SEMINARIO DE PRACTICA NOTARIAL------------------------------M1--------------------------- 03-EJERCICIO NOTARIAL

Ejercicio notarial
El Notario es un funcionario público investido de fe pública por el Estado, y tiene
a su cargo recibir, interpretar, redactar y dar forma legal a la voluntad de las
personas que ante él acuden, y conferir autenticidad y certeza jurídicas a los
actos y hechos pasados ante él, mediante la consignación de los mismos, en
instrumentos públicos de su autoría. Durante el ejercicio de esta tarea, el notario
tendrá como herramientas y será el custodio del protocolo y del libro de
intervenciones. Ambos elementos tienen reglas en cuanto a la forma en que
deben ser solicitados y luego utilizados por el escribano.

Protocolo
“Conjunto de folios anuales que comprende las escrituras autorizadas por el
escribano ( incluso las erradas), a más de la documentación complementaria, que
permite el resguardo de los hechos, actos, derechos y obligaciones que en el
mismo se plasman”.(Sierz, 2007).
Tomando esta definición, podemos decir que el protocolo se encuentra formado
por las escrituras matrices otorgadas dentro de un año calendario por un
escribano de registro y la documentación anexada a este por mandato legal,
orden judicial o requerimiento de partes. Así, forman parte del protocolo los
certificados solicitados al registro, la documentación habilitante (poderes,
contratos sociales, etc.), documentación legitimante (por ejemplo, declaratorias),
minutas, y otra documentación que la ley exige, por ejemplo, las copias de los
DNI (Documento Nacional de Identidad) de las partes intervinientes.
Del artículo 300 del Código Civil y Comercial, surgen los requisitos generales del
protocolo.
FOLIOS HABILITADOS PARA CADA REGISTRO
La habilitación de los cuadernillos de protocolo está a cargo, en la
provincia de Córdoba, del Tribunal de Disciplina Notarial, que es el
órgano de control encargado de habilitar y rubricar cada folio de los
cuadernillos adquiridos por el escribano de registro.
NUMERADOS CORRELATIVAMENTE
Es necesario, además de la numeración preimpresa que traen los
folios de protocolo, que se numere anualmente cada folio,
comenzando por el folio uno (01), donde estará contenida la nota de
apertura del protocolo, de manera que el primer acto que se otorgue
o el primer hecho que se constate comenzará a partir del folio dos
(02), y así correlativamente y en orden cronológico.
DOCUMENTOS QUE SE INCORPORAN EN VIRTUD DE LA LEY O
A SOLICITUD DE LAS PARTES

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Los primeros son aquellos como el certificado registral, los

certificados administrativos, las certificaciones de los documentos
de identidad y documentos habilitantes; respecto de los segundos,
son aquellos que las partes le solicitan incorporar al notario, podrían
ser cualquier documento que requiera resguardo. También el notario,
a su criterio, puede incorporar al protocolo cualquier documentación
que crea necesaria, por ejemplo, un boleto de compraventa, una
denuncia por extravío de testimonio, etcétera.
CARACTERÍSTICAS
Cada provincia fijará los recaudos para el protocolo en cuanto a las
características materiales, su expedición, la forma de llevarlo, su
conservación y archivo. En Córdoba, la Ley Orgánica Notarial 4183,
a partir del artículo 41, regula lo relativo a este punto, que más
adelante analizaremos en forma pormenorizada.
Hay que destacar que en la provincia de Córdoba el protocolo puede formarse de
dos maneras: por sección única o dividido en secciones A y B. Los escribanos que
opten por sección única extenderán en su protocolo todos los actos, entiéndase
actos jurídicos (compraventa, donación), actas y poderes. En cambio, aquellos
que opten por dividir el protocolo en secciones autorizarán en la sección A todos
aquellos negocios que contengan actos jurídicos (permuta, compraventas,
daciones en pago), mientras que la sección B contendrá actas, poderes, venias,
protestas.
Maria Ines Va A Regalarle Una Porpiedad A Su Nieta- PROTOCOLO A
El Escribano Pérez Va A Instrumentar Un Acta De Despido- PROTOCOLO B
El Escribano López Debe Instrumentar Una Compraventa- PROTOCOLO A
José Tiene Que Darle Un Poder A Su Hermano Claudio- PROTOCOLO B
En los avatares del ejercicio profesional del notario, pesa sobre el escribano, como
depositario del protocolo, el deber de conservación. Tiene la obligación de
mantenerlo en perfecto estado, conservarlo íntegro, prolijo y en perfectas
condiciones de lectura. Todo ello, hasta su entrega al Archivo de Protocolos.
Adquisición del protocolo, habilitación: en la Provincia de Córdoba, el
organismo encargado de la impresión y expedición del protocolo es el Colegio de
Escribanos, en conformidad con el artículo 43 de la Ley Orgánica Notarial.
Es necesario que cada cuadernillo adquirido por el notario de registro se
encuentre habilitado y rubricado antes de comenzar a autorizar cualquier tipo de
acto. Cada cuadernillo de protocolo tiene diez folios. La habilitación se solicita a
través de una nota dirigida al Tribunal de Disciplina Notarial. Los cuadernos de
protocolo serán sellados y rubricados por el presidente o un vocal del Tribunal de
Disciplina Notarial. La firma de ellos estará en la primera hoja de cada
cuadernillo y en los demás folios irá el sello del tribunal.

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Modelo de nota de solicitud de compra de cuadernillos de protocolo

Córdoba, 25 de septiembre de 2018
Sr. presidente del Colegio de Escribanos
S…………. /…………D
……………, escribano titular del registro notarial n.º…., con asiento en la ciudad
de Córdoba, departamento Capital, se dirige a Ud. a fin de solicitar COMPRA de
……. cuadernillo de protocolo, numerado del n.º ……………… al n.º ………………..,
que serán utilizados en este registro notarial a mi cargo.
Saluda al señor presidente con respeto y consideración.
(Firma y sello del escribano)
Modelo de nota de solicitud de habilitación de cuadernillos de protocolo
Córdoba, 25 de septiembre de 2015
Sr. presidente del Tribunal de Disciplina Notarial
S…………. /…………D
……………, escribano titular del registro notarial n.º…., con asiento en la ciudad
de Córdoba, departamento Capital, se dirige a Ud. a fin de solicitar SELLADO y
RÚBRICA de ……. cuadernillo de protocolo, numerado del n.º ……………… al n.º
……………….., que serán utilizados en este registro notarial a mi cargo.
Saluda al señor presidente con respeto y consideración.
(Firma y sello del escribano)
Figura 1: Sistema SIDANO del Colegio de Escribanos de la Provincia de
Córdoba

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Fuente: captura de pantalla de la web del Colegio de Escribanos de la Provincia de Córdoba, 2018.
Recuperado de: https://goo.gl/pJjqqz

Figura 1: Sistema SIDANO del Colegio de Escribanos de la Provincia de

Córdoba. Actualmente, en la Provincia de Córdoba, el Colegio de Escribanos
también tiene como alternativa la adquisición de papelería mediante el sistema
informático SIDANO. Este es un sistema desde el cual los escribanos, además de
adquirir papelería, tienen acceso al sistema informático del Archivo de Protocolos
Notariales, hacen la boleta de rentas para el pago del impuesto de sellos, etcétera.

Técnica de formación y redacción del protocolo

Para comenzar a trabajar con el protocolo, previamente debemos haber comprado
los cuadernillos y presentado la nota pertinente al tribunal para su habilitación y
rúbrica. Esto puede hacerse en forma separada, como vimos anteriormente, o en
la misma nota. Luego, una vez que hemos retirado los cuadernillos habilitados,
debemos realizar lo que se denomina foliatura, es decir, la numeración que debe
realizarse en la parte superior de la hoja de protocolo. Esta numeración que
realizamos cada año comenzará con el folio uno, donde estará contenida la nota
de apertura; además, dicha numeración deberá ser en letras y guarismos, como
establece el artículo 43 de la Ley 4183.

Figura 2: Ejemplo de cómo se debe hacer la foliatura del

protocolo

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Fuente: Revol, J., 2018, archivo propio, inédito.

Figura 2: Ejemplo de cómo se debe hacer la foliatura del protocolo. Folio diez
(10). Es de resaltar que cada cuadernillo consta de diez folios, los que deberán ser
numerados correlativamente y hasta terminar el año.
Cada año, el protocolo deberá comenzar con una nota de apertura y finalizar con
una nota de cierre, cuyo contenido es regulado por cada legislación local.
Modelo de nota de apertura
En la ciudad de Córdoba, capital de la provincia del mismo nombre,
República Argentina, a UN día del mes de enero del año dos mil
DIECIOCHO, PROCEDO A DAR APERTURA al presente PROTOCOLO, para
el año en curso, correspondiente al registro notarial número ……………, a mi
cargo. CONSTE.

Modelo de nota de cierre

CERTIFICO: que el presente protocolo consta de CIEN escrituras,
enumeradas correlativamente desde el número UNO al número CIEN, las
que han sido otorgadas ante mí, escribano de esta ciudad, ……………….,
titular del registro notarial número ……………. NO PASARON las escrituras:
CUARENTA Y CUATRO, CINCUENTA, CINCUENTA Y DOS, NOVENTA Y
UNO. Para constancia, firmo y sello el presente CIERRE , en la ciudad de
Córdoba, capital de la provincia del mismo nombre, República Argentina, a
treinta y un días del mes de diciembre del año 2018. CONSTE.
El escribano, una vez realizada la nota de cierre del protocolo correspondiente al
año, deberá realizar un índice. Este deberá ser por orden alfabético de las
escrituras extendidas en el año, con expresión del apellido y nombre de los
otorgantes. Se deberá dejar constancia, en este, del objeto del acto, la fecha y el
folio de la escritura.

Exhibición del protocolo

Mientras el protocolo se encuentre en poder del notario, es él quien tiene su
custodia y es a él a quien le compete el deber de secreto. Únicamente puede
exhibirlo a las mismas partes que han intervenido en el acto o a sus herederos,
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pero estos deben justificar tal carácter, es decir, deberán acompañar las
declaratorias de herederos y sus respectivos DNI. También se puede exhibir el
protocolo a otro escribano, como ocurre en los casos de estudio de título y en los
casos en que exista una orden judicial; ante esta última circunstancia, el notario
deberá exhibirlo a su señoría o al perito indicado al efecto. No hay que confundir
el secreto de protocolo con el secreto profesional, que se extiende no solamente a
los actos en los que el notario ha intervenido, sino también a todas las
declaraciones que las partes pudieran realizar con motivo del acto jurídico.

Pérdida o destrucción del protocolo

Como consecuencia de la pérdida, extravío, deterioro, destrucción o sustracción
del protocolo, lo primero que tendrá que hacer el notario es informar al colegio de
escribanos y realizar la denuncia correspondiente tanto al tribunal de disciplina
como a la autoridad policial en el caso de robo o pérdida.
Existen tres procedimientos en estos casos:
Reconstitución de protocolo
Este procedimiento consiste en colocar el testimonio en el protocolo,
todo ello mediante orden judicial, pero es necesario que esta copia o
testimonio no se encuentre raspada ni raída en ningún lugar que
pueda ser considerado sospechoso, es decir, en partes esenciales,
como son las referidas al sujeto, objeto y causa de la relación
jurídica. Las personas que pueden solicitar este procedimiento son
las partes, sus representantes, sus sucesores a título universal o
singular, y también el escribano autorizante
Reproducción del acto
Consiste en volver a otorgar el acto. En este caso, las partes deben
reiterar al escribano lo acontecido o manifestar su voluntad respecto
del acto jurídico otorgado oportunamente. Para ello, como primera
medida, se deberá realizar la denuncia ante el Tribunal de
Disciplina Notarial, luego, volver a solicitar los certificados e
informes pertinentes para el acto, deberán reunirse las partes y
firmar, y volver a dar su autorización el notario.
Título supletorio
esta posibilidad la brinda la Ley nacional 17801 en el artículo 29 1 y
consiste en utilizar el asiento que lleva el Registro de la Propiedad
como prueba para reconstruir los folios de protocolo destruidos o
extraviados. Requiere orden judicial.
1Art. 29, s.f., Recuperado de: https://bit.ly/2WEa2Zu

La escribana Pérez fue víctima de un asalto cuando iba a su

escribanía. Entre otras cosas, sufrió el robo de cinco cuadernillos de
protocolo que acababa de adquirir en el tribunal y una escritura que
acababa de autorizar en el banco. Es por esto que se comunicó con el
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tribunal de disciplina para consultarle qué trámites debía hacer. El

tribunal le dio la siguiente respuesta:

o Debe informar al colegio de escribanos y hacer la denuncia ante el

tribunal de disciplina y ante las autoridades policiales.
o Debe hacer solo la denuncia policial.
o Debe hacer la denuncia ante el colegio de escribanos.
o No debe hacer ninguna denuncia, solo tiene que volver a celebrar la
escritura que había autorizado en el banco.
Correcto
La escribana Pérez, ante cualquier situación de pérdida, robo, destrucción o
sustracción del protocolo, debe informar al colegio de escribanos y hacer la
denuncia tanto en el tribunal de disciplina como en la policía.

El libro de intervenciones
De acuerdo con lo que dispone el artículo 13 de la Ley 4183, el escribano deberá
llevar un libro de registro de intervenciones para todos los actos no protocolares.
En el libro de intervenciones, el notario dejará constancia de todos los actos no
protocolares que, en general, no requieren la formalidad de escritura pública,
como lo son las certificaciones de firmas. El valor que tienen estos actos no
protocolares es el de instrumento público. El notario debe realizar la compra del
libro registro de intervenciones en el colegio de escribanos. Este libro posee 250
folios móviles, numerados, y se solicita por nota al Tribunal de Disciplina Notarial
su habilitación. En Córdoba, también puede solicitarse mediante el sistema
SIDANO.
Figura 3: Hoja del libro de intervenciones con formato similar al utilizado en
la provincia de Córdoba

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Fuente: Revol, J., 2018, archivo propio, inédito.

Figura 3: Hoja del libro de intervenciones con formato similar al utilizado en

la provincia de Córdoba. En la imagen se puede observar una hoja del Libro de
Registro de Intervenciones con un formato similar al utilizado en la Provincia de
Córdoba. Este libro posee 250 folios móviles, numerados, y se solicita por nota al
Tribunal de Disciplina Notarial su habilitación. En Córdoba, también puede
solicitarse mediante el sistema SIDANO.

Nota de solicitud
Señor presidente del Tribunal de Disciplina Notarial
de la provincia de Córdoba
S. / D.

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El que suscribe, …………, escribano titular del registro notarial

número……., se presenta al señor presidente y, como mejor proceda,
dice que viene a solicitar le sea habilitado el libro de registro de
intervenciones número…., cuya numeración va correlativamente
desde foja……… hasta………….
Saludo a usted con atenta consideración.
(Firma y sello del escribano)
Habilitación
El Tribunal de Disciplina Notarial lo habilita colocando sello en todas
las hojas y en la primera hoja extiende una nota que dice: En la
ciudad de Córdoba, a los ….. días del mes de ..… del año ..…, se
procede a habilitar el presente libro registro de intervenciones
número ....., que consta de doscientos cincuenta hojas numeradas
correlativamente desde la hoja número ……….. hasta la hoja
número …………, para el registro notarial número ..… a cargo del
escribano …………, con asiento en la ciudad de Córdoba,
departamento Capital, de acuerdo con lo establecido por el artículo
13 de la Ley 4183, con lo que termina el acta firmando el señor
presidente, por ante mí, de lo que doy fe. (Firma del presidente del
Tribunal de Disciplina Notarial y del secretario)
Luego de la nota de habilitación del libro de registro de intervenciones, en los
folios sucesivos se extenderán las actas en la forma de ley. Cabe mencionar que,
a diferencia del protocolo, que se forma por los actos extendidos en un año
calendario y así se encuaderna, el libro de registro de intervenciones se conforma
por esas doscientas cincuenta hojas móviles que pueden o no coincidir con el año
calendario. Es decir que, por ejemplo, el libro 22 del escribano X puede comenzar
con el acta cien del año 2017 y finalizar con la número 80 del 2018. Así también,
como diferencia, diremos que, en el protocolo, cada acto debe comenzarse en una
hoja nueva en cabeza de sello, mientras que, en el libro de registro de
intervenciones, las actas se asientan una a continuación de la otra hasta
terminar cada hoja móvil.
El libro de registro de intervenciones debe abrirse cada año con una nota de
apertura en la que se constará el número de registro notarial y el año que
corresponda. Al finalizar el año, deberá realizarse la nota de cierre, dejando
constancia del número de actas extendidas y de las que no pasaron.

Modelo de acta de certificación de firmas en un

contrato de locación:
NÚMERO……………..: En la ciudad de Córdoba, capital de la
provincia del mismo nombre, República Argentina, a …………… días
del mes de……………..del año DOS MIL QUINCE, COMPARECEN: los
señores……………….., documento nacional de identidad
número……………., con domicilio en calle………, en su calidad de

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LOCATARIO, y ………, documento nacional de identidad

número…………., con domicilio en calle…………, en su carácter de
GARANTE, personas a quienes identifico en los términos del artículo
306, inciso a, del Código Civil y Comercial, por haberme exhibido
sus documentos de identidad, doy fe. Solicitan CERTIFIQUE sus
firmas en CONTRATO DE LOCACIÓN, de fecha………, del inmueble
sito en Avenida………, de esta ciudad de Córdoba. En su testimonio,
previa lectura y ratificación del contenido, firman los comparecientes
por ante mí, de todo lo que doy fe. Se certifica en hoja de actuación
notarial número…………
Así también, además del acta que debe labrarse en el libro de registro de
intervenciones, el escribano debe redactar la certificación en el documento en el
que ha intervenido, que deberá realizarse en las hojas de actuación notarial o
repuesto con marbetes de actuación notarial. En ambos casos, es el colegio de
escribanos el encargado de la venta y expedición.
MODELO DE CERTIFICO EN HOJA DE ACTUACIÓN NOTARIAL:
CERTIFICO: Que la firma que antecede en el documento adjunto ha sido
puesta en mi presencia y pertenece a …………………., documento nacional
de identidad…………….., con domicilio en calle……………., a quien identifico
en los términos del artículo 306, inciso a, del Código Civil y Comercial, doy
fe. CONSTA en acta número………… folio …………. Del libro registro de
intervenciones número………….de este registro a mi cargo. Córdoba, ……..
de ……..de 2015. Hoja de actuación notarial……
FRONT OF CARD 2:

FRONT OF CARD 3: Back of card 3

Certificación de impresiones digitales

Este tipo de certificaciones solo estaban admitidas para aquellos casos previstos
expresamente por la ley, como es el caso de las leyes previsionales y de la

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seguridad social. El nuevo Código Civil prevé en su artículo 313, para el caso de
los instrumentos privados, que, cuando uno de los firmantes no sabe o no puede
firmar, puede dejarse constancia de la impresión digital o mediante dos testigos
que deben suscribir el instrumento.
Creemos que es necesario analizar algunas cuestiones, ya que el acatamiento
literal de la norma podría atentar contra la seguridad de los documentos.
Diremos que la firma, en términos generales, cumple dos funciones: la primera es
la de identificación de quien la realiza y la restante es la conformidad o expresión
de voluntad de este. Cuando nos encontramos ante una impresión digital, solo la
primera función quedará satisfecha, es decir, la de identidad, pero de ningún
modo podremos establecer con certeza que el sujeto interviniente expresó su
voluntad, dado que tal impresión puede realizarse tomando la mano del individuo
dormido o hasta cuando ya hubiera fallecido. Hay que destacar que los testigos
que plantea el artículo no son firmantes a ruego. Creemos que es necesaria una
reforma del artículo, ya que el mismo código establece que la impresión digital
solo valdrá como principio de prueba por escrito, dando lugar a una gran
inseguridad jurídica, ya que, por un lado, permite la misma en los instrumentos
privados, pero, por otro, no le asigna el mismo valor que la firma.
Intervención en el registro del automotor El notario, en su actuación como
depositario de la fe pública, está facultado para certificar toda documentación
relacionada con el Registro Nacional de la Propiedad del Automotor. Interviene en
las certificaciones de firmas de las solicitudes o formularios tipo del registro del
automotor, como son los casos del formulario 08 de transferencias. La normativa
que regula lo referido a las certificaciones de las firmas por parte de los
escribanos de registros es el Digesto de Normas Técnico-Registrales del Registro
Nacional de la Propiedad Automotor.

Modelo de acta de certificación de firmas en

formulario 08 (transferencia):
ACTA NÚMERO……………..: En la ciudad de Córdoba, capital de la
provincia del mismo nombre, República Argentina, a …………… días
del mes de……………..del año DOS MIL DIECIOCHO,
COMPARECEN: la señora……………….., documento nacional de
identidad número……………., de estado civil soltera, con domicilio
en calle………, de ésta ciudad, provincia de Cordoba, personas a
quienes identifico en los términos del artículo 306, inciso a, del
Código Civil y Comercial, por haberme exhibido sus documentos de
identidad, doy fe. Solicitan CERTIFIQUE sus firmas inserta en el
FORMULARIO 08 N°…………., en rubro I VENDEDOR O
TRANSMITENTES, en relación con el AUTOMOTOR con dominio
XXX000, marca……., modelo……., Sedan 2 puertas, motor
número……., chasis número……, firmando de conformidad ante mí,
de todo lo que doy fé. El formulario referenciado se encuentra
parcialmente en blanco. Se certifica en hoja de actuación notarial
número……………

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Referencias
Alterini, J. H. (2015). Código Civil y Comercial comentado. Buenos Aires, AR: La Ley.

Etchegaray, N. (Coord.). (2011). Función notarial. Buenos Aires, AR: Astrea.

González, C. E. (1971). Derecho notarial. Buenos Aires, AR: La Ley.

Pelosi, C. A. (1980). El documento notarial. Buenos Aires, AR: Astrea.

Sierz, S. (2007). Derecho notarial concordado. Buenos Aires, AR: Di Lalla.

Ley Organica Notarial 4183 de la Provincia de Córdoba. Recuperado de:

http://www.escribanos.org.ar/Archivos/Revista/file/legislacion/Ley_4183.pdf
Ley 17801-Registro de la Propiedad Inmueble. Recuperado de:
http://servicios.infoleg.gob.ar/infolegInternet/verNorma.do?id=53050

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