1.

Qué es una empresa

2. Defina que es una estructura orgánico funcional

3. Mencione los dos tipos de estructura orgánico funcional

4 .Por qué debemos saber codificar una estructura orgánico

funcional los archivistas

5. Mencione los diferentes usos de la codificación en la empresa

6 .Escriba los siete puntos claves que debes tener en cuenta cuando
vayas a hacer la codificación de estructuras organizacionales

Solucion
1. Una empresa es una organización o institución dedicada a
actividades o persecución de fines económicos o comerciales
para satisfacer las necesidades de bienes y/o servicios de la
sociedad
2. La estructura orgánica y funcional es un instrumento de
gestión que ayuda a definir con claridad las funciones de las
diferentes unidades administrativas de una organización.
Apoya al cumplimiento del Plan Estratégico; y, facilita la
coordinación institucional

3. En mi experiencia, las dos estructuras organizacionales

más comunes son:

 Orgánico – funcional y
 por procesos
Pero existen otras formas en las que una entidad puede
establecer su estructura organizacional

Todo depende de su contexto institucional.

Otras formas como:

 Por proyectos, por productos, por geografía, por

clientes, por cargos

4. Por qué debemos saber codificar una estructura orgánico

funcional los archivistas

La más común es para identificar el productor (área o

proceso) con las series y sub series documentales

 Para identificar las áreas o procesos de la empresa

 También para relacionar los trámites desde la

ventanilla de radicación (o cómo la llamen en tu
empresa) con las áreas o procesos responsables de su
resolución

 Para ubicar en la parte superior de los documentos (no

lo confundas con el código del formato) e identificar así
el área o proceso responsable de su elaboración
5. La codificación no solo es numérica

Ten en cuenta que también puedes usar la codificación

alfabética. En esta asignas letras al productor documental

La codificación alfabética es más común para los procesos.

Casi siempre se usan las letras iniciales. Ejemplos:

 PR-GD (PRoceso – Gestión Documental)

 PR-GTH (PRoceso – Gestión del Talento Humano)

Aquí tú determinas los niveles de las siglas para codificar

tanto los procesos como los procedimientos, estos últimos
son en los que se divide cada proceso.

Pero aunque la codificación alfabética es más común en los

procesos, también se puede usar en la estructura
organizacional orgánico – funcional.

También podrías usar las iniciales de las áreas o

dependencias, o usar otra combinación de letras. En todo
caso, de nuevo, eres tú (con el visto bueno de la empresa)
quien determina la codificación.

Luego está la codificación mixta, que es la combinación de

las letras y los números.

Lo que sí debe imperar en el momento que codificas es que

siempre debe ser clara la relación jerárquica entre las áreas
o entre los procesos y procedimientos.
Sin importar el sistema de codificación que uses, esto
siempre debe ser claro.

Observación: Si tu entidad tiene área de gestión de la

calidad o un responsable de este tema, trabaja en equipo.
6. #1. halla la forma en la que está organizada tu entidad.
Es clave que desde el inicio determines como trabaja tu
empresa.

Cuál es su estructura Ten mucho cuidado, en Colombia, el

Archivo General de la Nación estableció que las entidades
del estado deben basar su sistema archivístico en la
estructura orgánico – funcional.

Si orgánico funcional o si es por procesos

O quizás trabaja bajo otra estructura organizacional distinta

a las dos más comunes que te mencioné

#2. Establece el sistema de codificación para la estructura

organizacional

La codificación no solo es numérica

Ten en cuenta que también puedes usar la codificación

alfabética. En esta asignas letras al productor documental

Casi siempre se usan las letras iniciales. Ejemplos:

 PR-GD (PRoceso – Gestión Documental

 PR-GTH (PRoceso – Gestión del Talento Humano
 Lo que sí debe imperar en el momento que codificas es
que siempre debe ser clara la relación jerárquica entre
las áreas o entre los procesos y procedimientos.
#3. Identifica los niveles jerárquicos

Un nivel jerárquico hace referencia a niveles de autoridad,

mando y responsabilidad con respecto al cumplimiento de
una o varias funciones de la organización

Hay tres grupos de niveles jerárquicos básicos:

1. Nivel de mando alto

2. de mando medio y
3. nivel de mando bajo
#4. Asigna el número de dígitos según los niveles
jerárquicos

¿Por qué es tan importante identificar los niveles

jerárquicos?

Porque según la cantidad de niveles jerárquicos es el

número de dígitos del código.

¿Recuerdas que la estructura organizacional de arriba se

compone de tres niveles jerárquicos?

Entonces si tú vas a codificar la estructura organizacional de

arriba con un sistema numérico, los códigos deberán tener
tres dígitos.

Ten claro una cosa.

Cada dígito del código representa un nivel jerárquico.

¿Cómo así?

Mira el ejemplo:
 Fuente: Elaboración propia

Otra forma muy técnica en la que se leería el código 212

que pertenece a la oficina de Salud Ocupacional podría ser:

La oficina de salud ocupacional es la Subsección 2 de tercer

nivel de la Subsección 1 de segundo nivel de la Sección 2 de
primer nivel.

Sería lo mismo que como aparece en la imagen, solo que le

agregué el nivel al que pertenece la subsección y la sección.

Cómo ves entonces, cada dígito representa un nivel

jerárquico.

Haz de cuenta que una oficina tiene el código 4218:

 Fuente: Elaboración propia

La imagen anterior muestra el código 4218, lo que significa

que la estructura organizacional a la que pertenece se
compone de cuatro niveles jerárquicos.

#5. Ten cuidado con los grupos de reunión.

Tú sabes que una entidad (pública o privada) se compone

de órganos decisorios, consultores y asesores.

Una empresa siempre tiene como órgano máximo una

asamblea de accionistas o de socios.

También tienen juntas directivas, juntas de administración,

asamblea de usuarios, entre otros.

Las entidades del estado de igual manera poseen estos

órganos, tal vez dependiendo del sector en el que se
desenvuelven tienen nombres diferentes según las
funciones que desempeñan.

Además de estos órganos, también existen los comités.

Algo así:
 Fuente: Elaboración propia

Y ¿por qué no se codifican?

Porque cuando estás hablando de una estructura orgánico –

funcional estos no son áreas o dependencias sino que son
grupos de personas que se reúnen a debatir sobre algún
tema en específico.

Los documentos más comunes que producen son actas y

acuerdos, pero ambas series documentales pertenecen al
área responsable de la asamblea, junta o comité.

Por ejemplo, las actas de junta directiva deberían estar

cargadas a la gerencia en su Cuadro de Clasificación
Documental.

Las actas de comité de gestión documental son

responsabilidad del área de gestión documental.
Y así con los demás.

 #6. No  confundas áreas o dependencias con cargos

Hay entidades que en su organigrama aparecen no áreas

sino cargos y esto no está mal, ya que es un tipo de
estructura organizacional.

Pero, para facilitar la aplicación del principio de

procedencia, además de los procesos de gestión
documental, entre una estructura por cargos y una
estructura orgánico – funcional, esta última es bajo la cual
se debería tomar la base.

Así que si tu empresa presenta cargos en su organigrama,

pero se desprende de un área o dependencia, solo codifica
el área más no el cargo.

Y en el caso que todo el organigrama esté por cargos,

deberías analizarlo y convertirlo a áreas o dependencias.

Habrá cargos como el director comercial que si se puede

transformar a área: Dirección Comercial.

Pero habrá cargos que son eso, cargos.

 #7.Solo trabaja con la estructura organizacional reconocida

y aceptada.

Ya sea una estructura orgánico funcional, o por procesos, o

por proyectos, etc., trabaja con la actual.
La actual se identifica porque está reconocida y aprobada
por un acto administrativo como un decreto o resolución en
las entidades públicas.

En las privadas puede ser por acuerdo de junta, o por acta,

o por circular.

Lo que tu empresa utilice para fijar las decisiones.

Ten en cuenta… 

Ya sea por procesos o por orgánico funcional, cuando estos

sufren alguna modificación, lo mismo pasará con la
codificación.

También ten en cuenta que en este artículo te estoy

hablando es de la codificación de estructuras
organizacionales y no específicamente para la organización
documental.