Informe "Administración Documental".

 De acuerdo con los conocimientos

adquiridos en la presente actividad de aprendizaje, el aprendiz debe entregar
un informe del paso a paso para la recepción o radicación, registro, distribución
o embalaje de cinco documentos de diferente contexto.

1.   Recepción, registro y distribución de comunicaciones oficiales externas

recibidas

Recepción

El proceso de Recepción se desarrolla en la Ventanilla Única, la cual cumple

con la tarea de administrar las comunicaciones oficiales contribuyendo con la
normalización de los servicios de recepción, registro, radicación y distribución
de los documentos como parte integral del Programa de gestión Documental.
Es este punto hablamos de tres pasos dentro del proceso de recepción: la
recepción del documento, su radicación y finalmente el registro.
Su función es la de Recibir correspondencia remitida por personas naturales o
jurídicas teniendo en cuenta los siguientes aspectos. 

• La comunicación está dirigida a la empresa o a un funcionario. 

• El sobre debe estar correctamente marcado. 

Luego de este proceso se clasifica en comunicación oficial o comunicación

personal.

 Los documentos que se reciben pueden estar en diferentes soportes y

medios,  tales como correo tradicional, fax, revistas, plegables,  invitaciones,
correo electrónico, entre otros.

Se debe verificar que la documentación que se recibe está completa, firmada,

contiene los anexos, anunciados, datos de origen del remitente, dirección de
respuesta, y se encuentra en buen estado.

Apertura:
 Se procede a desempacar  con mucho cuidado el documento para no dañarlo,
se revisa el sobre y verificar los anexos.
Una vez extraído el documento del sobre se lee con el fin de:
·        Comprobar las fechas de elaboración y recibido.
·        Revisar que este firmado, verificar anexos.
 En el caso de la comunicación que no cumpla con todos los requisitos
correspondientes en el proceso de revisión y verificación como por ejemplo no
ir firmada, se considera anónima y deberá ser remitida sin radicar, además de
proceder a una respectiva investigación.

Registro y radicación:
Después de recibir las Comunicaciones oficiales en Ventanilla Única,  se
ingresan todas las comunicaciones producidas o recibidas, al Sistema SGD
(sistema de gestión documental de la empresa).
 Se registran los siguientes datos:
·        Fecha
·        Nombre del Remitente
·        Dirección, teléfono y correo electrónico
·        Funcionario destinatario , Dependencia y si lleva copia a otra dependencia
·        Asunto
Número de folios y anexos.

Radicación e impresión de rótulo:

Según ICONTEC, (2009) en la Guía técnica Colombiana, el espacio para
colocar el sello radiador en la elaboración de cartas o de comunicaciones
oficiales es en la zona 3, que corresponde al extremo superior derecho del
documento.
Al registrar las comunicaciones oficiales en el aplicativo SGD, se procede a
escanear el documento para  grabarlo en la base de datos y al presionar el
botón de radicar, el aplicativo automáticamente asigna el número de radicación
del documento.  

Enseguida se imprime el rótulo con el número de radicación asignado por el

aplicativo.  Este rótulo identifica el documento dentro de la base de datos de la
Entidad, (SGD), se hace con el fin de  de velar por la transparencia  de la
actuación administrativa asignada en estricto orden de recepción de los
documentos.
Al comienzo de cada año laboral, la numeración debe ser ascendente y
continua, iniciando con el 001 y finalizando con el último consecutivo que se
registre al cierre de labores administrativas de la Institución, al finalizar el año.

Distribución o reparto:
 El paso subsiguiente al de registro, es el de proceder a la distribución o reparto
hacia las oficinas que deben realizar el proceso de atención y trámite
correspondiente.
El funcionario de la  Ventanilla Única, recibe, clasifica las comunicaciones
externas  en carpetas, por dependencias.
Relaciona estas comunicaciones en el formato Comunicaciones externas
recibidas. Hace entrega al mensajero interno, del documento y del formato,
para que proceda a su distribución.
El mensajero interno o patinador recoge la correspondencia en el casillero,
verificando que los datos de la planilla de  relación de correspondencia
 coincidan con la correspondencia física, organiza la correspondencia según el
recorrido, relaciona el formato “relación de copias” con las copias que debe
entregar en el recorrido, hace el recorrido.
 El mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias y hace
firmar el formato para verificación y control del recibido.
Comunicaciones oficiales externas
Si las comunicaciones oficiales se dirigen para entes externos se  Coloca sello
a la correspondencia para controlar la fecha de recibido  encasilla la
correspondencia con el formato diligenciado según el servicio requerido donde
corresponda
 Se recoge la correspondencia y el formato en el casillero  se verifica el aval del
envío por parte de la Unidad y la asociación del centro de costo (formato o
correo electrónico).
Se Diligencia Guía,  se registra: Nombre, dirección ,empresa, teléfono
contenido ,Ciudad a la que  va , tipo de servicio, Peso, volumen, forma de pago
, Observación, Centro de costo y departamento que envió.  Llamar al Operador
para programar recogida de Correspondencia.

2.    Comunicaciones oficiales vía Fax

Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán

teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series
establecidas en las tablas de retención documental, para su radicación en la
Ventanilla Única.
Cuando se recibe un fax en la Ventanilla Única dirigido a un funcionario de la
Institución, se escanea, se imprime para garantizar su permanencia,
durabilidad y conservación  y se continúa el  procedimiento de registro y
radicación, igual que para las comunicaciones oficiales, posteriormente se
distribuye a la Dependencia respectiva.

3.   Memorandos

 Éste deberá enviarse a través del aplicativo SGD, sin necesidad de imprimirlo,
a menos que la dependencia destinataria exija el documento impreso para un
trámite legal o administrativo.

Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si es requerido en

forma física por el destinatario y para confirmar su recibo, se envía con el
mensajero interno junto con el formato Comunicaciones
internas  despachadas,  relacionando en el Asunto, el número de radicación
generado por el SGD con el fin de tener la evidencia de que envió el
documento.

 El destinatario recibe el documento física o electrónicamente y debe firmar el

formato antes mencionado y devolverlo a la dependencia remisoria para
verificación y control del envío.

4.   Peticiones quejas, reclamos

 Las PQRSF deberán ser diligenciadas en lo posible en el formato diseñado
para tal efecto y deben contener la siguiente información.
·        Nombre del funcionario o dependencia a la cual se dirige.
·        Nombres  completo del solicitante o su representante.
·        Dirección o correo electrónico y teléfono  a donde se debe dirigir la respuesta
del peticionario y/o apoderado.
·        Los fundamentos de hecho o derecho de la PQRSF.
·        La relación de los documentos que sustentan la PQRSF.
·        La firma del peticionario y/o su apoderado.

Recibida la PQRSF en la dependencia competente el funcionario

encargado  verificará el cumplimiento de los requisitos señalados.
Conforme al principio de Celeridad que rige las empresas de nuestro país, los
documentos deben ser tramitados en el menor tiempo posible.
Diez (10) días hábiles para contestar peticiones de información.
Quince (15) días hábiles para dar respuesta a la queja.
Quince (15) días hábiles para atender reclamos.
Quince (15) días hábiles para contestar solicitudes.
Treinta (30) días hábiles para contestar consultas.
Treinta (30) días hábiles para atender sugerencias y elogios.
Procedimiento: 

·        La  Dependencia recibe el documento a través de la Ventanilla Única  o de

otra dependencia.

·        Todas las PQRSF –peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y felicitaciones –

deben atenderse, en los términos definidos anteriormente.

·        Si el documento amerita trámite o requiere respuesta, el Jefe de la

dependencia entrega el documento al funcionario competente para  que
proceda con las respectivas anotaciones de chequeo y control.

·        El funcionario de la dependencia basado en el derecho de turno y los

tiempos de respuesta, analiza la solicitud, proyecta respuesta y entrega al Jefe
de la dependencia para revisión, éste la revisa y procede a firmarla.

·        Si la solicitud no es clara, se solicita ampliar o precisar la información.   

·        El auxiliar administrativo  aplica el procedimiento para la distribución y envío

de documentos externos o internos según sea requerimiento.

·        Terminado el trámite del proceso se archiva el documento  en la serie

correspondiente.

5.   Correo electrónico

La dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o

documentos, para su trámite, consulta o información, utilizando los diferentes
medios y soportes de la entidad. Como lo es el correo electrónico.
La receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos, y todos aquellos datos que
la entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos, se registra y radica
en la planilla de control de comunicaciones internas en el documento
señalando datos como el (nombre y código de la dependencia remitente,
número de radicación, fecha y hora de recibido, nombre del funcionario
responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta, si lo amerita), y
adicionalmente aquella información que la entidad haya regulado en
procedimientos vigentes.

Se hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay a la
dependencia destinataria.
La dependencia destinataria recibe el documento, verifica y da constancia de
recibido.