CREACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE

AVISOS DE MANTENIMIENTO
 CONTENIDO

 Objetivo general
 Definiciones
 Roles y responsabilidades
 Clases de avisos
 Estructura de avisos
 Estatus de los avisos
 Flujograma de gestión de avisos
 Creación y gestión de anexos
 OBJETIVO GENERAL

Establecer los lineamientos para la gestión de los avisos de mantenimiento

que involucra la creación, administración, ejecución y cierre de los mismos
en el Sistema de Gestión y Control de Mantenimiento (SGCM) que
permitan asegurar el registro de la información técnica y del historial de
fallas de los equipos, garantizando la calidad del dato, a fin de
proporcionar información necesaria para la generación de los indicadores
de gestión del proceso de mantenimiento y estudios de confiabilidad.
 DEFINICIONES

Aviso de Mantenimiento:
Es un documento electrónico utilizado para describir el estado de un activo en el SGCM,
con el fin de informar a la organización de Mantenimiento que debe ejecutar una acción
determinada y documentar el trabajo realizado (control estadístico del historial).

Equipo:
Es un elemento de producción dentro de un arreglo lógico funcional que cumple con los
siguientes criterios:

 Está sujeto a planes de mantenimiento.

 No es componente, parte o pieza (ejemplos: sello mecánico, manómetros, haz de tubo,
tarjeta electrónica, entre otros).
 El valor de reemplazo es mayor que el costo de mantenimiento.
 Es trazable en el tiempo.
 Está sujeto a un control de gastos ocasionados por la aplicación de mantenimiento
correctivo, preventivo, proyectos de mantenimiento y paradas de planta.
 Requiere llevar un histórico de mantenimiento para dar cumplimiento a las normativas de
PDVSA y disposiciones legales.
 DEFINICIONES

Falla:
Es el evento tras el cual un activo no es capaz de cumplir con los requerimientos
funcionales previstos en la operación del mismo. La misma puede implicar desde
la disminución de la capacidad operativa del activo hasta la pérdida por completo
de la función o funciones.

Falla Inherente:
Es la pérdida de la función que le fue asignada a un activo debido a causas propias
del mismo, y la misma puede sub--clasificarse en:
oFalla Crítica
oFalla No Crítica
oFalla Oculta
oCondición Incipiente

Falla No Inherente:
Corresponde a la pérdida de la función que le fue asignada a un activo debido a
causas no imputables al mismo.

Fuente: MM-01-01-01
 ROLES Y RESPONSABILIDADES

Creador de Avisos de Mantenimiento:

Este rol está orientado al Ente Técnico, Confiabilidad, Ingeniería de Mantenimiento,
Ejecución de Mantenimiento y custodios de las instalaciones y equipos que requieran
acciones. Entre sus responsabilidades está crear los avisos de mantenimiento conforme
con lo establecido en la Norma PDVSA MM–02–01–02.

Administrador de Avisos de Mantenimiento:

Este rol está orientado al Ente Técnico, Confiabilidad e Ingeniería de Mantenimiento. Entre
sus responsabilidades está administrar los avisos de mantenimiento, conforme a lo
establecido en la Norma PDVSA MM–02–01–02.

Fuente: MM-01-01-01
 ROLES Y RESPONSABILIDADES
De los Niveles Directivos y los Gerentes de cada Área Operacional, de Negocio, Filiales
o Empresas Mixtas:

Exigir el cumplimiento efectivo de los requisitos establecidos en la presente norma.

Autorizar los recursos necesarios para la Gestión de los Avisos de Mantenimiento.
Promover la sinergia entre las organizaciones de Mantenimiento, Operaciones, Confiabilidad, Ingeniería
de Mantenimiento y Ente Técnico, para la Gestión de los Avisos de Mantenimiento a través de la aplicación
de la presente norma.
Asegurar que los trabajadores y trabajadoras que laboran en las instalaciones bajo su custodia, tengan el
conocimiento y las competencias necesarias para dar cumplimiento con lo establecido en esta norma.

De los Superintendentes, Líderes y Supervisores (Organizaciones de Mantenimiento,

Operaciones, Confiabilidad, Ingeniería de Mantenimiento y Ente Técnico):

Supervisar y hacer cumplir lo establecido en la presente norma.

Analizar la información resultante de la gestión de avisos de mantenimiento, en conjunto con las
organizaciones involucradas; para establecer las acciones en búsqueda del mejoramiento continuo.
Mantener sinergia con el personal de las organizaciones involucradas, mediante informes escritos,
reuniones de trabajo y cualquier otro medio disponible, para garantizar el mejoramiento continuo de los
procesos.
Asegurar el conocimiento técnico, competencias, habilidades y motivación del personal involucrado en la
gestión de avisos de mantenimiento para dar cumplimiento con lo establecido en la presente norma.
Cumplir con lo establecido en la Norma Técnica PDVSA MM–02–05–00 “Análisis y Cierre de la Gestión
del Proceso de Mantenimiento Ordinario”.
Fuente: MM-02-01-02
 ROLES Y RESPONSABILIDADES

Del Personal Custodio de Instalaciones:

Crear los Avisos de Mantenimiento de acuerdo con lo establecido en la Norma MM–02–01–02 “Gestión de
Avisos de Mantenimiento”.
Cumplir con las responsabilidades descritas en la Norma Técnica PDVSA MM–01–01–05 “Roles y
Responsabilidades para el uso del SGCM”.

De los Especialistas, Analistas e Ingenieros de Confiabilidad, Mantenimiento y Ente

Técnico:

Crear, administrar y cerrar los Avisos de Mantenimiento de acuerdo con lo establecido en la Norma
MM–02–01–02 “Gestión de Avisos de Mantenimiento”.
Cumplir con las responsabilidades descritas en la Norma Técnica PDVSA MM–01–01–05 “Roles y
Responsabilidades para el uso del SGCM”.

Del Personal Ejecutor:

Crear, ejecutar y retroalimentar los Avisos de Mantenimiento de acuerdo con lo establecido en la presente
Norma MM–02–01–02 “Gestión de Avisos de Mantenimiento”.
Cumplir con las responsabilidades descritas en la Norma Técnica PDVSA MM–01–01–05 “Roles y
Responsabilidades para el uso del SGCM”.

Fuente: MM-02-01-02
 ROLES Y RESPONSABILIDADES

Ente Técnico,
Roles de Acceso Custodio de Confiabilidad e
Ejecución
al SGCM Instalaciones Ingeniería de
Mantenimiento
Creador
de Avisos de
Mantenimiento
X X X
Administrador
de Avisos de
Mantenimiento
X

Fuente: MM-01-01-05
 CLASES DE AVISO DE MANTENIMIENTO

Aviso de Solicitud de Mantenimiento:

Se origina para solicitar inspecciones o actividades de mantenimiento preventivo
orientadas a los niveles 2 y 3, a fin de planificarlas con el nivel adecuado de detalles
y activar acciones de análisis, evaluación y diagnóstico sin la ocurrencia de la falla.

Aviso de Falla:
Se genera a partir de la detección de la pérdida de la función del activo. Por medio
de este aviso se solicita a la organización de mantenimiento que planifique la
ejecución de una o varias actividades que permitan restablecer la función del
activo.

Aviso de Actividad:
Permite registrar las actividades ejecutadas sobre el activo, como resultado de una
evaluación/ inspección adicional a un mantenimiento o requerimientos
operacionales; que por su naturaleza son de alta importancia para el historial del
activo.
Por su alcance y características no genera una liquidación desde el punto de vista
financiero (Procura de materiales, salida de materiales de almacén, servicios
contratados, horas labor, entre otros).
Fuente: MM-02-01-02
Aviso de Reclamo:
Tiene como objetivo principal el reclamo o no conformidad de una actividad de
mantenimiento efectuada al activo. Este tipo de aviso se debe generar durante el
periodo de prueba o garantía. Los eventos que originan un reclamo o no
conformidad pueden resumirse de la siguiente manera:

-- Falla asociada a los elementos/ partes intervenidos.

-- Deficiencia en materiales utilizados.
-- Desempeño del activo fuera de su contexto operacional.
•-- Operación inadecuada del activo.
-- Inadecuada ejecución del mantenimiento
-- Detección de situaciones de riesgo producto del trabajo efectuado, entre otros.

Con su aplicación se incorpora información al historial técnico del activo referente a

retrabajos y el estado que éste presenta, luego de una actividad de mantenimiento
o manejo operacional erróneo.

Fuente: MM-02-01-02
Aviso de Recomendación Técnica:
Tiene como objeto incluir el registro de recomendaciones detectadas durante el
desarrollo de evaluaciones especializadas para activos creados en el SGCM, estos
avisos deben ser realizados por las organizaciones de Confiabilidad, Ingeniería de
Mantenimiento y Ente Técnico. Una vez generados estos avisos, se debe proceder
a un análisis de dichas recomendaciones entre las organizaciones de
Mantenimiento, Operaciones, Confiabilidad, Ingeniería de Mantenimiento y Ente
Técnico, para posteriormente tomar las decisiones y acciones correspondientes que
pueden derivar en Avisos de Solicitud de Mantenimiento, de Falla o
Proyectos/Parada de Planta, de acuerdo al contexto operacional y a la naturaleza
del mantenimiento a ejecutar. Para esta clase de aviso, se requiere información
detallada del activo sobre el cual se está realizando la recomendación técnica.
Estos avisos permiten el control del cierre de las recomendaciones efectuadas y
seguimiento a las pendientes, manejo del cambio, así como conformar el historial
del activo y proveer un banco de información técnica corporativa que puede ser
compartida para su consulta por las distintas áreas operacionales de PDVSA.

Aviso de Proyectos / Parada de Planta:

Contempla actividades de mantenimiento o mejoras que no pueden realizarse con
la planta/unidad o sección/sistema en servicio y debe ser creado por las
organizaciones técnicas o entes técnicos. Esta clase de aviso sirve de insumo para
definir el Alcance más Probable, la Lista Final de Trabajo y trabajos adicionales
para paradas de planta y proyectos. Fuente: MM-02-01-02
 TABLA RESUMEN PARA
CLASES DE AVISOS DE MANTENIMIENTO

Fuente: MM-02-01-02
Clases de Avisos de Mantenimiento Clasificación Descripción en el SGCE
Aviso de Solicitud de Mantenimiento M1 Solicitud de Mantto.
Aviso de Falla M2 Aviso de Avería
Aviso de Actividad M3 Aviso de Actividad
Aviso de Reclamo M4 Reclamo
Aviso de Recomendación Técnica M5 Recomend. Técnica
Aviso de Proyectos / Paradas de Planta M6 Solic. Mtto. Mayor
 GESTIÓN DE AVISOS DE MANTENIMIENTO
Creación de Avisos de Mantenimiento
La creación del aviso de mantenimiento hace referencia a un activo y debe contener toda la información
establecida en el Anexo B de la Norma Técnica PDVSA MM–02–01–02 , para asegurar la calidad del dato y el
historial del mismo en el SGCM.
Este proceso constituye parte de los requerimientos de entrada que representan el punto de partida de la cadena
de valor del proceso de mantenimiento.

Administración de Avisos de Mantenimiento

En este proceso se define el alcance de las actividades de mantenimiento contempladas en el aviso, de acuerdo
con lo indicado en los flujogramas del Anexo C de la Norma Técnica PDVSA MM–02–01–02. Se debe garantizar
en el mismo, la información necesaria para dar paso al Subproceso de Planificación y de Programación, de
acuerdo con la cadena de valor del proceso de mantenimiento definido en la Norma Técnica PDVSA MM–01–
01–00 “Modelo de Gerencia de Mantenimiento”, posteriormente el aviso podrá ser utilizado por el Administrador
de Órdenes (ADO), para la generación de la Orden de Mantenimiento.

Ejecución de Avisos de Mantenimiento

En este proceso se registran las acciones ejecutadas del aviso de mantenimiento, de acuerdo con el flujograma
mostrado en el Anexo D de la Norma Técnica PDVSA MM–02–01–02. Se debe garantizar en el mismo la
información necesaria para dar paso al Subproceso de Cierre definido en la cadena de valor del proceso de
mantenimiento descrito en la Norma Técnica PDVSA MM–01–01–00 “Modelo de Gerencia de Mantenimiento”.

Cierre de Avisos de Mantenimiento

En este proceso se validan las actividades de mantenimiento ejecutadas para concluir el aviso, según lo indicado
en los flujogramas del Anexo E de la Norma Técnica PDVSA MM–02–01–02 y lo establecido en la Norma
Técnica PDVSA MM – 02 – 05 – 00. Se debe garantizar la información necesaria para la captura de datos y
análisis de los indicadores de gestión del proceso de mantenimiento (Norma Técnica PDVSA
MM – 01 – 01 – 02) y estudios de confiabilidad operacional.
 Flujograma de
CREACIÓN DE AVISO DE SOLICITUD MANTENIMIENTO - M1

Fuente: MM-02-01-02
 Flujograma de
CREACIÓN DE AVISO DE FALLA – M2

Fuente: MM-02-01-02
 Flujograma de
ADMINISTRACIÓN DE AVISO DE SOLICITUD MANTENIMIENTO - M1

Fuente: MM-02-01-02
 Flujograma de
ADMINISTRACIÓN DE AVISO DE FALLA – M2

Fuente: MM-02-01-02
 Flujograma de
EJECUCIÓN DE AVISO DE SOLICITUD MANTENIMIENTO - M1

Fuente: MM-02-01-02
 Flujograma de
EJECUCIÓN DE AVISO DE FALLA – M2

Fuente: MM-02-01-02
 Flujograma de
CIERRE DE AVISO DE SOLICITUD MANTENIMIENTO - M1

Fuente: MM-02-01-02
 Flujograma de
CIERRE DE AVISO DE FALLA – M2

Fuente: MM-02-01-02
 ESTATUS DE AVISOS Y MEDIDAS

Estatus de Avisos
ESTATUS ROL SAP-PM
MEAB Mensaje Abierto Creador de Avisos
MEAB MEAB Existen Medidas Pendientes en Avisos Creador de Avisos
METR Aviso en Tratamiento Administrador de Avisos
ORAS Orden Asignada Administrador de Oredenes
MERE Todas las Medidas Realizadas Ejecutor de Avisos
MECE Aviso Cerrado Aministrador de Avisos
PTBO Petición de Borrado Administrador de Avisos

Estatus de Medidas
ESTATUS ROL SAP-PM
MDAB Medida Abierta Creador de Avisos
MELI Medida Liberada Administrador de Avisos
MEEJ Medida Ejecutada Cerrada Ejecutor
MEEX Medida Ejecutada con Éxito Administrador de Avisos
 USO DEL SGCM (SAP-PM)

1. CREACIÓN DE AVISOS.
2. MODIFICACIÓN DE AVISOS.
3. ADMINISTRACIÓN DE AVISOS.
4. EJECUCIÓN DE AVISOS.
5. CIERRE DE AVISOS.
INGRESO AL SISTEMA– SAP
INGRESO AL SISTEMA– SAP

2
Seleccione el Módulo
PM (PR3)
 INGRESO AL SISTEMA– SAP

Actualmente el “Mandante” para PDVSA GAS es 516.

Cuando migremos a PR3 usaremos el mandante 510

3 Introduzca el nombre del usuario y

clave de acceso, presione Enter
INGRESO AL SISTEMA– SAP

4 Observe que se despliega esta

pantalla. Presione nuevamente Enter,
O haga click en continuar
CREACIÓN DE
AVISO
PM
 CREACIÓN DEL AVISO
asociado a un equipo

CREACIÓN DE AVISOS POR

REPRESENTACIÓN DE ESTRUCTURA EN GESTIÓN DE OBJETOS TÉCNICOS
TRANSACCIÓN
IH01
CREACIÓN DE AVISOS POR
TRATAMIENTO LISTA DE EQUIPOS EN GESTIÓN DE OBJETOS TÉCNICOS
TRANSACCIÓN
IE05

CREACIÓN DE AVISOS EN GENERAL Y ESPECIAL POR

GESTIÓN DE MANTENIMIENTO
TRANSACCIÓN
IW21
 Creación de Aviso
por representación de estructura en gestión de Objetos Técnicos

Introduzca en el menú dinámico, la

5 transacción: IH01
RUTA MENÚ SAP:
LOGISTICA  MANTENIMIENTO  GESTIÓN DE
OBJETOS TÉCNICOS  UBICACIÓN TÉCNICA

6 Haga click en botón de confirmación o

presione Enter
8 Haga click en ejecutar o
presione F8

En el campo de Ubicación técnica coloque por Ej.: La

7
que identifica la planta HNAY (RPAMCMA-HNAY-) , y en
el ámbito explosión tilde todas las casillas, presione el
botón ejecutar o F8
 Para visualizar la estructura completa se deben

9 tildar en cada cadena, el icono en forma de sobre y

así observará el desglose del sistema de
Alimentación de Nafta.
 Tilde el icono para observar los equipos asociados al subsistema de

10 Alimentación de Nafta Liviana, como se muestra en la siguiente

lámina.
11 Si desea observar los componentes asociados a los equipos, por ejemplo en la Bomba de
Alimentación P-1650A , haga click nuevamente en el icono.
 12 Solicitud del Aviso: tilde el equipo

Nota importante: La solicitud del aviso debe ser creada por personal custodio de la instalación. (En caso el del
CRP por la Gerencia Técnica / GII y por la Gerencia de Mantenimiento / Instrumentos).
13 En la cabecera, hacer click en: PASAR A, Seleccione: CREAR AVISO y

luego seleccione (por Ej.:) AVISO DE AVERIA .

 Introduzca en el menú dinámico, la
transacción: IE05

5 RUTA MENÚ SAP:

LOGISTICA  MANTENIMIENTO  GESTIÓN DE
OBJETOS TÉCNICOS  EQUIPO

Haga click en botón de confirmación o

6 presione enter
 8
Hacer clic en el botón
para ejecutar o
presionar la tecla F8

7
Introduzca en el campo N° Ident. Técnica, el TAG del equipo.
Ej: P-1650A (se puede utilizar * para ampliar la búsqueda entre caracteres)
 Hacer clic en
10 - Pasar a
- Crear aviso
- General u otra
opción deseada.

9
Seleccionar el equipo con la descripción solicitada. (Se sombreara la linea en color naranja)
 Creación de Aviso
por Gestión de Mantenimiento

RUTA MENÚ SAP:

LOGISTICA  MANTENIMIENTO  GESTIÓN DE MANTENIMIENTO  AVISOS

Introduzca en el menú dinámico, la

5 transacción: IW21

RUTA MENÚ SAP:

LOGISTICA  MANTENIMIENTO  GESTIÓN DE
MANTENIMIENTO  AVISOS

6 Haga click en botón de confirmación o presione enter

8 Haga click en ejecutar / aviso o presione F8

En el campo Clase de Aviso seleccione

(M1-M6).
Nota: de generar un aviso similar a otro
creado se puede utilizar un aviso como
7 modelo.
Solo se visualiza en avisos M2 (Fallas
Inherentes)
Finalmente se obtiene el número del aviso creado
 MODIFICACIÓN DEL AVISO

MODIFICACIÓN DE AVISOS POR

REPRESENTACIÓN DE ESTRUCTURA EN GESTIÓN DE OBJETOS TÉCNICOS
TRANSACCIÓN
IH01
MODIFICACIÓN DE AVISOS POR
TRATAMIENTO LISTA DE AVISOS EN GESTIÓN DE MANTENIMIENTO
TRANSACCIÓN
IW28

MODIFICACIÓN DE AVISOS POR GESTIÓN DE MANTENIMIENTO

TRANSACCIÓN
IW22

MODIFICACIÓN DE AVISOS DESDE NOTIFICACIÓN

TRANSACCIÓN
IW41
 Modificación de Aviso
por Representación de Estructura

Introduzca en el menú dinámico, la

transacción: IH01

RUTA MENÚ SAP:

LOGISTICA  MANTENIMIENTO  GESTIÓN DE
OBJETOS TÉCNICOS  UBICACIÓN TÉCNICA

Haga click en botón de confirmación o presione enter

Modificación de Aviso
por Tratamiento Lista de Avisos
Modificación de Aviso
por Gestión de Mantenimiento
Modificación de Aviso
Desde Notificación
Para modificar el Aviso haga click en Lista de Objetos
Haga click en el lápiz para modificar el aviso
ADMINISTRACIÓN DE AVISOS
EJECUCIÓN DE AVISOS
CREACIÓN Y GESTIÓN DE
ANEXOS
CIERRE DE AVISOS
“El que aprende y aprende
y no practica lo que sabe,
es como el que ara y ara
y no siembra”
Platón