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PROCEDIMIENTO PARA ADQUISICIONES Y COMPRAS

1. O
Establecer requisitos para la adquisicin de compras de bienes y servicios relacionados con seguridad y s
internas, al SG-SST y una menor constitucin de fuentes de peligros para nuestros trabajadores, contratis
clientes.

2.A

Este procedimiento aplica a todas las reas de las empresas que realizan adquisicin y compras de biene

3.REF
Reglamentos, polticas internas

4.RESPON
GERENCIA
* Aprobar los pedidos realizados por las reas responsables
* Pasar al departamento de compras o adquisiciones de la empres apara realizar el proceso de conseguir las tres c
* Junto con el rea de recursos humanos, y el asistente SST, establecer los requisitos a ser solicitados para los pro
* Junto con el rea de recursos humanos establecer y el asistente SST enviar los resultados de las evaluaciones y
* Nombrar una persona interventora de los contartos al interior de la empresa.
* Todos los contratos debes ser elaborados por el abogado del area juridica de la empresa y el asesor laboral de la

RECURSOS HUMANOS
*Encargados de realizar la solicitud recepcin y verificacin del producto o servicio adquirido (consideram
*Encargado del pago y facturacin del proveedor
*Junto con el asistente SST realizar la evaluacin y re-evaluacin de los proveedores

ASISTENTE SST
* Junto con la gerencia y recurso humanos establecer los requisitos a ser solicitados a los proveedores y c
* Evaluar (identificar los peligros, evaluacin, valoracin de riesgos y determinacin de controles IPEVRDC
* Junto con recursos humanos realizar las evaluaciones y re evaluaciones de los proveedores
* Capacitar al personal sobre los nuevos peligros y riesgos que se valoraron y sus respectivos controles

PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
* Acatar las normas de seguridad dadas por el rea SST
* Asistir a las capacitaciones dadas por el rea de SST
* Entregar los documentos solicitados
* Cumplir con los parmetros dados en el contrato
TRABAJADORES
* Acatar las normas de seguridad dadas por la empresa
* Reportar cualquier condicin insegura que ponga en riesgo la seguridad y salud

5.CONDICIO
* este procedimiento aplicara para adquisiciones de bienes y servicios que se realcen por una compra que

6.DESCRIPC
QUE
INICIO DE ACTIVIDAD
Identificacin de la necesidad de la adquisicin
y/o compra de bienes y servicios

Identificacin de la necesidad de
la adquisicin compresin

Establecer requisitos legales y de


SST necesarios para la
adquisicin del bien o servicio.

Establecer requisitos legales y de SST


necesarios para la adquisicin del bien o
Elaboracin del pedido
servicio.

Envi del pedido al proveedor

Control de documentacin y Elaboracin del pedido


registro de compras

Aceptacin de productos y
solicitados

Envi del pedido al proveedor


Autorizacin de pago de NOTA: si el proveedor es nuevo seguir el
proveedores procedimiento para evaluacin y re-evaluacin
de proveedores

Re- evaluacin del proveedor Control de documentacin y registro de


compras

Entrega de resultados de la
evaluacin y recomendaciones
a tener en cuenta
Entrega de resultados de la
evaluacin y recomendaciones Aceptacin de productos y solicitados
a tener en cuenta NOTA: si los productos y/o servicios no
cumplen con los requisitos solicitados se
realizara su devolucin o cancelacin segn
corresponda.
identificacin y valoracin de los
riesgos que gerente el nuevo
producto o servicio prestado
Autorizacin del pago de proveedores

induciendo SST a los


trabajadores, contratistas sobre
los nuevos riesgos.
Re-evaluacin del proveedor
FIN

Entrega de resultados de las evaluaciones y


recomendaciones a tener en cuenta

Identificacin y valoracin de los riesgos que


regeneren el nuevo producto o servicio
prestado

Induccin de SST a los trabajadores ,


proveedores y contratistas sobre los nuevos
riesgos presentes

Identificacin del Responsable del


N Almacenamiento
Registro Control del Registro
PROCEDIMIENTO PARA
ADQUISICIONES Y
COMPRAS DE
SEGURIDAD Y SALUD EN
PROCEDIMIENTO PARA EL
ADQUISICIONES Y TRABAJO/Documentos/SG-
COMPRAS DE Asistente SST SST/PLANIFICACION
SEGURIDAD Y SALUD EN /DOCUMENTOS
EL TRABAJO

8. CONTROL D
Naturaleza del cambio
Elaboracin del documento
SUGERIMOS
DQUISICIONES Y COMPRAS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO RESPONSABL
departament
adquisiciones
1. OBJETIVO que con traba
elaboren el p
lacionados con seguridad y salud en el trabajo SST que nos permitan el cumplimiento de las normas legales, reglam
estros trabajadores, contratistas, subcontratistas, estudiantes pasantes, trabajadores independientes, trabajadores

2.ALCANCE

quisicin y compras de bienes y servicios

3.REFERENCIAS

4.RESPONSABILIDADES

proceso de conseguir las tres cotizaciones si definir el proveedor idneo.


os a ser solicitados para los proveedores o contratistas de bienes y servicios.
sultados de las evaluaciones y re-evaluaciones de los trabajadores

mpresa y el asesor laboral de la empresa, cumpleindo con todo lo que pide el decreto 1072 de 2015.

ervicio adquirido (consideramos que esto lo debe hace el responsable de almacn)

veedores

icitados a los proveedores y contratistas


nacin de controles IPEVRDC)los riesgos y valoracin de los peligros asociados al nuevo bien o servicio
e los proveedores
y sus respectivos controles
salud

5.CONDICIONES GENERALES
e realcen por una compra que requiera la contratacin de u proveedor

6.DESCRIPCION DL PROCESO
QUIEN CUANDO COMO PORQUE

rea que requiere la Una vez se manifieste la Realizando un anlisis de * Permite la identificacin real
adquisicin o compra de necesidad de un la necesidad de adquirir de las necesidades de
los bienes o servicios producto o servicio nuevo o comprar un nuevo adquisiciones o compras de
producto y/o servicio sus vienes y servicios as como
ventajas y desventajas y cantidad, y caractersticas
su necesidad real

Gerencia Una vez se establezca el *Revisando normatividad * Permite la identificacin


RR HH producto o servicio a vigente, anlisis de premiliminas ????? de los
Asistente SST adquirir riesgos y valoracin de requisitos exigibles para dicha
peligros adquisicin evitando hace
multas y sanciones por
incumplimiento, hace como y
una menor constitucin de
fuentes de riesgos y peligros.

Una vez se establezca el Por medio escrito * Permite realizar en un


RR HH producto o servicio a listado de los bienes o
adquirir servicios a solicitar
disminuyendo las fallas y
malos entendidos por cortes
de comunicacin

RR HH Una vez elaborado el Como lo indica el * Permite enviar la


pedido que se va a procedimiento de informacin de manera clara
realizar comunicacin

RR HH Una vez enviado la A travez de la carpeta y * Permite llevar un control y


solicitud del producto. la matriz de seguimiento registro de los documentos.
de proveedores. * Permite tener los
documentos a la mano en
caso de auditorias
Gerencia Una vez recibido el de inspeccin visual, y * Permite verificar el
RR HH producto comparando con la orden cumplimiento de los requisitos
de compra pre establecidos para la
adquiran del bien o servicio
solicitado.

Recoleccin de facturas *Permite llevar un control de


RR HH o cuentas de cobro y pagos
teniendo en cuenta el
procedimiento de
contabilidad

Definido el Definido el * Permite llevar u registro y


RR HH procedimiento de procedimiento de control del comportamiento e
asistente SST seguimiento, evaluacin seguimiento, evaluacin proveedor con todo lo
y reevaluacin de y reevaluacin de relacionado en cumplimiento
proveedores proveedores de requisitos , calidad del
servicio o bien adquirido ,
comportamiento frente a la
empresa

Gerencia Definido el Definido el * Permite que el proveedor


RR HH procedimiento de procedimiento de conozcas sus fortalezas y
asistente SST seguimiento, evaluacin seguimiento, evaluacin debilidades frete a la empresa
y reevaluacin de y reevaluacin de da la oportunidad de corregir
proveedores proveedores y mejorar

Una vez adquirido el Como lo indica el * Permite la identificacin de


Asistente SST producto procedimiento para los peligros y su respectiva
Viga SST identificacin de riesgos y valoracin , la ejecucin de
peligros planes de accin para toma
de medidas correctivas y
preventivas y el respectivo
*cumplimiento del mismo
Permite dar herramientas a
los trabajadores para el
Procedimiento de Procedimiento de cuidado de la seguridad y
Asistente SST
induccin induccin salud de los trabajadores

Tiempo de Retencin Tiempo de Retencin en Archivo


Proteccin Recuperacin
en Archivo Activo General
Clave Mientras el SG-SST este
Nombre del archivo N,A
proteccin vigente

8. CONTROL DE MODIFICACIONES
Versin Aprob
1 Gerencia
SUGERIMOS PREGUNTAR AL
RESPONSABLE DEL SGC o SGI y al
departamento de compras o
adquisiciones de la empresa, para
que con trabajo en equipo
elaboren el procedimiento.
s normas legales, reglamentos y polticas
endientes, trabajadores en misin, visitantes y

en o servicio
DONDE

*Inventarios de las reas que presentan la


necesidad.
* Normatividad vigente
*Nuevos procesos que exijan la adquisicin de
nuevos elementos
*Seguimientos de mantenimiento de equipos
donde se evidencia la adquisicin de un nuevo
producto, o un servicio ya sea nueva
adquisicin o una necesidad de
mantenimiento
* Complimiento de requisitos legales
* Cumplimiento de acuerdos
* Adaptabilidad al cambio
* Pedidos urgentes
* comportamiento del personal a cargo

* Complimiento de requisitos legales


* Cumplimiento de acuerdos
* Adaptabilidad al cambio
* Pedidos urgentes
* comportamiento del personal a cargo

* Datos de fabricacin del producto


* Manuales de uso del producto
*Inspecciones de seguridad
*observacin de los pasos del servicio a
prestar

Disposicin Final del Registro


N.A

Fecha