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AUDITORIA CADENA COMERCIAL OXXO

INFORME VERIFICACION DE INVENTARIO

TIENDA CANDELARIA

INTEGRANTES:

KELLY DAYAHANA CELIN USUGA

BLANCA STELLA MAHECHA MARTINEZ

LINA MARIA MINOTA ESTUPIÑAN

HENRY PARADA LINARES

INSTRUCTOR:

GLORIA TERESA BUITRAGO RODRIGUEZ

FUNDACION UNIVERSITARIA DEL AREA ANDINA

ADMINISTRACION DE EMPRESAS VIRTUAL

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

2018
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TABLA DE CONTENIDO

1. DATOS GENERALES-----------------------------------------------------------------3
2. OBJETIVO DE LA AUDITORIA----------------------------------------------------3
3. ALCANCE-------------------------------------------------------------------------------4
4. CRITERIOS DE AUDITORIA-------------------------------------------------------4
5. METODOLOGIA Y DESARROLLO DE LA AUDITORIA INTERNA-----6
6. FORTALEZAS--------------------------------------------------------------------------7
7. HALLAZGOS DE LA AUDITORIA------------------------------------------------9
8. CONCLUSIONES --------------------------------------------------------------------10
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1. DATOS GENERALES

FORMATO INFORME DE Código: DG-100-FM-229


AUDITORIA INTERNA DE
GESTION Versión: 1

Vigencia 01/10/2015

Seguimiento No. 1
Fecha
Día Mes Año
15 03 2018

PROCESO REVISADO
LIDER DE PROCESO Ángela Parra CARGO Jefe administrativo
AUDITOR LIDER Marisol Gómez CARGO Auditora
PERSONAL DE APOYO Pedro Pérez Asesor interno

OBSERVADORES Y/O ACOMPAÑANTES


NOMBRE: Fabio Solórzano CARGO: Asesor comercial

FECHA DE SEGUIMIENTO 15/03/2018

2. OBJETIVO DE LA AUDITORIA

Establecer el adecuado manejo y control de los inventarios de la tienda mediante la


veificacion de la existencia de los elementos en la tienda, comparada con la informacion
reportada en el sistema genesix de la compañía e identificar variaciones entre el inventario
actual y el realizado en julio del 2018.

Validar los soportes de las salidas del aplicativo genesix con el ingreso de los recursos
monetarios provenientes de las ventas.
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3. ALCANCE

Comprende la verificacion de la existencia fisica de los elementos que se encuentran en el


punto de venta de la tienda comparado con lo reportado en el aplicativo genesix y cotejado
con la validacion realizada en julio del 2018, teniendo como resultado el informe radicado
con el numero 20180720001024 del 10 de julio del 2018 por parte del grupo
administrativo en el punto antes mencionado con el fin de identificar las diferencia
encontradas en los dos cortes de inventario. (faltantes y sobrantes).

El inventario se realizo el dia 15 de agosto del 2018 y las validaciones con el kardex versus
el ingreso de efectivo se ha realizado del 15 al 20 de agosto del 2018, teniendo en cuenta
que se han realizado tambien revisiones de ajusten que antes no se habian detectado , sino
en el ejercicio del cruce de la informacion.

4. CRITERIOS DE AUDITORIA

- Literal del articulo 2 y literal del articulo 12 de la ley 87de 1993.

- Capitulo 6 del decreto 1083 del 2015

- Numerales 3.7 y 3.8 del procedimiento del control interno contable adoptado por la
resolucion 357 del 2008, espedida por la contaduria general de la nacion.

- Ley 594 de 2000.

- Ley 734 del 2002.

MEDIOS UTILIZADOS

Para el dia de la auditoria no se encontraba referenciada la bodega y por ser una tienda de
clientes universitarios y de turistas, no era facil el conteo de los productos.

La anterior situacion dificulto el desarrollo de la auditoria, por cuanto no se podia contar


con el personal completo, para efectos de un mejor entendimiento del presente informe a
continuacion relaciono las principales actividades del procedimiento:
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Se cuenta con un programa genesix ( para control de inventarios, el cual se tiene una
bodega general que esta a cargo del lider del almacen, donde se tienen los productos
disponibles para la venta en tienda.

Figura 1 Estantes de bodeja para conteo de mercancia.

El ingreso del inventario se inicia en piso de venta, iniciando por la isla que es la parte
donde se acumulan los clientes y donde queda el area de cajas para cancelar los productos;
cada vez que se factura un producto se debe ir descargando automaticamente del sistema
genesix y automaticamente debe cruzar con el ingreso de dinero. Durante le trascurso de la
auditoria se deposita en la caja de seguridad retiros parciales por ventas cada $ 200.000,
que seran relacionados en la planilla de control de efectivo. Una de las situaciones
presentadas que dificulta la auditoria es la demora en el sistema para sincronizar las ventas,
por tal motivo se dificulta el cruce de venta de mercancia con el efectivo recibido.

Para realizar las validaciones del sitema genesix se cuenta con los reportes, informes de
kardex, elementos de consumo (contiene la informacion por elemento de registro (entrada,
salida y saldos) y el reporte de movimientos de salida, elementos de consumo (contiene la
informacion de los comprobantes registrado en genesix por las ventas de un periodo
determinado.

Se precisa que la lider de la tienda ha manifestado en diferentes oportunidades con el


sitema de afectacion dificultades con el sistema, generando diferencias entre el saldo diario
y teorico de mercancia, generando negativos de mercancia. Vale la pena precisar que una
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de las de las dificultades se presentaba porque se abortaban operaciones dejando


comprobantes en estado abierto, teniendo como consecuencia no afectacion de saldos.

5. METODOLOGIA Y DESARROLLO DE LA AUDITORIA INTERNA

En el desarrollo de la auditoria se aplicaron las normas de auditoria generalmente aceptadas


en colombia, la identificacion de riesgos asociados al proceso mediante la verificacion de
productos con la informacion registrada en el genesix. El resultado de la verificacion de
inventarios realizada entre el 15 de julio de 2018 y 15 de agosto de 2018. Se realizo el total
del conteo sobre los productos (abriendo algunos empaques, sobre todo en mercancia
sensible y de alto costo para verificar la existencia fisica del elemento.

De otra parte se verificaron los productos que se encuenran para devolucion a proveedores,
por fecha de vencimiento, calidad o mal estado y se reviza que se aplique en la tienda los
metodos de surtido de mercancia.

Figura 2 Metodo PEPS

Una vez se culmino la verificacion fisica de los productos, se incluyo en el archivo las
columnas faltantes y sobrantes julio de 2018, los faltantes y sobrantes registrados en el mes
de agosto , para revisar el cruce de productos en unidades y dinero.
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Se evidencio los 20 productos con mayor perdida en unidades y por valor en su precio de
venta, cruces de mercanica por marca de producto y perdidas en mercanica por mal estado
de los elementos.

Codigo Descripción Inv Inv Di precio totales Commented [LM1]: Inventario Físico

7707921805 atún vancamps 8 5 3 $ 4.500,00 $ 13.500,00 Commented [LM2]: Inventario teórico


7707925897 sal refisal 12 10 2 $ 1.800,00 $ 3.600,00 Commented [LM3]: Diferencia Unidades
7707815212 gomitas trugluglu 55 57 -2 $ 400,00 $ (800,00)
7707826577 chocolatina wafer 30 27 3 $ 1.200,00 $ 3.600,00
7707825679 Maní la especial 42 36 6 $ 2.200,00 $ 13.200,00
7707687902 Pan bimba 10 12 -2 $ 2.700,00 $ (5.400,00)
7707986514 Ponqué ramo 6 8 -2 $ 3.500,00 $ (7.000,00)
7707825212 gala de limón 17 19 -2 $ 1.550,00 $ (3.100,00)
7708814906 galletas nucitas 38 36 2 $ 1.500,00 $ 3.000,00
7707890321 chocolatina jumbo 24 28 -4 $ 4.300,00 $ (17.200,00)
7707221915 yogurt alpina 11 13 -2 $ 1.800,00 $ (3.600,00)
7707675228 sándwich urban 5 8 -3 $ 1.900,00 $ (5.700,00)
7707245212 gaseosa coca cola 2.5 12 15 -3 $ 4.500,00 $ (13.500,00)
7707265712 gaseosa colombiana 2,5 15 12 3 $ 4.500,00 $ 13.500,00
7707226789 leche alquería 16 12 4 $ 2.800,00 $ 11.200,00
7707985212 Cerveza póker x 6 75 78 -3 $ 12.800,00 $ (38.400,00)
7707921215 Aguardiente néctar 375 37 40 -3 $ 17.800,00 $ (53.400,00)
7707985612 Baquette tradicional 45 43 2 $ 2.100,00 $ 4.200,00
7707314255 baquett de queso 15 12 3 $ 3.100,00 $ 9.300,00
7707212615 croissan de queso 18 22 -4 $ 2.800,00 $ (11.200,00)
total 491 493 -2 $ 77.750,00 $ (84.200,00)

Figura 3 Diferencia en auditoria de invetario

6. FORTALEZAS

El conocimiento de los productos por parte del lider de la tienda, asi como la ubicación de
los productos por parte de todo el personal de la tienda, tambien es de rescatar que en la
tienda no se evidencia sobrestock de mercancia, asi como la buena practica en
devoluciones a proveedores por productos con negociacion a las empresas y la buena
utilizacion del PEPS en en el surtido de la mercancia.
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Figura 4 Ciclo del producto

Figura 5 logística y gestión de inventarios


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7. HALLAZGOS

CADENA COMERCIAL OXXO


TIENDA CANDELARIA
INICIO: 15 de Agosto de 2018 TERMINO: 18 de Agosto de 2018

EVIDENCIA: Entrevista directa, cumple con todas las


normas requeridas.
CONDICION: Se detiene el proceso de inventario al
utilizar el sistema programado para seguir
con el proceso.
CRITERIO: Ley 594 de 2000.
Ley 734 del 2002.
CAUSA: Falta de Tecnología avanzada, para evitar
errores en el sistema y que no se presenten
diferencias de saldos.
Falta de planificación y organización.

EFECTO: Pérdida de ingresos, unidades de venta, falta


de supervisión de mercancía
RECOMENDACION Implementar actividades de seguimiento que
ayuden al adecuado cumplimiento de las
ventas.
Mejorar el sistema para evitar posible
diferenciación de saldos.

ELABORADO POR: Ángela Parra


FECHA: 18 de Agosto de 2018
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9. CONCLUSIONES

Una vez realizado el diagnóstico para la presentación de auditoria se espera el apoyo de


todas las áreas con el fin de dar cumplimiento al plan de auditoria programado para cada
departamento y así mismo de la empresa oxxo y de esta manera seguir los lineamientos
establecidos para el desarrollo adecuado del sistema.

La auditoría aplicada a la empresa oxxo ayudo a precisar el nivel de implementación del


sistema de gestión, su nivel de desempeño y presentarles oportunidades de mejora.

La auditoría de gestión aplicada muestra que los procesos se presentan razonablemente


dando cumplimiento a los requisitos de la norma en todos los aspectos importantes, el
servicio al cliente y los procesos de control interno y los resultados operacionales son
conformes, sin embargo, se observan que existen oportunidades de mejora.