DERECHO NOTARIAL II

PROTOCOLO

DEFINICIÓN LEGAL DEL PROTOCOLO:

Es la colección ordenada de las escrituras matrices, de las actas de protocolación, razones de legalización de
firmas y documentos que el Notario registra de conformidad con el código de Notariado.

CONTENIDO DEL PROTOCOLO:

1.      Escrituras Públicas o matrices

2.      Actas de protocolación

3.      Razones de legalización

4.      Razón de cierre

5.      Índice

6.      Los Atestados

DOCUMENTOS QUE SE EXTIENDEN EN PAPEL SELLADO ESPECIAL PARA PROTOCOLOS:

a.       Escrituras Matrices

b.      Actas de Protocolación

c.       Razones de legalización de firmas 

DOCUMENTOS QUE NO SON NI ESCRITURAS PÚBLICAS, NI ACTAS DE PROTOCOLACIÓN, NI RAZONES DE

LEGALIZACIÓN DE FIRMAS, PERO QUE SIN EMBARGO VAN DENTRO DEL PROTOCOLO EN PAPEL SELLADO
ESPECIAL PARA PROTOCOLO

a.       La Razón de Cierre del Protocolo:  No tiene fundamento legal pero por razonamiento lógico, si la
apertura del protocolo la realizamos en hoja de papel sellado especial para protocolo, el cierre por lo tanto
lo tenemos que realizar en igual forma.

b.      La transcripción del acta de otorgamiento del testamento cerrado (la cual se extiende sobre la

cubierta cerrada que contiene el testamento. Fundamento Legal:  Art. 962 Código Civil.

PROTOCOLIZAR

  Es la incorporación material y jurídica de un documento público o privado al protocolo o registro notarial.

A QUIEN SE LE PUEDE VENDER LAS HOJAS DE PAPEL SELLADO ESPECIAL PARA PROTOCOLO Y DEMÁS
ESPECIES FISCALES?

UNICAMENTE A LOS NOTARIOS HABILITADOS

FORMALIDADES DEL PROTOCOLO:

1.      Los instrumentos se redactarán en español, a máquina o a mano, de manera legible y sin abreviaturas.

2.      Llevarán numeración cardinal.

3.      Levará foliación cardinal escrita en cifras.

4.      En el cuerpo del instrumento, las fechas, números o cantidades se expresarán con letras.

5.      Los documentos que deban insertarse o las partes conducentes que se transcriban, se copiarán
textualmente.

6.      La numeración fiscal del papel sellado especial para protocolos no podrá interrumpirse mas que para
la intercalación de documentos que se protocolen (interrupción material); o en el caso de que el notario
hubiere terminado la serie (interrupción fiscal).

7.      Los espacios en blanco que permitan intercalaciones se llenarán con una línea antes de que sea
firmado el instrumento.

CONTENIDO DEL ÍNDICE DEL PROTOCOLO:

a.       El número de orden del instrumento.

b.      El lugar y la fecha de su otorgamiento

c.       Los nombres de los otorgantes

d.      El Objeto del instrumento.

e.       El folio en que principia.

PLAZO TIENE EL NOTARIO PARA EMPASTAR SU PROTOCOLO?

Treinta días después de haber realizado el cierre.

ATESTADOS

Son los documentos que el Notario agrega al final de su protocolo y tienen relación con los instrumentos
autorizados y debe constar principalmente el recibo de pago de apertura, comprobantes de entrega de
testimonios especiales, copias de avisos, recibos, solvencias.

EL NOTARIO NO ES PROPIETARIO O DUEÑO DEL PROTOCOLO

Porque la ley lo designa como Depositario y responsable de su conservación.  (Art. 19 CN)

EL NOTARIO NO PUEDE SACAR EL PROTOCOLO DEL PAÍS PORQUE ES PROPIEDAD DEL ESTADO

CASOS DE DEPOSITO DEL PROTOCOLO:

1.      Por ausencia del país por tiempo menor de un año

2.      Por ausencia del país por mas de un año

3.      Por inhabilitación.

4.      Por entrega voluntaria                          

5.   Por fallecimiento

GARANTIAS O PRINCIPIOS QUE FUNDAMENTAL EL PROTOCOLO:

a.       Durabilidad

b.      Seguridad
AVISOS QUE TIENE QUE REALIZAR EL NOTARIO AL DIRECTOR DEL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS:

1.      Por ausencia menor de un año (Art. 27 Cod. Not.)

2.      Por Escrituras Públicas Canceladas (Art. 37, literal b) Código de Not.)

3.      Avisos Trimestrales (4)  (Art. 37 literal c) Código de Notariado)

4.      Por Modificaciones de Escrituras  (Art. 81 numeral 9 y Art. 36 Código de Notariado)

5.      Aviso dentro del plazo de 10 días hábiles siguientes a la protocolización de un documento proveniente

del extranjero (Art. 40 LOJ)

AVISO DEL NOTARIO AL JUEZ DE PRIMERA INSTANCIA CIVIL Y MERCANTIL DE SU DOMICILIO:

Al enterarse de la pérdida, destrucción o deterioro del protocolo, para efectos de Reposición.

EL OBJETO DE LA INSPECCIÓN Y REVISIÓN DEL PROTOCOLO ES COMPROBAR SI EN EL PROTOCOLO SE HAN

LLENADO LOS REQUISITOS FORMALES ESTABLECIDOS EN LA LEY.

CLASES DE INSPECCION Y REVISIÓN DEL PROTOCOLO:

1.      Ordinaria:  es la que el Notario está obligado a realizar cada año, presentando el protocolo y sus
comprobantes ante el Director del Archivo Gral. De Protocolos y en los departamentos ante los Jueces de
1ª Instancia.

2.      Extraordinaria:  podrá hacerse en cualquier tiempo cuando lo ordene la Corte Suprema de Justicia.

3.      Especial:  la que se realiza al protocolo en la fase de investigación de un proceso penal (por delito).

CASOS QUE PUEDE DARSE LA OCUPACIÓN Y EXTRACCIÓN DEL PROTOCOLO?

1.      Por Juez de 1ª Instancia Civil y Mercantil cuando exista negativa por parte del Notario de extender
Testimonio, previamente agotado el procedimiento establecido.  (Art. 74 Cod. Not.

2.      Cuando exista negativa por parte del Notario en presentar el protocolo para su revisión por
requerimiento de la Corte Suprema de Justicia, previamente agotado el procedimiento que la ley establece.

DEPARTAMENTOS DE GUATEMALA DONDE EXISTE ARCHIVO DE PROTOCOLOS

Huehuetenango

Quetzaltenango

Cobán

Chiquimula

Guatemala

Jalapa

RECURSOS REGULADOS EN EL CODIGO DE NOTARIADO:

Recurso de Responsabilidad

Recurso de Reposición

Recurso de Reconsideración

Recurso de Apelación
RECURSO DE RESPONSABILIDAD:

R.  Puede interponerse en dos casos:  1) contra la resolución que dicte la Corte Suprema de Justicia, por la
inspección y revisión de un Protocolo de un Notario (Art. 88 CN).  2) contra la resolución que dicte la Corte
Suprema de Justicia en un expediente de rehabilitación. (Art. 105 CN)

RECURSO DE REPOSICIÓN:

R.  Se puede interponer contra la resolución que se dicte sancionando a un Notario (Art.98 CN)

RECURSO DE RECONSIDERACIÓN:

R.  Se interpone ante el Director del Archivo general de Protocolos, por las sanciones que se impongan por
incumplimiento de obligaciones del Notario, contempladas en los artículos 37 y 38 del código de notariado. 
(Art. 100 CN).

RECURSO DE APELACIÓN:

R.  Se interpone en contra del auto que apruebe una liquidación de honorarios. (Art. 107 CN).

CUAL ES EL ÚNICO RECURSO NO MOTIVADO POR  POR SANCION AL NOTARIO?

R.  El Recurso de Apelación.

INSTRUCCIONES PARA ELABORACIÓN DE PROTOCOLO NOTARIAL.

En el presente semestre debe elaborar un protocolo notarial el cual debe ser entrega el día de su examen
final del curso de Derecho Notarial II, con un valor de 15 puntos.

1. El protocolo debe cumplir todas las formalidades que la ley exige.

2. Debe elaborarse en hojas de papel español o de ser posible en hojas con el formato de hojas de
papel protocolo. El uso de una de las dos opciones anteriores no afectará la calificación.

3. Debe colocarles a las hojas de papel protocolo la numeración que usted considere tomando en
cuenta que debe llevar un orden cronológico de numeración y de fecha de elaboración de cada
instrumento. Tomar en cuenta el ejemplo. La hoja debe llevar numeración al frente y reverso.

4. En las hojas de papel de protocolo NO SE DEBEN ADHERIR TIMBRES. LOS TIMBRES SE ADHIEREN EN
LOS TESTIMONIOS.

5. El contenido (texto), debe quedar dentro de los márgenes o líneas de la hoja, cualquier texto fuera
se tendrá por no válido y al momento de presentarlo a los registros será rechazado.

/ejemplo/
6. Los errores deben salvarse por los procedimientos establecidos en ley. Ejemplo: ejmplo. Al final
del documento salvarlo. Ejemplo Testado ejmplo omítase. Entre líneas ejemplo léase.

7. Los documentos deben firmarse dejando el espacio considerable entre una firma y otra. No debe
dejarse espacios grandes de un instrumento a otro.

8. Después de la firma de los otorgantes debe firmar y sellar el notario precedido de la frase “ANTE
MI”, en lo instrumentos elaborados solo por el Notario (PROTOCOLACIONES, AMPLIACIONES ETC.)
debe escribirse la frase “POR MI Y ANTE MI:”

9. Los instrumentos deben firmarse y sellarse dentro de los renglones NUNCA FUERA DE ELLOS.

10. Cada hoja de protocolo debe foliarse en orden del 1 en adelante, incluyendo los documentos
protocolizados.

11. Al final de los instrumentos públicos se debe elaborar la razón de cierre, y la índice notarial. La
docente le proporcionará un modelo de cada los que les servirá de guía.

12. ATESTADOS:

Los atestados se incluirán en el siguiente orden:

1. Recibo de pago de apertura de protocolo. (se le proporcionará modelo)

2. Comprobantes de testimonios especiales (se le proporcionará modelo)
3. Comprobantes de avisos trimestrales (se le proporcionará modelo)
4. Avisos de DICABI (para el caso de compraventas) (se le proporcionará modelo)
5. Avisos de Catastro (para el caso de compraventas) (se le proporcionará modelo)
6. Avisos matrimoniales (en caso de autorizar matrimonios) (se le proporcionará modelo)
7. Avisos de protocolizaciones (se les proporcionará modelo)
8. Y los documentos que el notario considere conveniente incluir y que tengan relación con los
instrumentos autorizados.

13. Deberá empastarse cuántos tomos sean necesarios y dependiendo del número de instrumentos
públicos.
14. Instrumentos públicos que debe elaborar.

1. Compraventa
2. Compraventa de bien inmueble con garantía hipotecaria
3. Mandato general con representación y cláusula especial
4. Mandato especial con representación
5. Mandato judicial
6. Revocatoria de Mandato
7. Protocolización de Acta de Matrimonio
8. Arrendamiento
9. Subarrendamiento
10. Donación con reserva de usufructo
11. Mutuo
12. Carta de Pago
13. Rescisión de Contrato
14. Escritura de ampliación o de aclaración
 CLAVE: XXXXX

PRIMER TRIMESTRE 2019

SEÑOR DIRECTOR DEL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS

A USTED ATENTA Y RESPETUOSAMENTE

AVISO:

Que para los efectos que estipula el artículo 37 literal c) del Código de Notariado
Decreto 314 del Congreso de la República y sus Reformas, el último instrumento
público autorizado por la suscrita Notaria durante el PRIMER TRIMESTRE del año
2019, en el número XXX (XXX), suscrito en el municipio de XXXXX, departamento de
XXXX, el día XXXX de XXXX del año en curso y consiste en una Declaración Jurada de
Derechos de Posesión de Bien Inmueble. Conste.

Guatemala, XX de XXXXX de 2019.

COLEGIADO No. XXXX

 SEÑOR DIRECTOR DE CATASTRO Y AVALUO DE BIENES INMUEBLES –DICABI- (EL AVISO A CATASTRO MUNICIPAL ES IGUAL)

---------------Para los efectos legales correspondientes, a Usted, Atenta y Respetuosamente DOY AVISO del Contrato de XXXXXXDE BIEN
INMUEBLE RÚSTICO con los datos siguientes:

CONTRATO: XXXXXXXXX. ESCRITURA PÚBLICA NÚMERO: (172) de fecha 19 de junio de 2016 ,

autorizada en el municipio de XXXXXX, departamento de XXXXX. Por el Notario
XXXXXXXXX.
VENDEDOR: _______________________.
DPI DEL VENDEOR _______________________
NIT DEL VENDEDOR: _______________________
COMPRADOR: _______________________
DPI DEL COMPRADOR: ______________________
NIT DEL COMPRADOR: _______________________
FINCA MATRIZ: Finca número XXX, folio XX del libro XX del departamento de XXXX.
FINCA FILIAL: Finca número XXX, folio XX del libro XX del departamento de XXXX.
VALOR: Q. XXXX.00
ÁREA DEL TERRENO: XXXXX Mts2.
UBICACIÓN: XXXXXXXX, municipio deXXXXXX, departamento de XXXX.
DOMICILIO FISCAL: Municipio de XXXX, departamento de XXXXX.

Guatemala, XX de julio de 2019.

Colegiado No. XXXXX.

EJEMPLO DEL INDICE

INDICE DEL PROTOCOLO NOTARIAL DE LA NOTARIA XXXXXXX CORRESPONDIENTE AL AÑO 2019

No. Lugar y Fecha Otorgantes Objeto Folio

El presente índice consta de una hoja de papel bond y con el número de folio uno, al que
se le adhiere un timbre fiscal de cincuenta centavos, el cual firmo, en la ciudad de Jalapa
el treinta y uno de diciembre de dos mil dieciocho.
AVISO DE MATRIMONIO AL RENAP
AL REGISTRADOR CIVIL DE LAS PERSONAS DEL MUNICIPIO DE JALAPA, DEL
DEPARTAMENTO DE JALAPA, DEL REGISTRO NACIONAL DE LAS PERSONAS -
RENAP-; para los efectos legales que correspondan, por este medio presento:
AVISO CIRCUNSTANCIADO DE MATRIMONIO:

1) LUGAR DE CELEBRACIÓN:

2) FECHA: _____________________

3) HORA: _______________________________

4) DATOS DE LA CONTRAYENTE:
Nombres y apellidos: ______________________,
Edad: años, Soltera, Nacionalidad: Guatemalteca_________________,
Profesión u oficio: - ________,
Domiciliada en: ________________________________________________,
Documento Personal de Identificación -DPI- con Código Único de Identificación -CUI-
Lugar de nacimiento: -_____________________________________,
Fecha de nacimiento: __-_______________________________,
Inscrita en la partida número ______, folio ___-______ del libro __-___ o en la inscripción
número ______ del evento de Nacimiento del Registro Civil de las Personas del municipio
de _Jalapa__ del departamento de Jalapa___.
Nombres y apellidos de la madre: ___________-______
Nombres y apellidos del padre: ________-____________
5) DATOS DEL CONTRAYENTE:
Nombres y apellidos: - ________________________,
Edad: - , Soltero, Nacionalidad: Guatemalteco_____________________,
Profesión u oficio: - ______________________________,
Domiciliado en: _-______,
Documento Personal de Identificación -DPI- con Código Único de Identificación -CUI-
Lugar de nacimiento: __-____,
Fecha de nacimiento: _-___________________________,
Inscrito en la partida número ___-____, folio _____ del libro __-_--_____ o en la
inscripción número __-----____ del evento de Nacimiento del Registro Civil de las
Personas del municipio de ___-________ del departamento de _-.
Nombres y apellidos de la madre: _____________
Nombres y apellidos del padre: _____________________
6) RÉGIMEN ECONÓMICO DEL MATRIMONIO:
Los contrayentes otorgaron capitulaciones matrimoniales: Sí ______ No ______
Régimen económico adoptado: __________________.
Jalapa, -

Colegiado -