Gestión eficaz del tiempo

Prestar atención a lo que hacemos y poner esa atención en como lo hacemos

Ayuda a mejorar los resultados en el trabajo y logran equilibrar tu vida realizando tus
tareas de manera sensata con herramientas y métodos que faciliten la consecución de
los objetivos
Hay que trabajar la autodisciplina, la autogestión y la serenidad, reduciendo los niveles
de estrés, mejorando las competencias profesionales e incrementando tu bienestar
general
1 – Conceptos imprescindibles de optimización del tiempo
Valor frente a volumen
Imagínate que puedes escoger entre dos tipos de profesionales: uno, que realiza
muchísimas tareas de manera mediocre; otro, que saca adelante pocas tareas, pero de
manera excelente. ¿A cuál de los dos te gustaría tener en tu equipo? ¿Quién querrías
ser tú? Cuál de los dos crees que es la persona más productiva, cuyo trabajo favorece
los resultados del conjunto de la empresa o del proyecto que sea. Tendemos a creer
que la optimización de nuestro tiempo consiste en aprender a sacar adelante el mayor
número de tareas posibles, ser capaces de hacer mil cosas. Pero, en verdad, ese es el
error número uno. No se trata de la cantidad de tareas, sino de la calidad de las
mismas. Mi nombre es Francisco Rábano, y llevo más de diez años construyendo y
gestionando equipos en startups españolas y americanas, espacios altamente
competitivos, donde la productividad individual y la optimización del tiempo son
esenciales para sobrevivir. Los ejemplos de mi experiencia te ayudarán a mejorar los
resultados de tu trabajo. Gracias por aprender, junto a mí, cómo optimizar la gestión de
tu tiempo y tus tareas. Mejorar nuestra optimización del tiempo consiste en aprender a
distinguir cuáles son las tareas importantes que hay que sacar adelante, las que tienen
un verdadero impacto en los resultados de nuestro trabajo. Nuestra optimización del
tiempo también consiste en ser capaces de distinguir las tareas de poco impacto y tener
la determinación de simplemente eliminarlas de nuestra lista de tareas pendientes, pues
lo único que hacen ahí es lastrar la calidad de nuestro trabajo. Parece de Perogrullo,
pero es importante tener siempre presente que no todas las tareas son iguales. Hay
tareas que son más importantes que otras, por lo tanto, hay tareas cuya prioridad de
ejecución está por encima de las demás. A mayor calidad, mayor importancia, a mayor
importancia, mayor prioridad de acción. La urgencia también suele ser un indicador de
prioridad a la hora de ejecutar nuestras tareas. Pero la urgencia suele ser el resultado
de la falta de planificación; muestra poca capacidad de previsión y, sin duda alguna,
conduce a situaciones de estrés cuando se mantiene en el tiempo. Por lo tanto,
aprender a priorizar, y convertir esta práctica en un hábito, es la clave para una gestión
sobresaliente de nuestro tiempo y nuestra productividad. En este curso, vamos a
aprender a sacarle el máximo rendimiento posible a nuestro tiempo, orientando cada
una de nuestras acciones a objetivos específicos. Aprenderemos a evitar distracciones
y, sobre todo, aprenderemos a escoger aquellas tareas que realmente tienen un
impacto potente y grande en la consecución de nuestros objetivos, es decir, vamos a
prender a decidir cuáles son nuestras tareas prioritarias. Planificaremos un año
completo, y aprenderemos a ejecutar nuestra planificación ordenada y pausadamente,
disfrutando de cada uno de los pasos que iremos dando. Con ello, comprobaremos,
cómo, cuando nos centramos en lo importante y eliminamos lo superficial, el tiempo se
ralentiza para dar paso a resultados óptimos y, así, proporcionar espacio para realizar
otro tipo de actividades esenciales tanto para el éxito de nuestro proyecto como para
nuestro bienestar personal. Aprendamos, pues, a priorizar nuestro trimestre, nuestro
mes, nuestra semana y nuestro día.
Menos cosas mejor ejecutadas
Las nociones del exceso y de la virtud de la mesura llevan tiempo con nosotros. En
lengua española, las primeras referencias que encontramos en la cultura popular datan
del siglo XV. En La Celestina, por ejemplo, nos explica que nos contentemos con lo
razonable, y que no lo perdamos todo por querer más de la razón, que quien mucho
abarca, poco suele apretar. Hoy en día, vivimos inmersos en la cultura del exceso, y
puede resultar contradictorio, ya que la creencia general es que más es siempre mejor.
Cuantas más tareas completemos de nuestra lista de tareas, mejor; cuantos más emails
respondamos, mejor; cuantos más proyectos saquemos adelante, mejor; y por
supuesto, cuantas más horas dediquemos a nuestro trabajo, mucho mejor. Más, más,
más. Trabajar más, consumir más, ganar más, gastar más, hacer más, porque es mejor.
Y, sin embargo, la mayoría de las veces, más solo significa mayor cantidad, y,
únicamente, "lo mejor" tiene significado de "excelente". Hacer más no significa ser más
productivo, ni más eficiente. Solo significa hacer más. Quizás sea por eso que grandes
personajes de nuestra época, como Picasso, Dieter Rams, Mies van der Rohe, o más
recientemente Steve Jobs y Jeff Weiner, han abogado con vehemencia por una cultura
de lo sencillo, del menos es más, y han basado su éxito, precisamente, en hacer de la
sencillez su bandera profesional. Jeff Weiner, por ejemplo, explica que a él le gusta
centrarse siempre en hacer menos cosas para así hacerlas mejor. Y la frase "Menos es
más" significa reducir algo a lo mínimo, a los elementos esenciales que componen la
cosa. Todo lo demás molesta. "Menos es más" habla de la sencillez y de cómo lo
sencillo es el resultado de un buen esfuerzo intelectual. De hecho, esto es lo que explica
Blaise Pascal en el encabezado de una de sus cartas, avisando, hasta con cierto
reparo: "He hecho esta carta más larga de lo usual, porque no tengo tiempo para hacer
una más corta". Parece que está bastante claro que sencillo no equivale a simplista.
También es probable que conozcamos esa preferencia de Steve Jobs por la sencillez en
cualquiera de sus productos, siendo precisamente la facilidad de uso y la reducción al
mínimo de los elementos visibles, uno de los factores esenciales de su éxito. En su
biografía, Jobs le explicaba a Walter Isaacson que él estaba tan orgulloso de todas esas
cosas a las que había dicho que no, como lo estaba de las cosas en las que había
decidido centrarse y sacar adelante. Tener una visión nítida de lo que importa significa
que también tenemos muy claro qué es lo que no importa. La simplificación consiste en
no dejarse llevar por la fuerza bruta y tirar con todo hacia delante, sino buscar y
construir modos de ser más eficiente. Hacer las cosas simples requiere de un gran
esfuerzo. Responder a la pregunta: "¿De qué modo podríamos hacer que esto resultara
más sencillo?", requiere, como he dicho, de un buen esfuerzo intelectual. Dieter Rams,
que pronunció la frase "Menos, pero mejor", habla de que, efectivamente, eliminemos lo
superficial y que lo que quede sea superior. Jeff Weiner, y su "Fewer things done
better", señala el camino hacia hacer menos cosas para centrarnos nuestra atención en
ellas y ejecutarlas excelentemente. La idea principal que quiero transmitir con este
bloque es que una gestión del tiempo verdaderamente óptima consiste en hacer menos
cosas, y esas menos cosas hacerlas mejor y más sencillas, porque nuestra atención,
nuestra fuerza y nuestros recursos son limitados. Parece, pues, que lo más apropiado
es escoger dónde, cómo y en qué gastamos nuestras fuerzas para obtener esos
resultados óptimos deseados. Cuando decidimos hacer menos cosas y hacerlas mejor,
y nos ponemos con ello, empezamos a notar ciertos cambios significativos, como, por
ejemplo, nos damos cuenta de que no todo lo que tenemos que hacer es importante ni
esencial, y vamos siendo capaces de diferenciar las superficialidades en nuestros
proyectos. En cuanto detectamos esas superficialidades, ¡zas!, las eliminamos sin
remordimiento, más bien al contrario, con satisfacción, porque sabemos que estamos
reduciendo distracciones, para poder concentrarnos únicamente en aquello que
creemos que merece la pena. Es nuestra ambición la que nos lleva a tratar de
ocuparnos de una cantidad de asuntos que exceden nuestra capacidad real. La frase de
La Celestina, que veíamos al principio, "Quien mucho abarca poco aprieta", lleva
implícita una advertencia: más vale concentrarnos en un número de tareas que nos
resulten manejables, y a las cuales podamos conceder la atención que requieren, que
intentar gestionar demasiadas cosas que luego no podamos controlar ni atender
debidamente. Todo lo demás sobra. Desprendámonos, pues, de las cargas
superficiales. ¿Por dónde empezarás tú?
2 – Acciones específicas en la optimización del tiempo
Tareas – Como producto o actividad
¿Cómo es posible que, siendo nuestro tiempo limitado, nuestras tareas no se acaben
nunca? Si vuestro tiempo es limitado, parece lógico que tratemos de aprovecharlo al
máximo. Tiene sentido que queramos aprender a gestionar nuestro tiempo de manera
óptima y eficaz. Si, por otro lado, nuestras tareas pendientes son infinitas, parece obvio
que por nuestra propia salud mental y nuestro bienestar debamos aprender a gestionar
nuestras tareas infinitas, para optimizar nuestro tiempo finito. Aprender qué son las
tareas, cómo enunciarlas, cómo usarlas en tu beneficio para que te sirvan de guía,
saber categorizarlas, definirlas, expresarlas y asignarles una duración determinada, es
clave para una gestión del tiempo sobresaliente. Las tareas son la parte más pequeña
en el flujo de trabajo. Una tarea es una cosa que hacer, que quiero hacer, debo hacer o
podría hacer. Trata de escribir tus tareas como acciones concisas, tal y como explica
David Allen, el gurú de la gestión de tareas. Por ejemplo, en lugar de escribir "buscar
fontanero", mejor escribe algo del tipo "llamar a los tres fontaneros con mejores reseñas
en Yelp". O, en lugar de "empezar un estudio para Begoña", mucho mejor enunciarlo
"recopilar y filtrar la información relevante sobre X y Z, para entregársela a Begoña".
Vamos a ponerlo más fácil. Cuando tengas que hacer una tarea, hazte la siguiente
pregunta: ¿Si quiero completar esta tarea, qué es lo primero que debo hacer? Y ahí lo
tienes. Ese es tu primer paso, y es precisamente tu nueva tarea, tal y como has de
enunciarla. Imagínate que tu tarea es entregar informe trimestral. Tras hacerte la
pregunta "¿si quiero completar esta tarea, qué es lo primero que debo hacer?", quizá tu
tarea sea algo del tipo: "pedirle los datos del último mes a Paco, y darle formato". Una
vez que le hayas dado formato a los datos que te ha dado Paco, vuelve a preguntarte lo
mismo: ¿si quiero completar esta tarea, qué es lo primero que debo hacer? Quizá algo
del tipo: "decidir cuáles serán los dos métodos de análisis para comparar resultados y
aplicarlos". Y, tras eso, quizá la otra tarea podría ser: "limitar la extensión de las
conclusiones a no más de 200 caracteres para que sea comprensible". Creo que ya lo
vas pillando. Al enunciar tus tareas como acciones, no solo estás proporcionando
indicaciones claras sobre qué es exactamente lo que tienes que hacer en cada
momento, sino que además puedes identificar tus tareas como las partes más pequeñas
en las que se dividen otras tareas mayores. Para facilitar la clasificación de nuestras
tareas, propongo diferenciar las tareas atendiendo a la naturaleza de su ejecución. Si
son acciones sostenidas durante un tiempo, las llamaremos "actividades*. Sin son
acciones, con cuya ejecución obtenemos un resultado, las llamaremos "productos". Por
ejemplo, meditar durante 20 minutos, leer durante media hora o hacer 45 minutos de
cardio son actividades. Entregar tres presupuestos completos, llamar a la delegación de
Buenos Aires o escribir un artículo sobre los usos y costumbres de la almeja atlántica
son productos. La psicología nos explica que cuando sentimos la obligación de entregar
un producto, un resultado determinado, tendemos a ver la tarea como algo engorroso,
generando cierto rechazo y ansiedad, por lo que en muchas ocasiones solemos evitar
ponernos con ella, ideando mil maneras para retrasar su ejecución. Esto es lo que se
conoce como procrastinación. Un método efectivo para evitar esa leve sensación de
ansiedad o rechazo, y la procrastinación que lleva emparejada, es convertir las tareas
tipo producto en tareas tipo actividades. La manera más simple es acotar la tarea en el
tiempo, sin la obligación de haber acabado la tarea una vez finalice ese tiempo que
hemos decidido dedicarle. Por ejemplo, la tarea "elaborar los presupuestos del 2017",
que es un producto, puede enunciarse como: "dedicar 50 minutos a la elaboración de
los presupuestos del 2017", y, así, se convierte en una actividad. Lo que importa en este
caso no es que finalices los presupuestos, sino que les dediques 50 minutos de tu
tiempo para avanzar hasta donde te sea posible. No importa que no acabes, importa
que te pongas con ello un rato, y al día siguiente otro poco. Y, así, poquito a poquito,
consigues un muchito que resulta en la tarea finalizada con gusto, y prestándole la
suficiente atención. Más ejemplos de cómo transformar tareas tipo producto en tareas
tipo actividad: hablar con la delegación de Córdoba no más de 15 minutos, o ponerme a
escribir el artículo de las almejas durante 45 minutos. Que si bien lo que se persigue es
un producto, limitamos la actividad en el tiempo, poniendo la atención al tiempo en el
que ejecutamos la tarea, y no al resultado final. Esto puede ayudarnos a enfrentarnos a
tareas complicadas, aunque puedan llevarnos mucho, de manera más sensata y
calmada. El objetivo no es acabar los tres presupuestos, sino dedicar 20 minutos a
elaborarlo. Si no has acabado, puedes programar más tiempo en otro momento.
Que son las listas de tareas
Las listas de tareas son una herramienta para ir apuntando cosas que quieres, debes o
podrías hacer. Si lo miramos bien, estas listas son en verdad una expansión de nuestra
memoria, pues al usarlas liberamos espacio y recursos en nuestra cabeza. Nos
permiten recordar asuntos en el momento en el que nosotros lo decidimos, sin miedo a
que lo hayamos olvidado y sin esa sensación de murmullo interno constante por el que
rumiamos cosas del tipo "tengo que acordarme de esto", "tengo que acordarme de esto,
tengo que acordarme de hacer esto otro", "que no se me olvide que tengo que hacer no
sé qué". Al echar mano de las listas, como mucho de lo que hemos de acordarnos, es
de apuntar lo que queremos, debemos, o podríamos hacer en algunas de nuestras listas
de tareas. Las primeras menciones a las listas de tareas aparecen a principio del siglo
XX, relacionadas con un magnate del acero llamado Charles Schwab. Charles, como
todos los empresarios, lo que quería era incrementar la eficiencia de su planta de
producción; y, como todos los empresarios de su época, era un fervoroso admirador del
taylorismo, un método de gestión que pretendió trasladar los usos y costumbres del
método científico a las plantas de producción y a las empresas, bajo la promesa de ser
la manera más eficaz para progresar. Así que nuestro Charles decidió convocar un
concurso, ofreciendo una jugosa recompensa económica a quien diseñara un sistema
de producción que aumentara significativamente la eficacia de los trabajadores en sus
fundiciones. Un día, un joven llamado Ivy Lee le presentó un método por el cual cada
trabajador tenía que escribir en una hoja de papel las seis tareas más importantes que
debían realizar en su puesto de trabajo. La lista estaba ordenada de mayor a menor
prioridad, es decir, se comenzaba por la de más importancia y, hasta que no se
completaba, no se pasaba a la siguiente de la lista. Si alguna quedaba pendiente, se
continuaba ahí al siguiente día. Y ¡bum!, había nacido la lista de tareas. ¿Los
resultados? Tres meses después de poner en marcha el sistema basado en la lista de
tareas de Ivy Lee, la productividad de las fábricas había aumentado exponencialmente
y, más adelante, Charles admitiría que el usar listas de tareas era el consejo más
rentable que le habían dado en toda su vida. La lista de tareas había llegado para
quedarse. Hoy en día hay una infinidad de métodos de gestión de tareas, desde los más
sencillos que consisten en una única lista, como de la compra en la que se pone todo y
se va tachando según se va haciendo, hasta las más complicadas, pero también muy
efectivas, como puede ser el sistema GTD, Getting Things Done, de David Allen, que
propone un buen puñado de listas diferentes atendiendo a un buen montón de motivos
diferentes. El sistema que yo prefiero utilizar se basa en tres principios: la lista ha de ser
sencilla, breve y colocando los elementos por orden de importancia. Es el sistema que
recomiendo para quienes se inician en la gestión de sus tareas mediante listas, y
también para aquellos que buscan incrementar su eficiencia mediante la simplificación
de procesos.
Optimiza tus tiempos con estas cuatro listas – Todas, Prioridades, Hoy, Realizadas
La manera la que yo propongo trabajar se basa en cuatro listas que respetan esos
principios fundamentales de una lista de tareas efectiva, sencilla, breve y colocando los
elementos por orden de importancia. Las listas de tareas que considero claves son:
Vamos con la lista "Todas". Esta lista es una extensión de tu cerebro. Aquí entra, como
su nombre dice, todo lo que querrías, deberías o podrías hacer. Es un volcado de datos
y cosas que traspasas de tu cabeza a otro formato. Saca de tu mente todas las cosas
que tengas pendientes, escribiéndolas en un papel y asegúrate de que tienes un folio
bien largo, porque te va a hacer falta. Adelante, tómate tu tiempo, a esta lista la
llamaremos "Todas" por razones obvias, y con ella acabas de aumentar tu capacidad de
concentración un 1%, librándole de pensamientos rumiantes que van y vienen y
molestan. Una vez que tengas esta lista escrita, apártatela. De lo que se trata con esta
herramienta, es de que tengas la posibilidad de hacer un repaso a todas las tareas
cuando tú quieras, sin necesidad de que anden dando vueltas en tu cabeza,
constantemente, como luces rojas en plan: "Recuerda hacer esto". "Que no se te olvide
que tienes pendiente esto otro". "Superimportante que... se me olvidó". ¿Reconoces esa
sensación, verdad? Pues eso. Además, si esta lista la tienes presente frecuentemente,
lo único que conseguirás es generarte frustración y ansia, ya que tu atención se
centrará, precisamente, en esas tareas pendientes. Así que, ni las mires hasta que sea
necesario ir a seleccionar, de entre ellas, cuáles serán tus siguientes tareas a ejecutar.
Atendemos ahora a la lista "Prioridades". Es la lista de las tres tareas más importantes
que te comprometes a realizar cada día y conviene que su importancia se base en la
capacidad que tienen para conducirte hacia aquello que te hayas propuesto. Yo,
normalmente, trabajo con prioridades del día, de la semana, del mes, y del trimestre.
Vamos con la lista "Hoy". Esta es una lista viva. Aquí apuntamos las tareas que nos van
surgiendo a lo largo del día, por las propias dinámicas de nuestros trabajos y nuestras
vidas. También sirve para ir colocando las tareas, que sin ser prioridades, van pasando
de la lista "Todo" a la lista "Hoy", porque tenemos tiempo y las vamos haciendo. Lo ideal
sería considerar esta lista como una lista de tareas entrantes a realizar después de las
prioridades. Aunque esto no siempre es posible, porque, por ejemplo, alguna de estas
tareas suelen tener ese terrible carácter de "urgente". Este tipo de tareas que van
apareciendo con un carácter más o menos marcado de urgencia, suelen ser en las que
más tiempo se malgasta si no se gestionan de la manera adecuada, ya que no suelen
ofrecer resultados realmente significativos. Lo que hacen es retrasar la ejecución de las
cosas importantes que se ven apartadas en pos de las tareas urgentes. A pesar de que
centrarse en sacar adelante este tipo de tareas urgentes y que van surgiendo a lo largo
del día, nos mantienen muy ocupados y sin parar, dado el escaso valor que aportan
para lograr nuestros verdaderos propósitos, son el núcleo duro de lo que se conoce
como falsa productividad, que es esa sensación de haber hecho un montón de cosas
pero que deja un regusto amargo y pesado como de no haber hecho nada que
realmente mereciese la pena. Esas tareas son. Por lo tanto, mi consejo, es que según
vayan apareciendo tareas durante tu día las apuntes en la lista "Hoy", apartes un par de
horas hacia el final del día para resolverlas todas juntas atacándolas en bloques
similares, de categorías similares. Resumiendo: ve poniendo todas estas tareas
entrantes urgentes en la lista "Hoy" y céntrate en resolver tu lista de prioridades. Al
acercarse el final del día dedícale un tiempo a resolver esas tareas urgentes entrantes.
La lista de tareas, que denominaremos "Hechas", es otra lista esencial, importantísima,
pues es la que nos proporcionará sentimiento de plenitud y de haber realizado nuestro
trabajo correctamente, avanzando en la dirección que nos hemos propuesto. Utilízala
para mostrarte reconocimiento a ti misma para que no se te escape todo aquello que
vas resolviendo y que puedas disfrutar de esas endorfinas cada vez que la escribas y
pongas un tick al lado, como completada. Da igual el sistema que utilices: online, una
app, [Gitex], lo que sea para gestionar tus tareas. Lo que cuenta, es que además de las
prioridades del día, que sí o sí vas a completar vayas añadiendo esas otras tareas de la
lista "Hoy" que también vas cumpliendo, y que lo veas y lo tengas presente para que al
final de tu jornada, cuando hagas tu pequeño repaso, disfrutes de tu trabajo, que te des
una palmada en la espalda y cierres tu jornada con tranquilidad y satisfecha, contenta.
Hay ciertos estudios, como los de Teresa Amabile que han probado, que de todas las
cosas que estimulan la creatividad, generan emociones positivas y buenas
percepciones en el trabajo la más importante de todas es sentir que avanzamos en la
realización de trabajo significativo y bien hecho y que cuánto más a menudo las
personas sintamos esa sensación de avance y progreso, más probabilidades tendremos
de ser creativamente productivos a largo plazo. Te dediques a lo que te dediques y
hagas lo que hagas, recuerda que cada paso, incluso pequeños avances, pueden
determinar el modo en el que te sentirás al finalizar la jornada. En la lista de tareas
hechas puedes identificar si realmente esas tareas te están ayudando a avanzar hacia
la consecución de tus objetivos o si son tareas superficiales, prácticamente sin valor
alguno, aunque tengas la sensación de que has estado muy ocupada haciendo muchas
cosas. Así que te animo a que, una vez completado una tarea, le pongas una raya por
encima o le pongas un tick al lado, porque cada vez que lo hagas tendrás una
recompensa cerebral con un chute de endorfinas y dopaminas, pero nunca jamás tires o
borres tus listas. Déjalas ahí, visibles, para que sepas lo que vas haciendo y puedas
volver a ello cuando quieras. Repasemos las listas en profundidad. El proceso es: lista
"Todas"; de esa lista sacamos las prioridades. Además, tenemos una lista de tareas
llamada "Hoy" para las tareas que van surgiendo a lo largo del día junto a todas
aquellas, que sin ser prioridades, somos capaces de ir haciendo sacándolas de la lista
"Todo". Mantenemos un histórico de absolutamente todas las tareas que vayamos
completando, y la llamamos "Realizadas". Ahora que ya sabes cómo gestionar tus
tareas de manera efectiva, si te pasa como a mí y te preocupa salir a la calle en
zapatillas de andar por casa, pues, a partir de ahora, simplemente añade: "Antes de
salir de casa, ponerme los zapatos" a tu lista "Hoy". Y problema solucionado.
Aprender a priorizar
Si no tienes la costumbre de apuntar en una lista tus tareas pendientes y las ideas que
se te vayan ocurriendo, deberías empezar por abrirte una. Yo recomiendo las tareas de
Google Calendar y que las sincronices en el teléfono con una aplicación muy sencilla
llamada Tasks. Pero hay otras opciones en el mercado con las que merece la pena
experimentar también. Puedes empezar con una lista de tareas pendientes, en la que
entre de todo: una especie de cajón de sastre. Y, a partir de ahí, ir determinando su
importancia para conseguir tus objetivos o para cumplir las necesidades del proyecto.
Ya con tu lista de tareas preparada, da igual el número de tareas pendientes que
tengas: 5, 10, 30, 100, lo que vamos a hacer ahora es determinar su jerarquía.
Evidentemente, no todas las tareas son iguales, sino que hay algunas más importantes
que otras. Y, ahora, dado que las tareas más importantes tienen prioridad de ejecución,
a estas tareas las llamaremos, precisamente, "prioridades". Hay personas que prefieren
hacer esto lo primero cada día. Para mí, el mejor momento en el que identificar y decidir
tus tareas más importantes es el final de cada día. De hecho, suele ser la última
decisión que tomo antes de finalizar mi jornada. ¿Por qué? Personalmente, no quiero
que mi primera tarea cada mañana sea decidir qué será lo siguiente con lo que me
tengo que poner. Así que la última pregunta que has de hacerte cada día antes de
levantarte de tu espacio de trabajo es: "Si mañana solo pudiera hacer una cosa, ¿cuál
sería?" "¿Qué es lo que tengo que hacer mañana para sentir que mi día ha sido
realmente eficaz?" La respuesta a esa pregunta será tu prioridad del día siguiente. No
hay tarea ni acción más importante en tu jornada laboral que tu prioridad del día; y, en
su resolución, has de concentrar tu recursos. La prioridad es esa tarea que, una vez
realizada, hace que sepas que tu día ha sido realmente efectivo. Además de la
prioridad, es conveniente que escojas 2 o 3 tareas más, a las que puedes llamar
"objetivos del día". Lo que ocurrirá una vez que hagas esto, es que la tarde anterior
dejarías ya programado el comienzo de tu día siguiente. Dependiendo de las
particularidades de tu jornada, unos días comenzarás directamente con tu prioridad, y
otros, con alguno de los objetivos que te has marcado para ese día. Así, al día
siguiente, en cuanto vuelvas a tu espacio de trabajo te pones, inmediatamente, por
ejemplo, con tu prioridad. Y momento a momento, concentrándote en la tarea que tú
misma has escogido, continúas hasta acabarla. Una vez que hayas acabado tu
prioridad, te pones con los dos objetivos del día. Concéntrate en realizar estas dos
tareas de manera excelente, lo mejor posible. No se trata de una carrera contrarreloj,
sino de una labor de excelencia. Esto es absolutamente necesario para una óptima
gestión del tiempo. No se trata de hacer más, sino se trata de hacer con más calidad.
Buscamos ser eficientes en nuestros actos, por eso estás en este curso, y por eso
recordarás concentrarte en realizar tus tareas lo mejor posible. Para cuando hayas
acabado tu prioridad y tus dos objetivos, sabrás que tu día ha sido muy productivo; tu
trabajo, efectivo, porque has hecho aquello imprescindible e importante, para llegar a
donde tú te has marcado.
Las prioridades de cada dia – Cuadrante de tareas
Cuando al final del día vayas a decidir tus tres prioridades del día siguiente, puede
ocurrir que no estés seguro de la idoneidad o de la importancia de las tareas que has
escogido. Quizá pienses que hay algo más importante que hacer, y recuerda que no
debe haber nada más importante que esas tres tareas. Por lo tanto, si dudas o
consideras que hay algo más importante que estas tres tareas, has de recalibrar tus
opciones y categorizar apropiadamente. Si te pasa esto, antes de determinar cuáles
eran tus prioridades quizá te ayude hacerte alguna de estas preguntas: ¿Cuáles son los
motivos que me llevan a escoger esta actividad como una de las prioridades de
mañana? ¿Esta tarea de qué modo me ayuda a conseguir mis objetivos? Cuando las
hayas respondido, sabrás si realmente son importantes, o si las has escogido por otros
motivos peregrinos. Por ejemplo, porque te sientes a gusto realizándolas a primera hora
de la mañana, o porque son fáciles, o porque llevan mucho tiempo en tu lista de
pendientes o porque son urgentes. Pero urgencia e importancia no son lo mismo. Y en
saber diferenciar estas dos categorías, radica el éxito de una gestión del tiempo óptima
así que vamos con ello. Un método sencillo y eficaz para clasificar las tareas pendientes
de acuerdo a su jerarquía se conoce como cuadrante de tareas o matriz Eisenhower. El
cuadrante de tareas es un sistema para determinar tus prioridades y dejar de tener la
sensación de que todo es urgente y necesario. Dibuja dos ejes, uno para la importancia
y otro para la urgencia, de menos a más. Coloca las tareas en el cuadrante que les
corresponda: no importante y no urgente; no importante, pero urgente; importante, pero
no urgente; importante y urgente. Pasa completamente de las tareas que no son ni
importantes ni urgentes. Delega o aplaza sin remordimientos las cosas que son
urgentes, pero no importantes; y evita que las cosas importantes se conviertan también
en urgentes. Con la práctica, lo conseguirás. Evidentemente, la atención va hacia lo
importante y lo urgente, pero la magia, donde ocurre, es en lo que es importante, pero
no requiere que se haga inmediatamente. Trata de trabajar la mayor cantidad de tiempo
posible en esa parte mágica del cuadrante, es decir, trata de trabajar la mayor parte del
tiempo en las tareas, que no siendo urgentes, son importantes. Con la práctica, pocas
cosas serán importantes y urgentes a la vez, porque habrás estado trabajando
específicamente en tus prioridades de manera habitual, ordenada y constantemente, y
toda la carga de trabajo la habrás trasladado hacia el cuadrante "importante, no
urgente". Es ahí donde sabemos que está la magia de una gestión del tiempo
optimizada. Ahora, ya puedes decidir con seguridad qué tres tareas serán tus
prioridades para ejecutar mañana, y, también, qué tres prioridades serán las de la
semana que viene. Has escogido tus prioridades del día, ha llegado el día y las has
completado. Ahora es el momento de continuar con otras tareas pendientes. Mi proceso
es continuar con las tareas que considero urgentes. Y una vez que he terminado esas,
seguir con al menos una tarea que me apasione. Todas estas tareas que voy realizando
tras las prioridades, las voy pasando de la lista donde están anotadas a la lista tareas
del día, una a una, y según las acabo, las voy tachando. Y te aseguro que con cada
tachar, tengo un subidón de endorfinas por el placer que proporciona el trabajo bien
hecho. Es importante que guardes esa lista de tareas hechas y que no la pierdas ni la
tires, porque al final del día y al final de la semana la necesitarás de nuevo.
Matriz Eisenhower
Más urgente
Menos importante I Más importante
Más urgente I Más urgente
I
Menos Importante - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Más importante
Menos importante I Más importante
Menos urgente I Menos urgente
I
Menos urgente
Trabajar el mayor tiempo posible en las tareas que son importantes y no son urgentes
El cierre del día
Las tareas pendientes son fuente de ansiedad, estrés y frustración, porque nuestra
mente tiende a recordarnos, sin que la invitemos y sin que queramos, que tenemos
cosas aún por hacer. Los humanos recordamos mejor las tareas que tenemos
pendientes que las que ya hemos realizado. Si, por ejemplo, observas a un camarero te
darás cuenta de que, normalmente, al pedirle la cuenta, recuerda todo lo que le habéis
pedido en tu mesa y en todas las demás. Pero haz la prueba un día y tras haberle
pagado, regresa unos minutos después para preguntarle si recuerda que era lo que
habíais pedido. Recordará solo algunas cosas, la mayoría las habrá olvidado ya. Esto
es lo que se conoce como efecto Zeigarnik: la tendencia que tenemos a recordar mejor
tareas pendientes que tareas completadas. Ahora juntemos el efecto Zeigarnik con otro
apellido ruso, Sputnik, perdón, Ovsiankina. El efecto Ovsiankina habla de cómo nuestra
mente nos recuerda de manera constante que tenemos tareas pendientes. Es decir, si
interrumpimos la ejecución de una tarea, nuestra mente nos recordará una y otra vez
que tenemos algo que hacer. "¡Hey!, que tienes esto pendiente". "Yo no quiero decir
nada, pero hay una tarea pendiente". "Alguien tiene algo pendiente y no sé que será".
Toma ya, ahí rumia que te rumia. La responsabilidad inexpugnable, inextricable, de que
aún queda algo por hacer. Para evitar estos efectos perniciosos, además de utilizar
listas de tareas que funcionan como una extensión de nuestro cerebro al ser un volcado
de datos en forma de tareas que queremos, debemos o podemos hacer, cabe la
posibilidad de desarrollar un ritual de cierre de jornada que nos ayude a vencerlos. Mi
ritual consiste en tres partes: en primer lugar, un repaso de la listas Hoy y Prioridades;
después me pregunto ¿qué he aprendido hoy?; y, por último, echo el cierre. Vamos con
el repaso de las listas Hoy y Prioridades. Lo primero consiste en hacer un repaso mental
de todo lo que hemos ido haciendo a lo largo del día y asegurarnos de que esta
apuntado en nuestra lista Hoy, con su correspondiente tick o tachado. Y esto es así,
porque sabemos que cada vez que completas una tarea y lo reconoces de algún modo,
se produce un subidón interno de endorfinas y dopamina, es decir, existe un subidón
por el trabajo bien hecho. Después, y aunque teóricamente nuestras tres prioridades —
dado que tienen prioridad de ejecución— deberíamos haberlas hecho, puede ocurrir
que, como todo en la vida, no nos haya sido posible, por un motivo u otro.
Repasémoslas, y tras ello, definamos cuáles serán las tres prioridades del día siguiente:
aquéllas tareas, que sí o sí, hemos de hacer porque son las que más valor aportan
hacia la consecución de nuestros objetivos y propósitos. ¿Qué he aprendido hoy?
Seguramente habremos tenido algún momento de iluminación o que hayamos
aprendido algo importante, aunque no seamos muy conscientes de ellos. Hagamos
pues un ejercicio consciente. Y para recordarlo, preguntémonos ¿qué he aprendido
hoy? Anotemos nuestra respuesta y, tras ello, recordemos qué ha sido lo mejor del día
para irnos con un buen sabor de boca. Y acabamos con echar el cierre. Nos queda
recoger y ordenar nuestro espacio, dentro de lo ordenado que sea cada uno. Para mí,
por ejemplo, la limpieza de mi espacio es fundamental. Seguro que tendré mil
cachivaches y un buen montón de libros, post-its y lo que sea; pero al acabar la jornada
se verá un especie de exposición "museística" breve. Bueno, allá cada cual. Ya solo nos
quedaría que pronunciemos las palabras mágicas: "Por hoy, he acabado" o "Fin". O lo
que yo suelo decirme: "Y con esto y un bizcocho, hasta mañana a las ocho". Y echo el
cierre bajando la tapa de mi ordenador. Pero no se vayan todavía, aún hay más. Dado
que estás en medio de un curso para aprender a gestionar tu tiempo de manera óptima,
a tu ritual de salida le conviene que les añadas unas anotaciones que recojan las veces
que has tenido interrupciones, —propias o involuntarias—, y que hagas alguna
observación sobre lo que ha funcionado o no en tu estrategia de optimización de tu
organización personal y de la gestión de tu tiempo. Este truco del ritual de salida permite
vencer esa costumbre que tiene la mente de recordar una y otra vez las tareas que
tienes pendientes y que puede impedir que duermas bien, o que disfrutes del tiempo de
calidad con familia y amigos, porque sientes la responsabilidad de cosas por hacer.
Dótate de herramientas que permitan vencer esa responsabilidad, que no es tal, sino un
mal compañero y mala guía en la mayoría de las circunstancias. Que seas tú el que
decide cuándo has acabado una tarea. Puedes decirle, por ejemplo, "Por hoy, he
acabado contigo. Mañana seguiremos con otras cosas". Y ahora sí, y con esto y un
bizcocho hasta mañana a las ocho.
Que es la asertividad
La asertividad se relaciona con nuestra capacidad para decir que no. Es un rasgo de la
personalidad, que tiene ver con cómo nos relacionamos con los demás. Una conducta
asertiva nos permite pedir ayuda, expresar nuestra opinión de manera libre y clara,
aceptar el rechazo y manifestar discrepancias. Desarrollar nuestra asertividad es muy
importante, porque una buena parte de los errores en la gestión de nuestro tiempo viene
por nuestra incapacidad para decir que no a proyectos, a ideas, a reuniones, por
ejemplo, cuando anteponemos las peticiones de otros, de los jefes, a nuestra propias
necesidades. Aprender a decir que no, sin culpabilidad, con calma y respetuosamente
es una habilidad clave para poder gestionar nuestro tiempo y organizar nuestro flujo de
trabajo de manera óptima. Si trazamos una línea que va de las conductas pasivas a las
conductas agresivas, la conducta asertiva se colocaría justo en el medio. Veamos con
detalle. En un extremo se sitúan personas de comportamiento pasivo, no expresan
desacuerdos a costa de ocultar lo que verdaderamente piensan o desearían hacer. No
defienden sus intereses y creen que algunas personas como los jefes o incluso algunos
compañeros tienen más derechos que ellos mismos. En el otro extremo, se sitúa el
estilo agresivo: no tienen en cuenta las argumentaciones o las necesidades de los
demás, ordenan sin posibilidad de discusión, evitan el debate, amenazan, insultan
agreden. A las personas de comportamiento agresivo nadie les pisa, poca gente les
lleva la contraria, y menos gente aún está dispuesta a colaborar o a trabajar con ellos.
Con las personas de comportamiento pasivo todo el mundo quiere trabajar. ¡Claro!, si
son capaces de anteponer los proyectos de los demás a los suyos propios. El problema
radica en que ellos mismos generan un profundo malestar interno, porque sienten que
están gestionando su tiempo francamente mal. Las personas cuyo rasgo de
personalidad es asertivo están en el equilibrio, consiguen sus objetivos sin dañar a los
demás, se respetan a ellos mismos, pero también a los que le rodean, actúan y dicen lo
que piensan con franqueza y sinceridad, están seguros de sus creencias y demuestran
capacidad de decidir, sin agredir a otros y sin permitir que les agredan. Además, y esto
es muy importante, aceptan el rechazo como parte inherente de las interacciones
sociales, comprenden que no se puede agradar a todo el mundo todo el rato. Las
buenas noticias son que la conducta asertiva es una habilidad, no es algo con lo que se
nazca, sino que se puede aprender con el tiempo y la práctica. Así que cuando más la
pongas en práctica, más capacidad asertiva tendrás y más fácil te resultará expresar tus
opiniones con calma, y, así, ser capaz de decir que no cuando lo consideres necesario;
por supuesto, a tus compañeros e incluso a tu jefe, exponiendo serenamente los
argumentos por los cuales consideras que ese trabajo extra que te pretende endosar no
es oportuno. Y si insistiese, siempre podrías hacerle la pregunta: "De acuerdo,
entonces, si me tengo que poner con esto, ¿qué debería dejar de hacer?" Antes de
decir que sí o no a algo, tómate un poco de tiempo y evalúalo. No tengas miedo de
decir: "Déjame que le eche un vistazo y te diré antes de tal fecha". Reflexiona sobre la
tarea, echa tus cálculos, y tal día u hora, o un poco antes, pero nunca después,
comunica tranquilamente tu decisión. Y si lo consideras oportuno, podrías incluso
ofrecer una breve explicación: "Lo lamento, pero no va a poder ser, porque retrasaría
ese otro proyecto cuya ejecución es una prioridad para mí. Gracias por comprederlo." Si
decimos que sí a todo lo que nos llega, sin medir las consecuencias de aceptar esas
peticiones, es probable que acabemos generando estrés. Una alta carga de estrés
puede provocar una conducta excesivamente agresiva o pasiva, lo que produce en
ocasiones aún mayor ansiedad, debido al rechazo que la propia respuesta provoca en
los demás y en nosotros mismos. Evita ser esa pescadilla que se muerde su propia
cola. Con la práctica, te acostumbrarás a decir y a escuchar la palabra "No" aceptando
el rechazo sin dramas, pues irás comprobando cómo esta actitud asertiva te conduce
por la senda de una vida más equilibrada y saludable. Tiene sentido, porque sabemos
que en el medio está la virtud, como dijera Aristóteles. Así que, nuestra actitud, ni pasiva
ni agresiva, asertiva. Tres espacios donde podemos poner en práctica nuestra
asertividad en nuestro entorno laboral son: los proyectos que nos mandan los demás,
los posible proyectos que van apareciendo y nuestra propia lista de tareas. Ante las
tareas que traten de imponernos, posibles proyectos que aparezcan o ponerte con
tareas de la propia lista, recuerda hacerte esta pregunta: ¿Es sensato aceptar ponerme
con esta tarea? Y si la respuesta no es un sí rotundo, entonces es un no clarísimo.
Recuerda estas preguntas relacionadas con tu asertividad y tus prioridades: ¿Me ayuda
esta tarea a alcanzar mis propósitos? ¿Realizar esta tarea me produce algún tipo de
satisfacción? Si realizo esta tarea, ¿estaré realmente avanzando trabajo significativo? Si
la respuesta es no, declina amablemente la invitación.
Conductas
Asertiva
Pasiva Agresiva
____________________________________________________
A
3 – Análisis y optimización de tu gestión del tiempo
La eficacia personal como proceso de mejora continua
En los 80, Ford era la reina indiscutible de las carreteras americanas. Vendía mucho
más que cualquier otro fabricante, y los coches japoneses eran el objeto de burla
constante, considerados poco más que copias baratas y de no muy buena calidad. Esto
fue así hasta que a Toyota se le metió entre ceja y ceja que superaría a Ford y diseñó
un plan para poder hacerlo. Una de las primeras decisiones fue dejar de copiar y
centrarse en sus propios diseños. Y, a partir de ahí, desde ese momento, Toyota
revisaría su método y producción mediante el método científico de ensayo-error,
descartando lo que no funciona, apuntando lo que funcionaba, con una obsesión
considerable y constante en la simplificación de procesos y la eliminación de ineficacias.
A este proceso le puso el nombre de Kaizen. Y tan solo diez años después, Toyota se
había convertido en el mayor vendedor de coches en USA, venciendo las risas y
dejando atónitos a los fabricantes americanos. Hoy en día, Toyota es sinónimo de
calidad y eficiencia, todo gracias a su método de mejora continua. En el mundo
occidental, a este sistema que desarrollo principalmente Toyota se le conoce como
Kaizen. Un método de gestión y producción basado en la mejora continua de los
procesos. El camino hacia la optimización de nuestra eficacia personal es un camino
Kaizen. Un proceso de mejora continua, y de similar manera a Toyota, se basa en la
observación constante de nuestras acciones y sus resultados: ¿Esto funciona? Lo
seguiré haciendo. ¿Esto no funciona? Pues dejo de hacerlo. ¿Hay alternativas? Las
exploro. Reduzco ineficacia, simplifico mis procesos, aumento mi eficiencia; y el modo
en el que dejamos contancia de nuestro análisis, y vamos acumulando conocimiento, es
mediante la ejecución de preguntas a intervalos regulares de tiempo. Por ejemplo, si
cada día, al final de nuestra jornada, nos hacemos la pregunta ¿qué es lo que he
aprendido hoy?, y anotamos la respuesta, igualmente, al final de la semana, podremos
echarle un vistazo a los aprendizajes de todos los días y responder a la pregunta ¿qué
es lo más importante que he aprendido esta semana? Puede resultar conveniente
estructurar un poco más la manera en la que generamos ese conocimeinto, de modo
que si lo creemos conveniente, podamos compartirlo con otros compañeros que sigan la
misma estructura. Por ejemplo, siguiendo el sistema a ARL: acción, resultado, lección.
Acción. ¿Qué fue lo que hice? Resultado. ¿Cuál fue su resultado? Lección. ¿Qué he
aprendido de esa acción?, o ¿qué lecciones puedo sacar de esta acción y sus
resultados? Además, dado que en este caso estamos en un curso para aprender a
gestionar nuestro tiempo eficazmente, quizá podríamos hacer una pequeña versión que
se adapte a nuestras necesidades específicas. Quedaría algo así: ¿qué es lo más
importante que he aprendido esta semana relacionado con la gestión óptima de mi
tiempo? ¿Qué acción puse en marcha esta semana para mejorar mi eficacia? ¿Qué
resultados obtuve? ¿Qué he aprendido hoy? También podríamos hacer otro tipo de
análisis. ¿Qué fue bien esta semana? ¿Qué es lo que no ha ido tan bien y podría
mejorar para la semana siguiente? ¿Cuál es el mejor recuerdo que me guardo de mi
eficacia personal esta semana? También podemos hacerlo en base a nuestras
prioridades. ¿Cómo han ido mis prioridades? ¿De qué modo esta prioridad me ha
ayudado a avanzar? Luis Álvarez, que fue ganador del premio Nobel, cuenta que fue su
padre el que le dio el consejo que le guiaría durante toda su vida personal y profesional.
Y lo que le dijo fue que invirtiera un poco de tiempo cada día para reflexionar sobre su
trabajo y sus estudios, no más de media hora, pero de manera constante, día tras día;
que eso le iba a ayudar a afianzar los conocimientos porque al cerebro le gusta fijar lo
que ha aprendido durante el día al hacer un repaso consciente y breve. Así que Luis
gastaría media hora cada día para pensar sobre lo que había aprendido, escribiendo
sus observaciones en una libreta diariamente, respondiendo a una pregunta: ¿qué he
aprendido hoy? Posteriormente, la neurociencia ha demostrado que cuando una
persona conecta en su cerebro piezas de información y tiene un momento de inspiración
o clarividencia, aunque sea pequeñito, el cerebro disfruta de un subidón de adrenalina a
modo de recompensa. Esa es la recompensa al esfuerzo intelectual, que puedes lograr
cada día: placer por aprendizaje. Si como dice el refranero popular: "nunca te acostarás
sin saber una cosa más", averigua qué cosa es y apúntatela para que no se te olvide. Y,
tú, ¿qué has aprendido hoy?
Revisiones Semanales
Una muy buena manera de comprender cómo funciona algo y saber si lo hace de
manera efectiva es pararse a observarlo poniendo atención en ello. En este bloque,
hablaremos de las revisiones semanales. Aprenderemos a mejorar nuestro flujo de
trabajo y nuestra organización a través de la observación y el análisis semanal de
nuestras acciones poniendo especial atención al hacerlo. Dice un científico llamado
Duncan Watts que una vez que conoces la respuesta, todo parece una obviedad. Y, de
hecho, es el título de un libro suyo en el que habla de cómo el sentido común y la
intuición muchas veces nos fallan, y de cómo podríamos aprovechar la gran cantidad de
datos que hoy en día tenemos a nuestra disposición para tomar mejores decisiones.
Ahora, nuestro calendario contiene datos; nuestros listados de tareas hechas y las no
hechas son datos; y hacernos las preguntas adecuadas, genera datos. En las revisiones
semanales, usamos todos esos datos que tenemos a nuestra disposición para aprender
de lo que hemos hecho, encontrar oportunidades de mejora en nuestra organización y
programar las tareas futuras, porque la revisión semanal te ayuda a responder
preguntas del tipo: ¿Las acciones que he realizado esta semana de qué me han
servido? ¿Hay algo en ellas que pueda mejorar? ¿Es efectivo el método que utilizo para
organizarme? Por lo tanto, es una muy buena manera de comprender si lo que estás
haciendo produce los resultados deseados y qué ajustes podrías hacer para que tus
acciones fuesen más efectivas, así como para descartar actividades que te aportan
poco valor y consumen tu tiempo. Mi consejo es que cada viernes dediques un par de
horas a hacer un repaso de lo que has hecho y, tras ello, programes tus prioridades de
la semana siguiente. ¿Por qué el viernes y no, por ejemplo, el lunes o el miércoles por la
mañana? Bueno, básicamente, porque el viernes tienes fresco lo que has hecho esa
semana, y porque, una vez finalizado el repaso, puedes irte de fin de semana relajado
con la tranquilidad de saber que todo está en orden, una sensación magnífica. Así que,
cada viernes, justo antes de que se acabe tu jornada laboral dedica al menos 45
minutos a hacer un repaso de cómo ha ido tu semana. No me refiero a un simple "Hmm,
a ver, cómo ha ido. Pues, ¡hala!, todo bien. ¡Venga, ya está, repasado!". A lo que me
refiero es a hacer un repaso consciente un análisis profundo de cómo se ha
desarrollado tu semana, de modo que puedas identificar oportunidades de mejora,
afiances posibles aprendizajes, disfrutes de los éxitos que te hayas apuntado, y
programes la semana siguiente para que, al llegar el lunes por la mañana, a ponerte
imediatamente con la tarea que hayas decidido el viernes, no tengas que gastar energía
y fuerza de voluntad en ponerte a pensar: "¿Y qué es lo que voy a hacer ahora y por
qué?" Haciendo un resumen, las dos útlimas tareas de la semana serían hacer tu
revisión semanal y determinar tus prioridades de la semana siguiente, que hará que las
metas parezcan más asequibles, las decisiones tengan más sentido, y que el estrés no
haga su aparición. ¿Y cómo se pone esto en marcha? Pues coges tu lista de tareas
hechas y la repasas. Lee todo lo que has hecho esta semana y, al lado de cada una de
ellas, anota lo que te parezca más relevante, quizá un aprendizaje, una palabra, una
emoción un recordatorio para futuras ocasiones. Coge tu lista de pendientes y échale un
vistazo. Categoriza las tareas en base a su nivel de importancia y estructúralas en base
a las necesidades de priorización que tú determines. Ahora mira tu calendario. ¿Tienes
reuniones? Repásalas. Mira a ver si hay alguna en la semana que viene que puedas
anular o alguna sobre la que necesites más información. Organiza tus prioridades,
determina tus actuaciones de la semana que viene en base a las necesidades y lo que
sea más útil para tus propósitos. De todo esto va el repaso semanal, pero,
especialmente, la revisión semanal va de hacerse las preguntas apropiadas. Las
primeras: ¿Cuál ha sido el aprendizaje más importante de esta semana? ¿De qué modo
la estrategia que he estado siguiendo facilita la consecución de mis objetivos? También,
hagámonos preguntas dedicadas al análisis de algunas de nuestras tareas, por ejemplo,
¿qué he hecho?, ¿cuál ha sido el resultado?, ¿qué es lo que he aprendido con esta
acción? O preguntas aplicadas a observar la evolución de nuestra organización
personal: ¿Qué fue bien? ¿Qué es lo que no fue tan bien? ¿Qué podría ir mejor para la
próxima ocasión? Dado que cada vez más estudios demuestran la enorme relación
entre productividad y felicidad, lo que recomiendo es acabar con dos preguntas que van
a hacer que nos sintamos un poquito más felices: ¿Qué ha sido lo mejor que ha pasado
esta semana? ¿Cuál ha sido mi pequeña victoria personal esta semana? Subámonos la
moral respondiendo a estas dos preguntas también esenciales para sentirnos plenos y
satisfechos. Gracias, hasta aquí hemos llegado. Feliz revisión semanal.
Uso adecuado de un calendario
Creemos que la utilidad de los calendarios radica en su función para gestionar nuestro
tiempo, cuando en verdad su verdadera utilidad es la de ayudarnos con la gestión de
nuestras tareas. Cambio de perspectiva, resultados óptimos. Vamos allá. Empezamos
explicando que de manera análoga a las previsiones del tiempo, que pueden ser más o
menos acertadas, nuestros calendarios son en verdad estimaciones sobre lo que
nosotros creemos que va a acontecer en el día de hoy o en los próximos días. Creer
que seguiremos la estructura de nuestro calendario a rajatabla, y no solo eso, sino que
creer que seremos capaces de seguir un calendario perfectamente programado, es
confundir nuestros deseos con la realidad. Además de ser realmente perjudicial para el
desarrollo de nuestro trabajo y de nuestra salud mental. Rellenar todos los huecos de un
calendario con tareas, acciones y eventos, y creer que vamos a seguirla a pies juntillas,
también es confundir nuestros deseos con la realidad, simplemente, porque no suele ser
posible. ¿Quiere decir esto que debemos enterrar nuestros calendarios? Para nada,
pero debemos desaprender lo aprendido y practicar con nuevas maneras de utilizarlos.
Por ejemplo, estimación optimista. Cuando vayas a colocar una tarea, asume que tus
estimaciones del tiempo que te llevará completarla siempre serán optimistas, y que, en
el mejor de los casos, probablemente necesites al menos, la mitad más de lo estipulado
en un principio. Adelántate a este sesgo temporal y utiliza este conocimiento para
programarte mejor. Recuerda, reserva al menos la mitad más de lo que estimes que te
va a llevar una tarea determinada. Vamos ahora ver la anticipación estoica. También es
aconsejable que dejes huecos libres, espacios en blanco, entre las franjas que tienes
reservadas para realizar tus tareas. ¿Por qué? Pues porque la realidad es terca y va por
libre, así que es más que probable que surjan acontecimientos fuera de nuestro control
que retrase o alteren nuestros planes. Es decir, es más que probable que parezcan
nuevas necesidades imprevistas que requieran de nuestra atención inmediata. Si estás
preparado para ello, tus probabilidades de éxito se multiplicarán. Lo importante en un
calendario no es tanto seguir las rigideces de la hora y los tiempos, sino ser capaces de
tomar decisiones de calidad para ejecutar o posponer. Lo que importa es hacerse las
preguntas: ¿qué es lo que más me conviene hacer ahora? ¿Y en este momento, qué es
lo más sensato que debería hacer después de esto? De modo que seas tú, con tus
decisiones, el dueño del destino de tu calendario y no que permanezcas como las hojas
de los árboles que el viento traslada de un lado a otro a merced de lo que los
acontecimientos externos a ti decidan por ti. Frente al trabajo reactivo, en el que
reaccionas ante los eventos externos, el trabajo reflexivo, en el que decides qué es lo
más apropiado ejecutar en cada momento. Utilizar un calendario de manera adecuada,
nos obliga a pensar qué es lo que vamos a hacer, por qué lo vamos a hacer, cuándo lo
haremos y cuánto tiempo creemos que nos llevará o cuánto tiempo estamos dispuestos
a dedicarle a una determinada tarea. Un calendario bien gestionado, funciona como una
guía para nuestra eficacia, no para la puntualidad de nuestras acciones. Y sí, por
supuesto, hay casos como las reuniones con clientes o con otros miembros del equipo o
con las llamadas a proveedores, por ejemplo, en los que la puntualidad es esencial.
Pero no hablo de este tipo de gestión de calendario. Eso lo considero más bien una
gestión de citas, no de tareas. En la mayoría de los casos, en nuestros calendarios, no
es necesario seguir a pies juntillas las horas y los bloques previstos, sino que se puede
ver como algo vivo y maleable, que es capaz de adaptarse a las circunstancias del
momento y a las necesidades que van surgiendo. Insisto, debemos comprender que
alterar el calendario, la programación del calendario y de nuestras tareas entra dentro
de lo previsto, y que lo importante no es tanto hacer la tarea justo en el momento en el
que la habías proyectado, sino ir en cada momento tomando decisiones conscientes de
por qué vas posponiendo o ejecutando esas tareas y de cuándo es el momento idóneo
para ponerte con ellas, día a día, momento momento. Reaprender a usar un calendario
va de acostumbrarse a tener en cuenta nuestro sesgo optimista en las estimaciones
temporales y contar con las eventualidades fuera de nuestro control. Por tanto,
reaprender a usar un calendario va de recordar que hay que contar con el doble de
tiempo estimado, y hay que dejar espacios libres, muchos, para poder atender cambios,
nuevas necesidades para estar disponible para los demás, para no generarse estrés
uno mismo. Podría haber empezado esta sección hablando del origen de la puntualidad
o de cómo se empezó a usar los relojes por los trenes y la Revolución Industrial, pero lo
voy a evitar, porque nosotros ni somos máquinas, ni creo que debamos adaptar
nuestros hábitos a las necesidades de las máquinas. Si acaso, al revés, que sea la
tecnología la que se adapte a nosotros. Y, por ejemplo, que alguien diseñe un
calendario en el que cada vez que añadamos un evento en él aplique la norma de 50 %
y, de manera automática, alarga el tiempo reservado para ejecutar esa tarea.
Anticipación estratégica
Qué es la "Anticipación"? La anticipación es la capacidad de prever qué es lo que ha de
suceder o puede suceder. La “Anticipación estratégica” es la capacidad de determinar
con antelación escenarios que podrían interferir con la realización de nuestros
propósitos y elaborar planes de contingencia para evitar que estos escenarios nos
desvíen de nuestra intención inicial. Por ejemplo, imagínate que has decidido, por los
motivos que sea, que quieres dejar de ver tanta televisión al llegar a casa tras el trabajo,
y que, en su lugar, prefieres invertir ese tiempo en tu propio desarrollo personal. Una
estrategia que te facilitaría el desarrollo de tu plan podría ser desconectarte del
proveedor de televisión y desenchufar la propia pantalla. En el momento que aparezca
tu impulsividad, que sabes que aparecerá, tendrás que realizar una serie de acciones,
que si bien no impiden del todo que puedas ver la tele, sí que hace, que mientras la
enchufas y escribes tu nombre de usuario y contraseña, te plantees si es eso lo que,
verdaderamente, te habías propuesto hacer. Como ves, se trata de diseñar estrategias
para continuar con aquello que nos hayamos propuesto aun en el caso de que
aparezcan complicaciones. Hace unos años, en el Reino Unido, se llevó a cabo un
estudio con pacientes recién operados de cadera. Para estos pacientes, tanto el
postoperatorio como la recuperación son muy dolorosos dado que, para que la
operación tenga éxito, y los tejidos se suelden satisfactoriamente, el paciente ha de
comenzar su rehabilitación y echar a andar, prácticamente, al día siguiente de salir de
quirófano, con todo lo doloroso que eso puede resultar. Pues bien, tras muchísimos
años de observación y estudio han comprobado cómo los pacientes que se anticiparon
a la aparición del dolor y desarrollaron estrategias para continuar andando, una vez
estas aparecieran, tuvieron porcentajes de recuperación muchísimo mayores que
aquellos otros, que aun sabiendo que el dolor aparecería, no pensaron en ningún plan,
y, sin remedio, se rendían, aun cuando tenían la intención firme y verdadera, de darse
un paseo por el hospital, pero su fuerza de voluntad les abandonaba en el mismo
momento en el que tenían que enfrentarse con el dolor agónico de dar los primeros
pasos. Y, sin un plan que les sustentara en esos momentos, su recuperación era
mínima, y su calidad de vida apenas mejoraba comparada con los compañeros que
habían desarrollado estrategias de anticipación. ¿Qué es lo que podemos aprender de
este estudio y nuestra propia experiencia? Pues que en el diseño implementación de
esos planes contra las dificultades que quieren impedir nuestro éxito, radican nuestras
verdaderas posibilidades de cumplir con nuestra intención satisfactoriamente. Por lo
tanto, para trabajar con la “Anticipación estratégica” esto es lo que has de preguntarte:
¿Qué puede ocurrir que retrase u obstaculiza esto que quiero hacer? y ¿cómo puedo
evitarlo? Por ejemplo, si trabajas en una oficina con más compañeros puede ocurrir, que
después de pasar un buen rato en el que la inspiración ni te llegaba ni te venía, ahora,
justo en el momento en el que estás totalmente inspirado y absolutamente concentrado
alguien viene y te da un toquecito en el hombro para decirte alguna cosa insustancial, y
hasta luego concentración. En este caso, si sabes que vas a tener que estar
concentrado y que es un recurso complicado, igual conviene que: 1. Pongas un cartel
bien visible en el que avises de que estás concentrado y que, por favor, no te
interrumpan. 2. Directamente reserves una sala de conferencias para ti y trabajes en
ella. Si tú mismo te hubieras hecho la pregunta ¿qué puede ocurrir que retrase u
obstaculiza esto que quiero hacer y cómo puedo evitarlo? Quizás habrías llegado a
estas u otras soluciones y ahora estarías, tan ricamente, concentrado en tus asuntos.
También puede ocurrir que recibas un WhatsApp, que te llame el jefe, que sientas
deseos irrefrenables de mirar el Facebook, que tengas la tendencia a vagabundear por
la web. Seguro que sabes anticiparte a todo eso, y, si te parece oportuno, dotarte de los
medios necesarios para que seas tú el dueño de tu tiempo y de lo que haces con él.
"Anticipación" es, también, tener en cuenta que los seres humanos somos terribles
haciendo estimaciones de tiempo y por eso, a la hora de comprometerte con fechas de
entrega, debes de tener en cuenta nuestro sesgo optimista y añade siempre, al menos,
un cincuenta por ciento más de lo que crees que te llevará realizar esa tarea. Y,
también, es "Anticipación" dejar espacios libres o huecos en tu calendario para la más
que previsible aparición de imprevistos y eventualidades que retrasarán la ejecución de
tus tareas. Así, no sientas que tu programación del día se ha ido al garete, porque lo
tenías previsto. Eso es "Anticipación estratégica" aplicada a la optimización del tiempo
para facilitar nuestra eficiencia y nuestra serenidad.
La técnica Pomodoro
En este bloque, vamos a conocer la técnica pomodoro y aprenderemos a ejecutarla
para que podamos integrarla a nuestras rutinas de trabajo. La técnica pomodoro es un
método para optimizar la ejecución de nuestras tareas que se basa en la alternancia de
periodos de concentración de alta intensidad con periodos de descanso. Presentaremos
la técnica y la desgranaremos para comprenderla. Veremos por qué la ciencia apoya el
método en el que se basa esta técnica. Analizaremos algunas de las herramientas
online y offline que facilitan su puesta en marcha y, al terminar este bloque, estarás listo
para empezar a implementar la técnica Pomodoro en tu flujo de trabajo o en tu estudio.
Pongámonos en situación, años 80, pantalones de pitillo, hombreras, Italia, la Torre de
Pisa y un estudiante universitario decidido a sacar las mejores notas posibles de entre
todos sus compañeros. Se dirige a la cocina, coge un temporizador con forma de tomate
y lo pone al máximo: 25 minutos. Durante los próximos 25 minutos se promete a sí
mismo: "Estaré concentrado únicamente en estudiar el tema que tengo delante". Luego,
descansaré 5 minutos y me pondré de nuevo con los 25 minutos del temporizador a
estudiar el tema que tengo delante. Y así lo hace con cada uno de los temas, con cada
una de las asignaturas. 25 minutos de concentración, 5 de descanso. Al final del
trimestre, con su método de estudio se ha convertido en un alumno brillante, y ha nacido
la ténica pomodoro que significa "tomate" en italiano. El nombre del estudiante de
ingeniería es Francesco Cirillo, y a él le debemos esta técnica. La técnica se basa en
bloques alternativos de concentración y descanso. Durante los periodos de
concentración, no se permite ninguna distracción, por lo que el teléfono, email,
WhatsApp, notificaciones o cualquier cosa que pueda distraernos de nuestra tarea hay
que apartarlo. Así que apaga todas las notificaciones. Bueno, de hecho, si quieres ser
realmente productivo, apaga todas las notificaciones siempre, y en lugar de ser reactivo,
reaccionando ante lo que los demás hacen, mejor sé proactivo, y decide tú qué será lo
que hagas, cómo y cuándo. Bueno, que para concentrarte apagues todas las
notificaciones y, si puedes, pon el teléfono en modo avión, que es lo que yo hago
cuando necesito períodos de concentración total. 25 minutos sin distracciones y sin
nadie que te moleste, totalmente concentrado en ejecutar la tarea que tienes delante.
Cuando suena la señal de descanso, a descansar esos 5 minutos. Quiero decir que no
a todo el mundo los 25 minutos les funcionan, y hay quien prefiere mantener periodos
de concentración más prolongados. Recuerdo, por ejemplo, a un compañero, Óscar.
Óscar trató de poner en marcha esta técnica según supo de su existencia. Le pareció
que tenía todo el sentido del mundo y que era la respuesta que estaba buscando a
cómo organizarse las franjas de trabajo, de modo que resultase cómodo y productivo.
Así que Óscar bajó a la calle, compró un temporizador y se dispuso a trabajar siguiendo
la técnica pomodoro. Las primeras veces lo colocó a 25 minutos, así que cada 25
minutos, el temporizador sonaba, pero daba la casualidad que sonaba justo en el
momento en el que a Óscar no le venía bien, porque Óscar quería seguir con lo que
estaba haciendo en ese momento, así que paraba la alarma y seguía trabajando un
ratito más, y luego un ratito más, y luego estaba cansado y paraba un rato, y cuando se
daba cuenta, pues había bajado el ritmo, y había mirado Twitter, Facebook y el teléfono
un par de veces. Luego volvía a poner el temporizador, que volvía a sonar justo en el
momento en el que Óscar se sentía muy productivo así que no le hacía caso y seguía
trabajando. Por supuesto, cuando habían tareas que urgían, Óscar ni se acordaba del
temporizador ni de la técnica ni de nada. Al final, el temporizador acabó en una esquina
triste, solo y abandonado sin aportar ninguna solución a la falta de estructura en la
manera de trabajar de Óscar. Esto que acabo de contar, nos ocurre a todos, y es más
que probable que te pase también a ti especialmente las primeras veces. Así que
cuidado. Vamos a ver qué puedes hacer para tratar de evitarlo. Lo más apropiado, es
que desarrolles tu propia rutina en torno a la técnica pomodoro. Por ejemplo, que utilices
una hora o un par de horas de tu mañana o de tu tarde para poner en práctica esta
técnica. Si 25 minutos te parecen muy pocos determina cuál es la duración que según tu
propia experiencia, pues nadie te conoce mejor que tú, es la que más se adecúa a tus
propias condiciones, cuál es la que mejor se adapta a tu ritmo. Busca una cantidad de
tiempo que no sea ni demasiado breve, como para que te quedes con ganas de
continuar, ni demasiado larga, como para que hacia el final solo puedas estar pensando
en que suene ya de una vez el dichoso temporizador y puedas así parar. Conozco a
personas a las que los 25 minutos les va genial, y conozco a otras que prefieren entre
los 40 y los 60 minutos como intervalos de concentración intensa. Obsérvate y decide
hasta dónde quieres llevar tu capacidad de concentración. Igual que cuando empiezas a
correr no te metes a correr un maratón sin haber entrenado, te recomiendo que
empieces con poco tiempo y vayas probando, aumentando los minutos de 5 en 5, hasta
encontrar tu equilibrio. Personalmente, yo me encuentro cómodo trabajando en bloques
de 45 minutos, seguidos con descansos de 15, y no solo hacer más de dos bloques de
45 minutos seguidos sin una pausa más larga o un cambio total de tipo de tarea. Por
ejemplo, 45 minutos, concentración absoluta, 15 de descanso; y vuelvo a otros 45
minutos de concentración absoluta, seguido de otros 15 minutos de descanso. La
técnica pomodoro explota las ventajas de la concentración intensa en una actividad, por
periodos de tiempo breves y determinados alternando con periodos de descanso. Cada
vez, hay más estudios científicos que demuestran que al cerebro le viene muy bien
descansar ratitos entre actividades para afianzar conocimientos. Los resultados
muestran fuertes evidencias de que proporcionarle al cerebro pequeños periodos de
descanso interrelacionados contribuye al desarrollo de la memoria a largo plazo; y
sugieren que podrían ser cruciales para hacer más fácil y rápida la consolidación de
recuerdos. Así que recuerda, tú: concentra tu cerebro intensamente y permítele
descansar también inmediatamente, intensamente, y vuelta a trabajar.
Fin de jornada laboral
Establecer por adelantado el final de tu jornada laboral es tan importante como decidir
cuáles serán tus prioridades del día siguiente. En alguna ocasión, puede ocurrir que por
un motivo u otro no hayas sido capaz de cumplir con tus tres prioridades del día
siguiente, e igualmente puede ocurrir que no respetes tu horario de salida, en alguna
ocasión, no de manera habitual. No cumplir con tus prioridades de manera habitual y no
respetar los horarios de tu jornada laboral son el indicativo más claro de que hay algo
que está francamente mal en el modo que estás gestionando tu tiempo. Un tiempo que
estás gestionando de manera más bien pobre. Una pista hacia la solución: escoge tus
prioridades de manera más realista y termina a tu hora. Hay numerosos estudios que
demuestran que más allá de las ocho horas, nuestra capacidad de concentración y
atención disminuye sensiblemente. El cerebro necesita descanso y hemos agotado
prácticamente casi toda nuestra fuerza de voluntad. Eso significa un descenso
considerable en la calidad de nuestra toma de decisiones, una reducción de la velocidad
de ejecución, menos presencia en las reuniones con los compañeros, cansancio, poca
claridad mental, distrofia muscular por falta de actividad física y aumento del riesgo de
accidente cardiovascular. No suena muy bien. Yo aprendí esto, como muchas cosas en
mi vida, por la vía dura. Aunque en mi caso, el hecho de echar más de ocho horas
trabajando, sin que nadie me obligase, tuvo además otro tipo de coste. Hoy en día y en
especial para los que trabajamos dentro de eso que se llama knowledge workers, o los
que trabajamos en internet, la oficina existe en cualquier sitio que disponga de una
buena conexión wifi. Esto significa que es más que probable, que no haya compañeros
al lado que nos recuerden, porque se levantan y se van, que ha llegado la hora de
salida. Cuando se me presentó por primera vez la oportunidad de tener una jornada
laboral de ocho horas desde mi casa, yo me fui a celebrarlo. Recuerdo el primer día
delante del ordenador, con la sensación de estar produciendo contenido de calidad a
niveles cuasiestratoféricos, sin parar, atendiendo mil cosas, resolviéndolas, una por una,
otra tras otra. Llego al final de jornada y, como estaba en mi despacho, en mi casa,
seguí un rato más; total, no solo no iba a ser daño a nadie sino que iba a jugar
favorablemente en mi favor. Estaba demostrando que era un tío capaz, responsable y
súper productivo. Al día siguiente más de lo mismo, al tercer día, un poquito más. Un
poquito más significaba cerrar el ordenador sobre las nueve de la noche, y a veces,
retomarlo después de cenar. En medio de todo esto, mi pareja llegaba a casa tras su
jornada laboral, mi respuesta siempre era: "Cinco minutos más y ya acabo", "Cinco
minutos más, y estoy. Dame unos minutos". Y así todos los días. Lo normal era que mi
pareja llegaba, yo le decía: "Cinco minutos. Me ha surgido una cosa importante. Ahora
acabo". Me sentía mal por dentro, porque aunque deseaba que fuese cinco minutos,
tanto había dicho lo de que viene el lobo, que no yo mismo me lo creía. Era más el
deseo de que durase cinco minutos, pero, al final, eran unas dos horas. Un día mi
pareja se hartó, se le acabó la paciencia y vivimos una buena crisis. El trabajo no lo es
todo. El trabajo es un medio, no un fin en sí mismo. Una buena gestión óptima del
tiempo sabe que la relaciones interpersonales de calidad son fundamentales para
nuestra serenidad y nuestra felicidad. Y nuestra serenidad y nuestra felicidad son
esenciales para desempeñar nuestras obligaciones laborales de manera eficaz,
especialmente si hemos de ser creativos y resolutivos. Desde ese mismo día de la
crisis, cuando llegaban las seis de la tarde, me daba igual lo que estuviera haciendo. Yo
cerraba la tapa de mi ordenador y me decía: "Se acabó". Y me dedicaba a vivir y a
prestar atención a otros aspectos de mi vida, como a mi familia, a mis amigos, a mi
desarrollo personal y a mis hobbies. Cosas absolutamente fundamentales en la gestión
óptima del tiempo, orientados hacia la eficiencia, la felicidad y la serenidad. Con el
tiempo fui refinando la manera en la que acababa mi jornada laboral, porque sin saber
yo lo que eran los efectos Zeigarnik y Ovsiankina, hacían presencia recordándome, una
y otra vez, las tareas que tenía pendientes, hasta que poco a poco fui completando mi
propio ritual de salida, diciendo las prioridades del día siguiente y marcando todas las
tareas que había completado ese mismo día. Para poder comprobar de mi primera
mano que, efectivamente, había sido un muy buen día de trabajo en términos de
eficiencia y productividad. Pocas cosas hay que dé más gusto que finalizar tu jornada
con la satisfacción del deber cumplido, habiendo realizado un trabajo excelente. Para
que me quedara un mejor sabor de boca, añadí la pregunta ¿Qué he aprendido? y
¿Qué es lo mejor que ha pasado hoy? Así que recuerda: no por dedicarle más horas al
trabajo serás más eficaz. De hecho, nuestra capacidad de atención tiene un límite. La
fuerza de voluntad tiene un límite. Y el hecho de que nos tiremos más horas delante del
ordenador o en nuestro lugar de trabajo es mucho más perjudicial que beneficioso.
Planificar tu momento de parar de trabajar es tan importante como planificar tu tiempo
de trabajo. Cumple con tus prioridades y respeta tus horarios de inicio y fin de jornada.
Va en ello tu salud, tu felicidad y tu eficacia como profesional.