SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE MEMORANDOS

INTERNOS Y EXTERNOS
CODIGO VERSION VIGENCIA PAG

PR-TH-003 02 21/06/2020 1 DE 5

PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN

DE MEMORANDOS INTERNOS Y EXTERNOS

Versión

Modificaciones

Fecha

Elaboración del procedimiento

21/06/2020
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1. OBJETIVO

Proporcionar los lineamientos para Recepcionar, radicar, digitalizar, direccionar y

dar respuesta a las comunicaciones internas y externas recibidas a través de los
canales dispuestos por OCG SAS INGENIERÍA.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la recepción del documento, ingreso al sistema y reparto

para el trámite respectivo por el área asignada tanto para correspondencia interna
como externa y finaliza con el envío de los documentos para archivo. Aplica para
todas las áreas de OCG S.A.S INGENIERÍA

3. DEFINICIONES

Correspondencia de Entrada: Es toda la comunicación escrita dirigida a OCG

SAS INGENIERÍA.

Correspondencia de Salida: Es toda comunicación escrita de OCG SAS

INGENIERÍA dirigida a las entidades, empresas, ciudadanos y otros.

Correspondencia Interna: Es la comunicación escrita o memorando que surge del

trámite entre las direcciones de OCG SAS INGENIERÍA.
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Documento público: es aquel documento creado, producido y/o tramitado por un

funcionario público en ejercicio de las funciones de su cargo o con su intervención.

Guía de recibo: es el comprobante de envío y recibo en original y copia que queda

como constancia del servicio postal en el que se registran los datos del remitente y
destinatario. Es usado para el correo recibido o enviado hacia fuera de OCG SAS
INGENIERÍA.

Radicación: Es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un

número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o envío.

Trámite Especial: Derechos de petición, Acciones de tutela, notificaciones,

recursos, invitaciones y documentos de los Entes de Control y Corporaciones
públicas que son de entrega inmediata.

4. RESPONSABLES

Gerente y directores: Envían y gestionan cada una de las comunicaciones que

deban ser enviadas y estarán encargados de sus respectivas recepciones, tanto
para memorandos internos como externos.

5. DETALLE DEL PROCEDIMIENTO

Responsable

Actividad
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Registro

Gerente y/o Director del área que corresponda.

Revisar qué tipo de memorando se necesita dirigir. Recordar que primero se debe hace
llamado verbal y si reinicie se hace llamado por escrito.

NA

Gerente y/o Director del área que corresponda.

Una vez revisado el tipo de memorando que se debe enviar, se procede a llenar el formato de
memorando interno y externo.

FOR-AF-002

Gerente y/o Director del área que corresponda.

Enviar el formato debidamente llenado a la o las empresas/personas etc. pertinente, ya sea por
medio físico o magnético.

FOR-AF-002

Gerente y/o Director del área que corresponda.

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Hacer firmar el correspondiente RECIBIDO del memorando o por medio de un visto bueno con el
fin de tener un control de seguimiento.

FIRMA DE RECIBIDO O VISTO BUENO.

6. REGISTROS

 FOR-AF-001