EL PROTOCOLO

Antecedentes:
El fuero Real:
El primer Antecedente en el cual se ordena a los escribanos a llevar un
registro de los documentos que autorizaban con la prohibición de
enseñarlas.
Programática de Alcalá
Esta programática fue promulgada por la Reina Isabel en el año de 1503, en
la cual se ordenaba a los escribanos a llevar un libro encuadernado, en el cual
recopilaban todas las escrituras que pasaban en sus oficios.
Etimología
Proviene de la voz griega PROTOS, que significa Primero en su línea y de la
voz latín COLLIUM O COLLATIO que significa comparación o cotejo.

DEFINICION DE PROTOCOLO
El Protocolo es la colección ordenada de las escrituras matrices, de las actas
de protocolación, razones de legalización de firmas y documentos que el
notario registra de conformidad con la ley. Articulo 8

DEFINICION DOCTRINAL
Es el conjunto de escrituras públicas faccionadas durante un año por orden
cronológico y en la forma que las leyes notariales prescriben.
APERTURA DE PROTOCOLO
Los notarios están obligados antes de empezar a cartular (Faccionar, hacer,
escribir) a pagar Q50 en la Tesorería del Organismo Judicial por concepto de
Apertura de Protocolo. Articulo 11
El protocolo se abre cada año con la primera escritura que se facciono la cual
llevara siempre el Numero 1, la que principiara en la primera Línea del Folio
Inicial. Artículo 12.
Para iniciar la primera escritura no se necesita razón alguna, los fondos del
pago de Q50 se destinara al Archivo General de Protocolos y se utilizara para:
1. Conservación de los protocolos
2. Encuadernación
Contenido del Protocolo
El protocolo contendrá:

1. Las escrituras matrices

2. Las actas de protocolacion
3. Las razones de legalización de firmas
4. La razón de cierre
5. El índice
6. Los atestados

FORMALIDADES DEL PROTOCOLO

Requisitos:(Artículo 13 CN)
1. Los instrumentos públicos se redactarán en español y se escribirán a máquina o a mano
de manera legible y sin abreviaturas.
2. Los instrumentos llevarán numeración cardinal y se escribirán uno a continuación de otro
por riguroso orden de fechas y dejando de instrumento a instrumento solo el espacio
necesario para las firmas.
3. El protocolo llevará foliación cardinal escrita en cifras
4. En el cuerpo del instrumento las fechas o cantidades se expresarán con letras. En caso de
discrepancia entre lo escrito en letras y cifras, se estará lo expresado en letras.
5. Los documentos que deban insertarse o las partes conducentes que se transcriban se
copiarán textualmente.
6. La numeración fiscal del papel sellado no podrán interrumpirse más que para la
intercalación de documentos que se protocolen o en el caso de que el notario hubiere
terminado la serie.
7. Los espacios en blanco que permitan intercalaciones se llenarán con una línea antes de
que sea firmado el instrumento
-Artículo 14

CIERRE DE PROTOCOLO (ART 12)

El protocolo se cierra cada año, el 31 de diciembre o antes si el notario dejare de cartular.
Después de la última escritura debe de redactarse la razón de cierre la cual debe de
contener:
1. La fecha
2. El número de documento público autorizado
3. El número de razones de legalización de firmas
4. El número de actas de protocolos
5. El número de folios
6. Observaciones si las hubiere
7. Firma del Notario

Ejemplo:
Razón de cierre
En la ciudad de Jutiapa el treinta y uno de abril del año dos mil dieciocho, yo notario, Alan
Raúl García Díaz, en cumplimento de la ley procedo a cerrar el protocolo a mi cargo
correspondiente al año dos mil dieciocho el cual contiene veinticinco instrumentos
públicos; veintitrés escrituras matrices, un acta de protocolacion y una escritura cancelada.
El protocolo consta de treinta y siente folios incluyendo la presente. En fe de lo cual firmó
y selló la presente razón de cierre en el mismo lugar y fecha de su inicio.

Firma
ÍNDICE DEL PROTOCOLO
Después de la razón de cierre debe de elaborarse el índice del protocolo el cual se extiende
en cualquier clase de papel adhiriendo un timbre fiscal del valor de 50 centavos por hoja.
En el índice se pueden usar cifras y abreviaturas y contendrá en columnas separadas lo
siguiente:
INDICE DEL PROTOCOLO DEL NOTARIO
Alan Raúl García Díaz Año: 2018
Número

ATESTADOS
Son los documentos que el notario agrega al final del protocolo y que tienen relación con
los instrumentos públicos autorizados. Ejemplo:
- Recibo de pago de Apertura de protocolo.
- Comprobantes de entrega de testimonios especiales **
- Comprobante de entrega de avisos Trimestrales **
- Aviso de escrituras canceladas **
- Comprobante de pagos de impuestos
- Comprobante de matrimonios celebrados por el notario

**= Indefectibles, que no deben de faltar en el Protocolo. Art 37

3 OBLIGACIONES QUE EL NOTARIO DEBE CUMPLIR:

Artículo 37

1. Dar aviso de los Testimonios Especiales

2. Dar aviso en 25 días en la CSJ, Archivo General de Protocolos, de los
instrumentos cancelados
3. Dar aviso Trimestral de los Protocolos realizados
Artículo 17 Artículo 11
EMPASTADO ART. 18
El protocolo, debe de empastarse dentro de los Treinta días siguientes al cierre en uno o
varios tomos dependiendo del volumen.

DEPÓSITO
El notario es depositario del protocolo responsable de su conservación por lo tanto no le
pertenece. El hecho de que el notario compre el papel protocolo no lo hace propietario del
mismo.
La ley guatemalteca (Código de Notario Decretó 314 de 1946) menciona los casos de
depósito temporal y otros en forma definitiva siendo los siguientes:

1. Por ausencia del país por tiempo menor de un año

2. Por ausencia del país por más de un año.
3. Por inhabilitación.
4. Por entrega voluntaria
5. Por fallecimiento

En el primer caso el notario debe depositar el protocolo en otro notario hábil dando

1 un aviso firmado y sellado por ambos notarios al archivo general de protocolos. Art.
27
El notario en quien queda depositado el protocolo puede extender copias o
testimonios y será responsable de la guarda y custodia del protocolo.

En el segundo caso por más de un año si la ausencia del notario es por más de un
año el protocolo debe de depositarse en el Archivo General de protocolos en la

2 Capital o ante el Juez de Primera Instancia Civil en el caso de los departamentos que
lo debe de remitir al Archivo General de Protocolos. Art. 27
En estos casos el Director del Archivo General de protocolos es el facultado para
extender los testimonios.
3
En el tercer caso el notario que quedaré inhabilitado por cualquier causa debe de
entregar el protocolo al archivo general de protocolos en la Capital y en los
departamentos donde haya sede del archivo o al Juez de Primera Instancia Civil en
los departamentos donde no haya sede para que este lo remita al archivo.

4 En el cuarto caso si un notario voluntariamente dejare de cartular (por edad, por

enfermedad o simplemente desee dejar de cartular) también puede hacer entrega
el protocolo al archivo.

En el último caso es decir por fallecimiento del notario, los albaceas, herederos, o
cualquiera otra persona que tuviere en su poder el protocolo de un notario fallecido,

5 debe depositarlo dentro de los 30 días siguientes a su fallecimiento al archivo

general de protocolos si fuere en la Capital o los departamentos en que tenga sede
el archivo o ante el alcalde en un municipio. En estos casos debe de remitirlo dentro
de los 8 días siguientes del depósito al archivo general de protocolos. Art. 23

GARANTÍAS O PRINCIPIOS QUE FUNDAMENTAN EL PROTOCOLO

1. Durabilidad:
El protocolo garantiza a la sociedad en general y a los interesados en particular la
durabilidad de los instrumentos que contiene.

2. Seguridad.
Esta garantía es indispensable de lo contrario los actos que se realizan constantemente no
tendrían ninguna eficacia por ello son guardados por el notario y la protección del estado.

INSPECCION Y REVISIÓN DE PROTOCOLO

Artículo 84
Artículo 86

 Ordinaria
 Extraordinaria
LEER ARTICULOS: Artículo 87, 88, 81 inciso 2 – 96, 90: -Perdida, - Destrucción, - Deterioro.