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Protocolo de Toma de Inventario Físico en Tiendas Retail

El inventario físico de Productos será realizado por la Empresa externa de Inventarios y bajo la
modalidad de barrido, es decir, se escanea prenda por prenda o accesorio por accesorio, sin
excepción.

I. Antes del inicio del inventario físico:

A. Operaciones:

1. Envía a la Empresa de Inventarios la base de datos de los productos en formato definido. (MARA).

2. El día del inventario, se envía a la Empresa asignada, el stock de tienda a inventariar.

3. Una semana antes de la toma del inventario debe enviar al Gerente de Tienda el detalle de
unidades de todas las guías despachadas a esa tienda pendientes de recepción.

B. Personal de Tienda:

El Gerente de la tienda debe asegurar el cumplimiento de las siguientes actividades dentro de la

tienda:

1. Solicitar los permisos para toma de inventario a los centros comerciales respectivos, indicando que
se realizarán inventarios y el trabajo será realizará en piso y No en alturas.

2. Tener debidamente ordenado los archivadores de guías físicas separadas por: Recepción y
devolución de productos desde y hacia el Centro de distribución, recepción por traspaso desde y
hacia otra tienda, préstamo a Marketing, según la categoría que corresponda. (Esto siempre debe
ser en forma correlativa de menor a mayor y siempre teniendo a la vista la guía más reciente).

3. No debe existir ningún documento manual (boleta, factura o nota de crédito) que no haya sido
registrado en SAP, de ser el caso informar inmediatamente para tenerlo en cuenta para la entrega
de resultados.

4. El día anterior al inventario, el Gerente de tienda debe tener los datos del Corte Documentario
Preliminar.

Acta Corte Documentario de Inventario preliminar

TIENDA:
FECHA:

Ejemplo CORTE DOCUMENTARIO EN TIENDA

TICKET BOLETA DE VENTA: TK-066628
TICKET FACTURA: TK-066627
TICKET NOTA DE CREDITO: TK-066600
GUIA DE DESPACHO: 031-00002431

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5. Si hubo prendas prestadas para Marketing o fotos, deben tener los documentos separados e
informar vía mail con copia al Gerente de la marca para que valide si el préstamo corresponde.

6. Si durante el inventario se detecta un producto sin etiqueta, se debe pegar un sticker con el
número de código de barra que le corresponde y dejarlo en la ZONA GRIS (Ej. 7801101430016).

7. Las prendas que están mermadas deben estar separadas en una caja y rotuladas como merma.
Así mismo se debe crear un espacio donde apilar esas cajas y zonificarlo como “ZONA MERMA”,
la cual solo puede tener artículos del día anterior, ya que, otros productos ya fueron gestionados
con anticipación.

8. Crear un espacio al lado del POS, donde se asignará la ZONA GRIS, en la cual se dejarán las
prendas que tuvieron alguna observación durante el escaneo de la toma de inventario. (Etiqueta
con código de barra erróneo, o que no existían en la base de datos o no pudieron ser capturadas
para que sean pistoleadas de forma forzada).

9. Identificar y juntar los productos que formen un combo o parte de un complemento de otra prenda.
(ejemplo: packs, sets).

10. Para el caso de los maniquís, estos deben tener una hoja con las etiquetas de las prendas
exhibidas en el maniquí.

11. Revisar que toda prenda este visible, No almacenada en cajas, cajones, ambientes no transitados,
etc., que puedan ser descartadas u omitidas de la toma de inventario.

12. Colocar en una parte visible de la prenda y en el mismo orden, las etiquetas de código de barra
para su respectiva lectura/pistoleo}, es decir, los productos de bodega y sala deben ser dispuestos
con sus etiquetas a la vista.

Personal de Empresa de Inventario

1. El Supervisor del Inventario cargará en el sistema la lista del personal que participará en la toma
de inventarios.

2. Una semana antes del inventario realizar, según sea posible, la visita a las tiendas para el
reconocimiento del Lay-Out

3. Un día antes del inventario cargará la base de prendas en las pistolas de captura.

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II. El día del inventario:

1. El personal de la Empresa de Inventario se presentará a la hora pactada, en la tienda que

corresponda realizar el inventario y se identificará ante el Gerente de tienda.
.
2. El supervisor de la Empresa de Inventario se encargará de cargar los equipos de inventario con la
información correspondiente a la tienda a inventariar.

3. La Empresa de Inventarios en coordinación con el Gerente de tienda procederá a etiquetar las

ubicaciones/Áreas con el ticket área.

4. El personal de tienda debe revisar que toda la tienda sea debidamente zonificada con su ticket
Área de la Empresa de Inventarios.

5. El Gerente de tienda debe solicitar a la Empresa de Inventarios que le entregue la información de

la cantidad de tickets área que ha utilizado y la distribución de estos.

# TICKET AREA INICIO # TICKET AREA FINAL DESCRIPCION DEL AREA

00001 00120 SALA DE VENTA

00121 00122 BODEGA

00123 00130 MUEBLES

00501 00509 CAJAS

00601 00605 MANIQUIS
00132 00133 MERMA
00401 00402 ZONA GRIS
00200 00228 TRASERAS

TOTAL TICKETS 177

6. La Empresa de Inventario procederá a realizar el inventario físico de productos bajo la modalidad

por barrido, es decir, debe pistolear etiqueta por etiqueta, sin excepción.

7. Si durante la toma del inventario hubiera alguna prenda sin etiqueta o su código de barra no es
reconocido por la pistola de la empresa de inventarios, se le debe entregar al Gerente de tienda
para que inmediatamente etiquete la prenda de forma manual y la coloque en la ZONA GRIS para
que esta sea pistoleada al final.

8. Para el caso de la zona de forzados, donde el cruce con la base maestra no muestra resultados,
las prendas serán ingresadas de manera manual durante su toma y se informará al área de
Operaciones central para su ingreso manual en dicha base.

9. Cualquier coordinación, comunicación, reclamo o inquietud sobre el desarrollo del inventario físico
deberá realizarse directamente con el supervisor o responsable de la Empresa de Inventarios y no
con los lectores o auditores.

10. Durante el inventario las ubicaciones que ya fueron inventariadas por la Empresa de Inventarios,
deben ser recontadas en un 100% por el personal de tiendas para dar conformidad que estas
están inventariadas de forma correcta y que la cantidad contada por la Empresa de Inventarios en
su ticket coincide con el conteo físico realizado por el personal de tienda. Si en alguna zona hay

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discrepancias, esta debe volver a ser tomado por la Empresa de Inventarios y eliminarse los datos
capturados anteriormente.

11. Así mismo, se debe escoger el 10% de lo contado para cotejar el pistoleo, artículo por artículo en
forma aleatoria, para lo cual, se le debe solicitar a la Empresa de Inventarios la entrega impresa
del detalle del contenido de las ubicaciones elegidas para la muestra. Si hubiera algún error
durante este proceso, este debe corregirse inmediatamente. Así mismo, se debe llenar el cuadro
de las áreas auditadas por detalle de la descripción y enviarlo por email al District Manager con
copia al área de Operaciones Central.

# TICKET CANTIDAD
AREA AUDITADA OBSERVACION
N° AUDITADA POR TIENDA
1 00501 98 NO COINCIDE DESCRIPCION DE 1 ARTICULO
2 00601 258 OK
3 00132 133 OK
4 00203 89 OK
5 00201 67 OK

12. Cuando existan lotes descargados, el supervisor de la empresa externa debe dar aviso al
responsable en tienda que ya es posible solicitar impresiones de lote por escaneador para su
revisión por código. (Ver anexo 1)

13. Una vez que termine la auditoria del inventario y las cantidades y artículos cuadren correctamente
se debe solicitar a la Empresa de Inventarios que imprima los siguientes reportes:

• Detalles por TAG durante el proceso.

• Resumen de Avance al 100%.
• Reporte de diferencias en Unidades por Clase – Variance

14. La Empresa de Inventarios emitirá el reporte FINAL e imprimirá un reporte resumen con los
resultados del inventario, zonas y cantidades totales el cual debe ser firmado por el Gerente de
tienda y quedarse con una copia para el archivo de tienda y otra copia escaneada enviada por
correo a Control de existencias.

15. La Empresa de Inventarios debe entregar o subir a su sitio el resultado final, el que debe ser visible
para el District Manager a más tardar 30 minutos después de concluido el proceso. La Empresa de
Inventarios también debe enviar por correo esta información al área de Operaciones en la misma
oportunidad de disponerlo en el sitio.

III. Después del inventario:

• Operaciones Central cargará el nuevo stock en SAP y validará el ajuste de pérdidas.

• Operaciones enviará el archivo Excel del Variance (diferencias) valorizado y el resultado de
pérdida en base a las ventas de la tienda a las personas de la lista de distribución definida.

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ANEXO 1

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