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SEÑOR ………………………

REF.: AUDITORIA OPERATIVA A LAS OPERACIONES RELATIVAS AL PROCESO DE

MANTENIMIENTO DE……………………………………

1. ANTECEDENTES, OBJETIVO, OBJETO Y ALCANCE

Antecedentes

Objetivo

El objetivo de nuestro examen consiste en emitir un pronunciamiento sobre la eficacia de las

operaciones relativas al proceso de mantenimiento de……….

Objeto

El objeto de la presente auditoria, está constituido por la documentación relacionada con el

proceso de mantenimiento…………………………., de acuerdo con el detalle siguiente:

- Plan Operativo Anual y Presupuesto.

- Informes y/o documentos que respaldan el proceso de mantenimiento…….
- Estado de Presupuesto y Ejecución de Gastos.
- Comprobantes contables y documentación de respaldo
- Kardex de Inventarios físicos de los: bienes (insumos) y producción de pajuelas de semen bovino.
- Otra documentación relacionada con el objetivo de nuestro examen.

EN EL OBJETO DEBEN COLOCAR LA DOCUMENTACION RELACIONADA CON SUS

PROCESOS, OPERACIONES O AREA A EVALUAR
Alcance

Nuestro examen se ejecutó de acuerdo con lo establecido en la sección 231 a 236 de las Normas
de Auditoria Operacional, aprobado con Resolución N° CGE/057/2016 del 6 de julio de 2016; y
comprendió el análisis de la información y documentación del proceso de mantenimiento
de……

Para evaluar la eficacia de las operaciones relativas al proceso de mantenimiento,

…………………………………….se evaluó considerando el siguiente parámetro:

 Eficacia, para la evaluación de dicho indicador se tomó en cuenta operaciones programadas

y ejecutadas relativas al mantenimiento de…………

Asimismo, corresponde aclarar en consideración con las Normas de Auditoria Operacional

(estas normas son aplicables al sector publico), nuestra evaluación se orientó a evaluar las
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operaciones relativas al ………………………………………………………..

Metodología

Con el propósito de obtener y evaluar evidencia competente y suficiente para el logro de los
objetivos de auditoría, el examen será ejecutado aplicando la metodología establecida en las
siguientes etapas:

Planificación. - En esta etapa se define el alcance, criterios de selección de evaluación de los

indicadores y rango de calificación del índice de eficacia que se encuentra desarrollado a detalle
en el punto 8 referido a Indicadores de Rendimiento del Memorándum de Planificación
Auditoria.

Sobre la base descrita en el párrafo anterior, se planificó la auditoría y se elaboró el

correspondiente programa de trabajo para el cumplimiento del objetivo de la auditoría.

Los principales procedimientos y técnicas utilizados para la obtención de la evidencia suficiente

y competente como base razonable para fundamentar nuestras conclusiones, consistió en:

 Revisión y análisis de las disposiciones legales y normativa interna, respecto a las funciones
y objetivos del (empresa y área que van a auditar), con el propósito de comprender aspectos
importantes en la planificación y ejecución de la presente auditoria.
 Análisis de las operaciones y actividades que desarrolla el (área) de la empresa xxxx, con el
fin de identificar los relacionados con el objetivo de la auditoria.
 Recopilación de documentación e información sobre la programación y ejecución de
operaciones y actividades por parte del el (área) de la empresa xxxx

Ejecución.- Etapa en la que, a partir de la aplicación de los procedimientos descritos en el

programa de trabajo, se obtuvo y evaluó la evidencia competente y suficiente sobre la eficacia
del mantenimiento…………………………………………...

En la evaluación de la eficacia de las operaciones programadas y ejecutadas relativas al

mantenimiento de…………………………………….., se ha considerado los siguientes
parámetros definidos en el POA, gestión 2020 de la empresa y el ultimo construido por el
auditor en coordinación con el Director Ejecutivo de dicho centro:

Proceso de mantenimiento………………….

……………….
Eficacia = X 100
…………………..

Comunicación de resultados. - Sobre la base de los resultados obtenidos, tomando en cuenta los
objetivos y alcance definidos en el Memorándum de Planificación de Auditoria; y la aplicación
del programa de trabajo, se emite el correspondiente informe de auditoría operativa.

2. RESULTADOS DEL EXAMEN

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Como resultado de nuestra evaluación de las operaciones relativas al proceso de

mantenimiento………………….., hemos verificado los siguientes aspectos que exponemos de
acuerdo con el objetivo definido en el presente pronunciamiento.

2.1 Pronunciamiento del auditor

Objetivo a): Eficacia de las operaciones relativas al proceso de mantenimiento ,,,,,,,,,,,,,,,,.

Eficacia

Según las Normas de Auditoria Operacional )Normas Internacionales de Auditoria para el sector
privado, la eficacia “Es el grado de cumplimiento de objetivos a nivel de resultados inmediatos,
productos (bienes, servicios y/o normas) u operaciones, con relación a los programados”

Para la evaluación de este indicador, se consideró las operaciones referentes al proceso de

mantenimiento…………………………………, se definió un rango de calificación, basado en
parámetro de rendimiento previamente definidos con la unidad evaluada; es decir, se consideró
eficaz la capacidad de alcanzar una ejecución o cumplimiento de objetivos superiores al 69%.

De acuerdo con lo señalado anteriormente, la eficacia para el proceso de

mantenimiento…………………………., se evaluó en función de:

Eficacia = X 100

Conclusión

Como resultado de la revisión y ejecución de procedimientos de auditoria definidos en el

programa de Trabajo, con relación al proceso de mantenimiento…………………………..,
evidenciamos que la empresa a procesado 15 mantenimientos entre enero y diciembre de 2020,.

Por tanto, se concluye que en la operación…………….., fueron eficaces,

Deficiencias relacionadas con el indicador de eficacia.

3.1 Deficiencias en el manejo de bienes (insumos y materiales).

Efectuada la revisión del manejo de bienes (insumos y materiales) existentes en el almacén del
Centro de Mejoramiento de Genético Bovino para el uso en la conservación de pajuelas de
semen congelado, verificamos las siguientes deficiencias:

a) El responsable de almacenes del Centro, no práctico el recuento físico de los bienes

existentes en el almacén al 31 de diciembre de 2020, asimismo verificamos que no cuentan
con reglamentos, procedimientos y/o instructivos para la toma de inventarios y/o el

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recuento físico.

b) Efectuado un inventario físico sorpresivo en el almacén del Centro de Mejoramiento

Genético Bovino a objeto de verificar que la cantidad existente de materiales e insumos sea
concordante con los registros de kardex, y las actividades de control sobre el manejo de
bienes sean adecuadas, evidenciamos que existen diferencias entre la existencia física de los
bienes y los registros “Resumen de Kardex” proporcionado por el Encargado del almacén,
cuyo detalle es el siguiente:

Cantidad Saldos según

Ítem Descripción Unid. Inventario al
Ingresos Salidas Kardex
10/05/2021
AA01-021 Agujas desch. de 18g Pza. 227 60 167 91
AA01-29 Ade x 500cc Fco 5 2 3 1
AA01-35 Atropina x 10cc Fco 7 5 2 4
AA01-069 Alcohol 70 % Ltr. 4 3 1 2
AH01-011 Hematofox b-12 Fco 5 0 5 2
AJ01 - 001 Jeringas desechables 20 ml Pza. 80 80 0 50
AJ01 - 003 Jeringas desechables 50 ml Pza. 80 10 70 48
AM01 - 013 Matabicheras Fco 7 7 0 8
AP01 - 005 Pinzas plasticas Pza. 20 0 20 5
AP01 - 029 Pomo mastitis Pom 58 0 58 37
AP01 - 052 Proxifen x 250ml Fco 5 0 5 2

Las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios aprobado mediante
Decreto Supremo Nº 181 del 28 de junio de 2009 y sus respectivas modificaciones, en su
artículo 118 (CONTROLES ADMINISTRATIVOS), acápite I, establece lo siguiente “El control
es el proceso que comprende funciones y actividades para evaluar el manejo de bienes, desde su ingreso
a la entidad hasta su baja o devolución, utilizando los registros correspondientes como fuente de
información. Para efectuar este control, la Unidad Administrativa debe:

a) Realizar inventarios y recuentos periódicos, planificados o sorpresivos...”.

b) Verificar la correspondencia entre los registros y las existencias.

Asimismo, el artículo 119 (TOMA DE INVENTARIOS), acápite I de las Normas Básicas del
Sistema de Administración de Bienes y Servicios, descrito precedentemente, establece que “La
toma de inventarios es el recuento físico de los bienes de uso y consumo institucional, será realizado en
las entidades para actualizar la existencia de los bienes (…).

II. Las entidades desarrollarán reglamentos, procedimientos y/o instructivos para el recuento físico de los
bienes de consumo (…), en los que considerarán inventarios periódicos, planificados y sorpresivos, con
los objetivos de:

Lo observado anteriormente se debe a lo siguiente:

a) No existe la implementación y toma de decisiones para la realización de Inventarios Físicos

Periódicos y al Cierre de Gestión, manejo de Kardex de almacenes para materiales y
suministros, insumos y otros utilizados en la conservación de pajuelas de semen congelado.

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b) La falta de supervisión efectiva sobre las acciones dirigidas para la regularización de los
saldos por parte de los responsables del manejo de la información financiera.

c) No cuentan con reglamentos, procedimientos y/o instructivos para la toma de inventarios

y/o el recuento físico.

Lo descrito genera que las cantidades expuestas en los registros “Resumen de Kardex” no sean
confiables, lo que a su vez incide que los saldos expuestos en las cuentas que componen los
“Bienes de Consumo” estén sub o sobrevaluados.

Recomendamos al Gerente General:

R01. Instruir al Gerente General, para qué a través del Responsable de Area, gestione lo siguiente:

a) La realización de inventarios físicos de los materiales, suministros e insumos al cierre de cada

gestión fiscal para contar con información actualizada de los bienes, existencia física, los
mismos que deberán coincidir con los saldos reportados en los kardex de inventarios y los
Estados Financieros (valorado).

b) La supervisión efectiva sobre las acciones iniciadas para su procesamiento y posterior

regularización de estos saldos, que permitan que las mismas sean concluidas satisfactoria y
oportunamente.

3.2 Inexistencia de los Manuales de Funciones y de Procedimientos en el Centro Universitario

de Mejoramiento Genético Bovino.

Hemos verificado que el Centro no cuenta con los Manuales de Funciones y de Procedimientos,
los mismos que fueron solicitados al Responsable mediante notas.

No habiendo recibido respuesta a nuestras solicitudes hasta la fecha de emisión del presente
informe de auditoría operativa.

Las Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa aprobadas mediante

Resolución Suprema 217055 del 20 de mayo de 1997, en el artículo 14. (Etapas del diseño o
rediseño organizacional), establece lo siguiente: “Las etapas que se contemplarán en este proceso,
son:

 (…). Elaboración del Manual de Organización y Funciones y el Manual de Procesos.

Asimismo, el artículo 15.- (Formalización del diseño organizacional), de las citadas Normas Básicas
establece que “El diseño organizacional se formalizará en los siguientes documentos, aprobados
mediante resolución interna pertinente:

a) Manual de Organización y Funciones que incluirá:

 Las disposiciones legales que regulan la estructura.
 Los objetivos institucionales.
 El organigrama.
 (…)

b) Manual de Procesos que incluirá:

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 La denominación y objetivo del proceso

 Las normas de operación
La presente deficiencia, se debe a la falta de atención oportuna por el Decano de la Facultad de
Ciencias Veterinarias, al no a instruir al Director Ejecutivo y/o solicitar al Departamento de
Organización y Sistemas la elaboración de los Manual de Funciones y de procedimientos para el
Centro Universitario de Mejoramiento Genético de Ganado Bovino, lo que genera un riesgo al
momento de establecer deberes y responsabilidades para el personal de dicho Centro y
garantizar la eficiencia en el funcionamiento de esta Unidad y logro de sus objetivos de gestión
definidos en su Programa Operativo Anual.

Recomendamos al Gerente General:

R02. Que a través del Director Ejecutivo del Centro de Mejoramiento Genético Bovino se
coordine con el Departamento de Organización, para elaborar los Manuales de Funciones y de
Procedimientos para dicho Centro Universitario.

Es cuanto se informa, para los fines consiguientes.