PROYECTO: DESARROLLO DE UN SISTEMA

DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVO
Parte 1

Sistema de Información Administrativo I (SIA I)

Docente Monique Olmos C.
Claudio Lazo M. - Fabián López A.

23 de diciembre de 2021

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ÍNDICE

Contenido
ÍNDICE................................................................................................................................................2
INTRODUCCIÓN..................................................................................................................................2
I. DEFINICIÓN Y ANÁLISIS DEL PROBLEMA..........................................................................................3
A) LA EMPRESA...................................................................................................................................3
B) ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA...................................................................................................3
C) SITUACIÓN DE LA EMPRESA...........................................................................................................4
D) PROBLEMA ENCONTRADO.............................................................................................................4
E) CAUSAS Y CONSECUENCIAS DEL PROBLEMA..................................................................................5
F) SOLUCIONES ENCONTRADAS.........................................................................................................5
G) SOLUCIÓN ELEGIDA.......................................................................................................................6
H) SOLICITUD DE PETICIÓN DEL PROYECTO A REALIZAR....................................................................6
II) INVESTIGACIÓN PRELIMINAR.........................................................................................................7
A) CLARIFICACIÓN DEL REQUERIMIENTO...........................................................................................7
B) ESTUDIO DE FACTIBILIDAD.............................................................................................................7
i) FACTIBILIDAD OPERATIVA...............................................................................................................7
ii) FACTIBILIDAD TÉCNICA...................................................................................................................8
iii) FACTIBILIDAD FINANCIERA Y ECONÓMICA....................................................................................8
C) APROBACIÓN O RECHAZO DEL REQUERIMIENTO..........................................................................8
ANEXOS..............................................................................................................................................8
CONCLUSIÓN....................................................................................................................................10
BITÁCORA DE REUNIONES................................................................................................................11

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INTRODUCCIÓN

El presente trabajo tiene como objetivo generar un Sistema de

Información Administrativo (SIA) en una empresa, en nuestro caso un
almacén ubicado en Antofagasta, y que pueda solucionar una problemática
con lo aprendido en clases.
Para esto, lo primero que debemos realizar es una investigación
preliminar para poder identificar el problema principal que está afectando a la
empresa y también que se pueda solventar con la ejecución de un SIA, por
medio de entrevistas de investigación que deben ser formuladas con preguntas
claras y precisas para el entendimiento del entrevistado.
Luego se definirá el alcance o las restricciones que pueda estar sujeta la
empresa con ayuda de un estudio de factibilidad, con esto nos podremos
percatar de todas las limitaciones que tendrá el almacén involucrado para
poder llevar a cabo el proyecto.
También se identifcarán los costos estimados para las distintas etapas
del proyecto y que la empresa esté dispuesta a pagar. Estos costos no deberán
sobrepasar las ganancias.
Y por último, con este informe sabremos si se recomienda la ejecución
del SIA luego de hecho el estudio y análisis de su factibilidad y también si el
proyecto satisfacerá los intereses de la empresa.

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I. DEFINICIÓN Y ANÁLISIS DEL PROBLEMA

A) LA EMPRESA

La empresa “HALCON PEÑA” es un almacén ubicado en el sector Corvallis

de Antofagasta, se dedica a la confitería, rotisería y a la venta de pan. Está
compuesta de cuatro personas cuya dueña es Virginia Halcón.
Persona de contacto: Virginia Halcón Cussi
Teléfono: 552253191 – 552792856
Ver anexo 0

B) ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

Nos enfocaremos en el Área de ventas

Libro de precios no hay nada automatizado

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C) SITUACIÓN DE LA EMPRESA

Luego de la entrevista realizada al personal encargado del área de

ventas y a la dueña, se encuentra un común denominador que es la ocurrencia
de errores en precios asignados a los distintos items a la venta, pues estos eran
actualizados por la dueña y muchas veces esto no era comunicado de forma
eficiente a los vendedores comunes. Además de ocurrencia de errores, debido
a la sobrecarga mental de los vendedores al recordar los precios de cada ítem.
Ver anexo 1

D) PROBLEMA ENCONTRADO

El almacén se ve en la necesidad de un sistema de precios mejor

estructurado para agilizar procedimientos y evitar errores desencadenados por
los problemas antes expuestos.

E) CAUSAS Y CONSECUENCIAS DEL PROBLEMA

Causas Consecuencias
Comunicación deficiente de datos El personal no cuenta con los precios
relevantes entre personal. actualizados por parte de la dueña
del almacén.
Exceso de información manejada por Al tener una cantidad considerable
los vendedores. de ítems a la venta los empleados
tienden a olvidar o confundir
precios.
Sistema actual manual. Sistema funcional, más no eficiente
y excento de errores.
Venta de artículos con precios no Pérdida de ingresos.
actualizados.

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F) SOLUCIONES ENCONTRADAS

 Utilización: Utilización de excel para crear una tabla de precios.

Salida: Precio del item consultado.

 Creación de un sistema de información tipo software, en el cual se

estructure correcta y actualizadamente los precios de los ítems,
relacione precios por cantidad y entregue un total monetario. Además
de controlar stock de items en inventario.
Salida: Precio del item consultado.
Salida: Relación de precio, tipo y cantidad de ítem.
Salida: Cantidad de existencias en inventario.

 Conservar la utilización de libro de precios e inventario, el cual debe ser

actualizado en conocimiento de todo el personal.
Salida: Precio del ítem consultado y stock en inventario.

G) SOLUCIÓN ELEGIDA

Crear un sistema de información tipo software, amigable con el usuario,

sin embargo, no por eso limitado. Debido a que se puede adecuar de mejor
manera a los requerimientos del almacen y puede otorgar un control más
eficiente.

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H) SOLICITUD DE PETICIÓN DEL PROYECTO A REALIZAR

Memorándum a la dueña:
Fecha: Viernes 18 de diciembre del 2020
Para: Sra. Virginia Halcón Cussi, Dueña
De: Sres. Claudio Lazo, Jefe de Ingeniería
Fabián López, Ingeniero

Asunto: Solicitud para estudiar un SIA para el almacén.

Nos parece que el actual sistema de precios utilizado hasta la fecha no está
dando abasto. Es sabido que el personal de ventas ha cometido errores en
comunicar el precio a los clientes, ya sea por olvido, confusión o floja
comunicación entre personal.
Un número considerable de clientes ha notificado que en otros
establecimientos no se cometen errores en la comunicación de los precios,
debido a una mayor automatización del sistema antes mencionado. El almacén
ha presentado un crecimiento constante este último tiempo y el sistema de
precios si bien ha sido funcional no ha sido eficiente.
Dicho lo anterior y considerando el sistema actual, nos atrevemos a
enviar esta solicitud para comenzar una investigación de estudio cuyo objetivo
es ver la posibilidad de automatizar el sistema de precios potenciando al área
de ventas con el fin de evitar errores a la hora de comunicar los precios a los
clientes y de igual forma evitar la sobrecarga mental de los colaboradores del
almacén.

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II) INVESTIGACIÓN PRELIMINAR

A) CLARIFICACIÓN DEL REQUERIMIENTO

 Informe de ventas por categoría.

 Informe de gastos por categoría.
 Informe de gráficos de articulos defectuosos por categoría.
 Informe de control de inventarios (Lo que entra v/s lo que sale).

B) ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

i) FACTIBILIDAD OPERATIVA

Una vez recopilado los antecedentes se concluye que el empleador

apoya la instauración del sistema. Además, se espera buena adaptación por
parte del personal (usuarios), pues serán participes de la creación del
mismo.

Ver Anexo 2

ii) FACTIBILIDAD TÉCNICA

Una vez recopilado los antecedentes del estudio de factibilidad técnica

se concluye que, si bien no existen las tecnologías en la empresa para la
puesta en marcha del sistema, la dueña si está de acuerdo en invertir en el
mismo.

Ver Anexo 3

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iii) FACTIBILIDAD FINANCIERA Y ECONÓMICA

Luego de haber realizado las preguntas a los analistas se concluye que

el proyecto si es positivo desde un punto de vista costo-beneficio.
Ver Anexo 4

C) APROBACIÓN O RECHAZO DEL REQUERIMIENTO

En base al estudio de factibilidad, aprobamos el proyecto pues hay

ventajas en costo-beneficio, hay disponibilidad por parte de la dueña de la
empresa y hay colaboración por parte del personal en la creación del mismo.

ANEXOS

ANEXO 0
Para dar inicio al estudio se entrevista a la dueña de la empresa y a algunos
vendedores:
 ¿Cuál es el nombre de la empresa?
 ¿Quién es el dueño/a de la empresa?
 ¿Cuántos trabajadores posee la empresa?
 ¿A qué se dedica principalmente la empresa?
 ¿La empresa tiene algún teléfono de contacto?

ANEXO 1
Para conocer la situación de la empresa se entrevista a la dueña de la
empresa y a algunos vendedores:
 ¿Han existido problemas relacionados al área ventas?
 ¿Por qué creen que ocurrió? ¿Cúales son las posibles causas?
 ¿Han hecho algo para mejorar los puntos débiles?
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  ¿Se han visto reflejadas esas iniciativas en mejoras?
 ¿Cree usted que el actual sistema debe ser automatizado?
ANEXO 2
Para comenzar el estudio se le consulta a la señorita Virginia Alcón, dueña del
almacén:
 ¿Usted apoya la implementación del proyecto?
 ¿El sistema empleado actualmente en el negocio es aceptable por los
usuarios (personal)?
 ¿Los usuarios serán participes en la planeación y desarrollo del
proyecto?
 ¿Se perderá el control de algun área con su instauración?
 ¿El personal se encuentra capacitado para operar el sistema propuesto?

ANEXO 3

Para el estudio de factibilidad técnica se le consulta a la señorita Virginia

Alcón, dueña del almacén:

 ¿Su tienda cuenta con acceso internet?

 ¿Su tienda cuenta con un ordenador?
 ¿Actualmente posee un “software”?
 Si es así, ¿rinde lo suficiente?
 ¿Cree que el “software” actual se puede mejorar?

ANEXO 4
Para verificar la factibilidad económica se procede a formular las
siguientes preguntas enfocadas a los analistas:
 ¿Cuál es el costo de efectuar una investigación completa del sistema?
 ¿Cuál es el costo del hardware y el software para el tiempo de
aplicación que se está considerando?
 ¿Cuál es el costo de oportunidad de la puesta en marcha del nuevo
sistema?

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CONCLUSIÓN

Para finalizar el trabajo, comprendimos que para la creación de un

proyecto de desarrollo de un Sistema de Investigación Administrativo se
deben de tener en cuenta varios componentes, los cuales nos ayudaron a
entender la naturaleza del problema por el que estaba pasando la empresa con
ayuda entrevistas que se realizaron a todo el personal, como también las
necesidades y disponibilidad que estos tuvieron y que pudimos traspasar a un
SIA.
Las personas que conformaban la empresa y que fueron entrevistadas,
se mostraron muy afables y transparentes, lo que nos facilitó la extracción de
información y, por lo tanto, el análisis y estudio de su situación. También se
mostraron abiertos a cualquier cambio que pueda beneficiar a su empresa.
En resumen, gracias a este trabajo de investigación preliminar, pudimos
encontrar la información necesaria para poder determinar si el proyecto debe
continuar con el desarrollo de un Sistema de Información Administrativo, y
así poder avanzar a la siguiente etapa.

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BITÁCORA DE REUNIONES

 VIERNES 18/12/20
En grupo discutimos la empresa a analizar, una vez decidido
procedimos a estudiar la “empresa”, que al pertenecer a un conocido
nos fue sencillo conseguir algunos datos.

 SÁBADO 19/12/20
Una vez recolectados los datos, procedimos a identificar la
problemática y realizamos la carta de solicitud para la puesta en marcha
del proyecto.

 LUNES 21/12/20
Realizamos el estudio de factibilidad junto con sus respectivos anexos y
se dio termino al informe.

APORTES POR CADA INTEGRANTE:

Al ser un grupo reducido, en todas las reuniones hubo asistencia completa del
mismo.

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