DERECHO NOTARIAL II

Lic. Pedro Luis Espina Aguilar

 EL PROTOCOLO O
REGISTRO NOTARIAL
 Todos los aspectos que se refieren a las
formalidades que deben observarse en el
protocolo, se encuentran regulados en el
Código de Notariado, Decreto 314 del
Congreso de la República.
 DEFINICIÓN LEGAL
 Es la colección ordenada de las escrituras
matrices, de las actas de protocolación,
razones de legalización de firmas y
documentos que el notario registra de
conformidad con esta ley. Art. 8 C.N.
 DEFINICIÓN DOCTRINARIA
 Es la colección o conjunto ordenado de
documentos notariales.
 Es la serie ordenada de escrituras matrices
y otros documentos que un Notario o
Escribano autoriza y custodia con ciertas
formalidades.
 Es el libro encuadernado de pliego de
papel entero, en que el escribano pone y
guarda por su orden las escrituras o
instrumentos que pasan ante él, para
sacar y dar en cualquier tiempo las copias
que necesiten los interesados, y
confrontar ó comprobar las que ya se
hubiesen dado en caso de dudarse de la
verdad de su contenido.
 Es la colección ordenada de las escrituras
matrices autorizadas durante un año y se
formaliza en uno o más tomos
encuadernados, foliados en letra y con los
demás requisitos que se determinen en las
instrucciones del caso.
 Es el libro formado mediante la
encuadernación anual de los cuadernillos
o pliegos en los cuales un Escribano ha
asentado, con las formas requeridas por la
ley, las escrituras autorizadas en el
ejercicio de la profesión.
 Características
 Uno de los aspectos característicos del
protocolo consiste en que los instrumentos
para su validez, deben constar en un tipo
de papel especial; el papel sellado especial
para protocolos. Esta obligación está
prevista en el primer párrafo del Art. 9 del
Código de Notariado.
 El protocolo, como registro, se caracteriza
por que la compilación de los instrumentos
autorizados se encuentran en un riguroso
orden.
 Orden en cuanto a la secuencia de los
instrumentos autorizados, los cuales son
numerados en forma cardinal y también
en cuanto al tiempo o cronología, de
cuando fueron faccionados.
 EMPASTADO
 También existe la obligación de mandar a
empastar el Protocolo dentro de los treinta días
siguientes a su cierre, o sea que debe
empastarse cada año. De acuerdo a lo
establecido en el Art. 18 del CN. Con lo cual se
proporciona realidad física a la unidad del
mismo.
Requisitos Legales para la
Apertura del Protocolo
Se abre con el primer instrumento que el
notario autorice, el que principiará en la
primera línea de la primera hoja. Art.
12. C. Notariado.
Se pagará en la Tesorería del
Organismo Judicial por derecho de
apertura de Protocolo Q50.00. Art. 11 de
C. de Notariado.
Los fondos que se recauden por este
concepto, se destinarán a la
encuadernación de los testimonios
especiales enviados por los Notarios al
Archivo General de Protocolos y a la
conservación de los protocolos. Art. 11
de C. de Notariado.
 Para la apertura anual del protocolo
existen dos clases de requisitos.
 1. El legal: Que consiste en la apertura
de protocolo con la autorización del primer
instrumento.
 2. El administrativo: Con el pago de
apertura de protocolo que es de Q. 50.00.
 Contenido del Protocolo o
Registro Notarial
1. Escrituras Matrices,
2. Actas de Protocolación,
3. Razones de Legalización de Firmas,
4. Documentos que el Notario registra de
conformidad con la ley.
 Los primeros tres instrumentos, están
regulados en el Código de Notariado, en los
artículos 29, 63 y 59.
 Para el caso de los documentos que el Notario
registra de conformidad con esta ley,
únicamente existe un caso, previsto en el
artículo 962 del Código Civil, el cual ordena
que el acta notarial donde consta la cubierta
del testamento cerrado deberá transcribirse en
el protocolo.
 FORMALIDADES EN EL
PROTOCOLO
 Artículo 13º- En el protocolo deben llenarse las
formalidades siguientes:
 1º. Los instrumentos públicos se redactarán en
español y se escribirán a máquina o a mano, de
manera legible y sin abreviaturas;
 2º. Los instrumentos llevarán numeración
cardinal y se escribirán uno a continuación de
otro, por riguroso orden de fechas y dejando, de
instrumento a instrumento, sólo el espacio
necesario para las firmas;
 3º. El protocolo llevará foliación cardinal, escrita
en cifras;
 4º. En el cuerpo del instrumento, las fechas,
números o cantidades, se expresarán con letras.
En caso de discrepancia entre lo escrito en letras
y cifras, se estará a lo expresado en letras;
 5º. Los documentos que deban insertarse o las
partes conducentes que se transcriban, se
copiarán textualmente;
 6º. La numeración fiscal del papel sellado no
podrá interrumpirse más que para la
intercalación de documentos que se protocolen;
o en el caso de que el Notario hubiere terminado
la serie; y
 7º. Los espacios en blanco que permitan
intercalaciones se llenarán con una línea antes
de que sea firmado el instrumento.
 Las Hojas de Papel Sellado Especial para
Protocolo se comprarán en la S.A.T. en
lotes no menores de 55 hojas incluyendo
la comisión, y se vende únicamente al
propio notario solicitante o por encargo de
otro notario. Art. 9 del C. Notariado. Art.
14 Reglamento de la ley del impuesto de
timbres fiscales y de papel sellado
especial para protocolos.
 Razón de cierre

 El Protocolo o Registro Notarial se cerrará el 31

de diciembre de cada año o antes si el notario
dejara de cartular.
 El Cierre lo hará el propio notario, después del
último Instrumento Público autorizado o
cancelado del Protocolo o Registro Notarial y se
realiza mediante una Razón Notarial.
 Art. 12 del Código de Notariado
 Razón de cierre contendrá:
1. Fecha.
2. Número total de Instrumentos Públicos autorizados
durante un año, detallados así:
2.1 Número de Escritura Matrices,
2.2 Número de Actas de Protocolación,
2.3 Número de Razón de Legalización de Firmas,
2.5 Número de Instrumentos Cancelados,
3. El total de folios utilizados,
4. Observaciones si las hubiere y
5. Firma del notario. Art. 12 del C. de Notariado.
 La razón de cierre se redacta, con
posterioridad al último instrumento público
que haya faccionado el Notario, por lo que
regularmente se redacta en hoja de papel
sellado especial para protocolos.
 Ejemplo de razón de cierre
 En la ciudad de Jutiapa, el quince de junio del año dos
mil quince, BYRON ENRIQUE MARROQUÍN ORTÍZ,
Notario, procedo a cerrar el registro notarial a mi cargo,
correspondiente al presente año, por haber sido
nombrado como Delegado de la Procuraduría General de
la Nación en el Departamento de Jutiapa. El protocolo
contiene cien instrumentos públicos, distribuidos de la
siguiente manera: Ochenta escrituras matrices, diez
actas de protocolación, cinco razones de legalizaciones
de firmas y cinco instrumentos cancelados, el cual
consta en trescientos folios. Leo lo escrito, lo acepto,
ratifico y firmo. (firma y sello del Notario)
 En la ciudad de Jutiapa, el treinta y uno de
diciembre del año dos mil quince, yo, el infrascrito
Notario, procedo a cerrar el registro notarial a mi
cargo correspondiente al año en curso, el que
contiene doscientos instrumentos públicos,
distribuidos de la siguiente manera: ciento cincuenta
escrituras matrices, veinticinco actas de
protocolación, quince razones de legalización de
firmas y diez instrumentos cancelados, el cual
consta en trescientos folios. (firma y sello del
Notario).
 ÍNDICE DEL PROTOCOLO
 Un aspecto fundamental a tomar en cuenta sobre los
requisitos y formalidades protocolares, es el que se
refiere al índice del protocolo. Al final de cada año o
antes cuando el Notario deja de cartular, por algún
motivo, deberá elaborarse esté índice, el cual como
resulta lógico suponer, constituye una referencia
ordenada de todos los instrumentos que contiene el
tomo que comprende el registro notarial para ese año
en particular o el período menor a una año que
hubiere cartulado el profesional. El índice aparece en
el protocolo a continuación de la razón de cierre.
 EL ÍNDICE se distribuirá en 5
columnas que contendrán:
1. Número de orden del Instrumento.
2. Lugar y fecha de otorgamiento.

3. Los nombres de los otorgantes.

4. Objeto del Instrumento.

5. Folio en que principia.

Se utilizan hojas de papel español o

hojas papel bond.
Arts.: 15 y 16 del Código de Notariado
 Modelo de Índice
Lugar y Fecha Nombre de Objeto Folio que
Número de
los otorgantes principia
Instrumento
1 Jutiapa. Carlos Pérez Gómez y Compraventa de bien 1
2 de enero de 2015 Carmen López de León inmueble urbano

2 Jutiapa El Notario Protocolización de Acta 4

5 de febrero de 2015 Notarial de Matrimonio

3 Jutiapa. Manuel Morales y Carlos Compraventa de Bien 8V

6 de abril de 2015 Monzón Inmueble

4 Jutiapa. Francisco Lorenzana y Donación de Derechos de 9

2 de mayo de 2015 José Palma Bien Inmueble

5 Jutiapa. Cancelado Cancelado 10

15 de mayo de 2015

31 de diciembre del 2015

Firma del notario
Impuestos a cubrir en el Índice:
 Un timbre fiscal del valor de Q 0.50 en
cada hoja.
 Art. 5 numeral 6) de la Ley de Timbres
Fiscales y de Papel Sellado Especial para
Protocolos.
 Razón del índice
 Y no habiendo más instrumentos de los
contenidos en el presente índice, el cual
consta en cinco hojas de papel bond, se
adhiere un timbre fiscal del valor de
cincuenta centavos a cada una de ellas.
En la ciudad de Jutiapa, el treinta y uno
de diciembre del año dos mil quince.
(firma y sello del Notario).
 ATESTADOS
 Los atestados son todos los documentos y
constancias que sirven de respaldo y
sustento a los instrumentos públicos que
ha autorizado el Notario, y que deben
incluirse en el protocolo.
 Por ejemplo si el Notario autoriza un
matrimonio, procede dejar constancia en
el protocolo de las fotocopias de DPI,
certificaciones de las partidas de
nacimiento y en su caso, de las
capitulaciones que hubieren otorgado los
requirentes lo cual esta representado por
el testimonio de la escritura, si se
otorgaron de ese modo.
 Como atestado obligatorios deben
incluirse las copias debidamente selladas
de los avisos que hubiere remitido el
Notario a los registros y dependencias que
corresponda.
 Es fundamental incluir la constancia de
pago mediante la cual cumplió el Notario
con la obligación de derecho de apertura
de protocolo.
 La base legal de las atestado se
encuentran en el artículo 17 del Código de
Notariado, en el cual se establece.
 Artículo 17. El Notario agregará al final del
tomo respectivo del protocolo, los
atestados referentes a los instrumentos
que autorice, sino hubieren sido
transcritos y la constancia del pago a que
se refiere el artículo 11 de esta ley.
 Principales Atestados
 Recibo de pago de apertura de protocolo.
 Constancia de entrega de testimonios
especiales.
 Constancia de entrega de avisos
trimestrales.
 Constancia de entrega de avisos de
protocolación.
 Constancia de entrega de avisos de
Escrituras de aclaración, ampliación o
modificación.
 Constancia de avisos de Escrituras
canceladas.
 Constancia de entrega del testimonio del
índice.
 Avisos varios.
 Avisos de matrimonio, al Renap.
 Aviso de traspaso de bienes inmuebles,
debidamente selladas y firmadas por la
diferentes oficinas públicas, como la Dirección
de Catastro y Avalúos de bienes inmuebles
(DICABI), Catastro Municipal.
 Aviso cuando el Notario se ausenta del país.
 Documentos varios.
 Certificaciones de partidas de nacimiento.
 Constancia de salud del varón y de la mujer
que contrajeron matrimonio.
 Copia del DPI.
 Certificación del acta Judicial mediante la cual
se acuerda la enmienda en el protocolo, al
haber incurrido el Notario en error de forma.
FIN