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Manual de Estándares de CODIGO: YAN-HS-STA RO-027

Riesgos Operativos de Salud y Unidad Minera: Yanacocha

Seguridad Versión: 02
SALUD Y SEGURIDAD 01 de Diciembre del 2023
GESTIÓN DEL CAMBIO Página 1 de 6

1. OBJETIVO

Asegurar una gestión eficiente de los cambios en las instalaciones, equipos, procesos, materiales, recursos o
programas de Yanacocha que podrían introducir nuevos riesgos o incrementar los riesgos existentes para las
personas, el medioambiente, los grupos de interés y la empresa.

2. ALCANCE

Este estándar se aplica a todos los empleados de Yanacocha. No es aplicable a grandes proyectos que son
evaluados por el Proceso de Inversión de Capital.

3. REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS

 NEM-IMS-STA-013 Management of Change Standard

 NEM-IMS-GDL-013 Management of Change Guideline
 YAN-HS-STA RO-026 Selección y Gestión de Contratistas
 PCS-IN-PR-014 Procedimiento para el diseño de estructuras temporales (Proyectos de Capital)

4. ESPECIFICACIONES DEL ESTANDAR

DESCRIPCIÓN:
Todo cambio permanente, temporal o de emergencia debe ser registrado en Discovery, Risk Management
System - Change Register - All Items (sharepoint.com) siguiendo los pasos que se indican a continuación:

Paso 1: Propuesta
El propietario del cambio (Jefe o Superintendente de Área):
 Describe la situación y el estado actual del problema o proceso que se propone cambiar (nuevas instalaciones,
modificaciones o cambios a las instalaciones, equipos, materiales, procesos, sistemas, programas o recursos
de Yanacocha, incluye cambios influenciados por factores externos a la empresa). Identificar por qué se
propone ese cambio.
 Describir la propuesta del cambio. Identificar qué áreas y departamentos de la operación serían impactados.
 Objetivo de este cambio. Identificar cómo esto ayudará a la mejora de la compañía
 Utilizando el Anexo 1 Identifique el nivel de riesgo del cambio propuesto para definir al Equipo Evaluador y
otras partes interesadas. El “Equipo Evaluador”, MINIMO debe incluir a un representante de: Salud-Seguridad,
Medio Ambiente, RRSS, Legal y Seguridad.
 Adjuntar en Discovery un esquema de la Propuesta para información del Equipo Evaluador
 Agendar una Reunión para la etapa de Evaluación Inicial Assessment invitando su Equipo Evaluador.

Paso 2: Assessment (Evaluación Inicial) Reunión con el Equipo Evaluador

El Equipo Evaluador debe realizar:
 Una reunión para realizar la evaluación enfocada en los impactos conocidos y/o potenciales que surjan del
cambio. Como parte de esta evaluación, se debe considerar las categorías de impacto y los tipos de impacto
que se muestran en las listas siguientes.

Tipos de Impacto (Áreas):

 Medio Ambiente
 Exploración
 Relaciones Externas
 Salud
 Legal
 Pérdida operacional
 Producción
 Costo del proyecto
 Cronograma del proyecto
 Seguridad
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 Security

Categorías de impacto:
 Presupuesto / plan de negocios
 Contratistas / Proveedores
 Costos / Recursos
 Diseño de ingeniería
 Medio ambiente
 Herramientas de equipamiento
 Interesados externos
 Instalaciones / Servicios
 Legal / Permisos / Compromisos
 Materiales / productos químicos / subproductos
 Estructura organizativa / listas
 Programas / Procesos / Procedimientos
 Software
 Entrenamiento
 Otros

 Registrar las recomendaciones del equipo evaluador, los impactos y controles relacionados; y comunicar a
todas las partes interesadas pertinentes mediante el uso del sistema.

El equipo evaluador:
 Define si el cambio va o no va.
 Si el cambio va, recomendar la implementación de medidas para mitigar y controlar los impactos asociados al
cambio como:
 Lecciones aprendidas de evaluaciones de riesgo y cambios previos
 Estándares que el cambio debe cumplir
 Especificaciones
 Permisos requeridos, requisitos legales aplicables y compromisos voluntarios
 Recursos necesarios: finanzas, tecnología, equipo, material, personas (experiencia, habilidades,
capacidades, etc.)
 Actualizaciones de administración de contratos según sea necesario
 Necesidad de revisar o desarrollar nuevos procedimientos
 Capacitación requerida
 Identificación de las personas que requieren información durante la vida del proyecto y cómo se
entregará la comunicación
 Controles operacionales que se utilizarán en Salud y Seguridad, Medio Ambiente y otras normas
relevantes.
 Planes de respuesta a emergencias: identifique qué podría salir mal y medidas de contingencia
 Monitoreo e inspección - para verificar la calidad del trabajo, equipo, materiales
 Registros relevantes
 Requisitos de auditoría y revisión durante y después del proyecto: lecciones aprendidas
 Aspectos de control de procesos y sistemas de seguridad automatizados: sensores, PLCs o similares,
actuadores, pruebas y mantenimiento preventivo
 Los bypass (también denominados jumpers o puentes) de los sistemas de control de procesos,
sistemas de seguridad automatizados o interlocks.
 Otros

Paso 3: Implementación
El propietario del Cambio cargará a Discovery los siguientes DOCUMENTOS ADJUNTOS aprobados con firma
física:
 Verificación Pre Operativa (VPO)
 Alcance del trabajo: memoria descriptiva y planos
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 Gestión de Contratistas (YAN-HS-STA RO-026 Anexo 1), incluye identificación de riesgos y controles
 Planes de Manejo Ambiental y Social(PMAS)
También se implementará un plan de comunicación de los cambios, para generar conciencia y entendimiento por
parte de los interesados o impactados. Se deben evaluar los casos, basados en los riesgos, en que se requiera
entrenamiento de los interesados o impactados.
El área o empresa asignada para el proceso de construcción o ejecución del cambio deberá contar con la
constancia del Propietario del Cambio (correo generado por el sistema Prospector al completar el tercer paso), y
el número de registro en el sistema para poder iniciar su trabajo.

Paso 4: Evaluación (Post implementación del cambio)

El Propietario del Cambio (Jefe o Superintendente) debe:
 Evaluar si el cambio ha dado los resultados esperados, o proponer un nuevo cambio (registrar como nuevo)
 Cerrar los: PMAS, Contratos, etc
 Confirmar que los controles propuestos han sido efectivos,
Registrar comentarios y lecciones aprendidas

DEFINICIONES

Cambio
Cualquier modificación administrativa, física, operativa u organizacional, alteraciones o sustituciones en un
sistema, proceso, planta o equipo, ya sea temporal, permanente o para un propósito de emergencia. El cambio
excluye las reparaciones normales para restaurar la funcionalidad original, el estado y la configuración del equipo
o un sistema que utiliza procedimientos, recursos o componentes idénticos. También se excluyen aquellos
cambios donde se realice el reemplazo o modificación de equipos, maquinarias o procesos con especificaciones
o prácticas similares, que no alteren la funcionalidad o proceso original.

Gestión del cambio:

Proceso sistemático que permite la identificación de riesgos generados en las nuevas construcciones o por la
adición, reemplazo o modificación a un programa, instalación, equipo, material, proceso o estructura
organizacional que pueda tener un efecto significativo en las personas, el medio ambiente, los negocios o la
comunidad. Este proceso así mismo permite la identificación y planificación de los controles necesarios para
minimizar los impactos adversos o no intencionales en las partes interesadas y las comunicaciones necesarias
para su evaluación y difusión. Está conformado por 4 pasos:

Grupos de interés
Aquellas personas o grupos de personas que pueden afectar, ser afectados y/o estar interesados en las
actividades de Yanacocha. Debe incluir al Sponsor o Gerente y Equipo Evaluador.

Instalación Temporal
Construcciones o estructuras provisionales sobre terreno, que sirven para el uso temporal o como elementos que
se utilicen y permitan ejecutar una determinada tarea. Estas estructuras requieren ser fabricadas, construidas o
acondicionadas para la ejecución de proyectos, labores de construcción, mantenimiento u operación en MYSRL;
en cumplimiento con el procedimiento del área de Proyectos de Capital PCS-IN-PR-014.

Registro de Gestión del Cambio:

Herramienta de Discovery que permite registrar las diferentes etapas del proceso de Cambio, como información
relacionada a la propuesta, evaluación inicial (Assessment), implementación y evaluación/aprobación; las
personas que deben ser notificadas en cada etapa, y la documentación de sustento. La ruta de acceso es:
Risk Management System - Change Register - All Items (sharepoint.com)

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5. RESPONSABLES

Gerentes de Departamento (sponsor)

 Liderar el proceso de gestión de cambio y asegurar que se cuente con los recursos necesarios (financieros,
de personal y de tiempo).
 Asegurar la implementación, administración y cumplimiento de este procedimiento antes de implementar los
cambios.

Equipo evaluador
 Conformado por especialistas técnicos como ingenieros, técnicos, con conocimiento y experiencia de acuerdo
al cambio evaluado; y MINIMO debe incluir a un representante de: Salud-Seguridad, Medio Ambiente, RRSS,
Legal y Seguridad
 Brindar recomendaciones y requisitos, en base a su conocimiento técnico, para lograr la implementación
exitosa del cambio.
 Contribuir y participar en el proceso de identificación de impactos que generará el cambio y sus controles
respectivos.
 Aprobar el cambio.
 Contribuir en la verificación del cambio, a fin de que éste sea implementado según lo acordado, autorizado y
diseñado.

Propietario del Cambio (Jefe o Superintendente de Área)

 Aplicar el proceso de Gestión de Cambio de acuerdo al presente estándar para cambios propios de Yanacocha
o los que involucren a las empresas contratistas bajo su cargo.
 Asegurar que se identifiquen y se involucren en el proceso los Grupos de Interés y Especialistas Técnicos
según el cambio propuesto.
 Ingresar la información del Cambio en el Registro de Gestión del Cambio de Discovery.
 Verificar que se sigan los procesos de Gestión de Cambio apropiados y que se completen todas las acciones
y aprobaciones para sus proyectos.
 Comunicar el cambio y sus impactos de manera oportuna a las áreas involucradas.

Áreas de Salud y Seguridad, Medio Ambiente, Responsabilidad Social, Legal y Security

 Brindar soporte para el cumplimiento del presente estándar.
 Auditar de manera aleatoria el cumplimiento del estándar.

6. REGISTROS, CONTROLES Y DOCUMENTACION

Registro de Gestión del Cambio Risk Management System - Change Register - All Items (sharepoint.com)
Anexo 1: Nivel de cambio

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7. REVISION

Elaborado Revisado Control Aprobado

Juan Salazar
Juan Salazar Rosa de la Cadena Gonzalo Eyzaguirre
Edgardo Rabanal
16.11.2023 23.11.2023 27.11.2023 01.12.2023

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Seguridad
SALUD Y SEGURIDAD 01 de Octubre del 2023
Anexo 1: Nivel de Cambio
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Cambio relacionado
con el desarrollo de
Calificación de impacto NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 NIVEL 4 NIVEL 5 capital

BAJO MEDIO ALTO ALTO EXTREMO

Cambios del Site / Regionales ¿A qué equipo impacta el Departamento o parte de la
Equipos o Grupo de Trabajo Todo la Operación Cambio (s) de nivel regional A todas las regiones
cambios o causa interés? operación

Proceder de acuerdo a lo establacido en los procesos de Stage Gate

Sponsor Líder del Equipo / Supervisor Superintedente Miembro de SLT Miembro de RLT Equipo Regional de Liderazgo
Comunicación Discusión durante las reuniones del equipo / Discutido y enviado por Discutido en reuniones del Discutido en la (s) reunión (es) Comunicación regional del
reunión de seguridad. correo electrónico a (los) equipo y enviado por correo del equipo del Departamento y Sponsor del ELT y discutido en
Departamento(s). electrónico a todo el por correo electrónico en toda la reuniones del equipo de liderazgo.
personal de la operación región. Evaluar la necesidad de involucrar
Evaluar la necesidad de involucrar agencias regulatorias o
a la Comunidad / Grupos de gubernamentales
Interés externos.

Tiempo de comunicación antes de hacer cambios Según sea necesario para garantizar que Mínimo 1 semana para Mínimo 2 semanas para Mínimo 2 semanas para asegurar Mínimo 2 semanas para asegurar
cada persona en el equipo esté al tanto del asegurar que todos los asegurar que todos los que todos los empleados estén al que todos los empleados estén al
cambio. empleados del empleados estén al tanto tanto del cambio. tanto del cambio.
departamento estén al del cambio.
tanto del cambio.

Documentación para el cambio Hojas de reuniones del equipo con firmas o
registro del Supervisor electrónicamente
Grabar en CMS, hojas de Registre en CMS, hojas de
reuniones del equipo con reuniones del equipo con
firmas. firmas, el equipo de
liderazgo del site dan
conformidad a la hoja de
aprobación.
Registre en CMS, hojas de
reuniones del equipo con firmas,
Departamento y Gerentes
Generales dan conformidad a la
hoja de aprobación.
Registre en CMS, hojas de
reuniones del equipo con firmas,
Liderazgo regional da
conformidad a la hoja de
aprobación.

Ejemplos del Site / Regionales Cambiar a un trabajador a un nuevo horario Cambios a un
de guardia para cubrir una deficiencia en el procedimiento de trabajo o
número de personal SOP que afecta a un
departamento.
Cambio de tamaño en la
chancadora primaria que
afecta a los departamentos
de Procesos y Minas, pero
no a toda la operación.
Implementación de un
nuevo sistema de seguridad
de acceso al lugar.
Cambios en el
procedimiento de empleo
comunitario.
Cambios en un documento de
Región o SOP que afecta a
múltiples operaciones,
departamentos y funciones.
Construcción de un cruce a
desnivel sobre un camino
público.
Cambio de los planes LOM que Expansión del molino
impactan el proceso y otras áreas de Procesos.
funcionales, así como los planes Proyecto de Central
de desmantelamiento y cierre. Eléctrica
Reducción de la mano de obra. Proyecto de extensión
del TSF.
Instalación de Planta
de tratamiento de
agua.

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