MÓDULO 3

Tablas
Dinámicas

Curso: Excel intermedio con macros

índice

1. Crear tablas dinámicas

2. Ficha Analizar tablas dinámicas
3. Gráficos Dinámicos
4. Ficha Diseño
Introducción
Cuando se trabaja con grandes cantidades de datos en Excel, sean estos de tipo
estadístico, financiero, comercial, de servicios, etc. Las Tablas Dinámicas pueden
ayudar a revisar, analizar, monitorear y generar informes resumidos de manera más
rápida y confiable que utilizando fórmulas y funciones tradicionales.

Objetivos
Crear tablas dinámicas.
Personalizar el diseño de las tablas dinámicas.
Dar formato a las tablas dinámicas.
Generar gráficos dinámicos.

1. Tablas dinámicas
1.1. Concepto
Una Tabla Dinámica es una herramienta de Excel que permite analizar rápidamente
grandes cantidades de datos.

Cientos o miles de filas y columnas pueden resumirse en un solo cuadro o reporte

utilizando Tablas Dinámicas.

Figura 1: Tabla dinámica1

1.2. Tablas dinámicas: Utilidad
Nos permiten analizar la información desde distintos ángulos.

Por ejemplo ver las ventas totales por región o ver las ventas por producto

Figura 2: Tabla dinámica - utilidad

1.3. Datos de origen
En el siguiente ejemplo se muestra parte del registro de ventas de una Librería.
Utilizando tablas dinámicas podremos ver que Región presenta más ventas; ver que
producto tiene mayor venta; o ver las ventas por meses y años.

Figura 3: Datos de origen

1.4 Creación de una tabla dinámica

Para crear una tabla dinámica iremos a la ficha Insertar y haremos clic en la
herramienta Tabla Dinámica.

Vayamos a la ficha Insertar

Seleccionemos la opción Tabla dinámica

Se debe seleccionar el rango de origen de datos.

Se seleccionará si se creará la tabla dinámica en una nueva hoja de

cálculo o en una hoja de cálculo existente.

Además, la información se puede agregar al modelo de datos, esta

opción se utilizará cuando se manejen varias tablas.

 Figura 4: Crear tabla dinámica

Caso1: Crearemos una tabla dinámica que muestre el Total de ventas por región.

Paso 1
Vayamos a la ficha Insertar

Seleccionemos la opción Tabla dinámica

Nueva hoja de cálculo y Acepta

Figura 5: Crear tabla dinámica – Paso 1

 Paso 2
Seleccionar solo los valores que se desean mostrar.

El Panel derecho superior contiene los campos de la tabla.

Las áreas de la tabla dinámica que podremos operar según los requerimientos.

Filtros: Dato de mayor nivel que se quiere analizar.

Columna: Muestra los datos en columnas.

Fila: Muestra los datos en Filas

Valores: los datos con que se harán los cálculos: contar,

sumar, promediar, etc.

Figura 6: Seleccionar campos

Para este caso la región se mostrará en el área Filas y el Total Final en Valores.

La tabla dinámica calcula automáticamente la suma de todos los valores del Total Final
de cada Región.
 Figura 7: Tabla dinámica - Caso1

1.5. Edición: Añadir, eliminar, mover campos

Para añadir o eliminar campos de la Tabla Dinámica bastará con marcarlos o
desmarcarlos de la Lista de campos.

Para mover campos de un área a otra, bastará con arrastrarlos en el panel inferior de
la Lista de campos.

Figura 8: Añadir o eliminar campos

1.6. Edición de la Tabla Dinámica:
Caso 2: Cantidad por categoría y producto

Realizaremos una copia de la primera tabla dinámica y la modificaremos para que

muestre lo solicitado.

Figura 9: Tabla dinámica – Caso2

1.7. Funciones resumen

Por defecto, las campos numéricos colocados en el área de valores son sumados, los
valores de tipo texto son contados. Estas funciones pueden modificarse.

Haga clic derecho sobre una celda que contenga valores y elija una de estas dos
opciones:

La opción Resumir datos por permite elegir otras funciones.

La opción Configuración de campo de valor muestra el diálogo con las

funciones disponibles: Cuenta, Promedio, Máx, Mín, Producto, etc.

 Figura 10: Función resumen

1.7. Funciones resumen disponibles

1.8. Resumir valores por:
En la primera tabla dinámica (Caso 1) mostraremos el promedio de las ventas por
región y la mayor venta.

Hagamos clic derecho en la celda B3 Suma de Total final y seleccionemos Resumir

valores por: Promedio.

Figura 11: Opción: Resumir valores por

1.8. Resumir por más de una función

Además del Promedio mostraremos el Mayor Total Final.

Para ello duplicaremos el campo Total final en el área de Valores.

Luego modificaremos la función de resumen, haciendo clic derecho y

seleccionaremos Configuración de Campo de Valor.

Figura 12: Resumir por 2 funciones

 Seleccionaremos la función Max.

Figura 13: Ejemplo función Max

1.9. Cálculos adicionales

Existen otros cálculos que permiten comparar valores, con otros de la misma Tabla
dinámica.

La caja de diálogo Configuración de campo valor, mostrado antes, tiene la ficha Mostrar
valores como, con las opciones:

% del total general

% del total de columnas
% del total de filas
% de
% del total de filas principals
% del total de columnas principales
% del total principal
Diferencia de
% de la diferencia de
Total en…
Entre otros.
 Figura 14: Cálculos adicionales

Caso3: % de ventas que representa cada ciudad filtrado por región.

Insertaremos una tabla dinámica nueva que muestre las Ciudades y el

Total Final con un filtro por región.
En Filtro seleccionaremos Lima.

Figura 15: Tabla dinámica - Caso3

 Ingrese a Configuración de Campo de valor.
Seleccione Mostrar valores como.
% del total general.

Figura 16: % del Total general

Vídeo Crear Tablas dinámicas

Ingrese al vídeo “Crear Tablas dinámicas” que se encuentra en el módulo 3:
1. Explicación de la teoría videos
1.10. Filtrar datos
Además de utilizar el Filtro principal de la tabla dinámica podemos agregar filtros a las
filas o a los valores.

Para ello deberemos de desplegar los filtros de Etiqueta de filas.

Caso 4: Inserte una nueva tabla dinámica que muestre, las regiones, las ciudades, la
suma y la cuenta del total final.

Figura 17: Ejemplo Tabla dinámica

1.10. Filtrar datos: Ejemplo

Insertaremos un filtro para que solo se muestren las ciudades que empiezan con la
letra C.

Figura 18: Filtros de etiqueta

Insertaremos un filtros para que se muestren la Cuenta de los totales finales mayores
a 15.

Figura 19: Filtro de valor

Figura 20: Ejemplo de filtros

1.11. Mostrar detalles

Una vez creada la Tabla Dinámica, puede ser necesario mostrar los datos que originan
cada valor mostrado.

Para ello haga clic derecho sobre al valor que desea detallar:

Use la opción Mostrar detalles

Los datos originales se mostrarán en una nueva Hoja
 Figura 21: Mostrar detalles

2. Ficha Analizar Tabla Dinámica

2.1. Analizar Tabla Dinámica

Al insertar una tabla dinámica se mostrarán dos fichas nuevas Analizar Tabla
Dinámica y Diseño.
En la ficha Analizar Tabla Dinámica encontraremos herramientas que nos
permitirán agrupar, insertar segmentación de datos y escalas de tiempo.
Además podremos actualizar o modificar los datos de origen, crear un campo
calculado e insertar un gráfico dinámico.
 Figura 22: Ficha Analizar

2.2. Agrupar Campos

Caso 5: Ventas por años

Para este caso necesitamos ver las ventas por cada año, y no tenemos
el campo Años, pero sí tenemos el campo Fecha.
En las nuevas versiones de Excel al agregar un campo de Fecha a una
tabla dinámica, automáticamente se generan campos de Años,
Trimestres y Meses.

Figura 23: Agrupar Campos – nuevas versiones

 En las nuevas versiones bastará con agregar un campo que contenga
valores de fecha.
Excel agrupará los campos dependiendo de los valores de fecha que se
contengan.

Figura 24: Agrupar Campos automáticamente

En las antiguas versiones de Excel deberemos agrupar las fechas

manualmente.
Por ello insertaremos las fechas en la tabla dinámica y luego las
agruparemos por año. Si deseamos también podemos agrupar por
trimestre y meses.

Caso 6: Ventas por años

Inserte una nueva tabla dinámica y solo seleccione el campo Fecha.

 Figura 24: Agrupar Campos automáticamente

Haga clic en la primera celda con fechas e ingrese a la ficha Analizar o

Analizar Tabla Dinámica.
Seleccione Agrupar, opción Agrupar campos.
Seleccione Meses y Años.

Figura 24: Agrupar Campos automáticamente

 Elimine el campo Fecha y agregue el campo Total Final en el área
Valores.

Figura 27: Agregar campo Total final

También podemos agrupar campos por valores numéricos.

Caso 7: Suma de las cantidades por grupos de almacén

Creemos una tabla dinámica y agreguemos el campo Almacén.

Figura 28: Agregar campo Almacén

Glosario
Registro: conjunto de atributos o características (campos) de un ente (persona,
objeto, concepto). Ejemplo: el ente CLIENTE puede tener los atributos Código,
Apellido, Dirección, Fecha de Nacimiento, etc.

Campo: un atributo o característica con un valor específico. Ejemplo: Precio, Fecha

de venta.

Filtro: opción para ocultar / mostrar las filas que cumplan una especificación
determinada.

Referencias Bibliográficas

Enlaces web

Microsoft© Office (2023).Crear una tabla dinámica para analizar datos de una hoja
cálculo. Recuperado el 26 de marzo del 2023, de:
<https://support.microsoft.com/es-es/office/crear-una-tabla-din%C3%A1mica-para-an
alizar-datos-de-una-hoja-de-c%C3%A1lculo-a9a84538-bfe9-40a9-a8e9-f99134456576>.

Excel Total (2023).Crear una gráfico dinámico. Recuperado el 26 de marzo del 2023, de:
<https://exceltotal.com/crear-un-grafico-dinamico/>.
 Elimine el campo Fecha y agregue el campo Total Final en el área
Valores.

Figura 27: Agregar campo Total final

También podemos agrupar campos por valores numéricos.

Caso 7: Suma de las cantidades por grupos de almacén

Creemos una tabla dinámica y agreguemos el campo Almacén.

Figura 28: Agregar campo Almacén

Seleccione el primer valor del campo Almacén.
Luego seleccionaremos la opción Crear grupo de campo, que se
encuentra en la ficha Analizar Tabla Dinámica, en la opción Grupo.
Identificará el primer y último valor y luego indicaremos que se
agrupará “Por” un determinado valor.

Figura 29: Agrupar campos por almacén

Agregue el campo Cantidad, se hallará la suma de los datos de cantidad

por cada grupo de Almacén.

Figura 30: Agregar campo Cantidad

2.3. Campo Calculado
Esta herramienta nos permite agregar un nuevo campo en base a una fórmula o una
función, estos campos calculados se podrán agregar en una tabla dinámica.

Ejemplo: Agregue una tabla dinámica que muestre las regiones, la suma de las
cantidades y el total final.

Figura 31: Campo Calculado

En la ficha Analizar Tabla dinámica, grupo Cálculos, despliegue la opción Campos,

elementos y conjuntos. Seleccione la opción Campo Calculado.

Crearemos un Descuento2, este será del 5% del Total Final, si la suma de la cantidad es
mayor a 1000, en caso contrario será 0.

Figura 32: Fórmula en Campo Calculado

Se agregará uno nuevo campo.

Figura 33: Nuevo campo

Vídeo Filtros y Campos calculados

Ingrese al vídeo “Filtros y Campos calculados” que se encuentra en el módulo 3:
1. Explicación de la teoría videos
2.4. Segmentación de datos
La herramienta segmentación de datos, nos permite escoger un campo y nos muestra
los valores únicos de este campo, con esto podremos seleccionar uno o varios valores
y solo se mostrarán estos en la tabla dinámica.

En la primera Tabla Dinámica (Caso1), agreguemos una segmentación por Categoría.

Haga clic en la Ficha Analizar Tabla Dinámica y clic en Insertar Segmentación de Datos.

Figura 34: Segmentación de datos

Vídeo Segmentación de datos

Ingrese al vídeo “Segmentación de datos” que se encuentra en el módulo 3:
1. Explicación de la teoría videos
2.5. Actualizar tabla dinámica
Es posible que, luego de construida la Tabla dinámica, los datos originales sufran
modificaciones.

Para que estas modificaciones se reflejen en la Tabla Dinámica debe utilizar:

La ficha Analizar tabla dinámica

Botón Actualizar del grupo Datos

Figura 35: Actualizar Datos

3. Gráfico dinámico
Un gráfico dinámico se basa en los datos de una Tabla dinámica.
Para crear un gráfico dinámico puede utilizar el grupo Herramientas de la ficha Analizar
Tabla dinámica.

Ejemplo:
Crearemos un gráfico dinámico de la tabla dinámica (Caso5)
Primero seleccionaremos la tabla dinámica.
Luego haremos clic a la herramienta Gráfico dinámico, que se
encuentra en la ficha Analizar Tabla Dinámica.
 Figura 36: Creación Gráfico Dinámico

Las facilidades para elegir el tipo de gráfico y darle formato son

similares a las de los gráficos convencionales.

Figura 37: Elemento de gráfico

3.1. Gráfico dinámico - Filtros

Excel mostrará dentro del Gráfico Dinámico opciones para poder aplicar los filtros que
se requieran.

Tenga presente que el Gráfico dinámico y la Tabla dinámica están vinculados:

Los cambios en la estructura o en los filtros de uno se reflejarán en el

otro. Sin embargo, si se elimina uno de ellos, el otro permanecerá.
Se pueden crear varios gráficos dinámicos de la misma Tabla dinámica,
y ubicarlos y formatearlos independientemente.
 Figura 38: Gráfico Dinámico- Filtros

Vídeo Gráficos dinámicos

Ingrese al vídeo “Gráficos dinámicos” que se encuentra en el módulo 3:
1. Explicación de la teoría videos

4. Ficha Diseño
Adicionalmente, la ficha Diseño presenta los grupos Diseño, Opciones de estilo de
tabla dinámica y Estilos de tabla dinámica, para mejorar la presentación de la Tabla
Dinámica.

Figura 39: Ficha Diseño

4.1. Diseño: Subtotales

Los subtotales pueden ocultarse, o mostrarse por encima o por debajo

de las filas que representan.
Su ubicación se puede establecer mediante el botón Subtotales del
grupo Diseño de la ficha Diseño.
Mostraremos los Subtotales en la parte inferior del grupo

Figura 40: Subtotales

4.2. Dos subtotales

Para agregar un subtotal adicional haremos clic derecho en el subtotal

y seleccionaremos Configuración de campo.
Seleccionaremos Personalizado y más de una función.

Figura 41: Dos Subtotales

4.3. Diseño de informe

Podemos modificar el diseño de una tabla dinámica con la herramienta

Diseño de Informe.

Figura 42: Diseño de informe