PROCEDIMIENTO CLAVE

Elaboración: DD/MM/AA
Nombre del Procedimiento Actualización: DD/MM/AA
Revisión: #

CONTROL DE ACCESOS BIENES

AUTORIZACIÓN: DD/MM/AA

Elaboró /Modificó Revisó Autorizó

DIRECCION DEL ÁREA DUEÑA DEL

ÁREA GERENTE DE CALIDAD
PROCESO

OBJETIVO

Asegurar la verificación de ingresos y salidas controladas de bienes a las instalaciones de los CEDIS
MPPD.

ALCANCE

Este procedimiento aplica el Control de retiro de bienes propiedad de la empresa de CEDIS MPPD,
comprendiendo todo el ciclo del bien, desde su ingreso hasta su salida, ya sea por adquisición,
asignación, reparaciones, repotenciaciones, reasignaciones, donación, venta o destrucción, se
consideran bienes todo aquello que la empresa de CEDIS MPPD facilita para el desarrollo de las
actividades laborales, como son: maquinaria, equipo de transformación, equipo de cómputo (software y
hardware), información y puestos de trabajo, entre otros que, para efectos prácticos se denominaran
bienes.
DIAGRAMA SIPOC-KPI’s

PROVEEDOR/ENTRADA PROCESO CLIENTE/SALIDA Indicadores Clave del

Proceso

/Formato retiro de
bienes

Director Control de accesos

administrativo/bitácora de bienes
de novedades

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DEFINICIONES

Acceso. Acción de llegar, entrada o salida

Anomalía. Comportamiento, cambio inesperado o una desviación de un patrón esperado en una acción
o conducta

Bitácora. Cuaderno que permite llevar un registro escrito cronológico de diversas acciones o temas.

Bienes. – como bienes, se denominan las cosas materiales o inmateriales que, desde un punto de vista
jurídico, son objetos de derecho, del mismo modo en que, desde una perspectiva económica, son
escasos, limitados y, en consecuencia, poseen un valor que puede ser definido en términos monetarios.

Formato. - documento en el que constan datos de identificación, características,

Inspección. -  método que se utiliza en observación no invasiva, que permite detectar oportunamente

anomalías a nivel superficial.

Validación. - es el acto de verificar que los requisitos definidos cumplen con el propósito establecido.

Objetos.- bienes y/o todo aquello físico material o inmaterial que pueda causar afectación a la
integridad física y moral a los activos de la empresa (personas, instalaciones, bienes e imagen)

REFERENCIAS

Tipo de Documento Clave Nombre

Instructivo Inspección de mochilas
Instructivo Bitacora de novedades
Formato Documento para el control de ingreso y retiro de bienes

POLITICAS

I. Toda persona que pretenda ingresar o retirar bienes propiedad de CEDIS MPPD debe contar con
autorización.

a. Todo bien, para su ingreso o salida debe contar con una autorización para ingresos a las
instalaciones.

b. En caso de no contar con autorización, deberá de solicitarlo al encargado/responsable del

área
donde se encuentre asignado el bien o al gerente del sitio para ingresar a las instalaciones.

II. Todo bien, debe pasar por inspección, previo al ingreso y a la salida de las instalaciones.

a. Se verificará los datos del formato autorizado contra la información contenida del bien.
b. En caso de no coincidir los datos del formato contra la del bien, este no podrá salir.

III. Los bienes por retirar de las instalaciones.

a. El retiro de bienes debe de contar con un pase de salida autorizada por gerente del sitio.

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b. El retiro de bienes sin autorización son motivo de aseguramiento.

IV. El horario de ingreso a las instalaciones debe de ser en días y horas hábiles.

a. El ingreso a las instalaciones, fuera de horario y días hábiles, requiere de autorización

anticipada del Gerente del sitio.
b. Sin autorización previa del Gerente del sitio, se negará el acceso a las instalaciones

RESPONSABILIDADES

Guardia: asegurar el cumplimiento del procedimiento de verificación del ingreso, salida y registro de
bienes a las instalaciones, validando el formato de autorización, así como la inspección de este,
gestionando comunicación en caso de anomalías.

Gerente del sitio: autorizar en su caso y de proceder la salida o retiro de bienes de las instalaciones del
sitio. Determinar el destino de los objetos asegurados en la inspección de mochilas.

Persona: Interna o externa que pretenda ingresar o retirar bienes propiedad de MPPD, presentar
formato de autorización para retiro/ingreso de bienes,

FRECUENCIA DE REVISIÓN

Este procedimiento se revisará de manera anual o en caso de solicitud de revisión.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Redactar en infinitivo, ejemplo: registrar, verificar, elaborar, etc.

N° Responsable Actividad Entrada Salida Instrucción

Presentar en la caseta de vigilancia
1. Persona
para el ingreso de un bien
¿cuenta con formato autorizado?
2. Guardia Si: ir a paso 3 Formato Formato
No: ir a paso 5
¿tiene firma autorizada?
3. Guardia Si: ir a paso 4
No: ir a paso 5
¿Concuerda con listado de firmas
autorizadas? Formato Formato
4. Guardia
Si: ir a paso 5, 6 y 7 verificado verificado
No: ir a paso 5
Teléfono
Notificar al responsable del área, del Mensaje vía
5. Guardia celular
arribo del bien. whatsapp
whatsapp
Bien
6. Guardia Inspección del bien
inspeccionado
Verificar datos de identificación del
7. Guardia
bien contra formato autorizado
¿concuerda datos de identificación?
Datos Datos
8. Si: ir a paso 9
verificados verificados
No: ir a paso 11

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N° Responsable Actividad Entrada Salida Instrucción

¿Autoriza ingreso? Teléfono
Responsable del Mensaje via
9. Si: ir a paso 10 celular
área whatsapp
No: ir a paso 11 y 12 whatsapp
10. Guardia Ingresa
11. Guardia Negar acceso
Registro en Llenado
Realizar reporte en bitácora de Bitácora de
12. Guardia bitácora de bitácora de
novedades novedades
novedades novedades
13. Persona Se presenta para retiro de bienes.
¿cuenta con formato autorizado?
Formato Formato
14. Guardia Si: ir a paso 15
firmado firmado
No: ir paso 15
¿tiene firma autorizada?
Firma Firma
15. Guardia Si: ir a paso 16
autorizada autorizada
No: ir a paso 17
¿concuerda firma con listado de Verificar firma
firmas autorizadas? contra listado Firma
16. Guardia
Si: ir a paso 17 y 18 firmas verificada
No: ir a paso 17 autorizadas
Teléfono
Notificar al responsable del área Mensaje vía
17. Guardia celular
salida de bien whatsapp
whatsapp
Bien Inspección
18. Guardia Inspección del bien Bien
inspección de bienes
¿concuerdan datos de identificación
Datos del
del bien contra formato autorizado? Datos
19. Guardia formato y
Si: ir a paso 20 verificados
datos del bien
No: ir a paso 20
¿autoriza salida del bien? Teléfono
Responsable de Mensaje vía
20. Si: ir a paso 21 celular
área whatsapp
No: ir a paso 22 y 23 whatsapp
21. Guardia Permitir Salida
22. Guardia Negar salida: ir a paso 23
Objeto
23. Guardia Asegurar el bien: ir a paso 24 y 25 Objeto
asegurado
Teléfono
Informar al gerente del Mensaje vía
24. Guardia celular
sitio/responsable del área. whatsapp
whatsapp
Registro en Llenado de
Realizar reporte en bitácora de Bitácora de
25. Guardia bitácora de bitácora de
novedades novedades
novedades novedades
26. Fin de proceso
27.
28.
29.
La tabla está configurada para que en caso de que comience una nueva hoja, se coloquen nuevamente
los encabezados.

El estatus de las entradas y salidas colocar en mayúsculas y negritas. (ejem.: firmado, impreso, etc.)

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Para referenciar archivos colocar entre comillas y con extensión (ejem.: .docx, .xlsx, .pptx, .pdf, etc.)

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ANEXOS

TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS

Versión Descripción Elaboró Fecha

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