Trabajo Final del

Curso

Gestión de
Compras

Administración de
Empresas
 Gestión de Compras

TEMA: Departamento de compras y gestión de contratos

OBJETIVO GENERAL

Al finalizar el módulo formativo, el estudiante estará en capacidad de gestionar operaciones

del proceso de compras, mejorando la productividad e incrementando la rentabilidad de las
operaciones de compra, elaborando para ello un plan de compras, empleando métodos de
evaluación y selección de proveedores, controlando de manera constante su estructura de
costos, entre otros.

DESCRIPCIÓN DE LA TAREA / OPERACIONES

El presente proyecto, busca el planteamiento de propuestas de los participantes
durante el módulo a desarrollar. Estas se fundamentarán con el conocimiento de las
tareas con sus respectivas operaciones que se describen a continuación:

1. Departamento de compras y gestión de contratos.

• Aplicar el compliance en el departamento de compras.
• Elaborar el contrato de compras.
2. El plan de compras.
• Elaborar el plan de compras.
• Elaborar el programa de compras.
• Determinar cuándo y cuánto comprar.
3. Evaluación, selección y homologación de proveedores.
• Evaluar y seleccionar proveedores.
• Seleccionar proveedores en base al resultado de su desempeño.
• Homologar proveedores.
4. Gestión económica y financiera.
• Elaborar solicitud de cotización.
• Elaborar cuadros comparativos de compra.
• Elaborar órdenes de compra.
• Elaborar presupuesto de compras.
• Elaborar la estructura de los costos de la gestión de compras.
• Evaluar los costos de la gestión de compras.

Es Importante señalar que el problema planteado es a términos generales, puede Ud.

complementar el caso si lo desea, dosificándolo según las capacidades del grupo de
alumnos que esté a cargo. Estas variantes o precisiones que haga le permitirán a no
tener propuestas o soluciones únicas de todos los grupos, enriqueciendo las
propuestas de ellos y sobre todo que perdure en el tiempo. Sin embargo, las cuatro
tareas con sus operaciones indicadas anteriormente no podrán ser modificadas; y los
participantes durante el semestre, deberán presentar dos entregables, los mismos
que deberán ser calificados, la nota final es el promedio de estos. Los alumnos
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pueden agruparse de 2 a 5 participantes como máximo.

Las propuestas y respuestas a las preguntas indicadas al final del caso deberán
contemplar la mayor parte de las operaciones descritas en las tareas.

A continuación, se plantea el siguiente caso a desarrollar:

Caso práctico: Comprar y contabilizar la compra de material de oficina

Tickelia es un software cloud de gestión de compras y suscripciones de empresa que

cuenta con App móvil (en versión iOs y Android) y el propio Back Office en el
ordenador, por lo que la compra de material de oficina se pueden realizar a través de
tu propio Smartphone, teléfono móvil de empresa o desde el ordenador de tu oficina.

Supongamos que trabajas en el departamento de marketing de una gran empresa y,

después de revisar el plan de marketing para este año 2023, te has dado cuenta de
que vas a necesitar varias carpetas para guardar documentos e información de
distintas propuestas, pero no tienes suficientes.

Lo más seguro es que el proceso para pedir y comprar, por ejemplo, carpetas, que
debería ser un proceso rápido y sencillo, no sea así. Normalmente, en las empresas
hay dos maneras de gestionarlo:

• Enviando un correo electrónico a tu responsable pidiéndole permiso para hacer

la compra de material de oficina.
• Utilizar las tarjetas corporativas. En el mejor de los casos, puede que tú o el
departamento de marketing cuente con una tarjeta corporativa para las compras
y suscripciones que debáis hacer. Pero también puede ser que no todos los
departamentos de tu empresa cuenten con una tarjeta corporativa, incluido el
tuyo, y tengas que pedirle a algún compañero o a tu responsable su tarjeta
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corporativa para realizar el pago de la compra.

Por suerte, gracias a las soluciones de gestión de compras indirectas y suscripciones

de empresa como Tickelia, existe una tercera forma de realizar los pagos más eficaz,
ágil y automática.

A continuación, veremos paso a paso cómo efectuar la compra de material de

oficina mediante esta solución para la gestión de compras y gastos.

Solicitud de la compra de material de oficina

Para ello, primero debes realizar una solicitud de compra. En esta solicitud, deberás
indicar si se trata de:

• Una compra puntual: Para la que se creará una solicitud de tarjeta virtual de un
solo uso.
• Una compra recurrente: Para la que se creará la solicitud de una tarjeta virtual
recurrente.
• Un pago a proveedor: Para el que se le realizará la solicitud de una transferencia
bancaria.

Una vez indicamos de qué tipo de compra se trata, debemos insertar el importe que
necesitaremos en la misma solicitud y alguna información sobre la compra.

En concreto, cada solicitud de compra debe indicar la siguiente información:

• Compra: El importe de lo que cuestan las carpetas y dónde se compran.

• El tipo de solicitud: En este caso, una compra puntual.
• La fecha de solicitud.
• La categoría de la compra que se va a realizar: Como solo necesitas carpetas, la
categoría será “Material de oficina”.
• Descripción: Aquí deberás indicar una pequeña descripción para que, al ver tu
solicitud de compra, la persona responsable pueda saber en qué se destinará el
importe que se solicita. En este caso, podrías poner “Carpetas”.
• Centro de coste: Aquí deberías indicar el departamento o equipo desde el que
se solicita la compra. Por lo tanto, “Departamento de marketing”.
• Tipos de gasto: Consumibles, material de oficina.

Aprobación de compra

Tickelia permite establecer flujos de aprobación previos al pago de cualquier compra

o suscripción para tener un mayor control y trazabilidad de todas las compras que se
realizan.

Por lo tanto, una vez envías la solicitud de compra del material de oficina, esta le llega
automáticamente a la persona responsable de tu departamento para que conceda o
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rechace tu solicitud desde la propia App.

Así, gracias a la aprobación multinivel, se podrá controlar el importe a gastar, facilitará

la detección de fraude y al hacerse a través de la App, permite realizarse desde
cualquier lugar.

Pago online para la compra de material de oficina

En el momento en el que tu responsable apruebe la solicitud que has realizado para

comprar tus carpetas, Tickelia generará una tarjeta virtual de un solo uso para que
puedas adquirirlas.

Gracias a estas tarjetas, Tickelia permite:

• Aumentar la seguridad de los pagos online.

• Solucionar el problema de compartir tarjetas corporativas.
• Reducir el riesgo de fraude interno.
• Controlar el gasto permitido para cada compra a través de restricciones
automáticas.
• Tener una trazabilidad absoluta del pago de cada compra y suscripción de
empresa.
• Descentralizar la gestión del pago sin poner en riesgo el control de gastos.

Reporte de la factura

Ya casi hemos terminado. Hasta ahora:

• Hemos hecho la solicitud de la compra de las carpetas.

• Hemos recibido la tarjeta virtual de un solo uso para hacer la compra.
• Hemos comprado las carpetas.

El último paso que nos queda es hacer el reporte de la factura de la compra de

material de oficina. Para ello, solamente tendremos que arrastrar o subir la factura de
la compra al Back Office de Tickelia, ¡y listo!

La propia solución se encargará de extraer los datos y digitalizar la factura gracias a

su tecnología OCR, homologada por la Agencia Tributaria de varios países para que
los gastos que se reporten sean igual de válidos que las facturas originales en papel.

Contabilización del gasto

Este paso será responsabilidad del departamento financiero de la empresa. A

continuación, vamos a repasar cómo se debe contabilizar la compra de material de
oficina.

Para empezar, hay dos modelos a seguir:

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• Cuando el material de oficina se considera objeto de consumo dentro del mismo

ejercicio económico.
• Cuando el material de oficina se considera objeto de consumo a lo largo del
proceso del ejercicio.

Pero lo más habitual es utilizar el primer método.

En cualquier caso, es necesario llevar el control del inventario y revisarlo mes a mes
para detectar irregularidades.

Tickelia te ayudará, ya que permite tener el control de todos los gastos, el registro de
las fechas y las facturas digitalizadas de cada una de las compras de material de
oficina realizadas.

Además, aporta otras ventajas al departamento financiero como:

• Control presupuestario.
• Contabilización automática gracias a integraciones con softwares de gestión o
ERP.
• Visibilidad en tiempo real de los datos.
• Analíticas de costes al detalle.
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Las tareas que se le asigne serán presentadas en dos entregables:

En este escenario en el que usted ha sido convocado para que proponga y responda las
preguntas de cada entregable referente al caso planteado:

Entregable 01:

• Identificar si se aplica el compliance en el departamento de compras de

tickelia.
• Verificar si tickelia ha elaborado un contrato por la compra de material
de oficina.
• Elaborar el plan de compras de su empresa para el próximo año y explique la
estructura que debe tener dicho plan.
• Elaborar el programa de compras de su empresa y comente cual es el
procedimiento para su elaboración.
• Analizar en que mes del año se debe realizar las compras de material de oficina
y que cantidad de materiales se requiere comprar.

Entregable 02

• Evaluar y seleccionar a los mejores proveedores de tickelia, en base al

resultado de su desempeño y si son confiables.
• Verificar si se aplica la homologación de proveedores en Tickelia.
• Elaborar lo siguiente:
✓ Solicitud de cotización y comente, cual es el procedimiento del registro de
dicha solicitud.
✓ Cuadros comparativos de compra y evaluar todos los componentes del
costo de adquisición.
✓ Órdenes de compra y explicar los pasos a seguir para su elaboración.
• ¿Qué es el presupuesto de compras y comente como se elabora un
presupuesto explicando paso a paso?
• ¿Qué son los costos de la gestión de compras, como se evalúa y elaborar la
estructura de los costos de su empresa?
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

1. Forsitis (2018): Departamento de compras: 6 funciones y objetivos.

https://forsitis.es/departamento-de-compras/funcion-de-
compras/#:~:text=Los%20departamentos%20de%20compras%20ayudan,aportan
%20el%20mayor%20valor%20posible.
2. Berocam (2019): Compliance en compras
http://www.berocam.es/Home/New-compliance-en-compras
3. Gitnux (2023): Proceso de compra: que es, etapas, beneficios y mas
https://blog.gitnux.com/es/proceso-de-compra/
4. Sydle (2022): Gestión de contratos – definición y objetivos
https://www.sydle.com/es/blog/gestion-de-contratos-60b575ea0b3acf7995fb7d67
5. Biddown (2021): Sistema de gestión de contratos: todos sus beneficios
https://biddown.com/sistema-de-gestion-de-contratos-todos-sus-beneficios/
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