GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Tecnólogo en Gestión Administrativa

 Código del Programa de Formación: 122115 versión 100
 Nombre del Proyecto: Estructura organizacional y administrativa de las Juntas de Acción Comunal
del Municipio de Puerto Berrio Antioquia
 Fase del Proyecto : Planeación
 Actividad de Proyecto: Implementar estrategias de estructura organizacional en las acciones
comunales de municipio de puerto berrio
 Competencia: Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales,
Teniendo en cuenta el objeto social de la empresa.
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
 Organizar eventos de manera responsable, teniendo en cuenta la conformación de comités,
la coordinación de las responsabilidades de los diferentes comités, de acuerdo con el tipo
de evento y las políticas institucionales.
 aplicar el proceso administrativo al desarrollo del evento, de acuerdo con el protocolo, los
medios de divulgación y las políticas de la organización.
 divulgar el evento teniendo en cuenta el medio, el protocolo y las normas de la
organización.
 Identificar las no conformidades en organización del evento de acuerdo con el propósito,
objetivo y plan, para proponer soluciones.

 Duración de la Guía: 250 horas.

2. PRESENTACION

Para que un evento sea todo un éxito requiere de una buena planeación. Su organización es una de las
tareas más difíciles y complicadas de realizar, ya que encierra una amplia gama de actividades y detalles
que son vitales para que todo el evento sea un éxito.

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

1. Actividad de reflexión inicial: Reconocer La importancia en la realización de eventos.

Descripción de la actividad:
El instructor proyectara un video para reflexionar sobre que es un evento de eventos.
Ingresar al siguiente Link:

GFPI-F-019 V3
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https://www.youtube.com/watch?v=Vx7kxKpI8pA

Después de observar el video los aprendices darán respuesta al siguiente interrogante:

¿Qué tipos de evento se pueden desarrollar?

Duración: 20 minutos

2. Actividad de contextualización:
2.1 Poder Identificar los tipos de eventos.

Descripción de la actividad:
Se realizara una socialización de la importancia de los tipos de eventos que se pueden realizar
en nuestro entorno empresarial y social.

De forma individual (1) el instructor hará entrega del documento “Paso a paso de cómo realizar
un evento” donde los aprendices realizaran la respectiva lectura.

Luego de realizar la lectura se socializara el tema, y se procederá a la realización de la actividad.

Taller:
a. Informe tipos de evento teniendo en cuenta el paso a paso en la realización de un evento

Duración: 19 horas

Actividad de contextualización:
2.2 Identificar la importancia en la realización de eventos empresariales y sociales.

Descripción de la actividad:

1. El instructor realizara una exposición magistral donde explicara los temas los tipos de
eventos, etapas del evento y la logística que interviene en la realización de un evento.

2. Se dividirá el grupo en tres comité para llevar acabo el evento aplicando el proceso
administrativo teniendo en cuenta el paso a paso entregado anteriormente :
 Comité logístico.
 Comité de mercadeo, difusión y relaciones.
 Comité de presupuesto.
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3. Por grupos (6 y 5 ) aprendices se hará una presentación del evento a desarrollar de forma
Infografía del evento grupal que escogieron para desarrollar.

4. Realización del evento empresarial ( Aplicando el proceso administrativo)

Duración: 230 horas

 Ambiente Requerido: Ambiente que cuente con los materiales e insumos requeridos para desarrollar
el programa de formación.
 Materiales: Equipo de cómputo, video beam, lapiceros y hojas block.

Tomando como referencia la planeación pedagógica y las orientaciones para elaborar guías de aprendizaje
citado en la guía de desarrollo curricular.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Tome como referencia las técnicas e instrumentos de evaluación citados en la guía de Desarrollo Curricular

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e

Instrumentos de
Evaluación

Evidencias de Conocimiento Organiza de manera crítica los eventos y sus

etapas; el objetivo, la magnitud y la
:
naturaleza. Evaluación
Preguntas orientadoras o Coordina de manera diligente la consecución
técnicas del proceso de y ubicación del sitio para la realización del
evento. evento, teniendo en cuenta la clase y la
magnitud.
Evidencias de Desempeño:
Coordina de manera comprometida la
Presentación en grupos conformación del comité organizador y los Lista de chequeo.
experiencias realizada en el demás comités, según el tipo de evento,
asignando responsabilidades de acuerdo con
evento verificando las
los requerimientos de cada uno y el manual de
actitudes y conocimiento del procesos y procedimientos.
Observación – lista de
tema tratado.
participa diligentemente en la planeación y chequeo del producto
Evidencias de Producto: organización de eventos, de acuerdo con las
fases del proceso administrativo, siguiendo el
conducto regular de acuerdo con el
Realizar del evento organigrama y normas institucionales.
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Opera de manera responsable los recursos

tecnológicos requeridos para la planeación,
coordinación y ejecución del evento.

Coordina diligentemente las posibles

actividades que pueden ser programadas
dentro de la agenda de un evento, de acuerdo
con la clase y la magnitud; las actividades a
cargo de cada comité, y actividades y
responsabilidades de sus integrantes de
acuerdo con el manual de
procesos y procedimientos.

Recibe y registra mensajes orales y escritos,

relacionados con la organización de eventos,
cara a cara o a través de cualquier medio
tecnológico.
elabora la agenda para el evento
diseña de manera objetiva el perfil profesional
de los ponentes o conferencistas,
asistentes e invitados y realiza los contactos
respectivos, idioma español e ingles.
aplica responsablemente las normas técnicas
colombianas y de calidad en la elaboración y
presentación de documentos relacionados
con eventos.
elabora cuidadosamente, en español y en
inglés, tarjetas y cartas de invitación y de
agradecimiento, relacionadas con eventos.
establece con responsabilidad las condiciones
del sitio: instalaciones, infraestructura,
muebles, equipos audiovisuales, y demás
recursos; los servicios, las medidas de
seguridad y
salud ocupacional, requeridos para el
desarrollo del evento.
aplica estrictamente las normas de etiqueta y
protocolo nacionales e internacionales
durante el montaje del sitio donde se realizará
el evento.
dispone cuidadosamente los equipos, medios
audiovisuales y demás elementos requeridos
por los ponentes o conferencistas y por la
audiencia, para el desarrollo del evento.
recopila con responsabilidad las ponencias o
conferencias para la compilación de las
memorias del evento en el soporte establecido
por la organización.
identifica de manera responsable las
necesidades presupuestales de cada comité.
proyecta diligentemente el presupuesto de
acuerdo con datos reales (costo de vida e
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índice de precios al consumidor ipc) e

imprevistos para el desarrollo del evento.
especifica diligentemente los servicios de
traducción y medios de comunicación, las
características y condiciones, de acuerdo con
los requerimientos.
establece con responsabilidad las
necesidades de servicios de traducción y
medios de
comunicación, para su posterior consecución,
de acuerdo con las normas y procedimientos
institucionales.
aplica cuidadosamente el vocabulario técnico
en inglés, requerido para intercambiar
mensajes orales y escritos, con los contactos
necesarios para el desarrollo del evento,
cara a cara y a través de cualquier medio
tecnológico.
elabora meticulosamente, en español y en
inglés, la agenda para el desarrollo del evento
y
las hojas de vida (resume), de conferencistas
o ponentes.
presenta de manera oportuna la propuesta de
servicios y costos de acuerdo con el tipo de
evento, el protocolo, el presupuesto asignado
y los requerimientos del cliente, aplicando
las normas técnicas vigentes para su
elaboración.
presenta oportunamente diferentes
alternativas con respecto a los medios de
divulgación,
a través de los cuales se dará a conocer el
evento.
realiza oportunamente los trámites para la
divulgación del evento.
calcula cuidadosamente el costo del evento y
lo contrasta con el presupuesto inicial para
su ajuste, teniendo en cuenta la cuantía real
para el desarrollo del evento.
establece objetivamente las posibles alianzas
estratégicas, y realiza los contactos para la
concertación de convenios institucionales y la
divulgación del evento.
aplica cuidadosamente el vocabulario técnico,
en inglés, requerido para la divulgación del
evento, de acuerdo con el plan general.
orienta el montaje del auditorio, aplicando las
normas de protocolo, de acuerdo con el
tipo de evento.
desarrolla de manera responsable las
actividades inherentes a las funciones.
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correspondientes a la fase de ejecución del

evento, verificando el cumplimiento del
programa establecido en la agenda.
aplica de manera cortés el procedimiento para
la recepción y el registro de participantes,
invitados y conferencistas al evento, en
español y en inglés, entregando el distintivo,
la
agenda y material previsto.
ejecuta oportunamente las actividades
inherentes a las funciones correspondientes a
la
evaluación del evento (post-evento).
elabora cuidadosamente, en español y en
inglés tarjetas y cartas de agradecimiento,
observando las normas de protocolo.

5. GLOSARIO DE TERMINOS:

Eventos Sociales: Principalmente destinados a “la diversión de los invitados”, se los puede realizar en salones, al aire
libre, o en la propia casa, decorando un ambiente agradable, acogedor y cómodo para cada uno de los asistentes.

Nacimientos, Cumpleaños, Casamientos, Aniversarios, Fiestas Benéficas, Desfiles, Fiestas de Egresados, Fiestas de
Grupos de Pertenencia, Fiestas de despedida, Eventos infantiles, Despedidas de solteros, Fiestas de Reencuentros,
Fiestas de 15 y 18 años, Fiestas Comunitarias organizadas por Entidades Civiles, Pequeñas Sorpresas, Fiestas de Fin
de Año, Fiestas Privadas, Día del Niño, Fiestas Temáticas (Halloween, Tropical, Disfraces, etc).

Eventos Corporativos: Completamente encaminados a vincular, incentivar, capacitar promover, promocionar,

comunicar, a las empresas con sus asociados, trabajadores, clientes y al público en general. Por su grado de complejidad
requieren de compañías con una mayor infraestructura tanto técnica como humana, que permita integrar todas las ramas
audiovisuales para hacer llegar su mensaje y/o producto a los asistentes del evento.

Ferias, Cumbres, Congresos, Convenciones, Exposiciones, Seminarios, Lanzamientos de productos, Conferencias de

Prensa, Visita de Extranjeros a la Empresa, Inauguraciones, Aniversarios de Empresa, Cenas de fin de año, Fiestas
tema, Desayunos, Almuerzos y Cenas de trabajo, Cumbres , Congresos, Encuentras de negocios, Fiesta de Logros de
Objetivos, Incentivos y Fidelización para Fuerzas de Ventas, Eventos de integración, Concientización de Nuevos
Objetivos, , Eventos Recreativos, Jornadas de Capacitación.

Eventos Públicos y / o populares: Mejor conocidos como eventos masivos que en su mayoría son Conciertos,
festividades, ferias, desfiles, concursos y eventos culturales.¡

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

Ventas, mercadeo y producción

Autor : Cardaba, Rosario
Montoya, Daría
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Hernández, Jorge Alberto y otros

http://hdl.handle.net/11404/1164

La profesión de ventas
Autor : "Hidalgo, Julio
Urbina, Ligia
Restrepo, Jorge "
http://hdl.handle.net/11404/1894

http://es.scribd.com/doc/102201601/Guia-Aprendizaje-Eventos-Empresariales#scribd

http://temasselectosdeturismo.blogspot.com/2014/02/comite-organizador-3.html

http://www.icesi.edu.co/portal/pls/portal/psiaepre.pprecon_contactual?pdescripmat_codigo=03164

http://es.slideshare.net/laresal/los-eventos-y-sus-etapas?related=1

http://es.slideshare.net/andylimon/cap-1-como-planificar-un-evento

http://es.slideshare.net/crismarla/los-comites-de-un-evento

http://temasselectosdeturismo.blogspot.com/2013/02/funciones-del-coordinador-general-de.html

http://www.nikkenwellbeing.es/images/nikkenworld/events/eventguide.es-es.pdf

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) ADRIAN LUCIO DAVID Instructor Administrativa 10/06/2017

MORENO

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)
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