Tema1 Excelintermedio Completo

Escuela Nacional de Estadística e Informática
EXCEL INTERMEDIO
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GRÁFICO DE ANILLOS
Los gráficos de anillos nos permiten mostrar los datos como un porcentaje del
total, en ese sentido son similares a los gráficos de circulares (gráficos de
pie). Con estos gráficos podemos fácilmente enfocar nuestra atención en el
tamaño de cada sección del anillo.
Gráfico de anillos en Excel
Aunque los gráficos de anillos son similares a los gráficos circulares se

diferencian porque pueden contener más de una serie de datos. Cada serie de
datos que se trace agregará un nuevo anillo al gráfico. El gráfico mostrado en la
imagen anterior representa una sola serie de datos, en el siguiente ejemplo
muestro el efecto sobre el gráfico al especificar dos series de datos:
campusvirtual@inei.gob.pe Numero de Pagina: 2 Total de Paginas:145

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En este ejemplo el anillo de datos interior representa la serie del año 2010 y el
anillo exterior la serie datos del 2011. Cada nueva serie de datos que se agregue
irá añadiendo un anillo exterior al gráfico.
Aunque los múltiples anillos podrían ser una característica única de este tipo de
gráficos debes tener cuidado en no sobre utilizarlos o de lo contrario tus gráficos
serán difíciles de entender con tantos anillos juntos.
GRÁFICOS DE BURBUJA
Los gráficos de burbuja nos permiten mostrar tres dimensiones de datos en un

gráfico de dos dimensiones. El gráfico de burbuja es una variación del gráfico de
dispersión en donde los puntos son reemplazados por burbujas.

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El tamaño de las burbujas es lo que representa la tercera dimensión de datos en el

gráfico. Las burbujas se grafican de acuerdo a los valores de X y de Y mientras
que su tamaño será proporcional al tercer valor. Los gráficos de burbuja son
frecuentemente utilizados para presentar información financiera ya que los
diferentes tamaños de las burbujas enfatizan adecuadamente los diferentes
valores financieros.
Gráfico de burbuja en Excel
Para crear un gráfico de burbuja debemos dar un formato adecuado a nuestros

datos. En primer lugar debemos tener una tabla de datos con tres columnas y
asegurarnos de que el orden sea el siguiente: valores x, valores y, valores z
(tamaño de burbuja).
Posteriormente debemos ir a la ficha Insertar y seleccionar el botón Otros que se

encuentra dentro del grupo Gráficos y entonces seleccionar la opción Burbuja.

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Excel tomará los datos de la tabla y creará el gráfico de burbuja correspondiente:

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Es este gráfico de burbuja tenemos el número de productos desplegado en el eje

horizontal, las ventas en el eje vertical y el porcentaje de mercado está
representado por el tamaño de las burbujas. Es muy fácil con este gráfico
identificar de inmediato la burbuja más grande, la cual representará el mayor
porcentaje de mercado, mientras que será evidente la ubicación de la burbuja con
el menor tamaño.
GRÁFICOS DE DISPERSIÓN
Los gráficos de dispersión también son

conocidos como gráficos XY y su función
principal es la de mostrar la relación que
existe entre los valores numéricos de
diferentes series de datos sobre los ejes
de coordenadas XY.
Considera la siguiente tabla de datos de

temperaturas en grados Celsius donde la
primera columna tiene la hora del día, la
segunda columna la temperatura prevista
y la tercera columna la temperatura real.
Gráficos de dispersión en Excel
Para crear el gráfico de dispersión

selecciona la tabla de datos y en la ficha
Insertar dentro del grupo Gráficos
selecciona el botón Dispersión y
posteriormente la opción Dispersión
solo con marcadores.

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Excel insertará el gráfico de dispersión en la hoja el cual será similar al mostrado

en la imagen de arriba. A parte de este tipo de gráfico de dispersión con
marcadores se encuentran aquellos que utilizan líneas. Por ejemplo, tomando la
misma tabla de datos, un Gráfico de Dispersión con líneas rectas y
marcadores se verá de la siguiente manera:

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Algunos podrían argumentar que este tipo de gráfico de dispersión es similar a

un gráfico de líneas y aunque de primera vista parecieran idénticos existen
algunas diferencias importantes entre ellos.
GRAFICAR FUNCIONES MATEMÁTICAS EN EXCEL
Un gráfico de Excel es una buena alternativa para desplegar la información de una

función matemática o trigonométrica. En esta ocasión mostraré dos técnicas para
graficar funciones en Excel ya sean de una o de dos variables.
Graficar funciones en Excel
Para este ejemplo graficaré la función Y = SEN(X) con la condición de mostrar los
valores calculados para X desde -5 hasta +5 con incrementos de 0.5. Observa el
resultado en la siguiente gráfica:
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Las columnas A y B contienen los valores para X y para Y respectivamente. Por

ejemplo, la celda B2 tiene la siguiente fórmula:
=SENO(A2)
De esta manera, para cada valor de X de la columna A, se calcula el valor de Y en

la columna B. El gráfico utilizado es un gráfico de Dispersión con líneas rectas y
marcadores. Para dar una vista similar a la que observas en la imagen superior
debes hacer lo siguiente:
 Agregar líneas de división secundarias para los ejes horizontal y vertical. Para
agregar estos ejes debes seleccionar el gráfico y en la ficha Presentación pulsar el
botón Líneas de la cuadrícula y para cada eje seleccionar la opción Líneas de división
principales y secundarias.

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 Mover las etiquetas del eje. De manera predeterminada el gráfico tendrá las
etiquetas a un lado cada eje, pero si deseas moverlas por fuera de las líneas de
división debes pulsar el botón Ejes, seleccionar cualquiera de los ejes primarios y
posteriormente la opción Más opciones del eje que es la última de las opciones del
menú. Se mostrará el cuadro de diálogo Dar formato a eje en donde deberás cambiar
el valor para Etiquetas del eje y seleccionar la opción Bajo.

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Para tener un gráfico de mayor exactitud será suficiente con agregar más valores
a la columna A y además reducir los incrementos entre un valor y otro.
Graficar funciones de dos variables en Excel
También podemos graficar funciones en Excel que utilicen dos variables como
la función Z = COS(X) * SEN(Y).
Para graficar esta función tendré las siguientes condiciones: Se graficarán 16
valores de X en un rango de 0 a 3 con incrementos de 0.20 y se graficarán 16
valores de Y en un rango de 2 a 5 con incrementos de 0.20. Observa el resultado
en la siguiente imagen:
El tipo de gráfico de Excel utilizado es un gráfico de Superficie 3D el cual puedes

encontrar al pulsar el botón Otros en el grupo Gráficos de la ficha Insertar.

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Antes de crear el gráfico debes de asegurarte de tener la tabla de datos adecuada

de manera que el cruce entre una columna (X) y una fila (Y) tenga el resultado
para Z utilizando la función definida. Por ejemplo, la celda C3 del ejemplo tiene la
siguiente fórmula:
=COS(C1)*SENO(A3)
Por último recuerda que entre más valores se proporcionen, mayor detalle y
exactitud tendrás al momento de graficar funciones matemáticas en Excel.
GRÁFICA DE PASTEL DENTRO DE UNA CELDA
Existe una manera sencilla de complementar tu tablero de control de Excel con

gráficos de pastel dentro de una celda tal como observas en la siguiente
imagen:
Es muy sencillo hacerlo, solo necesitas seguir estos pasos.

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Descargar fuente de gráficos de pastel
El primer paso es descargar la fuente que contiene los pequeños íconos de las
gráficas. Esta fuente se llama “Pie Charts for maps” y contiene todos los íconos
necesarios, empezando con el círculo vacío (letra “a”) y terminando con el círculo
lleno (letra “u”). Una vez que has descargado el archivo debes instalar la fuente en
tu computadora (Si no recuerdas cómo hacerlo aquí encontrarás un tip para
instalar una nueva fuente en Windows 7).
Fórmula para mini gráficos de pastel
IMPORTANTE: Si ya has aplicado el SP1 de Office 2010, la función CAR

cambia su nombre a CARACTER.
Una vez instalada la fuente, abre la hoja de Excel donde se encuentran los datos
que deseas graficar. En el siguiente ejemplo tengo una tabla que tiene los datos
de ventas para cada trimestre de un año. Utilizaré cada uno de los porcentajes de
ventas para crear el monográfico adecuado.
En la columna C insertaré los minigráfico por lo que colocaré en la celda C2 la

siguiente fórmula:
=CAR(CODIGO("a") + REDONDEAR(B2*21,1))
Esta misma fórmula debe ser copiada a todas las celdas de la columna C que
mostrarán la gráfica. Es importante mencionar que aún no verás los minigráfico
sino que la columna mostrará las letras que corresponden al porcentaje adecuado
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y que podrá ser desde la letra “a” hasta la letra “u” tal como lo puedes observar en
la siguiente imagen:
Para poder ver los minigráficos deberás cambiar el tipo de fuente de la columna C
al tipo “Pie Charts for maps”, que es la fuente que instalamos en nuestro
ordenador en el primer paso.
Listo, en este punto debes tener las gráficas de pastel dentro de las celdas. De
manera opcional podrías aplicar formato condicional para darle el aspecto que
requieres, como el color del minigráfico, de acuerdo a los porcentajes que
representan.
Observaciones:
La limitante de este método es que al compartir tu archivo Excel con alguien más
será muy probable que no puedan ver las gráficas de pastel dentro de las
celdas porque no tendrán instalada la fuente requerida. Para que la otra persona
vea las gráficas tendrá que descargar e instalar la fuente en su propio equipo.
GRÁFICA DE BARRAS DENTRO DE UNA CELDA
Una gráfica de barras puede dar un significado especial a los datos en Excel ya
que permite visualizar adecuadamente la tendencia de los mismos.
De la misma manera que en el artículo Gráfica de pastel dentro de una celda, en

esta ocasión mostraré un comportamiento similar pero con una gráfica de barras
que estará dentro de una celda de Excel.

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Descargar la fuente para gráficos de barras
El primer paso es descargar la fuente que nos ayudará a mostrar el minigráfico.

Una vez que hayas descargado la fuente debes instalarla en tu equipo (Clic aquí si
no recuerdas cómo instalar una fuente). Esta fuente tiene una representación de
barra para cada número entre el 0 y el 9 por lo que debemos adecuar nuestros
datos para que tengan un valor en dicho rango y puedan ser representados por
una barra. Supongamos la siguiente tabla de datos:
Normalizar datos para gráfico de barras
Para normalizar la información se puede aplicar la siguiente fórmula a cada celda:
=REDONDEAR(día_semana/MAX(todos_días)*9,0)
La fórmula obtiene el valor máximo del rango de todos los días de la semana para
un producto y lo utiliza como divisor para las ventas de un solo día. Se multiplica
por 9 porque es el rango que necesito para utilizar la fuente adecuada. En un
ejemplo concreto, la fórmula para las ventas del domingo del Producto A que se
encuentra en la celda C3 será la siguiente:
=REDONDEAR(C3/MAX($C$3:$I$3) * 9,0)

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Esta fórmula se debe repetir para todas las demás celdas para obtener el
siguiente resultado:
Ahora que los datos ya están normalizados, debo concatenar cada uno de los
valores en las columnas J a la P y colocarlas en un nueva celda utilizando la
función CONCATENAR. El resultado es el siguiente:
El resultado de la columna Q son los datos base para cada una de las barras. Sólo
resta cambiar el tipo de fuente de la columna Concatenado a bargraph que es la
fuente que instalamos al principio:
Con este último cambio tendrás el resultado deseado.

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Finalmente puedes ocultar las columnas con los datos normalizados y dar formato
a las celdas de la columna Concatenado para tener una presentación adecuada
los mini gráficos.
TABLA DE COMPARACIÓN CON SÍMBOLOS
Una tabla de datos puede entenderse y visualizarse mejor si reemplazamos los

datos por pequeños gráficos (símbolos) que nos ayuden a comprender la
información con tan sólo dar un vistazo. Para este ejemplo tengo una tabla de
datos que contiene las calificaciones de varios proveedores previamente
evaluados. Estas calificaciones van del 1 al 25. Observa cómo es difícil visualizar
los puntos fuertes y débiles de cada proveedor en la tabla:
Tabla comparativa con símbolos
Para mejorar la visualización reemplazaré los números por un símbolo que me

ayudará a entender mejor los datos. El resultado será el siguiente:

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Para alcanzar esta visualización debes seguir los siguientes pasos: En una celda
vacía agregaré los símbolos que utilizaré, y para ello debes hacer clic sobre el
comando Símbolo que se encuentra en la ficha Insertar:
Este comando abre el cuadro de diálogo Símbolo y elegiremos la fuente

Wingdings 2

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Busca los símbolos que se muestran encerrados en un recuadro e insértalos en el

siguiente orden:
Fórmula para conversión de datos
IMPORTANTE: Si ya has aplicado el SP1 de Office 2010, la función MED

cambia de nombre a EXTRAE.
Para este ejemplo, los símbolos fueron insertados en la celda A8 y mi tabla de

datos se encuentra en el rango B2:G5. Es importante tener estas referencias de
celda en mente para insertar el primer símbolo que representará el valor de la
celda B2 y que lo haré con la siguiente fórmula:
=MED($A$8,MULTIPLO.INFERIOR((B2-1)/5,1) + 1,1)
En esta fórmula puedes notar varias cosas importantes. En primer lugar la función
MULTIPLO.INFERIOR ayuda a convertir el dato de la celda B2 en un dato con
valor entre 1 y 5 que permitirá a la función MED seleccionar el símbolo adecuado
de los que se encuentran en la celda A8.Recuerda que estos símbolos los estaré
insertando en celdas diferentes a las celdas que contienen los datos originales.
Es probable que observes en un inicio las celdas vacías, pero será suficiente con
que cambies el tipo de fuente de las celdas para que sean de tipo Wingdings 2 y
muestren el símbolo que corresponde. Al autollenar el resto de las celdas con esta
fórmula tomarán los valores adecuados. Finalmente puedes darle el tamaño
apropiado a los símbolos y colores adecuados.
ORDENAR RÁPIDAMENTE EN EXCEL
Podemos ordenar los datos de manera rápida utilizando los comandos A-Z y Z-A.
Solamente selecciona una celda que pertenezca a la columna por la que se
realizará el ordenamiento y selecciona la opción Ordenar de A-Z (ascendente) o
la opción Ordenar de Z-A (descendente) que son parte del menú desplegable del
botón Ordenar y filtrar de la ficha Inicio.

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Estos mismos comandos los puedes encontrar en la ficha Datos como parte del
grupo Ordenar y filtrar.
FÓRMULA PARA ORDENAR DATOS EN EXCEL
Excel nos permite ordenar la información rápidamente utilizando el comando

Ordenar y filtrar, pero en ocasiones necesitamos una fórmula para ordenar datos
en Excel y en esta ocasión te mostraré una alternativa para hacerlo.
Los datos que utilizaremos en nuestro ejemplo tienen una columna de texto y otra
columna de números. En el primer ejemplo ordenaremos los datos por los datos
numéricos y en el segundo ejemplo ordenaremos por los valores de texto.

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FÓRMULA PARA ORDENAR DATOS NUMÉRICOS
Para nuestro primer ejemplo haremos un ordenamiento descendente de la

columna Calificación. La función que nos permitirá hacer esto de una manera
sencilla será la función JERARQUIA.EQV la cual obtiene la posición de un número
dentro de un rango. Es importante mencionar que esta función está disponible a
partir de Excel 2010, para versiones anteriores debes utilizar la función
JERARQUIA. Ahora considera la siguiente fórmula:
=JERARQUIA.EQV(B2,$B$2:$B$9)
Esta fórmula obtiene la posición del valor en B2 dentro del rango B2:B9 que para
nuestro ejemplo será la posición 3, observa el resultado:

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La columna Posición asigna el número 1 al valor más alto dentro del rango y a
partir de ahí se enumeran todos los registros. Puedes ver que la posición 8
corresponde a la calificación 61 la cual es la más baja de todas las calificaciones.
Ahora que ya tenemos las posiciones podemos ordenar los datos utilizando como
referencia la columna posición y utilizando la función INDICE y la función
COINCIDIR de la siguiente manera:
=INDICE($A$2:$A$9,COINCIDIR(E2,$C$2:$C$9,0))
La función INDICE obtiene un valor dentro de un rango con solo especificar su fila.
Con esta fórmula estamos buscando dentro del rango A2:A9 y la fila la obtenemos
al hacer coincidir el número 1 de la columna E con el número 1 de la columna C
(Posición) que para nuestro ejemplo es Roberto:
Al copiar la fórmula hacia abajo obtenemos automáticamente el nombre de cada

alumno de acuerdo a su posición. Para obtener el dato de la calificación usamos
una fórmula idéntica a la anterior con la diferencia de que la función INDICE hará
la búsqueda sobre el rango B2:B9:

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Con esto hemos ordenado los datos de manera descendente utilizando una
columna numérica. Si queremos hacer un ordenamiento ascendente debemos
hacer un solo cambio en la función JERARQUIA.EQV de la columna Posición
colocando un número 1 como el tercer argumento de la función lo cual hará que
los datos se ordenen de manera ascendente. Observa la fórmula de la celda C2 y
el resultado del ordenamiento en los datos:
En este caso los datos se ordenan comenzando por la calificación de menor valor
hasta la de mayor valor. Así que con solo modificar el tercer argumento de la
función JERARQUIA.EQV podrás controlar el tipo de ordenamiento de los datos.

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DESEMPATE DE VALORES NUMÉRICOS
Nuestro ejemplo anterior funcionó a la perfección porque no tenemos

calificaciones repetidas entre los alumnos pero observa lo que sucede si Ignacio y
Brenda tienen la misma calificación:
Al tener dos datos numéricos del mismo valor, la función JERARQUIA.EQV

determina un empate entre ambos y les otorga la misma posición, que en nuestro
ejemplo es la posición 5, pero la siguiente posición otorgada será la posición 7
saltándose la posición 6 y por lo tanto generando un error en nuestra tabla
ordenada.
Para solucionar este problema utilizaré una columna auxiliar donde sumaré a cada
calificación el número de fila donde se encuentran los datos. De esta manera, la
calificación 77 de Sonia en la columna auxiliar tendrá un valor de 77.000002
porque se encuentra en la fila 2 de la hoja de Excel, la calificación de 72 de
Ignacio tendrá un valor de 72.000003. La fórmula utilizada en la columna auxiliar
será la siguiente:
=B2+0.000001*FILA()
Otro cambio que debemos hacer es modificar la fórmula de la columna Posición

para que la función JERARQUIA.EQV haga el ordenamiento utilizando la columna
auxiliar. El resultado es el siguiente:

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Observa que nuestra tabla de datos ordenada ya no muestra el error ocasionado

por la repetición de calificaciones de Ignacio y Brenda.
FÓRMULA PARA ORDENAR TEXTO EN EXCEL
Para ordenar texto en Excel utilizando fórmulas es importante recordar la manera

en que la herramienta trabaja con texto especialmente al utilizar operadores de
comparación. Observa la siguiente tabla de datos:
Al utilizar el operador Mayor que (>) para comparar dos textos, Excel nos
responderá si el primero de ellos tiene una posición mayor dentro del alfabeto.
Para la celda C2 el resultado es falso porque la letra A no está después de la letra
B. Sin embargo, para la celda C3 el resultado es verdadero porque la letra Z está
efectivamente después de la letra A.
Lo mejor de todo es que esta comparación funciona correctamente para palabras

y lo puedes ver con los ejemplos de las últimas dos filas. El hecho de que Excel
nos devuelva este resultado al comparar dos textos nos facilitará mucho el

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ordenamiento con fórmulas. Para llegar a la solución de ordenamiento utilizaremos

la función CONTAR.SI la cual nos ayudará a contar la cantidad de cadenas de
texto que se encuentran ubicadas alfabéticamente antes de otra. Considera la
siguiente fórmula:
=CONTAR.SI($A$2:$A$9,"<="&A2)
La función CONTAR.SI contará todos los elementos del rango A2:A9 que sean
menores o iguales que el valor de la celda A2 y de esta manera sabremos la
cantidad de valores que le anteceden alfabéticamente. Observa el resultado de
esta fórmula:
En nuestro ejemplo Brenda tiene la posición 1 porque la función CONTAR.SI

encuentra que solo el texto de la misma celda A8 es menor o igual a Brenda. La
posición 2 es para Ignacio porque Brenda e Ignacio son los valores ubicados en
una posición alfabética menor o igual dentro del rango. Para generar la tabla con
los datos ordenados utilizamos la misa técnica que en el ejemplo anterior con la
función INDICE y COINCIDIR:

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De esta manera hemos ordenado los datos de manera ascendente por la columna
Nombre. Si queremos ordenarlos de manera descendente será suficiente con
cambiar el operador de comparación utilizado en la condición de la función
CONTAR.SI por un símbolo Mayor qué (>). En la siguiente imagen puedes ver el
cambio en la fórmula lo cual ocasiona un cambio en la posición y ordenamiento de
los datos:
DESEMPATE DE POSICIONES EN VALORES DE TEXTO
Al igual que con los números, si tenemos dos celdas con el mismo texto
tendremos un error en los datos ordenados así que debemos utilizar un criterio de
desempate similar al explicado anteriormente utilizando una columna auxiliar con
la siguiente fórmula:

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=CONTAR.SI($A$2:$A$9,"<="&A2) + 0.000001*FILA()
Como ya vimos en el ejemplo anterior, la función CONTAR.SI nos devuelve la

cantidad de elementos que preceden alfabéticamente a la celda A2 y a ese
resultado le sumaremos el número de fila para asegurarnos de que sea un valor
único dentro de la columna auxiliar. Para obtener la posición final utilizaremos la
función JERARQUIA.EQV de la siguiente manera:
=JERARQUIA.EQV(C2,$C$2:$C$9,1)
Finalmente modificamos las fórmulas en la tabla de datos para que la función

COINCIDIR consulte el resultado de la función JERARQUIA.EQV. Observa cómo
se ordenan los datos de manera ascendente por la columna de texto y las dos
celdas con el mismo valor aparecen juntas:
En realidad hemos revisado más que una sola fórmula para ordenar datos en
Excel, pero las opciones presentadas cubren una buena cantidad de posibilidades
de ordenamiento que seguramente te serán de utilidad.
FILTRO AVANZADO
En Excel puedes realizar un filtrado de datos totalmente personalizado

proporcionando los criterios que deseas aplicar a la información. Este tipo de
filtrado es conocido como Filtro avanzado y en esta ocasión te mostraré cómo
utilizarlo.
Supongamos la siguiente tabla de datos.

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Los criterios por los cuales se realizará el filtrado deben especificarse dentro de
celdas de la misma hoja. Supongamos que deseo filtrar los registros del
departamento de Finanzas.
Para este ejemplo coloqué los criterios por arriba de la tabla de datos aunque
realmente su ubicación no es de importancia.

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APLICAR UN FILTRO AVANZADO A LOS DATOS
Antes de aplicar el filtro avanzado debo seleccionar la tabla de datos (A4:D13) y

posteriormente ir a la ficha Datos y pulsar el botón Avanzadas que se encuentra
en el grupo Ordenar y filtrar. Se mostrará el cuadro de diálogo Filtro avanzado.
Observa cómo en el cuadro de texto para Rango de criterios he seleccionado el

rango que contiene las condiciones del filtro avanzado necesarias. Solamente
resta pulsar el botón Aceptar para aplicar el filtro.

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El resultado es precisamente lo que necesito, así que el filtrado avanzado ha sido

exitoso. Pero ahora tengo un desafío mayor ¿Cómo podría hacer para especificar
condiciones para una segunda columna? Supongamos que deseo filtrar la
información de las personas que tienen apellido Hernández y que además
pertenecen al departamento de Finanzas. Para filtrar los datos por estos criterios
debo agregar dichas condiciones en otra celda.

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Observa cómo el Rango de la lista es el mismo que en el caso anterior ya que son
los mismos datos, pero el Rango de criterios ahora abarca también las celdas que
contienen el criterio para el Apellido. Al aceptar los cambios Excel aplicará el filtro
avanzado adecuadamente.
De la misma manera puedes especificar un criterio para cada columna. Hasta

ahora solamente he especificado una sola condición por columna, pero ahora
deseo agregar a los resultados del filtro la información del departamento de
Informática. Para ello solamente agregaré una fila adicional al rango de criterios de
la siguiente manera.

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Al aceptar los cambios Excel filtrará la información de los empleados de Finanzas

con apellido Hernández y además mostrará la información de los empleados del
departamento de Informática sin importar el apellido que tengan.
Como podrás observar, es factible especificar una condición por cada fila del
rango de criterios. De esta manera puedes crear un filtro avanzado en Excel.
FILTRAR POR SEGMENTACIÓN DE DATOS
Excel 2013 nos permite filtrar datos de una tabla utilizando la segmentación de
datos. Este método no es muy utilizado porque requiere de espacio adicional en
pantalla pero es importante que conozcas su uso en caso de que llegues a
encontrar una tabla con este tipo de funcionalidad. Para agregar la segmentación
de datos debemos seleccionar una celda de la tabla e ir a Herramientas de tabla >
Diseño > Herramientas > Insertar segmentación de datos. Se mostrará un cuadro
de diálogo con las columnas de nuestra tabla:

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En este ejemplo he seleccionado la columna País y al pulsar el botón Aceptar se

insertará en la hoja de Excel un panel con las opciones de segmentación de datos
para la columna previamente seleccionada:
Al hacer clic en cualquiera de las opciones del panel se aplicará el filtro

correspondiente sobre la tabla. Para seleccionar varias opciones del panel
debemos mantener pulsada la tecla Ctrl mientras hacemos clic con el ratón sobre
ellas. Para remover el filtro de una columna debemos pulsar el botón que aparece
en la esquina superior derecha del panel de segmentación de datos
correspondiente.
De esta manera podemos agregar tantos paneles como columnas tengamos en

nuestra tabla y aplicar filtros sobre los datos con solo un clic. Una ventaja de
utilizar la segmentación de datos es que tendemos una ayuda visual para conocer
rápidamente los filtros que están siendo aplicados a la tabla. Para eliminar los
paneles de segmentación de datos debes hacer clic sobre su borde y pulsar la
tecla Suprimir o hacer clic derecho sobre el panel y seleccionar la opción Quitar.
DIVIDIR TEXTO EN COLUMNAS
En esta ocasión te mostraré cómo separar el texto de una celda en diferentes

columnas, es decir, colocar cada palabra del texto en una columna diferente. En
primer lugar debes seleccionar la celda:

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Posteriormente en la ficha Datos dentro del grupo Herramientas de datos debes

hacer clic sobre el comando Texto en columnas:
CONVERTIR TEXTO EN COLUMNAS EN EXCEL
Se mostrará el asistente para convertir texto en columnas:

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De manera predeterminada aparecerá seleccionada la opción De ancho

fijo, ahora debes hacer clic en Siguiente para ir al paso 2:
En el paso 2 del proceso podemos observar cómo Excel ha detectado los

espacios en nuestro texto. Haz clic en Siguiente para ir al último paso:

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Lo más importante de este último paso es colocar la celda Destino, que es la celda
a partir de la cual Excel pondrá la primer palabra. En este ejemplo seleccioné la
celda $B$1. Al hacer clic en el botón Finalizar notarás de inmediato la cadena de
texto dividida:
SEPARAR PALABRAS DE VARIAS CELDAS
Como segundo ejemplo, si tienes una lista de datos que necesitas dividir será
suficiente con seleccionar todos los datos:
De igual manera harás clic sobre el comando Texto en columnas, solo que ahora
en la primera pantalla del asistente Excel sugerirá la opción Delimitados, pero eso
no cambiará en mucho las cosas así que solo haz clic en el botón Siguiente para ir
al paso 2 en donde deberás asegurarte que la opción Espacio está seleccionada
como Separador:

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Al dar clic en Siguiente se presentará la última pantalla del proceso y solamente

deberás seleccionar la celda Destino a partir de la cual deberán colcarse los datos.
Al hacer clic en el botón Finalizar obtuve los resultados esperados:
QUITAR VALORES DUPLICADOS
Es muy común tener una lista de valores y querer quitar los valores duplicados.
Para ello podemos utilizar el comando Quitar duplicados pero debes recordar
que al hacerlo, los valores duplicados de la lista serán eliminados de manera
permanente. Es por eso que debes tener cuidado al momento de aplicar este
procedimiento.

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REMOVER VALORES DUPLICADOS
Al momento de remover los valores duplicados sólo se afecta el rango de celdas

seleccionado por lo que el primer paso es seleccionar el rango de celdas sobre el
cuál se aplicará la acción.
En la ficha Datos, dentro del grupo Herramientas de datos, haz clic sobre el
comando Quitar duplicados.

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Aparece el cuadro de diálogo Quitar duplicados y en la sección Columnas

puedes seleccionar una o más columnas de datos. Para seleccionar todas las
columnas rápidamente puedes hacer clic en Seleccionar todo. Para quitar la
selección de las columnas haz clic en Anular selección. El comando se ejecutará
sobre aquellas columnas que estén seleccionadas. Asegúrate de marcar la caja de
selección Mis datos tienen encabezados en caso de que tus datos los tengan.
Finalmente haz clic en Aceptar y Excel mostrará un mensaje indicando la cantidad

de valores duplicados que han sido quitados y la cantidad de valores únicos que
permanecen.

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Finalmente debes hacer clic en el botón Aceptar para terminar con la operación y
podrás observar el resultado.
ELIMINAR FILAS DUPLICADAS DE UNA TABLA
Para eliminar filas duplicadas dentro de una tabla de Excel comenzamos por
seleccionar cualquiera de las celdas de la tabla y posteriormente pulsamos el
comando Quitar duplicados que se encuentra en la ficha contextual Diseño, dentro
del grupo Herramientas de tabla.
Excel mostrará el cuadro de diálogo Quitar duplicados tal como lo muestra la

siguiente imagen.

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Este cuadro de diálogo mostrará todas las columnas de la tabla y de las cuales
podremos seleccionar aquellas que deseamos utilizar en la comparación.
Generalmente dejaremos seleccionadas todas las columnas ya que una fila
duplicada es aquella que tiene los mismos datos para cada columna, sin embargo
recuerda que es posible hacer una comparación de filas utilizando solo algunas de
las columnas de la tabla.
Finalmente al pulsar el botón Aceptar se mostrará un mensaje indicando el

número de filas duplicadas que Excel ha encontrado en la tabla.

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CONTENIDO O VALOR DESPLEGADO EN UNA CELDA
Un concepto importante a recordar al momento de eliminar duplicados es que la

comparación se realiza utilizando el valor mostrado en la celda y no su contenido
el cual puede ser diferente. Considera el siguiente ejemplo. Todas las filas de la
siguiente tabla muestran el mismo nombre, apellido y fecha de nacimiento. Sin
embargo la fecha se muestra con un formato diferente en cada fila.
Al ejecutar el comando Quitar duplicados obtengo el mensaje No se encontraron

duplicados. Esto comprueba que la comparación es realizada en base a los
valores mostrados en las celdas y no en su contenido, ya que si fuera por su
contenido habríamos obtenido el mensaje de 4 valores duplicados.
El comando Quitar duplicados también lo puedes encontrar en la ficha Datos

dentro del grupo Herramientas de datos y el cual será de mucha utilidad
especialmente si los datos no tienen formato de tabla.
LISTA PARA VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL
Validar la información que introduces en Excel es de suma importancia para

prevenir cualquier interpretación equivocada al momento de analizar los
datos. Afortunadamente Excel tiene una funcionalidad que nos permite validar los
datos al momento de ingresarlos.
Lista desplegable en Excel
Excel nos permite crear listas desplegables que dan la posibilidad al usuario de
elegir un valor dentro de una lista que ha sido previamente definida y validada:

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Para hacer uso de esta funcionalidad primero debes seleccionar la celda donde
deseas que aparezca la lista desplegable e ir a la ficha Datos y hacer clic sobre
el comando Validación de datos:
Se mostrará el cuadro de diálogo Validación de datos en donde deberás

seleccionar la opción Lista:
En el recuadro Origen puedes colocar directamente los valores de tu lista

desplegable separados por coma:

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Al hacer clic en el botón Aceptar se verán reflejados los cambios en la celda:
Lista desplegable con valores en un rango
Si tu lista tiene muchos elementos puedes colocarlos dentro de una hoja de Excel
y especificar el rango en el cuadro de diálogo Validación de datos y de esta
manera tener una lista desplegable con los valores extraídos de dicho rango:

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No es mala idea invertir un poco de tiempo para agregar esta funcionaldiad a tus
hojas de Excel, recuerda que una lista desplegable te evitará muchos problemas
al permitir el ingreso de valores previamente validados.
LA FUNCIÓN TEXTO EN EXCEL
La función TEXTO en Excel nos ayuda a convertir un valor numérico en texto y

además nos permite indicar el formato que deseamos aplicar a dicho texto. La
función TEXTO es especialmente útil cuando deseamos dar formato a un número
antes de ser concatenado con otra cadena de texto.
Sintaxis de la función TEXTO
La función TEXTO en Excel tiene dos argumentos obligatorios:
 Valor (obligatorio): El valor numérico que convertiremos a texto. Puede ser la

referencia a la celda que contiene el valor numérico.
 Formato (obligatorio): Cadena de texto que indica el formato que se aplicará al
valor numérico.
Ejemplo de la función TEXTO
En la celda A1 tengo el valor 56.25 y deseo convertir ese valor en el texto “$56.25”
y para ello utilizo la siguiente fórmula:
=TEXTO(A1, "$0.00")

Excel Intermedio
Observa el resultado al introducir esta fórmula en la celda B1:
Aunque el resultado mostrado en la celda B1 también lo podríamos obtener al

utilizar los comandos de formato de Excel, el utilizar la función TEXTO nos da la
posibilidad de concatenar el resultado con otra cadena de texto. Observa la
fórmula utilizada en la celda C1:
Hemos tomado el valor de la celda A1, le hemos aplicado el formato deseado y lo

hemos concatenado con otras cadenas de texto.
Formatos con la función TEXTO
Para ejemplificar claramente las posibilidades de formato que tenemos con la

función TEXTO, he creado una tabla con algunos ejemplos. En la primer columna
se encuentra el valor numérico, posteriormente la fórmula utilizada y en la tercera
columna el resultado.

Excel Intermedio
Los formatos indicados en la función TEXTO utilizan una serie de códigos

especiales que nos permiten obtener el resultado deseado. Estos códigos son los
mismos que se utilizan en el formato personalizado de una celda en Excel.
 Código #: Indica que ese espacio estará ocupado por un número.

 Código ?: Indica que ese espacio estará ocupado por un número y si no está
presente lo rellena con un espacio en blanco.
 Código 0: Indica que ese espacio estará ocupado por un número y si no está
presente lo rellena con el número cero.
Formato de fechas con la función TEXTO
Ya que las fechas en Excel son valores numéricos, es posible dar formato a una
fecha con la función TEXTO. Observa los siguientes ejemplos:
CÓDIGOS DE FORMATO PERSONALIZADO EN EXCEL
Los códigos de formato nos ayudan a definir los formatos personalizados. En el

artículo anterior hablé sobre la manera en cómo se construye un formato
personalizado en Excel y a continuación te mostraré una tabla con los códigos que
podemos utilizar en dichos formatos.

Excel Intermedio
Código Descripción
# Representa un número sin considerar ceros a la izquierda.
? Deja el espacio para los caracteres especificados
0 Despliega ceros a la izquierda para rellenar el formato
. Despliega un punto decimal
% Despliega el símbolo de porcentaje
, Despliega el separador de miles
+ – / () : $ Se muestra este carácter
carácter Despliega el carácter especificado
* Repite el siguiente carácter hasta llenar el ancho de la columna
_ Deja un espacio del mismo ancho que el siguiente carácter
“texto” Despliega el texto dentro de las dobles comillas
@ Representa un texto
[color] Especifica el color de la fuente que puede ser: Negro, Azul, Cian, Verde,
Magenta, Rojo, Blanco, Amarillo.
[COLOR Muestra el color correspondiente de la paleta de colores donde n es un

n] número entre 0 y 56.

Excel Intermedio
El código #
Cuando utilizamos el código # estamos asegurando que ese espacio será

ocupado por un número. Observa el resultado de aplicar diferentes formatos
personalizados utilizando el código #:
Debemos notar que para cada aparición del código # después del punto decimal
significará un solo decimal mientras que con una sola vez que coloquemos el
código # antes del punto decimal será interpretado como un número de cualquier
cantidad de dígitos.
El código ?
Este código tiene el mismo objetivo que el anterior con la única diferencia de que
muestra un espacio en blanco en caso de que el número de dígitos sea menor.
Observa el siguiente ejemplo:
En este caso las celdas C4 y C5 han sido alineadas a la izquierda de manera que
puedas observar cómo son conservados los espacios en blanco al utilizar el
código ?

Excel Intermedio
El código 0
El código 0 (cero) se comporta de manera similar que el código ? con la diferencia

de que en lugar de espacios en blanco se mostrará el número cero. Observa el
ejemplo:
CREAR LISTAS PERSONALIZADAS EN EXCEL
Las listas en Excel son muy útiles ya que nos permiten especificar el primer valor
de una lista y con tan solo arrastrar el controlador de relleno hacia abajo se
rellenarán el resto de las celdas con los elementos de la lista.
Ejemplos de listas en Excel
Algunos ejemplos de listas en Excel son los días de la semana y los meses del
año. Observa la siguiente animación que muestra la manera en cómo se comporta
Excel al reconocer una lista.

Excel Intermedio
Este tipo de listas en Excel se les conoce como listas integradas y no es posible
modificarlas ni eliminarlas.
Crear una lista personalizada en Excel
Como has visto, las listas son de mucha utilidad al capturar información en una
hoja. Por ese motivo Excel nos da la posibilidad de crear listas personalizadas.
El primer paso para crear una lista personalizada es introducir los valores de la
lista en un rango de celdas.
Posteriormente debemos ir a la ficha Archivo y hacer clic sobre Opciones e ir a la

sección Avanzadas donde encontraremos el botón Modificar listas personalizadas.

Excel Intermedio
Al pulsar el botón se mostrará el cuadro de diálogo Listas personalizadas donde

podremos especificar el rango de celdas que contiene nuestra lista.
Después de haber especificado el rango de celdas con la lista solamente debemos

pulsar el botón Importar y se creará una nueva lista personalizada.
Utilizar una lista personalizada
Una vez creada la lista personalizada podemos utilizarla fácilmente en nuestras

hojas de Excel. Solamente coloca el primer elemento de la lista y posteriormente
arrastra el controlador de rellenos hacia abajo.

Excel Intermedio
Crear una lista personalizada escribiendo sus entradas
Si la lista personalizada que vas a crear es muy pequeña, entonces puedes

escribir directamente cada uno de los elementos en el cuadro de diálogo Listas
personalizadas.

Excel Intermedio
Cada elementos se deberá capturar en una fila y al terminar debes pulsar el botón
Agregar para que crear la lista.
Eliminar una lista personalizada
Para eliminar una lista personalizada debes seleccionarla del recuadro Listas
personalizadas y pulsar el botón Eliminar.
Desventajas de las listas personalizadas
La única desventaja que encuentro en las listas personalizadas es que la

información se almacena en el registro del equipo local, es decir, en el computador
donde se han creado. Eso significa que una lista no se puede utilizar en otro
equipo de cómputo a menos que se vuelvan a crear.
AGREGAR TEXTO AL RESULTADO DE UNA FÓRMULA EN EXCEL
Todas las celdas en Excel pueden contener alguno de los siguientes datos: un
valor numérico, una cadena de texto o una fórmula. En ocasiones creamos
fórmulas que nos devuelven valores numéricos y necesitamos agregar texto al
resultado de la fórmula para hacer más entendible su significado. Eso lo podrás

Excel Intermedio
lograr fácilmente haciendo una concatenación de los valores, pero debes saber
que habrá una consecuencia.
Supongamos que tengo una columna con cierta cantidad de días para varias
actividades y la celda B12 hace la suma de todos los valores numéricos.
Lo que deseo hacer es que dicha celda muestre el resultado de la suma y además
la palabra “días”. A continuación analizaremos las opciones que tenemos para
hacer esto.
Utilizar la función CONCATENAR
La función CONCATENAR nos permite unir dos o más valores de una celda y
como resultado obtener una nueva cadena de texto. Esta función acepta hasta
255 valores, así que no tendremos problema alguno en utilizarla para nuestro
ejemplo. La fórmula a utilizar será la siguiente:
=CONCATENAR(SUMA(B2:B11), " días")
El primer valor a concatenar será la fórmula original y el segundo argumento de la

función será precisamente la cadena de texto “ días” considerando un espacio en
blanco para marcar la separación entre el resultado de la función SUMA y la
palabra días. Observa el resultado de esta fórmula:

Excel Intermedio
Utilizar el operador de concatenación
Es posible obtener el mismo resultado anterior utilizando uno de los operadores en

Excel, que es el operador de concatenación y que se representa con el símbolo &.
De esta manera, en lugar de utilizar la función CONCATENAR, podemos utilizar la
siguiente fórmula:
=SUMA(B2:B11) & " días"
Observa que el resultado de esta fórmula será idéntico a nuestro ejemplo anterior:

Excel Intermedio
Sin importar cuál de los dos métodos anteriores utilices tendremos la misma
consecuencia que explicaré a continuación. El resultado original de la función
SUMA era un valor numérico pero el resultado de nuestras fórmulas es una
cadena de texto. Esto implica que el valor contenido en la celda B12 ya no podrá
utilizarse en otro cálculo numérico porque ahora es simplemente texto.
El resultado de las dos fórmulas anteriores en la celda B12 se ha alineado a la

izquierda indicando que es una cadena de texto. En la siguiente imagen puedes
observar cómo al intentar sumar el número uno al resultado de la celda B12
obtendré el error #¡VALOR! ya que no se pueden realizar cálculos con cadenas de
texto:

Excel Intermedio
Si no te interesa mantener el valor numérico del resultado, entonces cualquiera de

los métodos anteriores será suficiente para mostrar el valor deseado dentro de la
celda, pero si quieres utilizar ese resultado en otros cálculos, tendrás que utilizar
un método alterno.
Mantener el valor numérico del resultado
La única manera de mantener el valor numérico de una celda aun cuando se

despliegue un texto junto al resultado de su fórmula es utilizar el formato
personalizado de celdas. Sin utilizar fórmulas adicionales, más que la función SUMA
original, cambiaré el formato de la celda B12 de la siguiente manera (Clic derecho
sobre la celda > Formato de celdas):

Excel Intermedio
El formato personalizado # “ días” mostrará esta última palabra dentro de la celda

sin afectar el valor numérico de la misma. Observa el resultado de este cambio en
el formato de la celda:

Excel Intermedio
Para comprobar que la celda sigue conservando su valor numérico haré la misma
prueba anterior al sumar el número uno al resultado de la celda B12 y obtendré el
resultado correcto:

Excel Intermedio
Agregar texto a una fecha en Excel
Los métodos mostrados anteriormente funcionan también para las fechas ya que
las fechas en Excel son valores numéricos pero debes saber que si concatenas una
celda que contiene una fecha con un texto obtendrás el valor numérico de la fecha
tal como se puede observar en la siguiente imagen:
Para resolver este problema deberás utilizar la función TEXTO que nos ayudará a
aplicar el formato adecuado a la fecha al momento de hacer la concatenación. Por
ejemplo:
Si quieres conocer todo el detalle de ese tipo de fórmulas consulta el artículo:

Convertir fecha a texto en Excel. Sin embargo, tal como en los primeros ejemplos de
este artículo, existe la solución con fórmulas pero también una solución con el
formato personalizado de celdas y en este caso podríamos aplicar un formato a la
celda B12 de la siguiente manera:

Excel Intermedio
Al aplicar este formato personalizado seguiremos teniendo el valor numérico de la

celda lo cual hará que se muestre en pantalla un formato de fecha identificable
para los usuarios.
La celda mantiene el valor de la fecha y lo puedes comprobar porque la barra de

fórmulas solamente muestra la fecha de la celda y no muestra el texto, el cual es
solo parte del formato de la celda.
Es así como puedes agregar texto al resultado de una fórmula en Excel, ya

sea utilizando el método de la función CONCATENAR o del operador de
concatenación (&) sabiendo que el resultado de ambas fórmulas será una cadena
Excel Intermedio
de texto. También puedes utilizar el método del formato personalizado el cual

mantendrá el valor numérico de la celda.
FUNDAMENTOS DE FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional en Excel es una manera de hacer que la herramienta

aplique un formato especial para aquellas celdas que cumplen con ciertas
condiciones. Por ejemplo, se puede utilizar el formato condicional para cambiar el
color de las celdas que tienen un valor negativo.
Razón para utilizar el formato condicional
Siempre tienes la opción de aplicar manualmente un formato a cada una de las

celdas que cumplen con una condición, pero eso se puede convertir en un proceso
largo y repetitivo, especialmente si tienes una tabla de datos muy grande y que
cambia frecuentemente. Es por eso que el formato condicional puede hacer más
fácil la tarea de cambiar automáticamente el formato de la celda que cumple con
ciertos criterios.
Ejemplos de formato condicional
Formato especial para todos los valores entre 20 y 30:
Resaltar los valores por debajo del promedio (Para este ejemplo el promedio es
22.2).

Excel Intermedio
¿Cómo se aplica el formato condicional?
Debes selccionar las celdas a las que se les aplicará el formato condicional y
después hacer clic en el comando Formato condicional que aparece en el grupo
Estilos de la ficha Inicio.

Excel Intermedio
Como ya mencioné previamente, al seleccionar alguna de las opciones del menú,

el formato se aplicará para aquellas celdas que cumplan con cierta condición o
regla. Un formato condicional en Excel está siempre basado en una regla que
posteriormente se podrá editar si así lo deseas. Las reglas que se crean para los
formatos condicionales se pueden dividir en dos grandes grupos:
 Reglas basadas en valores de celda: Estas reglas se basan en el mismo valor

de la celda (Mayor que, Menor que, Igual a, Entre, etc.).
 Reglas basadas en fórmulas: Estas reglas ofrecen mayor flexibilidad porque
puedes aplicar un formato especial utilzando una fórmula donde podrás aplicar
una lógica más compleja. Por lo mismo es un poco más complicado de aprender,
pero una vez que lo hagas seré muy intuitivo de utilizar.
RESALTAR CELDAS CON FORMATO CONDICIONAL
Hemos aprendido las bases sobre este tema y ahora aprenderemos sobre la
primera de las opciones de menú de formato condicional: Resaltar reglas de
celdas.

Excel Intermedio
Esta opción de menú nos dará la oportunidad de destacar celdas que cumplan con
la regla de formato condicional especificada. Cada opción muestra su propio
cuadro de diálogo solicitando los argumentos necesarios para crear la regla.
Reglas de formato condicional
La opción Es mayor que muestra el siguiente cuadro de diálogo:
En el primer cuadro de texto deberás colocar un número a partir del cual se

aplicará el formato especificado. Para este ejemplo coloqué el número 50 en la
caja de texto, dejé el formato predeterminado y el resultado fue el siguiente:
Las opciones Es menor que, Es igual a, Texto que contiene, esperan que ingreses
un solo valor con el cual comparar las celdas a las que se aplicará el formato. La
opción Entre muestra un cuadro de diálogo diferente porque solicita 2 valores que
delimitarán el rango de valores a buscar:

Excel Intermedio
La opción Una fecha muestra una lista de opciones de donde podrás seleccionar
la que mejor se adapte a tus necesidades.
Por supuesto, es necesario que tus celdas tengan datos de tipo fecha de manera
que esta regla de formato condicional pueda encontrar valores coincidentes.
Finalmente la opción Duplicar valores te permitirá resaltar ya sea los valore únicos
ó los valores duplicados dentro de tus datos:
Solamente debes elegir la opción adecuada de la lista de selección y se aplicará la

regla de formato condicional adecuada.

Excel Intermedio
APLICAR FORMATO CONDICIONAL A VALORES DUPLICADOS O

VALORES ÚNICOS
En esta ocasión veremos cómo aplicar formato condicional a aquellas celdas que
son únicas en nuestra lista de datos ó por el contrario, aplicar formato condicional
a aquellas celdas que se repiten.
Formato condicional a valores duplicados
En primer lugar deberás seleccionar el rango de datos al cual se le aplicará el

formato condicional:

Excel Intermedio
Después deberás ir a la ficha Inicio y en el grupo Estilos hacer clic sobre Formato
Condicional y posteriormente desplegar el menú Resaltar reglas de celdas y
elegir la opción Duplicar valores.
Se mostrará el cuadro de diálgo Duplicar Valores.
Deja las opciones predeterminadas y haz clic en Aceptar. Todos los valores son
resaltados excepto el día sábado porque es el único de toda la lista que no se
repite:

Excel Intermedio
Formato condicional a valores únicos
Ahora vamos a invertir el formato, es decir, queremos que el formato se aplique a

los valores únicos de nuestros datos y en este caso significará que solamente la
celda del día Sábado quedará con formato. De nuevo selecciona el rango de datos
y haz clic en la ficha Inicio en el grupo Estilos selecciona el comando Formato
condicional y a continuación en Administrar reglas.

Excel Intermedio
Eso mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato

condicionales.
En el cuadro de diálogo podrás observar la regla que acabamos de crear. Haz clic
sobre la regla para seleccionarla y posteriormente clic sobre el botón Editar regla
lo cual mostrará el cuadro de diálogo Editar regla de formato. Sobre este nuevo
cuadro de diálogo selecciona la opción única dentro de la lista desplegable.

Excel Intermedio
Haz clic en el botón Aceptar. Y de nuevo haz clic sobre Aceptar y se aplicará la
nueva regla sobre los datos dejando solamente al día sábado con un formato
especial por ser el único valor que no se repite.

Excel Intermedio
El formato condicional es una característica muy poderosa de Microsoft Excel que

te ayudará a presentar adecuadamente los datos.
REGLAS SUPERIORES E INFERIORES PARA ANALIZAR DATOS
Después de haber introducido los conceptos fundamentales de formato condicional,

ahora analizaremos con un poco más de algunos tipos de reglas de formato
condicional especiales. Estas reglas se muestran dentro del menú Formato
condicional y dentro de la opción Reglas superiores e inferiores.

Excel Intermedio
Reglas superiores e inferiores de formato condicional
La regla 10 superiores te permitirá resaltar de manera inmediata las celdas que

contengan los 10 valores con mayor valor dentro del rango de celdas. El cuadro de
diálogo de esta regla es el siguiente:
Observa que puedes cambiar el número de elementos a seleccionar, por lo que en

lugar de los 10 superiores podrías seleccionar los 20 superiores si así lo deseas.
La regla 10 inferiores funciona de manera similar, solo que Excel obtendrá las
celdas con menor valor dentro del rango.

Excel Intermedio
La regla 10% de valores superiores es similar a las reglas anteriores, pero en lugar
de indicar un número específico de celdas se introduce un porcentaje de celdas a
seleccionar. Por ejemplo, dentro de un rango que contiene 20 celdas, si se
especifica un 10% entonces el formato condicional se aplicará a las 2 celdas con
mayor valor porque el 10% de 20 celdas son 2 celdas. El cuadro de diálogo es el
siguiente:
De la misma manera puedes aumentar o disminuar el porcentaje. Si especificas un

20% para un rango de 20 celdas, entonces el formato condicional se aplicará a 4
celdas. La regla 10% de valores inferiores selecciona el 10% de celdas del rango
que tenga el menor valor.
Finalmente la regla Por encima del promedio hace dos cosas. En primer lugar
calcula el valor promedio de las celdas del rango seleccionado y posteriormente
aplica el formato condicional a todas aquellas celdas que tienen un valor por
encima del promedio recién calculado. Al no tener nigún argumento, el cuadro de
diálogo de esta regla solamente solicta el formato a aplicar:
La regla Por debajo del promedio seleccionará todas las celdas que tengan un
valor inferior al promedio.
RESALTAR FINES DE SEMANA CON FORMATO CONDICIONAL
Cuando estás creando un calendario de proyecto ó un reporte a veces es de

utilidad resaltar los días que son fines de semana. Eso lo puedes hacer fácilmente

Excel Intermedio
y rápido aplicando una regla de formato condicional. En primer lugar deberás tener
listos los datos:
Ahora selecciona todo el rango de fechas y en la ficha Inicio haz clic sobre
Formato condicional y selecciona la opción Nueva regla:

Excel Intermedio
Regla de formato condicional para fines de semana
Esto mostrará el cuadro de diálogo Nueva regla de formato y deberás seleccionar

la opción Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato:

Excel Intermedio
En el cuadro de fórmula deberás colocar la siguiente fórmula:
=DIASEM(A1, 2) > 5
Ahora solo falta indicar el color del fondo de las celdas de fin de semana. Haz clic
en el botón Formato y en la sección Relleno selecciona el color de tu preferencia
para marcar los fines de semana:

Excel Intermedio
Finalmente la regla de formato queda de la siguiente manera:

Excel Intermedio
Al hacer clic sobre Aceptar, las celdas que contengas una fecha de fin se semana
se resaltarán con el color previamente definido:

Excel Intermedio
RESALTAR FILAS ALTERNAS
Muy a menudo cuando presentamos los datos en una tabla muy grande se
dificulta distinguir la información que pertenece a la misma fila. Para poder ayudar
en la lectura se puede resaltar el fondo de las filas alternas con un color especial
de manera que pueda distinguirse la información entre filas diferentes. Por
supuesto que puedes alcanzar este formato utilizando el funcionamiento implícito
de las tablas, pero si quieres probar una opción diferente continúa leyendo.
Crear la regla de formato condicional
En primer lugar deberás seleccionar los datos a los que darás formato.
Ve a la ficha Inicio y dentro de Formato condicional selecciona la opción Nueva

regla lo cual mostrará el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

Excel Intermedio
Fórmula para resaltar filas alternas
IMPORTANTE: Si ya has instalado el SP1 de Office 2010, la función RESTO

regresa su nombre a RESIDUO.
Selecciona la opción Utilizar una fórmula que determine las celdas para aplicar
formato y en el cuadro Dar formato a los valores donde esta fórmula sea
verdadera coloca la siguiente función:
=RESTO(FILA(),2)=0

Excel Intermedio
Lo que ésta fórmula significa es que cualquier fila que sea par se le aplicará un
formato diferente. En caso de que quieras que sean las filas impares las que
reciban el formato diferente entonces la función deberá ser:
=RESTO(FILA(),2)=1
Por otro lado, si lo que quieres es resaltar columnas, entonces puedes utilizar la
siguiente función:
=RESTO(COLUMNA(),2)=0
Una ventaja de este método es que podrías resaltar cada 3 filas, solamente utiliza
la siguiente fórmula:
=RESTO(FILA(),3)=0
Finalmente debes elegir el formato de las filas para lo cual debes dar clic en el
botón Formato y se mostrará el cuadro de diálogo Formato de celdas. Para este
ejemplo elegiremos un color de relleno diferente.

Excel Intermedio
Después haz clic en el botón Aceptar y posteriormente de nuevo en Aceptar para

cerrar el cuadro de diálogo Editar regla de formato. Los datos que habían sido
seleccionados recibirán el formato de acuerdo a la regla recién creada.

Excel Intermedio
BUSCAR VALORES USANDO FORMATO CONDICIONAL
Seguramente utilizas las hojas de Excel para almacenar grandes cantidades de

datos, como el catálogo de clientes de la empresa, el registro de las ventas de
productos, etc. Con esa gran cantidad de información es indispensable encontrar
los datos precisos en todo momento.
Buscar en Excel con formato condicional
En esta ocasión te mostraré cómo utilizar el formato condicional para buscar

dentro de una hoja de Excel y resaltar las celdas coincidentes. Observa la
siguiente imagen:

Excel Intermedio
Para este ejemplo utilizaré los datos de la columna B y utilizaré la celda B2 como
el cuadro de búsqueda, es decir, la celda donde colocaré el término/texto que
deseo encontrar en los datos. Ahora debemos crear la regla que aplique el formato
condicional y para eso se deben seleccionar las celdas con los datos e ir al
comando Formato condicional y seleccionar la opción Nueva regla:

Excel Intermedio
Se mostrará el cuadro de diálogo Nueva regla de formato:

Excel Intermedio
Fórmula para encontrar valores
Selecciona la opción Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar
formato. En la caja de texto coloca la siguiente fórmula, que explicaré en un
instante: =Y($B$2<>"",ENCONTRAR(MINUSC($B$2), MINUSC(B4)))
También haz clic en el botón Formato… para seleccionar el formato que se
aplicará a las celdas que cumplan la regla.
La fórmula que acabas de escribir compara el texto de la celda de búsqueda

($B$2) con las celdas que contienen los datos. La comparación se hace a través
de la función ENCONTRAR que compara ambos valores. Puedes observar
también que para ambos valores utilicé la función MINUSC que los convierte en
minúsculas antes de hacer la comparación de manera que la búsqueda no sea
sensible a mayúsculas y minúsculas. Finalmente, la intención de la función Y es
evitar que el formato se aplique a todas las celdas cuando la celda $B$2 esté
vacía.
Ahora haz clic en el botón Aceptar y podrás comenzar a encontrar los valores que
introduzcas en las celda de búsqueda:

Excel Intermedio
BORRAR REGLAS DE FORMATO CONDICIONAL
Una vez que has analizado la información y aplicado algún formato condicional es
probable que desees retornar al estado inicial de la hoja de Excel, es decir,
remover cualquier formato condicional aplicado a los datos.
Eliminar formato condicional de celdas seleccionadas
Una manera de remover los formatos condicionales es seleccionar las celdas que
tienen el formato que deseas eliminar y hacer clic sobre Formato condicional y
seleccionar la opción Borrar reglas y posteriormente Borrar reglas de las celdas
seleccionadas.

Excel Intermedio
Excel quitará de inmediato cualquier formato condicional que esté aplicado sobre
las celdas seleccionadas.
Eliminar formato condicional de todas las celdas
El segundo método para remover los formatos es seleccionar la segunda opción

del menú previamente mencionado: Borrar reglas de toda la hoja. Al seleccionar
esta opción debes estar seguro de que no necesitas ningún formato condicional en
toda la hoja de Excel ya que se borrarán todos y cada uno de ellos.
Eliminar algunas reglas de formato condicional
El último método que te mostraré se debe utilizar en caso de tener varias reglas de
formato y solamente querer remover una sola de ellas. De igual manera debes
seleccionar las celdas que tienen el formato y hacer clic en Formato condicional
y posteriormente en la opción Administrar reglas, lo cual mostrará el siguiente
cuadro de diálogo:

Excel Intermedio
Este cuadro de diálogo contiene todas las reglas creadas para las celdas
seleccionadas. Elige la regla que deseas borrar y haz clic en el botón Eliminar
regla y posteriormente en el botón Aceptar. Excel removerá la regla seleccionada
y dejará el resto de las reglas tal como estaban siendo aplicadas sobre los datos.
FORMATO CONDICIONAL CON BARRAS DE DATOS EN EXCEL 2013
Como ya hemos visto en los ejemplos de formato condicional, es posible modificar el

estilo de una celda si cumple la condición establecida, pero también podemos
utilizar barras de datos para modificar la apariencia de las celdas.
Formato condicional con barras de datos
El formato condicional con barras de datos despliega una barra horizontal

dentro de una celda lo cual facilita la comparación de valores. La longitud de cada
barra dependerá del valor de la celda y será relativa al resto de los valores del
rango. A continuación puedes ver una tabla con montos de venta para los
primeros seis meses del año:

Excel Intermedio
Para agregar las barras de datos debemos seleccionar el rango de celdas que
contiene los datos y posteriormente ir a Inicio > Estilos > Formato condicional >
Barras de datos:
Puedes notar que las opciones de barras de datos se dividen en Relleno

degradado y Relleno sólido y además en diferentes colores para cada opción.
Para este ejemplo seleccionaré un relleno sólido color verde y el resultado será el
siguiente:

Excel Intermedio
Puedes notar que la celda que tiene el valor más alto es la que tendré la barra
más grande y a partir de dicho valor las barras tendrán un menor tamaño.
Mostrar solo las barras de datos
Al aplicar el formato condicional con barras de datos, cada celda mostrará tanto la
barra de datos como el valor de la celda. Si deseas mostrar solamente la barra de
datos, entonces debemos editar la regla de formato condicional desde Inicio >
Estilos > Formato condicional > Administrar reglas lo cual mostrará el siguiente
cuadro de diálogo:
Selecciona la regla de Barra de datos aplicada al rango de datos y pulsa el botón

Editar regla lo cual mostrará un nuevo cuadro de diálogo donde debes asegurarte
de marcar la caja de selección Mostrar solo la barra.

Excel Intermedio
Deberás hacer clic en el botón Aceptar para cerrar los dos cuadros de diálogo y
obtener el resultado adecuado en las barras de datos:

Excel Intermedio
UNA ALTERNATIVA A LAS BARRAS DE DATOS
En esta ocasión te mostraré un uso interesante de la función REPETIR y cómo

puede ser una alternativa al uso de las barras de datos en Excel. Cuando estás
desarrollando un tablero de mando, también conocido como dashboard, el utilizar
gráficas dentro de celdas puede ser de gran ayuda.
Podemos mejorar la visualización de nuestros datos así como ayudar en la

interpretación de la información si utilizamos la función REPETIR para crear
minigráficos de barras dentro de una celda.
Barras de datos con la función REPETIR
La función REPETIR (REPT en inglés) permite repetir un texto un número

determinado de veces. Por ejemplo, la siguiente fórmula mostrará “XXXXX”:
REPETIR("X",5)
Para obtener las gráficas dentro de celdas que observas en la imagen anterior
debes repetir el caracter “|” y darle formato de fuente Arial tamaño 8. Por ejemplo,
la fórmula de la celda C2 es la siguiente:
REPETIR("|",B2) & " " & B2
En base al número de la celda B2 es la cantidad de veces que se repite el caracter

“|” y al final de la cadena de texto se concatena el mismo número para que se
despliegue junto a las barras.

Excel Intermedio
Otro ejemplo de barras de datos
Existe un gran número de aplicaciones diferentes para esta técnica. Por ejemplo,
para graficar valores positivos/negativos:
Para este ejemplo he utilizado la función SI que nos ayuda a saber si el valor de la
celda es positivo ó negativo. La fórmula de la celda C2 es la siguiente:
SI(B2<0,REPETIR("|",-B2),"")
La fórmula de la celda D2, que nos ayuda a grficar las barras para los números
positivos, es la siguiente:
SI(B2>0,REPETIR("|",B2),"")
Ya que B2 tiene un valor negativo, la única celda que mostrará las barras será la
celda C2 y la celda D2 sólo imprimirá una cadena vacía. Seguramente encontrarás
alguna manera útil de utilizar esta técnica mientras diseñas tus tableros de mando
en Excel.
FORMATO CONDICIONAL CON CONJUNTOS DE ICONOS EN EXCEL

2013
Otra alternativa que tenemos para aplicar formato condicional es utilizar

conjuntos de iconos los cuales son aplicados de acuerdo a la cantidad de rangos
definidos y que pueden ser tres, cuatro y hasta cinco rangos.

Excel Intermedio
Ejemplo de formato condicional con iconos
Tengo una lista de números aleatorios y voy a aplicar formato condiciona

utilizando un conjunto de iconos desde Inicio > Estilos > Formato condicional >
Conjunto de iconos y selecciono la opción 3 flechas (de color). El resultado es el
siguiente:
Los valores más grandes tienen asociada una flecha de color verde mientras que
los valores medios una de color amarillo. Solamente el valor 8 es el que tiene una
flecha de color rojo porque es el valor más pequeño de todo el rango. ¿Cómo
podemos conocer los valores exactos que determinan la asignación de una flecha
verde, amarilla o roja? Ve a Inicio > Estilos > Formato condicional > Administrar
reglas y se mostrará la regla que acabamos de crear. Pulsa el botón Editar regla y
podremos ver los valores numéricos que determinan cada uno de los rangos:

Excel Intermedio
Para nuestro ejemplo colocaré el valor 80 para la flecha verde y el valor 60 para la
flecha amarilla. De esta manera podrás observar que cada celda tendrá asignada
la flecha del color que corresponde a los nuevos rangos definidos. Al pulsar el
botón Aceptar obtendremos el siguiente resultado:

Excel Intermedio
Conjuntos de cuatro y cinco iconos
El conjunto de iconos del ejemplo anterior nos permitía definir tres rangos de
manera que pudieran asignarse adecuadamente las tres flechas. Si necesitas
definir más rangos sobre tus datos, entonces debes elegir un conjunto de iconos
adecuado. Cuando abrimos el menú de Conjuntos de iconos puedes notar que
Excel los divide en cuatro grupos: Direccional, Formas, Indicadores y Valoración.
Cada uno de las categorías mostradas tiene conjuntos de tres, cuatro y hasta
cinco iconos. Dependiendo de la cantidad de iconos será la cantidad de rangos
que podremos definir.

Excel Intermedio
Si elijo el conjunto de iconos 4 semáforos, que se encuentra en la categoría

Formas, entonces tendré a mi disposición cuatro rangos a definir:

Excel Intermedio
Cómo ocultar un icono del conjunto
En ocasiones las celdas se pueden ver un tanto saturadas con la cantidad de

iconos mostrados por lo que podemos optar por ocultar alguno de los iconos. En el
siguiente ejemplo he aplicado formato condicional utilizando el conjunto de iconos
3 símbolos (sin círculo) que se encuentra dentro de la categoría Indicadores.

Excel Intermedio
Ya que solo me interesa mostrar los iconos de color verde y rojo puedo ocultar
todos los iconos de color amarillo modificando la regla de formato condicional.
Debo ir a Inicio > Estilos > Formato condicional > Administrar reglas, seleccionar la
regla de formato condicional correspondiente y pulsar el botón Editar regla lo cual
mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

Excel Intermedio
El único ajuste que debo realizar es seleccionar la opción “No hay icono de celda”
para el icono de color amarillo y al pulsar el botón Aceptar se dejarán de mostrar
dichos iconos tal como puedes ver en la siguiente imagen:

Excel Intermedio
De esta manera los conjuntos de iconos en Excel nos permiten mostrar

visualmente la distribución de nuestros datos dentro de los rangos determinados
por la regla de formato condicional.
VISUALIZACIÓN DE DATOS
En Excel 2010 puedes aplicar algún tipo de visualización de datos a una celda
utilizando barras de datos, escalas de color y conjuntos de iconos los cuales
ayudarán a comprender mejor la información.
Inclusive puedes crear tus propias reglas para indicar la manera en que se
aplicará el formato visual que elijas. Solamente sigue los siguientes pasos para
agregar las ayudas visuales a los datos. Selecciona las celdas a las que se les
aplicará el formato y dentro de la ficha Inicio dentro del grupo Estilos haz clic sobre
el botón Formato condicional y selecciona alguna de las siguientes opciones.

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Barra de datos
La barra de datos es una barra que ayuda a visualizar el valor de una celda en
relación con las demás celdas seleccionadas. Se puede elegir entre un relleno
degradado o un relleno sólido de la barra. El largo de la barra representará el valor
de la celda así que una barra larga representa un valor más grande que una barra
corta. Podrás elegir entre seis diferentes colores para las barras.

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Escalas de color
Las escalas de color son un método de visualización permite distinguir los datos
de manera visual a través de una escala de colores que representará los
diferentes valores de las celdas. Encontrarás escalas formadas por tres colores
representando valores altos, medios y bajos y también encontrarás escalas de dos
colores que representan valores altos y bajos.

Excel Intermedio
Conjuntos de iconos
Los conjuntos de iconos nos ayudan a clasificar los datos hasta en tres, cuatro y
cinco categorías diferentes y cada una con su propio icono que represente un
rango de valores. Los conjuntos de iconos incluyen conjuntos de flechas,
triángulos, semáforos y banderas.
Excel Intermedio
Para poder remover las visualizaciones que hayas aplicado a los datos debes
seleccionar de nuevo las celdas y hacer clic en el botón Formato condicional y
seleccionar la opción Borrar reglas y posteriormente seleccionar Borrar reglas
de las celdas seleccionadas.
FUNCIÓN SI ANIDADA
La función SI es una de las funciones más utilizadas en Excel. Lo que ésta

función hace es probar si una condición es verdadera ó falsa. Si la condición es
verdadera entonces la función hace alguna cosa, y si la condición es falsa
entonces se hace otra cosa diferente.
Explicación de la función SI anidada
Una función SI anidada es cuando una segunda función SI se coloca dentro de la

primera de manera que pruebe alguna condición adicional. Las funciones SI
anidadas aumentan la flexibilidad de la función al ampliar el número de posibles
resultados a probar.
Supongamos que necesitamos hacer una equivalencia de una columna de letras a

números de la siguiente manera: A = 5 y B = 10. Si la celda es igual a “A”
entonces el valor será 5, pero si la celda es “B” entonces el valor será 10. Esto lo
podemos resolver con la siguiente función SI anidada:
SI(celda = "A", 5, SI(celda = "B", 10))
El resultado será el siguiente:

Excel Intermedio
¿Qué pasaría si ahora en lugar de dos letras tenemos tres? Es decir, que si
encontramos una “C” debemos colocar el valor 20. La función SI anidada será la
siguiente:
SI(celda = "A", 5, SI(celda = "B", 10, SI(celda = "C", 20)))
Una función SI anidada puede ayudarte a encontrar una buena solución a tu

problema pero no debes hacer un uso excesivo de esta funcionalidad.
Excel 2010 soporta hasta 64 funciones SI anidadas, pero seguramente no llegarás
ni a la mitad de esa cantidad antes de que se dificulte entender la lógica empleada
en todas esas funciones. Mientras tanto disfruta de tus funciones SI anidadas.
ASIGNAR NOMBRES A CELDAS O RANGOS
Hasta ahora he utilizado el estilo de referencia A1 para referirme tanto a una celda
como a un rango pero también existe la posibilidad de crear un nombre descriptivo
que los represente adecuadamente.
Asignar un nombre a un rango de celdas
Estos nombres se pueden utilizar dentro de una fórmula para ayudar en la

compresión de la misma posteriormente. Para asignar un nombre a una celda
sigue los siguientes pasos. Selecciona la celda o rango a la que asignarás un
nombre y haz clic en el cuadro Nombre que se encuentra en el extremo izquierdo
de la barra de fórmulas:

Excel Intermedio
Escribe el nombre que deseas y presiona Entrar.
Otra manera de crear un nombre para un rango es desde la ficha Fórmulas y el

botón Asignar nombre.
Una vez que hayas seleccionado el rango de celdas oprime este botón y se
mostrará el cuadro de diálogo Nombre nuevo:
En la caja de texto Nombre coloca el nombre que asignarás a la celda o rango y

oprime el botón Aceptar.
Excel Intermedio
Utilizar un nombre en una fórmula
Como ejemplo final utilizaré el nombre que acabamos de crear dentro de una
fórmula para que observes cómo Excel interpreta correctamente el nuevo nombre
del rango, observa la barra de fórmulas:
Ahora ya sabes que puedes nombrar tanto celdas como rangos y utilizar ese
nombre dentro de tus fórmulas para facilitar tu trabajo.
EL ADMINISTRADOR DE NOMBRES
Un nombre en Excel es una abreviación que tendrá un significado especial dentro

de nuestro libro ya que lo utilizaremos para hacer referencia a una celda, a un
rango de celdas o a una tabla.
Tipos de nombres en Excel
Existen los nombres definidos para celdas o rangos de celdas y que pueden
contener tanto constantes como fórmulas. Es decir, una celda que contiene una
constante puede tener asignado un nombre así como una celda que contenga una
fórmula puede también tener asignado un nombre.
El otro tipo de nombres que existen en Excel son los nombres de tablas. Cuando
creamos una tabla, Excel le asigna un nombre predeterminado como Tabla1,
Tabla2, etc., pero podremos editarlo desde el administrador de nombres para
que sea más descriptivo.

Excel Intermedio
Cómo crear un nombre en Excel
Para crear un nombre debemos seleccionar primero la celda (o rango de celdas) y

posteriormente podemos utilizar dos métodos. El primero es asignar el nombre
directamente en el cuadro de nombres de la barra de fórmulas:
El segundo método es utilizar el comando Asignar nombre que se encuentra en la

ficha Fórmulas.
El administrador de nombres en Excel
Una vez que se han creado los nombres, ya sea de celdas o de tablas, podremos
administrarlos con el Administrador de nombres que se encuentra dentro del
grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas. Al pulsar el botón Administrador de
nombres se mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

Excel Intermedio
Este cuadro de diálogo contendrá la lista de todos los nombres de nuestro libro y
podremos también crear desde aquí nuevos nombres o editar los existentes. Así
mismo podemos eliminar cualquier nombre que deseemos pulsando el botón
Eliminar.
Cómo auditar nombres
Si llegas a tener una gran cantidad de nombres en tu libro de Excel y prefieres

tener una lista de todos ellos será muy fácil generarla. En primer lugar debes
posicionarte en la celda donde se insertará el listado y utilizar el comando Pegar
nombres que se encuentra dentro del menú desplegable Utilizar en la fórmula que
a su vez pertenece al grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas:

Excel Intermedio
Al mostrarse el cuadro de diálogo Pegar nombres deberás pulsar el botón Pegar

lista y Excel insertará en la hoja los nombres de los rangos y su definición:
Es importante hacer notar que el comando Pegar nombres no considera los

nombres de las tablas.
¿QUÉ ES UNA TABLA DINÁMICA?
Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel, pero
también es una de las características que más usuarios de Excel se sienten
intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos te estás perdiendo de utilizar una gran
herramienta de Excel.
Las tablas dinámicas te permiten resumir y analizar fácilmente grandes

cantidades de información con tan sólo arrastrar y soltar las diferentes columnas
que formarán el reporte.
Reportes flexibles
Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de Excel,
pero imagina la siguiente situación. Ya has creado un gran reporte que compara el
total de ventas en las diferentes regiones del país, pero ahora tus superiores han
pedido que hagas otro reporte que compare las ventas de cada región con los
tipos de productos vendidos. Y por si fuera poco, después de terminar el segundo
reporte, te piden un tercero para comparar las ventas de los productos pero ahora
por cada ciudad del país. Es muy probable que tengas que empezar desde cero
para crear los nuevos reportes.
Excel Intermedio
Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinámicas que ayuda a

resolver este problema. Al utilizar una tabla dinámica podrás crear los reportes
sin escribir una sola fórmula, pero lo más notable será que podrás arreglar el
reporte de una manera dinámica de acuerdo a tus necesidades.
El verdadero problema de las tablas dinámicas
Muchos usuarios de Excel evitan el uso de las tablas dinámicas porque

parecieran muy complicadas a primera vista. Aunque las tablas dinámicas pueden
parecer desafiantes, la realidad es que el problema radica en que muy pocas
veces se explican adecuadamente. En varias ocasiones he leído libros o tutoriales
en Internet que utilizan términos como “Análisis multidimensional”, que aunque es
un concepto importante, el presentar este tema a un principiante con este lenguaje
solo lo intimidará desde un principio.
A partir de hoy iniciaré con una serie de artículos que hablarán sobre tablas
dinámicas. Mi objetivo es presentarlas con un lenguaje sencillo de manera que
puedas entender fácilmente y pronto puedas utilizar adecuadamente esta
característica de Excel que te hará más productivo.

Excel Intermedio
FUNCIONAMIENTO DE LAS TABLAS DINÁMICAS
Las tablas dinámicas en Excel permiten agrupar datos en una gran cantidad de
maneras diferentes para poder obtener la información que necesitamos. En esta
ocasión explicaré el funcionamiento básico de una tabla dinámica.
Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha información sobre
las ventas de la compañía entre las cuales se encuentra una columna con los
productos de la empresa, también la ciudad donde se vende y las ventas
correspondientes para cada ciudad.
Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas
por producto. Así que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada
ciudad y sumar las ventas de cada producto para obtener el reporte. En lugar de
utilizar fórmulas podemos utilizar una tabla dinámica para obtener el resultado
deseado. Una tabla dinámica nos permite hacer una comparación entre diferentes
columnas de una tabla. Puedes imaginarte una tabla dinámica de la siguiente
manera:

Excel Intermedio
Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de

datos que vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra
tabla dinámica:
Excel tomará todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los
agrupará en la tabla dinámica, es decir, colocará los valores únicos de la columna
de datos eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para especificar
las columnas de la tabla dinámica.

Excel Intermedio
Finalmente elegimos una columna de valores numéricos que serán calculados y

resumidos en la tabla dinámica:
Así tendrás un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada
combinación obtendrás el total de ventas. Lo más importante que quiero transmitir
con este artículo es que las tablas dinámicas te permiten elegir entre todas las
columnas de una tabla de datos y hacer comparaciones entre ellas para poder
realizar un buen análisis de la información.

Excel Intermedio
En la siguiente publicación tomaremos este mismo ejemplo pero ahora haciéndolo

con Excel para dejar claro el concepto.
CÓMO CREAR UNA TABLA DINÁMICA
Las tablas dinámicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar

dinámicamente la información agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de
la tabla. En esta ocasión veremos un ejemplo claro de cómo crearlas.
Crear una tabla dinámica en Excel 2010
Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la
nueva tabla dinámica.

Excel Intermedio
Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra dentro del grupo
Tablas de la ficha Insertar.
Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es necesario podrás

ajustar el rango de datos que se considerará en la tabla dinámica.

Excel Intermedio
En este mismo cuadro de diálogo se puede elegir si se desea colocar la tabla

dinámica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botón
Aceptar y se creará la nueva tabla dinámica.

Excel Intermedio
Excel agregará en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte

derecha la lista de campos. Esta lista de campos está dividida en dos secciones,
primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo
una zona a donde arrastraremos los campos que darán forma al reporte ya sea
como columna, fila, valor o como un filtro.
Para completar la tabla dinámica debemos arrastrar los campos al área

correspondiente. Siguiendo el ejemplo propuesto, colocaré como columna el
campo Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente como valores colocaré
el campo Ventas.
De manera predeterminada Excel aplica la función SUMA a los valores y la tabla

dinámica que resulta después de hacer esta configuración es la siguiente:

Excel Intermedio
Utilizando una tabla dinámica fue posible crear un reporte de una manera fácil y
sin la necesidad de utilizar fórmulas. Pronto veremos cómo se pueden elaborar
tablas dinámicas más complejas que permitirán realizar un análisis profundo de la
información.
PARTES DE UNA TABLA DINÁMICA
Una vez que has aprendido cómo crear una tabla dinámica en Excel es conveniente
detenerse un momento para conocer las partes que la componen y comprender el
funcionamiento de cada una de ellas.
Partes de una tabla dinámica en Excel
Justo cuando se ha creado una tabla dinámica se muestra en la parte derecha de

la hoja la lista de campos disponibles y por debajo las áreas donde podemos
arrastrar dichos campos. Estas áreas denotan cada una de las partes de una
tabla dinámica.
 Filtro de informe. Los campos que coloques en esta área crearán filtros para la
tabla dinámica a través de los cuales podrás restringir la información que ves en
Excel Intermedio
pantalla. Estos filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las
columnas y filas especificadas.
 Etiquetas de columna. Esta área contiene los campos que se mostrarán como
columnas de la tabla dinámica.
 Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla
dinámica.
 Valores. Son los campos que se colocarán como las “celdas” de la tabla dinámica
y que serán totalizados para cada columna y fila.
Una vez especificados los campos para cada una de las áreas, la tabla dinámica
cobra vida. Puedes tener una tabla dinámica funcional con tan solo especificar las
columnas, filas y valores. Los filtros son solamente una herramienta para mejorar
el análisis sobre los datos de la tabla dinámica.
DAR FORMATO A UNA TABLA DINÁMICA
Una vez que has creado una tabla dinámica, Excel permite aplicarle formato
fácilmente como si fuera una tabla de datos. La ficha Diseño incluye comandos
especiales para aplicar formato a una tabla dinámica.
La ficha Diseño es una ficha contextual, por lo que deberás seleccionar la tabla
dinámica para que se muestre.

Excel Intermedio
Esta ficha está dividida en tres grupos.
 Diseño. Este grupo permite agregar subtotales y totales generales a la tabla

dinámica así como modificar aspectos básicos de diseño.
 Opciones de estilo de tabla dinámica. Las opciones de este grupo permiten

restringir la selección de estilos que se muestran en el grupo que se encuentra
justo a su derecha. Es decir, si seleccionas la opción “Filas con bandas”, entonces
se mostrarán a la derecha los estilos que tienen filas con bandas.
 Estilos de tabla dinámica. Muestra la galería de estilos que se pueden aplicar a

la tabla dinámica. Con tan sólo hacer clic sobre el estilo deseado se aplicará sobre
la tabla.
Puedes hacer clic en el botón Más del grupo Estilos de tabla dinámica para ver
todos los estilos disponibles. Con tan sólo elegir alguno de los estilos se aplicará
inmediatamente a la tabla dinámica.

Excel Intermedio
FORMATO DE VALORES EN UNA TABLA DINÁMICA
En esta ocasión te mostraré cómo dar formato rápidamente a los valores

agrupados de una tabla dinámica de manera de puedan tener el formato de
número adecuado. Solamente sigue los siguientes pasos:
Supongamos la siguiente tabla dinámica:

Excel Intermedio
Para dar formato a los valores numéricos debes hacer clic sobre el campo
correspondiente dentro del área Valores.
Del menú mostrado debes seleccionar la opción Configuración de campo de

valor.

Excel Intermedio
Se mostrará el cuadro de diálogo Configuración de campo de valor.
Debes hacer clic en el botón Formato de número y se mostrará el cuadro de

diálogo Formato de celdas donde podrás seleccionar el formato deseado:

Excel Intermedio
Después de hacer la selección adecuada acepta los cambios y de inmediato se

aplicará el nuevo formato a todos los valores de la tabla dinámica:

Excel Intermedio
FILTRAR UNA TABLA DINÁMICA
Puedes filtrar y ordenar la información que se encuentra dentro de una tabla

dinámica utilizando los filtros que Excel coloca de manera predeterminada en el
reporte como Etiquetas de columna y Etiquetas de fila.
Al seleccionar cualquier de las opciones del filtro, la información será resumida y

solamente mostrará un subconjunto de los datos de la tabla dinámica.
Una vez que se ha aplicado un filtro, Excel reemplaza el icono predeterminado

para indicar que ese campo está siendo actualmente filtrado.

Excel Intermedio
Para mostrar de nuevo todos los valores de los campos filtrados debes hacer clic
en el botón de filtrado y seleccionar la opción Borrar filtro de.
De igual manera puedes ordenar instantáneamente los valores de la tabla

dinámica. Solamente haz clic sobre el botón de Etiquetas de fila o Etiquetas de
columna y elige la opción Ordenar de A a Z o la opción Ordenar de Z a A.
SEGMENTACIÓN DE DATOS EN TABLAS DINÁMICAS
La segmentación de datos en tablas dinámicas es una nueva característica de

Excel 2010 que permite hacer un filtrado de los datos dentro de una tabla
dinámica. De esta manera puedes filtrar fácilmente la información por más de una
columna.
En primer lugar debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinámica y
posteriormente en la ficha Opciones y dentro del grupo Ordenar y filtrar deberás
hacer clic sobre el comando Insertar Segmentación de datos.
Excel mostrará el cuadro de diálogo Insertar segmentación de datos.

Excel Intermedio
En este cuadro deberás seleccionar los campos que deseas utilizar como filtros en
la tabla dinámica y Excel colocará un filtro para cada campo seleccionado:
Para filtrar la información de la tabla dinámica es suficiente con hacer clic sobre
cualquiera de las opciones del filtro.

Excel Intermedio
Excel ajustará la información de la tabla dinámica de acuerdo a las opciones

seleccionadas. Para mostrar de nuevo toda la información puedes hacer clic en el
botón Borrar filtro que se encuentra en la esquina superior derecha de cada
panel.
Podrás agregar tantos filtros como campos disponibles tengas en la tabla

dinámica, lo cual te permitirá hacer un buen análisis de la información.

Excel Intermedio
MODIFICAR CAMPOS DE UNA TABLA DINÁMICA
Las tablas dinámicas son muy fáciles de manipular y de modificar. Excel permite
cambiar los campos de la tabla de una manera muy sencilla y reestructurar la
información con tan solo arrastrar los nuevos campos.
Lista de campos de una tabla dinámica
Las modificaciones las haremos en la Lista de campos de la tabla dinámica que

se encuentra en la parte derecha de la pantalla. Esta lista se mostrará con tan solo
hacer clic en cualquier celda de la tabla dinámica.

Excel Intermedio
Si por alguna razón esta lista de campos no aparece en tu libro de Excel, debes
activarla con el comando Lista de campo que se encuentra dentro del grupo
Mostrar de la ficha Opciones.
Quitar un campo de una tabla dinámica
Para remover un campo arrástralo fuera del área donde se encuentra y cuando el
puntero del ratón se convierta en una “X” suelta el botón del ratón para eliminar el

Excel Intermedio
campo. Otra manera de eliminar el campo es haciendo clic sobre él y seleccionar

la opción Quitar campo.
Mover un campo de una tabla dinámica
Para mover un campo ya existente hacia una nueva ubicación solamente

arrástralo de un área a otra o de igual manera selecciona cualquiera de las
opciones de menú que permiten mover el campo a cualquiera de las áreas
disponibles: Mover al filtro de informe, Mover a rótulos de fila, Mover a rótulos
de columna o Mover a valores.

Excel Intermedio
Con este método puedes cambiar fácilmente las columnas por filas y viceversa.
Nuevo campo en una tabla dinámica
Finalmente para agregar un nuevo campo puedes arrastrarlo desde la lista de

campos hacia el área deseada. También puedes marcar la caja de selección del
campo lo cual hará que sea agregado a alguna de las áreas predeterminadas.
Las tablas dinámicas son un elemento de análisis de información de Excel muy

poderoso y esa fortaleza proviene de la facilidad que provee para manipular la
información de acuerdo a tus necesidades.
MODIFICAR EL TIPO DE CÁLCULO DE UNA TABLA DINÁMICA
De manera predeterminada Excel utiliza la función SUMA al momento de crear los

totales y subtotales de los valores de una tabla dinámica sin embargo es probable
que necesites utilizar alguna otra función diferente como el promedio o la cuenta
de elementos.
Para cambiar la función que se utiliza en los valores resumidos debes hacer clic
sobre el campo de valor y seleccionar la opción de menú Configuración de
campo de valor:

Excel Intermedio
En el cuadro de diálogo mostrado podrás cambiar la función que deseas utilizar:
Los valores disponibles son los siguientes:
 Cuenta. Contabiliza el número de registros. Éstas es la opción predeterminada si

el campo es de tipo texto (en lugar de la Suma).
 Promedio. Obtiene el promedio de los elementos.
 Máx. Obtiene el valor numérico más alto.
 Mín. Obtiene el valor numérico más bajo.
 Producto. Multiplica todos los valores numéricos de ese campo, si existe algún
campo de texto será ignorado.
 Contar números. Obtiene el número de registros con valor numérico.
Excel Intermedio
 Desvest. Obtiene la desviación estándar.

 Desvestp. Obtiene la desviación estándar en función de la población.
 Var. Calcula la varianza de una muestra.
 Varp. Calcula la varianza en función de la población.
Al aceptar los cambios Excel aplicará de inmediato el nuevo tipo de cálculo

seleccionado.
CREAR UN GRÁFICO DINÁMICO
Un gráfico dinámico es un gráfico que está basado en los datos de una tabla
dinámica y que se ajusta automáticamente al aplicar cualquier filtro sobre la
información. Con este tipo de gráfico podrás ayudar en la comprensión de los
datos de una tabla dinámica.
Cómo crear un gráfico dinámico en Excel
Para crear un gráfico dinámico debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla
dinámica que servirá como base del gráfico y posteriormente hacer clic sobre el
comando Gráfico dinámico que se encuentra dentro del grupo Herramientas de
la ficha Opciones.
Se mostrará el cuadro de diálogo Insertar gráfico de donde podrás seleccionar el

tipo de gráfico que deseas utilizar.

Excel Intermedio
Una vez que has seleccionado el gráfico adecuado Excel lo insertará en la hoja de
trabajo. Observa cómo el gráfico se modifica al momento de aplicar algún filtro
sobre la tabla dinámica:

Excel Intermedio
De igual manera puedes filtrar la información utilizando los botones de filtrado que
aparecen dentro del gráfico dinámico:

Excel Intermedio
Para eliminar un gráfico dinámico solamente debes seleccionarlo y pulsar la tecla

Suprimir.
MOVER UN GRÁFICO DINÁMICO
Es probable que encuentres útil el mover un gráfico dinámico a su propia hoja

de Excel para poder trabajar con él de manera independiente e inclusive aplicar
algún estilo y formato personalizado.
Mover un gráfico dinámico a otra hoja
Para mover un gráfico dinámico debes seleccionarlo y posteriormente seleccionar

el comando Mover gráfico que se encuentre en el grupo Ubicación dentro de la
ficha Diseño.

Excel Intermedio
Se mostrará el cuadro de diálogo Mover gráfico y podrás seleccionar una nueva

hoja donde será colocado.
Modificar el estilo de un gráfico dinámico
Ya sea que muevas el gráfico a una nueva hoja de Excel o lo dejes en su

ubicación original puedes modificar su estilo con los comandos de la ficha Diseño,
Presentación y Formato:
Dentro de la ficha Diseño encontrarás los comandos necesarios para seleccionar

un nuevo estilo del gráfico dinámico. Con los comandos de la ficha Presentación
podrás personalizar aún más el gráfico dinámico agregando títulos, rótulos de eje
y leyendas. Finalmente la ficha Formato permitirá refinar los estilos de forma del
gráfico creado.
Excel Intermedio
CAMBIAR ORIGEN DE DATOS DE UNA TABLA DINÁMICA
Es probable que el origen de datos de una tabla dinámica haya cambiado de

ubicación y ahora tengas que considerar este cambio en tu tabla dinámica. A
continuación unos pasos muy sencillos para modificar el origen de los datos.
Haz clic sobre la tabla dinámica y selecciona el comando Cambiar origen de

datos que se encuentra en la ficha Opciones dentro del grupo Datos.
Se mostrará el cuadro de diálogo Cambiar origen de datos de tabla dinámica el

cual te permitirá ampliar (o reducir) o cambiar el rango de los datos de la tabla
dinámica.
Acepta los cambios y la tabla dinámica reflejará el nuevo rango de datos que has
especificado.

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Escuela Nacional de Estadística e Informática

Gráfico de anillos en Excel

Aunque los gráficos de anillos son similares a los gráficos circulares se

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Los gráficos de burbuja nos permiten mostrar tres dimensiones de datos en un

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El tamaño de las burbujas es lo que representa la tercera dimensión de datos en el

Gráfico de burbuja en Excel

Para crear un gráfico de burbuja debemos dar un formato adecuado a nuestros

Posteriormente debemos ir a la ficha Insertar y seleccionar el botón Otros que se

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Es este gráfico de burbuja tenemos el número de productos desplegado en el eje

Los gráficos de dispersión también son

Considera la siguiente tabla de datos de

Gráficos de dispersión en Excel

Para crear el gráfico de dispersión

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Algunos podrían argumentar que este tipo de gráfico de dispersión es similar a

GRAFICAR FUNCIONES MATEMÁTICAS EN EXCEL

Un gráfico de Excel es una buena alternativa para desplegar la información de una

Graficar funciones en Excel

Las columnas A y B contienen los valores para X y para Y respectivamente. Por

De esta manera, para cada valor de X de la columna A, se calcula el valor de Y en

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Graficar funciones de dos variables en Excel

El tipo de gráfico de Excel utilizado es un gráfico de Superficie 3D el cual puedes

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Antes de crear el gráfico debes de asegurarte de tener la tabla de datos adecuada

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Existe una manera sencilla de complementar tu tablero de control de Excel con

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Fórmula para mini gráficos de pastel

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En la columna C insertaré los minigráfico por lo que colocaré en la celda C2 la

GRÁFICA DE BARRAS DENTRO DE UNA CELDA

De la misma manera que en el artículo Gráfica de pastel dentro de una celda, en

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Descargar la fuente para gráficos de barras

El primer paso es descargar la fuente que nos ayudará a mostrar el minigráfico.

Normalizar datos para gráfico de barras

Para normalizar la información se puede aplicar la siguiente fórmula a cada celda:

campusvirtual@inei.gob.pe Numero de Pagina: 15 Total de Paginas:145

Con este último cambio tendrás el resultado deseado.

campusvirtual@inei.gob.pe Numero de Pagina: 16 Total de Paginas:145

TABLA DE COMPARACIÓN CON SÍMBOLOS

Una tabla de datos puede entenderse y visualizarse mejor si reemplazamos los

Tabla comparativa con símbolos

Para mejorar la visualización reemplazaré los números por un símbolo que me

campusvirtual@inei.gob.pe Numero de Pagina: 17 Total de Paginas:145

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campusvirtual@inei.gob.pe Numero de Pagina: 18 Total de Paginas:145

Busca los símbolos que se muestran encerrados en un recuadro e insértalos en el

Fórmula para conversión de datos

IMPORTANTE: Si ya has aplicado el SP1 de Office 2010, la función MED

Para este ejemplo, los símbolos fueron insertados en la celda A8 y mi tabla de

ORDENAR RÁPIDAMENTE EN EXCEL

campusvirtual@inei.gob.pe Numero de Pagina: 19 Total de Paginas:145