Anexo Guía de Excel TIPS DE TABLAS DINAMICAS Elaborado Por: Jorge Gutiérrez

1. Cambiar la función de resumen o el cálculo personalizado de un campo en un informe de tabla dinámica.

Después de tener creada la Tabla Dinámica, podemos cambiar el tipo de cálculo en la venta donde hemos arrastrados los
campos para hacer cálculos, teniendo en cuenta: con los datos numéricos se podrán hacer cálculos matemáticos (sumar,
promedio, máximo, mínimo, etc) y aplicar la función CONTAR; con los datos tipo TEXTO se podrá hacer aplicar solamente
la función CONTAR, para cambiar el cálculo:

- En la venta "Lista de Campos de la Tabla Dinámica" o "Campos de la Tabla Dinámica", haga clic en el valor a cambiar.

- Selecciones la opción "Configuración de Campo de Valor"

- En la ventana "Configuración de Campo de Valor", seleccione el cálculo que requiere usar, tenga en cuenta:

Suma La suma de los valores.

Contar Contabiliza el número de registros.
Promedio Obtiene el promedio de los valores.
Máx. Obtiene el valor máximo.
Mín. Obtiene el valor mínimo.
Multiplica todos los valores numéricos de
Producto
es campo.
Contar Obtiene el número de registros con valor
números numérico.
DesvEst Obtiene la desviación estándar.
Obtiene la desviación estándar en función
DesvEstP
de la población.
Var Calcula la varianza de una muestra.
Calcula la varianza en función de la
VarP
población.

Si requiere un cálculo personalizado, seleccione la pestaña "Mostrar Valores Como", tenga en cuenta:
Normal: Los resultados se muestran sin aplicar ningún tipo de cambio.
Diferencia con respecto a: Al resultado se le resta el valor del campo especificado en
Campo de base, tomando el valor correspondiente a la fila o columna indicada en Ítem de
base.
% de: Cada resultado se divide por su valor de referencia, determinado de la misma forma
que en el punto Diferencia con respecto a.
% de diferencia con respecto a: Al resultado se le resta el valor de referencia y luego se
divide por el valor de referencia, determinado de la misma forma que en el punto
Diferencia con respecto a.
Total acumulado como: Cada resultado se agrega a la suma de resultados de los
elementos anteriores del Campo de base, según el orden de clasificación del Campo de
base, y se muestra la suma total (acumulada). Los resultados siempre se suman, aunque se
haya especificado una función de resumen distinta a la Suma.
% de fila: Cada resultado se divide por la suma total de su fila en la tabla dinámica. Si hay
varios campos de datos, se utiliza el total del campo de datos del resultado. Si hay
subtotales con funciones de resumen seleccionadas manualmente, se sigue utilizando el
total con la función de resumen del campo de datos.
% de columna: Idem que el anterior, cada resultado se divide por la suma total de su
columna en la tabla dinámica.
% del total: Idem que el anterior, cada resultado se divide por la suma total en la tabla
dinámica
Índice: Idem que en el anterior, cada resultado se multiplica por la suma total y se divide
por el producto del total de fila por el total de columna, según la siguiente expresión:

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2. Restar 2 columnas, en periodos continuos (meses, años)

Cuando se tienen datos que se pueden agrupar por períodos (meses, años), se puede crear una diferencia entre 2
fechas, empleando la opción "Diferencia de" en la opción "Mostrar Valores como", para éste cálculo es necesario:

La columna de
periodo, en el
Rotulo Columna

Una columna
en el Rótulo
Fila

Agregar 2 veces la
columna valores, al
Rótulo Valores
3. Agrupar en una tabla dinámica de forma sencilla
- Seleccione el periodo (Mes), como campo
base
- Seleccione Anterior, como elemento base

Para crear un grupo de consulta en una Tabla Dinámica, seleccione las filas a agrupar y en el menú contextual (clic
derecho), seleccione agrupar:
Agrupado
Sin Seleccionar Seleccionados

4. Agrupar por rango de números

Si el campo que se requiere agrupar tiene valores numéricos, realice:

- Seleccione la columna numérica

- Haga clic derecho
- Seleccione "Agrupar" en la menú contextual
- En la venta agrupar indique: Comenzar en, Terminar en y números del rango (Por).

5. Opciones de Tabla Dinámica

Seleccione la opción "Opciones de Tabla Dinámica", en el menú contextual al hacer clic derecho sobre la Tabla Dinámica,
allí encontrará opciones de:

- Diseños y formato
- Totales y filtros
- Mostrar
- Impresión
- Datos

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6. Campos Calculados

En las tablas dinámicas, se puede usar las funciones de resumen en los campos de valor para combinar los valores de
datos de origen en un nueva columna (Campo Calculado) o fila (Elemento Calculado).

Para agregar un campo calculado como columna, realice los siguientes pasos

- Haga clic en la Tabla Dinámica, aparece la ficha Opciones

- Encuentre las opción Formulas, y seleccione campo calculado

Aparece la venta "Insertar Campo Calculado", y en ella define:

- Nombre: Defina el nombre del Campo Calculado

- Fórmula: indique el cálculo que requiere hacer tomando el
nombre de los campos que aparece en el listado, no se
pueden usar celdas externas a la Tabla Dinámica en la
fórmula.

Notas:
- La fórmula debe empezar con el signo =, y continuar con la
sintaxis propia de ella misma. La sintaxis es la forma como
se debe escribir la fórmula.
- El campo calculado puede se condicional, empleando la función =SI(Prueba_lógica; Valor_Verdadero;Valor_falso)
- No todas las fórmulas del Excel, se pueden usar para determinar el valor de en un campo calculado.

- Al terminar de definir el Campo Calculado, presione "Sumar" para agregarlo y continuar insertando Campos Calculados,
y "Aceptar" para finalizar.

- Para eliminar el campo Calculado, se busca en la lista desplegable "Nombre" y luego "Eliminar", también puede ser
marcado o desmarcado en la Lista de Campos de la Tabla Dinámica".

Para agregar un Elemento calculado como fila, realice los siguientes pasos:

En esta ocasión, se debe hacer clic sobre una celda en la columna de Rótulos de Fila, y se selecciona "Elemento
Calculado" de la opción Fórmulas.

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Al seleccionar aparece la venta "Elemento Calculado", y en ella define:

- Nombre: Defina el nombre del Campo Calculado

- Fórmula: indique el cálculo que requiere hacer tomando los
elementos del campos seleccionado en el listado, no se pueden
usar celdas externas a la Tabla Dinámica en la fórmula.

Notas:
- La fórmula debe empezar con el signo =, y continuar con la
sintaxis propia de ella misma. La sintaxis es la forma como se
debe escribir la fórmula.

- El campo calculado puede se condicional, empleando la función =SI(Prueba_lógica; Valor_Verdadero;Valor_falso)

- No todas las fórmulas del Excel, se pueden usar para determinar el valor de en un campo calculado.

- Al terminar de definir el Elemento Calculado, presione "Sumar" para agregarlo y continuar insertando Campos
Calculados, y "Aceptar" para finalizar.

- Para eliminar el campo Calculado, se busca en la lista desplegable "Nombre" y luego "Eliminar", también puede ser
marcado o desmarcado en la Lista de Campos de la Tabla Dinámica".

- Note la diferencia entre Campo Calculado y Elemento Calculado, en el primero se toman valores de las columnas
(horizontal) para la fórmula, en el segundo se toman los valores de la filas (vertical).

7. Filtrar Datos por Segmentación (Disponible en Excel 2013 o Superior)

La segmentación de datos es muy útil, cuando se tiene una gran cantidad de datos; para usarlo realice:

- Convierta los datos en una tabla, seleccione los datos y luego en la Ficha Insertar, la opción "Tabla":

- Luego presione la opción Segmentación de Datos, y luego seleccione que Campos requiere "filtrar" marcándolos, así
tendrá la información de filtro, para usarla como requiera; el siguiente es un ejemplo de cómo aparecen los filtros.

Información
Campos
de Filtro
Seleccionados

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