Full tablas y gráficos dinámicos

Tablas dinámicas

Un informe de tabla dinámica es una tabla interactiva que permite realizar:

a) Resúmenes o cruce de información combinando y comparando rápidamente grandes volúmenes
de datos.
b) Listas de datos que cumplan con una o más condiciones.
c) Gráficos dinámicos.
Para los ejemplos del tema emplearemos una lista de datos, la cual contiene los datos de unos
clientes en diferentes distritos de Lima.

Ejemplo 1: Se pide realizar una tabla dinámica que presente en filas los distritos, en columnas las
zonas y que permita presentar el total de deuda de distrito por zona. Se debe permitir filtrar los
datos por el campo Sexo.
Para crear un informe de tabla dinámica debes seguir este procedimiento:
1. Seleccionar una celda de la lista de datos.
2. En la ficha Insertar, seleccionar el comando Tabla dinámica del grupo Tablas.
3. Se presenta el cuadro de dialogo “Crear Tabla dinámica”.

Donde por defecto están seleccionadas las opciones:

a) “Seleccione tabla o rango”, que a su vez debe de mostrar el rango de los datos con los cuales se
creara la tabla dinámica, de no ser así hay que repetir el procedimiento y seleccionar primero los
datos.

b) “Nueva hoja de cálculo” que indicara que Excel agregara una nueva hoja donde se creara la tabla
dinámica.

Una vez aceptadas las opciones clic en el botón” Aceptar”.

Principales Partes de Una Tabla Dinámica

1. Campos de Tabla Dinámica: En esta zona se van a presentar todos los encabezados de la lista de
datos, además de los encabezados de los campos que se originen como consecuencia de alguna
operación.

2. Filtros: En esta zona se van a ubicar los capos que nos van a permitir filtrar los resultados de la
tabla dinámica.

3. Filas: En esta zona se van a ubicar los campos cuyos datos se van a presentar de forma
horizontal uno por cada celda.

4. Columnas: En esta zona se van a ubicar los campos cuyos datos se van a presentar de forma
vertical uno por cada celda.

5. Valores: En esta zona se van a ubicar los campos por lo general de tipo numérico con los cuales
se van a realizar los cálculos.

4. Luego se arrastran y se sueltan los campos en las zonas que sean necesarias.
En este caso las ubicaciones han sido de la siguiente manera:

- En la zona “FILTROS”, hemos llevado el campo “Sexo”

- En la zona “FILAS”, hemos llevado el campo “Distritos”

- En la zona “COLUMNAS”, hemos llevado el campo “Zona”

- En la zona “VALORES”, hemos llevado el campo “Deuda”

5. Una vez obtenidos los resultados ya se podría cambiar ciertos detalles como formatos,
encabezados.

Cambiar el tipo de Operación

Cuando se crea una tabla dinámica, Excel por defecto presenta la operación de suma, pero es
posible cambiar a otra que se encuentre disponible.
Ejemplo 2: Se pide realizar una tabla dinámica que presente en filas los distritos, en columnas las
zonas y que permita presentar el PROMEDIO de deuda de distrito por zona. Se debe permitir filtrar
los datos por el campo Sexo.

1. Se procede a crear la tabla dinámica tal como se vio en el punto anterior.

2. Se ubica el cursor sobre una celda de la tabla dinámica que contenga un dato numérico

3. Clic con el botón derecho del mouse, luego elegir “Resumir valores por“ y después se selecciona
la función necesaria, en este caso es la función “Promedio”.

Luego se presentará la tabla dinámica que muestra el promedio de Distritos * Zonas

Agrupaciones

Con los resultados de la tabla dinámica es posible realizar grupos de datos, ya sea con campos de
tipo Fecha o de tipo Numero.

Ejemplo 3: Se pide realizar una tabla dinámica que presente en filas los distritos y la fecha de
vencimiento, y que permita presentar el total de deuda.
1. Se procede a crear la tabla dinámica tal como se vio anteriormente.
2. En este caso en la zona “FILA” se ubican los campos “Distrito” y “FechaVenci”.

3. Se ubica el cursor en una celda que contenga una fecha.

4. Clic con el botón derecho del mouse y después en “Agrupar”

5. Se presenta la ventana “Agrupar” donde en el cuadro “Por” seleccionamos las unidades de

tiempo que sean necesarias y luego activamos el mouse en el botón “Aceptar”.
6. Aquí una muestra de los resultados

Presentar resultados de la Tabla Dinámica como Porcentajes

Con los resultados de la tabla dinámica es posible presentarlos como porcentajes ya sea de filas o
columnas.
Ejemplo 4: Se pide realizar una tabla dinámica que presente en filas los distritos y la zona, en
columna el campo “Sexo” y que permita presentar el porcentaje de deuda por tipo de sexo en cada
distrito.

1. Se procede a crear la tabla dinámica tal como se vio anteriormente.

2. En este caso en la zona “FILAS” se ubican los campos “Distrito” y “Zona”, en la zona
“COLUMNAS” el campo “Sexo” y en valores el campo “Deuda”.

Los resultados por ahora son los siguientes:

3. Se ubica el cursor en una celda de la tabla dinámica que contenga un dato numérico
4. Clic derecho del mouse y después en “Mostrar valores como”, después elegir una de las
opciones disponibles que en este caso es “% del total de filas”

5. Aquí una muestra de los resultados

Campo Calculado

Un campo calculado, es un campo temporal que no forma parte de la lista de datos original y que
nos permite realizar operaciones con los datos de la tabla dinámica.
Ejemplo: A partir de la siguiente tabla dinámica, presentar una columna adicional que permita
visualizar el futuro cobro del 10% por concepto de comisión aplicado al total de deuda.

1. Ubicar el cursor en una celda que contenga un dato numérico, por ejemplo, en la celda B4,
según como se muestra en la figura.
2. Clic en la ficha Analizar / Cálculos / Campos Elementos y Conjuntos / Campo Calculado.

3. Se presenta la ventana “Insertar campo calculado”

4. Elegir el cuadro “Nombre” y se digita un nombre para el campo calculado, por ejemplo
“Comisión”, después en el cuadro “Formula” se digita la formula correspondiente que en este caso
es =Deuda*10% y luego clic en el botón “Aceptar”.

5. Luego la tabla dinámica presentará una nueva columna donde se podrá visualizar el cálculo del
10% con respecto del campo “Deuda”.
Actualizar una Tabla dinámica.

Una vez corregidos los rangos de la lista de datos, para que la tabla dinámica refleje los cambios
de rangos o de datos, debe hacer clic en la ficha Analizar, grupos Datos comando Actualizar.

Listas de Datos

Con la tabla dinámica también es posible crear listas de datos en formato de Tabla que cumplan
con una o más condiciones. Por ejemplo:
Realizar una lista de datos de todo el personal que pertenezcan al distrito de los OLIVOS, pero de la
zona SUR (S).
 1. Crear una tabla dinámica que contenga en la zona de “FILAS” y “COLUMNAS” los datos de
los criterios, en este caso en la zona “FILAS” se ubicara al campo “Distrito” y en la zona
“COLUMNAS” se ubicara el campo “Zona”.
2.

3. Ubicar el mouse en la celda de la tabla que corresponda a la intersección de los dos

criterios.

Doble clic con el mouse sobre esa celda.

Al realizar esta acción Excel agregara una hoja con los datos de los clientes del distrito de los Olivos
de la zona Sur
Gráficos Dinámicos

1. Clic en una celda de la tabla dinámica.

2. Activamos la ficha “Analizar” y después en el comando “Grafico dinámico”.

 2. Se presenta la ventana “Insertar grafico”, donde se selecciona el tipo de grafico que más
convenga y luego se activa en el botón “Aceptar”.

4. Se presenta el grafico junto con los datos.

 4. Para mover el grafico a otra hoja, elegimos la ficha Diseño luego comando Mover gráfico.

6. Se presenta la ventana “Mover grafico”, luego activamos en la opción “Hoja Nueva” y después
clic en el botón “Aceptar”.
7. El grafico se presentará en una hoja completa.