FICHA DE LEVANTAMIENTO DE PROCESOS

Nombre del Proceso Fecha de Levantamiento Versión

Emisión de cheques para gastos. 1
Descripción del Proceso Analista Entrevistado

Proceso para emitir un cheque que implica una orden de pago Jonathan Alexis Olivera Aguilar x

No Responsable Entrada Actividad T.P Salida Pasa a:

a) Facturas de
gastos recurrentes
enviadas a
Recibe: Revisar facturas
contabilidad.
¿Qué tipo de gasto remite las facturas?
b) Facturas de
a) facturas de gastos a) Gastos recurrentes: Enviar facturas a
Recepción. gastos no
1 recurrentes. Gerencia Financiera
contabilidad (cuando son gastos recurrentes). b)
habituales
Gastos no habituales: Trasladar facturas a
b) factura de gastos trasladados a
Gerencia Financiera.
no habituales Gerencia
Financiera.

Recibe facturas de Indicador dada a

gastos no habituales Indicar a contabilidad cuando realiza la orden de contabilidad de Gerencia Financiera
2 Gerencia Financiera.
por parte de pago con anticipo a consultores.
recepción cuando realiza el
pago a anticipo.
Indicador dada a
contabilidad de Comprobantes de
3 Gerencia Financiera Revisar los comprobantes de gastos. Gerencia Financiera.
cuando realiza el gastos revisados.
pago a anticipo.

Página 1 de 4
 Disponibilidad
Comprobantes de
4 Gerencia Financiera Analizar la disponibilidad presupuestaria. presupuestaria Gerencia Financiera.
gastos revisados.
analizada.

Disponibilidad
Plan operativo
5 Gerencia Financiera presupuestaria Analizar el plan operativo. Gerencia Financiera.
analizado.
analizada.
Emisión del cheque
a oficina de
Plan operativo Autorizar la emisión del cheque a la oficina de
6 Gerencia Financiera. contabilidad a Asistente Contable.
analizado. contabilidad a través de vía correo electrónico.
través de vía correo
autorizada.
Recibe:
a) Emisión de cheque
autorizada por parte Cuenta bancaria de
a gerente financiera. Identificar la cuenta bancaria de donde saldrán los donde saldrán los
7 Asistente Contable Asistente Contable.
b) Facturas de gastos fondos para emitir el cheque. fondos para emitir
recurrentes por parte cheque identificada.
de recepción. (viene
del paso 1)
Cuenta bancaria de
donde saldrán los Datos en el formato Asistente
Ingresar datos en el formato orden de pago tales
8 Asistente Contable. fondos para emitir orden de pagos Contable/Contador
como: él porque del gasto, datos del beneficiario,
identificada ingresados. General.

Revisar orden de pago.

¿Está presente el asistente contable? Contador

Asistente Orden de pago
Datos en el formato General/Gerente
9. Contable/Contador firmada donde dice
de pagos ingresados.a) Si: El asistente contable firma la orden de pago Financiero.
General. “elaborado por”.
en donde dice “elaborado por”
b) No: El contador general firma la orden de pago
en donde dice “elaborado por”
Revisar orden de pago.
Recibe:
¿Quién firmo la orden de pago en “elaborado
Orden de pago
por”?
Contador firmada donde dice Orden de pago Gerente
10. General/Gerente “elaborado por” por firmada en Financiero/director
a) Asistente Contable: El contador General firmara la
Financiero. parte de Asistente “Revisado por”. nacional.
orden de pago en “revisado por”.
Contable/Contador
b) Contador General: A la gerencia financiera firmara
General.
orden de pago en “revisado por”.

Página 2 de 4
11

12

Recibe: a. Cheque y
Revisar cheque y Váucher, orden de pago y
 Cheque y Váucher Váucher
facturas de respaldo.
emitidos y firmados firmados en
en elaborado por “revisado por”
¿Llego el director General?
parte de la asistente y en
a) Si: La gerente financiera firmara el cheque y
La Gerencia administrativa. “autorizado
váucher en revisado por y el director nacional
13 Financiera/director  Orden de pago por” Asistente Administrativa.
firmara en “autorizado por” y adjunta facturas
nacional  Facturas de gastos b. Facturas de
(dos tipos).
recurrentes y de gastos (2
gastos no habituales. tipos) (sigue
b) No: La Gerente financiera firma el cheque y
en el paso 18)
váucher en “revisado por” y “autorizado por.” y
c. Orden de pago
adjunta facturas (dos tipos) y orden de pago.
enviada
Recibe:
1) Cheque y Váucher
firmados con las 3
firmas (elaborado,
revisado, y
autorizado por”) por
parte de gerente
financiera/director
nacional. Copia sacada del
Asistente
14 Sacar copia del “Cheque y Váucher” original. cheque y Váucher Asistente Administrativa.
Administrativa
2) Facturas de gastos 2 original.
tipos (sigue en el
paso 18)

3) Orden de pago
(sigue y paso 18)

Indicación dada de
Indicar al beneficiario que firme la copia del
Asistente Copia sacada del donde firmar la
15 “cheque” y su “váucher” donde dice “Recibí Beneficiario.
Administrativa cheque y váucher. copia del cheque y
informe”
váucher.

Página 3 de 4
 Recibe:
Indicación dada de
donde firmar la copia Copia del cheque y
16 Beneficiario del cheque y váucher Firmar la copia del cheque y váucher. váucher firmada Asistente Administrativa.
Por parte de la
asistente
administrativa
Recibe: Cheque y váucher
Asistente Copia de ches y originales
17 Entregar cheque y váucher originales Asistente administrativa
Administrativa váucher firmadas por entregados
parte del beneficiario
a) Sello en las
1. Cheques y váucher facturas de gastos
originales entregados colocados.
2. Facturas de gastos 2
Colocar sello en las facturas de gastos y enviar
Asistente tipos (Viene del paso b) Copia de cheque y Asistente contable/
18 copia de cheque y váucher. Y orden de pago.
administrativa 14) váucher enviados. contador general.

3. Orden de pago c) Orden de pago

(viene del paso 14) enviada.

Recibe:
a. Facturas con sellos
Copia de cheque,
Asistente
b. Copia de cheque y Archivar copia cheque, copia de váucher, orden copia de váucher,
19 contable/contador Fin de proceso.
váucher de pago original. orden de pago
general.
archivadas.
c. Orden de pago

Página 4 de 4