INFORME DEL PASO A PASO PARA LA RECEPCIÓN O

RADICACIÓN, REGISTRO, DISTRIBUCIÓN O EMBALAJE

DE CINCO DOCUMENTOS DE DIFERENTE CONTEXTO
"ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL"

YURY MARCELA MORA DIAZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO
LABORAL
2023
 INTRODUCCIÓN

Toda empresa, aparte de usar técnicas de comunicación, tiene personas o

departamentos que se encargan de recoger el correo y abrirlo. Según en tamaño e
importancia de la empresa, esa persona o departamento se dedicará
exclusivamente a ello o, por el contrario, realizará además otras funciones.
“El artículo 21 del título quinto de la Ley General de Archivos de Colombia
señala que las entidades deberán elaborar programas de gestión de documentos
donde se contempla el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuyas aplicaciones
deberán observarse los principios y los procesos archivísticos.”
Es por ello que se realiza este informe “Administración Documental” para mostrar
paso a paso la recepción o radicación, registro, registro, distribución o embalaje de
documentos de diferente contexto de las comunicaciones que entran y salen de la
empresa, para las que es conveniente establecer un registro, ya que; permite mayor
rapidez en su localización; los escritos pueden extraviarse en el envío de una
sección a otra; constituye un control interno de las comunicaciones recibidas y
emitidas. Existen tres tipos de registros: Registro de entrada - Registro de salida -
Correspondencia interna (comunicación interna).

I. Recepción, registro y distribución de comunicaciones oficiales externas

recibidas

Recepción: El proceso de Recepción se desarrolla en la Ventanilla Única, la

cual cumple con la tarea de administrar las comunicaciones oficiales
contribuyendo con la normalización de los servicios de recepción, registro,
radicación y distribución de los documentos como parte integral del Programa
de gestión Documental.

Es este punto hablamos de tres pasos dentro del proceso de recepción: la recepción
del documento, su radicación y finalmente el registro.
Su función es la de Recibir correspondencia remitida por personas naturales o
jurídicas teniendo en cuenta los siguientes aspectos.

✓ La comunicación está dirigida a la empresa o a un funcionario.

✓ El sobre debe estar correctamente marcado.

Luego de este proceso se clasifica en comunicación oficial o comunicación personal.

 Los documentos que se reciben pueden estar en diferentes soportes y
medios, tales como correo tradicional, fax, revistas, plegables, invitaciones, correo
electrónico, entre otros.

Se debe verificar que la documentación que se recibe está completa, firmada,

contiene los anexos, anunciados, datos de origen del remitente, dirección de
respuesta, y se encuentra en buen estado.

Apertura: Se procede a desempacar con mucho cuidado el documento para

no dañarlo, se revisa el sobre y verificar los anexos.
Una vez extraído el documento del sobre se lee con el fin de:
✓ Comprobar las fechas de elaboración y recibido.
✓ Revisar que este firmado, verificar anexos.
En el caso de la comunicación que no cumpla con todos los requisitos
correspondientes en el proceso de revisión y verificación como por ejemplo no ir
firmada, se considera anónima y deberá ser remitida sin radicar, además de
proceder a una respectiva investigación.

Registro y radicación: Después de recibir las Comunicaciones oficiales en

Ventanilla Única, se ingresan todas las comunicaciones producidas o
recibidas, al Sistema SGD (sistema de gestión documental de la empresa).

Se registran los siguientes datos:

✓ Fecha
✓ Nombre del Remitente
✓ Dirección, teléfono y correo electrónico
✓ Funcionario destinatario, Dependencia y si lleva copia a otra dependencia
✓ Asunto
✓ Número de folios y anexos.

Radicación e impresión de rótulo: Según ICONTEC, (2009) en la Guía

técnica colombiana, el espacio para colocar el sello radiador en la
elaboración de cartas o de comunicaciones oficiales es en la zona 3, que
corresponde al extremo superior derecho del documento.

Al registrar las comunicaciones oficiales en el aplicativo SGD, se procede a

escanear el documento para grabarlo en la base de datos y al presionar el botón de
radicar, el aplicativo automáticamente asigna el número de radicación del
documento.

Enseguida se imprime el rótulo con el número de radicación asignado por el

aplicativo. Este rótulo identifica el documento dentro de la base de datos de la
Entidad, (SGD), se hace con el fin de velar por la transparencia de la actuación
administrativa asignada en estricto orden de recepción de los documentos.
 Al comienzo de cada año laboral, la numeración debe ser ascendente y continua,
iniciando con el 001 y finalizando con el último consecutivo que se registre al cierre
de labores administrativas de la Institución, al finalizar el año.

Distribución o reparto: El paso subsiguiente al de registro, es el de

proceder a la distribución o reparto hacia las oficinas que deben realizar el
proceso de atención y trámite correspondiente.

El funcionario de la Ventanilla Única recibe, clasifica las comunicaciones

externas en carpetas, por dependencias.
Relaciona estas comunicaciones en el formato Comunicaciones externas recibidas.
Hace entrega al mensajero interno, del documento y del formato, para que proceda
a su distribución.

El mensajero interno o patinador recoge la correspondencia en el casillero,

verificando que los datos de la planilla de relación de correspondencia coincidan
con la correspondencia física, organiza la correspondencia según el recorrido,
relaciona el formato “relación de copias” con las copias que debe entregar en el
recorrido, hace el recorrido.

El mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias y hace firmar el

formato para verificación y control del recibido.

Comunicaciones oficiales externas: Si las comunicaciones oficiales se

dirigen para entes externos se Coloca sello a la correspondencia para
controlar la fecha de recibido en casilla la correspondencia con el formato
diligenciado según el servicio requerido donde corresponda

Se recoge la correspondencia y el formato en el casillero se verifica el aval del envío

por parte de la Unidad y la asociación del centro de costo (formato o correo
electrónico).

Se Diligencia Guía, se registra: Nombre, dirección, empresa, teléfono contenido,

Ciudad a la que va, tipo de servicio, Peso, volumen, forma de pago, Observación,
Centro de costo y departamento que envió. Llamar al Operador para programar
recogida de Correspondencia.

II. Comunicaciones oficiales vía Fax

Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio se tramitarán teniendo en

cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las
tablas de retención documental, para su radicación en la Ventanilla Única.

Cuando se recibe un fax en la Ventanilla Única dirigido a un funcionario de la

Institución, se escanea, se imprime para garantizar su permanencia, durabilidad y
 conservación y se continúa el procedimiento de registro y radicación, igual que para
las comunicaciones oficiales, posteriormente se distribuye a la Dependencia
respectiva.

III. Memorandos

Éste deberá enviarse a través del aplicativo SGD, sin necesidad de imprimirlo, a
menos que la dependencia destinataria exija el documento impreso para un trámite
legal o administrativo.

Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si es requerido en forma

física por el destinatario y para confirmar su recibo, se envía con el mensajero
interno junto con el formato Comunicaciones internas despachadas, relacionando
en el Asunto, el número de radicación generado por el SGD con el fin de tener la
evidencia de que envió el documento.

El destinatario recibe el documento física o electrónicamente y debe firmar el

formato antes mencionado y devolverlo a la dependencia remisoria para verificación
y control del envío.

IV. Peticiones quejas, reclamos

Las PQRSF deberán ser diligenciadas en lo posible en el formato diseñado para tal
efecto y deben contener la siguiente información.

✓ Nombre del funcionario o dependencia a la cual se dirige.

✓ Nombres completos del solicitante o su representante.
✓ Dirección o correo electrónico y teléfono a donde se debe dirigir la respuesta
del peticionario y/o apoderado.
✓ Los fundamentos de hecho o derecho de la PQRSF.
✓ La relación de los documentos que sustentan la PQRSF.
✓ La firma del peticionario y/o su apoderado.

Recibida la PQRSF en la dependencia competente el funcionario

encargado verificará el cumplimiento de los requisitos señalados.

Conforme al principio de Celeridad que rige las empresas de nuestro país, los
documentos deben ser tramitados en el menor tiempo posible.

Diez (10) días hábiles para contestar peticiones de información.

Quince (15) días hábiles para dar respuesta a la queja.
Quince (15) días hábiles para atender reclamos.
Quince (15) días hábiles para contestar solicitudes.
Treinta (30) días hábiles para contestar consultas.
Treinta (30) días hábiles para atender sugerencias y elogios.
 Procedimiento:

✓ La Dependencia recibe el documento a través de la Ventanilla Única o de otra

dependencia.
✓ Todas las PQRSF –peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y felicitaciones –
deben atenderse, en los términos definidos anteriormente.
✓ Si el documento amerita trámite o requiere respuesta, el jefe de la dependencia
entrega el documento al funcionario competente para que proceda con las
respectivas anotaciones de chequeo y control.
✓ El funcionario de la dependencia basado en el derecho de turno y los tiempos
de respuesta analiza la solicitud, proyecta respuesta y entrega al jefe de la
dependencia para revisión, éste la revisa y procede a firmarla.
✓ Si la solicitud no es clara, se solicita ampliar o precisar la información.
✓ El auxiliar administrativo aplica el procedimiento para la distribución y envío de
documentos externos o internos según sea requerimiento.
✓ Terminado el trámite del proceso se archiva el documento en la serie
correspondiente.

V. Correo electrónico

La dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o documentos,

para su trámite, consulta o información, utilizando los diferentes medios y soportes
de la entidad. Como lo es el correo electrónico.

La receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos, y todos aquellos datos que la
entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos, se registra y radica en la
planilla de control de comunicaciones internas en el documento señalando datos
como (el nombre y código de la dependencia remitente, número de radicación, fecha
y hora de recibido, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo
de respuesta, si lo amerita), y adicionalmente aquella información que la entidad
haya regulado en procedimientos vigentes.

Se hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay a la
dependencia destinataria.

La dependencia destinataria recibe el documento, verifica y da constancia de

recibido.