ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS

ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS:

Es una dependencia de naturaleza administrativa de la Presidencia

del Organismo Judicial, que organiza, controla y supervisa el ejercicio
del notariado en toda la república. Archiva protocolos, expedientes de
jurisdicción voluntaria notarial y demás documentos notariales, registra
firma y sello de notarios, así como poderes y modificaciones;
constituyéndose con ello en garante de la seguridad jurídica y de la fe
publica notarial.

El Archivo General de Protocolos es dirigido por un notario colegiado

activo y habilitado para el ejercicio de la profesión y que haya
ejercido la misma por un período no menor de cinco años. Lleva el
título de Director del Archivo General de Protocolos, y será nombrado
por el Presidente del Organismo Judicial.
El Archivo General de Protocolos cuenta con las siguientes unidades:

1. Registro Electrónico de Notarios;

2. Registro Electrónico de Poderes;
3. Supervisión Notarial;
4. Protocolos Notariales;
5. Testimonios Especiales, Microfilmación y Jurisdicción Voluntaria.

Existen once delegaciones regionales y/o departamentales del Archivo General de

Protocolos, con sedes en: Huehuetenango; Quetzaltenango; Chiquimula; Cobán,
Alta Verapaz; Escuintla; Antigua Guatemala, Sacatepéquez; Petén; Izabal; San
Marcos; Jutiapa y Suchitepéquez, en las cuales se prestan los mismos servicios
que en la sede central.

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 REGISTRO ELECTRÓNICO DE PODERES

Es competencia del Archivo General de Protocolos el registro de poderes, así como sus
revocatorias, sustituciones, modificaciones, renuncias y cualesquiera otras inscripciones,
anotaciones, cancelaciones u otras operaciones registrales conexas.
 
A partir del uno de septiembre del año dos mil cuatro, mediante la emisión del Acuerdo
numero 38-2004 de Presidencia del Organismo Judicial y de la Corte Suprema de Justicia,
deja de llevarse el registro de poderes en forma manual, conservándose y preservándose
las tarjetas y demás documentos en el Archivo; a partir de esa misma fecha se autoriza al
Archivo General de Protocolos para llevar el registro de poderes en forma electrónica.
 
El Registro Electrónico de Poderes, se encarga del registro y archivo de la información
recibida, accesada, procesada y desplegada, relacionada exclusivamente con la
inscripción de poderes, revocatorias, sustituciones, modificaciones, renuncias de éstos y
cualesquiera otras inscripciones, anotaciones o cancelaciones.
 
 REGISTRO ELECTRÓNICO DE NOTARIOS

A partir del uno de julio del año dos mil dos, mediante la emisión del Acuerdo numero
041-2002 de Presidencia del Organismo Judicial y de la Corte Suprema de
Justicia, deja de llevarse el registro de notarios en forma manual, conservándose y
preservándose los libros físicos y documentos en el Archivo; a partir de esa misma
fecha se autoriza al Archivo General de Protocolos para llevar el registro de
notarios en forma electrónica.

Con el Registro Electrónico de Notarios, se moderniza el registro manual de notarios

convirtiéndose en un sistema digital, es decir que toda la información que obraba
en el registro manual de notarios y demás documentos de archivo, se archiva,
registra, consulta y comunica la información recibida, accesada, procesada y
desplegada, relacionada exclusivamente con notarios, a partir del primer registro y
sus posteriores actualizaciones.

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 SERVICIOS QUE PRESTA

1. REGISTRO DE FIRMA Y SELLO DE NOTARIOS:

El artículo 2, numeral 3º. Del Código de Notariado, establece que para ejercer el
notariado se requiere entre otros requisitos, haber registrado en la Corte Suprema
de Justicia el título facultativo o de incorporación, y l a firma y sello que usará con el
nombre y apellidos usuales

2. Modificaciones de firma y sello

3. Pago de derecho de apertura de protocolo
4. Auténtica de firmas de Notarios
5. Recepción de Avisos tales como:
Notario que ejerce cargo público.
Notario que se ausente de la República.
Notario fallecido.
Notario que no ha cartulado.
Nombramiento de depositario.
Notario inhabilitado.
Cambio de sede notarial.
 UNIDAD DE TESTIMONIOS ESPECIALES:
La Unidad de Testimonios Especiales es la encargada de la recepción, registro, control,
guarda y custodia de los testimonios especiales, avisos de cancelación, avisos
trimestrales, índices, plicas de testimonios especiales de testamentos, donaciones por
causa de muerte y sus modificaciones, expedientes de jurisdicción voluntaria y demás
avisos notariales, emite certificaciones y constancias por medio de un sistema
automatizado, a través del departamento de microfilmación.
 
SERVICIOS QUE PRESTA:
1. RECEPCIÓN DE TESTIMONIOS ESPECIALES:
La obligación notarial de presentar testimonios especiales de los instrumentos públicos
autorizados por los notarios, se fundamenta en lo establecido en el artículo 37 literal a) del
Código de Notariado y deberá de observarse lo establecido en el artículo 70 del mismo
Código, debido a la importancia de contar en este Archivo con los mismos, garantizando la
seguridad documental del país.
2. RECEPCIÓN DE LOS AVISO DE CANCELACIÓN
La obligación notarial de presentar avisos de cancelación de los instrumentos públicos, se
fundamenta en lo establecido en el artículo 37 literal b) del Código de Notariado.
3. RECEPCIÓN DE AVISOS TRIMESTRALES
 
La obligación notarial de presentar avisos trimestrales, se fundamenta
en lo establecido en el artículo 37 literal c), del Código de Notariado.

 
 CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO DE LAS
OBLIGACIONES NOTARIALES CONTENIDAS EN EL
ARTÍCULO 37 DEL CÓDIGO DE NOTARIADO.
 
Finalizado el plazo a que se refiere el artículo 37 del Código de Notariado
para el cumplimiento de las obligaciones notariales, el Director del
Archivo General de Protocolos publicará dentro de los diez días hábiles
siguientes a dicho vencimiento, en el Diario Oficial y en otro de los de
mayor circulación en el país, la lista de los Notarios que no hubieran
cumplido con sus obligaciones notariales.
 
Las consecuencias derivadas del impedimento temporal son:
 
1. No se venderá papel de protocolo ni especies fiscales.
2. El Notario a quien se le hubiere incluido en la lista referida quedará
comprendido automáticamente en el impedimento para el ejercicio de su
profesión establecido en el inciso 4º., del artículo 4, del Código de
Notariado.
3. Los registros respectivos no inscribirán los instrumentos públicos de
los notarios comprendidos en la referida lista.
 
 EXCLUSIÓN DEL LISTADO:

Al haber cumplido con las obligaciones notariales pendientes, el Notario solicitará al Director
General del Archivo de Protocolos, que se le excluya de la lista, quien previa comprobación
del caso, hará la comunicación a las dependencias respectivas.
 UNIDAD DE SUPERVISIÓN NOTARIAL;

El Director del Archivo General de Protocolos, tiene la facultad de realizar anualmente,

revisiones ordinarias en los protocolos, labor que lleva a cabo la Unidad de Supervisión
Notarial. Para efectuar la revisión, se notifica al notario el día y hora que deberá
presentarse al Archivo General de Protocolos o a las delegaciones, en la que se realizará
la revisión de los tomos de protocolo a su cargo, indicando el año. El día de la revisión se
levantará acta en la que se hará constar, entre otros: antecedentes, aspectos generales,
observaciones susceptibles de subsanar sin intervención judicial, con intervención judicial
y de las que únicamente se deja constancia y se informa a la Corte Suprema de Justicia.

En el caso de que el protocolo no existan situaciones susceptibles de ser solventadas,

conforme el Código de Notariado, se fija al notario un plazo para que cumpla con los
mismos.
 
AUTORIDADES A CARGO DE LAS INSPECCIONES Y REVISIONES DE PROTOCOLOS:
 
Las inspecciones y revisiones de protocolos notariales, las pueden realizar (Artículo 84 al 86
del Código de Notariado):
1. El Director del Archivo General de Protocolos;
2. Los subdirectores y asesores de las delegaciones regionales y departamentales del
Archivo General de Protocolos;
3. El Juez de Primera Instancia Civil Departamental;
4. Notarios revisores nombrados por Acuerdo del Presidente del Organismo Judicial ;
 
CLASES DE REVISIONES:

A. ORDINARIA: Es la que se practica cada año por el Director del Archivo General de Protocolos, por
las delegaciones regionales del mismo, en los departamentos que no estén cubiertos por las
mencionadas delegaciones es practicada por los jueces de primera instancia y en su caso, en toda la
República, por los notarios colegiados activos nombrados para el efecto por la Presidencia del
Organismo Judicial.
B. EXTRAORDINARIA: Es aquella que ordena efectuar la Corte Suprema de Justicia.
C. ESPECIAL: Es la ordenada por juez competente o el Ministerio Público para la averiguación de la
comisión de un delito. 
D. POSTMORTEM: Son aquellas que se practican en el protocolo y comprobantes que son
entregados al Archivo General de Protocolos o al Juzgado de Primera Instancia Civil, por motivo del
fallecimiento del notario.
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 UNIDAD DE PROTOCOLOS NOTARIALES

La Unidad de Protocolos Notariales, se encarga del control, guarda y custodia de los tomos de
protocolos que se encuentran depositados en el Archivo de Protocolos.

El Código de Notariado, establece los casos en que se debe depositar el protocolo, algunos en
forma temporal y otros en forma definitiva, siendo estas las siguientes:
 
1. Por inhabilitación del notario. Artículo 26 del Código de Notariado; caso en el cual es necesario
que los tribunales o entidad que inhabilita al notario, informe al Archivo General de Protocolos
para proceder al requerimiento. Tiene relación con los artículos 101 y 103 de este código y los
artículos 23 y 24 de la Ley de Colegiación Profesional.
2. Por entrega voluntaria. Artículo 26 del Código de Notariado; en este caso se requiere que esté
empastado y con todas las obligaciones notariales cumplidas.
3. Por ausencia del país por más de un año. Artículo 27 del Código de Notariado; y,
4. Por fallecimiento del notario. Artículos 23, 24 y 25 del Código de Notariado.

Actualmente se encuentran depositados en la Unidad de Protocolos Notariales del Archivo

General de Protocolos, 61,550 tomos, correspondientes a 2,559 notarios, debidamente
resguardados y custodiados.
GRACIAS