Eficacia, productividad, eficiencia, ¿sabes

distinguir estos conceptos?

Eficiencia, eficacia y productividad son conceptos
relacionados. Sin embargo, en absoluto son equivalentes y
conviene no confundirlos. Se corre el riesgo de emplear un
término incorrecto o de no comprender lo que se nos
explica.

Estos conceptos son muy importantes porque nos hablan de

algunos objetivos de la vida empresarial; por ejemplo, de
aquellos que persiguen las asesorías y los despacho
profesionales. En cierto modo, sirven de traducción a
términos más concretos del éxito y el fracaso.
¿Qué
significa la
eficacia?
El propio nombre de este término ya es muy
indicativo, ya que deriva de la palabra
“efecto”. Lógicamente, es eficaz aquella
acción o proyecto cuyo resultado es el
deseado o esperado.
La eficacia desde un
punto de vista técnico
Técnicamente, los procesos son eficaces cuando a su fin se produce el
resultado previsto. Por ejemplo, una contabilidad, teóricamente, podría
llevarse de muchas formas. Nos podemos imaginar el contable con
manguitos que lleva la contabilidad a mano y en papel. También podría
hacerse con un programa informático instalado en un ordenador. Y nos
podríamos decantar por llevarla con una solución en la nube.

Si nuestro objetivo es llevar un libro diario, mantener libros auxiliares

y formular unas cuentas anuales, cualquiera de las opciones es eficaz. Las
tres alternativas producen ese resultado final.

Sin embargo, que las tres opciones sean eficaces no significa que sean
equivalentes. No solamente nos interesan los resultados finales del
proceso, sino también los medios empleados.
La eficacia, la
planificación y el control
La planificación exige diseñar programas de actuación,
concretar objetivos y realizar previsiones. La eficacia implica
que los objetivos se van cumpliendo.

En ese punto es donde mejor podemos comprender la relación

entre eficacia y eficiencia. Ningún plan puede entenderse
cumplido únicamente en función de los resultados alcanzados.
Ha de hacerlo con los recursos previstos o incluso menos.
De lo contrario, será necesario modificarlo para incluir más
recursos o deberemos renunciar a lo que nos proponíamos.
Por ejemplo, si un contable tiene diseñado su trabajo para poder
llevar las cuentas de un determinado número de clientes, sus
planes habrán fallado si acaba necesitando personal de
refuerzo no previsto inicialmente para poder cumplir con sus
encargos. No habrá sido eficaz.

Si, por el contrario, sí alcanza el nivel previsto de actividad, sus

planes habrán sido eficaces. Sin embargo, ello no garantiza que
hayan sido eficientes, ya que para ello no solamente debería
lograrlo con los recursos previstos, sino que éstos deberían
ser los mínimos necesarios.
¿Qué implica la
eficiencia?
La eficiencia requiere, en primer lugar, ser
eficaz. Si no se logran los resultados pretendidos,
no existe eficiencia. Pero, además, exige que se
produzca un mínimo empleo de recursos.
La eficiencia desde un
punto de vista técnico
Técnicamente, se es eficiente cuando no existen
recursos sobrantes. Por ejemplo, si un
despacho contable puede ofrecer el mismo nivel
de servicio con un empleado menos y empleando
las mismas cantidades de otros recursos, no
estará siendo técnicamente eficiente.
La eficiencia económica
La eficiencia económica va un paso más allá de la técnica.
Generalmente, se puede producir de muchas formas. Por
ejemplo, es posible que la realización de determinadas
inversiones haga necesario emplear menos trabajadores
para alcanzar la misma producción.

De todas las formas técnicamente eficientes, la más

barata será eficiente económicamente. Habrá una para cada
posible nivel de producción, dados los precios de los
recursos necesarios para producir.
Las ganancias de
eficiencia
Una ganancia de eficiencia implica lograr algo que,
con los mismos recursos, antes no era posible. Por
ejemplo, gracias a mejoras técnicas, un contable puede
conseguir llevar las cuentas de más empresas sin
realizar más inversiones, ni contratar más personal y sin
necesitar más recursos de ningún otro tipo.
Las ganancias de eficiencia pueden tener diversas
fuentes:

•Nuevas técnicas para producir

•Mejora del capital humano de la empresa
•Cambios organizativos
•Un entorno más favorable
•Incorporación de tecnologías de nueva generación…
La medición de la
eficiencia
No existe una unidad de medición de la eficiencia. No
podemos decir algo así como “nuestra empresa ha sido 0,6
eficiente”. Sin embargo, sí podemos evaluar si se
producen despilfarros de recursos.

En general, toda empresa puede tener ineficiencias. Se podría

lograr más con menos. Sin embargo, hay que analizar con
precaución cada una de las fuentes de despilfarro. Con cierta
frecuencia, lo que parece un mal empleo de los recursos,
simplemente es una práctica necesaria para poder hacer
compatibles distintos objetivos.
Un ejemplo lo tenemos con el tiempo. Muchas actividades
pueden parecer, a primera vista, innecesarias. Podríamos
alcanzar la misma producción sin realizarlas. Sin embargo, no
es raro que se efectúen por otros motivos como razones de
relaciones públicas, atención al cliente, mejora del ambiente
laboral, etc. Por lo tanto, la perspectiva de ese análisis debe
ser global, teniendo en cuenta el conjunto de la empresa.
La relación y las diferencias entre
eficiencia y eficacia
Como vemos, la eficacia es un requisito para la eficiencia, pero
no el único. Además, es necesario emplear los mínimos recursos
posibles. Por lo tanto, todo lo eficiente ha de ser eficaz, pero no
todo lo eficaz es necesariamente eficiente.

También tienen mucho que ver en la forma en la que se analiza

la eficacia y la eficiencia. Exigen respuestas de sí o no. En cada
aspecto que analizamos, se es o no eficiente o eficaz, lo cual no
es siempre sencillo de determinar.
Lo que sucede es que ese análisis, con frecuencia, incluye muchos
aspectos, de manera que podamos, en cierto modo, graduar la
eficacia o la eficiencia alcanzada. Por ejemplo, si pretendemos
alcanzar un objetivo todos los días, diremos que somos más eficaces
si lo logramos el 99% que si lo hacemos el 90% de las jornadas.

No obstante, al analizar la eficacia y la eficiencia no debemos perder

de vista un aspecto cualitativo. En el ejemplo anterior, aunque
solamente fallemos uno de cada cien días, si lo hacemos en la
jornada clave, los perjuicios pueden ser mucho peores que si lo
hacemos en un 10% de menor importancia para la empresa.
De ahí que nos importe saber ya no solamente en
qué fallamos o cuándo empleamos más recursos de
los necesarios, sino el impacto de esas disfunciones.
Es decir, cuánto perdemos y en qué varía la empresa
por ello.
¿Qué representa la
productividad?
La productividad relaciona la producción alcanzada con los recursos
empleados. A diferencia de la eficiencia o la eficacia, puede medirse
en unidades físicas o monetarias. Por ejemplo, hablamos de tantas
unidades por trabajador o por máquina.

Cuando la medimos en unidades monetarias, lo que estamos analizando,

en realidad, es el valor de la productividad. Es decir, los recursos se
emplean para producir, pero más tarde se alcanzan unos ingresos por
las ventas. Por lo tanto, el precio cobrado por cada una de esas unidades
físicas también influye en el valor de la productividad.
Tipos de productividad
Para cada recurso productivo existirá una productividad.
Así, por ejemplo, hablamos de productividad laboral, de
productividad del capital, etc.

Por otro lado, existen diversas formas de valorar la

productividad en función del recurso que analicemos. Así,
por ejemplo, nos puede interesar uno concreto. Por
ejemplo, queremos saber cuánto produce un trabajador
determinado que tenemos en plantilla.
Otra opción es analizar la productividad media de una
determinada clase de recursos. Por ejemplo, tomamos toda la
producción y la dividimos entre la plantilla total de una empresa
o sección.

Y también podemos extraer muchas enseñanzas del análisis de

la productividad marginal. Se trata de un término utilizado por
la teoría económica. Se refiere a la producción que añade el
empleo de una unidad adicional de un recurso.
La medición de la
productividad
Dividir la producción alcanzada entre el número de unidades
del recurso empleadas puede ser sencillo. Y es útil en
muchas circunstancias:

✓ Realizar comparaciones entre diversas secciones

✓ Valorar cómo varía el rendimiento en diferentes momentos
✓ Trazar objetivos
✓ Analizar la repercusión de la actividad de los diferentes
recursos en los costes
✓ Etc.
Sin embargo, esa medición se complica cuando
tratamos otros aspectos de enorme interés como,
por ejemplo:

✓ ¿Qué producción añade un trabajador

concreto?
✓ ¿Rinde lo máximo posible un determinado
recurso?
En general, la productividad de cada trabajador es imposible de medir con
exactitud. Necesitaríamos dos empresas iguales, una con esa persona y otra sin
ella. Suele estar muy influida por aspectos del entorno. Por ejemplo, un contable
será más productivo si tiene compañeros muy competentes, con los que
se conjunta bien y está rodeado de los medios más adecuados. No es fácil
distinguir lo que es mérito personal de lo que es un éxito de equipo.

Otro punto oscuro en la medición de la productividad es la que se podría alcanzar

potencialmente. Eso es especialmente importante en la gestión de los recursos
humanos. No es sencillo saber hasta qué punto un trabajador concreto (o tan
siquiera un equipo humano) podría producir más.
La relación y diferencias entre
productividad y eficacia
La eficacia se determina por la consecución de logros. Para alcanzarlos,
deberemos buscar que los recursos se empleen de la forma más productiva
posible.

Por otro lado, el propio diseño de los objetivos pretendidos requiere reflexionar
sobre la productividad. Si los recursos empleados no van a ser capaces de rendir
de la forma planeada, seguramente seremos ineficaces.

Sin embargo, a pesar de la relación entre ambos conceptos, son términos muy
diferentes. Se puede ser eficaz pero improductivo o muy productivo pero
ineficaz. Por ejemplo, se pueden alcanzar los resultados pretendidos con un
empleo exagerado de recursos. O, por el contrario, el intento puede resultar
infructuoso a pesar de un elevado rendimiento.
La relación y diferencias entre
productividad y eficiencia
Ambas relacionan producción y recursos empleados. Sin
embargo, lo hacen de forma diferente. La eficiencia implica
destinar los recursos de la forma más productiva posible, pero no
solamente. Exige, además, que se apliquen exclusivamente los
más adecuados.

Por otro lado, la eficiencia es un atributo que

los procesos pueden o no tener. Por su parte, la productividad es
una magnitud que pretende describir la actividad de la empresa.
Es útil analizar las fuentes de ineficiencia en la
empresa y ver cuál puede ser su impacto en la
productividad. Puede haber recursos improductivos,
mal empleados o insuficientemente aprovechados.

Eficacia, eficiencia y productividad son términos clave

en la gestión empresarial. Se emplean con mucha
habitualidad y es necesario distinguirlos claramente.