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INFORME DE ACTIVIDADES DE LA COMPETENCIA ORGANIZAR EVENTOS QUE PROMUEVAN LAS RELACIONES EMPRESARIALES, TENIENDO EN CUENTA EL OBJETO SOCIAL DE LA EMPRESA.

FECHA: 30 de julio de 2013

ELABORADO POR: Tecnlogo en Gestin Administrativa Ficha 398622

OBJETIVO: Informar acerca de las actividades realizadas durante el proceso de formacin de la competencia, organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la empresa como complemento a las actividades del proyecto de formacin asesoras administrativas en las gestiones de las diferentes titulaciones tcnicas y tecnolgicas del centro industrial y desarrollo empresarial de soacha.

En la competencia, organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la empresa.nos reunimos con la instructora Marisol Corredor los das lunes, martes, mircoles, jueves y viernes del mes julio de 2013, en este lapso de tiempo se realizo la planeacin, organizacin y ejecucin de un evento acadmico el cual se llevo a cabo el da 29 de julio de 2013.

La realizacin de este evento tiene como objeto alcanzar los siguientes resultados de aprendizaje:

Divulgar el evento teniendo en cuenta el medio, el protocolo y las normas de la organizacin.

Para alcanzar este resultado de aprendizaje se tuvo en cuenta la realizacin de la respectiva invitacin al titulado tecnlogo en gestin administrativa en este momento asignado a la instructora Martha Rodrguez.

Organizar eventos de manera responsable, teniendo en cuenta la conformacin de comits, la coordinacin de las responsabilidades de los diferentes comits, de acuerdo con el tipo de evento y las polticas institucionales.

Este resultado lo alcanzamos ya que fuimos muy responsables a la hora de organizar nuestro evento, designando tareas y conformando comits para la ejecucin de cada una de ellas. Aplicar el proceso administrativo al desarrollo del evento, de acuerdo con el protocolo, los medios de divulgacin y las polticas de la organizacin

Este resultado fue alcanzado y se ve reflejado en la planificacin organizacin y ejecucin del evento acadmico, la divulgacin de este y teniendo en cuenta las normas asignadas para la realizacin del mismo.

Identificar las no conformidades en organizacin del evento de acuerdo con el propsito, objetivo y plan, para proponer soluciones.

Este resultado de aprendizaje fue alcanzado y se vio reflejado en el post-evento en el cual se dieron a conocer las no conformidades de nuestro evento y as mismo las soluciones para estas.

Despus de identificar estos resultados aplicados a la planificacin, organizacin y ejecucin del evento acadmico encontramos la realizacin de la gua colaborativa del mismo la cual contiene los siguientes puntos: 1. Determinar el presupuesto para la realizacin del evento Se solicit un monto de $5000 pesos a cada aprendiz de la titulada en gestin administrativa con numero de ficha 398622, para as recaudar el dinero suficiente para la compra de los refrigerios del grupo invitado al evento, organizadores y oradores del mismo, este dinero tambin cubri la compra de los obsequios de los oradores invitados, y los dems materiales para la realizacin del evento.

28 personas X 5000 510515 519501 519501 519502 100510 513505 honorarios brazo de reina X 75 unds gaseosa X 75 unds tiles, papelera y fotocopias caja menor transporte, fletes y acarreos

$135000 $30000 $37000 $37500 $15000 $14000 $1500

TOTAL

$135000

$135000

2. Clase de evento

El evento asignado a realizar fue un evento acadmico ms especficamente una capacitacin con la temtica de salud mental y dignidad. 3. Objetivo del evento

Ejecutar conocimientos adquiridos en el ambiente de clase en la competencia Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la empresa aplicndolos en la planeacin y organizacin de un evento acadmico. 4. Seleccin del evento El evento a realizar fue el evento acadmico escogido con el consentimiento de cada uno de los integrantes del equipo de organizadores, en donde se llego a la determinacin de organizar una capacitacin la cual tuvo como fin concientizar e informar a los aprendices del titulado en gestin administrativa acerca de la importancia de tener una salud mental estable y reconocer la dignidad de cada persona.

5. Elaborar matriz DOFA

DEBILIDADES *Tardanzas en la atencin en horario estipulado *Duracin de la tematica *Sonido y tecnologa

OPORTUNIDADES *Recursos humanos calificados.

*Introducir nuevos servicios. *Brindar servicio de calidad

EVENTO ACADEMICO
FORATLEZAS *Personal capacitado *Ambiente y decoracin *Rapidez en el servicio *Buen sistema de distribucin. AMENAZAS *Ingreso de personas no invitadas *Quejas *Insatisfaccin *Reclamos

6. Conformacin del comit organizador (asignacin de funciones)

COMIT DE FINANZAS

El comit de finanzas se encargo de designar el presupuesto de dinero a recaudar por cada integrante del equipo de gestin administrativa y distribuirlo.

FUNCIONES Encargado de recaudar los recursos econmicos para la adquisicin de los insumos y refrigerios para la realizacin del evento acadmico. Elaboracin de presupuesto y compra de insumos.

INTEGRANTES DEL COMIT DE FINANZAS Angie Vanegas Marcia jizeth Mayorga

COMIT DE RELACIONES PBLICAS El comit de relaciones pblicas se encargo de la divulgacin del evento acadmico, elaboracin del letrero de bienvenida y la creacin del folleto El comit de relaciones pblicas divulgo la informacin del evento el da 26 de julio de 2013, despus de confirmar el lugar y hora en el que se iba a llevar a cabo la ejecucin del Evento Acadmico. FUNCIONES Divulgar la informacin del evento y confirmar la asistencia de los participantes. Disear el instrumento de apoyo para el Evento Acadmico (Folleto). Elaborar el Letrero de Bienvenida para el evento.

INTEGRANTES DEL COMIT DE RELACIONES PBLICAS Luisa Meza Daniela Marcela Cadena Natalia Senz Erika Daniela Gutirrez Vique Antony Smith Caballero Pachn

COMIT ADMINISTRATIVO El comit administrativo se encargo de la coordinacin del talento humano en el evento Acadmico. FUNCIONES Intervenir en la conformacin de comits y asesorar. Supervisar las labores que realizan los dems comits. Apoyo logstico en general para el xito del evento.

INTEGRANTES DEL COMIT ADMINITRATIVO Cristian Camilo Barrero Karen Johanna Molina Wendy Viviana Rodrguez

COMIT DE LOGISTICA El comit de logstica se encarg de manejar todo lo relacionado con la compra y contratacin de los implementos necesarios para el evento acadmico. Este comit estuvo muy preparado para ofrecer un excelente servicio, garantizando a los invitados de la titulada en gestin administrativa una organizacin adecuada para dar inicio al programa del da. FUNCIONES Compra de refrigerio Compra de los detalles para los oradores Verificar lista de asistencia Ubicacin de los invitados en el auditorio Ubicacin de los oradores Atencin a los oradores y docentes Entrega de refrigerio Organizacin del auditorio para hacer entrega Entrega de implementos Atencin de primeros auxilios

INTEGRANTES DEL COMIT DE LOGISTICA PRIMEROS AUXILIOS Sandra milena Castiblanco Hayllem Giomar Sierra

ATENCIN A LAS ORADORES Y DOCENTES Emilsen Gmez Snchez y Diana barrero

LISTA DE ASISTENCIA Y ENTREGA DE REFRIGERIO Sandra Rincn y Gminis Montoya

ATENCION Y UBICACION A LOS INVITADOS AL EVENTO Cindy torres Erika vasallo Paola Ramrez Yuliana Riao Julieth Oyola Andrea Arvalo Genny Gonzales

COMIT ENCARGADO TECNOLOGIA El comit de manejo tecnolgico se encargo de darle uso correcto a cada herramienta tecnolgica utilizada.

FUNCIONES Manejo de Sonido Cableado Computadores.

INTEGRANTES DEL COMIT ENCARGADO TECNOLOGIA Andrey David Ramrez piramanrique Hugo Oyola Marn MAESTRO DE CEREMONIAS Encargado de presentar la ceremonia y el evento como tal. FUNCIONES Lectura del programa

ENCARGADO Wilkary Cristina Alvarado.

7. Promocionar el evento

MEDIOS DE DIVULGACION Correo electrnico personal Invitacin personal con colaboracin de la instructora Martha Rodrguez Envi de invitacin

8. Organigrama

comite de relaciones publicas comite de finanzas

comite administrativo

comite de medios tecnologicos

9. Recepcin de los invitados La recepcin de los invitados fue realizada en el auditorio de la sede Sibate el da lunes 29 de junio de 2013 a las 9:00 am 10. Ubicacin de los invitados La ubicacin de los invitados estuvo a cargo del comit de logstica, el cual se encargo de guiar a cada invitado hasta su lugar, la ubicacin de las sillas se realizo en forma de cuadrantes y por ultimo en forma de media luna.

11. Protocolo (saludo de bienvenida y desarrollo del programa)

DESARROLLO DEL PROGRAMA 1. Himnos: Colombia Soacha Sena 2. Presentacin del grupo (brigadista) 3. Palabras de bienvenida a cargo del aprendiz Hugo Oyola Licenciada' Marisol Corredor Cupitra, Licenciada Martha Yaneth Rodrguez, seores oradores compaeros presentes e invitados en general, buenos das: Esta maana nos rene aqu un trabajo que empezamos no hace mucho tiempo , el cual abarca conocimientos que muestra el equilibrio de una persona en su entorno socio-cultural, tambin observa el comportamiento en su vida diaria conociendo sus temores y capacidades para alczar un bienestar y un excelente calidad de vida. Finalmente, en nombre de gestin administrativa sean todos ustedes bienvenidos 4. Presentacin oradores con el tema : dignidad y salud mental 5. Receso de 10 minutos 6. Presentacin oradores: Edwin Trivio (arquitecto) Xiomara Daz (Tecnloga en mantenimiento) Claudia Prez (psicloga) 7. Libreta de calificaciones 8. Reconocimientos (detalle) 9. Agradecimientos a cargo del aprendiz Hugo Oyola En nombre de mis compaeros del tecnlogo en gestin administrativa les damos las gracias a todos ustedes por su asistencia, a los oradores por su grata y enriquecedora participacin, a las instructoras por sus aportes y a nuestros invitados por su asistencia y receptividad esperamos que este evento haya sido de su agrado y que la informacin proporcionada les haya aportado mucho a su vida, personal, laboral y social que tengan una muy buena tarde.

10. Finalizacin 11. Intervencin por parte de los Instructores, Martha Rodrguez y Marisol corredor

12. Anlisis Post-evento Evaluacin resultados del evento: Elaborar, aplicar y procesar la Encuesta del evento.

PROCESAR LA INFORMACIN DE EVENTO ACADEMICO

Se realiz una encuesta a 29 personas del titulado en gestin administrativa de la jornada maana ubicados en el Cide soacha a cargo de la instructora Martha Rodrguez, para realizaran la respectiva calificacin del evento acadmico, que se llev a cabo el da 29 de julio de 2013 en las instalaciones del sena sede Sibate; se obtuvieron los siguientes datos en cuanto a Organizacin, Conocimientos manejados por los oradores, Frecuencia de asistencia a eventos, Comunicacin por parte de los oradores, Servicio de los Organizadores y Observaciones del pblico:

Organizacin en general: 18 personas dijeron que la organizacin en general del evento fue: Excelente 10 personas dijeron que la organizacin en general del evento: fue Buena 1 persona dijo que la organizacin en general del evento fue: Regular 29p --- 100% 18p ---- x %? 18p x 100% _________ = 62% 29p
20 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0 1 2 3 Series1 Series2

4= Excelente; 3= Bueno; 2= Regular

Se lleg a la conclusin de que al 62% de la poblacin le gusto la organizacin del evento acadmico. Diferentes conocimientos manejados por los oradores: 4 personas opinan que fueron de Inters 12 personas opinan que fueron de Motivacin al cambio 12 personas opinan que fueron Aplicables a diferentes situaciones de la vida 1 persona opin que 29p --- 100% 4p ---- x %? 4p x 100% _________ = 14% 29p 29p --- 100% 12p ---- x %? 12p x 100% _________ = 41% 29p 29p --- 100% 1p ---- x %? 1p x 100% _________ = 3% 29p No le interesa

1 2 3 4

Se lleg a la conclusin de que al 82% de la poblacin objeto de estudio, los motivaron al cambio en diferentes situaciones de la vida con los conocimientos aprendidos.

Frecuencia de asistencia a eventos: 5 personas dijeron que Nunca

5 personas dijeron que Frecuentemente 15 personas dijeron que Casi-nunca 29p --- 100% 5p ---- x %? 5p x 100% _________ = 17% 29p 29p --- 100% 19p ---- x %? 19p x 100% _________ = 65,5 aproximado 66% 29p
20 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0 1 2 3 Series1 Series2

Se lleg a la conclusin de que al 66% de la poblacin Casi-Nunca asisten a un evento de cualquier ndole.

Comunicacin por parte de los oradores: 14 personas opinaron que la comunicacin fue Comprensible 15 personas opinaron que la comunicacin fue Asertiva 29p --- 100% 14p ---- x %? 14p x 100% _________ = 48% 29p 29p --- 100% 15p ---- x %? 15p x 100% _________ = 51,7 aproximado a 52% 29p

1 2

15personas= 52%;

14 personas= 48%

Se lleg a la conclusin de que al 52% de la poblacin mantuvo comunicacin asertiva con los Oradores.

Servicio brindado por parte de los organizadores: 23 personas dijeron que el servicio fue excelente 6 personas dijeron que el servicio fue pertinente 29p --- 100% 23p ---- x %? 23p x 100% _________ = 79% 29p 29p --- 100% 6p ---- x %? 6p x 100% _________ = 21% 29p

1 2

Se lleg a la conclusin de que el 79% de la poblacin se sinti amablemente atendido.

Observaciones del Pblico: 6 personas opinaron que fuese ms dinmico 8 personas opinaron que todo estaba excelente 8 personas no tienen opinin 4 personas opinaron que los eventos duren ms 3 personas dijeron que debe haber ms oradores 29p --- 100% 6p ---- x %? 6p x 100% _________ = 21% 29p 29p --- 100% 8p ---- x %? 8p x 100% _________ =28% 29p 29p --- 100% 4p ---- x %? 4p x 100% _________ = 14% 29p 29p --- 100% 3p ---- x %? 3p x 100% _________ = 10% 29p

1 2 3 4 5

Se lleg a la conclusin que del 100% de la poblacin, el 21% quiere algo ms dinmico; un 28% estima que todo es Excelente; otro 28% no tienen opinin; el 14% opinan que los eventos tienen que durar ms y un 10% dice que haya ms Oradores

CONCLUCIONES Cada uno de los integrantes del titulado en gestin administrativa, comprende, analiza, ejecuta y explica cada resultado de aprendizaje adquirido en el ambiente de formacin lo cual puede ser verificado en el anterior informe.

Los aprendices del tecnlogo en gestin administrativa despus de esta actividad adquieren todas las capacidades de conocimiento, fsicas y mentales para realizar la planeacin, organizacin y ejecucin de cualquier tipo de evento.

La aplicacin de los resultados de aprendizaje nos trae beneficios que podrn ser demostrados en el campo laboral.

13. Anexos Evidencia de la realizacin del evento acadmico.

COTIZACIONES Y FACTURAS

LISTADO DE ASISTENCIA DE INVITADOS

LISTADO DE VERIFICACION DE LA ENTREGA DE REFRIGERIOS

FOTOGRAFIAS