Facultad de Ciencias Económicas

Departamento de Administración de Empresas

Finanzas I

Unidad III: Administración Financiera de Activos y Pasivos – Investigación

Cuentas Por Pagar

Trabajo No. 5

Fecha Entrega: 15/11/2020

Autores

Téc. George Miguel Miranda

Br. Kerstin Yasoara Herrera Williams

Br. Anielka de los Ángeles Pavón Rodríguez

Br. Angie Alexandra Sánchez Ayala

Br. Blanca Nidia Rueda Rosales

Docente

MSc. Ricardo José Mendoza Meneses

Grupo

3531

Noviembre de 2020

1
 Índice
Introducción ............................................................................................................. 3

Objetivos ................................................................................................................. 4

1. Cuentas por pagar ............................................................................................ 5

1.1. Objetivo del análisis de las cuentas por pagar .............................................. 8

1.1.2. Análisis de liquidez ........................................................................................ 9

1.1.3. Planificación y control de las cuentas por pagar.......................................... 11

1.1.4. Sistemas, políticas y procedimientos de las cuentas por pagar .................. 13

Conclusiones ......................................................................................................... 16

Bibliografía ............................................................................................................ 17

2
 Introducción
La asignatura de Finanzas, es fundamental para todo estudiante de la Facultad de
Ciencias Económicas, y muy particularmente de la carrera de Administración de
Empresas, ya que proporciona las herramientas necesarias para el aprendizaje y la
técnica a utilizar en la vida profesional.

El campo de las finanzas es extenso y dinámico. Afecta directamente las vidas de

todas las personas y de todas las organizaciones. Hay muchas áreas y
oportunidades de desarrollo profesional en el campo de las finanzas.

Las finanzas se pueden definir como el arte y la ciencia de administrar el dinero.

Virtualmente todos los individuos y organizaciones ganan u obtienen dinero y lo
gastan o lo invierten. Las finanzas están relacionadas con el proceso, las
instituciones, los mercados y los instrumentos implicados en la transferencia de
dinero entre individuos, empresas y gobiernos.

Las áreas principales de las finanzas se pueden resumir revisando las

oportunidades de desarrollo profesional en finanzas. Para mayor conveniencia,
estas oportunidades se pueden dividir en dos grandes partes: servicios financieros
y administración financiera.

Los documentos y cuentas por pagar representan obligaciones presentes

provenientes de las operaciones de transacciones pasadas, tales como la
adquisición de mercancías o servicios o por la obtención de préstamos para el
financiamiento de los bienes que constituyen el activo, entre los aspectos que más
importantes de las cuentas por pagar se encuentran los tipos de condiciones de
crédito que ofrecen los proveedores.

El presente trabajo se realiza con el propósito de determinar el fortalecimiento de

las cuentas por pagar; definición, objetivos, su análisis de liquidez, planificación y
control, políticas y procedimientos los cuales se les aplica a las cuentas por pagar.
De igual manera, representa consolidar los conocimientos en el campo académico
y profesional con criterio.

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 Objetivos
Objetivo general

Fortalecer la definición y conceptos de las cuentas por pagar, análisis de las

cuentas, análisis de liquidez, planificación, control, sistemas, políticas y
procedimiento de las cuentas por pagar.

Objetivos específicos

Definir que son las cuentas por pagar, su objetivo y su análisis determinado.

Describir el análisis de liquidez, planificación y el control sobre las cuentas por

pagar.

Enumerar los sistemas, políticas y procedimientos los cuales se realiza en las

cuentas por pagar.

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 1. Cuentas por pagar
Definición general: en contabilidad, una cuenta por pagar es cualquier aporte de
una parte deudora, que aparece como resultado de una compra de bienes o
servicios en términos de crédito, a una parte acreedora. (Alcarria, 2009).

Aunque una persona jurídica haga una compra sin emitir por escrito la intención de
pago, registra en contabilidad, el monto adeudado como una obligación corriente en
sus cuentas. Las compañías a menudo incurren en este tipo de débito a corto plazo
con el fin de costear sus inventarios, especialmente en industrias donde el
rendimiento de inventario es acelerado. (Álvarez, 2004).

¿Qué son las cuentas por pagar?

En contabilidad, las cuentas por pagar son deudas que posee una empresa a sus
acreedores y proveedores, como resultado de la adquisición de bienes y servicios.

En otras palabras, consisten en una obligación (deuda) que posee una empresa
relacionada con su actividad económica. Estos tipos de obligaciones son créditos
por la compra de materiales e insumos, que no están vinculados a entidades
bancarias. (Álvarez, 2001).

Las cuentas por pagar se originan cuando se adquieren materiales, insumos u otros
bienes y servicios, que no son cancelados inmediatamente. Así, las deudas deberán
ser registradas en los libros contables y canceladas a su acreedor en el tiempo
acordado. (Amez, 2002).

Clasificación de las cuentas por pagar

Según el tiempo de vencimiento acordado con el acreedor, existen diferentes tipos

de cuentas por pagar:

Cuentas por pagar a corto plazo: también conocidas como pasivos corrientes. El
pago de estas debe realizarse en un corto período de tiempo, de un año o menos.
En algunos casos los pagos son mensuales o diarios.

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Cuentas por pagar a largo plazo: también conocidas como pasivos no corrientes.
El pago de las mismas se realiza en un período de tiempo mayor a un año. Estas,
a diferencia de las anteriores, se pasan por alto con mayor facilidad, por lo
esporádico de los pagos.

Importancia de las cuentas por pagar

Tener organizadas las cuentas por pagar genera en clientes y empleados la

necesidad de seguir las normas contables apropiadas. Es una prioridad para
cualquier empresa el que estas se encuentren reflejadas en el plan contable, ya que
de esta manera:

Se reducen los riesgos de fraude o pérdidas innecesarias.

Al tener solvencia, se genera confiabilidad en los clientes potenciales y se fragua

una buena reputación.

Se accede con mayor facilidad a créditos bancarios o financiamientos de

proveedores inmediatos.

Se evita perder el rastro de los pagos y deudas que generan intereses.

Ejemplos de cuentas por pagar

Pago a proveedores por mercancías o materia prima adquirida.

Sueldos a pagar a los empleados.

Pago de alquileres.

Servicios prestados por instituciones vitales para la actividad comercial, tal como
electricidad, agua, gas, calefacción, teléfono, internet, etc. (Arias, 2006).

6
La importancia de las cuentas por pagar

El seguimiento de las cuentas por pagar es esencial para mantener bien

contabilizadas las finanzas del negocio. Las cuentas por pagar generalmente tienen
una fecha límite, no cumplir con lo mismo daría lugar a consecuencias negativas.

Las cuentas por pagar de una empresa deben ser bien rastreadas y pagadas por
las siguientes razones:

Evitar multas por pagos atrasados debido al incumplimiento de los términos de pago

Asegurar una continua relación comercial con los acreedores

Mejorar puntaje de crédito

Prevenir el fraude financiero (Arias, 2006)

Uso de cuentas por pagar en los sistemas de contabilidad

El uso de cuentas por pagar sólo se puede emplear en compañías que operan bajo
un sistema de contable sencillo. Es decir, un sistema basado en los compromisos
financieros que rastrea los ingresos y los gastos. Se señalan los detalles de ambos
en el momento en que se incurren y no en el momento del flujo de caja.

Las transacciones se registran como ingresos o gastos en el momento en que se

acuerdan formalmente, en lugar del día en que se paga o se recibe el efectivo en
sí. (Bautista, 1992).

¿Cómo crear las cuentas por pagar? Proceso de cuentas por pagar en una
empresa

Las cuentas por pagar se enumeran en el libro mayor general de una compañía, en
la sección de pasivos corrientes. El departamento de finanzas acredita las cuentas
por pagar cuando la compañía recibe una factura o un pago por parte de un acreedor
y débitos por cuentas a pagar cuando se paga la deuda con el acreedor. Se requiere
un seguimiento de auditoría preciso para mantener adecuadamente un libro
contable por pagar. (Blázquez, 2006).

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¿Cómo se clasifican las cuentas por pagar? ¿Qué datos son importantes en
las cuentas por pagar?

Nombre del facturador al que se le debe por su suministro de bienes y servicios.

Número de cuenta de la empresa para facturación

Número de factura. Permite verificar las cifras registradas con la copia impresa y
garantizar una contabilidad precisa.

Tipo de gasto. Hay que especificar la naturaleza de los bienes y servicios

comprados.

Fecha de recibo de la factura. La fecha que debe registrarse es aquella cuando

recibió la factura en lugar de la fecha en la factura.

Plazo de pago. Asegúrese de hacer un seguimiento de la fecha límite para evitar

incurrir en cargos y tarifas que resultan del pago tardío de las facturas.

Estado. Si ha sido pagada la factura, después de su fecha de entrega o aún

pendiente. (Briones, 2006).

1.1. Objetivo del análisis de las cuentas por pagar

Contexto

Las cuentas por pagar se refieren a la deuda que tiene una empresa a
un acreedor por los bienes o servicios adquiridos. Recibir la entrega de
productos pedidos sin pagarlos o comprar a crédito se registra
como cuentas por pagar. Cuando se hace con precisión, el saldo total
del crédito debe ser igual a la suma de las facturas pendientes del
proveedor.

Importancia

El seguimiento de las cuentas por pagar es esencial para mantener

bien contabilizadas las finanzas del negocio.

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Objetivo

El objetivo del control de cuentas por pagar es llevar al corriente todos los pagos de
la empresa para aprovechar los descuentos por pronto pago en lugar de pagar
intereses por no realizar los pagos en tiempo y forma, así como tener la mercancía
cuando lo requiera la empresa sin contratiempos para que pueda seguir sus
operaciones. Los beneficios de estos controles son que la empresa tenga la
seguridad de que su dinero está siendo manejo por personal autorizado y confiable
donde el empresario este seguro de que esa persona está llevando a cabo
correctamente las cosas y no darle un mal uso al efectivo. Así como el de cuentas
por pagar trae como beneficio para el empresario su credibilidad como cliente, y
esto le ayuda a que puede conseguir más créditos para el financiamiento de sus
productos. (Bozo y Jordán, 2004).

1.1.2. Análisis de liquidez

Hay dos tipos de liquidez: la de financiamiento y la de mercado. La primera es

la capacidad de una empresa o persona de tener recursos frescos para comprar
o invertir. Esa plata puede venir de sus ahorros o de un tercero, típicamente de
un banco. Cuando hay liquidez de financiamiento también hay liquidez de
mercado, que es la capacidad de una empresa o individuo de convertir un activo
un terreno o un bono, por ejemplo en billetes. (Brito, 2001).

¿Qué hace líquida a una economía? Los depósitos bancarios. El dinero en

cuentas corrientes, de ahorro y en depósitos a plazo multiplica la demanda y
permite que empresas y personas consuman e inviertan prolongadamente. Esto
es bueno porque garantiza el funcionamiento de una economía en el largo plazo.

Por ejemplo, una empresa que firme un contrato para entregar un bien o servicio
durante diez años tendrá más posibilidades de seguir operando porque sus
ingresos estarán asegurados durante ese período. Para que se firme un contrato
como aquel, un comprador debe tener la certeza de que podrá tener dinero
suficiente, ya sea propio o prestado para comprar ese bien o servicio durante una

9
década. Por eso, una economía saludable es aquella cuyos depósitos tienen
plazos mayores.

Los depósitos de un país comienzan a caer cuando los agentes pierden interés
por hacer transacciones. Las personas y empresas se limitan a consumir e invertir
lo necesario y guardan lo que les resta de dinero en casa o fuera del país. Los
agentes han adoptado una estrategia defensiva frente a un entorno que
consideran incierto. En esas condiciones, un aumento de la tasa pasiva podría
no tener mayor efecto. La caída de depósitos afecta primero la liquidez de
financiamiento porque hay menos crédito y después la liquidez de mercado. Hay
que evitar esto a toda costa porque los activos de las familias y las empresas
podrían empezar a perder valor ya que la falta de liquidez difuntearía su venta.

También miden la capacidad de pago que tiene la empresa para hacer frente a
sus deudas de corto plazo. Es decir, el dinero en efectivo de que dispone, para
cancelar las deudas. Expresan no solamente el manejo de las finanzas totales
de la empresa, sino la habilidad gerencial para convertir en efectivo determinados
activos y pasivos corrientes. Facilitan examinar la situación financiera de la
compra para enfrente a otras, en este caso los ratios se limitan al análisis del
activo y pasivo corriente.

Una buena imagen y posición frente a los intermediarios financieros, requiere:

mantener un nivel de capital de trabajo suficiente para llevar a cabo las
operaciones que sean necesarias para generar un excedente que permita a la
empresa continuar normalmente con su actividad y que produzca el dinero
suficiente para cancelar las necesidades de los gastos financieros que le
demande su estructura de endeudamiento en el corto plazo. Estos ratios son
cuatro:

Ratio de liquidez general o razón corriente: el ratio de liquidez general lo

obtenemos dividiendo el activo corriente entre el pasivo corriente. El activo
corriente incluye básicamente las cuentas de caja, bancos, cuentas y letras por
cobrar, valores de fácil negociación e inventarios. Este ratio es la principal medida
10
de liquidez, muestra que proporción de deudas de corto plazo son cubiertas por
elementos del activo, cuya conversión en dinero corresponde aproximadamente
al vencimiento de las deudas.

Ratio prueba Acida: es aquel indicador que al descartar del activo corriente
cuentas que no son fácilmente realizables, proporciona una medida más exigente
de la capacidad de pago de una empresa en el corto plazo. Es algo más severa
que la anterior y es calculada restando el inventario del activo corriente y
dividiendo esta diferencia entre el pasivo corriente. Los inventarios son excluidos
del análisis porque son los activos menos líquidos y los más sujetos a perdidas
en caso de quiebra.

Ratio prueba defensiva: permite medir la capacidad efectiva de la empresa en

el corto plazo; considera únicamente los activos mantenidos en Caja, Bancos y
los valores negociables, descartando la influencia de la variable tiempo y la
incertidumbre de los precios de las demás cuentas del activo corriente. Nos indica
la capacidad de la empresa para operar con sus activos más líquidos, sin recurrir
a sus flujos de venta. Calculamos este ratio dividiendo el total de los saldos de
caja y bancos entre el pasivo corriente

Ratio capital de trabajo: es una relación entre los Activos Corrientes y los
Pasivos Corrientes; no es una razón definida en términos de un rubro dividido por
otro. El Capital de Trabajo, es lo que le queda a la firma después de pagar sus
deudas inmediatas, es la diferencia entre los Activos Corrientes menos Pasivos
Corrientes; algo así como el dinero que le queda para poder operar en el día a
día. (Guzman, 2009)

1.1.3. Planificación y control de las cuentas por pagar

Las administración de cuentas por pagar de una empresa es muy importante, por
eso se debe llevar un control de las cuentas por pagar que proporcione información
suficiente, para saber si se ésta administrando de forma eficiente y poder así
analizar el grado de liquidez con el que cuenta la empresa.

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Las cuentas por pagar deben planificarse a fin de que los costos relacionados con
los pagos se puedan cuantificar y además que la empresa de los desembolsos
periódicos que va a realizar, y que de esta manera la pueda tomar precauciones
para que no se vea afectada por falta de control y planificación.

La planificación inicia con el diseño de presupuesto, esto permite conocer con

anticipación el monto de los desembolsos de acuerdo con la clasificación que se
hizo de las cuentas por pagar por ejemplo permitiría conocer la periodicidad y el
monto aproximado de los pagos por conceptos de remuneraciones al personal.

En el mundo empresarial suceden cosas que no estaban contempladas, sin

embargo esta el conseguir minimizar estos factores planificando adecuadamente
las actividades y necesidades.

Una correcta identificación de las necesidades del efectivo supone uno de los
aspectos más importantes y trascendentes en la planificación de cualquier empresa;
es preferible dedicar un poco de tiempo a las cuentas por pagar para saber
realmente cuáles son los pagos que se deben efectuar que invertir el efectivo
disponible en un desembolso más.

Posteriormente cuando el presupuesto comienza a aplicarse, es necesario

mantener una vigilancia de las operaciones que se realizan, a fin de evitar
desviaciones que pudieran representar costos significativos, para ello se requiere el
establecimiento de un control del proceso de las cuentas por pagar, que deberán
llevar a cabo las áreas involucradas.

El control de una empresa y sobre todo en las cuentas por pagar se apoya de forma
importante en la dualidad económica de las operaciones tomando en cuenta la base
en que se sustentan.

La administración de la empresa debe asegurarse del control existente de las

cuentas por pagar dentro de la empresa, y para ello deben contestarse varias
preguntas cada una de ellas encaminadas a proporcionar información suficiente
sobre si las cuentas por pagar están siendo administradas de forma eficiente.

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En una empresa el sistema de control con que cuenta debe incluir ciertos aspectos
entre los cuales se pueden mencionar:

Procedimiento de fondo que deban seguirse en relación a los deberes y

obligaciones de cada uno de los departamentos.

Cualidades y conocimientos que deberán reunir el personal de acuerdo a sus

atribuciones.

Plan de organización que muestre una apropiada separación de funciones y

responsabilidades.

Un sistema de autorización y registros que provea un control contable exacto sobre

las cuentas de activo, pasivo, ingresos y gastos.

Además de este sistema de control operativo en las empresas, es de mucha

importancia la existencia de principios y procedimientos de control interno para que
las empresas mantengan una buena y eficiente administración de todas sus cuentas
por pagar. (Chávez, 2004).

1.1.4. Sistemas, políticas y procedimientos de las cuentas por pagar

Las Cuentas por pagar son aquellas deudas que una empresa contrae con
diferentes acreedores o proveedores, producto de haber adquirido determinados
bienes o servicios. Las Cuentas por pagar pueden ser definidas como obligaciones
que contrae una empresa, como consecuencia de la actividad económica que
realiza. (Cantú, 2004)

Sistemas

Siempre estará en control de las cuentas por pagar:

El Sistema de cuentas por pagar genera procesos automatizados y configurables

para mejorar los controles internos. Se definen los flujos de trabajo, aprobaciones y
controles internos para alinearse con la forma en que opera tu empresa. Eso
también significa que tiene visibilidad en el proceso de cuentas por pagar enteras
para asegurar la rendición de cuentas.
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Beneficios claves

Elimina la pérdida de tiempo para que el equipo de finanzas pueda centrarse en

actividades estratégicas, de mayor valor.
Fortalece la integridad de los datos mediante el uso de cuentas automatizadas,
procesos de software configurables por pagar.
Logra la visibilidad en tiempo real con acceso 24/7 al Sistema de cuentas por pagar
desde cualquier dispositivo.

Procedimiento:

Este proceso se inicia al momento en que el funcionario liquida viáticos y resulta

un saldo a su favor.

Entrega la documentación que ampara los desembolsos realizados durante el

desarrollo de sus actividades.

Verifica cada uno de los documentos con el fin de determinar si los mismos son
gastos aceptados en el reglamento de viáticos, así mismo verifica el monto de
anticipos entregados al funcionario si los hubiere para determinar el saldo a
pagar al funcionario.

Elabora integración contable de la cuenta por pagar.

Elaboración de póliza de diario para el registro de la cuenta por pagar al

funcionario.

Se traslada la póliza de diario elaborada a él (la) Técnico (a) Financiero (a) para
su revisión y aprobación.

Revisa la póliza de diario, si dicho documento no cumple con los procedimientos

establecidos, deberá ser devuelta a él (la) Contador (a) General para su
corrección. Si el documento es correcto continúa el proceso.

Se contabilizan las pólizas de diario elaboradas.

Se archivan las pólizas contables.

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 Finaliza el proceso. (Catacora, 1998).

Políticas Generales

En los estados financieros no debe haber cuentas por pagar mayores a 1 año.

Mensualmente el Contador (a) General debe elaborar una integración de las

cuentas por pagar de los proyectos que administra la empresa y del Programa
Regular, detallando como mínimo la siguiente información (Ejemplo): Nombre del
Proveedor, No. Factura, Fecha Factura, Monto de la Factura, Fecha de vencimiento
y Concepto.

En lo relacionado con las cuentas por pagar que se originan por liquidaciones de
más, devolución de saldos a donantes y honorarios pendientes a los consultores,
los saldos pendientes de cancelar deben mostrarse también como parte de la
integración.

La integración de cuentas por pagar debe ser el respaldo documental de los saldos
que se muestran en los Estados Financieros.

El Técnico (a) Financiero (a) mensualmente debe verificar que la integración de

cuentas por pagar cumpla con los lineamientos establecidos en el presente Sistema
y que el saldo de la misma coincida con el saldo contable. (Catacora, 1997).

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 Conclusiones
Las cuentas por pagar se refiere simplemente al grupo de pasivo circulante en
donde existen métodos y procedimientos para controlar su pago al igual que el de
asegurarse de que los pagos están amparados por documentos que avalen el
mismo.

El análisis de liquidez mide la capacidad de pago que tiene la empresa para hacer
frente sus deudas de corto plazo, es decir, el dinero en efectivo que se dispone,
para cancelar las deudas. Cuanto mayor sea el valor de esta la razón, mayor será l
capacidad de la empresa para pagar sus deudas.

Generalmente, modificar las políticas crediticias de la empresa tiene varios costos,

como puede ser un departamento de cobranzas mayor, un incremento en el saldo
de cuentas incobrables entre otros que ayudan a determinar ls políticas
administrativas de las cuentas por pagar.

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