FUNCIONES DE LA COORDINACIÓN

DE INFORMACIÓN Y RELACIONES
PUBLICAS
El tema de relaciones publicas es muy
variable, dependiendo de la naturaleza, del
tamaño y de la estructura de la organización
de un evento.
En muchos eventos y exposiciones el personal
de relaciones publicas se dedica a la
atención personalizada de participantes muy
importantes.
Invitación a participantes y
elaboración de directorios

Función: coordinar la invitación a los

diferentes participantes y la
elaboración de directorios
Invitados especiales, ponentes
magistrales y de mesa

 Función: atender
a los invitados
especiales y
ponentes
magistrales y de
mesa
Sistema de función y
comunicación

 Función:
implantar y
coordinar el
sistema de
información
y
 Canales de
comunicación en
un evento

Coordinadore
s con Participantes
coordinadore Coordinadores con
s con miembros participantes
del comité
organizador

Organizadore Participantes
s con con
participantes organizadore
s
Edecanes
Los edecanes tienen un capacitación o
preparación antes de estar en un evento que
es la siguiente:
 Hacer el recorrido físico en los lugares de la
sede
 Hacer un simulacro de las diferentes
actividades donde vayan a participar
 Conocer las responsabilidades por actividad

 Instrucción sobre entrega de gafetes y

materiales a participantes
 Conocer los horarios y lugares para la
alimentación durante el evento
 Hospedaje

 Participación el simulacros

 Utilización de materiales y orientación para

proporcionar información general sobre el
Representantes de los medios de
comunicación

 Función:
coordinar e
invitar a los
diferentes
medios de
comunicación
Boletines de prensa
 Es necesario contar con estos boletines antes,
durante y después del evento ya que son
fundamentales para la adecuada difusión de este
y de sus resultados.
BOLETINES DISTRIBUIDOS CON ANTERIORIDAD DEL
EVENTO
 Contenido de la convocatoria

 Antecedentes de los organizadores

 Objetivos del evento

 La temática general

 Lugares, fechas y horas

 Ponentes magistrales y de mesa de trabajo que

asistirá
BOLETINES QUE SE ELABORAN
DURANTE EL EVENTO
 Avances en los trabajos
 Programa de trabajo de cada día mencionado
los ponentes magistrales, las actividades
técnicas, académicas o sociales según sea el
caso
 Posturas o mensajes

 Resumen de los discursos de inauguración o

clausura
 resumen de alguna ponencia
BOLETINES QUE SE ENTREGUE AL
TERMINO DEL EVENTO
 Conclusiones generales
 Conclusiones especificas

 Compromisos generales

 Resultados y logros

 Posturas o mensajes

 Participantes destacados de ponentes o

personajes
DISCURSOSO DE INAGURACION Y
CLAUSURA
Generalmente se intervienen varias personas
por lo que se debe decidir cuando y cuales de
los discursos se entregan a los medios
Conclusiones del evento
 Generalmente lo que se da a conocer a la
comunidad interesada en el evento son las
conclusiones del mismo por lo que se debe
prestar especial atención en la elaboración
profesional y adecuada de esta
OTROS DISCURSOSO O CONFERENCIAS DE
INTERES
Se difunden temas de interés general y que por
su mensaje y calidad sean importantes
INTEGRACION DE LOS PRESIDIUMS
Tener en cuenta los presídiums es muy
importante para el éxito de este y para poder
difundir la asistencia de personalidades
Sala de prensa

 Función: supervisar los

servicios que se
proporcionan en la sala
de prensa
Maestro de ceremonias
 Función: elaborar los
programas y los
comentarios para los
maestros de
ceremonia
 Quien asuma la
responsabilidad de
elaborar los
programas y los
comentarios para el
maestro debe de
tener experiencia en
estas labores, ser
sensible y tener tacto
Memoria
 Función: recopilar y
seleccionar
información para
elaborar la memoria
de evento
 Al termino de un
evento se elabora un
documento o un video
que contenga las
vivencias, el
intercambio de
experiencias, las
sugerencias y el
resultado del evento