GUÍA NRO 02

“Planificación”

Prof. José Manuel, Díaz E.

Maturín, Julio 2.017

 UNIDAD III
PLANIFICACIÓN
Planeación

Definición de Planeación según algunos reconocidos estudiosos del proceso

administrativo:

Alberto Chiavenato: Es la primera función administrativa porque sirve de base a

las demás funciones. Esta función determina por anticipado cuáles son los
objetivos que deben cumplirse y que deben hacerse para alcanzarlo; la
planeación comienza por establecer los objetivos y detallar los planes necesarios
para alcanzarlos de la mejor manera posible.
Planear y determinar los objetivos consiste en seleccionar por adelantado el
mejor camino para lograrlos. La planeación determina dónde se pretende llegar,
qué debe hacerse, cómo, cuándo y en qué orden.
Salvador Mercado: Planear es definir los objetivos y determinar los medios para
alcanzarlo, es fundamentalmente analizar por anticipado los problemas, planear
posibles soluciones y señalar los pasos necesarios para llegar eficientemente a los
objetivos que la solución elegida define.
La planeación debe, por lo tanto, fijar el curso concreto de acción que ha de
seguirse, estableciendo, los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de
operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo necesarios para su
conclusión.
María Isabel de Suárez: Es el proceso que requiere contar con mecanismos e
instrumentos que permitan visualizar el conjunto de relaciones implícitas en
dicho proceso, que presenta herramientas a través de la cual se obtienen
objetivos, métodos y recursos (humanos y materiales) que permita escoger y
relacionar hechos para prever y formular actividades propuestas que se suponen
necesarias para lograr resultados deseados.
Naturaleza de la Planeación
 Los planes contribuyen en forma positiva al cumplimiento de los objetivos
de la empresa.
 La planeación tiene más relación con el control, porque la acción
planificada no puede ser eficiente, si el control no mantiene a los
subordinados en la dirección adecuada, mediante la corrección de las
desviaciones de los planes.
 La planeación persigue eficiencia en los planes. Un plan eficiente es aquel
que logra alcanzar los objetivos con un mínimo de consecuencias
imprevistas y con bajos costo.
 Una vez definida la planeación, se requiere determinar el "qué" de las
actividades, es decir, "qué se va a hacer". Conociendo lo anterior seguirá
"cómo se va hacer", posteriormente "en dónde se va hacer" y por último
"cuándo se va a hacer". En cuanto al tiempo, surge una clasificación: Si es
a corto o a largo plazo.
Componentes de la Planeación:
 Pronósticos
 Objetivos
 Políticas
 Procedimientos
 Programas
 Presupuestos
 Premisas de la Planeación

Se define como el ambiente previsto en el cual se espera que operen los

planes. Incluyen suposiciones o pronóstico del futuro y condiciones conocidas que
afectarán la operación de los planes. Ejemplo: Las políticas predominantes y los
planes existentes en la compañía que controlan la naturaleza básica de los
planes.
 Económicas: Relacionadas con la productividad de la empresa.
 Fiscales: Relacionada con el Estado.

Principios de la Planificación:
 Factor Limitante: Al seleccionar alternativas, cuanto más puedan los
individuos reconocer y resolver aquellos factores limitantes o esenciales
para el logro de la meta deseada, con más claridad y precisión podrá
seleccionar la más probable.
 Compromiso: La planificación lógica abarca un período de tiempo en un
futuro necesario para prever, a través de una serie de acciones, el
cumplimiento de los compromisos incluidos en una decisión.
 Flexibilidad: Cuanto mayor sea la flexibilidad que se pueda imprimir a los
planes, menor será el peligro de pérdidas en los cuales se incurre por
sucesos inesperados, pero el costo de la flexibilidad deben pasar es ante
los riesgos que implican los compromisos futuros.
 Cambio de Rumbo: Cuanto más se comprometen con el futuro las
decisiones de la planificación, tanto más importante es para un analista o
planificador revisar periódicamente los acontecimientos y las
expectativas, y diseñar los planes en forma necesaria para mantener el
curso hacia las metas deseadas.
 Racionalidad: Se basa en la selección de alternativas de forma
inteligente, analizando sus ventajas, eligiendo aquellas que permita el
máximo aprovechamiento de los recursos.
 Previsión: Surge del análisis del pasado, del presente y de la proyección
de las tendencias detectadas a una fecha futura.
 Nacionalidad/universalidad: Consiste en establecer objetivos claros y
precisos encuadrados dentro de la realidad, que correspondan a la
dinámica socio - económica local, o en el ámbito que abarcará el plan,
previendo las consecuencias que producirá su aplicación.
  Unidad: Integración de los diferentes planes a manera de obtener un todo
orgánico, coherente y compatible.
 Continuidad: Los planes deben darse como un proceso continuo. No se
deben abandonar las metas. La planificación no tiene fin en el tiempo.
 Inherencia o Inmanencia: La planificación es necesaria en cualquier
organización para alcanzar sus fines, objetivos y metas. Es necesario
planificar para prepararse a los cambios, la conducción empírica de toda
empresa trae resultados negativos.
 Simplificación y Estandarización: Significa que las metas deben ser
simples y que los productos deben tratar de estandarizarse, al igual que
sus procedimientos.

Importancia de la Planeación:
La importancia de la planeación entonces se centra en el hecho de que
permite a la persona o responsable proyectar a mediano o largo plazo la
actividad a realizar, acercándose de ese modo más fácilmente a las metas y
teniéndolas vistas de manera clara y concisa, evitando a la vez proyecciones sub
estimatorias o muy exageradas sobre un resultado que luego en la práctica sea
de difícil logro. Muchas veces la planeación puede tener que ser alterada debido
a circunstancias ajenas o inesperadas y en ese caso deberá ser reacondicionada
de acuerdo a las necesidades y posibilidades que la situación permita. De todos
modos, seguirá permitiendo conocer cuál será el plan de trabajo aún en una
situación de excepción.
Pasos y/o Etapas del proceso de Planificación:
Según Cortés (1998), el proceso de planeación incluye cinco pasos principales:
 Definición de los objetivos organizacionales.
 Determinar dónde se está en relación a los objetivos.
 Desarrollar premisas considerando situaciones futuras.
 Identificar y escoger entre cursos alternativos de acción.
 Puesta en marcha de los planes y evaluar los resultados.

Igualmente, para el Instituto de Formación Gerencial, las etapas o pasos de la

planificación serían:
 Retrospectiva: Análisis de Pasado.

 Establecimiento de Metas y Objetivos.

  Estrategias.
 Políticas a Emplear.
 Discusión y Aprobación.
 Ejecución del Plan.
 Control, Ajustes y Valoración.

Influencia de la Planeación en el Proceso Administrativo:

Es favorable, puesto que a través de la misma se diseñan cursos de acción que

permiten el alcance de los objetivos que se pretenden alcanzar en un tiempo
determinado; destacando el hecho de que la planificación es una etapa mecánica
prediseñada en función a un análisis racional y sistemático de las necesidades y
actividades que se pretenden desarrollar.

Influencia del tiempo en la Planeación

Uno de los problemas que se plantean los gerentes es el empleo del tiempo de la
manera más eficaz. Para que el ejecutivo aproveche mejor el tiempo debe tomar
en cuenta las siguientes consideraciones:
 Preparar un plan de trabajo al iniciar las actividades laborales de cada
día.
 Establecer el orden de prioridades en el plan de referencia.
 Tener al día una lista de objetivos, una agenda, un calendario anual y un
programa de control presupuestal.
 Aprovechar al máximo las reuniones y juntas gerenciales.
 Preparar objetivos trimestralmente, revisar los resultados trimestrales y
tener al día previsiones a cuatro meses de plazo.
 De esta manera se evitará la pérdida de tiempo de los gerentes y mejorará
su rendimiento.

Limitaciones de la Planeación:

Dentro de la planeación existen limitaciones que deben tomarse en cuenta al

efectuarla; algunas de ellas son mencionadas a continuación:
 No se puede contar con la información ni con los datos precisos en
relación con el futuro.
 En la planeación siempre deben referirse a las actividades que van a
realizarse en un plazo más o menos próximo.
 En ninguna empresa se pueden estimar con certeza lo que realmente va a
suceder, dada la incertidumbre que se tiene.
 Los planes se deben juzgar a la luz de las relaciones de trabajo que
existen.
 Siempre se deben tomar en consideración cuales serán las modificaciones
que puedan afectar por medios tanto sociales como económicos, así como
de cualquier índole.
  Por muchas razones no es posible fijar condiciones futuras con exactitud
matemática.

Cualidades de un buen Plan:

Un buen plan debe poseer objetivos claros, actividades igualmente claras para
cada objetivo, secuencia perfectamente definida y puntos en los cuales sea
posible verificar el proceso. A medida que se obtenga mayor experiencia en
planeación y se adquieran los conocimientos específicos necesarios, aumentará la
habilidad para satisfacer estos requerimientos con cada plan que se elabore.

Elementos que se deben tomar en cuenta para realizar un buen Plan:

1. Los propósitos: Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo

cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente un grupo
social.
2. La investigación: Aplicada a la planeación, la investigación consiste en la
determinación de todos los factores que influyen en el logro de los propósitos,
así como de los medios óptimos para conseguirlos.
3. Los objetivos: Representan los resultados que la empresa desea obtener, son
fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para
realizarse transcurrido un tiempo específico.
4. Las estrategias: Cursos de acción general o alternativas que muestran la
dirección y el empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las
condiciones más ventajosas.
5. Políticas: Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos
generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten
dentro de una organización.
6. Programas: Son esquemas en donde se establece, la secuencia de actividades
que habrán de realizarse para lograr objetivos y el tiempo requerido para
efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su
consecución.
7. Presupuestos: Son los planes de todas o algunas de las fases de actividad del
grupo social expresado en términos económicos, junto con la comprobación
subsecuente de la realización de dicho plan.
8. Procedimientos: Establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades
que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.
Algunos planes fallan; si un plan no conduce al logro del objetivo, es que falló en
su implementación o en su concepción misma. Por lo general se puede decir que
los planes fallan por tres motivos: Algo se omitió, algo se consideró de más o no
se anticiparon las actividades de otros. He aquí una lista breve de por qué falla la
planeación:
 No se lleva a cabo.
 Se abrevia demasiado la lista de actividades.
 No se reconoce que para muchos objetivos hay actividades simultáneas.
 El planeador queda tan fascinado con su plan, que se olvida de los
objetivos.
  No se lleva acabo una revisión concienzuda del plan cuando no se alcanza
el objetivo.
 Se omiten actividades claves.
 No se consideran actividades de otros que pueden obstaculizar el plan.
 No se verifica el proceso.
 Las actividades se definen con vaguedad.
 No se programa el plan.

Ventajas Que Se Obtienen Al Planear

 Propicia el desarrollo de la empresa.
 Reduce al máximo los riesgos.
 Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.
 Importancia de la Planeación

"Planear es función del administrador, aunque el carácter y la amplitud de la

planeación varían con su autoridad y con la naturaleza de las políticas y planes
delineados por su superior".
A pesar que en muchas ocasiones existe la incertidumbre respecto de las
operaciones que se realizarán en períodos futuros se pueden obtener muchas
ventajas al planear tales como las siguientes:

 La planeación representa la base sobre la cual se ha de edificar la

supervisión y el éxito de las empresas. Permite sabe cuál es la acción
necesaria para alcanzar los resultados deseados.
 Permite saber cuáles son los elementos básicos que se necesitan para
llevar a cabo las operaciones.
 Reduce costos en las operaciones mismas de la empresa.
 Permite una organización adecuada de todos los procesos.
 Reduce el trabajo improductivo.
 Permite llevar a cabo el trabajo necesario.
 Se logra acortar el tiempo en que se deberán realizar las operaciones en la
empresa.
 Facilita la delegación de autoridad.
 Posibilita la delegación específicamente y señalar a quién se delega.
 Es posible el objetivo que se debe alcanzar, como lograrlo y cual es el
marco de acción y decisión.

Técnicas de Planeación
En general, las técnicas utilizadas en la planeación pueden emplearse también en
el control. Las técnicas más usadas para formular planes, presentarlos,
explicarlos y discutirlos son las siguientes:
Manuales
 Diagramas de proceso y de flujo, que sirven para presentar, analizar y
explicar un procedimiento.
  Gráficas de Gantt, que tienen por objeto controlar la ejecución
simultánea de varias actividades que se realizan coordinadamente.
 Programas en su forma de presupuestos y pronósticos.
 Sistemas que buscan planear y programar en forma gráfica y cuantitativa
una serie de actividades simultáneas que tienen un mismo fin y el mismo
origen, poniendo énfasis en la duración, costo, etc.; estas son: PERT, CPM
Y RAMPS.

Manuales

Son instrumentos en los que se concentran las políticas, reglas, instructivos o

información general que sirve para orientar y uniformar la conducta del grupo
humano integrante de la empresa. Los manuales se clasifican en:
1. Manuales de Políticas: Como su nombre lo indica, reúnen las diversas políticas
aplicables en la empresa, clasificándolas en generales, de personal, de
producción, etc.
2. Manuales de Operación: Son los que contienen todo el procedimiento que
debe seguir un empleado para ejecutar determinada tarea.
3. Manuales Departamentales: Son aquellos en que se recogen todas las
políticas, reglas, etc., aplicables en cada departamento específico. Son los que
mejor merecen el nombre, de acuerdo con la definición dada.
4. Manuales del Empleado o de Bienvenida: Suelen recoger todo lo que interesa
conocer al empleado en general, sobre todo al ingresar a la empresa.
5. Manuales de Organización: Son como una explicación, ampliación y
comentario de las cartas de organización; en ocasiones contienen adicionalmente
una síntesis de las descripciones de puestos y de las reglas de coordinación
interdepartamental.

PLANEACIÓN ESTRATEGICA

La estrategia sistemática empresarial es el desarrollo ordenado de sus objetivos y acciones a

largo plazo, para lograr estos objetivos y acciones, la organización pone al servicio de la
estrategia los recursos humanos, recursos materiales, técnicas, al igual que todo tipo de
plan, teniendo en cuenta los problemas y riesgos que plantea el suprasistema cultural,
económico, político y natural.

Al conceptuar sobre la estrategia, hacemos relación a la planeación estratégica, pues son

términos íntimamente ligados, debido a que ambos indican una secuencia cronológica de
acciones para lograr objetivos en determinado tiempo.

IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN ESTRATEGICA

La planeación estratégica implica el largo plazo y desde luego, grandes decisiones

estratégicas. En la práctica administrativa, la planeación estratégica la realizan los
ejecutivos de mayor rango de la organización, debido a que las estrategias corrientemente
hacen referencia al marco general de la empresa en su desarrollo interno y el medio
ambiente externo, que influye en los objetivos trazados a largo plazo.

El plan estratégico debe describir en forma lo más amplia posible las tareas a realizar,
haciendo ver los por menores de los beneficios al realizarlas, estableciendo períodos de
tiempo en cada tarea o actividad. Se debe especificar el producto o servicio y a qué
población o mercado está dirigido, como también las utilidades que dará el producto o
servicio; se debe establecer la clase de recursos, bien sea materiales o humanos, que
requiere cada objetivo.

La planeación estratégica debe establecer con anterioridad en forma clara cual es su

contribución no sólo a la organización propiamente dicha, sino a la comunidad en general.

La planeación estratégica tiene que ver con los hechos fundamentales de la organización en
el futuro, no tomando decisiones sobre este, que como conocemos es incierto, debemos
tomar las decisiones estratégicas, teniendo en cuenta el futuro. Este futuro exige al
estratega innovación creativa en toda la estructura organizacional de manera continua pues
el mundo evoluciona en forma permanente y la empresa es parte determinante del mundo
mutante. Los cambios acelerados como la tecnología de grandes industrias, entre otras las
computadoras, utilizables en todos los campos, llevaron a las empresas a buscar nuevos
rumbos, nuevas oportunidades.

La complejidad gerencial, debido a factores que el gerente actual tiene que tener en cuenta
entre otros la inflación, la variación de incrementos en los costos fijos, el mercadeo, la
responsabilidad social, económica y de servicios de la organización, que hoy es más
exigente, nos muestra la importancia y la necesidad de la planeación estratégica.

DESARROLLO DE UNA ESTRATEGIA SISTEMATICA

Un sistema de planeación estratégica es sencillamente el comienzo de un procedimiento de

formular objetivos, que indican el rumbo de una organización. Luego un sistema de
planeación estratégica se debe diseñar, teniendo en cuenta el objetivo (propósito) principal
que se persigue con su implantación. Este plan estratégico una vez implantado para que
tenga éxito, debe ser coherente, es decir, las políticas de personal, mercadeo, finanzas y
producción deben converger a la estrategia trazada. Es fundamental tener en cuenta en la
estrategia la realidad interna de la organización, porque ello nos dice con objetividad que
sabe hacer la empresa, sería un error fatal desconocer el medio interno de la organización.
Pero la coherencia de la estrategia no sólo debe ser interna, debe ser también externa, es
decir, con el entorno en que tiene que actuar o desenvolverse la empresa.

Para que el desarrollo de la planeación estratégica sea favorable, se sugiere que el gerente
realice algunas preguntas, desde luego con sus respuestas:

 Dónde está nuestra empresa?

 A dónde quiere llegar nuestra empresa?
 Qué decisiones debe tomar la empresa para llegar?
EL PROCESO DE LA PLANEACIÓN ESTRATEGICA

La planeación estratégica sistémica como proceso es una secuencia cronológica racional que
nos lleva a la consecución de un objeto global mediante acciones predeterminadas. En
esencia el proceso es sencillamente la formulación de una estrategia: Esta debe determinar
los objetivos, generar políticas básicas para alcanzar los objetivos y definir el negocio o
actividad en que la empresa quiere operar.

Los pasos más importantes del proceso sistémico de planeación estratégico son:

 Determinación o fijación del fin o misión de la organización. El término misión también se

puede conocer con los nombres de: objeto básico, propósito, meta, aspiración, finalidad.
Una vez definida la misión el gerente opera bajo el marco establecido por los accionistas.
Este es el paso más importante.

 Formulada la misión se deben identificar los objetivos y estrategias vigentes, teniendo en

cuenta el suprasistema cultural, económico, natural y político, y así detectar influencias
determinantes sobre la capacidad de la empresa, al igual que el análisis de los recursos, lo
que nos permite determinar las ventajas y desventajas competitivas de la empresa.

 Identificar las oportunidades y amenazas estratégicas. Estudiando el medio ambiente y los

recursos, podemos pronosticar los efectos de la estrategia existente y así el administrador
determinar si las oportunidades son favorables para renovar la estrategia o continuar con su
ejecución.

 Es la toma de decisión estratégica, producto del análisis hecho en el punto 3. Para llegar
a la decisión estratégica, se deben identificar, evaluar y seleccionar alternativas
estratégicas.

 Ejecución de la estrategia (acción empresarial). Definida la estrategia debe darse

operatividad en forma tal, que permita coherencia sistémica de la organización, para ello
hacemos uso de la planeación táctica.

Los cinco pasos presentados son una guía en el proceso de planeación estratégica, pasos que
pueden variar obedeciendo a la clase de negocio, importancia de la organización, capital de
la organización, sistema económico, político y social, clase de industria dentro de la cual se
encuentra la organización. En esencia, no toda planeación estratégica es igual.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA PLANEACIÓN ESTRATEGICA

Ventajas

 La planeación estratégica contribuye a anticiparse a los problemas, lo que permite al

administrador dar soluciones oportunas.

 Reduce la posibilidad de cometer errores con sorpresas desagradables, las estrategias y

objetivos son trazados en forma muy cuidadosa.
 Brinda a los gerentes lineamientos lógicos y consecuentes, con el desarrollo de las
actividades para alcanzar los objetivos de la empresa a largo plazo.

Desventajas

 La principal desventaja de la planeación estratégica es la gran inversión de tiempo,

personal y dinero.

 Algunas empresas utilizan personal especializado en planeación, para formular

estrategias, ellos requieren de nuevos espacios para sus oficinas, altos costos de
investigación de mercados, costos de adiestramiento de personal, etc.

 La empresa pequeña que no tiene un departamento dedicado a la planeación no puede

seguir el proceso sistémico de planeación estratégico. No obstante, se favorece siguiendo
unos marcos básicos.

PLANEACIÓN TÁCTICA

La planeación táctica hace referencia al empleo de los recursos, en objetivos específicos.

La planeación táctica mediante la estructura organizacional contribuye a la consecución de

los objetivos de la planeación estratégica. Un plan de un director de carrera en una
universidad, sobre la modificación de una materia, es estratégico, en cambio para el Consejo
Superior sería táctico.