DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA

INFORME FINAL

Nombre de la Institución_____________________ REF. A2-03-10-2007

Fecha de envío_______

INFORME SOBRE HALLAZGOS DE AUDITORÍA INTERNA

Período cubierto: Desde 01-11-07 al 31-10-08

Caracas, 30 de noviembre de 2.008.

MODELO DE INFORME DE AUDITORÍA.

Nombre de la Institución_______________________ INFORME

FINAL
DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA REF. A2-03-10-2008

INFORME SOBRE HALLAZGOS DE AUDITORÍA INTERNA Fecha de envío_______

Para: Gerente de Administración

De: Auditor Interno
Asunto: Informe de Auditoría Interna- Departamento de Compras
Fecha corte de operaciones: 31 de octubre de 2.008.
Fecha de terminación: 23 de noviembre de 2.008.

CAPÍTULO I.

ASPECTOS PRELIMINARES

1. Origen de la actuación.

De acuerdo a la planificación de las auditorías a realizar para el ejercicio terminado

el 31-12-08 y el reglamento interno del departamento de auditoría, mediante Oficio Credencial No.
06-00-1639, de fecha xx/xx/xx y memorando de designación No. 160639 de fecha xx/xx/xx

2. Objetivos generales.

a) Determinar el grado de cumplimiento de las recomendaciones contenidas en el

informe de auditoría No. A1-03-10-2007, efectuado al Departamento de Compras, durante el
período comprendido entre el 29-04-07 y el 31-10-08, de conformidad con la resolución No. 01-
00-00-016, artículo No. 22 de las Normas de Auditoría de Estado, publicado en la Gaceta Oficial
de la República de Venezuela No. 36.229 de fecha 17-06-1997, reunidos en el Departamento de
Compras para la discusión del informe de auditoría antes señalado (Ver Acta de discusión del
borrador del informe de auditoría, anexo).
b) Realizar la auditoría interna, de acuerdo al “Reglamento Interno Sobre la
Organización y Funcionamiento de la Gerencia de Auditoría Interna de la Institución” y Artículo 41
de la “Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control
Fiscal”, (LOCGRSNCF).

3. Objetivos específicos.

a) Determinar si el sistema de control interno, posee capacidad para asumir las

competencias que en materia de control, le confiere la “Ley Orgánica de la Contraloría General
de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal”, capítulo II Del Control Interno, y “Ley
Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público (LOCGRSNCF), Título VI Del
Sistema de Control Interno, artículos 131 al 135.
b) Verificar que las actividades desarrolladas por el Órgano de Control Interno,
se realicen en atención a lo previsto en las “Normas Generales de Auditoría de Estado”,
publicadas en la G. O. No. 36.229 de fecha 17-06-97, en cuanto a normas relativas: Al auditor,
Planificación, Ejecución e Informe de Auditoría.

4. Alcance y trabajos realizados.

El presente informe ha sido preparado en base a la auditoría practicada al

Departamento de Compras al 31 de octubre de 2.008, de conformidad con el reglamento del
Departamento de Contraloría Interna y de acuerdo a los planes y programas establecidos.
En el período examinado, se revisaron los sistemas, control interno, políticas de
compras y desempeño de tareas, para el período comprendido entre el 1o. de noviembre de
2.007 y el 31 de octubre de 2.008.
La comisión auditora estuvo conformada por:

No. Carnet del Cédula de

Nombres y apellidos empleado identidad

Juan A. Briquet A3-01-05-2004 XX.XXX.XXX

Ana Luisa Mármol A2-01-06-2005 XX.XXX.XXX

5. Luis Rodríguez A1-01-10-2005 XX.XXX.XXX Métodos,
Procedimientos y Técnicas.
La auditoría se cumplió de acuerdo a las disposiciones legales y sublegales
vigentes, en materia de control fiscal, en consecuencia, se realizaron los procedimientos
siguientes: Obtención de recaudos, aplicación de cuestionarios y flujogramas para evaluar el
control interno, recopilación y análisis de la normativa que regula al Departamento Auditado y los
expedientes del personal del referido departamento.

CAPÍTULO II.

1. Características Generales del Departamento de Compras.

Visión: Abastecer de Bienes Muebles y Servicios para la Institución; siendo

oportuna, eficaz, eficiente, económica, legal y manejar con honestidad las compras.

Misión: Es el cumplimiento de la adquisición de Bienes Muebles y Servicios, para

el Ente, optimizando los recursos materiales y humanos en pro de una administración publica
eficiente, de calidad y transparente.

2. Presupuesto de Ingresos y Gastos.

El presupuesto para el ejercicio económico 2.007 fue de Bs. xxxxxxxxxxx y el

correspondiente al año 2.008 se ubicó en Bs. xxxxxxxxxxxx, discriminados de la siguiente forma:
 3. Marco Legal y Sub-legal.

El marco legal y sub-legal utilizado en la auditoría lo integran los instrumentos normativos

siguientes:
 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, publicada en la Gaceta Oficial ~
5.453 Extraordinaria de fecha 24-03-2000.
 Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, publicada en la
Gaceta Oficial N° 37.606 de fecha 09-01-2003.
 Ley Orgánica de la Contraloría de la República y del Sistema Nacional de Control
Fiscal, publicada en la Gaceta Oficial No. 37347 del 17-12-2001.
 Ley del Estatuto de la Función Pública, Gaceta Oficial No.37.522 del 06-09-02.
 Decreto con Rango y Fuerza de Ley sobre la Simplificación de Trámites
Administrativos, Gaceta Oficial No. 5.393 del 22-10-99.
 Reglamento Sobre la Organización del Control Interno en la Administración Pública
Nacional, Gaceta Oficial No. 37.783 del 25-09-03.
 Normas Generales de Control Interno- Resolución No. 01-00-00-015 de la Contraloría
General de la República de Venezuela, Gaceta Oficial No. 36.229 del 17-06-97.

CAPÍTULO III.

1. Descripción situacional.
Recursos 2.006   2.005  
  Monto % Monto %
Nuestras
         
Ingresos de Operación        
Recursos de Capital        
Recursos Financieros        
         
Fuente: Presupuesto de la Institución.
observaciones han sido clasificadas en el siguiente orden, para una mayor facilidad en la
ubicación de las observaciones expuestas en este informe:

1. Sistema de información gerencial.

2. Órdenes de compras.
3. Manual de procedimientos.
4. Cotizaciones de proveedores.
5. Reclamos por daños y faltantes
6. Pólizas de seguros.

CAPÍTULO IV.

1. Conclusiones.

Con el objeto de subsanar las observaciones que se comentan en el Capítulo III, es

necesario, que se tomen las siguientes acciones:
1. Poner en práctica las recomendaciones que se plantean en el Capítulo V,
con el fin de optimizar al máximo los resultados de las gestiones del departamento, los cuales
están orientados hacia la obtención de beneficios y logro de mejores objetivos para la Institución.
2. Es de señalar que las recomendaciones fueron discutidas con el Jefe del
Departamento a quien se le entregó fotocopia de cada una de ellas, con la finalidad de adelantar
las correcciones para el informe final.

CAPÍTULO V.

1. Recomendaciones.

Con el fin de que se efectúen, los correctivos en los sistemas de compras y en el

control interno, señalados en este informe, hemos incluido para cada área auditada como se
señala en el CAPÍTULO III, las correspondientes soluciones.

Estimamos hacer llegar al departamento de auditoría, antes de los diez (10) días hábiles
después la fecha de envío de este informe, las respuestas a las deficiencias detectadas, en la
siguiente forma:

1. Comentar brevemente el correctivo aplicado.

2. Si la corrección no será efectuada de inmediato, qué medidas se tomaron
para evitar las desviaciones.
3. Señalar la fecha de la puesta en práctica de las correcciones.

1. SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL.

a) Preparación de infor-
mes de gerencia.

En el departamento no se preparan reportes de la gestión

administrativa. Se recomienda que el gerente del departamento, prepare mensualmente informes
de resultados, que incluyan los siguientes aspectos: Ahorros en descuento por pronto pago y por
compras en volúmenes, por convenio con el proveedor, compras del mes comparadas con lo
presupuestado, números de órdenes emitidas e importes, número de facturas procesadas,
inventarios sobrantes e inactivos, número de órdenes atrasadas en su entrega, materias primas y
materiales recibidos defectuosos en importe y porcentaje en relación a las compras, reclamos a
proveedores, tamaño actual y programado de los inventarios. El artículo 13 numeral c) de las
Normas Generales de Control Interno- Resolución No. 01-00-00-015 de la Contraloría General de
la República de Venezuela, Gaceta Oficial No. 36.229 del 17-06-97, establece: …“Los planes,
programas, objetivos y metas a cumplir por el Organismo o Entidad en el respectivo ejercicio
fiscal”. Es de señalar que para cada tipo de informe se dejó una muestra de la forma para su
presentación, con la finalidad de ponerlo en práctica.

2. ÓRDENES DE COMPRAS.

a) Establecimiento del límite en

la aprobación de las compras.

El manual de procedimientos no contempla límites en la aprobación de

las requisiciones, que emite cada departamento. Es conveniente establecer para cada nivel
jerárquico una limitación en las compras, de acuerdo a los planes, para no excederse del
presupuesto asignado a cada departamento.

b) Numeración de las ór-

denes de compras.

La numeración de las órdenes de compras, se efectúan a través del

computador. El artículo 27 de Normas Generales de Control Interno- Resolución No. 01-00-00-015
de la Contraloría General de la República de Venezuela, Gaceta Oficial No. 36.229 del 17-06-97,
establece que “Las formas preimpresas, tales como recibo de caja, órdenes de compras…”…
serán numerados correlativamente al momento de su impresión y su uso será controlado
permanentemente” Es recomendable que se instruya a la imprenta para que se prenumeren las
órdenes, con el fín de que el Departamento de Compras pueda llevar un control de los formularios
en blanco que van a ser enviados al Departamento de Procesamiento de Datos, este control debe
incluir: Numeración entregada y firma de la persona que recibe los formularios.
c) Órdenes de compra emitidas con fe-
cha posterior de factura proveedor.

El pago efectuado al proveedor Impresora Puerto Ordaz, C. A. con cheque

No. 230.015 de fecha 16-06-07 por Bs. 450.875,- informe de recepción No. 936 de fecha 14-
06-07, factura No. 1606 de fecha 14-06-07 y orden de compra No. 0639 de fecha15-06-07,
como puede observarse la orden de compra se emitió después de haber recibido la
mercancía. De acuerdo a al Manual de Normas de Control Interno de la Administración Central
y Descentralizada Funcionalmente de la SUNAI, publicada en la Gaceta Oficial No.38.282 del
 28-09-05, establece: En el punto No. 4.10.8., …”y confrontará contra la orden de compra,
notas de entrega e informes de recepción…” es decir que la orden de compra debe ser emitida
antes de recibir la mercancía, así mismo en el punto 4.11.2., sobre el control perceptivo, dice
que debe compararse al momento de la recepción de los bienes adquiridos, el precio, calidad y
cantidad, se correspondan con la orden de compra, es decir que toda orden de compra debe
elaborarse antes de recibir la mercancía.
Agradecemos al personal del departamento de compras la colaboración prestada, la
cual contribuyó a la realización de nuestras labores de revisión a este departamento. Para
cualquier comentario o aclaratoria sobre las recomendaciones aquí señaladas, estamos a su
disposición.
Atentamente,
___________________________________________
Firma del Auditor

Distribución:
Original – Vice- Ministro
Duplicado - Gerente de Compras
Triplicado - Dpto. de Organización y Métodos
Cuadruplicado - Gerente de Administración
Quintuplicado - Dpto. de Auditoría