Informe de resultados de la organización y desarrollo del VI Congreso

de la carrera de Ciencias de la Comunicación y Publicidad

Tema: Inteligencia artificial, comunicación y marketing digital.

Presentado Por:
La clase de Ceremonial y Protocolo, sección 3, II periodo año 2023

Docente: Licenciada Betty Alejandra Parada Ordoñez

Fecha de entrega: 10/08/2023

San Pedro Sula, Cortés

1
 Introducción

En el presente informe, se presenta un análisis exhaustivo y detallado del Congreso de

Inteligencia Artificial más reciente, llevado a cabo en la fecha 12 y 13 de Julio del 2023.
Este evento reunió a destacados expertos, investigadores y profesionales del campo de
la IA, con el objetivo de explorar los avances más recientes, las tendencias emergentes
y las aplicaciones innovadoras en esta disciplina en constante evolución.

La inteligencia artificial ha adquirido un papel protagónico en la sociedad actual,

transformando la manera en que vivimos, trabajamos e interactuamos con la tecnología.
Durante el congreso, se presentaron diversas conferencias, que abordaron temas clave,
como el aprendizaje automático, la visión por computadora, el procesamiento del
lenguaje natural, la robótica y la ética en la IA.

Esperamos que este informe proporcione una visión integral y actualizada sobre el
Congreso al igual recalcar la importancia del protocolo durante la organización y
realización de un congreso de esta magnitud.

2
 Objetivos

Objetivo general
Brindar oportunidades de aprendizaje y poner en práctica lo aprendido sobre el desarrollo
de actos protocolarios fomentando el intercambio de conocimientos entre los
participantes encargados de la organización del evento, así como autoridades
académicas y docentes.

Objetivos específicos

● Evaluar y analizar la implementación del protocolo utilizado durante la

organización y realización del Congreso de Inteligencia Artificial, destacando los
aspectos exitosos y las áreas de mejora en la gestión de eventos de esta
magnitud. Identificar las prácticas que contribuyeron al éxito y aquellas que
podrían optimizarse para futuros congresos similares.

● Facilitar la creación de un entorno propicio para el intercambio de conocimientos

y experiencias entre los participantes encargados de la organización del evento,
autoridades académicas, docentes y otros profesionales involucrados.

● Concretar lo planificado en base a la organización y desglose de asignaciones a

cada uno de los involucrados en el proceso de desarrollo del evento, antes,
durante y después del mismo, en base a las capacidades y habilidades del comité
organizador.

3
Ficha de caracterización del evento
VI Congreso de Ciencias de la Comunicación y Publicidad

Tema del Congreso: Inteligencia Artificial, Comunicación y Marketing Digital

Fecha: miércoles 12 y jueves 13 de julio de 2023/ Hora: 6pm a 8pm.

Lugar: Torre Universitaria Jorge Emilio Jaar.

Valor del boleto: Lps. 300

Valor en Puntos co-programáticos. 20 por día con un total de 40 puntos siempre y cuando
la persona asista los 2 días.

Reunión de Comunicadores: viernes 14 de julio en el Coworking de USAP (Se darán 20

puntos co-programáticos a los que asistan)

Venta de boletos con: Lic. Israel Cruz (director de la carrera) Lesbia López (Secretaria
de la Carrera) o Andrea Gómez, Monique (Estudiantes y miembros junta directiva)

*Este Congreso se hace con el objetivo de recaudar fondos para la Carrera de

Comunicaciones y Publicidad y aliviar los costos a los estudiantes que asistirán al viaje
académico fuera del país en este año.

Con el fin de desarrollar esta actividad, deberá de seguir los lineamientos que le
proporcionan a continuación:

4
 LINEAMIENTOS DE ORGANIZACIÓN DE CONGRESO

Aplicando las fases en que se dividen la organización de los eventos (Antes,

Durante y Después) deberán de:

Etapa #1 - ANTES DEL CONGRESO Responsables

Asignar responsables para cada una de las actividades del evento Coordinadores,
antes del evento Docente

Elaborar perfil de Conferencistas (resumen curricular) Rene / Lucia

Desarrollar dos programas del evento: con tiempos y actividades

(uno para cada día) (Palabras de bienvenida director, lectura de Maestros de
resumen curricular conferencistas, preguntas y respuestas al final, Ceremonias, Docente
entrega de reconocimientos, menciones a los patrocinadores) y director

Reunión y visita previa al auditorio para evaluar lo que se necesita

Todos los estudiantes
(un sábado por la tarde)

Check list de materiales que ya se tienen y los que faltan para el

desarrollo del evento (Audio, mesas, sillas, banderas, etc.) Todos los estudiantes

5
Gestionar Patrocinadores: para materiales que falten, premios para
los asistentes (no monetarios) usar formato de carta adjunta. Todos los estudiantes

Elaborar una presentación con logos de patrocinadores para

Enola
presentarla durante el evento

Asignar un anfitrión para atender a los conferencistas (gestionarles

un espacio de parqueo, si llevarán acompañante, comunicarse con Rene
ellos previamente para ultimar detalles)

Asignar anfitrión para atender autoridades académicas y docentes

Lucia
de la carrera

Elaborar una invitación digital para Autoridades Académicas y

docentes y enviarla por correo y confirmar asistencia Diana Robles

Elaboración de Rotulación de Sillas para Invitados, Autoridades

Rene/Lucia
Académicas y Docentes

Asignar un equipo de cobertura de medios para el evento, deben

prepararse con: (Convocar medios, Transmisión en vivo, fotos, Alfredo Funez /
videos, contenido en redes sociales de la carrera) Monique

Elaborar rotulación para mesa principal de escenario (con el

tratamiento honorífico para cada miembro de la mesa) Monique / Suny

6
Diseñar e Imprimir Diplomas de Conferencistas (gestionar algún
obsequio o valor agregado que deseen) Diana Robles

Elaborar Gafetes de identificación de organizadores (tomar en

Monique / Suny
cuenta a la junta directiva, director, etc)

Elaborar una encuesta digital o física para evaluar la calidad del

evento y satisfacción de los asistentes (analizar cómo se va aplicar Liz /Omar
según lo más conveniente)

Hacer un croquis de distribución de personal en el salón. (para que

todas las áreas y cuadrantes estén cubiertas) Liz/ Omar

Elaborar un plan de contingencia en caso se presente algún

Todos los estudiantes
imprevisto

Dejar asignadas las responsabilidades para cada día del Congreso Coordinadores

Etapa #2 - DURANTE EL CONGRESO: Día 12, 13

Responsables
Julio
Todos ya deben tener asignadas las responsabilidades para ambos
Coordinadores
días del evento

Todos deberán de presentarse de manera puntual una hora antes

del inicio del Congreso 5:00pm para preparar todo y estar Todos los estudiantes
organizados.

7
Todos los organizadores, deberán de vestir ropa elegante de color
Supervisado por
negro estilo traje y estar identificados utilizando un gafete con su
coordinadores
nombre.

Todos los organizadores deben de tener el programa del evento de

Todos los estudiantes
ese día a la mano.

Apoyar a junta directiva con el ingreso de los asistentes: recibiendo

Suny / Enola
boletos, etc.

Preparar escenario con la mesa principal, rotulaciones, banderas,

Monique /Suny
etc.

Asignar anfitriones para la recepción de los asistentes e indicarles

Marcia / Diana
donde pueden ir sentándose

Asignar encargados para ir llenando los asientos en orden (Por

Monique / Suny
cuadrantes)

Cobertura del evento: el equipo encargado (Transmisión en vivo,

Alfredo Fúnez
atender a medios de comunicación, fotos y videos)

Maestros de
Iniciar el evento a la hora establecida y apegarse al programa.
Ceremonias

Mostrar presentación de logos de patrocinadores durante la

Enola
conferencia

Asignar personal para atender preguntas de los asistentes:

Lucia/ Rene
gestionar un micrófono con antelación

Entrega de premios de los patrocinadores a los asistentes al final Maestros de

del evento Ceremonia / Marcia

8
Entrega de Diplomas u obsequios por participación a
Diana Robles
conferencistas

Aplicar encuestas a los participantes al final para conocer la

Liz/Omar
satisfacción y calidad del evento

Apoyar con la entrega de puntos coprogramáticos al finalizar el

Enola
evento

Tomar foto grupal oficial de organizadores y conferencista Alfredo Funez

Etapa #3 - DESPUES DEL CONGRESO Responsables

Enviar nota de agradecimiento a Conferencistas y patrocinadores vía

Monique /Suny
e-mail

Hacer un informe presentando resultados del evento y tabulación de Todos los

datos de la encuesta. (Apegarse a la estructura de informa adjunta) estudiantes

Todos los
Presentación de Informe y resultados del evento (martes 25 de julio)
estudiantes

9
 1. Promoción
Diseños promocionales
Promocionales del evento para redes sociales:

10
Diseño del boleto

Campaña del evento en redes sociales

Facebook de la página oficial de la Universidad de San Pedro Sula

Total, de interacciones: 9 “me gusta” 3 veces compartido

Instagram de la página oficial de la Universidad de San Pedro Sula

11
Total, de interacciones: 55 “me gusta”

Formato de invitación de medios de comunicación

12
Formato de invitación para directores de carrera

13
 2. Presupuestos y patrocinios
Detalle de la venta de boletos
(estimado de la venta en unidades y en lempiras)

BOLETOS
600 boletos impresos (3 no se
L179.100
vendieron) = 597 Boletos

18 personas sin boleto L5.400

Total L184.500

HONORARIOS

Banner L2.000

Placas L2.800

Local (ambos días) L15.000

Total L19.800

CONFERENCISTAS

Primer día conferencistas (total) L6.000

Segundo día conferencista L8.000

Total L14.000

TOTAL INGRESOS L184.500

TOTAL GASTOS L33.800

GANANCIA L150.700

PENDIENTE

22 BOLETOS L6.600

14
Patrocinadores y premios
(Colocar logos, premios y regalos)

15
16
17
18
19
20
Dinámicas de entrega de los obsequios de los patrocinadores

Premio/
Fecha Dinámica Observaciones
patrocinador
Lanzar pregunta
relacionada a la
primera charla:
Dinámica dirigida
Mencione 3 cosas Bandeja de comida,
Miércoles 12 por maestros de
que puede cortesía de Papikar
ceremonia
aprovechar al
ChatGpt como
herramienta
Premiar a las 2 mensualidades Dinámica dirigida
Miércoles 12
primeras 2 gratis, cortesía de por maestros de

21
 personas que sigan Balam Fitness ceremonia,
las páginas de center resultados medidos
Facebook e por equipo de
Instagram de redes sociales
CCYP y Balam (Monique)
Fitness Center
Maestros de
Colocar debajo de Cobertor ceremonia, equipo
Miércoles 12 un asiento al azar personalizado, de apoyo colocó el
un papel premiado Sublimagic papel premiado
(Dennis)
Interacción entre la
Premiar
Cena para 2, conferencista
participaciones e
Miércoles 12 cortesía de Eternity Mariela Perez y
interacciones de los
SPS. estudiantes en el
estudiantes
auditorio.
Dinámica dirigida
Elegir el número de
Dispositivo Alexa, por maestros de
boleto al azar
Jueves 13 patrocinado por ceremonia, número
(Números que
L&L Solution seleccionado por el
participan 1-610)
licenciado Israel
Subir historia a Dinámica dirigida
Cupón para un
Instagram de una por maestros de
Jeans valorado en
Jueves 13 fotografía/video del ceremonia,
L 5 mil, cortesía de
congreso, etiquetar resultados medidos
D´Jeans
la página de CCYP por equipo de

22
 y utilizar el hashtag redes sociales
#VICONGRESOCC (Monique)
YP
Dinámica rápida
con el público,
premio para quien Kit de hogar,
mencione los 3 o al cortesía de Respuesta desde el
Jueves 13
menos 2 nombres Inversiones del público
de los Valle
conferencistas del
día anterior
Show de talentos
con los estudiantes
presentes.
Corte y manicure, Espacio libre en el
Invitarles a que
Jueves 13 cortesía de Angelo escenario para la
pasen al escenario
Salón participación.
a cantar o
demostrar algún
talento.
Realizar preguntas Dinámica
Consumo de L 600,
relacionadas a la coordinada por los
Jueves 13 cortesía de The
conferencia de la maestros de
Yard
noche ceremonias.
Tomar una Audifonos Dinámica dirigida
Jueves 13 fotografía de la inalambricos, por maestros de
pantalla en donde cortesía de ceremonia,

23
 aparecen los logos Consultores Ramos resultados medidos
de los por equipo de
patrocinadores redes sociales
etiquetar a la (Monique)
página de CCYP y
a uno de los
patrocinadores
Premiar a las
Dinámica dirigida
primeras 2
por maestros de
personas que 2 mensualidades
ceremonia,
suban en sus gratis, cortesía de
Jueves 13 resultados medidos
historias el último Balam Fitness
por equipo de
post de la página center
redes sociales
de Balam Fitness
(Monique)
Center
Premiar a 2
estudiantes que
hayan completado
la encuesta 1 gorra marca
Resultados
lanzada al público puma para cada
obtenidos por el
Jueves 13 para valorar la ganador,
encargado de las
organización del patrocinador
encuestas (Dennis)
evento, seleccionar anónimo
dos números de
cuentas
estudiantiles al

24
 azar.
Maestros de
Colocar debajo de Manicura pedicura, ceremonia, equipo
Jueves 13 un asiento al azar cortesía de Cocoas de apoyo colocó el
un papel premiado Salón papel premiado
(Mariela)
Premiar Interacción de los
participaciones e aretes, cortesía de estudiantes
Jueves 13
interacciones de los Joyería Monks. presentes en el
estudiantes auditorio

Presupuesto del evento

Compra Comercio Inversión Estudiante

Impresiones del
L 217.5 (miércoles
programa, tintas,
Paper Depot 12) Mariela Palomo
resaltadores,
L 34.57 (Jueves 13)
folders
Impresion de
Paper depot L144.00 Liz santos
croquis
Impresión de los
Tiendas Extra L 72 Monique Rossignoli
gafetes
Impresión de las
Office depot L 231.14 + 74.90
rotulaciones y un Renee Cabrera

25
 silicón
Impresión de los
Office Depot L 100 Alfredo Funez
diplomas

Total de lo patrocinado

Los patrocinadores son actores clave en la organización y éxito de un evento. Su apoyo

financiero, promocional y de recursos adicionales es crucial para crear un evento
atractivo, bien organizado y con un mayor impacto en el público objetivo.
Patrocinadores para el VI Congreso de Ciencias de la Comunicación y Publicidad:
“Inteligencia Artificial, Comunicación y Marketing Digital”

Valor Monetario patrocinado

Patrocinador
(Lempiras)
Cocoas Beauty Salon L 1,800
Inversiones del Valle L 1,500
The Yard L 600
Eternity L 900
Balam fitness center L 6,250
Consultores Ramos L 1,000
Angelo Studio L 950
L&L solution L 1,800

26
 Papikar L 1,150
Joyería Monks L 600
Sublimagic L 580
Ketchup L 800
Logestra L 800
Djeans L 5,820
Total L 24,550

Ahorro que se logró gracias a los patrocinios

L 24,550

27
 3. Planificación del evento
Programa del evento

PROGRAMA DEL VI CONGRESO DE CCYP USAP

“La inteligencia artificial, comunicación y Marketing digital”

Miércoles 12 de julio

Actividad Hora estimada Encargado Observaciones

Bienvenida al 6:00 - 6:03 pm Ambos maestros ● Mencionar el tema

evento de ceremonia principal del
congreso
“Inteligencia
artificial,
comunicación y
marketing digital”

28
 ● Presentación de
Darwin y Mariela

Mención de las 6:03 - 6:08 Ambos maestros ● Agradecer y

autoridades de ceremonia mencionar la
académicas y los presencia de las
conferencistas de autoridades
la noche académicas y
alumnado.

● Llamar a los
conferencistas

● Primera mención a
los patrocinadores
y patrocinio de
Cocoas

Invocación a Dios 6:08 - 6:10 pm Marcia Batres, ● Oración

estudiante de
CCYP

Invitación a mantenerse activos en las redes sociales para dinámicas, seguir las
páginas de Instagram de los patrocinadores y anunciar primera dinámica, compartir y
comentar la transmisión. PREMIO: ALEXA PATROCINADOR L&L SOLUTION

29
Apertura del VI 6:12 -6:15 pm Licenciado Israel ● Palabras de
Congreso Cruz bienvenida

Encuesta 6:15 Maestros de ● Solicitar que

ceremonia llenen encuesta

PARTICIPACIÓN 6:15- 6:25 Mayang Cagujas ● Cantante

ARTISTICA

Dinámica 6:25 Maestros de Las primeras 3

ceremonia personas que
sigan a Balam
Fitness center
ganan 1
mensualidad gratis
con entrenador
personal

Lectura del 6:25 - 6:27 pm Maestros de ● Resumen

resumen curricular ceremonia curricular de Ing.
del primer Kenneth
conferencista Alvarenga

30
Primera 6:27 - 6:52 Ingeniero ● La Revolución de
conferencia Kenneth Omar la Inteligencia
Alvarenga Artificial y su valor
como herramienta
en diversas áreas.

Interacción con el 6:52- 6:57 Maestros de ● Hacer pregunta

público ceremonia sobre algo
(dinámicas) mencionado
durante la
conferencia del
Ing. Kenneth (El
proporcionará la)
PREMIO: Bandeja
de comida Papikar

Lectura del 6:57- 6:59 Maestros de ● Resumen

resumen curricular ceremonia curricular Master
del segundo Rafael Erazo
conferencista

Segunda 7:00 - 7:25 Periodista Master ● El Desafío de las

conferencia Rafael Erazo universidades
frente al avance
de las tecnologías

31
 con inteligencia
Artificial

Interacción con el 7:25 -7:27 Maestros de ● Premio sorpresa

público (dinámica) ceremonia debajo de asiento
random, cobertor
de SublimagicHn

Lectura del 7:27 - 7:29 Maestros de ● Resumen

resumen curricular ceremonia curricular del
del tercer Máster Mariela
conferencista Pérez

Tercera 7:30 -7:55 Máster Mariela ● Los derechos

conferencia Perez humanos en un
contexto de
digitalización.

Dinámica de preguntas para Mariela Perez, Premio cortesía de ETERNITY, cena para
2

Ronda de 7:55- 8:05 Moderador/ con Pendiente confirmar cómo

preguntas los se realizará la dinámica de
conferencistas preguntas

32
ESPACIO DE PREGUNTAS

Darle un premio a la primera persona que haga preguntas, Aretes de Joyería MonsHn

premiar a la primera persona que haya compartido el evento en Redes sociales. Alexa
de parte de PATROCINADOR L&L SOLUTION. Mencionar a los patrocinadores

Entrega de 8:15 pm Lic. Israel Hay que mencionar que son

reconocimientos cortesia de Logestra y
Ketchup

Cierre del primer 8:30 Maestros de Mencionar a los

día ceremonia patrocinadores

33
Jueves 13 de julio

Actividad Hora Encargado Observaciones

aproximada

Bienvenida 6:00 Maestros de ● Mencionar el nombre

ceremonia del congreso.

● Agradecer la
presencia de las
autoridades
académicas,

● Llamar a los
conferencistas

● Invitados
distinguidos y
alumnado.

● Mencionar a los
patrocinadores

DINAMICA ALEXA

34
Dinámica para que suban una foto a redes sociales, usando el #VICONGRESOCCYP
Etiqueten a la página de la carrera y sigan a los patrocinadores. Premio al final cortesía
de Djeans

Dinámica rápida con el público, premio para quien mencione los 3 o al menos 2
nombres de los conferencistas del día anterior. Corte y manicure premio de Angelos
Studio

Dinámica de premio de un KIT de Hogar o unos aretes de Joyería Monks dependiendo

de si es hombre o mujer

Antesala de 6:15 - 6:25 Tony Palma Cantante

actividades
culturales

Encuesta 6:25 Maestros de Invitar a que llenen la encuesta

ceremonia

Lectura del 6:25 - 6:27 Maestros de Resumen curricular del doctor

resumen ceremonia Guillermo Varela
curricular del
conferencista

35
 Conferencia 6:27 - 6: 57 Doctor Los Hitos Históricos de
Guillermo Honduras en el Periodo
Varela Osorio Contemporáneo.

Dinámica de realizar preguntas al público relacionadas con la conferencia. El brindará

la pregunta. Consumo de L600 en The Yard.

Ronda de 7:00- 7:15 Moderador/ Pendiente confirmar cómo se

preguntas con los realizará la dinámica de
conferencistas preguntas

ESPACIO PARA PREGUNTAS

Premiar a la primera persona que haga preguntas

Anunciar dinámica de Consultores Ramos, premio de unos audífonos. Ganador al

final

Entrega de 7:15 - 7:20 Lic Israel

Reconocimiento

DINÁMICA DE BALAM FITNESS CENTER, 2 Mensualidades gratis

36
Anunciar ganador dinámica de DJeans, un jean valorado en 5 mil lempiras

Valoraciones de 7:25 - 7:45 Invitados

las ponencias distinguidos

PREMIAR 7:50 Maestros de Entregar regalo sorpresa a

ENCUESTA ceremonia número de boleto

Dinámica asiento premio Joyería monks o Inversiones del valle

Resultado de 8:15 Maestros de Mención a los patrocinadores.

dinámica ceremonia Dinámica
Consultores
Ramos y cierre

37
Perfiles de los conferencistas
Primer conferencista:

Nombre Kenneth Omar Alvarenga

Organización donde USAP

labora

Cargo Director de Ciencias Informáticas

- Máster en Administración Industrial

Formación académica - Ingeniero en Computación y Técnico en
Mercadeo

38
Experiencia -Con más de 20 años de experiencia en asesoría e
implementación de proyectos de Innovación y
Tecnología

-Catedrático de pregrado y posgrado en Ingenierías

y maestrías.

-Desarrollador independiente de proyectos de

Ecommerce, sitios web y apps

-Especialista en Ciencia de Datos, Inteligencia de

Negocios e Inteligencia Artificial

-Certificado por cursos y programas de importantes

universidades e instituciones como son Harvard,
MIT, Microsoft, Universidad Politécnica de Valencia,
Universidad Nacional Autónoma de México,
Universidad del Valle de Guatemala.

39
Segundo conferencista

Nombre Rafael Erazo Cartagena

Organización donde USAP

labora

Cargo Director de Educación a Distancia

Formación académica -Maestría en Dirección financiera

-Postgrado en Entornos Virtuales de aprendizaje

-Graduado en UNAH pregrado

Experiencia -Ex director de clases online en UTH del 2005 a

2011

-Impartió clases de informática en UTH y UNAH

40
Tercer conferencista

Nombre Mariela Iolany Pérez

Organización donde Radio Progreso

labora

Cargo Jefe de Prensa

Formación académica -Egresada de la Universidad Nacional Autónoma de

Honduras.

-Máster en Comunicación Estratégica de la

Universidad Centroamericana José Simeón Ocaña,
UCA de El Salvador.

Experiencia -Fue parte del equipo productor de los documentales

Libertad tiene nombre de mujer, Rivera de Sueños y
Mutu: territorio de Mujeres.

-Hace más de 13 años labora como periodista en

Radio Progreso en la conducción de programas
informativos y de análisis. Presentadora del
noticieros y facilitadora de estrategias de
comunicación a radios comunitarias.

41
Reconocimientos -En el 2014, obtuvo el Premio Nacional a la
comunicación por la equidad de género y contra la
violencia hacia las mujeres, en la categoría radio
entregado por la Tribuna de Mujeres contra los
Femicidios.
Cuarto conferencista

Nombre Guillermo Valeria Osorio

Organización donde UNAH

labora

Cargo Profesor del departamento de historia

Formación académica -Profesor de Educación Media en Ciencias Sociales:

UPNFM

-Licenciado en historia: UNAH

-Doctorado en historia de América Latina

Contemporánea: Instituto Universitario Ortega y

Gasset, Madrid, (1995-1997).

-Máster en Historia Social y Cultural: UNAH (2022).

42
Experiencia -Profesor en diversos momentos desde 1994 de
Historia de Honduras, Historia de América, Historia
Universal, Sociología, Investigación Social, Filosofía,
etc. en UNAH, UNITEC, UPN, UNICAH, Zamorano.

-Profesor de ciencias sociales y consejero de

estudiantes en Instituto Dr. Jesús Aguilar Paz y Dowal
School

-director general de Desarrollo Profesional Docente

(antiguo INICE) a partir del 15 de febrero de 2022

Medios de comunicación convocados:

● Campus TV
● Iconos magazine
● La Prensa
● Tigo sports
● Exa fm
● Power Fm

43
Distribución de responsabilidades
(Antes y durante el evento)

Alumno Responsabilidades

Marcia Batres Asignar responsabilidad a cada integrante

del grupo, Elaboración de arreglos de
mesa, elaboración de boquitas, encargada
de sacar impresos los certificados de
regalo, encargada de reunirse con
patrocinadores de placas para los
conferencistas, asignar anfitriones para la
recepción de los asistentes e indicarles
dónde pueden ir sentándose,Asignar
anfitriones para la recepción de los
asistentes e indicarles dónde pueden ir
sentándose.

Diana Robles Elaborar una invitación digital para

Autoridades Académicas y docentes y
enviarla por correo y confirmar asistencia,
Asignar anfitriones para la recepción de
los asistentes e indicarles donde pueden ir
sentándose, Asignar anfitriones para la
recepción de los asistentes e indicarles
donde pueden ir sentándose, Entrega de
Diplomas u obsequios por participación a

44
 conferencistas

Renee Cabrera Elaborar perfil de Conferencistas, Asignar

un anfitrión para atender a los
conferencistas (gestionarles un espacio
de parqueo, si llevarán acompañante,
comunicarse con ellos previamente para
ultimar detalles), Elaboración de
Rotulación de Sillas para Invitados,
Autoridades Académicas y Docentes,
Asignar personal para atender preguntas
de los asistentes: gestionar un micrófono
con antelación

Suny Montes Elaborar rotulación para mesa principal de

escenario (con el tratamiento honorífico
para cada miembro de la mesa), Apoyar a
junta directiva con el ingreso de los
asistentes: recibiendo boletos, etc,
Preparar escenario con la mesa principal,
rotulaciones, banderas, etc. Asignar
encargados para ir llenando los asientos
en orden (Por cuadrantes), Asignar
encargados para ir llenando los asientos
en orden (Por cuadrantes)

Enola Elaboración de Gafetes, asignar

45
 encargados para ir yendo los asientos,
apoyar a la junta directiva con el ingreso
de los asistentes, enviar nota de
agradecimiento a los conferencistas y
patrocinadores.

Lucía Pineda Elaborar perfil de Conferencistas, Asignar

anfitrión para atender autoridades
académicas y docentes de la carrera,
Elaboración de Rotulación de Sillas para
Invitados, Autoridades Académicas y
Docentes, Asignar personal para atender
preguntas de los asistentes: gestionar un
micrófono con antelación

Liz Santos Elaboración de croquis para saber la

funcionalidad de cada persona encargada
de congreso, colocar a los medios de
comunicación en su lugar y mantener el
orden de los estudiantes durante el
congreso, Elaborar una encuesta digital o
física para evaluar la calidad del evento y
satisfacción de los asistentes (analizar
cómo se va aplicar según lo más
conveniente), Hacer un croquis de
distribución de personal en el salón. (para

46
 que todas las áreas y cuadrantes estén
cubiertas), Aplicar encuestas a los
participantes al final para conocer la
satisfacción y calidad del evento

Mariela Palomo Desarrollar dos programas del evento: con

tiempos y actividades (uno para cada día)
(Palabras de bienvenida director, lectura
de resumen curricular conferencistas,
preguntas y respuestas al final, entrega de
reconocimientos, menciones a los
patrocinadores), Dejar asignadas las
responsabilidades para cada día del
Congreso

Monique Rossignoli Asignar un equipo de cobertura de medios

para el evento, deben prepararse con:
(Convocar medios, Transmisión en vivo,
fotos, videos, contenido en redes sociales
de la carrera), Elaborar rotulación para
mesa principal de escenario (con el
tratamiento honorífico para cada miembro
de la mesa), Preparar escenario con la
mesa principal, rotulaciones, banderas,
etc.
Asignar encargados para ir llenando los

47
 asientos en orden (Por cuadrantes)

Alfredo Funez Asignar un equipo de cobertura de medios

para el evento, deben prepararse con:
(Convocar medios, Transmisión en vivo,
fotos, videos, contenido en redes sociales
de la carrera), Hacer un croquis de
distribución de personal en el salón. (para
que todas las áreas y cuadrantes estén
cubiertas), Cobertura del evento: el equipo
encargado (Transmisión en vivo, atender
a medios de comunicación, fotos y
videos), Tomar foto grupal oficial de
organizadores y conferencista

Dennis Elaborar una encuesta digital o física para

evaluar la calidad del evento y satisfacción
de los asistentes (analizar cómo se va
aplicar según lo más conveniente), Aplicar
encuestas a los participantes al final para
conocer la satisfacción y calidad del
evento

Darwin Leiva Maestro de ceremonia, encargado de

llevar a cabo el programa de ambos días.
Generar las dinámicas pertinentes para
desarrollar la entrega de premios.

48
Croquis del evento

49
Plan de contingencia

50
Plan de Contingencia para el Congreso de Inteligencia Artificial

Fecha de elaboración:

Responsable del plan: Estudiantes de la clase Ceremonial y Protocolo

Objetivo del Plan de Contingencia: El presente plan tiene como objetivo identificar y abordar
posibles situaciones adversas que puedan surgir durante el Congreso de Inteligencia
Artificial, garantizando la continuidad del evento y la seguridad de los participantes.

Riesgos identificados:

Cancelación de Conferencistas clave:

Causas: Problemas de salud, conflictos de agenda, cancelaciones de último momento.

Indicadores de alerta: Comunicación por parte del Conferencista sobre su imposibilidad de

asistir.

Fallas técnicas y problemas de logística:

Causas: Problemas con el equipo de proyección, cortes de energía, retrasos en el

transporte de materiales.

Indicadores de alerta: Reportes del personal técnico o cambios inesperados en la logística.

Emergencias médicas:

Causas: Desmayos, accidentes, problemas de salud de los asistentes.

51
Indicadores de alerta: Observación de personas con dificultades físicas o informes de
emergencias médicas.

Plan de Acción:

Cancelación de Conferencistas clave:

Acción 1: lista de ponentes alternativos en caso de cancelación. Comunicarse rápidamente

con el conferencista sustituto.

*Lic Israel Cruz

*Lic Alejandra Parada

Responsable: Equipo de coordinación del congreso.

Fecha de inicio: Inmediatamente al recibir la notificación de cancelación.

Fecha de finalización: Antes del inicio del congreso.

Recursos necesarios: Información de contacto de ponentes alternativos.

Fallas técnicas y problemas de logística:

Acción 1: Contar con personal técnico de respaldo para atender cualquier problema técnico
que surja.

Responsable: Equipo técnico designado.

● Actualización y Mantenimiento del Plan:

52
 ● El plan de contingencia será revisado y actualizado antes de la realización del
congreso.
● El responsable del plan se encargará de mantener actualizada la lista de
Conferencistas alternativos y el equipo técnico designado.

Evacuaciones por aglomeraciones y puntos de encuentro:

Acción 1: Designar previo al evento a 3 encargados que permanecerán en las salidas de

emergencia del auditorio y el edificio

*Marcia Batres

*Dennis Rivera

*Wilmer Varela (Junta directiva)

Acción 2: Identificar previo al evento los puntos de encuentro en la Universidad de San

Pedro Sula y designar un encargado fuera del edificio para guiar a las personas hasta estos
puntos de encuentro

*Enoc Castellón (Junta directiva)

53
 4. Resultados del evento
Resumen del día del evento
La convergencia de la inteligencia artificial (IA) con la comunicación y el marketing digital
ha generado un cambio significativo en la forma en que las empresas interactúan con
sus audiencias y promocionan sus productos y servicios en el entorno digital.

La IA ha habilitado una serie de herramientas y tecnologías que mejoran la eficiencia y

la personalización en las estrategias de marketing digital. Los chatbots y asistentes
virtuales, por ejemplo, brindan respuestas rápidas y personalizadas a las consultas de
los usuarios, mejorando la experiencia del cliente y reduciendo la carga de trabajo del
personal de atención al cliente.

Además, la IA es fundamental en la recopilación y análisis de grandes cantidades de

datos. Con el aprendizaje automático y el procesamiento del lenguaje natural, las
empresas pueden obtener información valiosa sobre el comportamiento del consumidor
y ajustar sus estrategias en consecuencia. Esto permite una segmentación de audiencias
más precisa y una personalización de contenidos que resuena mejor con los intereses
de cada usuario.

En el ámbito de la publicidad, la IA ha impulsado la publicidad programática, que

automatiza la compra y gestión de espacios publicitarios en tiempo real, permitiendo a
las marcas llegar a audiencias relevantes de manera más efectiva y optimizando el
rendimiento de las campañas.

En resumen, la inteligencia artificial ha transformado la manera en que se comunica y

promociona en el entorno digital, brindando nuevas oportunidades para la
personalización, la eficiencia y la optimización de las estrategias de marketing. Sin

54
embargo, es esencial mantener un enfoque ético y responsable para garantizar que la IA
beneficie a las marcas y a los consumidores por igual.

Comparación de planificación del evento VS la realidad de cómo resultó el evento

Puntos de mejora del evento
(que hubiéramos hecho mejor)

Planificación:

Objetivos claros: En la planificación, se establecieron objetivos claros para el congreso,

como proporcionar una plataforma para la presentación de investigaciones y avances en
IA, promover el networking entre profesionales y fomentar la colaboración entre
instituciones.

Programa estructurado: Se diseñó un programa con una variedad de sesiones, preguntas

que abordaban temas relevantes en el campo de la IA, y se invitó a conferencistas
destacados para asegurar la calidad de las presentaciones.

Comunicación y promoción: Se llevaron a cabo esfuerzos de comunicación y promoción

para atraer a un amplio público de profesionales, investigadores y estudiantes
interesados en la IA.

Logística y recursos: Se planificaron aspectos logísticos como la ubicación del evento, el

registro de asistentes, estacionamiento, boquitas y los recursos tecnológicos necesarios
para las presentaciones.

Realidad:

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Afluencia de asistentes: El evento superó las expectativas en cuanto a la asistencia, con
un mayor número de participantes de lo previsto, lo que generó una atmósfera dinámica
y propicia para el evento.

Calidad de las presentaciones: Las presentaciones de los conferencistas fueron

altamente valoradas por los asistentes, quienes destacaron la relevancia y la actualidad
de los temas abordados.

Participación: Los asistentes se mostraron muy participativos en las sesiones de

preguntas y respuestas, lo que enriqueció el debate y generó discusiones
enriquecedoras.

Puntos de Mejora del Evento:

Gestión del tiempo: Algunas sesiones se extendieron más de lo previsto, lo que afectó el
cronograma del evento. En futuras ediciones, se debe ser más riguroso en el control del
tiempo y asegurarse de que todas las actividades se ajusten al horario establecido.

Espacios más amplios: Debido a la alta asistencia, algunos espacios de la conferencia

resultaron insuficientes para acomodar a todos los asistentes. Algunos de los presentes
expresaron inconformidades con la climatización del espacio, así que se debe procurar
una mayor comunicación con el personal encargado del auditorio. En la próxima
planificación, se debe considerar reservar espacios más amplios para las sesiones más
concurridas.

Mayor diversidad de temas: Aunque el programa fue variado, algunos asistentes

expresaron interés en una mayor diversidad de temas, como aplicaciones prácticas de
la IA en industrias específicas o en el ámbito social.

56
Tomando en cuenta estos puntos de mejora, el próximo congreso de Inteligencia Artificial
podrá ofrecer una experiencia aún más enriquecedora y exitosa para los participantes,
contribuyendo al crecimiento y avance de la comunidad de IA.

Medios de Comunicación que asistieron

● Campus TV
● Tigo
● Canal 11
● Exa fm
● Iconos
● Logos fm
● Ambiental fm

Enlaces o capturas de las notas de Prensa de los medios que asistieron

https://iconosmag.com/fotogaleria/el-sexto-congreso-inteligencia-artificial-by-
usap-honduras-3-san-pedro-sula-honduras/

https://radioambientalfm.com/vi-congreso-de-ciencias-de-la-comunicacion-y-
publicidad/

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58
Cuestionario de evaluación del evento

● Calidad en la organización del evento

● Trabajo en equipo
● Cooperación individual en la planificación y en la ejecución del evento.
● Creatividad en la planificación del evento
● Puntualidad de Inicio a fin del evento: manejo de tiempos
● Respuesta ante imprevistos, actitud colaborativa.
● Aplicación del Ceremonial, protocolos, etiqueta y normas sociales.
● Actitud profesional
● Según los resultados generados por las encuestas aplicadas al público. (De
eso dependerá parte de la calificación)
● Entrega del informe (según la estructura adjunta)
● Entrega de Video de resumen del evento

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● Encuestas Aplicadas

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Opiniones del público: evidenciar las opiniones de los asistentes a través de
mensajes, comentarios en redes, reseñas de medios, etc.

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Elementos de Ceremonial y Protocolo aplicados en la organización del evento

Invitaciones formales: Se enviaron invitaciones formales a los conferencistas,

autoridades y asistentes del congreso, siguiendo un formato adecuado y respetuoso.

Protocolo de recibimiento: Se estableció un protocolo de recibimiento para los

conferencistas y autoridades, que podría incluir la asignación de asistentes para
acompañarlos a su llegada, brindar información relevante y atender sus necesidades.

Presentación de ponentes: Introducir a los ponentes de manera formal antes de sus

presentaciones, resaltando sus logros y agradeciendo su participación.

Orden del programa: Seguir un orden establecido en el programa del congreso,

respetando los horarios y los temas asignados a cada ponente o actividad.

Ubicación de autoridades: Designar lugares preferenciales para las autoridades y

conferencistas en la sala principal del evento, como en la mesa presidencial o en la
primera fila.

Protocolo de preguntas y respuestas: Establecer un protocolo para las sesiones de

preguntas y respuestas, asegurando que los asistentes respeten los turnos y se expresen
con cortesía.

Invitaciones formales: Enviar invitaciones formales a los ponentes, autoridades y

asistentes del congreso, siguiendo un formato adecuado y respetuoso.

Protocolo de recibimiento: Establecer un protocolo de recibimiento para los

conferencistas y autoridades, que podría incluir la asignación de asistentes para
acompañarlos a su llegada, brindar información relevante y atender sus necesidades.

73
Presentación de Conferencistas: Introducir a los conferencistas de manera formal
antes de sus presentaciones, resaltando sus logros y agradeciendo su participación.

Orden del programa: Se realizó un programa con orden establecido, respetando los
horarios y los temas asignados a cada conferencista o actividad.

Ubicación de autoridades: Designar lugares preferenciales para las autoridades y

conferencistas en la sala principal del evento, como en la mesa presidencial o en la
primera fila.

Protocolo de preguntas y respuestas: Se estableció un protocolo para las sesiones de

preguntas y respuestas, asegurando que los asistentes respeten los turnos y se expresen
con cortesía.

Protocolo de entrega de reconocimientos: Se realizó un protocolo para entregar

reconocimientos o premios durante el evento, se ejecutó siguiendo un protocolo formal y
otorgando el reconocimiento de manera respetuosa.

Tratamiento a Autoridades y Conferencistas: Se realizó un protocolo de tratamientos

adecuados (como "Doctor", "Profesor", "Señor", "Señora", etc.) para poder dirigirnos a
las autoridades y conferencistas.

Vestimenta adecuada: Se estableció una norma de vestimenta apropiada para los

asistentes y el personal del evento, de acuerdo con la formalidad del mismo.

Protocolo de cierre: Finalizamos el evento de manera formal y agradeciendo a todos

los participantes por su asistencia y contribución.

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Cumplimiento del trabajo en equipo

En el desarrollo del evento, el equipo organizador del congreso en la universidad se

complementó y apoyó en diferentes aspectos para asegurar que todo funcionara sin
problemas. Aquí detallamos algunos ejemplos de cómo se llevaron a cabo estas
acciones:

Asignación de responsabilidades: Desde el principio, se asignaron roles específicos a

cada miembro del comité organizador, basándose en sus habilidades y experiencias.
Cada persona tenía responsabilidades claras y se encargaba de una parte específica del
evento, como la logística, la programación, la promoción, las finanzas y la atención al
cliente.

Comunicación efectiva: Se establecieron canales de comunicación para que los

miembros del equipo pudieran compartir actualizaciones, preguntas y preocupaciones
de manera rápida y efectiva. Se programaron reuniones regulares para mantener a todos
informados sobre el progreso y cualquier cambio en los planes.

Trabajo en equipo: Se fomentó una cultura de trabajo en equipo en la que los miembros
se apoyaban mutuamente y se ofrecían ayuda en caso de necesitarlo. Esto incluía
compartir recursos, resolver problemas juntos y colaborar en decisiones importantes.

Apoyo de patrocinadores y aliados: Se trabajó en la búsqueda de patrocinadores y

aliados estratégicos que respaldaron el evento. Estos patrocinadores no solo brindaron
apoyo financiero, sino que también proporcionaron recursos adicionales, como equipos
técnicos, materiales promocionales etc.

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Evaluación constante: Durante el proceso de organización, se llevó a cabo una
evaluación constante de los avances y se identificaron posibles desafíos que podrían
surgir. Esto permitió tomar medidas preventivas y ajustar planes en caso necesario.

Atención al cliente: Se brindó un servicio de atención al cliente de alta calidad para los
participantes, respondiendo a sus preguntas y resolviendo sus inquietudes de manera
oportuna y amable. Esto contribuyó a una experiencia positiva para los asistentes y
ayudó a fomentar una buena imagen del congreso.

En general, el éxito del desarrollo del evento se debió a una combinación de esfuerzos
individuales y colectivos, donde cada miembro del equipo contribuyó con sus habilidades
y conocimientos para lograr los objetivos del congreso. La complementariedad y el apoyo
mutuo permitieron superar obstáculos y asegurar que el evento se llevará a cabo de
manera exitosa y profesional.

Cumplimiento de los objetivos planteados antes de organizar el evento.

Los objetivos que se tenían planteados antes de organizar el congreso fueron superiores
y sin duda alguna recibimos una respuesta bastante positiva de la comunidad estudiantil,
la buena aceptación nos llevó a sobrevalorar la importancia del cumplimiento de los
objetivos planteados antes de organizar un evento como un congreso en la universidad
ya que esto es fundamental para asegurar el éxito y la efectividad de este. Antes del
evento, se establecieron objetivos claros y medibles.

● Atraer a un número específico de participantes

● Ofrecer un programa diverso y enriquecedor

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 ● Brindar oportunidades de aprendizaje
● Obtener el respaldo de patrocinadores y aliados
● Proporcionar una experiencia positiva para los asistentes
● Promover la reputación y prestigio de la universidad
● Recaudar fondos para la Carrera de Comunicaciones y Publicidad
● Conclusiones del evento
(Cada uno deberá de redactar una conclusión desde su experiencia personal)

Luego de asistir al congreso de inteligencia artificial, puedo concluir diciendo que fue una
experiencia enriquecedora y reveladora en el campo de la IA. Durante el evento, se
abordaron diversos temas y avances significativos en la industria, lo que me permitió
obtener una visión más clara del estado actual y futuro de la inteligencia artificial.

Comprendí que, a pesar de los logros notables aún hay desafíos importantes que
enfrentar, como la interpretabilidad de los modelos, la superación de sesgos, la seguridad
y la confiabilidad. Estos temas continuarán siendo prioridad para la comunidad en el
futuro. Suny M.

El Congreso de Ia carrera de Ciencias de la Comunicación y Publicidad fue la primera

vez que tuve la oportunidad de participar en la organización de un evento y realmente
puedo afirmar que fue una excelente experiencia, principalmente en cuanto al
aprendizaje, porque no sólo aprendí de los conferencistas, pero también de mis
compañeros.

La organización del Congreso obtuvo resultados muy favorables gracias al trabajo en

equipo y esfuerzo de todos, y yo sé que todo lo que fui capaz de aprender me será muy
útil para mi carrera profesional en el futuro. Lucía Pineda.

77
Es una alegría nuevamente tener un auditorio lleno y sobre todo que los estudiantes que
no pudieron experimentar dichos eventos antes de la pandemia se motiven nuevamente
asistir a los congresos, nuestro grupo hizo todo lo posible para que se disfrutara y
motivamos a muchos estudiantes a tener que ir a la universidad , nos lucimos como
equipo para trabajar juntos y puedo decir que

¡¡LO LOGRAMOS!! .LIZ SANTOS

Como estudiante de dirección estratégica de talento humano, fue una nueva experiencia
para mí, ser parte de este evento de la carrera de ciencias de la comunicación y
publicidad, pude aprender nuevas formas de trabajo en equipo, formas efectivas de
comunicación clara entre todos y cómo organizar un evento y ser anfitriones, fue un
congreso de gran aprendizaje para mí en las maneras de como poder aprender a tener
fluidez al comunicarme. Enola Galdámez

El evento ha sido un éxito rotundo gracias a la participación entusiasta y comprometida

de todos los involucrados. A lo largo de este evento, hemos presenciado momentos de
aprendizaje inspirador, donde pusimos en práctica lo aprendido en la clase
intercambiando ideas valiosas entre todos y realizando conexiones tanto con los
exponentes como el público en general. Renee Cabrera

La preparación, organización y desarrollo del IV Congreso de la Comunicación post-

pandémico, representó retos para cada uno de nosotros, como maestro de ceremonia, y
como parte de un excelente grupo de trabajo, pudimos sobrellevar estos retos y cumplir
nuestros objetivos. La correcta aplicación de las instrucciones y el seguimiento de los

78
protocolos nos proporcionaron pasos claros y definidos para realizar cada una de las
tareas. Esto nos ayudó a mejorar la eficiencia, y contribuyo a la credibilidad y la confianza
del público, ya que mostró un enfoque profesional y responsable. Darwin Leiva

La planificación, organización y desarrollo de este evento ha contribuido de gran manera

en la aplicación de conceptos y teorías no solamente aprendidas en la clase de
ceremonial y protocolo, sino también en la teoría desarrollada en distintas asignaturas
de la carrera de Comunicaciones y Publicidad. Proyectos como este contribuyen a que
nos enfrentemos a la realidad laboral, a probar nuestras capacidades y aptitudes y sobre
todo los desafíos que conlleva trabajar en un equipo con distintas personalidades y
habilidades. Mariela Palomo

La realización exitosa de este evento ha demostrado la aplicación efectiva de nuestros

conocimientos académicos en un entorno práctico. Integrando aprendizajes de diversas
disciplinas. Como estudiante de Comunicaciones y Publicidad me siento orgulloso,
hemos evidenciado cómo la colaboración y la adaptabilidad son esenciales para triunfar
en un entorno laboral real. Este proyecto refuerza nuestra capacidad para enfrentar
desafíos con creatividad, gestionar recursos y trabajar en equipo. Las lecciones
obtenidas aquí nos empoderan en nuestro futuro profesional, confiando en nuestras
habilidades y en nuestra aptitud para lograr resultados sobresalientes en cualquier
situación. Alfredo Funez

Al realizar este evento pudimos poner en práctica todos los conocimientos adquiridos en
clase de la mejor forma posible. En lo personal estoy muy feliz y agradecida de haber
sido parte de la preparación y organización del primer congreso después de la pandemia.
Sé que para todos los estudiantes envueltos fue una experiencia única en la que pudimos

79
aprender mucho sobre el proceso de organización que nos ayudará en un futuro como
profesionales. Diana Robles

Definitivamente fue el evento perfecto para desarrollar la clase y para poner en práctica
las herramientas que se nos proporcionaron alrededor del tema de organización,
planeación, trabajo en equipo, comunicación, protocolos, y orden. Pudimos explotar
nuestras habilidades, fue una experiencia muy satisfactoria, ya que paso a paso
culminamos cada etapa y objetivo propuesto. Esta experiencia me motiva como
profesional y me demuestra que somos capaces de ejecutar este tipo de proyectos con
una buena organización. Monique Rossignoli

El congreso de Inteligencia Artificial ha demostrado ser un foro esencial para la

presentación y discusión de los últimos avances en esta área en constante evolución.

Estar en el lado de la organización, me brindó una visión única de los desafíos que se
pueden llegar a tener si la organización no se hace de acorde a las pautas establecidas
para poderlo realizar dicho evento, considero que fue un congreso con mucho éxito y a
pesar de haber tenido algunas dificultades en el proceso, el equipo organizador mantuvo
siempre el control en todas las áreas, como alumna de la clase de Ceremonial y Protocolo
me llevo una muy bonita experiencia y mucho conocimiento que estoy segura que más
de alguna vez tendré que poner en práctica. Marcia Batres

80
 5. Anexos
Notas de agradecimiento a los conferencistas y patrocinadores

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82
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84
85
86
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88
Diseños realizados
(diplomas, placa de reconocimiento, rotulaciones de sillas y mesas, diseño de gafete,
etc.)

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90
Fotos del evento

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 6. Video resumen

https://vimeo.com/852551700

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