CURSO EXECEL AVANZADO 2007

Modulo 1
TABLAS Y GRAFICOS DINAMICOS pag
1.1. Composición de las tablas dinámicas 2
1.2. Crear una tabla dinámica 4
1.3. Opciones de las tablas dinámicas 6
1.4. Aplicar filtros a la tabla dinámica 11
1.5. Obtención de sub-tablas 16
1.6. Tablas dinámicas desde una fuete externa 17
1.7. Gráfico dinámico 20
 Composición de las tablas dinámicas

Tabla dinámica

Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos,

atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de
doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica
porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos,
cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen,
etc.

Como crear una tabla dinámica

Para crear una tabla dinámica debemos tener una colección de datos, para el
caso practico utilizaremos el archivo de Excel
Datos_para_Tabla_Dinamicas.xlsx

Abrimos el archivo el cual ya contiene una colección de datos del recaudo de

vehículos.
 Crear una tabla dinámica

Ya que tenemos nuestra colección de datos abierta vamos a insertar la tabla

dinámica.

Seleccionamos cualquier celda de la colección de datos.

Luego el la barra de herramientas seleccionar la pestaña insertar

Clic en tablas dinámicas

Nos mostrara una ventana una ventana con diferentes opciones.

La opción seleccionar una tabla o rango es para seleccionar nuestra

colección de datos, lo realiza automáticamente como en la imagen
anterior o en algunos casos se debe realizar de forma manual dando
clic en el icono que se encuentra en la parte izquierda de la
ventana, se convertirá en otra ventana que nos muestra el rango y
seleccionado la colección de datos que deseamos utilizar incluidos los
títulos de las columnas.
Luego de seleccionar la colección de datos damos clic nuevamente en el
icono .

La opción utilizar una fuente de datos externa esta función la veremos

más adelante.
La opción nueva hoja de cálculo creara la tabla dinámica en otra hoja
de cálculo.
La opción hoja de calculo existente esta opción ubica la tabla en la
hoja en la que estamos trabajando.

Para el ejercicio utilizaremos esta última opción, y damos clic en la parte

de la hoja en la cual queremos la tabla y en aceptar.

Nos aparecerá una tabla vacía el documento debe quedar de la siguiente

forma.
 Opciones de las tablas dinámicas
En la parte izquierda del documento nos debe aparecer la barra lista de
campos.
Si por algún motivo no la muestra, clic en la tabla dinámica en la barra de
herramientas se habilitara en la parte superior herramientas de tabla
dinámica vamos a lista de campos parte izquierda de la barra y damos clic
con esto habilitamos nuestra barra.

En el momento tenemos una tabla dinámica vacía, por lo que necesitamos

llenarla con datos. Debemos ubicarnos en la barra de lista de campos, En
la parte superior de dicho cuadro de diálogo aparecen los campos de
nuestra tabla de datos original. En la parte inferior se muestran cuatro
áreas adonde arrastrar los datos y diseñar la tabla.
Vamos a comenzar a desplazar datos a las aéreas en las que deseamos
mostrar la información se puede utilizar el orden que desee no
necesariamente el orden que vamos a mostrar si no el que mejor se acople a
su interpretación de la tabla.

Agregar dato a un area

Existen dos formas para agregar los datos.

Forma 1

En el area seleccionar campo

Clic sostenido sobre el dato que deseamos desplazar hasta el area donde lo
deseamos ubicar.

Forma 2

Clic derecho sobre el dato y nos mostrara las opciones de los diferentes
aéreas donde lo deseamos desplazar seleccionamos la que deseamos.
Aéreas o rótulos

Son las que nos permite organizar la información.

Area columna

La información contenida en esta area será mostrada en la columna de la

tabla dinámica.

Area fila

Como su nombre lo indica muestra la información en la fila de la tabla

dinámica.

Area valores

Se utiliza para valores numéricos

Area filtro de informes

Sirve para filtrar la información.

Para nuestro ejercicio ubicaremos en el area columna los datos mes y

semana. Area fila vehículos y en el area valores el dato valor.
Nuestra tabla quedara de la siguiente forma.

Aplicar filtros a la tabla dinámica

Para continuar con la explicación de los temas del modulo 1 debemos abrir el
archivo Tablas Dinámicas Vendedores.xlsx En el libro Datos de origen
Creamos una tabla dinámica con la colección de datos comparar vendedores
en otra hoja, nuestras aéreas deben quedar de la siguiente forma

Filtros

Otra característica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los

resultados y así visualizar únicamente lo que nos interese en un momento
determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es muy
grande.

Crear filtro

Para crear un filtro lo hacemos seleccionando el rotulo donde deseamos

crear el filtro ya sea en la columna o en la fila

Al seleccionar el rotulo al que deseamos aplicar el filtro nos aparecerá la

siguiente ventana
En seleccionar campo es para seleccionar el dato al cual le queremos aplicar
el filtro cuando existe mas de un campo en un rotulo.

Vamos crear el filtro el primer vendedor de cada país, para realizarlo

seleccionamos el rotulo fila y el campo vendedor luego vamos a filtro de
valor los diez mejores.
Nos aparecerá la ventana que inicia con el valor 10 que quiere decir los 10
mayores podemos disminuir la cifra para mostrar el valor deseado para
nuestro caso el valor seria 1 que es el primero, clic en aceptar para aplicar el
filtro.

El resultado de nuestro filtro en la tabla seria el siguiente.

Si queremos que nos muestre el primero de los vendedores sin importar el

país entonces desactivamos la casilla país en la barra de lista de campos.

El resultado seria
Resumir campos de valor

Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con
sumatoria, puede interesarnos modificar esas fórmulas por otras como
pueden ser sacar el máximo o el mínimo, el promedio etc.

Para hacer esto nos situamos en el area valores clic sobre el campo que
deseamos modificar luego en configuración campo de valor.

Seleccionamos la función matemática que deseamos clic en aceptar

Para nuestra prueba en el rotulo fila colocamos vendedor y en valores

colocamos No. Pedido y Vr. Pedido la configuración del campo será la función
Max que devuelve el valor máximo.
El resultado seria el siguiente

Obtención de sub-tablas
Las podemos obtener por fila dando doble clic sobre cualquier celda que no
este dentro de los totales lo que nos creara otra tabla en una hoja a parte

La sub-tabla resultante

Otra forma de obtener una sub-tabla puede ser dando doble clic sobre los
subtotales
 Tablas dinámicas desde una fuente externa
Se utiliza cuando la colección de datos esta en otro archivo que puede ser de
una hoja de Excel o una base de datos.

Para nuestro ejercicio utilizaremos un archivo de base de datos Access

vehículos.

Abrimos una hoja de Excel nueva vamos a insertar tabla dinámica

seleccionamos la opción utilice una fuente de datos externa, clic en elegir
conexión en la ventana que nos aparece en la parte inferior izquierda clic en
examinar en busca de mas.

Clic en conectar con nuevo origen de datos, en el asistente de la conexión

seleccionamos ODBC luego en siguiente.
Como nuestro origen de datos es una base de datos Access seleccionamos la
opción Ms Access Database, clic en siguiente, buscamos la ubicación de
nuestro archivo y aceptamos.

Seleccionamos la tabla que deseamos trabajar, clic en finalizar.

Para nuestro caso utilizaremos la tabla Consulta1

Aceptamos la tabla dinámica

Ya podemos configurar nuestra base de datos a nuestra necesidad, para el

ejercicio en el área columna nonmes, semana Área fila nomvehiculos y en
valores recaudo; lo que nos dará como resultado la siguiente tabla.
 Gráfico dinámico
Para ingresar un grafico dinámico damos clic en la tabla dinámica para activar
herramientas de tabla dinámica vamos a la opción gráficos dinámicos.

Seleccionamos el modelo de grafico que mas nos guste, clic en aceptar

Nuestro grafico se actualiza automáticamente cuando realizamos algún

cambio.
Hay tener mucho cuidado con el grafico que seleccionamos, si utilizamos el
grafico de pastel ocurre que solo toma un dato del rotulo columna, un
ejemplo seria en el rotulo columna tener mes, semana y en el rotulo fila
vehículos nos muestra el primer dato de cada uno.

Para el mes nos mostraría enero, semana 1 para vehículos si nos mostraría
los diferentes vehículos pertenecientes al mes y la semana anteriores.

Existen otros gráficos en los que se interponen los datos mas altos ocultando
los de menor rango.

Unos de los gráficos recomendados pueden ser los de columna 3D que nos
permiten ver todos los datos de la tabla por más pequeño que sea el dato, el
grafico que se seleccionamos debe de permitirnos una fácil interpretación.