grandes volúmenes de datos, permite combinar y comparar datos. Con ella podemos girar filas y columnas en el informe según sea necesario. ¿Como Crear y Diseñar una Tabla Dinámica? Al crear una tabla dinámica debemos considerar su diseño, pues es, el diseño el que nos permite tener una buena lectura y comprensión de los datos que se requieren analizar en el informe.
La recomendación es: Si no puedes leer y comprender fácilmente los datos de la tabla dinámica que diseñaste, lo mejor será cambiar su diseño.
El diseño, más que el formato de la tabla implica la forma en la que
los datos están distribuidos en la hoja de cálculo y esa es la ventaja de una tabla dinámica poder mover los datos fácilmente hasta lograr un buen diseño. ¿Como Crear y Diseñar una Tabla Dinámica?
Para iniciar con el tema usaremos como ejemplo
un listado de los muebles vendidos por año, mes, vendedor, unidades, región y el valor de las ventas vendidas.
Después de conocer que datos tenemos
realizaremos la creación de la tabla dinámica. ¿Como Crear y Diseñar una Tabla Dinámica? 1. Lo primero que vamos hacer es seleccionar toda la base de datos 2. Hacemos clic a la pestaña Insertar 3. Clic al botón Tabla Dinámica ¿Como Crear y Diseñar una Tabla Dinámica? 4. Aparece un cuadro de dialogo donde: a. Seleccionaremos el rango de celdas o verificamos que el rango sea el correcto. b. Luego seleccionaremos el lugar donde deseamos colocar la tabla dinámica, para nuestro ejercicio será en una nueva hoja de cálculo. c. Por último damos clic en Aceptar ¿Como Crear y Diseñar una Tabla Dinámica? Lista de Campos 5. Nos aparece la hoja de cálculo para inicia el diseño de la tabla dinámica.
Vemos el panel Lista de Campos en el
lado derecho, allí están los datos de la tabla seleccionada y también Áreas Tabla Dinámica encontramos en la parte inferior del panel las áreas que corresponde a la tabla dinámica. Diseñar una Tabla Dinámica Para diseñar la tabla dinámica es necesario arrastrar los datos o campos a las áreas de la tabla dinámica que son: Filtro de Informe Etiquetas de columna Etiquetas de fila Valores Etiquetas de Columna: Son elementos que representan entradas únicas en un campo de columna.
Para ver como funciona:
Hacemos clic sostenido sobre el campo mes que se encuentra en la parte superior del panel lista de campos y lo arrastramos al área etiquetas de columna parte inferior. Veremos en la hoja de cálculo los datos distribuidos en columna, en este caso cada mes se encuentra en una columna. Imágenes diseñadas por: Freepik.com Etiquetas de Fila: Son elementos que representan entradas únicas en un campo de filas.
Para ver como funciona:
Cambiaremos el campo mes de lugar, hacemos clic sostenido sobre el campo mes y lo arrastramos a etiquetas de fila. Ahora veremos en la hoja de cálculo los datos distribuidos en fila, en este caso cada mes se encuentra en una fila. Recomendación: Cuando trabajamos con las etiquetas de filas y columnas se aconseja colocar el campo que tenga más número de registros o de datos en la etiqueta de filas para que su lectura sea más fácil.
Imagen tablero tomada de: freeimages.com
Podemos agregar más de un campo en la etiqueta de fila o de columna.
Al agregar dos o más campos estos se
agrupan creando subtotales y totales generales. Realizaremos el ejercicio agregando el campo producto en etiquetas de fila donde está el campo mes. Observemos como los productos se agruparon por mes y cada mes tiene un total.
Si quisiéramos que los
datos se agruparan por producto, lo que debemos hacer es cambiar su orden en las etiquetas de fila haciendo clic sostenido sobre el mes y arrastrando debajo del producto. Ahora distribuiremos los datos de la siguiente forma:
Los productos van en etiquetas de columna y los
meses quedaran en etiquetas de fila.
Así estaremos cumpliendo con la recomendac
campos con mayor número de registros van la fila.
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Ahora hablaremos del área de Valores: Son valores proporcionados por el origen de la tabla y nos permite medir o comparar por medio de funciones predeterminadas como la Suma, Contar, Max, Min y otras más. Para ver como funciona: Hacemos clic sostenido sobre el campo Ventas que se encuentra en la parte superior del panel lista de campos y lo arrastramos al área de valores parte inferior. Por defecto la operación que es asignada es la suma, esta operación se puede cambiar: 1. Haciendo un clic a la flecha del campo que contiene la operación. 2. Se despliega una lista de opciones donde seleccionamos Configuración de Campo de Valor…
3. Aparece un cuadro de dialogo con la lista de las
funciones, seleccionamos la que necesitemos y damos clic en aceptar. Así quedara nuestra tabla dinámica: Observemos que aparece el campo Suma Ventas y se crean totales generales de filas y columnas. También podemos agregar dos o más campos en el área de Valores
Al agregar dos o más campos a esta área, se crea un
campo automático en etiquetas de columna llamado Valores, el cual podemos mover entre las etiquetas de fila y columna para distribuirlos como mejor consideremos.
Agregaremos el campo unidades al área de valores y
observemos que se activa el campo valores automáticamente. Así quedara nuestra tabla dinámica: Observemos por cada producto aparece un columna Suma Ventas y otra Suma Unidades. Ahora arrastremos el campo Valores que se creo automáticamente en etiquetas de columna a etiquetas de fila. Así quedara nuestra tabla dinámica con el cambio: Por cada Mes aparece una fila Suma Ventas y otra Suma Unidades. Devolveremos el campo valores a etiquetas de columna.
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Por último hablaremos del área Filtro de informe: Campo que se utiliza para filtrar datos por elementos específicos, utilizar campos de filtro de informe es una forma cómoda de resumir y centrarse rápidamente en un subconjunto de datos sin modificar la información.
Para ver como funciona:
Hacemos clic sostenido sobre el campo Región que se encuentra en la parte superior del panel lista de campos y lo arrastramos al área de Filtro de Informe parte inferior. Veremos en la hoja de cálculo el dato que colocamos en el filtro de informe, se ubica en la parte superior izquierda de la tabla dinámica.
Para poder usarlo
debemos hacer clic a la flecha del filtro y elegir algún elemento especifico por el cual deseamos filtrar la información. Podemos decir que el filtro de informe nos permite visualizar informes individuales por cada elemento que filtramos.
Por ejemplo un informe por cada región, Andina
o Pacifico o Caribe o el consolidado de Todas las regiones.
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Para quitar un campo de la tabla dinámica basta con hacer clic a la casilla que se encuentra al lado de campo y quitar su visto bueno. Cuando realizamos una tabla dinámica veremos: • Cada campo contiene su flecha de filtro. • Encontraremos subtotales y totales.
La tabla dinámica es un resumen de datos Por lo
cual no es necesario colocar todos los campos solo aquellos que se requieran para el informe
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Es importante que los datos contengan el formato adecuado como fecha, número, moneda y los datos de tipo texto estén correctamente escritos y sean uniformes.
Por ejemplo: si tenemos la cuidad Bogotá y en otro registro
tenemos Bogota el sistema lo cuenta como dos datos diferentes debido a la tilde.
Otro caso puede ser los plurales y los singulares para el
sistema será diferente si escribimos Bebidas y en otro registro Bebida.
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