10 clientes del centro en las que se hace un análisis cualitativo y en profundidad de algunos
aspectos vinculados a la calidad del servicio y/o producto. A los clientes que participan se les
suele compensar con merchandising o descuentos.

3. Pautas para atender correctamente a las sugerencias. La gestión correcta de las

sugerencias es fundamental para convertir la insatisfacción del cliente en satisfacción. Por este
motivo, todo el personal de contacto debe estar formado para atender correctamente a
clientes descontentos.

4. Crear sistemas para prevenir futuros errores. El objetivo de la empresa no es reducir el

número de quejas, pero sí reducir el nivel de insatisfacción que se genera. Por este motivo, se
ha de crear una estructura de funcionamiento que sea ágil y que permita identificar
los problemas que aparecen, dar una solución y generar los cambios necesarios en la
50
 organización para que el error no se repita. Este aspecto suele ser más fácil en pequeñas
empresas que en las grandes, ya que estas últimas suelen ser más jerárquicas y tienen que
mover una estructura mayor y más compleja. Para conseguir mayor agilidad en la prevención
de futuros errores, se deben tener en cuenta todos los aspectos que afectan a la comunicación
interna, la gestión de los recursos humanos y la política corporativa de la empresa.

Recurso Web Consultado:

https://www.protocoloimep.com/articulos/la-organizacion-de-eventos/
http://servicios.jusrionegro.gov.ar/inicio/web/rrhh/concursos_internos/2017/delegados_regionales_escuelas/d
oc/Guia_de_Protocolo_y_Organizacion_de_Eventos.pdf
https://www.lifeder.com/ejemplos-elementos-comunicacion/
https://www.emprendedores.es/gestion/a77663/responder-quejas-habituales-atencion-al-cliente/
http://desarrolloprofesional-erika.blogspot.com/2012/03/relaciones-humanas-manejo-de-conflictos.html
https://www.tu-voz.com/resolucion-de-conflictos-el-pan-de-cada-dia-en-atencion-al-cliente/
https://www.significados.com/comunicacion/
https://isoc.org/wp/chapter-events/primer-es/
https://www.eventplannerspain.com/planificacion
https://www.atlanta.es/recomendaciones-para-la-planificacion-organizacion-y-celebracion-de-un-evento/
https://www.emagister.com/blog/las-5-funciones-del-organizador-de-eventos/

51
MÓDULO 2: ELABORACIÓN DE UNA PROPUESTA ECONÓMICA Y
PRESUPUESTARIA DE UN EVENTO

Este módulo comprende los contenidos necesarios que le permitan al participante “elaborar propuesta
económica y presupuestaria de un evento, formalizándolo mediante contratos de servicios y
documentación requerida para el tipo de evento, garantizando condiciones económicas, las garantías,
los derechos y deberes entre las partes”.
Para ello, se espera que el participante logre los siguientes aprendizajes:
 Elaborar propuesta económica y presupuestaria, de acuerdo a los requerimientos del cliente,
evaluación técnica del evento y a la viabilidad y factibilidad del evento a organizar.
 Elaborar documentación legal de acuerdo a propuesta económica y presupuestaria del evento
a organizar.

Introducción
El éxito de un evento está en los acertados detalles y aspectos organizativos, en una excelente
convocatoria lograda, y en el reporte económico que genere.

El presupuesto es una importante herramienta que nos ayudará a obtener una visión más clara, amplia
y realista de los recursos materiales y financieros que se requerirán para desarrollar con éxito el
evento. El mismo debe elaborarse muy detallada, minuciosa y organizadamente.

Establecer un presupuesto para eventos es un paso crucial durante la fase de planificación, justo
después de establecer las metas y objetivos. Un presupuesto es un pronóstico detallado de lo que
sucederá financieramente en tu evento. Te ayuda a controlar tus gastos e ingresos, mide el éxito y el
rendimiento del evento.

El desarrollo de cualquier evento va a requerir siempre de una serie de gastos y costos. Preverlos y
organizarlos es clave para evitar inconvenientes, y llegar exitosamente a término.

52
El presupuesto es realmente un pronóstico, o proyección, de todos los gastos e ingresos que incurrirán
en el evento. No podrá pronosticar todos ellos desde el principio, y algunos de ellos incluso podrían
cambiar con el tiempo, sin embargo, es necesario planificar un presupuesto teniendo en cuenta los
gastos e ingresos más comunes.

El capital del que se dispone, determinará las decisiones que se tomen al elegir los distintos
proveedores, en base a las necesidades específicas del evento.

Tipos de Presupuesto

Cuando el presupuesto se adapta al evento

Es en el caso por ejemplo de la organización de congresos, conferencias, etc. Se proyecta un
presupuesto de acuerdo a una planificación general, a necesidades específicas, y a objetivos pre
establecidos.

Se debe estimar de la manera más realista, las posibilidades de recuperación de esos costos, o
eventuales ganancias que reporte el evento.

Cuando el evento se adapta al presupuesto

Es el caso de eventos sociales en general, y empresariales como lanzamientos, jornadas de
capacitación, etc., donde los organizadores cuentan con un monto de dinero predeterminado, y deben
adecuar la contratación de proveedores y servicios, de acuerdo al mismo.

Planificación de Presupuesto

Una vez que se establecen las metas y objetivos del evento, se planifican las acciones y los tiempos,
por lo que debemos cuantificar lo que va a representar cada una de estas tareas y etapas a desarrollar.
Una buena técnica para que no se escape ningún detalle, es realizar el listado de elementos
comenzando a imaginar el paso a paso de la celebración.

El tener en cuenta cada uno de los detalles, nos llevará a lograr una idea más exacta del presupuesto
requerido.

¿Qué se debe considerar en la planificación de un presupuesto?

53
Se debe considerar los aspectos esenciales: Cada evento requiere gastos diferentes, pero algunos son
estándar. Estos cargos pueden incluir los siguientes (pero no son los únicos):

 Cantidad de asistentes
 Servicio de comidas y bebidas
 Decoraciones
 Entretenimiento
 Equipamiento técnico y visual
 Regalos o detalles
 Seguro
 Promoción y marketing.
 Materiales impresos
 Seguridad
 Transporte y viajes
 Stands
 Invitados especiales

Por lo general cuando le envían cotizaciones para su presupuesto, éstas tienen una validez de entre 10
a 15 días, por lo que desde que se comienza a armar el presupuesto hasta el evento, puede haber una
amplia diferencia.

Egresos

Representa el monto total invertido en la organización de un evento, es el total de gastos en que se

incurre.
 Publicidad y promoción.
 Impresos y originales.
 Alojamiento.
 Salones
 Recursos humanos
 Papelería
 Arriendo de equipos
 Otros

54
  Imprevistos

Al planificar un evento y desarrollar su presupuesto, tenemos 2 tipos de costos o egresos:

1. Costos Fijos

Los costos fijos son los que vamos a tener que cubrir independientemente de la cantidad de asistentes
que lleguen al evento. Esto es:
 Producción pre-evento, gastos de personal designado y papelería.
 Difusión, promoción del evento, publicidad y rueda de prensa.
 Diseño, impresión y costo de envío de invitaciones.
 Locación, el lugar dónde se hará el evento. Ocupará un importante porcentaje de los costos
totales del evento.
 Área y servicio de estacionamiento.
 Equipamiento técnico, sonido, proyección, decoración, fotografía y video.
 Viáticos, transporte y alojamiento de oradores e invitados especiales.
 Actos protocolares de apertura y cierre del evento.
 Traductores si fuera necesario.
 Sistema de inscripción y acreditación.
 Contratación de show o actividades, extra al evento.

 Cobertura de seguro de equipamiento y personal.

 Honorarios de servicios profesionales, contadores, abogados, arquitectos, etc.
 Servicio de fletes, transporte, montaje y desmontaje.

2. Costos Variables

Los costos variables están determinados por la cantidad de asistentes o invitados.

Cambian dependiendo del número de asistentes y se calculan por persona. Entre ellos tenemos:

 Material de acreditación, credenciales, programas, folletería, regalos o souvenirs, diplomas, etc.

 Servicio de Catering, coffee breaks, almuerzos, cenas.
 Personal temporario.
 Estacionamiento.
 Computadoras y mobiliario.
55
  Gastos bancarios.
 Personal de seguridad y limpieza

Ejemplo:

N° de personas 200 400 Tipo de Costo

Alimentación y bebidas $8000000 $1600000 Variable
Arriendo de local $5000000 $5000000 Fijo
Entretenimiento $2000000 $2000000 Fijo
TOTAL $15000000 $23000000
Promedio Costo/Asistente $75000 $57500

Gastos Más Comunes en Eventos

 36% corresponde a alimentos y bebidas.
 16% audiovisual
 10% a mano de obra
 9% gastos de viaje de staff
 8% marketing/promociones
 8% ponentes/entretenimiento
 6% registro/alojamiento
 7% alquiler de espacio

Ingresos

Ejemplos de ingresos:
 Espacios publicitarios.
 Venta de comida y bebidas
 Concesiones para venta
 Cuotas de registro al evento
 Donativos y patrocinios
 Venta de entradas y boletos

56
 3. Imprevistos

Es importante tener en cuenta que existen una serie de imprevistos o contingencias durante la
organización del evento, por lo que es bueno contar con un monto extra para poder cubrirlos.
No hay un número mágico para lo que debe prevenir para gastos no planificados, pero definitivamente
debe esperar lo inesperado.

Algunos planificadores de eventos sugieren que el presupuesto entre el 5% y el 10% sobre los gastos
anticipados, mientras que otros eligen un número redondo para trabajar.

Se recomienda considerar entre un 10% y 15% de los posibles egresos totales. Esto nos dará la
flexibilidad necesaria al presupuesto, para llegar al final del evento pudiendo cubrir cualquier
contratiempo.

4. Cotización de Presupuestos

Para cada rubro a cubrir, es muy importante solicitar más de 3 cotizaciones, y así poder armar un
presupuesto final más conveniente y ajustado para el evento.

Es factible que desde que se solicita el primer presupuesto, hasta el día de la contratación, haya una
modificación en la cotización, ya que los proveedores manejan entre 15 días y un mes en la
congelación de las cotizaciones.

Es saludable convenir de antemano con ellos, para mantener el mismo precio por espacios de tiempo
más prolongados.

5. Carpeta de Cotizaciones

Es vital contar con el respaldo de todas las cotizaciones que se soliciten, para tener presentes las
condiciones de pago y entrega en cada caso. Eso además permitirá, si algún proveedor fallara, tener las
demás opciones a mano.

57
 6. Presentación del Presupuesto Final a los Organizadores

Lo ideal es colocar en una sola hoja todo el contenido, ubicando en el encabezado el nombre y año del
evento, fecha y hora, número de personas y a continuación cada uno de los rubros, la cantidad, el
precio unitario y el precio total.

Adicionalmente, es importante considerar que si se ha realizado el mismo tipo de evento en años

anteriores, es buena opción colocar un comparativo para visualizar las variaciones en los costos.

El Contrato de la Planificación del Evento

Los planificadores de eventos, realizan una amplia gama de servicios y los servicios ofrecidos pueden
variar de un evento a otro. Un organizador de eventos, puede proporcionar arreglos florales, otro no.
Algunos planificadores de eventos, pueden ayudar con la selección del lugar y otros manejan las
necesidades de transporte para los huéspedes. No hay dos planificadores de eventos son exactamente
iguales. Por lo tanto, no hay dos contratos de planificación de eventos que sean exactamente los
mismos.

Si bien los servicios de planificación de eventos se limitarán a los elementos especificados en esta lista,
es importante también enumerar los servicios que no se proporcionarán. ¿Por qué? Le ayuda a tener
estas tareas enumeradas en el contrato de planificación de eventos para que su cliente sepa sin rodeos
que estos son servicios que no se realizará.

También es útil tener esto por escrito y acordado como parte de su contrato para que, en el curso de la
planificación de este evento, si su cliente le pida que maneje estas responsabilidades, usted tiene un
contrato para quedarse atrás cuando declina educadamente para realizar estas tareas. Utilice un
lenguaje amplio para protegerse contra realizar algo que está fuera del ámbito de los servicios
acordados.

El Contrato

El contrato es un documento legal, aceptado entre dos partes, que detalla varias cláusulas y
especificaciones. La idea del mismo es dejar por escrito que se llegó a un acuerdo de recibir y de
prestar un servicio, por parte del cliente y el organizador o planificador de eventos respectivamente.

58
Todos los contratos de eventos, deben incluir términos de pago y detalles sobre el calendario de
pagos. Comience con la fecha de vencimiento del depósito inicial y comunique claramente que no se
iniciará ningún trabajo sobre la planificación de este evento hasta que se reciba el depósito.

Si la fecha del evento ha sido seleccionada, indique la fecha en la que debe recibir el depósito para
entregar los servicios para esa fecha específica elegida. Proporcione un calendario de pagos y detalles
sobre pagos futuros, ya sea estableciendo una fecha de calendario establecido para cada pago o
vinculando cada pago a un hito en el proceso de planificación de eventos.

Establezca un calendario de pagos que mejor se adapte a su negocio y su flujo de efectivo. Incluye
impuestos y cargos adicionales.

Términos de Cancelación del Evento

El contrato de planificación de eventos, debe incluir términos para la cancelación de eventos. Esta es
una parte importante del contrato que protegerá tanto al negocio como los ingresos esperados de este
evento.

Especifique que el depósito inicial y todos los pagos realizados hasta el momento de la cancelación no
son reembolsables. Esto asegurará que se le pagará por el trabajo ya terminado.

Esto es crítico en la planificación de eventos, debido que la mayor parte del trabajo se completa antes
del evento propiamente dicho. Se debe considerar la posibilidad de incluir una cláusula que indique
que los clientes son responsables del pago de los servicios prestados hasta el momento en que se
recibe la notificación por escrito sobre la cancelación del evento.

Cláusula de Terminación

Las circunstancias que se encuentran fuera de su control –como el tiempo extremo o los paros
laborales- que causan que cualquiera de las partes no pueda cumplir con los términos del contrato
están protegidas por una cláusula de terminación, también conocida como fuerza mayor.

Al incluir una cláusula de rescisión, una o ambas partes están exentas de responsabilidad en estas
circunstancias. Asegúrese de especificar los términos y el calendario para la terminación, como anotar
los motivos de la cancelación.

59
Cláusula de Indemnización

La mayoría de los contratos contienen una cláusula de indemnización. La inclusión y el alcance de una
cláusula de indemnización pueden afectar significativamente el negocio.

Básicamente, una cláusula de indemnización proporciona protección si su cliente hace algo que le
causa daño o resulta en una tercera parte demandando por daños. En términos simples, significa que
su cliente no puede mantenerlo responsable de las pérdidas, daños, responsabilidades o gastos que
son el resultado de su negligencia.

Al revisar los contratos de eventos, preste atención a los detalles. Esté atento a cualquier lenguaje que
sea vago; los artículos que se dirigen en generalidades serán sujetos a la interpretación y que pueden
causar estragos para usted y el negocio de la planificación del acontecimiento.

Presentación de un Presupuesto o Cotización del Evento

Una cotización es un documento o información que se usa en una negociación. Es informativo y no

genera un registro contable. La acción de “cotizar” es poner precio a algo, estimar a alguien o algo en
relación con un fin, pagar una cuota. El término suele utilizarse para nombrar al documento que
informa y establece el valor de productos o servicios.

En eventos, cotizar implica crear un presupuesto informativo, tomando los requerimientos que nos
transmite el cliente, dándoles el valor establecido según el mercado y plasmarlos en un documento
donde se informen los valores individuales, la sumatoria total y se ofertan otros servicios
adicionales.

Saber escuchar las necesidades del cliente es la pieza clave para elaborar una excelente cotización. El
cliente muchas veces no tiene claro que es lo que necesita para su evento, por lo cual es importante
que el coordinador sirva de un asesor en este proceso, dando las pautas necesarias para que la
acción de cotizar se vuelva lo más simple posible.

La cotización debe realizarse de una manera analítica, siempre tratando de ofrecer los mejores
precios, recordando que nuestro objetivo principal es mantener al cliente con nosotros y satisfacer sus
necesidades.

De nada sirve presentar una cotización que no satisfaga todo lo que busca el cliente.

60
La cotización debe ser clara, detallar los precios individuales y en conjunto, especificando también los
impuestos de ley que se cargan por cada rubro. Una cotización no muy clara puede provocar confusión
en el cliente, pudiendo este asumir que el valor sobrepasa su presupuesto o simplemente elegir otra
cotización de la competencia más fácil de entender.

La cotización debe ser detallada, indicando todos los datos dados previamente indicados por el
cliente, para que este pueda revisar y sentirse seguro que es lo que está buscando en cuanto a
servicios.

La cotización también es la oportunidad de presentar servicios adicionales; permite informar al cliente

de otros rubros que podría o no contratar para este evento o en un futuro cercano.

La mejor manera de presentar un presupuesto es:

 Colocar en una sola hoja todo el contenido.

 Colocar en el encabezado el nombre y el año del evento, feha y hora, número de personas y a
continuación cada uno de los artículos, catidad, precio unitario y precio total.
 Es importante considerar que si se ha realizado el evento en años anteriores, es buena opción
colocar un comparativo para ver las variaciones en los costos.

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 Presupuesto del evento para [Nombre del evento]
Gastos Ingresos
Estimados Reales
Sitio Entradas
Precio de salas €500,00 Estimadas Reales
Personal del sitio 300 278
Equipo 197 195
Mesas y sillas 42 51
Totales €500,00 €0,00

Decoración
Flores €200,00 €300,00 Anuncios en el programa
Velas
Iluminación
Globos
Papel
Otros
Totales €200,00 €300,00
Proveedores y expositores
Publicidad
Equipo gráfico
Copistería
notas de prensa
Envíos
Totales €0,00 €0,00
Venta de artículos
Varios
Teléfono
Transporte
Papelería
Servicios de fax
Totales €0,00 €0,00

Refrigerio
Comida
Bebidas
Mantelería
Personal y propinas
Totales €0,00 €0,00

Programa
Actuaciones
Presentadores
Viaje
Hotel
Otros
Totales €0,00 €0,00

Premios
Galones/Placas/Trofeos
Regalos
Totales €0,00 €0,00

Estimados Reales
Gastos totales 700 300 Ingresos totales

RESULTADOS FINALES
Estimados Reales
Ingresos totales €0,00 €0,00
Gastos totales €0,00 €0,00

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En el mercado actual existen varios proveedores de los mismos servicios y de calidad similares, por lo
que es importante darle seguimiento a cada cotización realizada. Se sugiere dejar al cliente analizar
todas las propuestas y luego contactarlo para escuchar sus comentarios; esto usualmente toma de dos
a siete días dependiendo del evento. Existen eventos de mayor planeación que usualmente necesitan
meses para tomar una decisión, debido a que se debe realizar una planeación de presupuestos y
logística por parte de los contratantes.

Recurso Web Consultado:

https://www.ineventos.com/cl/blog/el-presupuesto-de-un-evento.aspx
https://eventocorp.com/contrato-de-planificador-de-eventos/
https://es.slideshare.net/apbatllel/cmo-crear-un-presupuesto-del-evento
https://eventocorp.com/la-guia-completa-para-presupuestos-de-eventos/
https://www.ineventos.com/cl/blog/el-presupuesto-de-un-evento.aspx

63
MÓDULO 3: COORDINACIÓN GENERAL DE PRE-PRODUCCIÓN DE UN EVENTO

Este módulo comprende los contenidos necesarios que le permitan al participante “Gestionar y
coordinar los aspectos técnicos de pre-producción con los proveedores del evento de acuerdo a
programas de trabajo y requerimientos contratados por el cliente”.
Para ello, se espera que el participante logre los siguientes aprendizajes:
 Identificar condiciones generales de pre producción del evento respecto de las necesidades
técnicas y actividades asociadas de acuerdo a lo presupuestado.
 Aplicar técnicas de gestión y coordinación en el montaje del evento según programa de trabajo

Introducción
De un planificador de fiestas a una persona especializada de las relaciones públicas. Este es el salto
espectacular que ha logrado el perfil del organizador de eventos. Se trata, así, de un profesional que no
sólo se encarga de organizar eventos particulares. Las compañías y organizaciones de cualquier clase
encargan a los organizadores de eventos la planificación y gestión de cada evento corporativo,
benéfico o festivo.
En el pasado la organización de eventos estaba en la mente del público como algo despreciable y
frívolo. Aun así, actualmente, esta situación ha dado un vuelco y el organizador de eventos se ha
convertido en una figura con la importancia profesional que se merece.
Teniendo en cuenta que se trata de un profesional especializado y experto, repasaremos sus 5
funciones principales. Además, daremos un vistazo a las habilidades que se deben tener para ser un
profesional de este ámbito.

Funciones del Organizador de Eventos

Las tareas de este profesional del ámbito de la publicidad y la relación pública y la comunicación tienen
que ver con el “antes”, el “durante” e incluso el “después” de los eventos corporativos.
1. Planificación del Evento
El primer paso de su trabajo es el diseño. Teniendo en cuenta todas las opciones, deberá valorar cuál
será la mejor localización, decoración y comida. También es el encargado de seleccionar los
proveedores y servicios que subcontratará, así como los perfiles de empleados y actores que tendrán
presencia en el evento. Durante esta primera tarea, el organizador trabajará también la lista de
invitados, personas VIP o ponentes.

64
Paralelamente también se tiene en cuenta la organización del tiempo concreto. En este punto se
analizan los días anteriores al acontecimiento. De esta manera, se puede tener un control muy
detallado sobre los imprevistos que puedan sorprender durante el evento.

2. Plan de Comunicación Minucioso

Sabiendo que se trata de un perfil incluido en la publicidad y la comunicación, el evento en sí debe
tener un detallado plan de comunicación. Por eso, la segunda tarea del organizador de eventos es la de
diseñar este plan. Entre otros puntos, este documento debe prever cómo se publicitará el acto, cómo
se informará a los asistentes más importantes y qué medios se hacen eco de él.
Por otro lado, si el evento que se está organizando lo requiere, será también el organizador de eventos
el encargado de la gestión comercial. Eso es, contactar y llegar a acuerdos con los sponsors y
patrocinadores necesarios. A modo de pequeño resumen de este punto podríamos decir que un buen
organizador de eventos es un buen comunicador. Y maneja tanto la comunicación externa como la
interna.
3. Dirigir y Coordinar a los Actores Implicadas
En un evento pueden llegar a participar muchas personas. El organizador de eventos marca las guías y
se encarga de dirigir y coordinar a todos estos actores implicados. Ya sean proveedores, anfitriones,
invitados o empleados.
No es una función fácil, pues para hacerlo de manera efectiva se deben tener habilidades de dirección.
Solo con ellas se puede organizar a varios perfiles tan dispares al mismo tiempo. Una buena dirección
es aquella que garantiza un buen funcionamiento del evento.
4. Gestión de Recursos
Durante la planificación del evento, el organizador tiene la obligación de estar encima de los recursos
disponibles. Es decir, ya sean económicos o humanos como tecnológicos, creativos, gastronómicos… El
control dependerá también del estudio objetivo de los recursos, que es útil para diseñar acciones y
elementos interventores.
En este punto es imprescindible tocar de pies a tierra: diseñar un acontecimiento desproporcionado o
sin un fondo para imprevistos sería todo un error.
5. Supervisión de la previa y ejecución del acontecimiento
El control y supervisión del desarrollo de los preparativos solo llegará cuando el organizador de por
finalizados el diseño y programación del acto. Este control es vital, ya que será en este punto cuando el
organizador podrá identificar problemas o imprevistos para subsanarlos.
Cuando llegue la fecha del evento, la tarea principal de este profesional es la supervisión de que el
funcionamiento del evento va sobre lo programado. Además, por supuesto, de controlar que todos los
implicados ejercen su papel correspondiente.
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Competencias para ser Planificador/Organizador de Eventos
El desempeño de múltiples tareas simultáneamente genera la necesidad de tener varias capacidades.
No es fácil reunirlas todas, así que veamos cuáles son las imprescindibles:
Habilidades Directivas y Organizativas
Podríamos comparar al organizador de eventos con un director de orquesta. Para ser un buen
planificador hay que tener capacidad de planificar, programar y organizar. Además, debe estar atento a
varias tareas simultáneas. Muchas veces desde la idea del evento hasta la logística, la decoración o la
gastronomía.
También debe dirigir a varios equipos de personas que tienen funciones muy diferentes entre ellas.
Pueden ser staff, anfitriones, colaboradores, proveedores, ponentes, etc. Es muy importante que un
organizador de eventos tenga habilidades de dirección para poder transmitir la información precisa a la
persona precisa. Coordinar a todo el personal de manera eficaz tendrá como resultado un
acontecimiento fluido y fiel a su programación.

Buen Comunicador y Negociador

Un planificador de eventos es un experto de las relaciones públicas. Sus capacidades comunicativas
son la base que sustenta su trabajo. Saber comunicar y saber escuchar es una de las principales
aptitudes que debe tener un planificador. Junto a la de la negociación. Y es que el organizador de
eventos deberá adaptarse a los fondos disponibles y llegar a acuerdos en cuanto a tarifas y costos. Así
podrá obtener el máximo beneficio de su presupuesto base.

Originalidad y Creatividad
Una habilidad que habla por sí sola de este profesional es su originalidad y creatividad. Es decir, los
mejores eventos son los que más memorables acaban siendo. Y para conseguir que lo sean, la
creatividad e innovación son de vital importancia. Una de las metas de la planificación de eventos es la
de sorprender a los asistentes. Así se consigue una satisfacción por la asistencia. Este sentimiento es lo
que, al final, consigue que el evento se quede en la memoria como una experiencia inolvidable.
La originalidad de un organizador de eventos se aprecia en la decoración, las actuaciones, localización
o catering del acto. Un planificador de evento profesional siempre encuentra la manera de que el
evento sea recordado por los asistentes.

Flexibilidad y Versatilidad
Esta habilidad está muy relacionada con la anterior. Entre las diferentes capacidades del organizador
de eventos también destacan la flexibilidad y versatilidad. Con ellas, el planificador de eventos puede
66
trabajar adaptándose a las situaciones y recursos disponibles. Por otro lado, también puede
sobreponerse a los imprevistos o contratiempos de manera eficaz.

Tareas del Planificador de Eventos

Ya sea un evento social (bodas, comuniones, aniversarios…), corporativo (conferencias, congresos,
viajes de trabajo, presentaciones…) o gubernamental (días festivos, actos ministeriales, visitas de
Estado…) la cantidad de tareas a realizar y coordinar es muy extensa: logística, seguridad, banquete,
espacio, decoración, música, iluminación… Podríamos distinguir tres etapas clave:

Planificación
 Lo primero que hace el planificador de eventos es reunirse con el cliente y absorber la máxima
información posible acerca de lo que desea éste para el evento: objetivo, tipo, estilo… Esta reunión
es clave para que el planificador tenga claro qué desea obtener el cliente.
 Tras esta reunión, el planificador analiza las peticiones y aporta propuestas y soluciones a esa
idea inicial para que vaya cogiendo cuerpo. Asimismo, se espera de él o ella un estudio de la
competencia y la colaboración en la realización del presupuesto.
 A partir de este punto el planificador de eventos se convierte en el alma del cliente: debe
supervisar todos los aspectos del evento tal y como lo haría el propio cliente.

Pre-evento: Búsqueda y Organización

 Para que el evento sea un éxito, el planificador debe buscar expositores, servicios, espacio,
viajes, traslados, personal (camareros, personal de limpieza, de seguridad, cocineros…) así como
cumplir con las normativas legales y protocolos en general.
 También debe tener listo, antes del evento, cualquier detalle necesario para la ejecución del
mismo: logística, aspectos técnicos y todo lo relativo al montaje.
 Todo debe salir bien el día del evento, por lo tanto, el planificador debe:
o Concretar todos los detalles con los proveedores
o Revisar el correcto funcionamiento de los equipos técnicos
o Ayudar a crear la estrategia de marketing, así como gestionar toda la información
impresa (menús, minutas, programas, invitaciones…)
Evaluación
 Es de vital importancia que el planificador de eventos conozca en cada momento la situación
del propio evento. Desde el presupuesto que se ha gastado, cuántas personas han asistido al evento
a cualquier solicitud de alguno de los asistentes.

67
 Tras el evento deberá realizar un informe acerca del resultado final del evento, haciendo
números y obteniendo estadísticas para presentarlo al cliente.

Como se puede concluir las tareas a realizar son infinitas: aspectos técnicos, diseño, decoración,
menús, marketing, presupuestos, estadísticas… Es por ello que el planificador de eventos debe ser una
persona abierta de mente, polivalente, multitarea y con una mente muy organizada, teniendo las cosas
claras y entendiendo desde un principio lo que busca el cliente.

Algunos puntos fuertes del planificador deben ser:

 Atento a los detalles, para que no haya ningún cabo suelto
 Innovador y creativo, para buscar soluciones y distribuir bien los recursos
 Observador y atento, para entender el concepto del cliente
 Sociable y con actitud positiva, para relacionarse con proveedores, empleados y otras personas
relacionadas con el evento
El Organizador de Eventos estará capacitado, de acuerdo a las actividades que desarrollan en el perfil
profesional, para planificar eventos; organizar y gestionar las actividades dentro del evento; controlar y
coordinar el cronograma del evento; y vender y promocionar eventos. Funciones que ejerce el
profesional.

1. Planificar Eventos: El Organizador de eventos en el marco de esta función profesional, está

capacitado para identificar el cliente del evento a realizar; identificar el concepto y objetivo del mismo;
confeccionar un presupuesto; realizar la guía del evento y determinar el cronograma a desarrollarse en
el evento.

2. Organizar y Gestionar Eventos: El Organizador de eventos en el marco de esta función profesional,

está capacitado para disponer de todos los recursos humanos, económicos y técnicos del evento;
revisar y dar un orden a cada actividad del evento en el cronograma del mismo; siendo el intermediario
entre los proveedores de servicios a contratar y/o contratados y el cliente solicitante del evento.

3. Controlar y Coordinar el Cronograma del Evento: El Organizador de eventos en el marco de esta

función profesional, está capacitado para supervisar, guiar y dirigir todos los recursos económicos,
materiales, técnicos y humanos del evento; evaluar el resultado final del evento realizado, a fin de
comprobar su eficaz desarrollo.

68
4. Vender y Promocionar Eventos: El Organizador de eventos en el marco de esta función profesional,
está capacitado para identificar los diferentes públicos; elaborar junto a profesionales un plan de venta
y promoción; y ofertar y vender los servicios del establecimiento o eventos en general. Área
ocupacional

El Organizador o planificador de Eventos se desempeña en departamentos de eventos y/o banquetes

en establecimientos hoteleros, centros de congresos y entidades organizadoras de eventos, ferias y
congresos, tanto en el sector público como privado.
Perfil Profesional:
Funciones que ejerce el profesional
1. Planificar eventos.
Actividades y criterios de realización:
1.1 Identificar el evento a desarrollar.
 Se delinean las necesidades del cliente a través de una lista de servicios, agenda del organizador y
guía del evento.
 Se plantea el objetivo del evento interpretando los requerimientos del cliente.
 Se define claramente el tipo de evento (social, empresarial, cultural, deportivo, etc.) planteando el
concepto de evento de acuerdo a la temática del mismo.
 Se determina la magnitud del evento de acuerdo a la cantidad de asistentes, fecha, objetivo y lugar.

1.2. Identificar la lista de materiales, herramientas, equipos, aparatos, elementos y servicios

necesarios.
 Se evalúa los elementos y servicios que se necesitarán para cubrir el evento: proyector, limpieza,
seguridad, video y fotos, ambientación, catering, sonido, etc. de acuerdo al objetivo planteado.
 Se asegura los recursos materiales y técnicos necesarios para facilitar el correcto desempeño de cada
actividad y función a desarrollarse.

1.3. Presupuestar
 Se plantean los servicios a contratarse (catering, recursos técnicos, recursos humanos, etc) de
acuerdo al evento planteado por el cliente a fin de solicitar presupuesto a proveedores.
 Se compilan los presupuestos de los proveedores de los servicios a contratar y sumando los costos
fijos se eleva presupuesto total del evento al cliente.

1.4. Efectuar la planificación el programa

69
 Se evalúa la fecha de realización del evento por estacionalidad, feriados, días hábiles y fechas
especiales.
 Se detallan las actividades y se les da un tiempo para cumplirlas de acuerdo a la calendarización del
organizador
 Se coordina con el cliente la secuencia de trabajos y tareas para realizar agenda y cronograma de
organización dando la oportunidad de corregir errores
 Se elabora una guía de actividades y check list (lista de chequeo) para el control de la planificación y
organización del evento. Perfil Profesional – Organizador de eventos
 Se evalúa los recursos humanos necesarios para la realización del evento y se determinan las
funciones y áreas de trabajo.
 Se realiza el timing dando un orden cronológico a cada actividad dentro del evento.

El origen de la organización de eventos viene determinado, por la búsqueda constante, por parte de las
empresas principalmente de nuevas herramientas para comunicarse con sus públicos. Nace y
evoluciona para dar respuesta a las necesidades de diferenciación de productos y la de transmitir
mensajes cada vez efectivos.
En los últimos años, se ha experimentado un importante desarrollo de la organización de eventos
dentro de la estrategia de comunicación de marketing de las empresas. Esta tendencia está
relacionada con el hecho de que ha demostrado ser una herramienta eficaz, capaz de aportar valor
dentro de la estrategia de comunicación de marketing de las empresas.
Los eventos se producen siguiendo un orden. Cuando nos enfrentamos a la producción de un acto lo
más importante es una buena planificación. Cuánto más detallado, trabajado y medido sea el plan
mejor. Lo primero que tendremos que tener en cuenta son los objetivos que pretendemos alcanzar
con este evento, ¿quién es nuestro público objetivo?, ¿qué queremos conseguir?, ¿nos llevará hasta el
objetivo este público objetivo? Estas son las preguntas que nos planteamos en el momento que se nos
adjudica la organización de un acto.
El proceso para la organización de un evento podemos dividirlo en tres etapas:
1. Fase de Pre-producción
2. Fase de producción
3. Fase de post-producción (post evento)

a. Fase de Pre-producción (requiere mayor organización).

En esta fase se definirán y ejecutarán acciones precisas para ir cubriéndolas de la forma más eficaz.
Determinaremos las necesidades físicas, materiales, técnicas y humanas del evento. Y, por supuesto, se
preverán los costos que supondrá la organización de dicho evento.

70
En esta fase nuevamente debemos responder las preguntas claves:
1. ¿A quién nos queremos dirigir?
2. ¿Qué queremos conseguir con estas personas?
3. ¿Cómo impresionar a los invitados para despertar una necesidad?
4. ¿Cómo es mi marca? Clásica, moderna, rompedora…
5. ¿Qué necesito para empezar?
El pre-evento o pre-producción es la fase en la que se analizan todas las necesidades que pueden surgir
y son necesarias para el mismo día del evento. Es importante establecer una lista de materiales,
servicios y productos necesarios y empezar con la contratación de los mismos.
Como por ejemplo infraestructuras, montaje y desmontaje, seguridad, limpieza, sonido e iluminación,
hospedaje, permisos, comunicación, y una larga lista de servicios que se requieren para el mismo
evento.
Es clave plasmar las ideas sobre el papel y definir los elementos que necesitamos para empezar la labor
de relaciones públicas. En primer lugar, hay que fijar un día y una hora para el evento y poder calcular
el tiempo que tenemos para organizarnos. Es de vital importancia dejar claro desde el primer día este
dato. A continuación, decidir las personas que asistirán al evento tras una selección y análisis de sus
perfiles.
Otro paso a decidir en la fase de pre-producción es el lugar donde realizar el evento. Este espacio debe
encajar con la filosofía de la marca (cliente), no sirve escoger un lugar clásico para un perfil moderno,
debes conocer bien quién es el cliente que solicita el evento y pensar en propuestas que encajen con
su estilo. Los materiales necesarios para la ejecución del evento. Hay que dejar claro cuáles son las
necesidades del cliente, teniendo en cuenta si va a incluir/ necesitar un catering, si va a querer música,
garzones, mesas y sillas, fotografía y vídeo, pantalla de televisión, promotoras, elementos
corporativos… todo suma en una ejecución y todo debe ser pactado para proceder a la contratación. La
fase de pre-producción es crucial si queremos que el evento salga como lo esperado, y la comunicación
entre ambas partes necesaria para coordinar y tener una fase de producción fluida.
En esta etapa se levan a cabo las principales actividades de:
a. Elección del comité organizador (si corresponde).
b. Elección de las fechas de realización de cada fase y su duración.
c. Elección de sede o local.
d. Diseño del programa del evento.
e. Diseño del programa social (si corresponde).
f. Planificación temporal.
g. Elaboración del presupuesto.

71
 b. Fase de Producción:
En este proceso ejecutaremos todo el visto en el apartado anterior.
La fase de la producción del evento es el momento en el que se ejecuta todo lo relacionado con la
parte del pre. Consiste en coordinar tanto el equipo técnico como el humano para que las actividades
del evento se desarrollen de forma correcta.
La producción del evento consiste en coordinar el equipo técnico y humano para que se desarrolle la
actividad en el recinto y tiempo preciso. Debemos tener en cuenta que el proceso de producción no lo
terminamos con el evento en sí, sino que también tenemos que coordinar el desmontaje posterior al
evento.
Resumiendo, para poder hacer la producción el día del evento, necesitamos tener toda la pre-
producción perfecta:
 Permisos en orden
 Planes de seguridad elaborados
 Necesidades del artista
 Horarios de pruebas y concierto

 Datos del promotor, artista, equipo técnico…

 Necesidades de personal cubiertas: dirección de producción, personal de trabajo en altura
(climbers, riggers, etc.), personal de carga y descarga, personal de montaje y desmontaje. Y no
podemos olvidar nunca la hospitalidad para el equipo.
Todo esto deberemos haberlo elaborado en un calendario, planificado y confirmado con cada persona
implicada.
Como mínimo comprende las siguientes actividades:
a. Contacto con proveedores de servicios como hoteles, restaurants, catering, traslados,
animador, música, etc. a objeto de confirmar o reconfirmar los servicios a contratar.
b. Envío de rooming list a los establecimientos hoteleros de corresponder.
c. Documentación y merchandising que se entregará a los asistentes.
d. Montaje de stands (si corresponde al tipo de evento). En el caso de exposiciones se efectuará el
montaje de los stands durante los días previos a la celebración del evento.
e. Montaje de sala, salón, en el caso de charlas, ponencias, conferencias, etc. cuando es necesario.
f. Reunión del Comité: Tanto los comités como los distintos equipos de trabajo se reunirán para
cerrar detalles, a objeto de conocer las funciones de cada uno durante el evento.
g. Ensayo general. Veinticuatro horas antes de iniciar el evento, se hará un ensayo general con
todos los empleados.

72
 h. Control de desarrollo del evento. Durante el evento, desde la recepción de los participantes
hasta su finalización. Se realizarán controles constantes para comprobar que el desarrollo es
correcto.
i. Control de calidad. Finalmente se hará un control de calidad mediante estándares y encuestas
de satisfacción a los asistentes, ponentes, empleados, clientes, etc.

El Montaje:
Para el montaje precisaremos de maquinaria especial para poder mover todo el material preciso.
Dependiendo del recinto en el que vayamos a realizar el evento, podremos usar un material u otro:
carretillas elevadoras, grúas, etc. Por otro lado, tenemos que estar comunicados, tanto dentro del
recinto (por walkies talkies, por ejemplo) como con el exterior, por lo que debemos tener siempre una
oficina móvil de producción con teléfono, internet, etc.
Teniendo esto en cuenta se comenzará con el montaje con los principales trabajos que serán:
 Delimitar el espacio: debemos delimitar las distintas arenas del espacio, como zonas de paso, la
frontal del escenario, backstage…
 Montaje de camerinos, oficinas, etc.
 Montaje del escenario: escenario y accesos al incluso, señalizados e iluminados.
 Conexiones eléctricas: Tomas de tierra, diferenciales, cubre-cables.
 También puede presentarse el caso de que precisemos ubicar bares, elementos de publicidad,
zonas de merchandising, promotoras, zonas de descanso, etc.

El Equipo Técnico
1. Montaje del equipo de sonido e iluminación
2. Montaje del backline (si es que corresponde de acuerdo a tipo de evento).
3. Montaje de cualquier otro tipo de material: proyectores, pantallas, etc.
Todo este material tiene que estar colocado para la llegada del artista, para poder realizar las
pruebas de sonido correctamente.
4. La recepción del artista (si es que corresponde de acuerdo a tipo de evento).
Si por contrato está así reflejado, seremos los responsables de coordinar todos los transfers del
artista desde su llegada a la ciudad, desde recoger en el aeropuerto, los traslados al hotel, al
recinto del evento, etc.
Es muy importante respetar y cumplir los tiempos de montaje y pruebas, ya que vienen cerrados
desde la pre-producción y no se debe llegar el día del evento e ir con retrasos en el montaje por
parte del equipo técnico o del artista, que debe respetar los horarios de pruebas dentro de la
normalidad y tiempos estipulados en la hoja de ruta. En casos de fallos de materiales y otros
73
 incidentes, hay que calibrar según el tiempo que tenemos y lo que puede llevar arreglar las
complicaciones.

c. Fase de post-producción (post evento)

Una vez finalizado el evento, deberemos hacer todas las tareas inversas a las del montaje. Es decir,
procederemos al desmontaje de equipos y materiales utilizados. También es el momento de
encargarnos de los temas relacionados con la administración: pagos, informes finales, etc.
En esta fase se deben tomar en cuenta los siguientes puntos importantes.
a. Las actividades de seguimiento.
b. La aplicación de encuestas de satisfacción y reporte de resultados.
c. Se evalúan los estándares de calidad.
d. Evaluación de cronogramas, timings y check list.
e. Estado de cuentas y pagos a personal y pago de proveedores.
f. Devolución de equipos en arriendo o préstamo.
g. Reunión de evaluación con equipo de trabajo.
h. Elaboración del informe final del evento con los resultados obtenidos.
i. Agradecimientos a los que hicieron posible la realización del evento.

En definitiva, a la hora de planificar y producir un evento, tan importante es el contenido del

mismo, como la gestión de éste, que comprende un ciclo de actividades referentes a la
programación, financiación, producción y comunicación del evento que se desarrollan durante todo
el proceso de diseño y planificación, organización, celebración y seguimiento, así como el
desmontaje y cierre de un evento y que favorecen su éxito.

Glosario de Términos

BACKLINE: Instrumentos musicales que se usan en un concierto. Podemos

alquilarlo o puede aportarlo el propio artista.
BACKSTAGE: Llamamos así a la zona donde se sitúa la parte trasera del escenario.
BRIEFING: Documento escrito donde se recopilan los datos necesarios para la
comprensión y desarrollo de lo que pide el cliente.
CATERING: Servicio de suministro de comidas y bebidas en un evento.
CHECK-LIST: Lista para hacer comprobaciones sistemáticas de actividades o

74
 recursos con el objetivo de que no se olvide nada.
COLABORADOR: Entidad o entidades que ayudan en la financiación del evento.
COMISIONES DE TRABAJO: Son equipos de personas que contribuyen a cumplir los pasos del
evento sistematizadamente
CONFERENCIA: Reunión donde asisten varias personas que exponen sobre un
determinado asunto.
CONGRESO: Reunión o conferencia, generalmente periódica, donde los
miembros de un organismo se reúnen para debatir cuestiones de
diversa índole. Generalmente son asociativos, divulgativos o de
investigación.
COORDINADOR GENERAL: Es el responsable general del desarrollo del evento. Supervisa las
labores de las comisiones y es e enlace de éstas con la máxima
autoridad de la institución responsable del evento.
ENGAGEMENT DEL Todo evento debe involucrar a cada uno de los participantes de
EVENTO: modo que los mismos lo recuerden y se sientan parte de él. Esto es
el engagement; Lo que hace que el público se involucre, logre una
conexión con el evento, genere lealtad ante el mismo e incluso se
convierta en un promotor de él y la empresa o marca que lo
organiza.
FERIA: Exhibición de productos o servicios que concurren en un área
específica con el objetivo de promover las empresas.
HASHTAG: Se refiere los caracteres precedidos por el símbolo de la almohadilla
(#) que hace referencia al evento. Por ejemplo: Los premios Oscars
como #Oscars, etc.
HOSPITALIDAD: Servicios de acogida, bienvenida, información y familiarización que
se ofrecen a los visitantes que participan en una reunión. Estos
servicios son generalmente proporcionados por una DMC.
INFLUENCER: Persona que cuenta con cierta credibilidad sobre un tema concreto y
que tiene una gran presencia e influencia en las redes sociales.
MERCHANDISING: Objetos promocionales como camisetas, chapitas, lápices,
cuadernos, USB, flyers, etc.
ORGANIZADOR: Persona física y/o jurídica que emprende o produce un evento.
PERSONAL DE CARGA Y Es el personal de apoyo para realizar las tareas de la carga y
DESCARGA: descarga del material preciso para la producción.

75
PATROCINADOR: Entidad que financia básicamente el evento.
PANEL: Debate informal entre un grupo de pocas personas sobre un tema
determinado. Cuenta con un moderador y la participación activa de
los asistentes.
PLANO DEL EVENTO: Documento que muestra el espacio del salón de eventos designado
para la exposición. También muestra en detalle el espacio que
puede ocupar cada stand, el área de registro, las entradas y salidas,
etc.
PONENCIA: Discurso elaborado a solicitud específica sobre un tema.
PROTOCOLO: Conjunto de normas, costumbres y tradiciones mediante las cuales
se organiza cualquier acto, evento público, privado u oficial.
RIDER: Documento en el que se especifican las condiciones y
particularidades técnicas y de hospitalidad a un artista para realizar
adecuadamente su espectáculo.
RIGUER: Técnicos especialistas en alturas y encargados de calcular las cargas
para la sujeción de estructuras colgadas de elementos fijos para
volar equipos, etc.
SECRETARÍA TÉCNICA: Departamento de la organización de un evento que se encarga de
diferentes funciones y de las tareas necesarias para que se pueda
realizar un evento. Por ejemplo: coordinación de azafatas, contacto
con invitados, reserva y gestión de las sedes, control de
acreditaciones…
SITTING: Distribución de asientos. Plano o documento que muestra dónde
deben sentarse las personas durante un evento.
SHOWROOM: Sala de exposición o espacio donde se exponen novedades a los
asistentes. Suele ser el lugar para realizar el lanzamiento de un
producto.
SPONSOR: Colabora en la financiación pudiendo ser anunciante o colaborador.
STAFF: Personal que forma parte de la organización del evento
STAGE PLOT: Plano de escenario que normalmente va adjunto en el Rider.
STAND: Instalación dentro de un evento, para la exposición o venta de
productos o servicios.
TIMING: Cronograma en el que se indica con exactitud y detalles todo lo que
sucederá durante todas las fases del evento y el orden en el que se

76
 realizará.
TRANSFER: Traslado de los asistentes al evento, al hotel, etc.
WORKSHOP: Taller para profesionales de una mismo actividad o profesión.

Recurso Web Consultado:

https://www.innovtur.com/3-grandes-etapas-en-la-organizacion-de-un-evento-exitoso/
https://esaturservicios.com/60-terminos-relacionados-con-la-organizacion-de-eventos/
https://www.cesae.es/blog/como-organizar-un-evento-ideas-fases-y-recomendaciones-para-tener-exito

77
MÓDULO 4: DIRECCIÓN, MONTAJE, PRODUCCIÓN Y EVALUACIÓN DE UN EVENTO

Este módulo comprende los contenidos necesarios que le permitan al participante “Producir y montar
un evento corporativo o institucional dirigiendo aspectos operativos de las actividades programadas y
realizar una evaluación de pos-producción de acuerdo a pautas de trabajo, planificación y
requerimientos acordados con el cliente”.
Para ello, se espera que logre los siguientes aprendizajes:
 Reconocer aspectos generales de las etapas de montaje y producción de un evento de acuerdo a
programación y necesidades técnicas específicas.
 Aplicar técnicas de producción y montaje de eventos de acuerdo a necesidades técnicas y
programa de trabajo asociado.
 Realizar evaluación general del evento de acuerdo al programa de trabajo y planificación
acordada con el cliente

Introducción
La organización de eventos ha avanzado a pasos agigantados en los últimos años. De hecho, a día de
hoy no basta con tener controlado el diseño, la planificación y realización del acto, la reserva del
espacio, etc. Esta base de la organización de eventos ya no es suficiente para realizarlo con éxito.

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Antes de todo, tenemos que plantear tres fases para la organización de eventos, que nos ayudará a
tener un esquema mucho más objetivo de todo lo que abarca esta acción:

-Fase de preproducción o fase de antes del evento: Esta fase incluye todas las acciones de preparación
y planificación realizadas de cara al evento. Aspectos como, por ejemplo, la definición de objetivos que
queremos alcanzar, el briefing y la planificación del espacio.
-Fase de producción o desarrollo del evento: Una vez visitado el espacio y realizado el seguimiento del
montaje del evento, realizadas las gestiones con proveedores y elaborado el plan de trabajo con
ensayos y esté todo organizado, tendrá lugar el día del evento.
-Fase de postproducción: Una vez haya tenido lugar el evento, esta fase de postproducción incluye el
desmontaje, el análisis de los resultados objetivos con el evento, etc. Además, en esta etapa entra
también la valoración del evento por parte de los usuarios que han asistido y los objetivos marcados y
conseguidos.

A continuación, desglosamos más detalladamente cada una de las acciones realizadas en todas y cada
una de las fases en las que hemos organizado el evento.
Acciones de la fase de producción o desarrollo del evento.

Planificación y Ejecución del Evento

Todas las acciones y actividades que has planificado para el acontecimiento se hacen realidad. Antes
del día del evento te recomendamos que hagas un ensayo general para asegurar que todo sale como
habías planeado. También es recomendable tener una reunión con todos los involucrados para revisar
toda la coordinación del evento con los diferentes profesionales que intervendrán en la misma.
Una vez estructuradas las áreas que intervienen en la organización de eventos debemos señalar cuales
son las funciones que corresponden a cada una de las áreas. Estas funciones deben adaptarse a cada
tipo de evento específico en el caso que fuera necesario. Determinar las funciones de cada área
permite cuantificar el trabajo que se va a desarrollar y por lo tanto facilita dimensionar los equipos de
manera coherente.
En la organización de eventos es básico acertar en la dimensión de nuestro equipo para evitar grandes
desfases presupuestarios.
ÁREA TÉCNICA
1. Decide los parámetros básicos del programa Calendario
2. Decide el programa de actividades

79
3. Decide las normativas y reglamentos de competición.
4. Prepara presupuesto específico. Profesores Jueces / Anotadores / Cronometradores
5. Decide el equipo humano de su área Monitores / Técnicos deportivos / Animadores
6. Estructura orgánica de funcionamiento Responsabilidades Competencias
7. Define catálogo de puestos Tareas
8. Inscripciones
9. Previsión de trofeos
10. Previsión de material.
11. Confecciona resultados y clasificaciones.
12. Colabora en diseño de publicidad.
13. Organiza los comités técnicos Disciplina Reclamaciones
14. Define la normativa de funcionamiento.
15. Coordina montaje y desmontaje de equipamientos y materiales.
16. Colabora en el área de relaciones externas
17. Elabora la memoria
18. Define protocolos de seguridad para las actividades Pancartas Zona de salida Zona de meta Zona de
público Zona de seguridad
19. Decide lugar de ubicación de: Zona de premios
20. Diseña el soporte informático

AREA LOGISTICA
Se encarga de todas aquellas actividades inherentes a apoyo que da operatividad y hace posible la
ejecución del evento.

Área Logística

Alojamiento

Transporte

Alimentación

Servicios generales

80
 1. Decide el tipo de alojamiento. Distribución de habitaciones
2. Decide y contrata los medios de transporte.
3. Se ocupa de la alimentación Del evento (participantes) Del equipo técnico
4. Organiza la ubicación de vehículos.
5. Se ocupa de los permisos necesarios para ubicar el parque móvil en coordinación con policía
municipal, guardia civil, entre otros.
AREA JURIDICA
1. Supervisa y aprueba la normativa, la documentación. Elabora Reglamento Contratos Convenios.
2. Efectúa contrataciones de acuerdo a normativa vigente.
3. Solicitud de Permisos, licencias y seguros del evento Venta de bebidas Seguro accidentes
Seguro de R.C.
4. Atiende reclamos de área
AREA ECONÓMICO ADMINISTRATIVA
1. Compra de material
2. Pago de haberes.
3. Elaboración del presupuesto
4. Realiza la memoria económica.

5. Interviene en la elaboración de menús.

6. Coordina actuaciones con organismos de apoyo
7. Elabora documentación administrativa.
AREA DE COMUNICACIÓN Y MARKETING RELACIONES PUBLICAS Y PROTOCOLOS
Atiende las actividades que abarcan la promoción y difusión del evento.
Se encarga de las relaciones interinstitucionales que derivan de la ejecución del evento.
Todo lo relacionado con protocolo y asistencia a los participantes en el evento.
1. Relación con medios de comunicación.
2. Propone la cantidad de impactos en los medios.
3. Define la ornamentación y protocolos.
4. Define, diseña y elabora imagen corporativa.
5. Decide y elabora el merchandising Entradas Invitaciones Pases Credenciales.
6. Decide, diseña y elabora material impreso y papelería.

81
 7. Preparación de Comentarios / agradecimientos / Cuñas publicitarias / Premios / entrev.).
8. Decide y elabora los trofeos.
9. Prepara, coordina y dirige las ruedas de prensa.
10. Prepara difusión en RR.SS.

AREA DE INFRAESTRUCTURAS, MANTENIMIENTO Y SEGURIDAD

1. Soportes publicitarios Música Escenarios, requerimientos de equipos técnicos.
2. Sistemas de prevención Señalética.
3. Montaje, desmontaje, custodia y mantenimiento Maquinaria Unidades deportivas Accesos.
4. Servicio de limpieza Vestuarios.
5. Asegura las vías de salida según protocolos de evacuación.
6. Diseña protocolos de seguridad junto al área técnica.
7. Control de entrada de público.
8. Dispone el sistema de comunicaciones.
9. Coordina esfuerzos con cuerpos del estado y/o administraciones públicas.

Procedimientos más Importantes

• Procedimientos de emergencia.
• Procedimiento de actuación de los técnicos para el desarrollo de las actividades.
• Procedimiento de gestión de quejas.

PLANO DEL EVENTO

El diseño del plano de un evento de ocio es fundamental para:
• Ofrecer una visión global. Facilitar el trabajo de los diferentes departamentos implicados en la
planificación y ejecución del proyecto. (Seguridad, montaje, equipos, proveedores, manutención,
patrocinadores, animadores, etc.)
• Facilitar la delegación de tareas.
• Herramienta eficaz para el control.
• Facilita las modificaciones y/o adaptaciones.
• Es una herramienta de marketing.
• Define espacios y evita conflictos.

82
¿QUÉ DEBE APARECER?
• Mapa de circulaciones.
• Actividades y organización de filas de espera.
• Zonas de acceso.
• Salidas de emergencia
• Plano de evacuación.
• Servicios sanitarios.
• Área de desarrollo del evento. (Actividades, área VIP, etc.)
• Zonas de alimentación.
Guion para desarrollar un proyecto de ocio.
• Justificación del proyecto.
• Análisis interno.
• Análisis de los destinatarios y definición del target.
• Objetivos.
• Propuesta de actividades.
• Equipo técnico.
• Presupuesto.
• Oferta de servicios complementarios.
• Gestión posterior al proyecto: dossier de prensa, agradecimientos, regalos.
• Aplicación tecnológicas al proyecto.
Aspectos importantes a tener en cuenta para la presentación de proyectos
• Imagen personal acorde con la situación.
• Soporte informático para defender el proyecto, acompañado de copias en papel para que los
compradores puedan seguir la presentación.
• Debemos transmitir la información de tal manera que hagamos del proyecto una necesidad para el
comprador.
• Procurar no estar en inferioridad respecto a los compradores o al menos ir acompañado por otra
persona.
• Las presentaciones no deben exceder nunca de 15’ – 20’ y posteriormente se realizará una rueda de
preguntas.
• Intentar presentar siempre algo más caro y complejo de lo que el cliente espera comprar.

83
La Evaluación de Eventos
La evaluación: Comparación cualitativa y cuantitativa entre lo programado, lo ejecutado y lo
alcanzado.
Para tener la certeza de que el programa ha dado los resultados previstos será necesario hacer una
evaluación determinando correctamente los parámetros y demás criterios que prevalecerán para
estimar los porcentajes en cuanto al rendimiento de lo planeado.

Conocer las oportunidades y los

puntos fuertes del Comité
Organizador y de la organización e
Identificar en forma específica aquellas
general y detectar las debilidades
áreas de la organización que presentan
que se deben corregir.
niveles críticos y que seguramente están
afectando directamente la consecución
de los objetivos generales marcados por
Proyectar una revisión general de
el comité organizador.
todas las actividades y sus
interrelaciones, lo que permite
definir las areas críticas que afectan
el desarrollo exitoso de los eventos.

Los Factores Principales a Evaluar

 Si se alcanzó el objetivo general del evento.
 Si las estrategias planificadas y diseñadas funcionaron.
 Si los programas se cumplieron en su totalidad y con el nivel de calidad.
84
  Si los resultados obtenidos eran los esperados.

Indicadores
 Participantes versus asistencia real.
 Expositores esperados versus expositores inscritos.
 Cuotas presupuestadas v/s cuotas cobradas.
 Iniciación en horario programado v/s retrasos.
 Gastos esperados v/s gastos reales.
 Ingresos presupuestados v/s ingresos reales.
 Utilidades presupuestadas v/s utilidades reales.
 Participantes satisfechos v/s participantes insatisfechos.
También es necesario evaluar al Coordinador General del equipo y a sus colaboradores.
En el caso de las empresas (clientes), se debe considerar que la evaluación debe ser un proceso a
corto, mediano y largo plazo ya que algunos beneficios se materializan de inmediato, pero hay otros
que necesitan algunos meses para que maduren, por lo que se debe medir lo que la empresa ha
logrado como resultado de la participación en diferentes tiempos.
Un aspecto importante en la evaluación será el referente al costo-beneficio obtenido, por lo que hay
que buscar que los gastos que se lleven a cabo resulten con réditos.
Sin embargo, muchas veces los resultados de una exposición o feria comercial no son fáciles de
cuantificar y no por eso deja de tener éxito.

Recurso Web Consultado:

https://es.slideshare.net/carolinacely/evaluacion-de-eventos

85
MÓDULO 5: EVALUACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA DE UN EVENTO

Este módulo comprende los contenidos necesarios que le permitan al participante “Realizar evaluación
técnica y económica de un evento, mediante informe técnico de evaluación, considerando la
planificación técnica y económica de lo ejecutado”.
Para ello, se espera que el participante logre los siguientes aprendizajes:
 Realizar evaluación técnica y económica del evento, de acuerdo a planificación.
 Elaborar informe de la evaluación técnica y económica del evento, de acuerdo a los criterios de
evaluación correspondientes.

Introducción

La medición de resultados y el ROI son temas que resultan un tanto confusos aún; por esta razón,
comparto contigo algunos de los factores que resultan medibles y cómo lograrlo:

ROI DE UN EVENTO:
Para ello se debe conocer cómo obtener el retorno de inversión (ROI en sus siglas en inglés), un dato
que, objetivamente, puede indicar si ha ido bien o mal.

El primer paso es revisar si logramos lo que se propuso en los objetivos generales y específicos del
evento. Por ejemplo; motivar, vender, informar, lanzar consignas, formar, unir, impresionar, agasajar,
diferenciarnos, divertir, ser noticia, etc.
Al finalizar un evento el organizador o los organizadores deben verificar algunos puntos clave,
dependiendo de la naturaleza del evento:
 Puntualidad al inicio.
 Material de apoyo.
 Ambientación del salón.
 Selección de las comidas.
 Cumplimiento del programa propuesto en el material promocional del evento.
 Presencia del personal de soporte de la empresa y nivel de atenciones por parte de éste.
 Presencia en medios de comunicación y redes sociales, etc.
 Cronograma planificado v/s retrasos.
 Costos presupuestados v/s costos reales.

86
Los Factores Principales a Evaluar

 Si se alcanzó el objetivo general del evento.

 Si las estrategias planificadas y diseñadas funcionaron.
 Si los programas se cumplieron en su totalidad y con el nivel de calidad.
 Si los resultados obtenidos eran los esperados.

Factores Principales
para Evaluar

Si se alcanza el objetivo
general.

Si las estrategias planificadas y

diseñadas funcionaron.

Si los programas se cumplieron

en su totalidad y con qué nivel
de calidad.

Si los resultados obtenidos

eran los esperados.
87
Indicadores

 Participantes versus asistencia real.

 Expositores esperados versus expositores inscritos.
 Cuotas presupuestadas v/s cuotas cobradas.
 Iniciación en horario programado v/s retrasos.
 Gastos esperados v/s gastos reales.
 Ingresos presupuestados v/s ingresos reales.
 Utilidades presupuestadas v/s utilidades reales.
 Participantes satisfechos v/s participantes insatisfechos.

También es necesario evaluar al Coordinador General del equipo y a sus colaboradores.

En el caso de las empresas (clientes), se debe considerar que la evaluación debe ser un proceso a
corto, mediano y largo plazo ya que algunos beneficios se materializan de inmediato, pero hay otros
que necesitan algunos meses para que maduren, por lo que se debe medir lo que la empresa ha
logrado como resultado de la participación en diferentes tiempos.

Un aspecto importante en la evaluación será el referente al costo-beneficio obtenido, por lo que hay
que buscar que los gastos que se lleven a cabo resulten con réditos.

Sin embargo, muchas veces los resultados de una exposición o feria comercial no son fáciles de
cuantificar y no por eso deja de tener éxito.

Por qué necesitamos medir el ROI del Evento

Aunque parezca obvio, hay algunos beneficios ocultos de evaluar el impacto de tu evento:

1. Mejora el proceso de planeación:

La razón #1 para medir el ROI del evento radica en calcular la diferencia entre lo que se gastó y lo que
se recibió. No obstante, los resultados son importantes para mejorar los eventos en el futuro. Dado
que nuestro trabajo está basado en prueba y error, los números del ROI son excelentes indicadores de
lo que se hizo mal y de cómo se debería afrontar el proceso de planeación la próxima vez.

88
 2. Reduce los costos para tu próximo evento:

Cuando se mide el ROI del evento, se descubrirá que algunos costos o inversiones pueden ser
eliminados. Si algo no funciona (es decir, no hay retorno a la inversión, o el ROI es negativo), querrás
excluirlo ya que no hay rentabilidad. Indicadores sobre el ROI le ayudarán a predecir mejor el futuro y
evitar desperdicio de dinero (o esfuerzo, tiempo, recursos humanos, etc.).

3. Maximiza el valor de tu evento

Cuando mide el ROI del evento, puede usar la información para generar más valor. Por ejemplo, puede
usar la información adquirida para incrementar el impacto de sus campañas de marketing posteriores.

¿Qué es lo que quiere medir?

No hay escasez de elementos a medir. Pero, habrá una tendencia a enfocarse en criterios como las
entradas vendidas o el nivel de interacción en redes sociales. Cierto, estos indicadores son importantes
para mapear el valor que su evento genera. Sin embargo, estos indicadores se encuentran fuera de
contexto y sin significado si no sabe exactamente lo que desea medir. Además, cuando buscas una
medida general del ROI, puede que ignores datos relevantes.

Aquí encontrará algunos ejemplos de lo que puedes medir para refinar la estrategia que tomará en
función de sus métricas:

Utilidad Financiera

La razón más común por la que se quiere medir el ROI de un evento es para determinar las ganancias
En este caso, necesita ir tras los indicadores numéricos y evaluar la totalidad del dinero que ha ganado.
Asegúrese de distinguir claramente el ingreso total de la ganancia real.

Ingreso total – gastos = ganancia real

El ingreso total se refiere al dinero que recibe después del evento. La ganancia real, en contraste, es lo
que percibe realmente en su bolsillo (o el de tu compañía), una vez que sustrae las inversiones
efectuadas para planear y ejecutar el evento.

89
Nivel de Visibilidad de Marca

Cuando intentamos cuantificar el número de likes en redes sociales, hashtags usados, o contenido
publicado, nuestra intención es comprender el nivel de visibilidad producido mediante el evento. En
este caso, puede centrarse en indicadores de redes sociales: el número de clicks y de reacciones.

Ingreso por Ventas

¿Te interesa averiguar cómo creció tu canal de ventas luego del evento? Evalúa el número de negocios
cerrados. Enfocándose en este ítem, podrá emitir un juicio sobre el efecto de marketing de su evento.
Aún mejor, le será posible concebir un evento futuro con un mejor resultado de ventas.

Cómo Medir el ROI del Evento (método de las 5D)

Paso 1. Determina los Conceptos que Quieres Medir

Es importante entender exactamente qué desea evaluar. ¿Es la utilidad financiera? ¿O se centra más
bien en constatar el impacto educacional que tuvo su evento? Dependiendo de la respuesta, le será
posible concebir una hoja de ruta para una medición eficiente del ROI, suficiente para medir el impacto
que tu evento tuvo en términos de ingreso e influencia.

Paso 2. Define los Indicadores de Medición

Una vez has determinado los conceptos que quieres analizar, debe escribir los criterios que le ayudarán
a medir el ROI del evento. Siempre hay espacio para la creatividad y agregar indicadores que no todo el
tiempo son evidentes.

Por ejemplo, puedes evaluar el ROI verificando el número de nuevos suscriptores de blog luego de una
campaña de mailing. Así mismo, puede verificar cuántas negociaciones de ventas recurrentes realiza su
departamento de mercadeo. No te limites a los indicadores obvios. Ve tras los pequeños granos de
información que tienen el potencial de redefinir tu siguiente campaña de marketing o tu enfoque de
planeación.

90
Paso 3. Trace una distinción clara entre indicadores emocionales y objetivos

No puede estar completamente seguro de qué tan relevante es la información para medir el ROI. Es
obvio que los indicadores objetivos son de lectura más fácil. Basta con interpretar los números y
decidir cuáles tasas o porcentajes determinarán su éxito. Con indicadores emocionales, en cambio,
debes ser cuidadoso, pues pueden ser extremadamente vagos.

Por esto es aconsejable diseñar una escala única para descifrar los indicadores emocionales. Por
ejemplo, puede concentrarse en definir cómo sus asistentes se sintieron con la experiencia de marca.
¿Participaron activamente durante la dinámica? ¿Expresaron su satisfacción a través de redes sociales?
Al contestar estas preguntas, determinará un perfil aproximado de los sentimientos de tu audiencia y
cómo optimizarlo.

Paso 4. Digitaliza el Proceso en su Totalidad

Cuando sabemos exactamente qué desea medir y a qué indicadores está prestando atención, es
aconsejable automatizar el proceso.

Al digitalizar la medición del ROI, ahorrarás tiempo y evitarás el error humano que puede distorsionar
la información.

Paso 5. Dedique Tiempo al Análisis de Calidad

Los números son indicadores claros para entender su nivel de éxito. No obstante, una inmersión
profunda es necesaria. Esto es aún más cierto para los indicadores emocionales. Por ejemplo, si
pretende mapear el estado emocional de su audiencia, una opción es realizar entrevistas cualitativas
con algunos invitados para conocer sus impresiones y comentarios en torno al evento.

Hay múltiples formas para medir el ROI del evento. Desde evaluar el engagement hasta el cálculo de la
ganancia real, siempre puede medir el impacto y el éxito de su evento. De todas formas, es importante
tener presente que el análisis de los resultados del evento exige tener una estrategia bien definida. Sin
embargo, antes de iniciar el proceso de evaluación del ROI, siempre es necesario preguntarse cuáles
son sus intenciones y qué desea hacer luego con la información obtenida.

91
Metodología para Medir Satisfacción de Eventos

La metodología más usada para medir satisfacción de los eventos son las encuestas cortas al finalizar
los eventos.

Pide opinión sobre aspectos importantes del evento. A modo de ejemplo:

 Si es conferencia evalúa la calidad de los ponencistas y sus conferencias: nivel de conocimiento

del tema, interés del mismo, capacidad comunicativa, respeto de tiempo, trato con el público,
etc.
 La adecuación del salón del evento: tamaño, comodidad de los asientos, espacio disponible,
temperatura, iluminación, posición y tamaño de la pantalla de proyección, forma del escenario,
calidad de los equipos de proyección y audio, etc.
 Facilidades para los asistentes: enchufes, WIFI, notebooks con conexión a internet, bebidas,
refrigerios, estacionamientos, alojamiento, etc.
 Cuestiones organizativas: Publicidad del evento en diversos medios, facilidad de inscripción,
información disponible al asistente durante el evento, cumplimiento de horarios, resolución de
incidentes y fallos, etc.

Algunos consejos para llevar a cabo una encuesta de retroalimentación son:

92
El tiempo es importante: Una vez que el evento ha concluido, no debes esperar mucho tiempo. Tan
pronto como este termine pregunta a los asistentes cómo se sintieron, ya que la experiencia sigue
siendo reciente para ellos.

Puedes enviar las encuestas por correo electrónico con algún tipo de agradecimiento o incluso pedirles
que respondan al salir del evento para recopilar los datos que serían más precisos.

Usa imágenes y videos: La mayoría de los asistentes prefieren retirarse antes que sentarse y responder
a múltiples preguntas. Por lo tanto, mantener la encuesta pequeña y agregar imágenes atractivas te
dará una buena tasa de respuesta de tu audiencia.

Evaluar a los oradores/instructores: Una vez finalizado el evento, es posible que los asistentes sólo
recuerden a los oradores que les gustaron. Por lo tanto, si evalúas a todos los oradores, los asistentes
pueden sugerir qué orador les gustó y por qué. Utilizando estos datos, se pueden elegir a los mejores
expositores de acuerdo con el interés de la audiencia, lo que puede asegurar una gran afluencia del
público.

Encuesta móvil optimizada: Los asistentes generalmente tienden a salir inmediatamente. En estos
casos, para que no te resulte difícil conseguir que la audiencia responda a las encuestas de forma
inmediata, adapta tus encuestas para dispositivos móviles.

En el mundo actual, la persona promedio utiliza un teléfono móvil continuamente. Si los cuestionarios
para evaluación de eventos se envían por correo electrónico, deben ser optimizados para que el
asistente pueda responder dondequiera que se encuentre.

Diseño atractivo de la encuesta: Es importante que el diseño sea atractivo para mantener la
consistencia de la marca en sus mentes, incluso después del evento con el propósito de crear una
impresión duradera.

Agradece a tus encuestados: Es extremadamente importante tener una página de agradecimiento al

final de tu encuesta, ya que el participante ha hecho todo lo posible por dedicarte un poco de tiempo.
Además, para mantener el evento fresco en sus mentes y crear una impresión duradera, puedes añadir
enlaces a artículos interesantes de los oradores o añadir fotografías tomadas en el evento.

93
Promueve tu próximo evento: Los cuestionarios para evaluación de eventos pueden funcionar como
un activo promocional. Idealmente utilizarlo para mencionar al final su próximo evento y obtener una
idea aproximada de cuántas personas asistirán, así como lo que esperan de él.

Importancia de la Realización de Informes

Si se incorpora instrumentos y herramientas de medición de resultados, a cada evento corporativo y

social, de su impacto positivo y negativo, a corto, mediano y largo plazo y se entrega en un informe a
todo ejecutivo que lleve adelante un evento, se le estará mostrando que lo que hizo fue una inversión
y no un gasto.

Este informe debe ser breve, específico, exacto, lenguaje claro e ilustrado.

Recurso Web Consultado:

https://es.slideshare.net/carolinacely/evaluacion-de-eventos

https://www.slideshare.net/apbatllel/cmo-evaluar-un-evento

94
MÓDULO 6: INGLÉS TÉCNICO BÁSICO

Este módulo comprende los contenidos necesarios que le permitan al participante “Establecer un
diálogo en inglés a nivel conversacional técnico básico con el cliente, de acuerdo a protocolos de
atención y requerimientos en los subsectores definidos”.
Para ello, se espera que el participante logre los siguientes aprendizajes:
 Identificar mensajes orales en inglés según estándares establecidos y requerimientos en los
subsectores definidos.
 Entregar información de orientación al cliente en idioma inglés, según requerimientos, contexto
profesional y protocolos de atención

BASIC WORDS AND CONCEPTS OF ENGLISH TO BUILD SENTENCES

Categories
1. Pronouns
Personal:
I ---------- Yo
You ---------- tú, usted, ustedes
He ---------- Él
She ---------- Ella
It ---------- (Ø), eso, esto, ello.
We ---------- Nosotros, as
They ---------- (Ø), ellos, ellas.

Objective (always after verbs): me, you, him, her, it, us, them.
Reflexive: myself, yourself, himself, herself, itself, ourselves, yourselves, themselves.
Possessive: mine, yours, his, hers, its, ours, theirs.

2. Nouns: Names of things or people (nombres de cosas o personas)

95
2a. Common nouns
desk: escritorio
chair: silla
man: hombre
interview: entrevista

2b. Propernouns
Claudia, Robert, Guadalupe, etc.

3. Adjectives: Words to describe

Qualifying and classifying:
Fast, high, fat, short
dead, second, married

4. Deteminers
Possessive:
My, your, his, her, its, our, their
Articles:
Indefinite: a, an
Definite: the
Demonstrative: this, these, that, those.
Quantifiers: many, some, any, little, several, all, etc.

5. Prepositions:
Time
In (the morning, the afternoon, the evening), 1997.
On the weekend, Monday, Tuesday, etc., vacation, a trip, a leave.
at: 9 o’clock, night, the moment.

96
Before
After
Until
From… to
Since

Place
In: a house, in a room, in a country (in Chile), in a city (in Santiago), in a continent (in Europe), in a car.
On: Surfaces: the table, the wall.
Transportation: on a bus, a train, a boat, a plane, a bicycle, a motorcycle, on a truck, etc.
On a street
At (open or public places): the station, the mall, a restaurant, etc.

97
THE ALPHABET

98
THE NUMBERS

99
100
VERBO TO BE
PRESENT FORMS:

AFFIRMATIVE CASE
(I) am : Yo soy ⁄ Yo estoy
(You) are : Tú eres ⁄ tú estás
Ustedes son ⁄ Ustedes están
(He) is : Él es ⁄ Él está
(She) is : Ella es ⁄ Ella está
(It) is : Ø, eso, esto es ⁄ Ø, eso, esto está
We are : Nosotr(os,as) somos ⁄ Nosotr(os,as) estamos
They are : Ell(os,as) son ⁄ Ell(os,as) están
Example: They are my friends. – Ellas/ellos son mis amigas (os).

NEGATIVE CASE
(I) am not :Yo no soy ⁄ Yo no estoy

101
(You) are not : Tú no eres ⁄ tú no estás
Ustedes no son ⁄ Ustedes no están
(He) is not : Él no es ⁄ Él no está
(She) is not : Ella no es ⁄ Ella no está
(It) is not : Ø, eso, esto no es ⁄ Ø, eso, esto no está
We are not : Nosotr(os,as) no somos ⁄ Nosotr(os,as) no estamos
They are not : Ell(os,as) no son ⁄ Ell(os,as) no están

Example: They are not my friends. – Ellos son mis amigos.

It is not raining – No está lloviendo.

INTERROGATIVE CASE
Am (I)…? :¿Soy yo…? ⁄¿estoy yo…
Are (You)…? : ¿Eres tú…?⁄ ¿Estás tú…?
: ¿Son ustedes…? ⁄ ¿Están Ustedes…?
Is (He)…? :¿Es él…? ⁄ ¿Está él…?
Is (She)…? : ¿Es ella…? ⁄ ¿Está ella…?
Is (It)…? : ¿Es Ø, eso, esto…? ⁄ ¿Está Ø, eso, esto…?

Are We…? :¿Somos nosotr(os,as)…? ⁄ ¿Estamos nosotr(os,as)…?

Are They…? :¿Son ell(os,as) ⁄ ¿Están ell(os,as)…?

Example: Are they your friends? – ¿Son ellas (os) tus amigas (os)?
Is it raining?– ¿Está lloviendo?

102
EVERYDAY ACTIVITIES VERBS

work – live – like – sleep – eat – drink – go – come – buy – travel – walk – run – play
– keep – get – start – finish – watch – wash – drive – ride – write – send – stay – have
– cook – take – stop – see – leave – talk – do – make

103
GRAMATICAL PRESENTE SIMPLE: ACTIVIDADES RUTINARIAS
(Present simple tense: routine and permanent activities)

Affirmative
I work in an office every day.- Trabajo en una oficina todos los días.
He ⁄She works in an office on weekends. - El ⁄ Ella trabaja en una oficina los fines de semana.
They work in a factory. – Ellos trabajan en una fábrica.

Negative
I don’t work in an office every day. – No trabajo en una oficina todos los días.
He ⁄She doesn’t work in an office on weekends . - El ⁄ Ella no trabaja en una oficina los fines de
semana.
They don’ twork in a factory. – Ellos no trabajan en una fábrica.

Interrogative
Do you work in an office every day? - ¿Trabajas en una oficina todos los días?
Does he ⁄she work in an office on weekends? - El ⁄ ¿Trabaja él ⁄ ella en una oficina los fines de semana?
Do They work in a factory?– ¿Trabajan ellos en una fábrica?

104
PRESENTE CONTINUO (PRESENT CONTINUOUS): ACTIVIDADES TEMPORALES

 Affirmative: Subject + Verb to be + V-ing. (gerundio)

He is eating a sandwich. – Él está comiendo un sandwich.

 Negative: Subject + Verb to be + not + V-ing.

He ins’t eating a sandwich. – Él no está comiendo un sándwich.

 Interrogative: Verb to be + Subject + V-ing.

Is he eating a sandwich? - ¿Está él comiendo un sandwich?

105
PASADO SIMPLE (PAST SIMPLE)
Affirmative: subject + verb-ed
We cooked a Delicious dinner last night. – Cocinamos una deliciosa cena anoche.
We gived a party. Organizar una fiesta.

Negative: subject + didn’t (did not) + verb

We didn’t cook a delicious dinner last night. – No cocinamos una deliciosa cena anoche.

Interrogative: Did + subject + verb?

Did you cook a delicious dinner last night? - ¿Cocinaron ustedes una deliciosa cena anoche?

106
FUTURO SIMPLE - FUTURE SIMPLE (WILL - PREDICTIVE FUTURE)

Affirmative: subject + WILL + verb

Jenny Will travel abroad after university. – Jenny viajará al extranjero después de la universidad.

Negative: subject + WILL-not (won’t) + verb

Jenny won’t travel abroad after university. – Jenny no viajará al extranjero después de la universidad.

Interrogative: WILL + subject + verb

Will Jenny travel abroad after university? – ¿Viajará Jenny al extranjero después de la universidad?

107
FUTURO BE GOING TO – GOING TO FUTURE

Affirmative: subject + be + going to + verb

Michael is going to play tennis tomorrow. – Michael va a jugar tenis mañana.

Negative: subject + be-not + going to + verb

Michael isn’t going to play tennis tomorrow. – Michael no va a jugar tenis mañana.

Interrogative: be + subject + going to + verb

Is Michael going to play tenis tomorrow? - ¿Va Michael a jugar tenis mañana?

108
PRESENT PERFECT

Past participle:
Regular verbs: Verb-ed
Irregular verbs: check irregular verblist

Affirmative: subject + have ⁄ has + past participle

Paul has driven for 8 hours – Paul ha manejado por 8 horas.

Negative: subject + have ⁄ has-not + past participle

Paul hasn’t driven a truck. – Paul no ha manejado un camión.

Interrogative:have ⁄ has + subject + past participle

Has Paul driven a truck? – ¿Ha manejado Paul un camión?

109
 LIST OF IRREGULAR VERBS

INFINITIVE PAST TENSE PAST PARTICIPLE SPANISH

Be was/were been ser/estar
Become become became convertirse
Begin began begun comenzar
Bite bit bitten morder
Break broke broken quebrar
Bring brought brought traer
Build built built construir
Burn burned/burnt burned/burnt quemar, arder
Buy bought bought comprar
Catch caught caught atrapar
Choose chose chosen elegir
Come came come venir, llegar
Cost cost cost costar
Cut cut cut cortar
Do did done hacer
Dream dreamed/dreamt dreamed/dreamt soñar
Drink drank drunk beber
Drive drove driven conducir
Eat ate eaten comer
Fall fell fallen caer
Feed fed fed alimentar
Feel felt felt sentir
Find found found encontrar
Fight fought fought pelear
Fly flew flown volar
110
Forgive forgave forgiven perdonar
Get got gotten obtener
Give gave given dar
Go went gone ir
Grow grew grown crecer, cultivar
Have had had tener, haber
Hear Heard Heard oir
Hide hid hidden esconder(se)
Hit hit hit golpear
Hurt hurt hurt herir(se)
Keep kept kept guardar
Know knew known saber, conocer
Learn learnt learnt aprender
Leave left left irse, abandonar
Lend lent lent prestar
Let let let permitir
Lie laid laid yacer
Lose lost lost perder
Make made made hacer
Mean meant meant quererdecir
Meet met met reunirse, conocer
Pay paid paid pagar
Put put put poner
Read /ri:d/ read /red/ read /red/ leer
Ride rid ridden montar

111
GREETINGS

SAYING HELLO ADDINGS

Hi. How are you?

Hello. How are you going on?

Good morning. How are you getting along?

Good afternoon. What´s new?

Good evening. What´s new?

Good morning, Mr. Sato.

Hello, Mrs. Rivera.

ANSWERS

Fine thanks

Very well thanks

I´m fine thanks

Nothing in particular

Not so bad

It could be worse

It couldn´t be better

112
SAYING GOOD-BYE
Bye. Have a good time

Bye-bye. Enjoy yourself

Good-bye. Have a nice day. I´ll be seeing you

See you later Thanks, the same to you

See you tomorrow. Thanks, you too.

Good night.

Good-bye, Miss Chen.

Good night, Ms Bowen.

Have a good day

113
TWO PEOPLE MEET FOR THE FIRST TIME

Ruth: I was wondering if I can sit with you in this quiet restaurant as this silence is killing me.
Julie: Yes. You can.
Ruth: Thank you. I am Ruth. It’s nice to meet you.

114
Julie: I am Julie.
Ruth: So where are you from?
Julie: I am from London. I’m studying media studies at NYU in the US. Where are you from?
Ruth: Well, I am from New York. I am a paleontologist and working in a museum here.
Julie: Okay. I see. Do you get often bored at silent places?
Ruth: Not all the time. I actually enjoy spending time alone.
Julie: So you are alone but not lonely. Am I right?
Ruth: Yes. You can say that.

DATES AND HOURS

EXPRESSIONS TO LEARN:

 What time is it?

 What day is today?
 When is the concert?
 What time do you...?

We use AT for the time of the day.

At 5 o’clock At 11:45 At midnight At sunset
At lunchtime At night At the weekend At Christmas
At the moment At the same time At present At Easter

We use ON for dates and days.

On Sunday(s) On New year’s Day On 22 November
On Christmas day On my birthday On March 22

We use IN for longer periods, for example, months, years, seasons.

In April/June In 1987 In the 1970’s In the Middle Ages

115
 In the past In the future In the 18th Century
In the morning In the afternoon In the evening In 5 minutes
In a few days In six days In two years
In a week In Summer

WHAT ARE YOU DOING IN AUSTRALIA?

Deborah: Hello?

John: Hi, Deborah! This is John. I'm calling from

Australia.

Deborah: What are you doing in Australia?

John: I'm attending a conference in Sydney this

week. Remember?

Deborah: Oh, right. What time is it there?

John: It's 10:00 P.M. And it's four o'clock in Los

Angeles, right?

Deborah: Yes - four o'clock in the morning.

John: 4:00 A.M.? I'm really sorry.

Deborah: That's OK. I'm awake now.

116
PRICES

TO ASK PRICES:

HOW MUCH + IS / ARE + PRONOUN / NOUN

Examples:
How much is that car?
How much are those jeans?

TO GIVE PRICES:

IT IS / THEY ARE + THE AMOUNT

Examples:
It is $2,000. They are $4,545.

117
 Where can you buy these things?

You can buy books You can buy a fish You can buy carrots You can buy stamps
at a bookstore dinner at a restaurant at a supermarket at a post office

You can buy You can buy

You can buy gasoline You can buy aspirin
a television at a magazine
at a gas station at a drugstore
a department store at a newsstand

118
GIVING DIRECTIONS

EXPRESSIONS TO LEARN:

 Is it far? No, not far / Not really

 About ten minutes’ walk/on foot
 Turn left / right
 Walk down / walk up...
 On the corner / on the left / on the right
 Go straight on at the crossroads
 By car / by bus / by train / by plane / by air / on foot
 Go straight on...
 Continue straight on...
 For ten blocks
 ...to 50th Street.

119
GRAMMAR BOX: PREPOSITIONS OF PLACE

in on under

next to behind in front of

There is a payphone ON Libertad Avenue.

The hotel you are looking for is BETWEEN four and five north.
Do you live NEAR the beach?
That shop is BEHIND the supermarket.
There is nothing IN FRONT OF that house.
I’m staying at a little hotel just ACROSS FROM a big park.
The gas station is ON THE CORNER OF Washington and Second.
The parking lot is NEXT TO the hotel.

120
OBTAINING INFORMATION

Expressions to learn:

 How do I get to the airport from here?

 Could you tell me the time, please?
 (I wonder if you) could you tell me what time do the shops close here?
 Go down this street, turn right, and take number 4 bus, gets off at the next bus stop.
 Excuse me sir, can you give me some information?
 What line of work are you in?
 How long have you worked there?

121
122
EXPRESSIONS TO LEARN:

 How do I get to...? = How can I go to...?

 on the right
 on the left
 right across from... = exactly opposite to...
 across from = opposite to
 What about...? = What do you think about...?
 It's right behind you = It's exactly behind you
 turn around
 look up

Recurso Web Consultado:

https://whatsup.es/blog/manual-de-ingles-para-internet-y-redes-sociales
http://curso-gratis-ingles.euroresidentes.com/2013/12/vocabulario-ingles-internet-email-redes-sociales.html
https://miguelangeltrabado.es/diccionario-marketing-digital-redes-sociales/
https://www.aprendemasingles.com/vocabulario-hosteleria-ingles/6YM_04
https://www.google.com/search?q=the+verb+to+be&rlz=1C1CHBH_esCL710CL710&source=lnms&tbm=isch&sa=
X&ved=0ahUKEwiR8Ln87a3jAhXhLLkGHcVhANQQ_AUIECgB&biw=1280&bih=618#imgrc=FYDBD-T5Iv4TiM:
http://www.saberingles.com.ar/lists/tourism.html

123
MÓDULO 7
NOCIONES DE INGLÉS COMUNICATIVO APLICADO A SITUACIONES LABORALES

El presente módulo comprende los contenidos necesarios que le permitan al participante “Comunicar
oralmente a nivel elemental de dificultad en contextos laborales y sociales, léxico y estructuras de ese
mismo nivel como asimismo palabras aisladas que por sí sola permitan una comunicación de ideas y
conceptos”.
Para ello, se espera que el participante logre los siguientes aprendizajes:
 Establecer una conversación básica en inglés, e interactúa respondiendo a requerimientos e
intercambio de información, relacionados con su desempeño laboral.
 Utilizar el idioma inglés para comunicarse en relación al proceso de elaboración y de compra-
venta de productos y servicios
 Leer textos básicos en idioma inglés relacionados con sus actividades y funciones laborales y
explica el contenido de estos es el mismo idioma.
 Redactar y escribe textos en idioma inglés, en relación con información de sus funciones en el
ámbito laboral
 Establecer conversación en inglés en un contexto laboral, interactuando con personas que se
expresan en ese idioma.
 Contestar telefónicamente en inglés, temas relacionados con invitaciones, mensajes y
situaciones laborales.

124
Introducción

MONTHS OF THE YEAR

January February

March April

May June

July August

September October

November December

TIME EXPRESSIONS

in the morning
in the afternoon
in the evening
in June
in the summer

on Monday morning

on Mondays

on July 15th

on the 15th (of July)

on weekdays

on weekends

125
126
WE HAD A GREAT TIME

USEFUL EXPRESSIONS

 to go out
 movie (US) = cinema (UK)
 last Saturday =/= next Saturday
 of course
 5anything else?
 to have fun = to have a great time

ASKING ABOUT POSSESSION

USEFUL EXPRESSIONS
- Do you have any luggage?
- Oh, yes, here´s my bag. / Here are my bags.
- Where´s your luggage?
- I don´t have any luggage.

ASKING IF SOMEONE ENJOYED HIMSELF/SOMETHING

Did you have a good time here?

Oh yes, I did.
Did you have fun? - I sure did.
Did you enjoy yourself? - You bet
Did you enjoy the food / drink(s), etc? - ___ Oh, yes, I enjoyed it/them big time.

ASKING ABOUT METHOD OF PAYMENT

Will you pay cash or credit?

Cash. I don't have my credit cards here. (
How are you going to pay?
May I pay by check? / Do you accept checks?
127
Sure/No, I'm sorry. Just cash and credit.
USEFUL EXPRESSIONS RELATING TO ORGANIZE EVENTS

 If you want to organize an event in Brussels... Contact us!

 If you would like to organize an event in the UK, be it a meeting, conference, exhibition or
incentive, Visit Britain can help.
 The groups that reserve a meeting room to host an event will enjoy special rates for our
distinguished Anssora Spa & Health Club.
 If you need to organize an event or service and you are short of time...
 The average cost of organising an event varies quite significantly depending on the size,
target audience, equipment and duration mainly.
 See our Available Facilities section if you would like to host an event at one of our locations.
 This kind of promotional support is very suitable when you organize a special event.
 Are you an organizer-how about helping organize a school event?
 If you want to organise an event, please fill in the organiser's event form below and send
your proposal as soon as possible.
 The deadline for submissions of requests for the organization of events was 30 April 2019.
 The committee meets monthly to organise events for young members of the union.
 A planning guide and special certificates are available to help you organize your event.
 Generally, the sponsoring club will help organize the event.
 His friend, 24-year-old Michael Marandink, was one of the volunteers who helped set up the
event.
 We offer a totally innovative project based in the Concept of the Integral Organization of
Events.
 Master's in Organization, Direction and Event Management.
 Always with the professional manner given by high training in the integral organization of all
kinds of events.
 This company, founded by young entrepreneurs, specializes in the organization, planning,
and integral development of social and business events.
 This adaptation calls for frequent decisions that should be made with a full knowledge of
events.

128
  In her career as media consultant she specialises in the organisation of events and exclusive
companies.

 BCNautic Events is an event communication agency specialised in the organisation of nautical

events for companies and groups.
 AG Eventos is a communication company specialized in pre-production, organization and hold
of events of all kinds: corporate, social, cultural and sport events.
 There is a good turn-out this evening. Have you been to any other Chamber of Commerce
events?

DIALOGUE: A PARTY IN THE HOUSE

Donald: What time is it?

Camila: It's 7:00 pm
Donald The party is going to start at 8:30 pm
Camila: When are you going to pick up the beverages?
Donald: At 7:30. Aren't you going to get the snacks?
Camila: Yes, I am
Donald: Where are you going to buy them?
Camila: At Bernie's
Donald: Are they good?
Camila: Oh yes, they are tasty. Your uncle is going to enjoy them

129
USEFUL PHRASAL VERBS

Verb Translation Example

agree with estar de acuerdo I don't agree with him
be about to estar a punto de We are about to leave here
be back regresar I'll be back in a few minutes
be out of quedarse sin They are out of work now
be over terminarse Todo habrá terminado en 48 horas
carry on continuar Let's carry on the discussion
carry out cumplir It is hard to carry out this plan
come up suceder They then get a call from a colleague to say
that something has come up
cut down on reducir Tom tried to cut down on his expenses
deal with manejar During the meeting, they have a number of
issues they need to raise and deal with
get in entrar The door was locked, so I couldn't get in
go out salir I'm going to rest before I go out
join in participar This could take a while and they might
encourage their colleagues to join in the
discussion.
look after cuidar I will look after your cat while you are away
put back posponer They decide the meeting has to be put back
to another day.
put on encender Would you put on the air conditioning?
throw away desperdiciar Don't throw away your chance
turn down bajar volumen Turn down the radio
turn up subir volumen Turn up the TV
turn on encender Turn on the light, please
walk about pasearse I walked about aimlessly on the street

130
131
READING COMPREHENSION

How to Make Your Event Extra Special

Attendee Journey

 To make an event really extra special you need to think about every single touchpoint of the
attendee journey.
 If the event journey can start by providing transport and accommodation to the guest too this
can elevate the VIP feeling.
 Add personalized gifts in the hotel room or offer beverages as part of the transfer.
 Capture a picture of every guest on the red carpet and share it with them as a moment after
the event.

Strong Theme Throughout

 If you have a theme it needs to flow and be noticed by attendees throughout the whole
event experience.
 Ensure the invitation hints at the theme, so guests have an idea what is in store.
 The little touches can be really captivating.

The Element of Surprise

 Don’t give away everything before the event, keep some details to yourself. The element of
surprise will have guests talking about it for long after the event.
 Forget traditions and ceremony and mix everything up. Change the program, timings, way
that food and drink are served.
 Use the human element and have specific surprises for guests, to instance to reward and
recognize their achievements or hard work.
 Rehearse surprises from the stage with the tech team, host and all key staff to ensure timing
is impeccable.

We’ve pulled together some of our favorite ideas for bringing glamour, excitement and a touch of
class to special events. Never run out of ideas again; add these tips to your special events arsenal
now.

132
Banners

Just because it’s traditional, doesn’t mean they don’t work. Add a low-cost banner to your event,
inside or outside and remind the attendees why they’re
here.

Backdrops

Create an area where attendees can take photos with a

sponsored backdrop behind them that they will then splash
all over social media. Place sponsor logos in prominent
photo taking locations.

Personalized Gifting

It’s important to get gifts that attendees will remember and cherish, particularly for special or
memorialized events and the perfect way to do this is with personalization. This could be an
engraving of an employee’s name or nickname as well as something that suits their personality and
represents them. They are much more likely to keep and look after it if it is meaningful.

Invite Past and Present

Long-standing employees or figures as part of a company's history should be invited to celebrate

milestones and this would make them realize they are not forgotten about. For corporate events
invite retired employees who served longer than 10 years at the company to celebrate their
contributions as well as those who are working now. It’s also excellent networking practice for
employees of all ages to mingle.

Gourmet Chef

For smaller corporate events have seated service with a gourmet chef who is able to make a menu
catered to your company as well as your guest’s preferences. Everyone wants their favorite food so
give it to them with a gourmet twist!

133
VIP Chauffeur Service

Treat VIPs or important corporate guests to their own chauffeur service to and from your event. It
gives them greater flexibility with drinking and avoids having to park, plus being driven somewhere
and taken home is a luxurious feeling and avoid much forethought. You could offer a chauffeur
service as part of a VIP package too and pick up groups for other special events.

Company Achievement Awards

Reward your employees by offering annual awards that keep on giving! The awards could come with
prizes such as a trip away, experience or simply exclusive perks at the office (think prime usage of
the best parking spot). Rewarding your employees gives them something to strive towards and
motivates them year round.

Photo Entrance

Create a low-cost and interesting entrance that will engage with the guests and strike their interest
from the very beginning with these strung photos. You could use personal photos if you know the
attendees, or previous event photos if you don’t.

Social Media Hashtags

Get attendees Tweeting, Facebooking and sharing your event on social media by encouraging them
to use an event specific hashtag and get it trending.

Signage Table Confetti

Make the finer details matter by adding customized table confetti in your tablescaping. Colored
confetti that is the name of your brand or a quote is a personal touch that will go down a treat for
seated meals.

Videography

Use videos to your advantage as entertainment and for sentimental value. This could include making
a company history to showcase or interviewing attendees before the event to compile a video they
see on digital screens that will be playing throughout the night.

134
Iconic Guests

Always wanted a celebrity, influencer or industry-specific spokesperson to attend your event? Now
is the time to splash out and get them, it’s a special event and you want to make a huge impact to
really mark the occasion!

Open Bar

Free drinks for everyone! An open bar stops attendees having to worry about money and drinks and
focusing on the event itself. If you don’t have the budget you could either put a set amount behind
the bar or give out free custom cocktails instead.

Custom Seating

Use seating to make attendees comfortable and give them a unique experience. This could be playful
swings, seats with charging ports or massage chairs for relaxation, anything that shows you care!

Reward Loyalty

Offer custom rewards for particularly loyal attendees, whether this is a personalized gift for
longstanding employees or discounts for guests that attend annual events frequently. Loyalty
rewards breed appreciation and recommendation, keeping everyone happy.

Experiential marketing examples: Smirnoff Comic Book Party

Nothing is more experiential than a fully immersive entertainment experience. In other words, an
awesome party. Smirnoff decided to create a comic book-themed industry party, inviting guests to
entire a whole different world. The venue was decorated with full-sized graphic comic illustrations
that stayed consistent with the overarching story. All brand ambassadors were dressed as characters
from the illustrations, maintaining the fantasy throughout the night.

From beginning to end, the theme of the party stayed consistent and all attendees were immersed
in a comic book universe. By keeping a red color scheme and having bartenders dress like fictional
characters, Smirnoff created a rather memorable experience that really showed off their creativity as
well as their brand.

135
Fuente: Photo source: BizBash

136
USEFUL VOCABULARY

ABSTRACT: Resumen o reseña, un breve pero exhaustivo resumen de un

congreso.

ASAP: Tan pronto como sea posible.

BBDD: Base de datos.

BACKUP: Copia de seguridad de un archivo.

BRIEFING / BRIEF: Documento donde se encuentra información necesaria del cliente.

BROCHURE: Folleto.

CATERING: Servicio de suministro de comidas y bebidas.

CHECK LIST: Listas de control o chequeo.

COFFEE-BREAK: Tiempo de descanso en eventos, normalmente una pausa breve

durante la cual los asistentes pueden tomar un refrigerio.

COMPLIANCE: Cumplimiento normativo. Función que tienen las empresas u

organizaciones para establecer los procedimientos que aseguren el
cumplimiento normativo interno y externo.

DB&B Cena, alojamiento y desayuno.

EXPERTISE: Destreza, habilidad, experiencia, práctica.

EVENT-ORIENTED Orientado a eventos.

FEE Tarifa, honorario en inglés.

FEEDBACK: Retroalimentación, conjunto de reacciones, respuestas u opiniones

que nos da un interlocutor.

GOAL: Objetivo, propósito, finalidad.

MAILING: Herramienta de marketing que permite llegar en forma

personalizada a integrantes de una base de datos y obtener una
respuesta medible.

MERCHANDISING: Objetos o artículos de promoción pero también publicidad y

137
 comunicaciones en punto de venta.

OVERBOOKING: Sobreventa, venta de más plazas de las disponibles.

OUT OF TOWN: Fuera de la ciudad.

RACK RATE: Tarifa oficial.

SIMPOSIO: Conferencia o reunión en que se examina y discute determinado

tema.

SPONSOR: Patrocinador, persona u organización que patrocina, apoya o

financia una actividad o proyecto, habitualmente con fines
publicitarios.

STREAMING: Transmitir vídeo o audio remotamente a través de Internet en

tiempo real.

VIP: Siglas inglesas que corresponden a Persona muy importante.

WAITLIST: Lista de personas que esperan su admisión a un evento.

Recurso Web Consultado

https://www.fluentu.com/blog/english-esp/ingles-para-recepcionistas/
http://idiomas.astalaweb.com/ingl%C3%A9s/Documentos/Ingles-aplicado-al-sector-turistico.pdf
https://agendaweb.org/vocabulary/travelling-tourism-worksheets-resources.html
https://www.linguee.cl/espanol-ingles/traduccion/organizar+el+evento.html
https://www.linguee.cl/espanol-ingles/traduccion/organizaci%C3%B3n+integral+de+eventos.html
https://www.google.com/search?q=phrasal+verbs+para+eventos+y+reuniones&rlz=1C1GCEU_enCL878CL878&tb
m=isch&source=iu&ictx=1&fir=LlYdLWY4nL3I_M%253A%252CadccpdXxbgLPgM%252C_&vet=1&usg=AI4_-
kS03n47wQkFWk_Ugz4OwZ-
nNp8B0g&sa=X&ved=2ahUKEwih_PXBt_nmAhVjLLkGHS9DCwoQ9QEwBnoECAoQDw#imgrc=q4_WU1hE9UjR0M:
&ve
https://www.eventmanagerblog.com/event-ideas#public
https://blog.bizzabo.com/experiential-marketing-examples

138