VERSIÓN 1

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES Y COMPRAS

FECHA:31/08/2017

1. Objetivo.

Asegurar que los productos, bienes y servicios adquiridos o alquilados que tengan
incidencia en la Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) no constituyan una fuente de
peligro para los trabajadores.

2. Alcance.

El alcance de este procedimiento aplica a todas las áreas de la compañía que requieran
realizar compras de productos, bienes y servicios.

3. Aspectos Generales.

Este procedimiento debe permitir establecer los requisitos de Seguridad y Salud en el

Trabajo requeridos para la compra de productos, bienes y servicios.

Determinar los requisitos de compra desde el punto de vista de seguridad y salud en el

trabajo.

Comunicar a los proveedores los requerimientos en materia de Seguridad y Salud en el

Trabajo establecidos en la organización.

Identificar los peligros y riesgos en los productos, bienes y servicios recibidos

garantizando que durante su desempeño se cumpla con los requisitos en SST.

Realizar las medidas de prevención y control recomendadas por Seguridad y Salud en el

trabajo para las nuevas adquisiciones.

4. Glosario.

Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan una empresa.

Área responsable: Área en la cual se requiere la adquisición del producto, bien o

servicio.

Departamento de Compras: Área o sección de una empresa que se encarga de la

compra de productos y servicios.

Identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos: Proceso para

establecer si existe un peligro y definir las características de este.

Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de causar daño en la salud de los
trabajadores, en los equipos o en las instalaciones.

Productos: Cosa producida natural o artificialmente, como resultado de un trabajo u

operación.
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PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES Y COMPRAS
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Seguridad y Salud en el Trabajo: Es la disciplina que trata de la prevención de las

lesiones y las enfermedades causadas por las condiciones del trabajo, y de la protección
y promoción de la salud de los trabajadores.

Servicios: Un servicio es un conjunto de actividades que buscan responder a las

necesidades de un cliente.

5. Selección, evaluación y reevaluación de proveedores

5.1. Selección y evaluación inicial

El proveedor interesado en pertenecer al listado de proveedores de la empresa, deberá
solicitar la información al responsable del proceso de Gestión de la seguridad y salud en
el trabajo quien por comunicación externa indicará los requisitos y documentos exigidos.
El proveedor interesado debe diligenciar el formato Inscripción y modificación de
clientes y/o proveedores que se le envía como anexo al comunicado; el cual debe
devolver el debidamente diligenciado, por correo electrónico, y con los anexos
requeridos en el formato.
Una vez recibida la información solicitada, ésta es revisada por seguridad y salud en el
trabajo y posteriormente se evalúa, teniendo en cuenta los criterios de selección
establecido en el formato selección de proveedores, productos y servicios. Luego es
presentado al responsable de selección. La evaluación determinará si es aprobado o
rechazado. Una vez aprobado se procede a notificar el resultado de la evaluación al
proveedor de forma verbal y por correo electrónico.

5.2. Evaluación periódica

Se evaluará al proveedor cada año y se aplicará el formato de evaluación a los

proveedores activos, se comunicarán los resultados a éstos y se solicitarán las acciones
a aquellos que tengan oportunidades de mejora, a las cuales se les hará seguimiento
dejando evidencia en el formato de evaluación de proveedores respectivo y enviando
carta de evaluación a cada proveedor.
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6. Adquisición de Productos

DOCUMENTOS
ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES
REFERENCIA

INICIO

Orden de
Seguridad y salud
1 Solicitud compra o alquiler Orden de compra compra Aprobación por gerencia
en el trabajo
aprobada

Departamento de
Establecer requisitos de compra en SST Matriz de elementos Tener en cuenta normatividad
2 seguridad y salud en N/A
de protección personal para cada elemento
el trabajo

Departamento de
Elaboración del pedido y envio al Orden de compra -
5 seguridad y salud en Factura N/A
proveedor facturación
el trabajo

Comunicación con proveedor

Orden de
Control documentación y requisitos de Seguridad y salud Orden de compra - y propuesta de corrección
6 compra -
compra en el trabajo facturación (en caso de no cumplir con
facturación
los requerimientos)

Registro de
Seguridad y salud
7 Acepta producto solicitado N/A productos N/A
en el trabajo
adquiridos

Matriz de
Procedimiento de
identificación de
Seguridad y salud identificación de
8 Revisión de Riesgos peligros y N/A
en el trabajo peligros y valoración
valoración de
de riesgos
riesgos

9 FIN PROCEDIMIENTO

7. Adquisición de Servicios

Para proveedores de servicio que inciden sobre el producto o servicio de la

organización, aplican los criterios de selección, evaluación y reevaluación de
proveedores.

Con el fin de formalizar la relación con los contratitas, se debe realizar un contrato de
prestación de servicios en el cual se definan, entre otros:

• Las especificaciones claras y suficientes de los servicios a ser prestados por el

contratista.
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PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES Y COMPRAS
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• Los canales de comunicación para la gestión de seguridad y salud en el trabajo

con los contratistas y sus trabajadores o subcontratista.

• La obligación por parte del contratista de afiliación al Sistema General de Riesgos

Laborales, del personal propio y subcontratistas, de conformidad con la normatividad
vigente, y la forma y frecuencia de verificación por parte de la Organización.

• La obligación del contratista de informar la rotación del personal (incluyendo

subcontratistas) para realizarles la inducción el temas de Seguridad y Salud en el
Trabajo.

• El cumplimiento de las normas de Seguridad y Salud en el Trabajo por parte del

personal contratistas y subcontratistas y la forma de verificar por parte de la
organización.

Elaborado por: Aprobado por: Fecha de aprobación:

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Johanna Molina Villadiego Carlos Mario Maya Gutiérrez 31/08/2017
Coordinadora de SST Representante Legal

CONTROL DE CAMBIOS

# MODIFICACIÓN FECHA