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CURSO DE EXCEL

Juan M. Salazar Reque

TABLAS DINMICAS
I. Concepto Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los datos origen, etc.

II. Elementos de una tabla dinmica En una tabla dinmica podemos observar los siguientes elementos:

FILTRO S FILAS

COLUMNAS

Filtros Filas Columnas Datos resumen.

: : : :

Se coloca el o los campos que nos permitirn hacer el filtrado. Se coloca el o los campos cuyos valores aparecern desplegados en fila. Se coloca el o los campos cuyos valores aparecern desplegados en columnas. Se coloca el o los datos sobre los cuales se desea aplicar las distintas operaciones de

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III. Creacin de una tabla dinmica Para crear una tabla dinmica (TD) se deben seguir los siguientes pasos (no todos son imprescindibles):

Tabla Dinmica en Excel 2007 :

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Tabla dinmica en Excel 2003

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Tabla dinmica en Open Office

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IV. Ejemplos Dado un cuadro de ventas mensuales elaborar un resumen de las ventas totales por vendedora y por mes

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Muchas veces se tiene que ayudar a Excel a obtener la informacin de una manera adecuada: a. En nuestro cuadro inicial agregamos una columna mas que se llamar mes a la cual se le aplicar la frmula para obtener el mes :

b. Luego seleccionaremos todo el cuadro con las teclas CTRL + E

c. Acto seguido iremos a la pestaa Insertar, y en el grupo de pestaas Tablas seleccionamos la opcin de tabla dinmica.

d. Veremos como aparece un cuadro , y como ha seleccionado nuestra tabla de datos (Ojo que la tabla no debe estar filtrada )

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e. En el cuadro emergente seleccionamos la opcin que ms se nos acomode , podemos seleccionar que Excel cree una nueva hoja de clculo o que la incruste en la hoja actual :

f. Para efectos del ejemplo , se seleccion la primera opcin , en la cual veremos que nos ha creado la siguiente hoja :

g. Es en esta hoja en la que tendremos que trabajar , por lo que arrastramos los campos al casillero que necesitemos el tipo de reporte que queramos , y veremos como Excel crea la tabla dinmica de forma automtica :

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Observacin: Luego de hacer nuestra TD debemos revisar que en el campo de valores indique que se est efectuando una suma (aparece la palabra Suma de <nombre de campo>) ya que en algunas ocasiones Excel no suma sino cuenta cantidades. Si el valor esta como cuenta

Se pide el mismo cuadro pero esta vez que indique la venta por trimestres Para este ejemplo obviamos el paso en que agregamos la columna de mes y realizamos la tabla didica seleccionando los siguientes campos :

Ahora seleccionamos una celda de las columnas y le damos clic derecho , para seleccionar la opcin de agrupar , en el cuadro emergente seleccionamos meses y trimestres ; luego de esto nos saldr un cuadro de dialogo que nos indica que los datos se van a sobrescribir a lo que pulsamos OK :

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Y por ltimo nuestro cuadro quedara de la siguiente forma :

Dado el cuadro anterior nos solicitan las ventas totales de las vendedoras y que porcentaje representan Nuevamente elaboramos nuestra TD con los siguientes campos :

Ahora arrastramos nuevamente el campo total al cuadro de Valores , con lo cual nuestro cuadro se modificar :

Para finalizar hay que configurar como se va a mostrar nuestra informacin del segundo total , para ello hacemos clic derecho en el campo de Suma de total2 y seleccionamos la opcin de Configuracin de campo de valor y en la pestaa de Mostrar valores como seleccionamos % de la columna

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Observamos como nuestro cuadro ha cambiado , pero an no est como lo necesitamos:

Por lo que finalmente damos nuevamente clic en el campo Suma de total2 Configuracin de campo y seleccionamos la opcin de formato de nmero :

Elegimos el formato deseado y le damos clic en Aceptar con lo que observaremos como nuestro cuadro ha cambiado completamente :

Por ltimo podemos ordenarlo seleccionando cualquier celda de la columna a ordenar y presionando el botn o segn sea el caso

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V. Tablas dinmicas con rangos de consolidacin mltiple

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Tenemos las ventas de las vendedoras por aos y nos piden hacer una TD de dichas ventas

Para usar la opcin de rangos mltiples , primero habilitaremos la opcin en el Excel 2007 para ello hacemos clic en el botn y seleccionamos la opcin de ms comandos :

Nos saldr la siguiente ventana en donde seleccionaremos Personalizar Elegimos la opcin de todos los comandos Asistente para tablas y grficos dinmicos y le damos clic en agregar :

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Hecho esto observaremos como en la barra de accesos rpidos se nos ha agregado una nueva opcin :

Ahora ya podemos usar el asistente , le damos clic y elegimos la opcin de rangos de consolidacin mltiples :

En el segundo paso elegimos Crear un solo campo de pgina :

Seleccionamos el rango de la primera tabla y lo agregamos , hacemos esto para las cuatro tablas :

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Por ltimo pedimos crear la TD en una hoja nueva :

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Y ya tenemos nuestros datos consolidados :

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