ACTIVIDADES DE

PROYECTO
Administración de Proyectos

Ricardo José Yerena Hernández

5° - IIND
Prof. Francisco Saavedra García
24/09/2020
Actividades de Proyecto.

En general suele ser conveniente dividir el proyecto en paquetes de trabajo, ya que

permite descomponerlo en partes claramente identificables. Cada una de estas partes
puede descomponerse en actividades o tareas a realizar, interdependientes entre sí.

Las actividades deben tener las siguientes características:

• Ser mensurables en términos de tiempo, recursos, esfuerzo y coste

• Tener un producto final como resultado
• Tener un comienzo y un fin claro
• Ser responsabilidad de una sola persona

La información que necesitamos de cada actividad podemos resumirla como sigue:

• Descripción de la tarea
• Inputs o precondiciones necesarios
• Requerimientos de recursos con costes
• Tiempo estimado

Existe un tipo especial de tarea, con duración nula, que podríamos llamar fechas clave o
hitos del proyecto. Los hitos son una forma de conocer el avance del proyecto sin estar
familiarizado con el mismo y simbolizan un logro, un punto, un momento en el proyecto.
Muchas veces se utilizan, entre otras cosas, para:

• Proporcionar una medida del progreso del proyecto

• Comunicarse con la gente que no forma parte del equipo del proyecto
• Enfocar la atención sobre los resultados

Las etapas, actividades, o ciclo de vida de un proyecto son las definidas a continuación:

En cualquier proyecto de actividad hay que distinguir tres momentos: un antes, un durante
y un después.
Antes

Corresponde a las actuaciones previas a la ejecución y que se pueden resumir en tres

pasos:

1.La idea. En ella se plasman las líneas maestras de lo que pretendemos hacer.

Es conveniente concretar la idea en un guion en donde se resuma el proyecto y detalle:

a. Le denominación. Como lo vamos a llamar a efectos de divulgación y Publicidad.

Debe de ser un nombre atractivo, claro y conciso.
b. Fundamentación. El porqué de esta actividad, que pretendemos conseguir.
c. Descripción. Sintetiza el contenido de la actividad de una forma clara y sencilla.
d. Los objetivos tanto generales como específicos.
e. El tiempo. Duración de todo el proyecto.
f. Las líneas generales de actuación.
g. Lugar o lugares donde se desarrollará.
h. Estructura de apoyo. El equipo humano, la logística, la comunicación.
i. Los destinatarios de la actividad.
j. El presupuesto. La cuantificación económica tanto de los gastos como de los
ingresos previstos.

2. Viabilidad. A la vista de todo esto, se estudian los medios tanto humanos como
materiales de los que se dispone y que serán necesarios para sacar adelante nuestra
idea. A la vista de ellos se decide si es posible.

3. Planificación. Asegurada la viabilidad, se efectuará una programación detallada en la

cual se planifiquen, las tareas, los tiempos, las personas. Es conveniente tener presente
los siguientes aspectos:

a) Programación de actividades.
b) Comunicación, divulgación de las mismas de manera que llegue a sus
destinatarios.
c) Recursos materiales para su realización.
d) Financiamiento. Como se hará frente a los gastos que se generen.
e) Presupuesto
Durante

Corresponde a la ejecución de la actividad propiamente dicha. Se divide también en tres

etapas:

1. Pre-actividad. Se trata de la "puesta a punto", de concretar todos los trámites

necesarios, preparación logística, divulgación y publicidad, coordinación de las
personas que intervengan, etc. Tener todo preparado para el gran momento.
2. La Actividad. Es el momento de la verdad, la realización de las actividades.
3. La Post-Actividad. Será el momento inmediatamente posterior a la actividad,
servirá para cerrarla y conseguir la información necesaria para hacer la memoria.

Después

Corresponde al período en que se recoge toda la información disponible y se evalúa la

actividad, tanto en sus aspectos internos como externos. Se finalizará el proyecto y se
elaborará la memoria del mismo.

a) La evaluación. Con la evaluación se pretende conocer hasta qué punto se han

logrado los objetivos pretendidos, la idoneidad de la actividad realizada para
conseguirlo, y el estudio de la organización y los procedimientos seguidos.
b) La Memoria. Es un documento que describe las actividades que se hicieron; el
procedimiento seguido para la ejecución de la actividad, tanto a nivel metodológico
como de organización; los resultados obtenidos, en base a los objetivos previstos;
evaluación tanto de lo realizado, como de los procedimientos; y concluye con una
valoración final de la actividad. Se pueden adjuntar, reportaje fotográfico, dossier
de prensa, modelos de documentos, fichas, evaluaciones etc.
Matriz de Asignación de Resultados.

La matriz de la asignación de responsabilidades se utiliza generalmente para relacionar

actividades con recursos (individuos o equipos de trabajo). De esta manera se logra
asegurar que cada uno de los componentes del alcance esté asignado a un individuo o a
un equipo.

En la Matriz de Asignación de Responsabilidades destaca los siguientes puntos:

• Responsable: Este rol realiza el trabajo y es responsable por su realización. Lo

más habitual es que exista sólo un R, si existe más de uno, entonces el trabajo
debería ser subdividido a un nivel más bajo, usando para ello las matrices RASCI.
Es quien debe ejecutar las tareas.
• Aprobador: Este rol se encarga de aprobar el trabajo finalizado y a partir de ese
momento, se vuelve responsable por él. Sólo puede existir un A por cada tarea.
Es quien debe asegurar que se ejecutan las tareas.
• Consultado: Este rol posee alguna información o capacidad necesaria para
terminar el trabajo. Se le informa y se le consulta información (comunicación
bidireccional).
• Informado: Este rol debe ser informado sobre el progreso y los resultados del
trabajo. A diferencia del Consultado, la comunicación es unidireccional.

En esta matriz se asigna el rol que el recurso debe jugar para cada actividad dada. No es
necesario que en cada actividad se asignen los cuatro roles, pero sí por lo menos el de
encargado y el de responsable.
Control Mediante Grafica de Gantt.

Antes de la aparición de las técnicas de redes de actividades las actividades que

comprendían un plan o proyecto fueron representadas por diagramas
debarras o graficas de Gantt que muestran la ocurrencia de actividades en paralelo o en
serie en un determinado periodo. Se usan para una diversidad de propósitos dentro de las
organizaciones. Para su elaboración deben seguirse los siguientes pasos:

• Se elabora una lista de las actividades que intervienen en el proyecto, las cuales
se relacionan, ordenan de acuerdo con su ejecución.
• Se establece en forma horizontal una escala de tiempos representada en años,
meses, semanas, días, horas, etc. Según sean las necesidades.
• Se estima la duración de cada actividad.
• Se representa la duración estimada de cada actividad con una barra horizontal
cuya longitud obedecerá a la duración establecida de acuerdo con la escala
horizontal.
• El control se realiza por la simple comparación de las barras a una determinada.

La grafica de Gantt muestra una magnitud de tiempo una de trabajo que debe ejecutarse
en ese tiempo. Las líneas trazadas horizontalmente a través de ese espacio muestran la
relación entre el volumen realmente ejecutado de trabajo en ese tiempo y el volumen
programado.

Estas gráficas permiten un control muy eficiente en aspectos tales como producción de
una fábrica o taller.

Diagrama de Gantt

Es un método gráfico de planeación y control en la que un proyecto se divide en distintas

actividades y se realizan estimaciones acerca de cuánto tiempo requiere cada una de
ellas, así como el total de tiempo necesario para terminar el proyecto totalmente. En otras
palabras, esta gráfica muestra las relaciones de tiempo entre los eventos de un programa
y fue desarrollada por Henry L. Gantt. La gráfica de Gantt se compone de una hoja a la
izquierda y de un gráfico de barras a la derecha. Cada fila de la hoja muestra, de manera
predeterminada el nombre y la duración de una tarea del proyecto. En la parte superior
del gráfico existe una línea de tiempo. Debajo de ella hay barras que representan la tarea
correspondiente de la hoja. La ubicación de una barra de tarea en la línea de tiempo
muestra cuándo comienza y finaliza la duración de la tarea. Las tareas se listan de arriba
hacia abajo en el orden en que se realizarán. La ausencia de una barra significa que no
hay trabajo relacionado con la tarea durante un periodo de tiempo determinado. Las
gráficas de Gantt son útiles para el seguimiento de proyectos relativamente pequeños,
los cuales están integrados de actividades que se realicen con consecuencia ordenada;
también para planear actividades que se desarrollen en serie, siendo su principal ventaja
es que es sencillo y un excelente instrumento de comunicación con los usuarios finales.

Bibliografía

Aceves. S. P. (2018). Administración de Proyectos. México: Grupo Editorial Patria S.A de

C.V.

ISBN: 978-607-744896-9

Recuperado de: 24/09/2020 11:00 a.m.

https://books.google.com.mx/books?id=z-
lmDwAAQBAJ&printsec=frontcover&dq=administracion+de+proyecto&hl=es&sa=X&ved
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