Código: ST-F-007

INSTRUTIVO PARA LA REALIZACION DE COPIAS DE Fecha: 05-01-2019

SEGURIDAD – (BACKUP)
Versión: 2

1. INFORMACIÓN GENERAL

Fecha (dd/mm/aaaa): Ciudad:

Nombre y Apellido del funcionario : No de Identificación:

Dependencia: Cargo:

Objetivo: Garantizar el resguardo en forma segura de toda la información digital que dentro del desarrollo
de las funciones se considere documental e importante y crítica, generada en cada una de las
dependencias de la compañía.

CONDICIONES GENERALES

 El funcionario que no se encuentre autorizado, no podrá manipular el programa cobian backup.

 Todos los funcionarios de la Compañía que tienen a cargo equipos de cómputo y que manejen
información importante y crítica, deben guardarla en la carpeta de documentos del disco duro de su
computadora.
 Todos los funcionarios de la Compañía que tienen a cargo equipos de cómputo y que manejen
información importante y crítica, deberá dejar el equipo prendido los días del backup para la
realización el procedimiento, se notificara de manera automatizada al funcionario del día y la hora
de la realización del procedimiento del backup.
 La información de los archivos contenidos en las copias de seguridad debe ser única y
exclusivamente de uso institucional y no personal.
 La dependencia de Sistemas, no se hace responsable por el daño o la perdida de la información
contenida en las computadoras de los usuarios que no cumplan con las condiciones mínimas para
realizar las copias de seguridad al servidor de backup y aquella información ubicada en la carpeta
de Documentos.
 En caso de que algún funcionario necesite copias de sus archivos almacenados en el servidor de
backup o en los medios de almacenamiento DVD´s, esta petición debe ser requerida al Director de
Sistemas con la debida autorización del Jefe Inmediato del funcionario.
 El día que este programado realizar el backup al equipo el funcionario deberá dejar el equipo
encendido y conectado a la corriente para poder realizar el procedimiento se aclara que una vez
finalice el procedimiento de Backup el equipo se apagara de manera automática.
 se realizara Backup a : correo electrónico del Funcionario (thumderbird y /o Outlook )
carpeta de documento del Equipo del funcionario
No se realizara Backup aquella información que se encuentre fuera de la carpeta de Documentos,
a excepción de los funcionarios que cuentan con bases de datos en el disco local C , los cuales
deberán informar que carpetas se le realizara la copia de seguridad.
 El funcionario debe permitir la conexión realizada por el área de sistemas para verificar que se
encuentre ejecutando sus actividades diarias.
 Se verificará el historial de navegación, la bandeja de correos electrónicos, se verificarán los
archivos de mis documentos.
 Si el funcionario rechaza la conexión, se brindará la respectiva retroalimentación y se realizará
la conexión posterior a esto.
 Si el funcionario después de la retroalimentación sigue rechazando la conexión de brindar la
notificación a su jefe inmediato para la toma de medidas disciplinarias.
 Código: ST-F-007

INSTRUTIVO PARA LA REALIZACION DE COPIAS DE Fecha: 05-01-2019

SEGURIDAD – (BACKUP)
Versión: 2

 El funcionario al levantarse de su puesto de trabajo es necesario que bloquee su equipo para

evitar la pérdida de información mientras se encuentre ausente.
 Se indica que el proceso se realiza en pasos sencillos, como oprimir la tecla Windows y la
tecla L al mismo tiempo.
 El funcionario debe encontrarse identificado como funcionario de la compañía a través del
correo electrónico (Firma).
 El funcionario debe contar con los logos de las certificaciones con las que cuenta la compañía.
 El funcionario por ningún motivo debe cambiar el fondo del escritorio de su equipo, ya que de
tal manera se identificarán los que son de la compañía y de los que ingresa el personal que se
encuentra de visita.
 El funcionario no puede utilizar ningún medio de almacenamiento externo (USB, Discos
Duros), por tal motivo se generó el bloqueo de los diferentes puertos.
 El funcionario debe solicitar al área de sistemas la descarga de la información del medio para
ser analizada y posteriormente ingresada en una carpeta compartida para su validación.
 El funcionario en el momento de la entrega del equipo recibirá una clave para el acceso a su
equipo, para el acceso a sus plataformas de la compañía.
 El funcionario en caso de bloqueo u olvido de alguna de las credenciales, deberá acercarse al
área de sistemas para su restablecimiento.

Con la presente expreso que he recibido la respectiva información acepto y me comprometo cumplir las
directrices definidas en la organización y a colaborar desde el ejercicio de mi ocupación.