Métodos y herramientas para organizar el trabajo

El problema del tiempo

Principios de organización personal

Plani car el tiempo de trabajo

Ladrones de tiempo

Cómo administrar el tiempo

Establecer prioridades

Clasi cación de tareas

Tratamiento de imprevistos y urgencias

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El problema del tiempo

"La puntualidad no trata de llegar a tiempo, sino de respetar

tus compromisos"

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La gestión e ciente del tiempo para reducir el estrés

 La gestión e ciente del tiempo para reducir el estrés
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La clave está en concentrarse en la menor cantidad de cosas posibles

y dedicar tiempo a la plani cación.

El cerebro se resiente cuando se le bombardea con preocupaciones. Por

eso conviene darle información concreta para que se genere el
denominado en neuropsicología efecto túnel, por el que el individuo es
capaz de centrarse en una tarea. En muchas ocasiones es más
inteligente saber elegir que intentar ser polivalente.

Existen varios tipos de tareas que requieren de estrategias distintas para

resolverlas:

Estas son las ocupaciones que hay

que atender cuanto antes y que no
se pueden posponer. Se
Nivel de urgencia y de recomienda dedicar a estas labores
di cultad altos los momentos del día en los que se

Nivel de urgencia alto y de
di cultad bajo
Nivel de urgencia bajo y de
di cultad alto
tiene más energía y mayor
concentración.
Son las emergencias que surgen y
que son ineludibles. Por ejemplo,
realizar las tareas cotidianas en el
trabajo. Se aconseja ejecutarlas en
los momentos en los que no se
necesita una alta concentración,
por ejemplo, los tiempos entre
reuniones, si es posible.
Son aquellas tareas importantes
para el individuo, pero que pueden
plani carse con tiempo. Sin
embargo, con ellas se corre el riesgo
de procrastinar y posponerlas
continuamente.
La recomendación es utilizar los trayectos para eliminar el
ruido que genera el ritmo de vida diario.

"Se trata de contemplar el entorno y percibir el instante que

se está viviendo. Una práctica de atención plena multiplica el
bienestar y reduce el estrés y la angustia que azota en
tiempos convulsos como el actual"
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Principios de organización personal

ORGANIZAR no es otra cosa que crear una estructura que

nos permita alcanzar nuestras metas y conseguir nuestros
objetivos, de manera sistemática, aprovechando al máximo
los recursos que tenemos para ello.

PASO 1

Empezar a priorizar

Priorizar, es la primera recomendación para organizarse mejor. Es el primer paso del método
de organización personal. De hecho, es la base de la organización y de mucho más. Si
tenemos claras nuestras prioridades seremos capaces de tomar decisiones vitales con
sentido.

PASO 2

La importancia de jar objetivos

En este artículo revisamos la importancia que tiene poner objetivos a nuestras prioridades
para hacerlas tangibles y cómo deben establecerse buenos objetivos. Este es el segundo paso
de nuestro método de organización personal.

PASO 3

Desarrollar un buen plan de acción

El siguiente paso es desarrollar un plan de acción conforme a nuestras prioridades que nos
ayude a conseguir nuestros objetivos. En el plan de acción definiremos las estrategias y
acciones necesarias.

PASO 4

Plani car bien la semana

Una vez que sabemos las tareas y subtareas que tenemos que llevar a cabo para cumplir con
nuestros objetivos, decidiremos semanalmente a qué o cuales les vamos a dedicar nuestro
tiempo. Para ello es fundamental planificar bien la semana y contar con nuestro planificador
semanal.

MÉTODO DE PRODUCTIVIDAD SLOW

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Pregúntate el “para qué” detrás de lo que haces

Es importante dar significado a las cosas que hacemos, saber para qué realmente estamos haciéndolas. Así
que cuando te veas inmerso en una espiral de to dos interminable pregúntate para que haces cada cosa.
Pero no sólo una vez. Muchas. Hasta que llegues a la respuesta de verdad.
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Sé su cientemente exible

Hay días en los que todo va rodado y otros en cambio, que parece que no cunden, o que te despiertas con
menos energías o que surge algún inconveniente inesperado. Pues ya se harán al día siguiente o al otro,
cuando se puedan. Si tienes claras tus prioridades y los para qué haces las cosas, todo irá saliendo.
Recuerda que también hay que disfrutar del proceso.
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No identi ques error con fracaso sino con aprendizaje

Hay dos formas de enfrentarse al error. Aquellas personas que lo ven como un fracaso absoluto y otras
que, obviamente, sin que les guste equivocarse, lo ven como un aprendizaje para la siguiente vez hacerlo
mejor.
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La importancia del proceso – hay que disfrutar del viaje

En la sociedad en la que vivimos, sobre todo hace ya unos años se premia mucho los resultados. En muchos
casos hasta se cumple eso de que el fin justifica los medios.
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Plani car el tiempo de trabajo

Gestionar es darse cuenta, es ser exible y abierto para elegir

las mejores opciones de modo presente, atento y saludable.
Se trata de hacernos conscientes de las decisiones que
tomamos, para poder modi carlas a nuestro favor. Para ello,
es clave.

Para que cualquier organización pueda gestionar el tiempo de sus

trabajadores es necesario tener en cuenta los siguientes consejos:

Tener claros los objetivos

Antes de plani car una tarea se debe establecer un objetivo claro y ambicioso pero
alcanzable y realista. Así motivará y estimulará al equipo de trabajo. En función del
proyecto deben marcarse una serie de objetivos a cumplir, así como las funciones y
tareas que hay que desarrollar.

Definir urgencia e importancia de las tareas

Si no se plani ca y se administra el tiempo, es imposible saber qué es lo importante y

qué es lo urgente. Por ello, es necesario clasi car, analizar y priorizar las tareas en
función de su urgencia e importancia.
Tener en cuenta las fechas límite

Antes de jar un plazo o fecha límite es fundamental conocer cuál es la capacidad

productiva de cada persona y dejar siempre un pequeño margen. Trabajar más horas
no implica dedicar más tiempo a una tarea. Hay que tener cuidado con las pequeñas
fracciones de tiempo que se emplean en cosas sin importancia, pues al nal del día
pueden suponer que no se llegue a presentar un proyecto en plazo
Asignar tiempo a cada tarea

Cuando se establece una agenda, es crucial asignar a cada tarea un tiempo

determinado y cumplirlo a rajatabla. Aunque pueden surgir ciertas situaciones
especiales, lo normal es que la ejecución de una tarea se realice en el tiempo
establecido.
Asignar tiempo a la organización de las tareas y funciones a desarrollar

Si una persona trabaja sin descanso y de forma continuada, aparecerá el

agotamiento mental y físico que impedirá que rinda adecuadamente. Por eso, es
necesario gestionar el tiempo y dejar algo libre, aunque pueda resultar
contradictorio.
Planificar reuniones con tiempo

Una vez más, hay que tener claro cuál es el cometido a realizar y darle prioridad. En
una reunión se debe hablar de lo que se necesita acordar o solucionar. Para ello, es
conveniente preparar y enviar toda la documentación necesaria a los asistentes
antes de la reunión. De este modo, la reunión será más e caz y durará el tiempo
justo.
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Ladrones de tiempo

El tiempo y el capital humano son los dos recursos más valiosos que puede tener una organización,
por ello, es importante que los ladrones de tiempo sean suprimidos en la medida de lo posible.

El concepto de ladrones de tiempo hace referencia a aquellos hábitos

y actividades que hacen desperdiciar parte del tiempo mientras se
trabaja, pequeñas interrupciones o pausas que distraen de la tarea
principal que se está realizando.

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LADRONES Que Te Roban LA ENERGIA, y No Te Dejan BRI…

LADRONES Que Te Roban LA ENERGIA, y No Te Dejan

BRILLAR EN la Vida - Mario Alonso Puig
LADRONES Que Te Roban LA ENERGIA, y No Te Dejan BRILLAR EN la Vida -
Mario Alonso Puig MARIO ALONSO PUIG por el doctor Mario Alonso Puig. la falta
de afecto y perseverancia enamorarse de lo que desea tu corazón es el factor
diferenciador.
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 Son aquellos del propio trabajador,
LADRONES DE TIEMPO
que surgen de su conducta y de su
INTERNOS
modo de gestionar su tiempo.

Son los que no se pueden

LADRONES DE TIEMPO
controlar por parte del
EXTERNOS
empleado.

Los ladrones de tiempo INTERNOS más frecuentes:

Trabajar en modo ‘multitasking’ o multitarea, haciendo varias cosas a la vez.

No tener una planificación adecuada, así como trabajar sin objetivos o motivación.

No saber decir que no o delegar tareas.

Procrastinar, posponiendo tareas.

Los ladrones de tiempo EXTERNOS más frecuentes:

El teléfono, el correo electrónico y los chats internos de empresa.

Las reuniones de trabajo.

Las interrupciones y las peticiones de otros compañeros

¿Cómo eliminar los ladrones de tiempo?

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n Deja de PROCRASTINAR eliminando estos 5 ladrones d…

n Deja de PROCRASTINAR eliminando estos 5

ladrones de tiempo
Únete a SkillShare - Las primeras 500 personas que usen este enlace recibirán 2
meses de prueba gratis de Membresía Skillshare Premium:
https://skl.sh/luciajimenezvida2 ¿Quieres dejar de procrastinar? Una de las
mejores formas de lograrlo es eliminando los ladrones de tiempo, para que así
podamos centrarnos en la tarea que tenemos por delante sin distracciones.
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Lesson 5 of 8

Cómo administrar el tiempo

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Cómo organizar Mi Tiempo en 5 pasos

Cómo organizar Mi Tiempo en 5 pasos

Programa que usa para gestionar mi tiempo:
http://www.aprendizfinanciero.com/nozbe ¿Cómo organizar mi tiempo, para
ser más productivo, cumplir con todas mis actividades del día y acercarme a
lograr mis metas? Esta y otras preguntas de como administrar el tiempo te las
contamos en este vídeo educativo.
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 Herramientas electrónicas para la gestión del tiempo

La planificación del tiempo consiste en organizar tus tareas en orden de prioridades,

saber que cuentas con un determinado tiempo para cumplirlas, establecer metas y
objetivos y, finalmente, crear un plan de acción para lograrlas.
 Step 1

Google Keep

No es nada más que un gestor de notas y lista de tareas en el que tener centralizado y
ordenado desde un link a una foto o vídeo random que queremos poner en cola para
ver en otro momento.
 Step 2

OneTab

Se trata de una extensión de Chorme que permite guardar pestañas con un solo click.
 Step 3

RescueTime

Instálala en tu dispositivo y descubre en qué estás invirtiendo tu tiempo (páginas

webs, redes sociales y demás). De esta forma puedes controlar el tiempo de uso en
algunas plataformas e intentar poner foco en lo que toca.
 Step 4

SelfControl

Autobloquéate las páginas en las que más tiempo pierdas. De esta forma el control
está bajo tus manos.
 Step 5

Google Calendar

O cómo tener tu calendario organizado de manera sencilla y clara. Si todavía no lo

usas, te garantizamos que tu productividad se verá aumentada.
 Step 6

Pomodoro Tomato Timer

Si conoces la técnica Pomodoro, esta tool va de eso. Fácil, 25 minutos de actividad y 5 ó

10 minutos de descanso.
 Step 7

Planner/Trello/Asana

Las tres son herramientas para organizar el trabajo por proyectos y priorizar tareas.
Funcionan por tableros y además funcionan muy bien como interfaz colaborativa para
conversaciones e intercambio de archivos.
Existen numerosos consejos que te ayudarán a conseguir una
mejor gestión del tiempo y ser mucho más e ciente.

Sin embargo, no debes olvidar la importancia de las decisiones que se toman de

manera individual, ya que si no son coherentes, las anteriores herramientas no
servirán de nada.
Lesson 6 of 8

Establecer prioridades

Establecer la prioridad de cada actividad es la única garantía

posible de ser e caces.

Para alcanzar los objetivos, nada resulta tan útil como tener en
cuenta si la actividad en cuestión, tiene o no, una relación directa
con ellos. Por eso es importante saber identi car las
prioridades y ser capaz de manejarlas.
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Primero lo primero. Hay que Priorizar

Primero lo primero. Hay que Priorizar

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capacitación. Cursos de Liderazgo, Comunicación Efectiva, Trabajo en Equipo,
etc.
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Agenda de prioridades

El primer paso a seguir es organizar la agenda, para esto se debe tener en cuenta todas las tareas.

Se debe establecer la prioridad de las tareas con la herramienta de la matriz que se ha visto al
principio del módulo, así se identifica que tareas son prioritarias, según su importancia y
urgencia.

Como dice Stephen Covey, se debe poner primero lo primero.

Gestión de agenda de prioridades

Priorizar
Dar el orden correspondiente a tareas que son importantes para uno mismo y no
para los demás. Para ello se debe de nir la prioridad de cada tarea, en función de su
importancia para la consecución de los objetivos que se hayan establecido, es decir
no olvidar nunca cual es el n en mente propio. Para esto puedes:

-Hacer una planificación escrita

-Establecer los objetivos
-Asignar tiempos adecuados a las tareas
-Tener en cuenta tareas a planificar personales
-Prever contratiempos y soluciones

Flexibilidad y control permanente

Durante el transcurso de la jornada, pueden surgir imprevistos a los que se deba

atender o “fuegos”, Por eso mismo es importante veri car el punto en el que se esta,
si hay desviaciones por algún motivo se ha de tener conocimiento de ello para poder
adaptar la agenda y seguir con el n en mente.

Concentrar tareas

Las tareas que guarden relación entre sí en recomendable agruparlas, esto hace que
mantengas la concentración, ya que no cambias de una labor a otra y así aumenta la
productividad y e cacia. Ej: Si se esta revisando el presupuesto de un proveedor y
hay varios por revisar, hacerlo en el mismo momento, o si se esta redactando un
informe y debes elaborar varios. También es importante no dejar tareas a medias, ya
que si las fraccionas desciende el nivel de productividad, si toma mucho tiempo, es
conveniente hacer un descanso para después continuar con la misma labor.

Denegar multitareas

El estar en varias tareas de manera simultanea hace descender el nivel de

productividad y que el individuo pierda e ciencia. Ese salto o cambio de contexto es
más laborioso de lo se cree y hace que no se este totalmente concentrado en
ninguna de las tareas. Cuesta más tiempo acabar dos tareas si se estamos
continuamente pasando de una a otra que si por el contrario se enfoca en una y
después se empieza con la siguiente

Prevenir imprevistos e interrupciones

Hay que organizar la agenda con cierto margen para atender imprevistos, para que
no se genere caos en el caso de haberlos. Para no saltar de una tarea a otra, se ha de
centrar en la acción que se está ejecutando en el momento, para ello es bueno
destinar un tiempo concreto para revisar el correo, o incluso solicitar a los
compañeros o empleados que no interrumpan a ciertas horas, incluso si es posible
establecer una franja horaria sin teléfono.
Estructurar los grandes proyectos

Dividir los grandes proyectos en fases para no olvidar el n que tienen. Así se podrá
alcanzar cada etapa en el tiempo estipulado en función de su prioridad, esto hace que
se maneje el proyecto del modo adecuado. Esto también facilita el control y
cumplimiento de tareas.

Fechas límite

Establecer plazos para la nalización de las tareas con fecha anterior a la fecha límite
real es positivo ya que ejerce cierta presión no negativa y dejar un margen para los
imprevistos que puedan acontecer. En caso de no aparecer imprevistos, siempre es
mejor disponer de tiempo extra para entregar un trabajo de mayor calidad y hacerlo
de una manera más relajada gracias al margen de tiempo dado.
Lesson 7 of 8

Clasi cación de tareas

La matriz de Eisenhower, un instrumento de productividad

que ayuda a clasi car las tareas y extenderlas
razonablemente en el tiempo

La diferencia entre lo urgente y lo importante es muy

importante para conseguir una óptima gestión de las tareas.

Signi ca que una tarea requiere

atención inmediata. Estas son
las tareas pendientes que se
 deben hacer ‘aquí y ahora’. Las
URGENTE
tareas urgentes hacen que la
persona tenga un modo
reactivo, marcado por una
mentalidad defensiva, negativa,
apresurada y estrechamente
enfocada

Las tareas importantes son las

que contribuyen a una misión,
valores u objetivos a largo
plazo. A veces, las tareas
IMPORTANTE importantes también son
urgentes, pero normalmente
esto no es así. Cuando una
persona se centra en las
actividades importantes, opera
en modo receptivo, que ayuda a
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La MATRIZ de EISENHOWER: cómo priorizar tus tareas

La MATRIZ de EISENHOWER: cómo priorizar tus tareas
¿Te ha pasado alguna vez que tienes tantas cosas por hacer que te resulta difícil
tomar una decisión sobre qué deberías hacer a continuación? Deberías organizar
y priorizar tus tareas, y para ello puedes utilizar la conocida matriz de
Eisenhower. La matriz de Eisenhower nos va a permitir es clasificar nuestras
tareas en función de su importancia y su urgencia.
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Lesson 8 of 8

Tratamiento de imprevistos y urgencias

Un IMPREVISTO es una tarea extra con la que no contabas en

tu plani cación y que puedes hacer a lo largo del día si
encuentras un poco de tiempo. Es una tarea complementaria,
de impacto menor en tus objetivos que no amenaza tu plan de
trabajo para el día.

GE ST I O N A R L O S I MPR E V I ST O S

-Aceptar los imprevistos

-Ser flexibles y tener un plan B
-Es importante reservar tiempo para imprevistos ya que cada cosa, sea prevista o no va a
conllevar su tiempo
-Establecer prioridades para superar los imprevistos
-Mantener la calma, el nerviosismo puede hacer que no se piense con claridad.
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Tiempo para imprevistos e interrupciones | Productividad |…

Tiempo para imprevistos e interrupciones |

Productividad | César Piqueras
Habitualmente pensamos que todo el tiempo que dedicamos a trabajar es un
tiempo en el podemos trabajar de forma autónoma con nuestra lista de tareas.
Sin embargo nuestros días están llenos de imprevistos e interrupciones. Hoy te
quiero hablar de cómo podemos gestionar el tiempo para imprevistos e
interrupciones.
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Una URGENCIA es una tarea extra con la que no contabas en
tu plani cación para la que necesitas mucho tiempo, atención
y ritmo de trabajo. Es algo que te obliga a parar en seco lo que
estés haciendo para atenderlo de inmediato. Es una tarea
importantísima, de gran impacto para tus objetivos, que
literalmente puede tirar a la basura tu plan de trabajo para
ese día.

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¿Te comen las tareas urgentes y no avanzas?

¿Te comen las tareas urgentes y no avanzas?

Si tienes mil tareas y al acabar el día has hecho mil cosas pero siempre sigues
sin avanzar en tu negocio y todos esos proyectos que tenías llevas años sin que
vean la luz, está claro que no sabes gestionar tu tiempo y no eres productivo.
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