Documento Excel Intermedio (Semana 3)

Curso de Excel Intermedio – Documento guía Semana 3
Escuela de Extensión y Virtualidad 1

CONTENIDO
GRÁFICOS EN EXCEL .................................................................................................... 3
Tipos de gráficos en Excel ......................................................................................... 3
Crear un gráfico en excel .......................................................................................... 5
Crear un gráfico con dos ejes .................................................................................... 8
Modificar un gráfico en excel ................................................................................... 12
MINIGRÁFICOS .......................................................................................................... 14
Tipos de minigráficos en excel ................................................................................. 14
Cómo crear un minigráfico ...................................................................................... 15
Cambiar el tipo de minigráfico ................................................................................. 16
Editar un minigráfico............................................................................................... 17
Borrar un minigráfico .............................................................................................. 18
FUNDAMENTOS DE FORMATO CONDICIONAL .............................................................. 19
Razón para utilizar el formato condicional ........................................................... 19
Ejemplos de formato condicional .......................................................................... 19
¿Cómo se aplica el formato condicional? .................................................................. 20
Resaltar celdas con formato condicional ................................................................... 21
Reglas de formato condicional ................................................................................. 22
Aplicar formato condicional a valores duplicados o valores únicos .............................. 24
Formato condicional a valores únicos ....................................................................... 26
Reglas superiores e inferiores para analizar datos ..................................................... 29
Reglas superiores e inferiores de formato condicional ............................................... 29
Formato Condicional: Conjunto de íconos. ................................................................ 31
LA FUNCIÓN INDICE EN EXCEL ................................................................................... 32
Forma de referencia de la función INDICE................................................................ 34
CIBERGRAFÍA............................................................................................................. 36

GRÁFICOS EN EXCEL
Los gráficos se emplean para poder representar series de datos numéricos en formato
gráfico y de esta manera, poder hacer más fácil el análisis de estos. Sin embargo,
elegir entre las diferentes opciones de gráficos que Excel nos ofrece para mostrar la
información adecuadamente es de suma importancia. Cada tipo de gráfico mostrará
la información de una manera diferente. Es por esto que emplear el gráfico que se
ajuste más a nuestros requerimientos, nos ayudará a dar una interpretación correcta
de los datos.
Tipos de gráficos en Excel
Elegir entre los diferentes tipos de gráficos en Excel para mostrar la información
adecuadamente es de suma importancia. Cada tipo de gráfico desplegará la
información de una manera diferente así que utilizar el gráfico adecuado ayudará a
dar la interpretación correcta a los datos.
Gráficos de columna. Este tipo de gráfico hace un énfasis especial en las variaciones
de los datos a través del tiempo. Las categorías de datos aparecerán en el eje
horizontal y los valores en el eje vertical. Frecuentemente se compara este tipo de
gráfico con los gráficos de barra, donde la diferencia principal es que en los gráficos
de barra las categorías aparecen en el eje vertical.

Gráficos de línea. Un gráfico de línea muestra las relaciones de los cambios en los
datos en un período de tiempo. Este gráfico es comparado con los gráficos de área,
pero los gráficos de línea hacen un énfasis especial en las tendencias de los datos más
que en las cantidades de cambio como lo hacen los gráficos de área.
Gráficos circulares. También conocidos como gráficos de pie (en inglés) o gráficos de
torta. Estos gráficos pueden contener una sola serie de datos ya que muestran los
porcentajes de cada una de las partes respecto al total.
Gráficos de Barra. Un gráfico de barra hace un énfasis en la comparación entre

elementos en un período de tiempo específico. Este tipo de gráfico incluye cilindros,
conos y pirámides.

Gráficos de Área. Los gráficos de área muestran la importancia de los valores a través
del tiempo. Un gráfico de área es similar a un gráfico de línea, pero ya que el área
entre las líneas está relleno, el gráfico de área le da una mayor importancia a la
magnitud de los valores que lo que puede hacer un gráfico de línea.
Gráficos XY (Dispersión). Los gráficos de dispersión son útiles para mostrar la relación
entre diferentes puntos de datos. Este tipo de gráfico utiliza valores numéricos para
ambos ejes en lugar de utilizar categorías en alguno de los ejes como en los gráficos
anteriores.
Crear un gráfico en excel
Para crear un gráfico en Excel lo primero que haremos será seleccionar la tabla con
los datos, es decir, seleccionamos tanto los valores numéricos como las cabeceras de
las columnas como vemos en la siguiente imagen:

Después de seleccionar los datos iremos a:

Pestaña Insertar >> Grupo Gráficos
y elegiremos de los diferentes iconos de tipos de gráficos el que más nos guste o que
mejor convenga a los datos que queremos mostrar. En nuestro caso vamos a crear
un gráfico en Excel de barras verticales.

Para no complicarnos, de momento, elegimos el primer gráfico que nos muestra.

Una vez seleccionado, inmediatamente aparecerá el gráfico en pantalla.
El gráfico que nos muestra contiene las dos series de «Días de sol» y «Días fríos» en
barras verticales y en horizontal el nombre de los meses.

Crear un gráfico con dos ejes
Para crear un gráfico con dos ejes debemos añadir dos series de datos diferentes. Por
ejemplo, una serie que sean los días de lluvia en un año y otro que sea la pluviometría
caída en la zona (archivo de datos).
Si no cambiamos nuestro gráfico y lo creamos con los datos tal y como los tenemos
tendremos un gráfico como el de la siguiente imagen:
Como puede ver en la imagen anterior, los datos de días de lluvia prácticamente no
se aprecian. Por eso, será conveniente tener dos ejes diferentes.
Para cambiar los ejes del gráfico seleccionamos la serie de datos de la que queremos
cambiar el eje:

Y hacemos clic con el botón derecho sobre la misma. Entonces, nos aparecerá un
cuadro de diálogo como el que vemos en la siguiente imagen:
De esta lista elegiremos la opción de «Cambiar tipo de gráfico de series…», la tercera

comenzando por arriba. Al seleccionar esta opción aparecerá una ventana como la
siguiente:

Donde en la parte de abajo podremos escoger para cualquiera de las dos series el tipo
de gráfico que más se adecue a nuestras necesidades mediante los desplegables
provistos para ellos. En la siguiente imagen se puede ver donde:
• Cambiar el tipo de gráfico
• Cambiar los datos al eje secundario

Así, si seleccionamos la opción de pluviometría y cambiamos el tipo de gráfico al tipo

de gráfico línea con marcadores y después seleccionamos la casilla de eje secundario
como en la siguiente imagen ya podremos previsualizar como va a quedar nuestro
nuevo gráfico en Excel.
Como puede ver en la imagen superior un nuevo eje secundario ha aparecido a la

derecha del gráfico. Ahora sólo tendremos que darle a aceptar y modificar las
opciones de los ejes del gráfico como veremos en la siguiente imagen para tener un
gráfico en Excel mucho más fácil de interpretar.

Modificar un gráfico en excel

Para modificar el gráfico que hemos creado podremos usar los 3 botones que
aparecen a la derecha del gráfico y que nos permiten cambiar la configuración del
gráfico y su apariencia.
Por ejemplo, si damos clic en el botón con el símbolo «+» aparecerá un menú con los
elementos del gráfico que podemos quitar o añadir. En la siguiente imagen vemos los
elementos del gráfico que están automáticamente añadidos.
Además, este menú tiene submenús que nos permiten tener un mayor control sobre
las opciones del gráfico. Por ejemplo, en el caso de las «Líneas de cuadrícula» (que
siempre se recomienda quitarlas) tendremos las siguientes opciones:

Seleccionando o quitando los diferentes elementos podemos tener un gráfico más

limpio o añadir más información según la necesitemos. Si quitamos las líneas de
cuadrícula y añadimos las etiquetas de datos tendremos lo siguiente:
Finalmente, mediante el icono del embudo podremos filtrar o modificar la

información que aparece en nuestro gráfico. Esto es particularmente útil si
quisiéramos modificar las series que mostramos en nuestro gráfico o si queremos
modificar la cantidad de información mostrada. Al seleccionar el icono del embudo al
lado de nuestro gráfico nos aparecerá un menú como el siguiente:
Si damos clic sobre el icono sombreado en la imagen anterior veremos cómo podemos
modificar los datos de entrada de la serie seleccionada.

MINIGRÁFICOS
Los minigráficos de Excel son gráficos muy pequeños que caben dentro de una celda
y nos permiten mostrar el comportamiento de los datos a través del tiempo o
representar las variaciones que existen en la información.
Es importante saber que, a diferencia de los gráficos de Excel, los minigráficos solo
pueden representar una serie de datos a la vez.
Tipos de minigráficos en excel

• Línea: Similar a un gráfico de línea
• Columna: Similar al gráfico de columnas.
• Ganancia o pérdida: Este tipo de minigráfico no tiene parecido con ningún gráfico
de Excel ya que solo representa dos tipos de valores: ganancias o pérdidas. Un
cambio positivo en los datos será representado como ganancia mientras que un
cambio negativo como pérdida.
En la siguiente imagen puede observar cada uno de los tipos de minigráficos en el

mismo orden en que fueron mencionados:

Cómo crear un minigráfico

Para crear un minigráfico debemos seleccionar primero los datos que serán
graficados. Es importante seleccionar solamente los datos, sin títulos de columna ni
etiquetas. Posteriormente ir a la ficha Insertar y dentro del grupo Minigráficos pulsar
el botón correspondiente al tipo de minigráfico que deseamos crear lo cual mostrará
el cuadro de diálogo Crear grupo de Minigráfico.
Dentro del cuadro de diálogo debemos seleccionar el rango de celdas donde serán
colocados los minigráficos y pulsar el botón Aceptar. Cada minigráfico quedará
vinculado a los datos y si existe alguna modificación, el minigráfico será actualizado
automáticamente.
Si al momento de crear los minigráficos ha seleccionado varias filas (o columnas) de

datos, Excel creará un grupo de minigráficos. Una manera rápida de saber si los

minigráficos están agrupados es seleccionando uno de ellos y Excel colocará un borde

y un color de fondo especial sobre todos los minigráficos del mismo grupo.
Una ventaja de tener los minigráficos agrupados es al momento de editarlos ya que

cualquier cambio en el estilo será aplicado de manera automática a todo el grupo. Sin
embargo, si quieres desagrupar los minigráficos para tratarlos de manera individual,
puedes hacerlo con el comando Herramientas para minigráfico > Diseño > Agrupar >
Desagrupar.
Cambiar el tipo de minigráfico

Si después de crear los minigráficos decide que no son del tipo adecuado, no es
necesario eliminarlos y volver a crearlos, sino simplemente cambiar su tipo. Este
cambio lo podemos hacer seleccionando el grupo de minigráficos y en Herramientas
para minigráfico, dentro del grupo Tipo, elegir el nuevo tipo.

Editar un minigráfico
Una de las modificaciones que podemos hacer a un grupo de minigráficos es cambiar
su estilo, es decir, los colores utilizados en el minigráfico. Puede encontrar y
seleccionar un estilo diferente desde Herramientas para minigráfico > Estilo.
Además de poder elegir un nuevo estilo, también podemos mostrar puntos

específicos dentro del minigráfico como los siguientes:
• Punto alto: Aplica un color diferente al dato de mayor magnitud.

• Punto bajo: Aplica un color diferente al dato de menor magnitud.
• Puntos negativos: Aplica un color diferente a todos los valores negativos.
• Primer punto: Resalta el primer punto de la serie.
• Último punto: Resalta el último punto de la serie.
• Marcadores: Sólo disponible para los minigráficos de línea que coloca
marcadores para todos los puntos de la serie.

Cada uno de estos puntos puede mostrase u ocultarse a través de las cajas de
selección ubicadas en la ficha Herramientas para minigráfico.
Un tema importante de mencionar al hablar de la edición de un minigráfico es la

modificación de su tamaño. La manera de aumentar o disminuir el tamaño de un
minigráfico es modificando el ancho o el alto de la celda a la que pertenece ya que el
minigráfico se ajustará para ocupar la totalidad de la celda. Por otro lado, ya que es
posible colocar un minigráfico dentro de celdas combinadas, podemos aumentar el
tamaño de un minigráfico combinando varias celdas evitando así la modificación del
ancho o alto de celdas individuales.
Borrar un minigráfico
Un minigráfico no puede ser eliminado con solo seleccionarlo y pulsando la tecla
Suprimir. Es necesario seleccionarlo e ir a la ficha Herramientas de minigráfico y
pulsar el botón Borrar.
El botón Borrar nos permite eliminar solo el minigráfico seleccionado, que es la opción
predeterminada, o también podemos borrar todo el grupo de minigráficos. Estas
mismas opciones de borrado las encontramos al hacer clic derecho sobre un
minigráfico y seleccionando la opción de menú Minigráficos.

FUNDAMENTOS DE FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional en Excel es una manera de hacer que la herramienta aplique

un formato especial para aquellas celdas que cumplen con ciertas condiciones. Por
ejemplo, se puede utilizar el formato condicional para cambiar el color de las celdas
que tienen un valor negativo.
Razón para utilizar el formato condicional
Siempre tiene la opción de aplicar manualmente un formato a cada una de las celdas
que cumplen con una condición, pero eso se puede convertir en un proceso largo y
repetitivo, especialmente si tienes una tabla de datos muy grande y que cambia
frecuentemente. Es por eso que el formato condicional puede hacer más fácil la tarea
de cambiar automáticamente el formato de la celda que cumple con ciertos criterios.
Ejemplos de formato condicional

Formato especial para todos los valores Resaltar los valores por debajo del
entre 20 y 30: promedio (Para este ejemplo el
promedio es 22.2).

¿Cómo se aplica el formato condicional?
Debe seleccionar las celdas a las que se les aplicará el formato condicional y después
hacer clic en el comando Formato condicional que aparece en el grupo Estilos de la
ficha Inicio.
Como ya se mencionó previamente, al seleccionar alguna de las opciones del menú,

el formato se aplicará para aquellas celdas que cumplan con cierta condición o regla.
Un formato condicional en Excel está siempre basado en una regla que
posteriormente se podrá editar si así lo deseas. Las reglas que se crean para los
formatos condicionales se pueden dividir en dos grandes grupos:

Reglas basadas en valores de celda: Estas reglas se basan en el mismo valor de la

celda (Mayor que, Menor que, Igual a, Entre, etc.).
Reglas basadas en fórmulas: Estas reglas ofrecen mayor flexibilidad porque puedes
aplicar un formato especial utilizando una fórmula donde podrás aplicar una lógica
más compleja. Por lo mismo es un poco más complicado de aprender, pero una vez
que lo hagas seré muy intuitivo de utilizar.
Resaltar celdas con formato condicional
Esta opción de menú nos dará la oportunidad de destacar celdas que cumplan con la
regla de formato condicional especificada. Cada opción muestra su propio cuadro de
diálogo solicitando los argumentos necesarios para crear la regla.

Reglas de formato condicional
La opción Es mayor que muestra el siguiente cuadro de diálogo:
En el primer cuadro de texto deberá colocar un número a partir del cual se aplicará el
formato especificado. Para este ejemplo digita el número 50 en la caja de texto, el
formato predeterminado y el resultado fue el siguiente:
Las opciones Es menor que, Es igual a, Texto que contiene, esperan que ingrese un
solo valor con el cual comparar las celdas a las que se aplicará el formato. La opción
Entre muestra un cuadro de diálogo diferente porque solicita 2 valores que
delimitarán el rango de valores a buscar:

La opción Una fecha muestra una lista de opciones de donde podrás seleccionar la
que mejor se adapte a tus necesidades.
Por supuesto, es necesario que tus celdas tengan datos de tipo fecha de manera que
esta regla de formato condicional pueda encontrar valores coincidentes.
Finalmente la opción Duplicar valores te permitirá resaltar ya sea los valore únicos o
los valores duplicados dentro de tus datos:

Solamente debe elegir la opción adecuada de la lista de selección y se aplicará la regla

de formato condicional adecuada.
Aplicar formato condicional a valores duplicados o valores únicos
En esta ocasión veremos cómo aplicar formato

condicional a aquellas celdas que son únicas en
nuestra lista de datos o por el contrario, aplicar
formato condicional a aquellas celdas que se
repiten.
En primer lugar, deberá seleccionar el rango de

datos al cual se le aplicará el formato condicional:
Después deberá ir al menú Inicio y en el grupo

Estilos hacer clic sobre Formato Condicional y
posteriormente desplegar el menú Resaltar
reglas de celdas y elegir la opción Duplicar
valores.

Se mostrará el cuadro de diálogo Duplicar Valores.
Deja las opciones predeterminadas y haz clic en Aceptar. Todos los valores son
resaltados excepto el sábado porque es el único de toda la lista que no se repite:

Formato condicional a valores únicos
Ahora vamos a invertir el formato, es decir, queremos que el formato se aplique a los
valores únicos de nuestros datos y en este caso significará que solamente la celda del
día Sábado quedará con formato. De nuevo selecciona el rango de datos y haz clic en

la ficha Inicio en el grupo Estilos selecciona el comando Formato condicional y a

continuación en Administrar reglas.
Eso mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales.
En el cuadro de diálogo podrá observar la regla que acabamos de crear. Dar clic sobre
la regla para seleccionarla y posteriormente clic sobre el botón Editar regla lo cual
mostrará el cuadro de diálogo Editar regla de formato. Sobre este nuevo cuadro de
diálogo selecciona la opción única dentro de la lista desplegable.

Da clic en el botón Aceptar. Y de nuevo da clic sobre Aceptar y

se aplicará la nueva regla sobre los datos dejando solamente al
día sábado con un formato especial por ser el único valor que
no se repite.
El formato condicional es una característica muy poderosa de

Microsoft Excel que le ayudará a presentar adecuadamente los
datos.

Reglas superiores e inferiores para analizar datos
Reglas superiores e inferiores de formato condicional
La regla 10 superiores te permitirá resaltar de manera inmediata las celdas que

contengan los 10 valores con mayor valor dentro del rango de celdas. El cuadro de
diálogo de esta regla es el siguiente:

Observa que puede cambiar el número de elementos a seleccionar, por lo que en

lugar de los 10 superiores podría seleccionar los 20 superiores si así lo deseas. La regla
10 inferiores funciona de manera similar, solo que Excel obtendrá las celdas con
menor valor dentro del rango.
La regla 10% de valores superiores es similar a las reglas anteriores, pero en lugar de
indicar un número específico de celdas se introduce un porcentaje de celdas a
seleccionar. Por ejemplo, dentro de un rango que contiene 20 celdas, si se especifica
un 10% entonces el formato condicional se aplicará a las 2 celdas con mayor valor
porque el 10% de 20 celdas son 2 celdas. El cuadro de diálogo es el siguiente:
De la misma manera puede aumentar o disminuir el porcentaje. Si especifica un 20%

para un rango de 20 celdas, entonces el formato condicional se aplicará a 4 celdas. La
regla 10% de valores inferiores selecciona el 10% de celdas del rango que tenga el
menor valor.
Finalmente, la regla Por encima del promedio hace dos cosas. En primer lugar, calcula
el valor promedio de las celdas del rango seleccionado y posteriormente aplica el
formato condicional a todas aquellas celdas que tienen un valor por encima del
promedio recién calculado. Al no tener ningún argumento, el cuadro de diálogo de
esta regla solamente solicita el formato a aplicar:

La regla Por debajo del promedio seleccionará todas las celdas que tengan un valor
inferior al promedio.
Formato Condicional: Conjunto de íconos.
Permite aplicar un conjunto de íconos a las celdas seleccionadas que cumplan una
condición determinada. Teniendo en cuenta el siguiente ejemplo:
Seleccionamos las celdas que contienen las definitivas (B2 hasta B6). Luego vamos al
menú INICIO / FORMATO CONDICIONAL / CONJUNTO DE ÍCONOS y seleccionamos
el conjunto .

Luego en FORMATO CONDICIONAL seleccionamos ADMINISTRAR REGLAS para

definir los rangos. Damos clic en la regla deseada y luego EDITAR REGLA.
Por lo general siempre se evalúan los formatos con porcentajes, pero si deseamos lo
cambiamos a números enteros de la siguiente forma:
LA FUNCIÓN INDICE EN EXCEL
La función INDICE en Excel nos ayuda a obtener el valor de una celda dentro de una
matriz especificando el número de fila y columna. Esta función tiene dos formas de
uso: de forma matricial y de forma de referencia.

En su forma matricial, la función INDICE en Excel nos ayuda a obtener el valor de la

celda que se encuentra justamente en el cruce de la fila y de la columna que hayamos
especificado. La sintaxis de la función INDICE es la siguiente:
• Matriz (obligatorio): El rango de celdas que conforma nuestra tabla de datos.

• Núm_fila (opcional): El número de fila de la celda que contiene el valor que
necesitamos.
• Núm_columna (opcional): Este argumento es opcional solamente si la Matriz
consta de una sola columna, de lo contrario debe especificarse el número de
columna de la celda buscada.
Tanto el Núm_fila como el Núm_columna comienzan con el número 1 que indica la

primera fila o la primera columna de nuestra matriz. Ambos argumentos deben
indicar una celda válida dentro de la matriz o de lo contrario recibiremos un error del
tipo #¡REF!.
Observa la siguiente tabla de datos que contiene los montos de venta de varios
productos correspondientes a diferentes meses del año.

En la celda D12 está la función INDICE que ayuda a obtener el valor de la celda que se
encuentra en la fila 3 y en la columna 2 de la matriz (B2:E9) lo cual corresponde a las
ventas del Producto 3 en el mes de Febrero.
Es importante que observe que los números de fila y de columna que se pasan como
argumentos a la función INDICE no son los números de fila y de columna de la hoja de
Excel sino de la matriz que se especifica como primer argumento de la función.
Forma de referencia de la función INDICE
La segunda forma de uso de la función INDICE en Excel es similar a la anterior, pero

con la diferencia de que en lugar de especificar una sola matriz podemos indicar más
de una matriz. Bajo esta forma, la función INDICE tiene una sintaxis un poco diferente
que el método anterior:

• Ref. (obligatorio): La referencia a las matrices que tienen los datos.

• Núm_fila (obligatorio): El número de fila de la celda que deseamos obtener.
• Núm_columna (opcional): El número de columna de la celda a obtener.
• Núm_área (opcional): Ya que Ref. puede tener especificados varios rangos
como A1:C6, A8:C11 entoncesNúm_área indicará cuál de los rangos se debe
utilizar.
Si Núm_fila y Núm_columna indican una celda fuera de la matriz recibiremos un error

del tipo #¡REF!.

CIBERGRAFÍA
www.exceltotal.com
https://support.office.com

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Como puede ver en la imagen superior un nuevo eje secundario ha aparecido a la

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Modificar un gráfico en excel

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Seleccionando o quitando los diferentes elementos podemos tener un gráfico más

Finalmente, mediante el icono del embudo podremos filtrar o modificar la

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Tipos de minigráficos en excel

En la siguiente imagen puede observar cada uno de los tipos de minigráficos en el

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Cómo crear un minigráfico

Si al momento de crear los minigráficos ha seleccionado varias filas (o columnas) de

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minigráficos están agrupados es seleccionando uno de ellos y Excel colocará un borde

Una ventaja de tener los minigráficos agrupados es al momento de editarlos ya que

Cambiar el tipo de minigráfico

Escuela de Extensión y Virtualidad 16

Además de poder elegir un nuevo estilo, también podemos mostrar puntos

• Punto alto: Aplica un color diferente al dato de mayor magnitud.

Escuela de Extensión y Virtualidad 17

Un tema importante de mencionar al hablar de la edición de un minigráfico es la

Escuela de Extensión y Virtualidad 18

FUNDAMENTOS DE FORMATO CONDICIONAL

El formato condicional en Excel es una manera de hacer que la herramienta aplique

Razón para utilizar el formato condicional

Ejemplos de formato condicional

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¿Cómo se aplica el formato condicional?

Como ya se mencionó previamente, al seleccionar alguna de las opciones del menú,

Escuela de Extensión y Virtualidad 20

Reglas basadas en valores de celda: Estas reglas se basan en el mismo valor de la

Resaltar celdas con formato condicional

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Reglas de formato condicional

La opción Es mayor que muestra el siguiente cuadro de diálogo:

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Escuela de Extensión y Virtualidad 23

Solamente debe elegir la opción adecuada de la lista de selección y se aplicará la regla

Aplicar formato condicional a valores duplicados o valores únicos

En esta ocasión veremos cómo aplicar formato

En primer lugar, deberá seleccionar el rango de

Después deberá ir al menú Inicio y en el grupo

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Se mostrará el cuadro de diálogo Duplicar Valores.

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