Semana 15.2 Cierre Del Proyecto

Módulo: 1 Unidad:3 Semana:15
PROYECTO DE INVESTIGACION II
Dr. José L. Ruiz Nizama
1
ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS
BLOQUE III: SEGUIMIENTO Y CIERRE DE PROYECTOS
• Tema 9:
• Cierre del proyecto.
• Aceptación.
• Informe de cierre.
• Indicadores del resultado del proyecto.
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Tema 9: Cierre del proyecto
 INTRODUCCIÓN Y ANÁLISIS INICIAL
 ACEPTACIÓN
 INFORME DE CIERRE DEL PROYECTO
 INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO DEL

PROYECTO
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Fase de Cierre
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ESTIMACIÓN DE VALORES DE FIN DE PROYECTO
La predicción de valores de fin de proyecto se basa en el rendimiento obtenido en el instante de
control en que se hace la predicción y en ciertas hipótesis realizadas sobre el rendimiento
futuro.
Tiene por objeto proporcionar información para la toma de decisiones. Existen varias formas
de predecir el valor final del coste del proyecto, de todas ellas la mas utilizada es la basada en
el método de valor de trabajo realizado o valor ganado:
Para la aplicación de este método vamos a definir un índice de rendimiento análogo a IRC,
pero correspondiente a la actuación futura (desde el instante de control hasta la finalización de
proyecto).
Lo llamaremos índice de rendimiento de costes futuro, viniendo dado por la expresión
siguiente:
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Es decir, el valor ganado del trabajo remanente dividido entre el coste real de ese mismo
trabajo remanente. El denominador, diferencia entre la estimación de coste final CFE y coste
incurrido en el instante de control, es lógicamente el coste para terminar el proyecto (CPT),
siendo este parámetro decisivo para determinar la continuidad del mismo. A partir de este
índice de rendimiento futuro, para estimar el valor de coste final del proyecto, deberemos hacer
determinadas hipótesis acerca del índice.
a) IRCf = IRC. Se basa en suponer un rendimiento futuro igual al alcanzado hasta el instante
de control (IRC). Es decir, las desviaciones en coste producidas hasta el instante de control se
consideran típicas de lo que pasará en lo que queda de proyecto. El CFE será igual al valor del
coste real en el instante de control (CRTR) más el presupuesto restante modificado por la
eficiencia futura prevista (que de acuerdo con esta hipótesis es IRC). Esta hipótesis es la más
utilizada.
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b) IRCf = 1. Se basa en suponer que el rendimiento futuro va a coincidir con el planificado,
independientemente de lo que haya sucedido hasta el instante de control. Esta hipótesis
equivale a suponer que las desviaciones en coste producidas en el instante de control se
consideran atípicas de lo que sucederá en el resto del proyecto, por lo que el CFE será igual
al valor del coste real en el instante de control (CRTR) más el presupuesto restante. Los
ahorros o excesos de costes alcanzados en el instante de control T se mantienen hasta la
conclusión del proyecto:
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Tema 9. Cierre del proyecto
INTRODUCCIÓN
Una vez finalizado el proyecto es necesario analizar resultados y

recapitular el curso de los hechos, para hacerse una idea de los
objetivos cumplidos, los que no se han alcanzado y de la utilidad
futura en otros proyectos. El cierre del proyecto tiene como objeto
principal:
 Analizar desde una perspectiva económica el resultado
del proyecto (hacer balance de los recursos
consumidos y los beneficios alcanzados)
 Diagnosticar el funcionamiento de la empresa,
identificando las desviaciones y la razón de las mismas
 Corregir para futuros proyectos las actuaciones
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inadecuadas
Tema 9. Seguimiento del proyecto
INTRODUCCIÓN
Y como objetivos secundarios:

 Consolidar los resultados técnicos del
proyecto (conocimientos adquiridos, tecnología
utilizada, etc.)
 Identificar las nuevas oportunidades
comerciales nacidas de la ejecución del
proyecto y organizar las actividades
comerciales precisas para dar continuidad,
mediante nuevos contratos al proyecto anterior.
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ACEPTACIÓN
La aceptación del Cliente es condición imprescindible para dar

por concluido el trabajo.
En los proyectos mal especificados puede existir una
ambigüedad en la especificación del resultado de un proyecto, al
final resulta difícil determinar si la insatisfacción de un Cliente se
debe o no a una falta de adecuación del producto a lo
contractualmente establecido.
Si todos los requisitos del proyecto quedaron, en su momento,
definidos y redactados en una especificación de requisitos del
trabajo. Aún así el cliente tiene que revisar el resultado y
aceptarlo formalmente, como paso previo a dar por terminado el
proyecto y poder emitir las facturas correspondientes.
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ACEPTACIÓN
En caso que el cliente rechace el producto

resultado del proyecto, se le deberá pedir que
formalice por escrito sus objeciones, con el fin de
ser utilizado para las actuaciones correctivas
necesarias.
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ACEPTACIÓN
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INFORME DE CIERRE DEL PROYECTO
El objetivo es evaluar el resultado de los trabajos y resumir

todo lo sucedido que pueda ser de cierta relevancia para
actividades futuras de la empresa. Contiene la información
para saber si el proyecto obtuvo los resultados previstos y
en caso contrario las razones. Además sirve para:
 Detectar errores sistemáticos en los
presupuestos de los proyectos y ofertas.
 Analizar la tendencia histórica de los proyectos
gestionados por cada responsable.
 Analizar la tendencia histórica de los proyectos
contratados con cada cliente.
 Establecer nuevas estrategias para abordar
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mercados.
El documento de cierre se hace tomando como

referencia las previsiones que se realizaron durante la
preparación de la oferta.
Un proyecto bien gestionado es aquel en el que las
desviaciones con respecto a las previsiones iniciales son
mínimas, incluso cuando dichas desviaciones sean
favorables a la empresa.
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En este caso habría que analizar los siguientes aspectos:

 La estimación en el presupuesto inicial fue
conservadora, lo que en ocasiones genera la pérdida
del contrato.
 Se han exigido sobre esfuerzos al personal (no
retribuidas)
 Se ha ahorrado en materiales y equipos o en la
calidad.
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La documentación de cierre se compondrá de:

 El balance de ingresos y gastos.
 Los informes de situación finales.
 Tratamiento de la documentación generada.
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1. Balance de ingresos y gastos

Es muy similar al formato de avance
económico, donde se rellenan los datos de
cierre del proyecto, y se calcula las
desviaciones con respecto a la estimación del
presupuesto del proyecto.
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INFORME DE CIERRE DE PROYECTO
El signo de cada celda se interpreta como:

 Valores negativos indican incremento del beneficio.
 Valores positivos indican gastos superiores a los
previstos (reducción del beneficio).
Hay que asegurarse de tener en cuenta todos los

ingresos y los gastos, incluso cuando aún no hayan sido
contablemente imputados (facturas libradas al cliente y
aún no cobradas y aquellos gastos que se hayan
incurrido y no nos hayan sido facturados o cobrados).
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2. Resumen de cierre del proyecto

El resumen contable del balance de ingresos y gastos
suele recibir el nombre de informe económico, mientras
que la explicación del mismo, junto con los factores que
han motivado el desenlace del proyecto se le conoce
como informe de situación.
2.1. Informe Económico
Resume los datos contables más significativos del
proyecto, y permite que una persona ajena al mismo
pueda hacerse una idea general del mismo.
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2.2. Informe de Situación final

Es una descripción general, en lenguaje no técnico y para todo
tipo de lectores, del ciclo de vida del proyecto, desde la
adjudicación del mismo hasta su cierre contable.
Este informe debe contener:
 Los datos básicos del proyecto (nombre, responsable,
duración...)
 Una descripción general de los hechos más significativos
del mismo (modificaciones del alcance, dificultades
encontradas, medidas adoptadas, relaciones con terceras
partes, posibles acciones futuras y cualquier otra
información de interés)
24
INFORME AL CIERRE DEL PROYECTO
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Es conveniente confeccionar informes asépticos ya que las

percepciones personales ligadas a la tarea cotidiana carecen
de sentido una vez terminado el trabajo.
Cuando el proyecto tiene una larga duración o es complejo,
es habitual redactar informes de situación intermedios,
coincidiendo con hitos temporales.
3. Tratamiento de la documentación generada
La documentación generada es la fuente de conocimiento y la
experiencia adquirida para futuros proyectos relacionados con
el anterior, ya que una de las razones que un cliente puede
tener para contratar es la experiencia en trabajos similares.
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La experiencia de la empresa debe

prevalecer sobre las idas y venidas de los
trabajadores, lo que justifica una política
interna para el tratamiento de la información
y los productos generados, como fuente de
experiencia para la empresa en general.
Los procedimientos de tratamiento de la
información interna deben estar orientados
a tres aspectos complementarios:
27
INFORME CIERRE DEL PROYECTO
 Propiciar la conservación de la
documentación y difusión de su
existencia entre los empleados.
 Propiciar la conservación de los
productos y difusión de su existencia.
 Asegurar su correcta custodia, para que
su contenido no se filtre a posibles
competidores.
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Es necesario conservar y custodiar, con carácter indefinido:

 La documentación interna del proyecto (minutas,
informes de reunión, previsiones económicas, etc.).
 La documentación generada dentro del ámbito del
proyecto.
 La documentación obtenida de terceros.
 La descripción detallada de los productos generados
(diseños, planos, manuales de usuario, etc.)
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La necesidad de difundir la lista de información y

documentación disponible entre los empleados, es de
utilidad para evitar obtenerla por otros medios, invirtiendo
esfuerzo y dinero.
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INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO
Al analizar los resultados de un proyecto, la multitud de

aspectos (alcance técnico, relaciones con terceros,
problemas …) pueden oscurecer los resultados finales. Por
eso conviene definir un conjunto de parámetros objetivos
que sirvan para evaluar el proyecto y compararlos con otros
realizados por la empresa.
Indicadores Objetivos:
 Indicadores económicos de primer orden
 Indicadores financieros
 Indicadores de ocupación laboral
 Indicadores de gestión
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1. Indicadores económicos de primer orden

Son los valores numéricos más significativos que
resultan al realizar el cierre contable del proyecto, donde
se incluyen:
 Facturación del proyecto. Es un indicador del volumen
del proyecto, cuya utilidad es servir de referencia a la
hora de evaluar otros parámetros como el esfuerzo, los
costes y gastos, el margen, etc.
 Margen del proyecto. Es la diferencia entre los ingresos
y los costes, tanto en valor absoluto como en porcentaje
referido al precio de venta del proyecto.
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 Beneficio del proyecto. Es el margen obtenido una vez

restados los costes de oportunidad del capital humano y
material utilizado para llevar a cabo los trabajos. Como coste
de oportunidad suele utilizarse como referencia el valor del
IPC, acceso a nuevos proyectos, o posibles clientes derivados
de este trabajo.
 Coste por hora trabajada. Se calcula como la distribución de
los costes del proyecto entre las horas de esfuerzo dedicadas
al mismo, una vez detraídas las cantidades al trabajo ajeno
(subcontratas) y a gastos de materiales y equipos
(suministros), así como las contingencias de ambos. El valor
resultante da una idea del coste global que supone cada hora
de trabajo dedicada al proyecto.
33
Ejemplo:
Según los datos previstos al comienzo del proyecto
Coste hora = (31.452 - 7.500 - 7.500) / 226 = 72,80euros/hora
Referido a los resultados reales del proyecto
Coste hora = (30.054 - 7.800 - 6.870) / 241 = 63,83euros/hora
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 Componentes del coste del proyecto.

Muestran la importancia de cada partida de
costes dentro del proyecto, y dan una idea
acerca del tipo de proyecto y sus riesgos
inherentes.
Se utilizan con frecuencia los siguientes
indicadores:
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 Valor relativo del esfuerzo propio. Se calcula como el

porcentaje del coste total del proyecto que se destina a
horas de esfuerzo del personal de la empresa. Cuando
este indicador es alto, el proyecto vende,
fundamentalmente, horas de trabajo que se supone
implican un alto valor añadido.
 Valor relativo de las subcontrataciones. Se calcula como
el porcentaje del coste total del proyecto que se destina
a subcontrataciones (incluyendo contingencias). Un valor
excesivamente alto supone que la empresa es un mero
intermediario y suele implicar cierto riesgo.
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 Valor relativo de los suministros. Se calcula como el

porcentaje del coste total del proyecto que se destina a
suministros (incluyendo contingencias). Un valor
excesivamente alto convierte a la empresa en un
proveedor de bienes intermediario, lo que no siempre
supone un excesivo riesgo.
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2. Indicadores financieros
Hacen referencia al origen de los fondos utilizados para lograr los fines
del proyecto, así como la proyección en el tiempo de los mismos.
Algunos indicadores más comunes son:
 Porcentaje de endeudamiento externo. Si la empresa no percibe
ningún ingreso hasta terminar el proyecto. Tendrá que financiar, con
fondos propios, la mano de obra, equipos y subcontrataciones.
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Esta financiación no sólo supone un riesgo para

la empresa, sino que impone unos costes
financieros.
El porcentaje de endeudamiento externo hace
referencia al montante de ese riesgo que en caso
de impago, la empresa tendría que satisfacer a
otros. Este valor se calcula como el porcentaje de
los gastos del proyecto destinados a
subcontrataciones, suministros, viajes y gastos
varios.
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Ej.: Valor estimado

End_externo = (7.500 + 7.500 + 900 + 4.500) / 31.452 = 64,9%
Valor real
End_externo = (7.800 + 6.870 + 486 + 4.163) / 30.054 = 64,3%
41
Porcentaje de endeudamiento interno, tiene en cuenta el

porcentaje de los gastos que, en caso de impago, la
empresa habría de satisfacer a sí misma, y se calcula
como el valor complementario del porcentaje de
financiación externo.
Ejemplo:
Valor estimado
End_interno = 35,1%
Valor real
End_interno = 35,7%
42
 Valor actual neto del proyecto, toma los flujos monetarios

referidos al instante en el que se producen, y calcula el valor
actualizado, al momento del cierre del proyecto (según
inflación).
 Tasa de rendimiento interno del proyecto, tiene en cuenta
el tiempo y el dinero que ha sido necesario invertir para
obtener el margen comercial del proyecto.
Este valor es útil para comparar el margen del proyecto con el
coste de oportunidad del capital invertido en el mismo. Un
proyecto, en general, será más rentable cuanto mayor sea el
valor de la tasa de rendimiento del mismo y en particular
cuanto mayor sea con respecto al coste de oportunidad más
accesible (un proyecto alternativo, una inversión, el tipo de
interés).
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3. Indicadores de ocupación laboral

Las empresas que suman cierto valor añadido a los productos que
venden basan su margen comercial en el trabajo de sus empleados,
que puede cuantificarse mediante el esfuerzo que dedican a cada
producto. Por esta razón, el principal capital es su propio
personal.
Mantener al personal “ocupado” en proyectos es vital para obtener
beneficios. El personal inactivo no genera rendimientos y ocasiona
gastos.
Este indicador tiene por objeto dar una idea de las personas que
hacen o han hecho falta para realizar el trabajo y cual será su
dedicación. 44
Estos indicadores sirven para:
 Determinar el nº de personas que hay o hubo

que reservar para un proyecto.
 Determinar el porcentaje de los trabajadores
que realmente están trabajando en proyectos.
 Ayudar a definir la política de personal de la
empresa, cuantificando el nº de trabajadores
que faltan o sobran en la plantilla.
El indicador de ocupación laboral más significativo es la
carga de trabajo: indica el nº de horas de trabajo de una
determinada categoría que harían falta para completar un
trabajo.
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Sumadas las cargas de trabajo de toda una

categoría, a lo largo de un intervalo de
tiempo determinado y dividido por el nº de
horas de trabajos hábiles en dicho período,
se obtiene el nº de personas necesarias
para el proyecto o la empresa.
Dividiendo la carga de trabajo de un
período, por el nº de horas de trabajo
hábiles del mismo se obtiene el índice de
ocupación. 46
Ejemplo:
Para un proyecto de 3 meses (480 horas laborables), se identifican 4
tareas que requieren cargas de trabajo de 180, 240, 420 y 7 Las
4 actividades requieren en conjunto 1.540 horas, por lo que haría falta
un mínimo de 3,2 personas (1.540/160 h mes y 3 mes)
00 horas.
Si la persona A se encarga de las tareas 1 y 2, necesita 420 horas
(180 más 240). Su índice de ocupación individual es de 87,5%. Si los
empleados B y C se ocupan de las tareas 3 y 4 sus índices son del
87,5% y del 146%, respectivamente. En este último caso al ser el
índice superior a 100%, el trabajador C no puede hacerse cargo de la
actividad completa. 47
3. Indicadores de gestión
Son los valores que denotan cómo de acertada ha sido la gestión
de los trabajos y la respuesta del equipo de trabajo.
Entre los factores objetivos cabe citar las desviaciones entre los
valores previstos al presupuestar el proyecto, y los valores finales,
tras la terminación y cierre del mismo, en concreto las desviaciones
correspondientes a:
 Plazo de ejecución del contrato

 Coste (global y por partidas)
 Margen
48
 Contingencias
CONCLUSIONES Y/O ACTIVIDADES DE INVESTIGACIÓN
SUGERIDAS
• El alumno deberá indagar los

diferentes modelos del Plan de
tesis
49
GRACIAS
50

Semana 15.2 Cierre Del Proyecto

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 INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO DEL

Una vez finalizado el proyecto es necesario analizar resultados y

Y como objetivos secundarios:

La aceptación del Cliente es condición imprescindible para dar

En caso que el cliente rechace el producto

El objetivo es evaluar el resultado de los trabajos y resumir

El documento de cierre se hace tomando como

En este caso habría que analizar los siguientes aspectos:

La documentación de cierre se compondrá de:

1. Balance de ingresos y gastos

El signo de cada celda se interpreta como:

Hay que asegurarse de tener en cuenta todos los

2. Resumen de cierre del proyecto

2.2. Informe de Situación final

Es conveniente confeccionar informes asépticos ya que las

La experiencia de la empresa debe

Es necesario conservar y custodiar, con carácter indefinido:

La necesidad de difundir la lista de información y

Al analizar los resultados de un proyecto, la multitud de

1. Indicadores económicos de primer orden

 Beneficio del proyecto. Es el margen obtenido una vez

 Componentes del coste del proyecto.

 Valor relativo del esfuerzo propio. Se calcula como el

 Valor relativo de los suministros. Se calcula como el

Esta financiación no sólo supone un riesgo para

Ej.: Valor estimado

Porcentaje de endeudamiento interno, tiene en cuenta el

 Valor actual neto del proyecto, toma los flujos monetarios

3. Indicadores de ocupación laboral

 Determinar el nº de personas que hay o hubo

Sumadas las cargas de trabajo de toda una

 Plazo de ejecución del contrato

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